So führen Sie faire HR-Untersuchungen durch: 6-Schritte-Anleitung

Jessica Cieslinski

on May 7, 2026

Hier teile ich meine Best Practices und meinen Schritt-für-Schritt-Prozess, um eine faire, unparteiische und gesetzeskonforme HR-Untersuchung durchzuführen.

TABLE OF CONTENTS Wann eine HR-Untersuchung durchgeführt werden sollte Was eine HR-Untersuchung für den Erfolg braucht Wie führt man eine HR-Untersuchung durch

In meinen über 10 Jahren als HR-Generalistin habe ich zahlreiche interne Untersuchungen durchgeführt und dabei wertvolle Lektionen gelernt, wie man sie richtig angeht.

In diesem Artikel besprechen wir, warum eine Untersuchung notwendig sein könnte, die wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Untersuchung und bieten anschließend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer HR-Untersuchung.

Wann müssen Sie eine HR-Untersuchung durchführen?

Es gibt verschiedene Gründe, warum in einer Organisation eine interne Untersuchung durchgeführt werden muss. Schauen wir uns einige häufige Gründe an, die HR-Fachleute typischerweise erleben.

Mitarbeiterbeschwerden wie Belästigung, Diskriminierung, Mobbing oder geringfügiges Fehlverhalten. In diesem Fall wird in der Regel eine HR-Untersuchung aufgrund der Beschwerde eingeleitet, um Fakten zu sammeln, die Situation einzuschätzen und die entsprechende Vorgehensweise zu bestimmen.
Ein Mitarbeiter wird verdächtigt, gegen Unternehmensrichtlinien zu verstoßen, wie z.B. unethisches Verhalten, Verletzung der Vertraulichkeit oder Nichteinhalten von Sicherheitsprotokollen. Eine HR-Untersuchung sollte eingeleitet werden, um die Sachlage zu klären und entsprechende disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.
Anschuldigungen wegen schwerwiegendem Fehlverhalten, wie Betrug, Unterschlagung, Diebstahl oder anderen illegalen Aktivitäten innerhalb der Organisation. Dies gewährleistet einen fairen und unparteiischen Prozess, um die Wahrheit festzustellen und etwaige rechtliche oder ethische Verstöße zu ahnden.
In Fällen, in denen Konflikte zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen auftreten, kann eine HR-Untersuchung helfen, die zugrundeliegenden Probleme aufzudecken, relevante Informationen zu sammeln und eine Lösung herbeizuführen, die das Arbeitsklima verbessert.
Zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Zum Beispiel kann eine HR-Untersuchung notwendig sein, um mögliche Verstöße gegen Arbeitsgesetze, Arbeitsschutzvorschriften oder branchenspezifische Standards zu adressieren.
In Situationen, in denen die Leistung eines Mitarbeiters dauerhaft unter den Erwartungen bleibt, kann eine HR-Untersuchung dazu dienen, grundlegende Probleme zu identifizieren, Unterstützung oder Schulungen bereitzustellen und entsprechende Maßnahmen wie Verbesserungspläne einzuleiten.

Was braucht eine HR-Untersuchung, um erfolgreich zu sein?

Wenn Sie einen HR-Reddit-Thread lange genug verfolgen, finden Sie zahlreiche Geschichten über gescheiterte Ermittlungen, aber nur wenige darüber, wie es richtig gemacht wird. Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass jede Untersuchung folgende Eigenschaften aufweisen muss:

Zeitnah

Reagieren Sie auf alle Beschwerden schnell, nehmen Sie sich jedoch die erforderliche Zeit, um mit der nötigen Sorgfalt eine gründliche und vertrauliche Untersuchung durchzuführen (dazu später mehr).

Fair und objektiv

Behandeln Sie alle Beteiligten mit Respekt und Würde. Fassen Sie kein Ergebnis vorweg, bevor nicht alle Parteien befragt und alle relevanten Unterlagen geprüft wurden.

So stellen Sie sicher, dass das Ergebnis und alle sich daraus ergebenden Maßnahmen fair und objektiv sind.

Unparteiisch

Vermeiden Sie es, während der Befragungen Meinungen zu äußern, und konzentrieren Sie sich darauf, die Fakten zu ermitteln. Halten Sie die Befragungen sachlich und professionell und bleiben Sie ruhig und souverän während des gesamten Gesprächs. Sie werden wahrscheinlich eine eigene Meinung haben, aber es ist wichtig, unparteiisch zu bleiben.

Organisiert

Bereiten Sie sich auf die Untersuchung vor, indem Sie einen Arbeitsplan und eine Gliederung der Fragen erstellen, die von den verschiedenen Beteiligten beantwortet werden müssen.

