So verfassen Sie eine Ausschreibung für globale Lohnabrechnungsdienstleistungen

Im Gegensatz zu einer standardmäßigen RFP für die Lohnabrechnung sollte eine globale Lohnabrechnungs-RFP Anbieter dazu bringen zu erläutern, wie sie die Lohnabrechnung in jedem Land erbringen werden, ob sie auf lokale Partner zurückgreifen, wie gesetzlich vorgeschriebene Meldungen und Zahlungen abgewickelt werden, wie Lohnabrechnungsdaten zwischen Systemen und Rechtsordnungen übertragen werden und wie die Implementierung über die einzelnen Standorte hinweg in Phasen aufgeteilt wird.

Dies gibt HR, Finanzabteilung, Rechtsabteilung, Einkauf und IT eine einheitlichere Grundlage für den Vergleich globaler Lohnabrechnungsanbieter.

Benötigen Sie tatsächlich eine globale Lohnabrechnungs-RFP?

Eine formelle RFP ist sinnvoll, wenn die Anzahl der Länder, Beteiligten und betrieblichen Risiken zu komplex für eine einfache Produktvorführung und eine Preisliste ist.

Sie stellt jedem Anbieter dieselben globalen Anforderungen an die Lohnabrechnung zur Beantwortung bereit und erleichtert den Vergleich von Länderabdeckung, Zuständigkeit für die Einhaltung von Vorschriften, Implementierung und Leistungserbringung.

Die deutlichsten Anzeichen dafür, dass Sie eine solche benötigen, sind:

• Sie führen die Lohnabrechnung gleichzeitig in mehreren Ländern oder Regionen ein.
• Sie führen mehrere lokale oder regionale Lohnabrechnungsanbieter in einer globalen Lohnabrechnungslösung zusammen.
• Sie betreiben mehrere juristische Einheiten oder verwenden in verschiedenen Ländern unterschiedliche Belegschaftsmodelle.
• Sie benötigen eine klarere Zuständigkeit für lokale Steuererklärungen, gesetzlich vorgeschriebene Zahlungen und Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften.
• Sie benötigen einheitliche Berichte zur Lohnabrechnung und Integrationen über Ihre HRIS-, ERP- oder Finanzsysteme hinweg.
• Ihre Organisation benötigt eine formelle Beschaffung oder die Genehmigung durch Beteiligte aus HR, Finanzabteilung, Rechtsabteilung, IT und Einkauf.

Wann eine RFP überdimensioniert sein könnte

Wenn Ihre Entscheidung zur Lohnabrechnung auf ein Land, eine Einheit oder eine eng definierte Dienstleistung beschränkt ist, kann eine vollständige globale Lohnabrechnungs-RFP mehr Aufwand als Nutzen verursachen.

Eine standardmäßige RFP für die Lohnabrechnung, eine RFP für Lohnabrechnungsdienste oder eine gezielte RFQ kann besser geeignet sein, wenn Sie keine länderübergreifende Abdeckung, Modelle zur Einhaltung lokaler Vorschriften oder globalen Implementierungsfähigkeiten vergleichen müssen.

RFI vs. RFP vs. RFQ: Was ist der Unterschied?

Eine RFI untersucht verfügbare globale Lohnabrechnungsdienste, eine RFP vergleicht maßgeschneiderte Lösungen und eine RFQ fordert Preise für klar definierte Anforderungen an. Nicht jeder Einkauf erfordert eine RFP. Die Auswahl des richtigen Dokuments hilft Ihnen daher, relevante Informationen zu sammeln, ohne unnötigen Aufwand zu verursachen.

