Was ist ein HRIS? Funktionen, Vorteile & Beispiele
HRIS definiert: Erfahren Sie, was ein HRIS ist und wie es Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnung und HR-Prozesse zentralisiert, um Abläufe zu optimieren.
Auswirkungen auf das Unternehmen: Entdecken Sie, wie die Einführung eines HRIS die Effizienz steigert und Compliance-Risiken reduziert, aber auch Kosten verursacht und Fragen zum Datenschutz mit sich bringt.
Ergebnisse aus der Praxis: Fallstudien zeigen, dass ein HRIS den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, die Einstellung von Mitarbeitern beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern kann.
Kernfunktionen: Verstehen Sie die wesentlichen HRIS-Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Überwachung und Self-Service-Tools.
Auswahl der Tools: Vergleichen Sie HRIS mit ähnlichen Systemen, um zu bestimmen, was ein HRIS ist, worin es sich unterscheidet und welches System am besten zu Ihren HR-Anforderungen passt.
HRIS ist das Rückgrat moderner HR-Abläufe – und die Wahl des falschen Systems (oder gar keines) kostet Teams Zeit, Genauigkeit und Vertrauen in die Compliance. Ich habe erlebt, wie HR-Profis in Tabellenkalkulationen untergingen, Fristen für Audits verpassten und Top-Kandidaten aufgrund umständlicher Einstellungsprozesse verloren. Dieser Leitfaden schafft Abhilfe.
Du erhältst eine klare Übersicht über die wichtigsten Funktionen, Beispiele aus der Praxis und die Fragen, die bei der Bewertung eines Systems tatsächlich zählen. Egal, ob du deinen HR-Technologie-Stack von Grund auf aufbaust oder deine aktuelle Lösung neu bewertest – dies ist dein Ausgangspunkt.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS, also ein Personalinformationssystem, ist eine Software, die zentrale Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und HR-Prozesse an einem Ort speichert, organisiert und verwaltet. Du kannst damit alles erfassen – von der Einstellung und Einarbeitung bis hin zu Abwesenheiten und Compliance.
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Ein HRIS ist wichtig, weil es deine Daten schützt, dir hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und das Personalmanagement weniger manuell macht.
Wie funktioniert ein HRIS?
Ein HRIS funktioniert, indem es Mitarbeiterinformationen zentralisiert und gängige HR-Prozesse in einem System miteinander verbindet. Anstatt Informationen über Tabellenkalkulationen, E-Mails und separate Dateien zu verteilen, können HR-Teams das System während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Aufbewahrung von Unterlagen und routinemäßige Verwaltungsaufgaben nutzen.
Die meisten Systeme automatisieren außerdem Abläufe, die andernfalls wiederholte manuelle Dateneingaben erfordern würden. Beispielsweise können Mitarbeiterinformationen in die Gehaltsabrechnung übernommen werden, während Self-Service-Funktionen es Beschäftigten ermöglichen, persönliche Daten zu aktualisieren oder auf Dokumente zuzugreifen, ohne sich bei jeder Anfrage auf die HR-Abteilung verlassen zu müssen.
Das HR-Team kann anschließend Berichte und Analysen nutzen, um Informationen über die Belegschaft zu prüfen und Entscheidungen im Arbeitsalltag zu unterstützen.
HRIS vs. HRMS vs. HCM: Wo liegt der Unterschied?
HRIS, HRMS und HCM sind eng verwandte Begriffe, und Anbieter verwenden sie manchmal synonym.
Ein HRIS (Human Resources Information System) konzentriert sich typischerweise auf zentrale Mitarbeiterdaten und administrative HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Zeiterfassung und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein HRMS (Human Resource Management System) umfasst in der Regel diese Funktionen und ergänzt sie um umfassendere Funktionen zur Personalverwaltung, etwa Recruiting, Leistungsmanagement und Einsatzplanung.
HCM (Human Capital Management) ist normalerweise der umfassendste der drei Begriffe. HCM-Plattformen verbinden häufig die zentrale HR-Verwaltung mit strategischeren Funktionen wie Talentmanagement, Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und Analysen.
In der Praxis sind die Grenzen nicht immer eindeutig. Deshalb ist es besser, die tatsächlichen Funktionen und Möglichkeiten jeder Plattform zu vergleichen, statt sich allein anhand der Bezeichnung zu entscheiden.
Beispiele für HRIS
Hier sind einige visuelle Beispiele für HRIS-Dashboards und Tools, die du in echten HR-Arbeitsumgebungen sehen wirst:
Die wichtigsten HRIS zur Auswahl
Hier ist meine Auswahl der besten HRIS-Lösungen:
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Wer nutzt ein HRIS?