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihren Arbeitsplan flexibel halten, wenn Sie im Laufe der Untersuchung weitere Fakten erkennen.

Die Nutzung von Fallmanagement-Software ist eine einfache Möglichkeit, während und nach Untersuchungen organisiert zu bleiben. Falls Ihnen diese nicht zur Verfügung steht, eignen sich auch individuelle Fallordner auf einem geschützten Netzlaufwerk.

Gut dokumentiert

Dokumentieren Sie den Inhalt der Befragungen und notieren Sie explizit, was der/die Befragte sagt, indem Sie nach Möglichkeit direkte Zitate verwenden.

Es ist wünschenswert, dass Zeugenaussagen möglichst von den Beteiligten selbst verfasst oder eingesprochen werden – zusätzlich zu Ihren eigenen Notizen.

Dokumentieren Sie außerdem alle weiteren Beweismittel, die Ihnen in den Gesprächen vorgelegt werden, und halten Sie fest, von wem und wann diese stammen.

Auch hier gilt: Dies ist nicht der Ort für eigene Interpretationen, Überzeugungen oder Annahmen – nur die Fakten zählen!

Schritt für Schritt zur Durchführung einer HR-Untersuchung

Bevor der HR-Untersuchungsprozess beginnt, sollte geklärt werden, wer diese durchführen wird.

Während ich die Mehrzahl der Untersuchungen an meinem Arbeitsplatz durchführe, übernimmt die Personalleitung Untersuchungen, die Personen auf Ebene Vice President oder höher betreffen. Und wenn ein Mitglied des HR-Teams involviert ist, wird die Untersuchung von unserer Chefjustiziarin/unserem Chefjustiziar durchgeführt.

Denken Sie daran, dass der Ablauf einer Untersuchung je nach konkretem Fall und entsprechend den Richtlinien Ihrer Organisation variieren kann. Gegebenenfalls sollten Sie während Ihres Untersuchungsprozesses rechtlichen Rat einholen.

Schauen wir uns nun einen Rahmen an, den Sie für Untersuchungen an Ihrem Arbeitsplatz nutzen können.

Schritt eins – Gespräch mit der meldenden Person

Führen Sie ein Gespräch mit der Person, die Bedenken äußert, um den Sachverhalt zu besprechen – diese Person ist möglicherweise nicht direkt von dem Thema betroffen. Sie sollten die Einzelheiten bezüglich wer, was, wo, wann, warum und wie erfragen.

Erfragen Sie in Ihrem Interview so viele Details wie möglich. Stellen Sie offene Fragen, um die befragte Person zu ausführlichen Antworten zu ermutigen; vermeiden Sie möglichst Ja/Nein-Fragen.

Beispielsweise:

„Schildern Sie mir aus Ihrer Sicht, was Sie gesehen haben, als Sie an diesem Tag vom Mittagessen zurückkamen“ anstelle von „Haben Sie den Vorfall gesehen?“.
„Können Sie mir sagen, was Sie in dem Meeting gehört haben?“ statt „Haben Sie mitbekommen, dass sie sich während der Besprechung gestritten haben?“

Fragen Sie, ob es Zeugen oder Personen mit Kenntnis des geschilderten Vorfalls gibt und in welchem Umfang diese informiert sind (mehr dazu im nächsten Schritt).

Fragen Sie ebenfalls nach möglichen Beweisen, die die Vorwürfe aufklären könnten, wie z. B. E-Mails, Notizen, Audio-/Videoaufnahmen, Textnachrichten usw.

Schritt zwei – Gespräch mit potenziellen Zeug:innen

Führen Sie Gespräche mit den potenziellen Zeug:innen, die im ersten Schritt genannt wurden. Im Lauf der Untersuchung kann sich herausstellen, dass noch weitere Zeug:innen eine Rolle spielen.

Überlegen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Fragen für die Zeug:innen, wie Sie diese so formulieren, dass Sie die Quelle der ihnen zugrundeliegenden Informationen möglichst nicht benennen müssen. Bedenken Sie jedoch, dass dies abhängig vom jeweiligen Vorfall nicht immer möglich ist.

Erklären Sie vor jedem Interview die Notwendigkeit vollständiger und wahrheitsgemäßer Antworten und weisen Sie auf die unternehmensinterne Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen hin. Falls angebracht, machen Sie darauf aufmerksam, dass die Untersuchung noch läuft, und bitten Sie für deren Dauer um Vertraulichkeit.

