Verbesserte Remote-Arbeit unsere Produktivität – aber was ist mit der Teamdynamik?
Remote-Arbeit hat sich für eine Reihe äußerst erfolgreicher Unternehmen als mehr als nur eine vorübergehende Lösung erwiesen. Sean Maguire, Präsident von Synivate, hat mir in einem kürzlich geführten Interview mit ihm eine faszinierende Perspektive auf diese Frage vermittelt.
Das 2011 gegründete Unternehmen passte sich an die durch COVID-19 ausgelösten Veränderungen und die sich wandelnden Anforderungen der IT-Branche an. Diese strategische Neuausrichtung ermöglichte nicht nur die Fortführung des Geschäftsbetriebs, sondern verbesserte auch deutlich den Zusammenhalt und die Produktivität des Teams.
In meinem Interview mit Maguire sprachen wir über die tiefgreifenden Auswirkungen, die Remote-Arbeit auf sein Unternehmen hatte, und gewannen Erkenntnisse, die die Sichtweise von Unternehmen auf den Remote-Betrieb verändern könnten.
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Die Entwicklung des Remote-Betriebs
Als die Pandemie ausbrach, sah sich Synivate dringend gezwungen, sich anzupassen. Das Unternehmen, das zunächst auf traditionellen persönlichen Interaktionen beruhte, erkannte die Vorteile der Remote-Arbeit nicht nur als vorübergehende Lösung, sondern als strategische Chance.
So verlief der Übergang.
Arbeitsabläufe neu denken
Bei der Umstellung auf den Remote-Betrieb ging es nicht nur darum, den Arbeitsort zu wechseln – es erforderte auch eine neue Vorstellung davon, wie jeder Arbeitsbereich gestaltet werden konnte.
So wurden beispielsweise Teambesprechungen aus Konferenzräumen in virtuelle Gesprächsrunden verlagert und Gespräche am Wasserspender in Slack-Kanäle verschoben. Dieser Wandel trug dazu bei, die Teamdynamik zu bewahren, und verbesserte sogar die Kommunikationseffizienz.
Kulturelle Veränderungen
Die Umstellung auf Remote-Arbeit erforderte auch eine kulturelle Anpassung.
Die Führung von Synivate bemühte sich um ein Umfeld, in dem sich jedes Teammitglied wertgeschätzt und unterstützt fühlte, da sie erkannte, dass das physische Büro nicht länger der Mittelpunkt ihrer beruflichen Interaktionen war. Dazu gehörten regelmäßige virtuelle soziale Veranstaltungen und strukturierte Gespräche, um sicherzustellen, dass sich niemand isoliert fühlte.
Ein wichtiger Bestandteil des kulturellen Wandels war die verstärkte Automatisierung.
„Die Automatisierung der Prozesse zur Einarbeitung und Ausgliederung neuer Organisationen ist entscheidend“, sagte Maguire. „Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht einen sehr reibungslosen Start für einen neuen Benutzer. Das Schlimmste ist, wenn jemand in einem Unternehmen anfängt und am ersten Tag feststellt: Warum habe ich keinen Zugriff auf dieses oder jenes System? Damit beginnt alles unter ungünstigen Vorzeichen.“
Technologie gezielt einsetzen
Die Einführung von Tools wie Slack war entscheidend. Diese Tools dienten nicht nur der Aufrechterhaltung der Kommunikation, sondern halfen auch dabei, die Koordination im Team zu verbessern.
Synivate nutzte Slack nicht nur zur Kommunikation, sondern passte es so an, dass es die eigenen Arbeitsabläufe abbildete. Für verschiedene Projekte, Abteilungen und sogar soziale Interaktionen wurden eigene Kanäle eingerichtet. Diese Struktur half dabei, Gespräche konzentriert und relevant zu halten, verringerte störende Informationen und verbesserte den Informationsfluss.
Da Synivate erkannte, dass sich Remote-Arbeit isolierend anfühlen kann, führte das Unternehmen geplante tägliche Gesprächsrunden und wöchentliche Teamgespräche über Slack ein. Diese kurzen, strukturierten Treffen dienten dazu, die Teamziele abzustimmen, Neuigkeiten auszutauschen und unmittelbare Anliegen zu klären.
