Wie man faire HR-Untersuchungen durchführt: 6-Schritte-Anleitung
In meinen über 10 Jahren als HR-Generalistin habe ich zahlreiche interne Ermittlungen durchgeführt und dabei wertvolle Lektionen darüber gelernt, wie man sie richtig durchführt.
In diesem Artikel besprechen wir, warum eine Untersuchung notwendig sein könnte, die wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Untersuchung und geben anschließend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung einer HR-Ermittlung.
Wann muss eine HR-Ermittlung durchgeführt werden?
Es gibt mehrere Gründe, warum in einer Organisation eine interne Untersuchung durchgeführt werden muss. Schauen wir uns einige häufige Gründe an, die HR-Fachkräfte typischerweise erleben.
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- Mitarbeiterbeschwerden wie Belästigung, Diskriminierung, Mobbing oder geringfügiges Fehlverhalten. In diesen Fällen wird eine HR-Ermittlung in der Regel auf Basis der Beschwerde eingeleitet, um Fakten zu sammeln, die Situation einzuschätzen und den passenden weiteren Schritt zu bestimmen.
- Ein Mitarbeitender steht im Verdacht, Unternehmensrichtlinien verletzt zu haben, etwa durch unethisches Verhalten, Verstoß gegen Vertraulichkeit oder Missachtung von Sicherheitsvorschriften. Eine HR-Ermittlung sollte initiiert werden, um die Fakten zu klären und passende disziplinarische Maßnahmen einzuleiten.
- Anschuldigungen schwerwiegenden Fehlverhaltens, z. B. Betrug, Unterschlagung, Diebstahl oder anderer illegaler Aktivitäten innerhalb der Organisation. Dies stellt einen fairen und unparteiischen Ablauf sicher, um die Wahrheit festzustellen und rechtliche oder ethische Verstöße aufzuklären.
- Wenn Konflikte zwischen Mitarbeitenden oder Abteilungen auftreten, kann eine HR-Ermittlung dabei helfen, die zugrunde liegenden Probleme aufzudecken, relevante Informationen zu sammeln und eine Lösung zu fördern, die das Betriebsklima verbessert.
- Zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben. Beispielsweise kann eine HR-Ermittlung erforderlich sein, um potenzielle Verstöße gegen Arbeitsgesetze, Arbeitsschutzbestimmungen oder branchenspezifische Standards aufzuklären.
- In Situationen, in denen die Leistung eines Mitarbeitenden dauerhaft hinter den Erwartungen zurückbleibt, kann eine HR-Ermittlung helfen, die Ursachen zu klären, Unterstützung oder Schulung zu bieten und angemessene Maßnahmen wie Leistungsverbesserungspläne einzuleiten.
Was braucht eine HR-Ermittlung, um erfolgreich zu sein?
Wenn man einen HR-Reddit-Thread lange genug verfolgt, stößt man auf zahlreiche Geschichten, wie solche Ermittlungen schiefgehen – aber wenige darüber, wie sie richtig verlaufen. Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass jede Ermittlung folgende Eigenschaften haben sollte:
Zeitnah
Reagiere zügig auf alle Beschwerden, aber nimm dir die Zeit, mit der gebotenen Sorgfalt eine gründliche und vertrauliche Untersuchung durchzuführen (mehr dazu später).
Fair und objektiv
Behandle alle Beteiligten mit Respekt und Würde. Leg dich nicht im Voraus auf ein Ergebnis fest, bevor alle Parteien befragt und alle relevanten Unterlagen geprüft wurden.
Dies gewährleistet, dass das Ergebnis und alle Maßnahmen auf Basis der Ermittlung wirklich fair und objektiv sind.
Unparteiisch
Vermeide es, während Befragungen Meinungen zu äußern, und konzentriere dich darauf, die Fakten zu ermitteln. Führe die Interviews ernsthaft, sachlich und bleibe währenddessen ruhig und souverän. Natürlich hast du möglicherweise eigene Ansichten, aber es ist entscheidend, unvoreingenommen zu bleiben.
Organisiert
Bereite dich auf die Untersuchung vor, indem du einen Arbeitsplan und einen Fragenkatalog für die Gespräche mit den verschiedenen Parteien erstellst.
Sei jedoch flexibel bei deinem Plan, da du während der Untersuchung immer mehr Verständnis für die Fakten gewinnst.
