Offsites sind das neue Büro: Wie Sie Verbindung und Ausrichtung in einer verteilten Welt fördern

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Jared Kleinert: Wenn Sie remote, hybrid oder verteilt arbeiten und talentierte Menschen an Ihr Unternehmen binden möchten, müssen Sie Team-Retreats planen. Für 99 % der Unternehmen ist dies unvermeidlich.

David Rice: Willkommen beim People Managing People Podcast. Unsere Mission ist es, eine bessere Arbeitswelt zu schaffen und Ihnen dabei zu helfen, glückliche, gesunde und produktive Arbeitsplätze zu gestalten. Ich bin Ihr Gastgeber, David Rice.

Mein heutiger Gast ist Jared Kleinert. Er ist Gründer und CEO von Offsite. Wir sprechen heute über einige der Vorteile und Herausforderungen bei der Planung und Entwicklung von Offsites für Ihr Unternehmen oder Ihr Team und darüber, was Sie tun können, damit Ihre Mitarbeitenden möglichst viel aus der Erfahrung mitnehmen können.

Jared, herzlich willkommen!

Jared Kleinert: Danke, dass ich dabei sein darf.

David Rice: Ich möchte zu Beginn fragen, wie sich das Thema Offsites in den letzten zwei Jahren entwickelt hat. Gerade mit dem Anstieg verteilter Teams dürfte es jetzt so viel Interesse geben wie nie zuvor, schätze ich. Doch selbst bei Unternehmen, die ins Büro zurückkehren, erfüllen Offsites weiterhin eine essentielle Funktion.

Vielleicht haben sich die Ziele etwas verschoben. Führen Sie uns doch bitte durch Ihre Beobachtungen, wie sich Dinge wie Rückkehr-ins-Büro-Anordnungen ausgewirkt haben.

Jared Kleinert: Gerne. Ich habe Offsite während der Pandemie gegründet, weil ich erkannte, dass viele Unternehmen – auch bedingt durch die Pandemie – auf Remote- oder Hybridarbeit umsteigen. Ich habe diese Entwicklung bereits in den zehn Jahren vor der Pandemie beobachtet, als der Anteil der remote oder hybrid arbeitenden Wissensarbeitenden von sehr wenigen Unternehmen auf vielleicht 10 bis 20 % anstieg.

Ich habe auf diesen Trend gesetzt. Ich dachte, er würde sich beschleunigen. Ich dachte, ein zweiter Effekt davon wäre, dass viele Unternehmen Team-Retreats planen würden: VCN, GitLab, automatic und buffer save beer. Sie organisieren zahlreiche Team-Retreats als unverzichtbaren Teil des Kulturaufbaus, wenn man Remote-First, verteilt oder hybrid arbeitet. Sie wussten aus der Planung von Offsites und Konferenzen und so weiter, dass der Planungsprozess mühsam ist.

Wenn man es schafft, den Prozess angenehmer zu machen, kann das entscheidend sein. Wir haben also während der Pandemie begonnen, und unsere ersten Kunden kamen, glaube ich, als Omikron gerade in einer Welle unterwegs war. Die Unternehmen waren sehr gespannt auf Offsites, also gab es einen ersten Ansturm in die richtige Richtung.

Dann wurde die Tech-Branche von einer Tech-Rezession getroffen – zwei bis drei Jahre vor einer möglichen gesamtwirtschaftlichen Rezession, in der wir uns vielleicht gerade befinden oder in sechs bis 24 Monaten befinden könnten. Zumindest in unserem Kundenstamm gab es einen Rückgang von Offsites, doch dann musste man herausfinden, ob Offsites ein „Nice-to-have“ oder doch ein Muss für das Unternehmen sind.

Allmählich entwickelte es sich zu einem Muss: Wenn Sie remote, hybrid oder verteilt arbeiten und talentierte Leute halten wollen, müssen Sie Team-Retreats planen. Für 99 % der Unternehmen ist das unverzichtbar geworden. Inzwischen gibt es also viel mehr Offsites, auch von traditionelleren Unternehmen.

Natürlich gibt es leichte Rücknahmen durch Rückkehr-ins-Büro-Strategien, aber das betrifft meist die Fortune 500 oder noch größere Firmen. Man liest häufig Schlagzeilen dazu, aber die ergeben nicht immer das richtige Bild. Ich sehe nach wie vor Rückenwind für zunehmend remote, hybrid und verteilte Arbeit in den nächsten 2, 5, 10 Jahren – aber natürlich gibt es immer wieder Rückschläge.