Du wirst sehen, dass diese Arten von Teams und Organisationen ein HRIS nutzen:
- Personalabteilungen: Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Compliance und Personalprozesse für die gesamte Belegschaft zentralisieren und verwalten.
- Personalgewinnungs- und Talentteams: Kandidaten verfolgen, Einstellungsabläufe koordinieren und den Einstellungsstatus an den Rest des Unternehmens kommunizieren.
- Administratoren für Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen: Gehaltsaufzeichnungen pflegen, Anmeldungen zu Zusatzleistungen verwalten und korrekte Abzüge sowie Steuerberichte sicherstellen.
- Unternehmen mit Stunden- oder schichtbasierten Belegschaften: Anwesenheit überwachen, die Einsatzplanung unterstützen und Urlaubsanträge in Branchen wie Einzelhandel oder Gastgewerbe bearbeiten.
- Mittelständische bis große Unternehmen: Wachsende Mitarbeiterzahlen unterstützen, die Compliance an verschiedenen Standorten sicherstellen und komplexe HR-Abläufe automatisieren.
Wichtige HRIS-Vorteile und potenzielle Auswirkungen auf das Unternehmen
Die Einführung eines HRIS hilft Ihrem Team, die Effizienz zu steigern, Compliance-Risiken zu verringern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, indem Personalprozesse und -daten zentralisiert werden. Ein HRIS verursacht jedoch direkte Kosten und erfordert eine sorgfältige Implementierung, um Datenschutzprobleme oder Prozesslücken zu vermeiden.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Vorteile und Risiken für HR-Führungskräfte bei der Einführung eines HRIS abzuwägen:
| Vorteile | Risiken |
|---|---|
| Zentralisiert Mitarbeiterdaten für einen einfacheren Zugriff | Fehler bei der Datenmigration können zu Verlust oder Beschädigung führen |
| Automatisiert zentrale Personalprozesse und Routineaufgaben | Die Implementierung kann bestehende Arbeitsabläufe beeinträchtigen |
| Verbessert die Datengenauigkeit und reduziert manuelle Fehler | Unzureichender Support des Anbieters kann die Problemlösung verzögern |
| Vereinfacht die Nachverfolgung und Berichterstattung zur Compliance | Unzureichende Schulungen der Mitarbeitenden schaffen Hürden bei der Einführung |
| Verbessert Berichte, Erkenntnisse und Entscheidungsfindung | Datenschutz- und Sicherheitsbedrohungen bei unzureichender Verwaltung |
| Unterstützt eine effiziente standortübergreifende Personalverwaltung | Integrationsprobleme mit Altsystemen |
| Vereinfacht Prozesse für die Einarbeitung und das Ausscheiden | Laufende Kosten (Lizenzen, Wartung, Upgrades) |
Fallstudien zu HRIS
Erfahren Sie, wie HR-Teams ihre tägliche Arbeit durch den Wechsel zu einem HRIS verändert haben. Diese Fallstudien zeigen, was sich verändert hat – von manuellen Problemen hin zu organisierten, datengestützten Prozessen –, damit Sie die Auswirkungen auf Ihren eigenen Arbeitsplatz einschätzen können.
Fallstudie: Valuizes Implementierung von BambooHR
Valuize ersetzte eine fragmentierte, manuelle HR-Struktur, in der drei Personen die Daten für nur neun Mitarbeitende verwalteten, durch BambooHR und zentralisierte Einstellung, Einarbeitung, Leistungsmanagement und die Nachverfolgung der Mitarbeiterzufriedenheit auf einer Plattform. Nach der Implementierung konnte Christy Ransom, SVP für den operativen Bereich, die gesamte HR-Funktion als Einzelperson betreiben.
Hier sind die Ergebnisse von Valuizes Implementierung des HRIS:
- 80 % weniger Verwaltungsaufwand: Da BambooHR routinemäßige HR-Aufgaben übernahm, mussten weniger Personen Zeit für die Erfüllung des Personalbedarfs des Teams aufwenden.
- 70 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Abkehr von manuellen Prozessen konnte Valuize den Fokus auf Zusammenarbeit und Engagement legen und Funktionen wie 360-Grad-Feedback durch Kollegen, vierteljährliche Leistungsbesprechungen und Kompetenzbewertungen nutzen.
- 50 % kürzere Zeit bis zur Einstellung: Die Zusammenführung von Einstellung, Einarbeitung und Zufriedenheitskennzahlen auf einer einzigen Plattform machte den Recruiting-Prozess konsistenter und verringerte das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen bei Kandidaten deutlich.
