Implementierung von Lohnabrechnungssoftware: Der ultimative Leitfaden

Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens entspricht und relevante Vorschriften einhält:

• Planung
• Erfassung und Sortierung von Mitarbeiterdaten
• Systemkonfiguration 
• Tests
• Einführung
• Überwachung und Anpassung.

Implementierung von Lohnabrechnungssoftware: Prozess in 8 Schritten

So unterteile ich alle 10 Phasen der Implementierung von Lohnabrechnungssoftware und arbeite sie genau ab:

1. Projektplanung und Abstimmung der Beteiligten

Beginnen Sie damit, Verantwortliche für die Bereiche Lohnabrechnung, HR, IT und Finanzen zu bestimmen, und planen Sie anschließend rückwärts von Ihrem Produktivstarttermin. Erfassen Sie die wichtigsten Meilensteine, Genehmigungen und Abhängigkeiten, damit Entscheidungen später nicht ins Stocken geraten.

Dokumentieren Sie, wie die Lohnabrechnung heute funktioniert, insbesondere die Zeiterfassung, Integrationen, Schulungen und alle neuen Funktionen der Lohnabrechnungssoftware, die IT-Unterstützung benötigen. Achten Sie besonders auf:

• Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme, die weiterhin verbunden bleiben müssen
• Rollen oder Verantwortlichkeiten, die sich ändern werden
• Wer Schulungen benötigt und wer diese durchführen wird
• IT-Anforderungen für neue Funktionen der Lohnabrechnungssoftware, etwa das Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter
• Bestehende Abläufe oder Integrationen, die während des Übergangs weiterhin betriebsbereit bleiben müssen

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, bestätigen Sie, dass Sie die richtige Lohnabrechnungssoftware ausgewählt haben und den passenden Typ von Lohnabrechnungssoftware einsetzen. Für Teams in mehreren Ländern lohnt es sich außerdem, Alternativen zum internen Aufbau einer globalen Lohnabrechnung zu vergleichen.

Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Planung

“Führen Sie bei der Implementierung eines neuen Systems nicht einfach eine unveränderte Übertragung durch. Nehmen Sie sich die Zeit zu prüfen, was funktioniert, Prozesse zu bereinigen und Abläufe zu verbessern, bevor Sie auf die neue Plattform migrieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Behalten Sie diese Punkte im Hinterkopf:

• Rollen klar dokumentieren: Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten schriftlich festgehalten und abgestimmt sind.

• Entscheidungsfristen festlegen: Legen Sie verbindliche Termine für wichtige Genehmigungen und Eskalationen fest.

• Abhängigkeiten abbilden: Heben Sie alle Verknüpfungen zwischen Ergebnissen hervor, damit Teams keine kritischen Zusammenhänge übersehen.

• Besprechungszusammenfassungen teilen: Verteilen Sie nach jeder Planungssitzung kurze Notizen und Aufgaben.
• Endnutzer frühzeitig einbeziehen: Laden Sie eine Vertretung aus der Lohnbuchhaltung oder dem Personalwesen ein, um die Details des Arbeitsalltags zu überprüfen.

2. Mitarbeiterdaten erfassen und bereinigen

Genaue Mitarbeiterdaten sind für die Durchführung eines erfolgreichen Lohnabrechnungszyklus unerlässlich, wodurch dieser Schritt zu einem entscheidenden Bestandteil des Implementierungsprozesses wird.

• Informationen erfassen: Verwenden Sie ein zentrales Tool oder eine Tabelle, um alle Mitarbeiterdaten zusammenzutragen. Stellen Sie dabei sicher, dass persönliche Angaben, Gehaltsinformationen, Steuerdaten und Leistungen enthalten sind. Dadurch verfügen Sie über eine zentrale und verlässliche Datenquelle.
• Duplikate entfernen: Tools oder Skripte zur Deduplizierung von Daten helfen Ihnen, doppelte Einträge zu erkennen und zu entfernen. Dieser Schritt verhindert Fehler bei der Lohnabrechnung und gewährleistet die Datenintegrität.
• Genauigkeit überprüfen: Führen Sie gemeinsam mit Teamleitern oder Abteilungsleitern Datenüberprüfungssitzungen durch, um Fehler zu minimieren.
• Daten formatieren: Bereiten Sie Ihre Daten mithilfe der vom Softwareanbieter bereitgestellten Vorlagen vor, um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten.