Das ist jetzt ein Arbeitgeber:innen-Markt. Was passiert, wenn es wieder zu einem Arbeitnehmer:innen- oder Talente-Markt wird und sich die Wirtschaft wieder öffnet oder zumindest lockert? Das kann in zwei, fünf Jahren sein – wer weiß? Aber es wird sich irgendwann wieder bessern. Was passiert dann, wenn große Unternehmen aus teuren Mietverträgen aussteigen? Werden sie ihre Flächen behalten oder verkleinern? Bedeutet das noch mehr verteiltes, remote und hybrides Arbeiten? Ich setze persönlich weiter auf den Remote-Arbeitstrend. Keine Ahnung, wie Sie das sehen.

David Rice: Ja, ich weiß. Ich denke, so wird es sich entwickeln, und zwar nicht nur, weil Talente das wünschen. Es ist einfach das, was am meisten Sinn macht, wenn wir ehrlich sind – insbesondere, wie Sie sagten, wenn man kein Fortune-500-Unternehmen ist und kein Hochhaus besitzen kann. Sie verstehen sicher, was ich meine.

Für ein Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitenden, die ein eigenes Gebäude in der Innenstadt haben, ist das was anderes, als wenn man 80 Mitarbeitende hat, die in einer völlig anderen Stadt sitzen. Es macht einfach mehr Sinn.

Besonders für Start-ups gibt es meines Erachtens keine bürozentrische Zukunftskultur für solche Firmen.

Jared Kleinert: Ja, ich stimme zu. Ich denke, es gibt einen Generationenwechsel, der dem zugutekommt. Daten zeigen, dass Unternehmen profitabler, effektiver usw. sind, wenn sie remote first, verteilt oder hybrid arbeiten. Die Menschen sind glücklicher, können Sport machen, verbringen mehr Zeit mit der Familie, leben gesünder, schlafen mehr und so weiter – es ergibt für alle Sinn.

David Rice: Absolut. Ich stimme zu.

Ich frage mal: Das Unternehmen, für das ich arbeite, hat auch Offsites gemacht. Mich interessiert Ihre Perspektive: Welche Fehler passieren Unternehmen am häufigsten bei der Offsite-Planung – insbesondere, wenn es darum geht, das Event mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen?

Jared Kleinert: Mangelnde Intention ist wohl der größte Fehler. Nicht zu wissen, was die Unternehmensziele sind oder nicht zu erkennen, wie man die Agenda auf diese Ziele ausrichten kann. Sogar beim Veranstaltungsort oder den Dienstleistern wird das investierte Budget oftmals nicht zielführend eingesetzt.

Ein Offsite sollte dazu dienen, etwas für das Unternehmen zu erreichen: Sei es strategische Planung für das nächste Quartal oder Jahr, ein Sales-Kickoff, Go-To-Market-Start, um energiegeladen ins Jahr zu starten, oder eine Kund:innenkonferenz als Marketing- und Entwicklungsmaßnahme.

Es sollte einen klaren Grund geben, Menschen für 2, 3 oder 5 Tage persönlich zusammenzubringen, dafür Geld und Zeit zu investieren – das ist das Wichtigste. Sie investieren dabei auch Ihren Ruf als Arbeitgeber:in. Hoffentlich steigern Sie mit einem gelungenen Offsite Engagement, Bindung und Ausrichtung, aber es besteht auch immer das Risiko, dass es schiefgeht und Mitarbeitende einen schlechten Eindruck bekommen.

Sie sollten also einen wirklich guten Grund für Ihr Offsite haben – die gute Nachricht: Es gibt viele gute Gründe! Wichtig ist, dass der Grund für Ihr Team und die Zeit gut durchdacht ist und sich widerspiegelt in Ort, Programm, usw. Machen Sie Dinge, die nur in Präsenz möglich sind und nicht per Zoom. Solche Aspekte sind entscheidend.

David Rice: Absolut. Gerade weil solche Veranstaltungen oft teuer sind, ist es wichtig, den ROI zu betrachten, zum Beispiel als HR-Leitung oder im Bereich People-Operations, und das den anderen Führungskräften verständlich zu kommunizieren. Welche Tipps haben Sie, um Unterstützung zu gewinnen und den strategischen Wert des Events zu vermitteln?

Jared Kleinert: Bei unseren Kund:innen beginnen wir mit einem Feedback-Formular vor dem Offsite. Dort werden logistische Dinge wie Essensvorlieben, Reiseempfindlichkeiten usw. abgefragt, aber auch ein Employer-Net-Promoter-Score oder ein Score zum Gefühl der Verbundenheit mit Kolleg:innen, Vertrauen in die Zukunft usw.