Diese Praxis half dabei, einen regelmäßigen Rhythmus beizubehalten und alle auf dem gleichen Stand zu halten, wodurch ein Gefühl der Einheit und Zielgerichtetheit gefördert wurde.
Um die Vorteile von Slack optimal zu nutzen, investierte Synivate in Schulungen für alle Teammitglieder. Dabei lag der Schwerpunkt auf bewährten Kommunikationspraktiken, dem Teilen von Dateien und der effektiven Nutzung der Slack-Funktionen.
Außerdem erstellte das Unternehmen Richtlinien zur Slack-Etikette, um sicherzustellen, dass die Kommunikation respektvoll und produktiv blieb.
Ratschläge für andere Unternehmen:
- Strukturieren Sie Ihre Kanäle sorgfältig: Organisieren Sie Slack-Kanäle nach klaren Themen oder Projekten, um Diskussionen übersichtlich zu halten und eine Informationsüberlastung zu vermeiden.
- Nutzen Sie Integrationen: Verwenden Sie Integrationen mit anderen Tools, um Slack zum Mittelpunkt Ihrer Arbeitsumgebung zu machen und den Aufwand für die Nutzung mehrerer Anwendungen zu verringern.
- Legen Sie Kommunikationsregeln fest: Definieren Sie klare Richtlinien dazu, wie und wann Slack genutzt werden soll. Dazu gehören auch Erwartungen an Antwortzeiten und geeignete Nachrichtentypen für die verschiedenen Kanäle.
- Regelmäßige Schulungen: Bieten Sie kontinuierlich Schulungen und Aktualisierungen zu neuen Funktionen und bewährten Verfahren an, damit das Team die Plattform kompetent und effizient nutzen kann.
- Geplante Interaktionen: Führen Sie regelmäßige virtuelle Meetings und Gespräche ein, um das Engagement des Teams aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sich alle eingebunden und wertgeschätzt fühlen.
Der Übergang war nicht ohne Herausforderungen, aber die Ergebnisse waren eindeutig. Die Produktivität stieg messbar an, Projekte wurden regelmäßiger pünktlich abgeschlossen und die Teammitglieder berichteten von einer höheren Arbeitszufriedenheit.
Grundwerte und Kommunikation
Für jede Organisation ist der Übergang zur Remote-Arbeit eng mit ihren Grundwerten verknüpft. Diese sind mehr als erstrebenswerte Ideale – sie sind praktische Leitlinien, die alltägliche Handlungen und Entscheidungen beeinflussen.
Für Synivate werden diese Werte folgendermaßen aktiv gefördert:
Uneingeschränkte Eigenverantwortung
Das bedeutet, dass jedes Teammitglied unabhängig von seiner Rolle die volle Verantwortung für seine Beiträge und die Ergebnisse seiner Arbeit übernimmt. Um dies zu fördern, hat Synivate einen transparenten Feedbackmechanismus eingeführt, bei dem die Mitarbeitenden ihre Projekte regelmäßig Kolleginnen und Kollegen zur kritischen Bewertung vorstellen. Dadurch wird eine Kultur der Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserung gefördert.
Kundenzufriedenheit
Bei diesem Grundwert geht es darum, die Erwartungen der Kundinnen und Kunden durch proaktiven Service und eine schnelle Reaktion auf Probleme zu übertreffen. Synivate misst die Kundenzufriedenheit regelmäßig durch Umfragen und verfügt über ein reaktionsschnelles System, das sicherstellt, dass jedes Teammitglied das Feedback kennt und darauf reagiert. Diese Transparenz hilft allen, ihren direkten Einfluss auf die Kundenerfahrungen zu verstehen.
Teamarbeit
Synivate fördert ein starkes Gefühl der Teameinheit, indem regelmäßig virtuelle teambildende Aktivitäten organisiert werden und kollaborative Projektmanagement-Tools zum Einsatz kommen, die die aktive Beteiligung aller Mitglieder erfordern. So wird sichergestellt, dass sich trotz der räumlichen Distanz niemand isoliert fühlt.