Verwenden Sie diese Tabelle, um Datenprobleme zu erkennen, die Implementierungen von Lohnabrechnungssoftware häufig erschweren, bevor die Migration überhaupt beginnt:

Datentyp	Häufige Fehlerquelle	Schnelle Lösung
Mitarbeiterstatus	Ausgeschiedene Datensätze weiterhin aktiv	Geschlossene Dateien abgleichen und deaktivieren
Daten zu Vergütungssätzen	Veraltete Informationen zu Stunden- oder Gehaltssätzen	Mit den zentralen Personaldatensätzen abgleichen
Steuer- und Leistungscodes	Falsche oder fehlende Codes	Alle Codes den aktuellen Vorschriften zuordnen
Bankdaten	Alte oder doppelte Kontoinformationen	Direkt bei den Mitarbeitern bestätigen
Historische Gehaltsdaten	Unvollständige oder nicht übereinstimmende Zeiträume	Mit den Prüfungen der Vorjahre abstimmen

3. Systeme einrichten

Die Implementierung einer Softwarelösung wird umso komplizierter, je größer Ihre Organisation ist. Dies sind die grundlegenden Schritte, die Sie durchführen werden:

• Software installieren: Befolgen Sie die Installationsanleitung des Anbieters oder bitten Sie einen Mitarbeiter des Kundenerfolgsteams um Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass alle Installationsschritte abgeschlossen sind, um Probleme bei der Einrichtung zu vermeiden.
• Einstellungen konfigurieren: Geben Sie Unternehmensdaten, Zahlungszeiträume, Steuerregeln und Leistungen sorgfältig ein. Überprüfen Sie jede Einstellung, um die Einhaltung organisatorischer und gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
• Systeme verbinden: Nutzen Sie die integrierten Funktionen zur Integration der Lohnabrechnung, um die Software mit Ihren Systemen für Personalwesen, Buchhaltung und Zeiterfassung zu verknüpfen. Dadurch entsteht ein nahtloser Datenfluss, der manuelle Eingaben und potenzielle Fehler reduziert.

Häufige Konfigurationsfehler

• Unvollständige Abrechnungsgruppen: Überprüfen Sie, ob die Zahlungshäufigkeiten und Gruppen Ihren Richtlinien und nicht nur alten Einstellungen entsprechen.

• Falsche Vergütungscodes: Stellen Sie sicher, dass jeder Vergütungstyp – etwa Überstunden, Boni oder Schichtzulagen – einem eindeutig definierten Code zugeordnet ist.

• Fehlende Abzüge oder Leistungen: Bestätigen Sie, dass alle wiederkehrenden Abzüge und Leistungsbeiträge den aktuellen Regeln und den Entscheidungen der Mitarbeiter entsprechen.

• Lücken bei den Steuerregeln: Überprüfen Sie, ob standortbezogene Steuercodes und Befreiungen mit den Adressen der Mitarbeiter und den Vertragsarten übereinstimmen.

• Nicht berücksichtigte Ausnahmen: Testen Sie Sonderfälle wie Mitarbeiter mit mehreren Rollen, variablen Vergütungssätzen oder nicht standardmäßigen Arbeitszeitplänen, bevor Sie fortfahren.

4. Das System testen

Bevor Sie vollständig auf Ihr neues, glänzendes Lohnabrechnungssystem setzen, müssen Sie dessen Funktionen nach der Einrichtung testen. Dies ist im Allgemeinen ein vierstufiger Prozess.

• Testabrechnungen durchführen: Führen Sie mehrere Testabrechnungen mit verschiedenen Mitarbeiterdaten durch, um sicherzustellen, dass Berechnungen und Prozesse korrekt sind. So können Probleme erkannt und behoben werden, bevor das System in Betrieb genommen wird.
• Berichte prüfen: Erstellen und prüfen Sie Vergütungsberichte, um sicherzustellen, dass sie genaue und vollständige Informationen enthalten. Stellen Sie sicher, dass diese Berichte Ihren organisatorischen Anforderungen entsprechen.
• Probleme beheben: Beheben Sie alle während des Testens festgestellten Probleme oder Abweichungen und wiederholen Sie die vorherigen Schritte, um sicherzustellen, dass die Probleme behoben wurden.
• Einstellungen optimieren: Passen Sie die Konfigurationen auf Grundlage der Testergebnisse an, um Systemleistung und Genauigkeit zu optimieren. So können Sie das System auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden.

Produktfachleute zur Lösung von Sonderfällen einbeziehen

“Die Einführung eines Tools kann schwierig sein, da Anbieter die Datenmigration absichtlich erschweren. Die Zusammenarbeit mit Produktfachleuten – nicht nur mit Vertriebsmitarbeitern – hilft dabei, Ausnahmefälle während der Implementierung zu bewältigen.” ~Sarah Chang, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

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5. Schulung der Mitarbeitenden und Dokumentation

Okay, Sie sind eingerichtet und startbereit, nur noch eine letzte Sache. Damit Ihre Lohnabrechnungssoftware effektiv eingesetzt werden kann, müssen Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie zu bedienen ist.