Verwenden Sie diesen Vergleich, um das Dokument auszuwählen, das zu Ihrer Phase der Beschaffung von Lohnabrechnungsleistungen passt:

Dokumenttyp	Zweck	Wann zu verwenden	Was einzuschließen ist	Erforderlicher Detaillierungsgrad
Informationsanfrage (RFI)	Informationen über Anbieterfähigkeiten und Marktoptionen gewinnen	Sie definieren Anforderungen oder sondieren Anbieter	Unterstützte Länder, Servicemodelle, Abdeckung der Einhaltung von Vorschriften, Integrationen und allgemeine Fähigkeiten	Niedrig bis mittel
Angebotsanfrage (RFP)	Vollständige Leistungsansätze, Implementierungspläne und Kosten vergleichen	Sie benötigen eine Lösung für komplexe, länderübergreifende Anforderungen an die Lohnabrechnung	Belegschaftsprofil, Länder, Umfang der Lohnabrechnung, Anforderungen, Sicherheitsstandards, Implementierung, Unterstützung und Preise.	Hoch
Preisanfrage (RFQ)	Vergleichbare Preise für klar definierte Leistungen einholen	Ihre Anforderungen und Leistungsspezifikationen stehen bereits fest	Mitarbeiterzahlen, Zahlungsfrequenzen, Länder, Service-Level, Vertragsbedingungen und Preisvorlage	Mittel bis hoch

Häufige RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Häufige RFP-Fehler können dazu führen, dass wichtige Anforderungen an die Lohnabrechnung nicht definiert sind oder Kosten erst bei Beginn der Implementierung sichtbar werden. Außerdem können sie Vorschläge hervorbringen, die schwer zu vergleichen sind, Entscheidungen verzögern und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften erhöhen.

Vermeiden Sie diese Probleme, indem Sie Anbietern klare Kontextinformationen, Anforderungen und Anweisungen für die Beantwortung geben:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Ein Anbieter benötigt Ihr Belegschaftsprofil, die Länder, Einheiten, Zahlungsfrequenzen, Arbeitnehmertypen und die aktuelle Einrichtung der Lohnabrechnung. Ohne diesen Kontext können Vorschläge auf Annahmen beruhen, bei denen lokale Anforderungen, Integrationen oder Übergangsarbeiten unberücksichtigt bleiben. Stellen Sie eine prägnante Geschäftsübersicht, eine Länderliste, Mitarbeiterzahlen und Projektziele bereit.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Ein nicht festgelegtes Budget kann zu Angeboten führen, die sich in Umfang, Preismodell und enthaltenen Leistungen stark unterscheiden. Bitten Sie Anbieter, Implementierungsgebühren, wiederkehrende Kosten, Gebühren pro Mitarbeiter, länderspezifische Gebühren, optionale Leistungen und Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs getrennt auszuweisen. Geben Sie nach Möglichkeit Ihre erwartete Budgetspanne oder Beschaffungsgrenzen an.

Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Unklare Anforderungen führen dazu, dass Anbieter Anforderungen an Lohnabrechnung, Steuern, Datenschutz und arbeitsrechtliche Verpflichtungen unterschiedlich interpretieren. Dadurch können Lücken zwischen den Erwartungen Ihres Teams und dem entstehen, was der Vertrag abdeckt. Verwenden Sie eine klare Sprache, definieren Sie technische Begriffe und beschreiben Sie die erforderlichen Ergebnisse, die lokale Abdeckung, Integrationen und Zuständigkeiten für die Leistungserbringung.

Keine Bewertungskriterien mitgeteilt

Wenn Anbieter nicht wissen, wie Sie Angebote bewerten werden, konzentrieren sie sich möglicherweise auf unterschiedliche Funktionen, Preismodelle oder Aussagen zu ihren Leistungen. Ihr Team muss dann uneinheitliche Informationen vergleichen und bewertet möglicherweise die Qualität der Präsentation zu hoch.

Teilen Sie gewichtete Kriterien für Länderabdeckung, Unterstützung bei der Compliance, Implementierung, Technologie, Servicelevel, Sicherheit und Gesamtkosten mit.