Der Einsatz von Fallmanagement-Software ist eine einfache Möglichkeit, während und nach Untersuchungen organisiert zu bleiben. Falls das für dich nicht verfügbar ist, funktioniert es auch gut, die Fälle in separaten Ordnern auf einem geschützten Netzlaufwerk zu verwalten.
Gut dokumentiert
Dokumentiere die Inhalte der Interviews sorgfältig und notiere möglichst wortwörtlich, was die befragte Person sagt – benutze direkte Zitate, wann immer möglich.
Es ist von Vorteil, wenn die Aussage von Zeug:innen in deren eigenen Worten – schriftlich oder gesprochen – festgehalten wird, zusätzlich zu deinen Interviewnotizen.
Auch zusätzliches Beweismaterial, das dir von Befragten vorgelegt wird, sollte dokumentiert werden – inklusive Angabe, von wem und wann du es erhalten hast.
Auch hier gilt: Das ist nicht der Ort für persönliche Interpretationen, Meinungen oder Annahmen – es zählen ausschließlich die Fakten!
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer HR-Ermittlung
Bevor der Prozess der HR-Untersuchung beginnt, sollte festgelegt werden, wer sie durchführt.
Während ich den Großteil der Untersuchungen in meinem Unternehmen durchführe, übernimmt der Personalleiter die Ermittlungen, wenn es sich um Personen auf der Ebene eines Vizepräsidenten oder höher handelt. Und wenn es um ein Mitglied des HR-Teams geht, führt unser General Counsel die Untersuchung durch.
Beachten Sie, dass der Ablauf einer Untersuchung je nach den konkreten Umständen und Ihren unternehmensspezifischen Richtlinien variieren kann. Ziehen Sie bei Bedarf während der Untersuchung rechtlichen Rat hinzu.
Lassen Sie uns nun ein Rahmenkonzept betrachten, das Sie zur Durchführung von Untersuchungen am Arbeitsplatz nutzen können.
Schritt eins – Gespräch mit der meldenden Person
Führen Sie ein Gespräch mit der Person, die den Vorfall meldet. Diese Person ist möglicherweise direkt betroffen oder auch nicht. Sie sollten Details über das Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie des Vorfalls erfragen.
Ermitteln Sie im Gespräch so viele Einzelheiten wie möglich. Stellen Sie offene Fragen, um ausführliche Antworten zu erhalten, und vermeiden Sie einfache Ja/Nein-Fragen.
Zum Beispiel:
- „Beschreiben Sie aus Ihrer Sicht, was Sie gesehen haben, als Sie an diesem Tag aus der Mittagspause zurückkamen“, statt: „Haben Sie den Vorfall gesehen?“.
- „Können Sie mir schildern, was Sie in dieser Besprechung gehört haben?“ anstelle von „Haben Sie gehört, wie sie sich in der Sitzung gestritten haben?“
Fragen Sie nach, ob es Zeugen oder andere Personen mit Kenntnissen über den Vorfall gibt und in welchem Umfang diese informiert sind (mehr darüber im nächsten Schritt).
Fragen Sie ebenfalls, ob es Hinweise oder Beweise gibt, die zur Klärung der Vorwürfe beitragen können – zum Beispiel E-Mails, Notizen, Audio-/Videoaufnahmen, SMS usw.
Schritt zwei – Gespräche mit potenziellen Zeugen
Führen Sie Gespräche mit den in Schritt eins genannten potenziellen Zeugen. Es kann vorkommen, dass im Verlauf Ihrer Untersuchung weitere Zeugen benannt werden.
Überlegen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Fragen, wie Sie diese formulieren, um möglichst ohne Offenlegung der Quellen Ihrer Informationen auszukommen. Je nach Art des Falls ist dies jedoch unter Umständen nicht möglich.
Erläutern Sie jedem Zeugen vor dem Gespräch die Notwendigkeit vollständiger und wahrheitsgemäßer Auskünfte und erinnern Sie sie an die unternehmenseigene Anti-Vergeltungsrichtlinie. Falls angebracht, weisen Sie ebenfalls darauf hin, dass die Untersuchung fortsetzt wird, und bitten Sie um Vertraulichkeit während des Untersuchungsvorgangs.
Sammeln Sie Beweise, die die Aussagen der Zeugen untermauern oder sich auf den Vorfall beziehen, und bitten Sie die befragte Person, Sie zu informieren, falls Ihr später noch etwas einfällt oder sie neue Informationen oder Anliegen – einschließlich Vergeltungsmaßnahmen – hat.