Schulen Sie Ihr Lohnabrechnungsteam vor der Inbetriebnahme, nicht währenddessen. Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person und alle Mitarbeitenden, die Lohnabrechnungen durchführen oder genehmigen, sollten praktische Einweisungen in einer Testumgebung absolvieren (nicht nur eine Demo). Es macht einen echten Unterschied, ob man jemandem bei der Durchführung einer Lohnabrechnung zusieht oder sie selbst durchführt.

• Halten Sie die Dokumentation einfach und rollenbezogen: Eine einseitige Kurzanleitung für die Durchführung der Lohnabrechnung ist hilfreicher als ein 40-seitiges Systemhandbuch, das niemand liest.
• Richten Sie die Anleitung an Ihrer tatsächlichen Konfiguration aus: an Ihren Abrechnungsgruppen, Ihren Vergütungscodes und Ihrem Integrationszeitplan. Falls Ihr Team im Laufe des Jahres eine neue für die Lohnabrechnung zuständige Person einarbeiten muss, wird diese Dokumentation entscheidend.
  
  Tipp: Schließen Sie diese Phase erst ab, wenn jede Person, die mit der Lohnabrechnung arbeitet, ihre Kernaufgaben selbstständig erledigen kann und weiß, wohin sie sich wenden muss, wenn etwas nicht stimmt.

• Anleitungen erstellen: Erstellen Sie ausführliche Benutzerhandbücher und Kurzanleitungen und nutzen Sie, sofern verfügbar, die Ressourcen des Anbieters.
• Schulungssitzungen vorbereiten: Planen und terminieren Sie Sitzungen zur Schulung zur Lohnabrechnungssoftware, die auf verschiedene Benutzergruppen wie Personalwesen, Finanzabteilung und allgemeine Mitarbeitende zugeschnitten sind, um deren spezifische Bedürfnisse und Anliegen zu berücksichtigen.
• Sitzungen terminieren: Führen Sie Schulungssitzungen durch, bevor die Software in Betrieb genommen wird, damit sich die Benutzer mit dem neuen System vertraut machen können.
• Unterstützung anbieten: Bieten Sie fortlaufende Unterstützung durch Benutzerhandbücher, häufig gestellte Fragen und einen eigenen Helpdesk an.

6. Interne Akzeptanz fördern

Zusätzlich zur Schulungsphase kann es hilfreich sein, bewährte Strategien einzusetzen, um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Benutzer proaktiv zu fördern, da ein gewisser Widerstand meist typisch ist. Hier sind einige Strategien, die Ihnen dabei helfen, den Übergang zum neuen Lohnabrechnungssystem reibungsloser zu gestalten:

• Veränderungsbotschafter: Identifizieren und befähigen Sie frühe Anwender oder Teamleitungen, als „Veränderungsbotschafter“ zu agieren und ihre Kolleginnen und Kollegen während des Übergangs zu unterstützen.
• Kommunikationspläne: Kommunizieren Sie klar die Vorteile der Lohnabrechnungssoftware, Zeitpläne für die Implementierung und die verfügbaren Unterstützungsangebote für die Mitarbeitenden.
• Feedbackmöglichkeiten: Richten Sie Kanäle (z. B. Umfragen oder Frage-und-Antwort-Sitzungen) ein, über die Mitarbeitende Feedback geben und Fragen stellen können, damit ihre Stimmen gehört und ihre Anliegen berücksichtigt werden.
• Anerkennung und Anreize: Würdigen und belohnen Sie Teams oder Einzelpersonen, die sich aktiv mit dem neuen System auseinandersetzen, und fördern Sie so eine positive Akzeptanzkultur.

Veränderungsbotschafter schaffen

“Eine der besten Möglichkeiten, die Akzeptanz zu fördern, besteht darin, ein Netzwerk von ‚Veränderungsbotschaftern‘ zu schaffen, die innerhalb der Organisation als einflussreiche Personen wirken. Beziehen Sie Ihre Veränderungsbotschafter während des gesamten Bereitstellungsprozesses ein, damit sie die Veränderungen zunächst selbst mittragen, was die Kommunikation und eine weitere Akzeptanz erleichtert.” ~Kyle Berry, leitender Berater bei Sendero Consulting

7. Livegang

Endlich ist es an der Zeit, Ihre Lohnabrechnungssoftware einzusetzen und den Nutzen aus der von Ihnen gewählten Lösung zu ziehen. Dazu müssen Sie nur einige einfache Schritte befolgen.