Sammeln Sie Beweise von Zeug:innen, die deren Aussagen untermauern oder mit dem Fall in Zusammenhang stehen. Bitten Sie die befragte Person, sich bei Ihnen zu melden, falls ihr im Nachhinein noch etwas auffällt, sie etwas Neues erfährt oder auch falls ihr Bedenken, beispielsweise wegen möglicher Vergeltungsmaßnahmen, entstehen.

Schritt drei – Gespräch mit der beschuldigten Person

Führen Sie ein Gespräch mit der beschuldigten Person. Ähnlich wie bei Ihren vorbereiteten Fragen für Zeug:innen sollten Sie darauf achten, die Offenlegung von Informationsquellen zu vermeiden.

Auf Grundlage Ihrer Gespräche mit der beschwerdeführenden Person sowie den Zeug:innen erstellen Sie eine Liste von Fragen, die die beschuldigte Person beantworten muss. Es ist wichtig, objektiv zu bleiben und in diesem Gespräch keine Meinungen zu äußern.

Sammeln Sie etwaige Beweismittel, die die beschuldigte Person beisteuern kann. Diese können mit bereits erhaltenen Unterlagen identisch sein; sie sollten dennoch aufgenommen werden.

Weisen Sie vor Beginn des Interviews erneut auf die Notwendigkeit zu voller Kooperation hin und erinnern Sie an die unternehmensinterne Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen.

Schritt vier – Prüfen und analysieren

Überprüfen und analysieren Sie alle Informationen, die im Laufe der Untersuchung gesammelt wurden. Achten Sie auf Widersprüche, Muster oder weitere Hinweise, die dabei helfen können, zu einer fairen und objektiven Entscheidung zu kommen.

Erstellen Sie einen detaillierten Untersuchungsbericht, in dem Sie die Ergebnisse dokumentieren. Fassen Sie Beschwerde bzw. Vorfall, die geführten Gespräche, schriftliche Stellungnahmen, sämtliche vorliegenden Beweise sowie getroffene Schlussfolgerungen zusammen.

Bestimmen Sie basierend auf den Untersuchungsergebnissen die weiteren Maßnahmen. Dies kann Korrekturmaßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen, Mediation, Konfliktlösung oder andere Maßnahmen je nach Schweregrad und Art des Problems beinhalten.

Schritt fünf – Ergebnisse und Maßnahmen teilen

Teilen Sie die Ergebnisse und geplante Maßnahmen zuerst – soweit angemessen – mit der Führungsebene. Geben Sie Informationen über die ergriffenen und geplanten Schritte zur weiteren Nachverfolgung.

Informieren Sie anschließend die beschuldigte Person über die endgültige Entscheidung und setzen Sie gegebenenfalls die in Schritt 5 beschlossenen Maßnahmen zur Behebung der Situation um.

Abschließend kommunizieren Sie die Ergebnisse der Untersuchung mit der meldenden Person, wobei Sie jedoch keine vertraulichen Informationen weitergeben dürfen – hierzu zählen das Ergebnis und Maßnahmen gegen die beschuldigte Person. Hierbei handelt es sich um ein schwieriges Gespräch, das angemessen geführt werden muss.

Schritt sechs – Überprüfung der Wirksamkeit

Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit aller getroffenen Maßnahmen und beobachten Sie die Situation, um sicherzustellen, dass das Problem angemessen gelöst wurde.

Halten Sie gegebenenfalls Rücksprache mit den beteiligten Personen. Dies ist ein wichtiger Schritt, der oft übersehen wird und dazu führen kann, dass das Problem sich verschlimmert oder gar ein Vergeltungsfall entsteht.

Ein Hinweis zur Vergeltung

Vergeltung ist laut der EEOC der am häufigsten angeführte Grund für Diskriminierung.

Es wurde schon in mehreren der oben genannten Schritte darauf hingewiesen, die Teilnehmenden einer Untersuchung an die Anti-Vergeltungsrichtlinie Ihres Unternehmens zu erinnern. Alle Beteiligten müssen verstehen, dass es am Arbeitsplatz keinerlei Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen gibt.

Eine zeitnahe, unparteiische und faire HR-Untersuchung

Es ist wichtig zu beachten, dass HR-Untersuchungen mit Fairness, Vertraulichkeit sowie unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden sollten. Das primäre Ziel ist es, ein sicheres, inklusives und regelkonformes Arbeitsumfeld zu gewährleisten und auftretende Probleme professionell zu behandeln.

Wenn Sie die obigen Schritte befolgen, sollte Ihre nächste Untersuchung zeitnah, unparteiisch und fair verlaufen.

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