Kein Standardformat für Anbieterantworten

Ohne Antwortvorlage kann jeder Anbieter Preise, Annahmen und Leistungsdetails anders strukturieren. Dadurch wird es schwieriger, Ausschlüsse zu erkennen, die Länderabdeckung zu vergleichen und zu bestätigen, dass jede Anforderung berücksichtigt wurde.

Geben Sie ein verbindliches Format mit nummerierten Fragen, Preistabellen, Implementierungsmeilensteinen, Annahmen und ergänzenden Dokumenten vor.

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Stellen Sie Ihr Team für die Ausschreibung globaler Lohnabrechnungsdienstleistungen zusammen

Ein funktionsübergreifendes Team bringt operative, finanzielle, rechtliche und mitarbeiterbezogene Perspektiven in die Ausschreibung ein. Diese gemeinsame Mitwirkung hilft Ihnen, klare Anforderungen zu definieren und Lücken zu erkennen, bevor Anbieter Angebote einreichen.

Beziehen Sie diese Rollen und Gruppen von Anfang an ein:

Projektsponsor

Der Projektsponsor kann Ihr Personalvorstand, Finanzdirektor oder Leiter des HR-Betriebs sein. Er legt die Ziele des Projekts fest, trifft wichtige Entscheidungen, sichert die interne Unterstützung und bestätigt, dass die abschließende Empfehlung zu den organisatorischen Prioritäten passt.

Funktionale Experten

Beziehen Sie Lohnabrechnungsmanager, Spezialisten für den HR-Betrieb, Finanzcontroller, Rechtsberater, Verantwortliche für Compliance und IT-Sicherheitsspezialisten ein. Sie definieren länderspezifische Anforderungen an die Lohnabrechnung, Datenkontrollen, Integrationen, Berichtserfordernisse und Compliance-Erwartungen.

Beschaffungsmanager oder Verfasser der Ausschreibung

Zu dieser Gruppe können Beschaffungsmanager, Beschaffungsspezialisten, Vertragsmanager oder Mitglieder des HR-Teams mit Erfahrung in der Anbieterauswahl gehören. Sie strukturieren die Ausschreibung, vereinheitlichen die Fragen an die Anbieter, verwalten Zeitpläne, koordinieren die Kommunikation und überwachen eine faire Bewertung der Angebote.

Endnutzer und Anspruchsgruppen

Beziehen Sie Lohnbuchhalter, HR-Geschäftspartner, Finanzanalysten, Mitarbeiter und Führungskräfte ein, die auf Lohnabrechnungsinformationen angewiesen sind. Sie können tägliche Arbeitsabläufe, Berichtserfordernisse, Erwartungen an die Unterstützung der Mitarbeiter und Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit beschreiben, die technische Anforderungen möglicherweise nicht abdecken.

Definieren Sie unverzichtbare Anforderungen und Ziele

Definieren Sie, was Ihre neue Lohnabrechnungslösung leisten muss, bevor Sie Anbieter um Angebote bitten. Klare Problempunkte, Ziele und unverhandelbare Anforderungen helfen Anbietern, auf dieselben Erwartungen zu reagieren, und zeigen, worin sich die Angebote unterscheiden.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihrer Anforderungen diese Bereiche:

• Aktuelle Problempunkte: Beschreiben Sie konkrete Probleme in Ihrem bestehenden Lohnabrechnungsprozess, wie wiederholte manuelle Dateneingaben, verspätete Einreichungen in einzelnen Ländern oder eingeschränkte Berichtsmöglichkeiten. Erläutern Sie, wie häufig jedes Problem auftritt und welche Teams oder Mitarbeitergruppen davon betroffen sind.

• Verbesserungen und Ergebnisse: Nennen Sie die erwarteten Veränderungen, wie weniger Korrekturen bei der Lohnabrechnung, schnellere Genehmigungszyklen oder eine einheitliche Einhaltung der Zahltage in allen Ländern. Definieren Sie messbare Ergebnisse, beispielsweise die Verringerung von Zahlungen außerhalb des regulären Abrechnungslaufs oder die Fertigstellung von Lohnabrechnungsberichten innerhalb eines festgelegten Zeitraums.

• Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Definieren Sie die länderübergreifend benötigten Funktionen für die Lohnabrechnungsverwaltung, einschließlich lokaler Berechnungen, gesetzlicher Einreichungen, Prüfpfade, rollenbasierter Zugriffsrechte und Datensicherheitskontrollen. Geben Sie die erforderlichen Integrationen mit Ihrem HRIS, ERP und Ihren Finanzsystemen sowie die Erwartungen an Datenschutz, Aufbewahrung von Aufzeichnungen und länderspezifische Compliance vor.

• Benutzer und Arbeitsabläufe: Identifizieren Sie alle Personen, die mit der globalen Lohnabrechnungslösung arbeiten werden, einschließlich Lohnabrechnungsadministratoren, HR-Teams, Finanzprüfern, Führungskräften und Mitarbeitern in verschiedenen Ländern. Dokumentieren Sie Arbeitsabläufe wie die Einrichtung neuer Mitarbeiter, Genehmigungen der Lohnabrechnung, Zahlungen außerhalb des regulären Abrechnungslaufs, den Zugriff der Mitarbeiter auf Gehaltsabrechnungen und die konsolidierte Berichterstattung über mehrere Einheiten hinweg.

• Bereitstellungspräferenzen: Erläutern Sie, ob Sie eine verwaltete globale Lohnabrechnung, Lohnabrechnungssoftware, Anbieter im jeweiligen Land, Employer-of-Record-(EOR)-Dienste oder eine Kombination dieser Modelle benötigen. Machen Sie Angaben zu den Erwartungen an schrittweise Ländereinführungen, Migrationen von bestehenden Lohnabrechnungsanbietern, parallele Tests der Lohnabrechnung und Unterstützung bei der ersten produktiven Lohnabrechnung in jedem Markt.

Die Ausschreibung für globale Lohnabrechnungsdienstleistungen verfassen

Sobald Sie Ihre Ziele, Stakeholder, Ihr Belegschaftsprofil und Ihre Bewertungskriterien definiert haben, können Sie diese Vorbereitung in eine gezielte Ausschreibung überführen.

Ein gut strukturiertes Dokument stellt den Anbietern dieselben Informationen zur Verfügung, macht Leistungsausschlüsse und Kosten sichtbar und schafft eine faire Grundlage für den Vergleich von Angeboten. Nehmen Sie die folgenden Abschnitte in Ihre Ausschreibung auf:

1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung

Erklären Sie, warum Sie globale Lohnabrechnungsdienstleistungen suchen und was Ihre Organisation von dem Projekt benötigt. Geben Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Länder, in denen Sie tätig sind, die Beschäftigungsarten und die geplanten Einführungstermine an. Formulieren Sie beispielsweise, dass Sie separate Anbieter in den einzelnen Ländern durch eine Plattform ersetzen möchten, die 2.500 Mitarbeiter in 12 Ländern unterstützt.

2. Leistungsumfang

Beschreiben Sie jede Dienstleistung, die der Anbieter erbringen soll, einschließlich Lohnabrechnungen, Steueranmeldungen, Zahlungen, Berichterstattung und Unterstützung der Mitarbeiter. Legen Sie länderspezifische Verantwortlichkeiten, Zahlungsintervalle, Mitarbeiterkategorien und erforderliche Integrationen fest.

Geben Sie an, ob Sie eine verwaltete Lohnabrechnung, Softwarezugriff, lokale Anbieter oder eine Kombination dieser Dienstleistungen erwarten.

3. Technische Anforderungen

Führen Sie die Systeme und technischen Funktionen auf, die Ihr Lohnabrechnungsdienst unterstützen muss. Berücksichtigen Sie HRIS- und Buchhaltungsintegrationen, Datenimporte, Genehmigungsworkflows, Berichterstattung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Prüfprotokolle und Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter. Nennen Sie praktische Details, etwa die erforderliche API-Verbindung zu Ihrem HRIS und monatliche Lohnabrechnungsdateien für die Finanzabteilung.