Prozesse befolgen
Die Einhaltung etablierter Prozesse ist besonders in einer Remote-Umgebung entscheidend.
Synivate verwendet detaillierte Prozessübersichten, die in die Projektmanagement-Tools integriert sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder dieselben Verfahren und Richtlinien befolgen, die regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen.
Einfallsreichtum zeigen
Um den Einfallsreichtum zu fördern, bietet Synivate Schulungen zu Problemlösung und kreativem Denken an.
Außerdem betreibt das Unternehmen ein internes Wiki, in dem Mitarbeitende innovative Lösungen und von ihnen entdeckte Abkürzungen teilen können. Dadurch wird ein Umfeld gefördert, in dem Einfallsreichtum anerkannt und belohnt wird.
Auch die Nutzung von Plattformen wie Slack nicht nur für aufgabenbezogene Diskussionen, sondern auch als Ort zur Stärkung dieser Grundwerte gehört dazu. Zum Beispiel:
- Dedizierte Kanäle: Es gibt spezielle Slack-Kanäle für öffentliche Anerkennung und Danksagungen, in denen Teammitglieder Beispiele für gelebte Grundwerte feiern.
- Regelmäßige Abstimmungen: Tägliche und wöchentliche Abstimmungen dienen nicht nur betrieblichen Aktualisierungen, sondern enthalten auch einen Abschnitt zur Reflexion über die Grundwerte. Dabei teilen die Teammitglieder, wie sie diese Werte in ihrer Arbeit verkörpert haben.
Werte dienen als Kompass, der die Teammitglieder bei ihren täglichen Aufgaben und Interaktionen leitet und einen einheitlichen Arbeitsansatz sicherstellt, der physische Grenzen überwindet.
Ein aktives Bekenntnis zu den Grundwerten ist entscheidend, um ein starkes Verhältnis im Team und ein gemeinsames Gefühl für den Zweck der Arbeit zu bewahren – beides ist für langfristigen Erfolg in einer Remote-Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung.
Die Rolle von Feedback und Anerkennung beim Aufbau eines guten Teamverhältnisses
Feedback und Anerkennung spielen eine zentrale Rolle bei der Förderung eines positiven und geschlossenen Arbeitsumfelds sowie bei der Bewältigung der Herausforderungen bei der Führung von Remote-Mitarbeitenden.
Maguire hat dies verstanden und bei Synivate den „Feedback-Freitag“ eingeführt – einen festen Zeitpunkt jede Woche, an dem Teammitglieder die Leistungen der anderen anerkennen und würdigen. Diese Praxis ist eng mit den Grundwerten des Unternehmens verknüpft und dient als Plattform, um die Prinzipien der Teamarbeit im Arbeitsalltag zu festigen.
Der Feedback-Freitag geht über die traditionelle Vorstellung von Feedback als Prozess von oben nach unten hinaus. Stattdessen fördert er eine Kultur der gegenseitigen Anerkennung, in der Wertschätzung und konstruktives Feedback frei zwischen allen Ebenen der Organisation fließen.
Dieser Ansatz demokratisiert Feedback und macht es zu einer gemeinsamen Verantwortung statt zu einer Führungsaufgabe. Er erfüllt einen doppelten Zweck: Er motiviert Einzelpersonen, indem er ihre Beiträge anerkennt, und stärkt zugleich die Bindungen im Team, da sich die Mitglieder von ihren Kolleginnen und Kollegen wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen.
Fokus und Verantwortlichkeit bewahren
Beim Übergang zur Remote-Arbeit besteht die Möglichkeit, dass eine geringere Beaufsichtigung zu Ablenkungen und einem Produktivitätsrückgang führt.
Um dem entgegenzuwirken, führten sie Slack-Huddles ein, jedoch mit einem strategischen Ansatz, der die Produktivität steigert, anstatt sie zu beeinträchtigen.
Zweck und Zeitpunkt von Slack-Huddles
Im Gegensatz zu spontanen Besuchen am Schreibtisch, die den Arbeitsablauf unterbrechen können, sind Slack-Huddles bei Synivate sorgfältig geplant und zweckorientiert.