Fallstudie: Die Implementierung von UKG Pro bei Community Health System
Community Health System implementierte UKG Pro Workforce Management, um die fehlende zentrale Übersicht über die Einsatzplanung und den Bedarf an spezialisierten Funktionen in den verschiedenen Einheiten zu bewältigen, und führte die Planungslösungen Basic, Advanced und EZCall von UKG ein.
Die Einführung führte neben Verbesserungen beim Wohlbefinden und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messbaren finanziellen Erträgen.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung des HRIS bei Community Health System:
- 350 % ROI mit einer Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten: Die Organisation hatte ihre vollständige Investition in die Technologie weniger als sechs Monate nach der Einführung wieder erwirtschaftet.
- Jährliche Vorteile von mehr als $1.2M: Die Implementierung der Planungslösungen von UKG führte zu einer deutlichen Verringerung von Fehlzeiten, FTE-Verlusten und der Abhängigkeit von externen Personalressourcen.
- Vier Stunden Zeitersparnis pro Manager und Woche: Manager verbrachten im Vergleich zu früheren Methoden deutlich weniger Zeit mit der Planung. Allein durch das Modul für erweiterte Planung ergaben sich dadurch jährliche Einsparungen von mehr als $1.5M.
- $2.7M Nettovorteile bis zum dritten Jahr: Die kumulierten finanziellen Auswirkungen der Implementierung nahmen in den ersten drei Jahren des Projekts deutlich zu.
Zentrale Funktionen und Möglichkeiten eines HRIS
Als HR-Führungskraft sollten Sie bei einem HRIS die folgenden zentralen Funktionen erwarten:
- Mitarbeiterdatenbank: Alle Mitarbeiterdaten sicher an einem Ort speichern, organisieren und aktualisieren.
- Gehaltsabrechnung: Löhne berechnen, Zahlungen verwalten und die Einhaltung von Steuer- und Abzugsvorschriften in jedem Abrechnungszyklus sicherstellen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Anmeldungen verwalten, Anspruchsberechtigungen verfolgen und die jährliche Anmeldephase für Kranken-, Zahn- und andere Mitarbeiterleistungen unterstützen.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Anwesenheit überwachen, Abwesenheitsanträge verwalten und die Einsatzplanung sowohl für Stunden- als auch für Gehaltsempfänger unterstützen.
- Rekrutierung und Einarbeitung: Bewerber verfolgen, Interviewschritte verwalten und Dokumente automatisieren, um neuen Mitarbeitern einen reibungsloseren Einstieg zu ermöglichen.
- Leistungsmanagement: Ziele festlegen, Beurteilungen durchführen, 360-Grad-Feedback erfassen und Pläne zur Leistungsverbesserung verfolgen.
- Compliance und Berichte: Erforderliche Berichte erstellen, Prüfpfade unterstützen und Ihr Team über Änderungen regulatorischer Anforderungen informieren.
- Portale zur Selbstbedienung: Mitarbeitern ermöglichen, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen und persönliche Daten zu aktualisieren, ohne die HR-Abteilung zum Engpass zu machen.