Schritt drei – Gespräch mit der beschuldigten Person
Führen Sie ein Gespräch mit der beschuldigten Person. Genau wie bei den Fragen an die Zeugen sollten Sie auch hier versuchen, die Quelle der Informationen so wenig wie möglich zu offenbaren.
Anhand Ihrer Gespräche mit der meldenden Person und den Zeugen verfügen Sie über eine Liste mit Fragen, die der oder die Beschuldigte beantworten muss. Es ist wichtig, objektiv zu bleiben und während des Gesprächs keine Meinungen zu äußern.
Sammeln Sie alle Beweise, die die beschuldigte Person möglicherweise im Zusammenhang mit dem Vorfall hat. Es kann sich dabei um dieselben Unterlagen handeln, die Sie von anderen Personen bereits erhalten haben; dennoch sollten Sie sie erneut erfassen.
Weisen Sie abschließend nochmals auf die Notwendigkeit vollständiger Kooperation hin und erinnern Sie die beschuldigte Person vor dem Gespräch an die Anti-Vergeltungsrichtlinie des Unternehmens.
Schritt vier – Überprüfen und analysieren
Überprüfen und analysieren Sie alle während der Untersuchung erhobenen Informationen. Achten Sie dabei auf Widersprüche, Muster oder weitere Hinweise, die für eine faire und objektive Entscheidung relevant sind.
Erstellen Sie einen detaillierten Untersuchungsbericht, in dem Sie Ihre Ergebnisse dokumentieren. Fügen Sie eine Zusammenfassung der Beschwerde oder des Vorfalls, die geführten Interviews, schriftliche Stellungnahmen, sämtliche gesammelten Beweise sowie die gezogenen Schlüsse bei.
Bestimmen Sie auf Grundlage der Untersuchungsergebnisse die geeigneten weiteren Schritte. Dies kann Korrekturmaßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen, Mediation, Konfliktlösung oder andere Maßnahmen umfassen – je nach Schwere und Art des Vorfalls.
Schritt fünf – Ergebnisse und Maßnahmen mitteilen
Teilen Sie die Ergebnisse und die geplanten Maßnahmen zunächst der Unternehmensleitung mit – soweit dies angemessen ist. Geben Sie Informationen zu den nächsten Schritten und möglichen Folgemaßnahmen.
Im Anschluss teilen Sie die endgültige Entscheidung der beschuldigten Person mit und ergreifen die in Schritt 5 festgelegten Maßnahmen, um die Situation zu beheben – sofern dies angebracht ist.
Zuletzt kommunizieren Sie das Ergebnis der Untersuchung an die meldende Person, ohne vertrauliche Informationen preiszugeben – darunter etwa das Ergebnis und getroffene Maßnahmen gegenüber der beschuldigten Person. Dies kann ein schwieriges Gespräch sein und sollte entsprechend sensibel geführt werden.
Schritt sechs – Überprüfung der Wirksamkeit
Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen und beobachten Sie die Situation, um sicherzustellen, dass das Problem angemessen adressiert wurde.
Nehmen Sie bei Bedarf Kontakt zu den beteiligten Personen auf. Dieser Schritt ist äußerst wichtig, wird jedoch oft übersehen, was dazu führen kann, dass sich das Problem verschlimmert oder sogar Vergeltungsmaßnahmen ausgelöst werden.
Eine Anmerkung zur Vergeltung
Vergeltung ist laut der EEOC der am häufigsten angeführte Grund für Diskriminierung.
Darauf hinzuweisen, dass Sie die Teilnehmer der Untersuchung an die Anti-Vergeltungsrichtlinie Ihres Unternehmens erinnern, wird in mehreren der oben genannten Schritte erwähnt. Alle Beteiligten müssen verstehen, dass Vergeltung am Arbeitsplatz absolut nicht toleriert wird.
Eine zeitnahe, unparteiische und faire HR-Untersuchung
Es ist wichtig zu beachten, dass HR-Untersuchungen mit Fairness, Vertraulichkeit und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden sollten. Das Hauptziel ist es, ein sicheres, integratives und regelkonformes Arbeitsumfeld zu gewährleisten und gleichzeitig auftretende Probleme anzugehen.
Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, sollte Ihre nächste Untersuchung zeitnah, unparteiisch und gerecht ablaufen.
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