4. Qualifikationen des Anbieters

Bitten Sie die Anbieter, ihre Erfahrung mit der Unterstützung von Organisationen zu beschreiben, die hinsichtlich Größe, Branche und geografischer Reichweite mit Ihrer Organisation vergleichbar sind.

Fordern Sie Kundenreferenzen, die Anzahl der Jahre, in denen globale Lohnabrechnungsdienstleistungen angeboten werden, die Länderabdeckung und Einzelheiten zu den lokalen Lohnabrechnungsteams an. Bitten Sie um Beispiele erfolgreicher Implementierungen mit vergleichbaren Mitarbeiterzahlen oder komplexen Vergütungsstrukturen.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Definieren Sie Ihre Erwartungen an Datenschutz, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Aufbewahrung, Reaktion auf Vorfälle und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Bitten Sie die Anbieter, relevante Zertifizierungen, Prüfberichte, Unterauftragsverarbeiter und Standorte der Datenhosting-Infrastruktur vorzulegen.

Wenn Ihre Organisation personenbezogene Daten verarbeitet, die der DSGVO unterliegen, verlangen Sie klare Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Rahmen der DSGVO und zu internationalen Datenübermittlungen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie Ihren bevorzugten Implementierungszeitplan, den Migrationsansatz, die Testanforderungen und die internen Verantwortlichkeiten. Fordern Sie einen detaillierten Plan an, der Datenvalidierung, parallele Lohnabrechnungsläufe, Ländereinführungen, Problemlösung und Unterstützung bei der ersten Lohnabrechnung abdeckt.

Geben Sie an, wer geschult werden muss, beispielsweise Lohnabrechnungsadministratoren, Finanzprüfer, Führungskräfte und Mitarbeiter.

7. Preise und Lizenzierung

Stellen Sie Belegschaftsdaten bereit, anhand derer die Anbieter dieselben Anforderungen bepreisen können, einschließlich Länder, Mitarbeiterzahlen, Zahlungsintervalle und Mitarbeiterarten. Fordern Sie separate Kosten für Implementierung, laufende Dienstleistungen, Gebühren pro Mitarbeiter, Ländergebühren, Integrationen, Support und optionale Funktionen an.

Bitten Sie Anbieter, Annahmen und Kosten außerhalb des Leistungsumfangs zu identifizieren, beispielsweise spezielle Gehaltsabrechnungsläufe oder die Migration historischer Daten.

8. Vertragsbedingungen

Legen Sie Ihre Erwartungen an Vertragslaufzeit, Verlängerungsregeln, Servicelevel, Haftung, Versicherung, Kündigung und Dateneigentum dar. Bitten Sie Anbieter, Servicegutschriften, Preiserhöhungen, Unterstützung beim Übergang und Hilfe bei Beendigung der Dienstleistungen zu erläutern. Nehmen Sie messbare Anforderungen auf, beispielsweise Fristen für die Übermittlung der Gehaltsabrechnung, Antwortzeiten und Korrekturverfahren.

9. Einreichungsanweisungen

Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie und wann sie ihre Angebote einreichen sollen. Fügen Sie das Antwortformat, die Frist für Fragen, den Abgabetermin für Angebote, den Zeitplan für Präsentationen, Dateianforderungen und den Ansprechpartner für die Beschaffung hinzu.

Verlangen Sie von den Anbietern, jede nummerierte Frage zu beantworten, die Preisvorlage auszufüllen, Ausnahmen offenzulegen und Annahmen von bestätigten Verpflichtungen zu trennen.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Definieren Sie die Bewertungskriterien, bevor Anbieter Angebote einreichen, damit Ihr Team dieselben Anforderungen konsistent vergleicht. Klare Kriterien verhindern außerdem, dass eine überzeugende Präsentation oder ein niedriges Erstangebot Lücken bei der Einhaltung von Anforderungen und Ausschlüsse bei den Dienstleistungen überwiegt.