Was auch immer Ihre Engagement-Kennzahlen sind: Fragen Sie diese vor und nach dem Offsite ab, um hoffentlich eine positive Entwicklung zu messen. Sie können offene Fragen stellen wie: Was möchten Sie durch die Teilnahme am Offsite erreichen? Und später: Was wurde aus Ihrer Sicht tatsächlich erreicht? Das ist eines der besten Werkzeuge für HR-Teams, damit künftige Offsites leichter zu rechtfertigen sind.

Sie können auch auf Retentionsraten achten: Bleiben Mitarbeitende nach Teamevents sechs Monate, ein Jahr oder länger? Einer der Erfolgsfaktoren. Talente zu ersetzen kann teuer sein. Downtime mit zu wenig Leuten kostet ebenfalls. Es gibt viele schwer messbare Faktoren, die aber spürbar sind – wie gestiegenes Vertrauen nach Team-Retreats oder echte Freundschaften im Team. Auch Slack bietet „Sentiment-Analysis“-Tools, die in Systeme wie 15five, Lattice oder CultureAmp eingespeist werden können.

Doch man spürt meist ohnehin vor und nach Offsites einen deutlichen Unterschied. Sind die Events gelungen, wirkt das monatelang nach – sie werden zum Kulturgut und Erfolgsfaktor.

Weitere messbare Ergebnisse sind etwa: entstehen neue Initiativen, gute Marketing- oder Businessideen, neue Produkte oder Prozesse aus dem Offsite? Unser letztes All-Hands-Meeting war Anfang Februar, dort habe ich einen Workshop gehalten, wie man die tägliche Arbeit operationalisiert und automatisiert. Danach hat das gesamte Team verschiedene KI-Tools ausprobiert, bessere SOPs geschrieben und effiziente Workflows entwickelt. Das hat spürbaren Einfluss auf unser Unternehmen.

Solche Takeaways sind sehr wertvoll. Ein ganz anderer Aspekt ist das Employer Branding: Organisieren Sie professionelle Fotos oder Videos vom Event und nutzen das Material für Ihr Recruiting. CEOs machen das bei jeder netten Ankündigung: Ein fröhliches Teamfoto sorgt für Aufmerksamkeit und Begeisterung. HR-Teams sollten diesen Aspekt nicht unterschätzen.

David Rice: Auf jeden Fall. Das ist ein natürlicher Moment, eine tolle Stimmung, die man einfangen sollte, wenn alle auf einem Hoch sind.

Viele Teams wurden während der Pandemie verteilt und haben grenzübergreifend, oft multikulturell und altersübergreifend, eingestellt. Nach welchen Strategien gestalten Sie Offsites so, dass sie für wirklich alle inklusiv und bedeutsam sind?

Jared Kleinert: Das Feedback-Formular vor der Reise hilft uns enorm, die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmenden zu erfahren. So können wir beim Essen Rücksicht nehmen. Jemand aus unserem Team hat z. B. Höhenangst, deshalb achten wir darauf, dass diese Person immer ein Zimmer im Erdgeschoss bekommt.

Man muss auch an Familien denken: Haben Mitarbeitende Zugriff auf Kinder- oder Tierbetreuung und können entsprechend planen?

Wir machen zweimal im Jahr ein All-Hands-Offsite, davon nehmen einmal die Partner:innen der Teammitglieder teil. Das ist eine tolle Ergänzung und gibt die Möglichkeit, eine andere Seite von Menschen kennenzulernen – wenn das zur gewünschten Unternehmenskultur passt.

Bezüglich Aktivitäten erfragen wir z. B.: Wie offen sind Sie für sportliche oder entspannende Aktivitäten? Je nach Antworten gibt es Wahlmöglichkeiten – z. B. in einer Halbtagseinheit verschiedene Programmpunkte für verschiedene Gruppen. So geben wir Raum für individuelle Beteiligung, ermutigen aber auch, sich auf Neues einzulassen.

Viele Sitzungen drehen sich ums Persönliche: Es geht darum, tiefe, bedeutungsvolle Beziehungen aufzubauen. Das gelingt oft durch z. B. Journaling-Aufgaben oder die Gelegenheit, über Lebenssituationen oder Vergangenes zu sprechen. Als Führungskraft mache ich dabei oft den Anfang, um eine offene Atmosphäre zu schaffen.

Es darf aber jede Person selbst entscheiden, wie viel sie teilen möchte. Bei großen Offsites sinkt die Individualisierung, aber je bewusster man die Logistik auswählt und das Programm auf die eigene Kultur zuschneidet, desto besser – das spart auch Geld. Manche Kund:innen machen abends einen Talentwettbewerb und lassen ihr Team Hobbys zeigen – das fördert neue Verbindungen.

