Implementierung von Lohnabrechnungssoftware: Der ultimative Leitfaden

Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens entspricht und relevante Vorschriften eingehalten werden:

• Planung
• Erfassung und Sortierung von Mitarbeiterdaten
• Systemkonfiguration 
• Tests
• Einführung
• Überwachung und Anpassung.

Implementierung von Lohnabrechnungssoftware: 10-Schritte-Prozess

So unterteile und durchlaufe ich genau die 10 Phasen der Implementierung von Lohnabrechnungssoftware:

1. Projektplanung und Abstimmung mit den Beteiligten

Beginnen Sie damit, Verantwortliche für die Bereiche Lohnabrechnung, HR, IT und Finanzen zu benennen, und planen Sie anschließend rückwärts von Ihrem Go-live-Termin. Erfassen Sie die wichtigsten Meilensteine, Genehmigungen und Abhängigkeiten, damit Entscheidungen später nicht ins Stocken geraten.

Dokumentieren Sie, wie die Lohnabrechnung derzeit funktioniert, insbesondere Zeiterfassung, Integrationen, Schulungen und alle neuen Funktionen der Lohnabrechnungssoftware, die IT-Unterstützung benötigen. Achten Sie besonders auf:

• Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme, die weiterhin verbunden bleiben müssen
• Rollen oder Verantwortlichkeiten, die sich ändern werden
• Wer geschult werden muss und wer die Schulung durchführen wird
• IT-Anforderungen für neue Funktionen der Lohnabrechnungssoftware, etwa den Self-Service für Mitarbeitende
• Bestehende Arbeitsabläufe oder Integrationen, die während der Umstellung betriebsbereit bleiben müssen

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, bestätigen Sie, dass Sie die passende Lohnabrechnungssoftware und den richtigen Typ von Lohnabrechnungssoftware ausgewählt haben. Für Teams in mehreren Ländern lohnt es sich außerdem, Alternativen zum Aufbau einer globalen Lohnabrechnung im eigenen Unternehmen zu vergleichen.

Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Planung

“Führen Sie bei der Einführung eines neuen Systems nicht einfach eine unveränderte Übernahme durch. Nehmen Sie sich Zeit, zu prüfen, was funktioniert, Prozesse zu bereinigen und Arbeitsabläufe zu verbessern, bevor Sie auf die neue Plattform migrieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Behalten Sie diese Punkte im Hinterkopf:

• Rollen klar dokumentieren: Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten schriftlich festgehalten und abgestimmt sind.

• Fristen für Entscheidungen festlegen: Legen Sie verbindliche Termine für wichtige Genehmigungen und Eskalationen fest.

• Abhängigkeiten abbilden: Heben Sie alle Verbindungen zwischen Ergebnissen hervor, damit Teams keine kritischen Zusammenhänge übersehen.

• Besprechungszusammenfassungen teilen: Verteilen Sie nach jeder Planungssitzung kurze Notizen und Aufgaben.
• Endnutzer frühzeitig einbeziehen: Laden Sie einen Vertreter aus der Lohnbuchhaltung oder dem Personalwesen ein, um die Details des Arbeitsalltags zu überprüfen.

2. Mitarbeiterdaten erfassen und bereinigen

Genaue Mitarbeiterdaten sind entscheidend für einen erfolgreichen Lohnabrechnungszyklus und machen diesen Schritt zu einem wichtigen Teil des Implementierungsprozesses.