Legen Sie zunächst Ihre Prioritäten fest, weisen Sie Gewichtungen zu und vereinbaren Sie, wie die Prüfer Angebote bewerten:

Was ist am wichtigsten?

Wählen Sie drei bis fünf gewichtete Kategorien aus, die Ihre Projektziele und Prioritäten direkt unterstützen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das in mehrere Länder expandiert, der Länderabdeckung und der Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften mehr Gewicht geben als Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie diese gängigen Kategorien und wählen Sie anschließend nur diejenigen aus, die am wichtigsten sind:

• Länderabdeckung
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften
• Implementierungsplan
• Servicelevel
• Technologie und Integrationen
• Sicherheit und Datenschutz
• Gesamtkosten
• Erfahrung des Anbieters
• Mitarbeiterunterstützung

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Weisen Sie jeder Kategorie eine prozentuale Gewichtung zu und stellen Sie sicher, dass die Summe aller Gewichtungen 100 % beträgt. Sie könnten beispielsweise die Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften mit 30 %, die Länderabdeckung mit 25 %, die Implementierung mit 20 %, die Technologie mit 15 % und die Gesamtkosten mit 10 % gewichten. Passen Sie diese Prozentsätze an Ihre internen Prioritäten an und bewerten Sie anschließend jedes Kriterium anhand einer einheitlichen Skala von 1–5 oder 1–10.

Klären Sie Ihren Bewertungsprozess

Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet, beispielsweise Vertreter aus Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung, IT und Rechtsabteilung. Geben Sie jedem Prüfer dieselbe Bewertungsmatrix, dieselben Definitionen, Angebotsabschnitte und Anweisungen zur Dokumentation der Belege für jede Bewertung.

Setzen Sie vor Beginn der Bewertung ein Kalibrierungstreffen an, damit die Prüfer Bewertungen einheitlich interpretieren, insbesondere bei Kriterien wie Servicequalität und Implementierungsrisiko.

Veröffentlichen Sie die RFP für globale Gehaltsabrechnungsdienstleistungen

Verteilen Sie Ihre RFP für globale Gehaltsabrechnungsdienstleistungen über einen kontrollierten Prozess, damit jeder Anbieter dieselben Informationen und Fristen erhält. Ein klarer Verteilungsplan verschafft Ihrem Team außerdem eine genaue Übersicht über Fragen der Anbieter, Einreichungen und anschließende Maßnahmen. Verwenden Sie diese Schritte, um die RFP fair zu veröffentlichen und die Antworten organisiert zu halten:

Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode

Versenden Sie die RFP über ein zentrales Beschaffungssystem, ein sicheres Portal oder einen kontrollierten E-Mail-Prozess. Mit einem zentralen System kann Ihr Team nachverfolgen, welche Anbieter das Dokument erhalten, Fragen eingereicht und Angebote hochgeladen haben.

Wenn Sie E-Mail verwenden, führen Sie eine Kontaktliste der Anbieter oder richten Sie ein rollenbasiertes Postfach wie payrollrfp@yourcompany.com ein, anstatt sich auf die Adresse eines einzelnen Mitarbeiters zu verlassen.

Legen Sie klare Zeiterwartungen fest

Veröffentlichen Sie den vollständigen Zeitplan in der RFP und wenden Sie für alle teilnehmenden Anbieter dieselben Termine an. Planen Sie ausreichend Zeit ein, damit Anbieter die Länderabdeckung bestätigen, lokale Gehaltsabrechnungsteams konsultieren und Preisannahmen vorbereiten können. Ein Standardzeitplan könnte wie folgt aussehen:

• Datum der Veröffentlichung der RFP: Senden Sie das finale Dokument, die Preisvorlage, die Anforderungen und die Anweisungen zur Einreichung.
• Frist für Fragen und Antworten der Anbieter: Nehmen Sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums schriftliche Fragen entgegen und teilen Sie relevante Antworten anschließend allen Anbietern mit.
• Frist für die endgültige Einreichung: Legen Sie das genaue Datum, die Uhrzeit, die Zeitzone und den Übermittlungsort für vollständige Angebote fest.
• Bewertungs- und Auswahlzeitraum: Erklären Sie, wann Ihr Team die Angebote prüft, Präsentationen durchführt, einen bevorzugten Anbieter auswählt und die Teilnehmer benachrichtigt.