David Rice: Großartig.

Sie haben angesprochen, dass Sie vor und nach dem Event Umfragen nutzen. Gibt es langfristige Indikatoren bei Ihren Kund:innen, die zeigen, dass Ihre Offsites einen bleibenden, vielleicht sogar transformativen Effekt haben?

Jared Kleinert: Ich denke, es zeigt sich an den langfristig positiveren Ergebnissen und neuen Ideen, die immer mehr werden. Gleichzeitig entstehen immer tiefere, bedeutsamere Beziehungen unter den Menschen, bedingt durch diese einzigartigen, gemeinsamen Erfahrungen.

Wenn man verschiedene Orte bereist, unterschiedliche Gerichte isst, andere Aktivitäten ausprobiert oder Herausforderungen gemeinsam löst, entsteht Verbundenheit. Baut man in einem Offsite z. B. Mission, Vision, Werte gemeinsam auf, dann vertieft man dies im nächsten und nutzt es später weiter, etwa bei der Arbeit an OKRs und würdigt Mitarbeitende für das Ausleben der Werte – so baut sich alles aufeinander auf.

Man kann auch die Budgets und Aktivitäten durch die Umfragen immer besser anpassen. Dadurch werden die Unternehmensevents immer besser an den echten Bedürfnissen kalibriert.

David Rice: Die Planung eines Events ist heute stark durch KI geprägt: Man nutzt Tools für Reiseplanungen, teils sogar zur Programmgestaltung. Leider kann das auch zur Vereinheitlichung oder zu Fehlannahmen führen.

Können Sie ein besonderes, gelungenes Offsite-Design nennen, auf das Sie stolz sind und bei dem es zu positiven Überraschungen kam?

Jared Kleinert: Die besten Offsites verbinden die einzigartige Kultur des Kundenunternehmens mit Best Practices, die wir aus Hunderten Veranstaltungen kennen.

Vor zehn Tagen wurde ein YouTube-Video veröffentlicht – vom Gründer von Stan, einem durch Series-B-gestützten Start-up, das bislang mehr als 30 Millionen aufgenommen hat. Wir haben im Januar ihr Offsite in Park City, Utah, für etwa 50 Personen organisiert.

Der Gründer hat eine YouTube-Fangemeinde und produzierte eine Art Vlog-Review ihres Offsites, während es noch lief. Wir wussten nichts davon und haben ihn nicht darum gebeten – und er erklärt darin sehr gut, warum das Offsite für sie so wertvoll war.

Sie haben vor allem ihren Fortschritt gefeiert, die Beziehungen gestärkt, das Momentum fortgesetzt: Sie hatten ihre Teamgröße zuletzt verdoppelt, viele kannten sich noch nicht. Das Unternehmen hilft Content Creator:innen, ihr Publikum zu monetarisieren. Sie haben viel Content produziert, sind Ski gefahren, gerodelt, haben viel Spaß gehabt.

Sie haben auch Sessions zu ihren Unternehmenswerten gemacht, die Finanzen durchleuchtet und das Jahr geplant – Ziel: 100 Mio. Dollar Umsatz und „Unicorn“-Status. Ihre Abteilungsleiter:innen haben verschiedene Sessions geleitet, es gab viele gemeinsame Mahlzeiten und Unterhaltung.

Der Gründer meinte: Eine einzige Idee aus diesen Sessions kann nicht nur das Offsite wertvoll machen, sondern den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen und das Unternehmen Milliarden wert machen. Daher ist es als Führungskraft wichtig, eine Kultur zu schaffen, in der Menschen selbstständig und im Einklang mit der Firmenstrategie handeln.

Offsites sind DER Weg, alle kulturell und strategisch auf die gleiche Wellenlänge zu bringen. Das kann Millionen oder sogar Milliarden wert sein.

David Rice: Genau darum geht es: Mit einem Offsite erzeugt man ein Gefühl – ein Gefühl von Zusammenhalt, Verbundenheit usw. Es zählt, wie Menschen sich fühlen. Am Ende muss es von echter menschlicher Erkenntnis getragen werden.

Sie können Daten auswerten, aber am Ende kennen Sie Ihre Leute – das zählt. Ihre Antwort auf die Frage nach KI und Einzigartigkeit war genau das, was ich gesucht habe: Es sind die menschlichen Impulse, die Verbundenheit, auf die es ankommt.

Daher noch eine Frage: Offsites sind großartig, aber man kann sie nicht ständig machen. Angenommen, Budget ist kein Problem und Sie könnten es effizient gestalten – was wäre dann aus Ihrer Sicht die optimale Frequenz für Offsites?