Diese Huddles sind Gesprächen vorbehalten, die entscheidend und zeitkritisch sind, sodass der Zeitpunkt auf den Arbeitsablauf abgestimmt ist, anstatt ihn zu unterbrechen.
Richtlinien für die Durchführung von Huddles
Legen Sie klare Richtlinien dafür fest, was einen Huddle auslöst und welche Inhalte er umfassen soll. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten.
- Auslöser: Ein Huddle wird einberufen, wenn eine Entscheidung gemeinschaftliche Beiträge erfordert, die über das hinausgehen, was die asynchrone Kommunikation effizient leisten kann, oder wenn ein Projekt einen kritischen Kontrollpunkt erreicht, der synchrones Feedback erfordert.
- Richtlinien für Inhalte: Jeder Huddle hat eine klar fokussierte Tagesordnung. Von den Teilnehmenden wird erwartet, dass sie relevante Informationen, Fragen oder Aktualisierungen vorbereiten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Diese Vorbereitung sorgt dafür, dass Huddles kurz und produktiv bleiben.
- Integration in den Arbeitsablauf: Um Huddles weiter in den Tagesablauf zu integrieren, ohne dass sie zur Ablenkung werden, setzt Synivate auf Terminierungspraktiken, die natürliche Arbeitsrhythmen berücksichtigen. Huddles werden häufig zu Zeiten angesetzt, in denen die Teammitglieder sich weniger wahrscheinlich intensiv mit individuellen Aufgaben beschäftigen, etwa am späten Vormittag oder direkt nach dem Mittagessen.
Teammitglieder berichten, dass diese fokussierten, zeitlich begrenzten Gespräche dabei helfen, Ziele zu klären, Aktivitäten schnell aufeinander abzustimmen und die Zeit aller Beteiligten effizient zu nutzen. Dieser Ansatz verwandelt potenzielle Ablenkungen in Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Projektfortschritt zu beschleunigen.
Remote-Arbeit annehmen
Mit Blick auf die Zukunft steht Maguires Vision für Synivate im Einklang mit breiteren Trends in der Geschäftswelt und bewährten Verfahren für hybrides Arbeiten, wobei der Schwerpunkt auf SaaS-Lösungen und Automatisierung liegt.
Bei diesem Fokus geht es nicht nur darum, Technologie um der Modernisierung willen einzusetzen, sondern darum, die Effizienz zu steigern und Prozesse zu optimieren, insbesondere bei der Einarbeitung und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden.
In einer Remote-Umgebung, in der persönliche Interaktionen begrenzt sind, kann die Automatisierung dieser Prozesse Verzögerungen und Missverständnisse deutlich reduzieren. Durch Investitionen in Systeme, die diese Prozesse nahtlos und benutzerfreundlich gestalten, können Sie sicherstellen, dass Veränderungen im Team den gesamten Arbeitsablauf nicht beeinträchtigen.
Die Umstellung auf SaaS-Lösungen und Automatisierung ist ein strategischer Schritt, der den Anforderungen einer modernen Remote- oder hybriden Belegschaft entspricht. Diese Technologien bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit – wesentliche Eigenschaften für ein verteiltes Team.
3 zentrale Erkenntnisse
- Die strategische Integration von Kommunikationstools kann die Teamdynamik und die betriebliche Effizienz erheblich verbessern, indem Arbeitsabläufe individuell angepasst und verschiedene Produktivitätsplattformen integriert werden.
- Stark verankerte Grundwerte sind entscheidend für den Zusammenhalt und die Motivation des Teams in Remote-Arbeitsumgebungen, da sie Interaktionen und Entscheidungsprozesse ohne physische Präsenz leiten.
- Die regelmäßige Messung wichtiger Leistungskennzahlen wie Reaktionszeiten für Kunden, Projektabwicklung und Kundenzufriedenheit ist unerlässlich, um die Wirksamkeit von Remote-Arbeitsmodellen zu bewerten und nachzuweisen. Sie liefert Erkenntnisse, die zu weiteren Verbesserungen führen können.
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