Anforderungen an die Einreichung festlegen

Teilen Sie den Anbietern mit, welche Dateiformate Sie akzeptieren, beispielsweise PDF für das Angebot und ein Tabellenkalkulationsformat für Preistabellen. Geben Sie an, ob sie ihre Unterlagen über ein Beschaffungsportal, einen sicheren Dateiübertragungsdienst oder eine festgelegte E-Mail-Adresse einreichen müssen, und verlangen Sie gegebenenfalls die Verwendung Ihrer Vorlagen oder Formulare.

Geben Sie an, ob verspätete Einreichungen abgelehnt, nur mit schriftlicher Genehmigung akzeptiert oder nach Ermessen Ihres Teams berücksichtigt werden. Bitten Sie die Anbieter, Dateien eindeutig zu kennzeichnen und bestätigte Zusagen, Annahmen, Ausnahmen sowie optionale Leistungen getrennt aufzuführen.

Anbieterantworten bewerten & Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Bewerten Sie die Angebote anhand derselben Anforderungen, Nachweise und Preisannahmen. Ein einheitlicher Prüfprozess hilft Ihrem Team, bestätigte Leistungsmerkmale von Verkaufsbehauptungen, Ausschlüssen und Implementierungsrisiken zu unterscheiden. Gehen Sie bei der Gegenüberstellung der Antworten und der Erstellung einer fundierten engeren Auswahl wie folgt vor:

• Angebotsprüfungen standardisieren: Ordnen Sie jede Antwort unter denselben Überschriften ein, beispielsweise Länderabdeckung, Umfang der Lohnabrechnung, Integrationen, Sicherheit, Implementierung, Support und Preise. Halten Sie die Annahmen und Ausnahmen jedes Anbieters neben der jeweiligen Anforderung fest, damit fehlende Leistungen in umfangreichen Dokumenten nicht übersehen werden.

• Eine Bewertungsmatrix anwenden: Bewerten Sie jedes Angebot anhand gewichteter Kriterien, die vor Beginn der Bewertung vereinbart wurden. Vergeben Sie beispielsweise eine höhere Gewichtung für Unterstützung bei der Compliance und die Länderabdeckung, wenn Sie in mehrere neue Märkte eintreten, und verlangen Sie anschließend von den Prüfern, für jede Bewertung Nachweise aus dem Angebot anzugeben.

• Praxisnahe Demonstrationen planen: Bitten Sie die Anbieter der engeren Auswahl, Arbeitsabläufe zu demonstrieren, die Ihrem Betrieb entsprechen, beispielsweise das Importieren neuer Mitarbeiter, das Genehmigen der Lohnabrechnung, das Verarbeiten einer außerplanmäßigen Zahlung und das Erstellen von Finanzberichten. Beziehen Sie Lohnabrechnungsadministratoren, die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die IT ein, damit jede Gruppe relevante Funktionen testen kann.

• Referenzen von Kunden prüfen: Sprechen Sie mit Kunden, die eine ähnliche Mitarbeiterzahl, ähnliche Länder, Zahlungsintervalle und Mitarbeitertypen haben. Fragen Sie, wie der Anbieter mit verpassten Fristen, Korrekturen der Lohnabrechnung, Markteinführungen in einzelnen Ländern, eskalierten Supportfällen und Änderungen lokaler Anforderungen umgegangen ist.