• Einrichtung überprüfen: Führen Sie eine abschließende Überprüfung aller Konfigurationen und Einstellungen durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist. Dadurch werden Probleme in letzter Minute vermieden.
• Daten überprüfen: Überprüfen Sie vor dem ersten produktiven Lohnabrechnungslauf noch einmal, ob alle Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell sind.
• Erste Lohnabrechnung durchführen: Verarbeiten Sie die erste Lohnabrechnung mit dem neuen System und überwachen Sie die Ergebnisse genau, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
• Genau überwachen: Behalten Sie die ersten Lohnabrechnungsläufe genau im Auge und beheben Sie auftretende Probleme. Eine Checkliste für die Lohnabrechnung kann dabei helfen, sicherzustellen, dass jeder erforderliche Schritt abgedeckt ist, während Sie auf das neue System umsteigen.

8. Nach der Implementierung

Sobald Ihr System live ist, geht es im Wesentlichen darum, nach Softwareaktualisierungen Ausschau zu halten, kleine Probleme zu beheben, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln, und sicherzustellen, dass Ihr Team das System so umfassend wie möglich nutzt.

• Laufenden Support bereitstellen: Richten Sie ein Supportsystem ein, um bei Problemen zu helfen, die nach der Implementierung auftreten.
• Feedback sammeln: Holen Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und auf weiterhin bestehende Anliegen einzugehen. Dies hilft dabei, das System und die Prozesse zu optimieren.
• Software aktualisieren: Halten Sie die Lohnabrechnungssoftware mit den neuesten Versionen und Patches aktuell. Dadurch profitieren Sie von den neuesten Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates.

ROI nach der Implementierung mit Daten belegen

“Kennzahlen wie Nutzungsraten, die bei sich wiederholenden Aufgaben eingesparte Zeit und die Verringerung von Fehlern helfen, den ROI zu belegen. Sammeln Sie Feedback durch Umfragen und beobachten Sie die Akzeptanztrends im Laufe der Zeit.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Die besten Lohnabrechnungssoftwares zur Auswahl

Hier ist meine Auswahlliste der besten Lösungen für Lohnabrechnungssoftware:

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1. 1. Deel Payroll — Am besten für automatisierte länderübergreifende Lohnabrechnung
2. 2. Justworks — Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnsteuerzahlungen
3. 3. Paylocity — Am besten geeignet für wachsende mittelgroße oder große Unternehmen
4. 4. Gusto — Am besten mit automatisierter Steuererklärung
5. 5. RemoFirst — Am besten für mehrere Länder und Währungen geeignet
6. 6. Paycor — Ideal für die Vorausplanung von Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen
7. 7. TriNet — Am besten geeignet für kombinierte Lohn- und HR-Unterstützung
8. 8. Homebase — Am besten geeignet für mobile, stundenbasierte Teams
9. 9. RUN Powered by ADP® — Am besten für kleine Unternehmen
10. 10. OnPay — Ideal für die Einbindung von Trinkgeldern und Provisionen

Vorteile der Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware

Die effektive Implementierung einer HR-Software mit Lohnabrechnung ist wichtig und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

1. Effizienz und Zeitersparnis:

• Automatisierte Prozesse: Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele zeitaufwendige Aufgaben wie die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Boni und Steuerabzügen und reduziert dadurch den Zeitaufwand für die manuelle Verarbeitung erheblich.
• Schnelle Berechnungen: Sie kann komplexe Berechnungen schnell durchführen und stellt so sicher, dass die Lohnabrechnung korrekt und pünktlich erfolgt.

2. Genauigkeit:

• Weniger Fehler: Automatisierung minimiert das Risiko menschlicher Fehler, die bei manuellen Berechnungen auftreten können, beispielsweise falsche Steuerabzüge oder nicht berücksichtigte Abzüge.
• Einheitliche Aktualisierungen: Lohnabrechnungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um Änderungen an Steuergesetzen und Vorschriften abzubilden und so die Einhaltung von Vorschriften und Genauigkeit sicherzustellen.

3. Einhaltung von Vorschriften:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Lohnabrechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung bundesstaatlicher, staatlicher und lokaler Steuervorschriften, indem sie automatisch die neuesten Steuersätze und Regeln anwendet.
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Sie führt genaue Aufzeichnungen aller Lohnabrechnungstransaktionen, die für Prüfungen und die Einhaltung der Vorschriften für die Lohnabrechnung unerlässlich sind.