Jared Kleinert: Es hängt von der Unternehmensgröße, dem Stadium und den Ressourcen ab – wir sind etwa 20 bis 25 Leute. Wir machen ein vierteljährliches Executive-Team-Retreat plus zwei All-Hands-Offsites im Jahr.

Ab ca. 100 Leuten sieht man oft Sales- oder Go-To-Market-Kickoffs sowie zusätzliche Führungs-Offsites mit hoher Wirkung. Das lohnt sich unabhängig von der Unternehmensgröße. Abteilungsbezogen sieht man ein bis drei Offsites pro Jahr plus mindestens ein All-Hands-Event. Das bedeutet: In einem remote oder hybrid geführten Unternehmen nehmen Mitarbeitende meist zwei bis vier Mal jährlich an Offsites teil, unterschiedlich in Ausgestaltung und Zweck – zum Beispiel ein Sales-Kickoff, Presidents Club-Reise, eventuell noch ein weiteres Sales-Offsite und das All-Hands.

Product & Engineering-Teams bevorzugen vielleicht mehr Fokustage und haben nur ein bis zwei Offsite-Events pro Jahr. Der Trend geht dahin, dass jede:r ein bis vier Mal pro Jahr auf Offsite geht – das hat z. B. Airbnb während der Pandemie angekündigt: Remote first, aber viermal pro Jahr alle zusammenkommen.

Dropbox nutzt die 90/10-Regel: 10 % der Arbeitszeit für Präsenz, 90 % remote – das sind ca. 25 Tage pro Jahr für Offsites, also viermal drei bis fünf Tage mit abwechselnden Formaten: Deep Work, gemeinsames Essen usw.

Natürlich funktioniert es überall anders – je verteilter das Team, desto schwieriger die Zusammenkunft, aber wenigstens ein All-Hands pro Jahr sollte drin sein. Optimal: ein bis vier Mal pro Jahr.

David Rice: Interessant. Zum Schluss: Sagen Sie den Hörer:innen doch bitte, wie sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können und wo sie mehr über Ihre Arbeit erfahren.

Jared Kleinert: Sie können zu offsite.com gehen, ein kostenloses Konto erstellen – es funktioniert wie Airbnb, mit Tausenden kuratierten Offsite-Locations und Dienstleistenden wie Fotograf:innen, Videograf:innen, Merchandise- oder Reiseanbietern usw.

Sie können direkt mit Anbietenden sprechen und Zeit und Geld sparen. Wir bieten auch Full-Service-Offsite-Planung und haben das für Hunderte Unternehmen weltweit gemacht. Schreiben Sie mir gerne an jared@offsite.com – bei Nennung des Podcasts gebe ich gern Rabatt. Meldet euch jederzeit mit Fragen – ich helfe gerne weiter.

David Rice: Wir haben zum Abschluss immer eine kleine Tradition: Meine Gäste dürfen mir auch eine Frage stellen. Jared, was möchten Sie wissen?

Jared Kleinert: Glauben Sie an Außerirdische – ja oder nein?

David Rice: Sehr schön! Es ist erfrischend, mal eine ganz andere Frage zu hören.

Ja, ich glaube daran, aber vermutlich nicht in der Form, wie wir uns das vorstellen. Was genau ist denn ein Außerirdischer? Wahrscheinlich gibt es irgendwo auf einem anderen Planeten mikroskopisch kleine Lebensformen, vielleicht Bakterien oder ähnliches.

Jared Kleinert: Glauben Sie, es gibt auch menschenähnliche Wesen?

David Rice: Das weiß ich nicht. Vielleicht, aber ich denke nicht. Vielleicht ganz woanders in einer fernen Galaxie – wer weiß? Aber in unserer wohl eher nicht. Ich glaube nicht, dass sie aussehen oder handeln wie wir – oder ich hoffe es zumindest nicht. Nein, Spaß – aber ich glaube, es gibt da draußen andere empfindungsfähige Lebensformen.

Jared Kleinert: Sehr gut!

David Rice: Vielen Dank, dass Sie heute dabei waren. Ich schätze Ihre Zeit sehr.

Jared Kleinert: Ich danke Ihnen!

David Rice: An unsere Zuhörer:innen: Falls Sie es noch nicht getan haben, gehen Sie direkt zu peoplemanagingpeople.com/subscribe und melden Sie sich für den Newsletter an – damit bekommen Sie all diese Inhalte direkt ins Postfach.

Und bis zum nächsten Mal: Fangen Sie an, Ihr Offsite zu planen. Aber laden Sie keine Außerirdischen ein.