• Unklare Antworten klären: Senden Sie schriftliche Fragen zu vagen Begriffen, unvollständiger Länderabdeckung, unklarer Zuständigkeit für Leistungen oder als optional gekennzeichneten Gebühren. Bitten Sie die Anbieter zu bestätigen, ob beispielsweise Steuererklärungen, Unterstützung für Mitarbeiter, die Migration historischer Daten und besondere Lohnabrechnungsläufe im vorgeschlagenen Preis enthalten sind.

Anbieter auswählen & benachrichtigen

Wählen Sie den Anbieter mit der insgesamt besten Eignung aus, nicht einfach das niedrigste ursprüngliche Angebot. Bestätigen Sie die Länderabdeckung, die Zuständigkeit für Compliance, die Bereitschaft zur Implementierung, die Servicelevels, die Gesamtkosten und ungelöste Annahmen, bevor Sie Ihre Entscheidung bekannt geben. Führen Sie diese letzten Schritte durch, um von der Angebotsprüfung zur Vertragsunterzeichnung überzugehen:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Kontaktieren Sie jeden Anbieter unmittelbar nach Ihrer Entscheidung mit klaren und respektvollen Nachrichten. Teilen Sie dem ausgewählten Anbieter mit, wie es weitergeht, und geben Sie nicht ausgewählten Anbietern, sofern Ihre Beschaffungsregeln dies zulassen, kurzes Feedback, beispielsweise zu einer schwächeren Länderabdeckung oder höheren Implementierungskosten.

Eine zeitnahe Kommunikation schützt die Beziehungen zu Lieferanten und verhindert Unsicherheit, während die internen Genehmigungen fortgesetzt werden.

Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten

Verhandeln Sie vor der Unterzeichnung über die Punkte, die die Leistungserbringung, das Risiko oder die Gesamtkosten verändern könnten. Prüfen Sie Implementierungsgebühren, Gebühren pro Mitarbeiter, jährliche Erhöhungen, länderspezifische Leistungen, Servicelevels, Verfahren zur Korrektur der Lohnabrechnung, Haftung, Datenübertragungen, Unterstützung bei der Beendigung und Support für besondere Lohnabrechnungsläufe.

Bestätigen Sie beispielsweise, ob die Migration historischer Daten und die Unterstützung bei der ersten Lohnabrechnung enthalten sind oder separat berechnet werden.

Vor der Unterzeichnung interne Abstimmung sicherstellen

Holen Sie die Genehmigung der Stakeholder ein, die für Budget, Lohnabrechnungsprozesse, Sicherheit, rechtliche Risiken und Beschaffungsrichtlinien zuständig sind.

Ihr Finanzteam sollte das Gesamtkostenmodell bestätigen, die IT sollte Integrationen und Datenkontrollen genehmigen, und die Rechtsabteilung sollte Haftungs-, Datenschutz-, Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen prüfen. Dokumentieren Sie diese Genehmigungen und klären Sie offene Ausnahmen, bevor jemand unterschreibt.

Die besten globalen Gehaltsabrechnungsdienste, die Sie in Betracht ziehen sollten

Verwenden Sie diese Liste als Ausgangspunkt für eine faktenbasierte Anbieterrecherche und bewerten Sie anschließend jede Option anhand Ihrer Länder, Ihres Belegschaftsprofils und der Anforderungen Ihrer Ausschreibung:

• ADP.
• CloudPay.
• Deel.
• Papaya Global.
• Remote.
• Rippling.
• TMF Group.

Sie sind bereit, einen globalen Anbieter für die Gehaltsabrechnung auszuwählen

Sobald Ihre Ausschreibung abgeschlossen ist, besteht der nächste Schritt darin, den richtigen langfristigen Partner auszuwählen. Unser Leitfaden zur Auswahl eines globalen Anbieters für die Gehaltsabrechnung führt Sie durch die wichtigsten Überlegungen – von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Integrationen bis hin zur Erstellung einer Geschäftsbegründung und der Verhandlung eines Vertrags.