4. Kosteneinsparungen:

• Niedrigere Betriebskosten: Durch die Vereinfachung von Lohnabrechnungsprozessen und die Verringerung des Bedarfs an umfangreichen manuellen Eingriffen können Unternehmen Arbeitskosten einsparen.
• Fehlerreduzierung: Die Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung kann kostspielige Bußgelder und Strafen im Zusammenhang mit Nichteinhaltung oder fehlerhafter Lohnabrechnung verhindern.

Bereinigen Sie Ihre Daten und Prozesse

“Bei der Implementierung geht es nicht nur um die Migration von Daten, sondern auch um die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu bereinigen und zu verbessern. Nehmen Sie sich Zeit, Schwachstellen zu identifizieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Bewährte Vorgehensweisen zur Implementierung von Lohnabrechnungssoftware

Die Implementierung einer neuen Lohnabrechnungssoftware kann im Verlauf des Prozesses viele Beteiligte einbeziehen. Die Befolgung dieser Best Practices kann dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Integration sicherzustellen.

1. Umfassende Planung

Klare Ziele definieren

Verstehen Sie, was Sie mit der neuen Software erreichen möchten (z. B. Effizienz, Einhaltung von Vorschriften, Genauigkeit).

Wichtige Beteiligte einbeziehen

Beziehen Sie die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und andere relevante Beteiligte frühzeitig in den Planungsprozess ein. Um die Veränderung effektiv zu steuern, verwenden Sie den ADKAR-Ansatz, der für Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung steht.

2. Umfassende Tests

Parallele Lohnabrechnungen durchführen

Führen Sie parallele Lohnabrechnungen mit Ihren alten und neuen Systemen durch, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.

Parallele Tests der Lohnabrechnung sind entscheidend

“Wenn die Lohnabrechnung Bestandteil Ihrer Einführung ist, sollten Sie unbedingt Zeit für parallele Tests der Lohnabrechnung und die Behebung von Abweichungen einplanen.” ~Kyle Berry, leitender Berater bei Sendero Consulting

Verschiedene Szenarien testen

Testen Sie verschiedene Szenarien, einschließlich unterschiedlicher Vergütungssätze, Abzüge und Steuersituationen.

3. Klare Kommunikation

Informieren Sie alle Mitarbeitenden über das neue System, die Gründe für die Veränderung und die Vorteile, die es mit sich bringen wird.

Halten Sie alle über den Fortschritt der Implementierung und wichtige Meilensteine auf dem Laufenden.

Klar und häufig kommunizieren

“Eine effektive Dokumentation und klare Kommunikation sind entscheidend. Halten Sie alle Stakeholder informiert und auf die Projektziele ausgerichtet, um Verzögerungen und Missverständnisse während der Implementierung zu vermeiden.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

4. Leistungsfähiges Supportsystem

Richten Sie ein eigenes Supportteam ein, das während und nach der Implementierung Fragen und Probleme bearbeitet.

5. Überwachen und überprüfen

Führen Sie nach den ersten Gehaltsabrechnungszyklen eine gründliche Überprüfung durch, um Probleme zu erkennen und zu beheben.

Überprüfen und aktualisieren Sie das System und die Prozesse regelmäßig, um dauerhafte Effizienz und Compliance sicherzustellen.

6. Alles dokumentieren

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Konfigurationen, Prozesse und während der Implementierung vorgenommenen Änderungen.

7. Einbindung der Mitarbeitenden

Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden zu ihren Erfahrungen mit dem neuen System und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.

Gehen Sie auf von Mitarbeitenden geäußerte Bedenken oder Probleme umgehend und wirksam ein.

Es gibt zahlreiche erschreckende Geschichten über Implementierungen. Eine besonders berüchtigte ist die katastrophale Implementierung des kanadischen staatlichen Phoenix-Gehaltsabrechnungssystems im Jahr 2018, die das Land seitdem mehr als $5.1 billion dollars gekostet hat – autsch! Wenn Sie jedoch diese Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie solche Fallstricke vermeiden.

Bereit, ein Gehaltsabrechnungssystem aufzubauen, das wirklich nahtlos funktioniert?

Sobald Ihre Implementierung solide ist, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass sich Ihr Gehaltsabrechnungssystem nahtlos mit dem Rest Ihres HR-Technologie-Stacks verbindet – informieren Sie sich über globale Integrationen der Gehaltsabrechnung, um zu verstehen, wie Sie die Gehaltsabrechnung mit Ihrem HRIS, Ihren Zeiterfassungs- und Ihren Benefits-Tools synchronisieren können, ohne neue Datenprobleme zu verursachen.