Anwendungsfälle für HRIS: Typische Prozesse und Arbeitsabläufe
HRIS übernimmt alles von der Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Überwachung der Leistung. Sie können mühsame Tabellenkalkulationen durch automatisierte Arbeitsabläufe für Einstellungen, Bezahlung, Einsatzplanung, Beurteilungen und Compliance ersetzen. Das bedeutet weniger Fehler, weniger doppelte Arbeit und eine reibungslosere, stärker vernetzte Mitarbeitererfahrung.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie HRIS die wichtigsten HR-Prozesse für Führungskräfte unterstützt:
| Prozess | Beschreibung | Wie die Software unterstützt |
|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen | Gehaltsabrechnung verwalten, Abzüge bearbeiten und Mitarbeiterleistungen verfolgen. | HRIS automatisiert Gehaltsberechnungen und Steueraktualisierungen und verwaltet Anmeldungen zu Leistungen sowie Anspruchsregeln an einem Ort. |
| Talentgewinnung und Einarbeitung | Bewerber rekrutieren, Bewerbungen verfolgen und neue Mitarbeiter reibungslos einarbeiten. | HRIS verfolgt Stellenausschreibungen, Bewerber und Interviewschritte und automatisiert Einarbeitungsunterlagen für einheitliche Erfahrungen neuer Mitarbeiter. |
| Leistungsmanagement | Ziele festlegen, Beurteilungen durchführen und die Leistung von Mitarbeitern überwachen. | HRIS plant Beurteilungszyklen, erfasst 360-Grad-Feedback und zentralisiert Leistungsdaten für schnellen Zugriff und Analysen. |
| Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit | Arbeitszeiten, Anwesenheit und Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern überwachen. | HRIS erfasst Ein- und Ausstempelzeiten, kennzeichnet Fehlzeiten und verwaltet Urlaubssalden sowie Genehmigungen für eine einfachere Nachverfolgung und Compliance. |
| Compliance und Berichte | Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherstellen, Prüfungen erstellen und Berichte vorbereiten. | HRIS stellt Prüfpfade bereit, aktualisiert regulatorische Anforderungen und automatisiert die Berichterstattung, um Compliance zu unterstützen und Risiken zu reduzieren. |
Arten von HRIS und ähnlichen Werkzeugen
HRIS ist Teil eines umfassenderen Ökosystems von HR-Technologien, und mehrere verwandte Werkzeuge werden häufig zusammengefasst oder miteinander verwechselt. So können Sie sie voneinander unterscheiden:
| Typ | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| HRMS (Personalverwaltungssystem) | Umfasst alles, was ein HRIS leistet, sowie umfassendere operative Funktionen wie Personalplanung und erweiterte Analysen |
| HCM (Management des Humankapitals) | Konzentriert sich auf die langfristige Talentstrategie – Nachfolgeplanung, Personalentwicklung und Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus |
| ATS (Bewerbermanagementsystem) | Ausschließlich für die Personalbeschaffung eingesetztes Tool zur Verwaltung von Stellenausschreibungen, Bewerbern und Einstellungsprozessen |
| Lohnabrechnungssoftware | Verarbeitet ausschließlich Gehaltsberechnungen, Steueranmeldungen und Abzüge, ohne eine umfassendere Verwaltung von HR-Daten |
| Software für Personalmanagement (WFM) | Spezialisiert auf Terminplanung, Schichtplanung und die Erfassung von Personalkosten, typischerweise für Beschäftigte mit Stunden- oder Schichtarbeit |
| LMS (Lernmanagementsystem) | Dient der Bereitstellung, Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter |
So wählen Sie ein HRIS aus
Die Auswahl des richtigen HRIS beginnt damit, herauszufinden, welche HR-Prozesse in Ihrem Team die größten Schwierigkeiten verursachen.
Eine kleinere Organisation benötigt möglicherweise vor allem eine zuverlässige Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Mitarbeiterdatenverwaltung, während ein wachsendes Unternehmen ein umfassenderes HRIS benötigen kann, das auch Talentmanagement, Berichterstattung und Personalplanung unterstützt.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich von HR-Software:
- Grundlegende Anforderungen: Ermitteln Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Personalbeschaffung, Leistungsbeurteilungen oder Self-Service für Mitarbeiter.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob das System eine Verbindung zur Lohnabrechnung, zur Buchhaltung, zur Personalbeschaffung und zu anderen Tools herstellt, die Sie bereits verwenden.
- Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie die Benutzererfahrung sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeiter, insbesondere wenn die Plattform Self-Service-Tools oder eine mobile App umfasst.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System zusätzliche Mitarbeiter und Standorte sowie komplexere HR-Prozesse unterstützen kann, wenn die Organisation wächst.
- Datensicherheit und Compliance: Prüfen Sie, wie der Anbieter vertrauliche Mitarbeiterinformationen schützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
- Berichtsfunktionen: Achten Sie auf Berichte und Analysen, die HR-Führungskräften nützliche Einblicke in die Belegschaft bieten, statt lediglich Daten zu speichern.
- Implementierung und Support: Informieren Sie sich darüber, wie die Mitarbeiterdaten migriert werden, wie lange die Einrichtung dauern kann und welche Schulungen und Unterstützung durch den Anbieter verfügbar sind.
Das beste HRIS ist nicht unbedingt die Plattform mit der längsten Funktionsliste. Es ist diejenige, die Ihre aktuellen HR-Herausforderungen löst und Ihrem Team gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
Beginnen Sie, HRIS-Tools nach Ihren eigenen Kriterien zu vergleichen
Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes HRIS evaluieren oder ein veraltetes System ersetzen: Eine kostenlose Mitgliedschaft bei People Managing People bietet Ihnen Zugriff auf Tools, Vorlagen und Erkenntnisse von Fachkollegen, damit Sie eine sichere und fundierte Entscheidung treffen können.