• Informationen erfassen: Verwenden Sie ein zentrales Tool oder eine Tabelle, um alle Mitarbeiterdaten zusammenzutragen. Stellen Sie dabei sicher, dass persönliche Angaben, Gehaltsinformationen, Steuerdaten und Leistungen enthalten sind. So verfügen Sie über eine zentrale und verlässliche Datenquelle.
• Duplikate entfernen: Tools oder Skripte zur Deduplizierung von Daten helfen Ihnen, doppelte Einträge zu identifizieren und zu entfernen. Dieser Schritt verhindert Fehler bei der Lohnabrechnung und gewährleistet die Datenintegrität.
• Richtigkeit überprüfen: Führen Sie Überprüfungssitzungen mit Teamleitern oder Abteilungsleitern durch, um Fehler zu minimieren.
• Daten formatieren: Bereiten Sie Ihre Daten mithilfe der vom Softwareanbieter bereitgestellten Vorlagen vor, um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten.

Verwenden Sie diese Tabelle, um Datenprobleme zu erkennen, die bei der Implementierung von Lohnabrechnungssoftware häufig Schwierigkeiten verursachen, bevor die Migration überhaupt beginnt:

Datentyp	Häufige Fehlerquelle	Schnelle Lösung
Mitarbeiterstatus	Beendete Datensätze noch aktiv	Geschlossene Datensätze abgleichen und deaktivieren
Gehaltsdaten	Veraltete Angaben zu Stunden- oder Gehaltssätzen	Mit den zentralen Personaldatensätzen abgleichen
Steuer- und Leistungscodes	Falsche oder fehlende Codes	Alle Codes den aktuellen Vorschriften zuordnen
Bankverbindungen	Veraltete oder doppelte Kontoinformationen	Direkt bei den Mitarbeitern bestätigen
Historische Gehaltsdaten	Unvollständige oder nicht übereinstimmende Zeiträume	Mit den Prüfungen der Vorjahre abstimmen

3. Systemeinrichtung

Die Implementierung einer Softwarelösung wird umso komplizierter, je größer Ihr Unternehmen ist. Dies sind die grundlegenden Schritte, die Sie durchführen werden:

• Software installieren: Befolgen Sie den Installationsleitfaden des Anbieters oder bitten Sie einen Mitarbeiter des Kundenerfolgsteams um Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass alle Installationsschritte abgeschlossen sind, um Einrichtungsprobleme zu vermeiden.
• Einstellungen konfigurieren: Geben Sie Unternehmensdaten, Abrechnungszeiträume, Steuerregeln und Leistungen sorgfältig ein. Überprüfen Sie jede Einstellung, um die Einhaltung organisatorischer und gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
• Systeme verbinden: Nutzen Sie die integrierten Funktionen zur Integration der Lohnabrechnung, um die Software mit Ihren Systemen für Personalwesen, Buchhaltung und Zeiterfassung zu verknüpfen. Dadurch entsteht ein nahtloser Datenfluss, der manuelle Eingaben und potenzielle Fehler reduziert.

Häufige Konfigurationsfehler

• Unvollständige Abrechnungsgruppen: Überprüfen Sie, ob Abrechnungshäufigkeiten und -gruppen Ihren Richtlinien entsprechen und nicht lediglich aus früheren Einstellungen übernommen wurden.

• Falsche Vergütungscodes: Stellen Sie sicher, dass jede Vergütungsart – etwa Überstunden, Boni oder Schichtzulagen – einem eindeutig definierten Code zugeordnet ist.

• Fehlende Abzüge oder Leistungen: Bestätigen Sie, dass alle wiederkehrenden Abzüge und Leistungsbeiträge den aktuellen Regeln und den Entscheidungen der Mitarbeiter entsprechen.

• Lücken bei Steuerregeln: Überprüfen Sie, ob standortbezogene Steuercodes und Befreiungen mit den Adressen der Mitarbeiter und den Vertragsarten übereinstimmen.

• Nicht behandelte Ausnahmen: Testen Sie Sonderfälle wie Mitarbeiter mit mehreren Rollen, variablen Vergütungssätzen oder nicht standardmäßigen Arbeitszeiten, bevor Sie fortfahren.

4. Das System testen

Bevor Sie vollständig auf Ihr neues Lohnabrechnungssystem setzen, müssen Sie dessen Funktionen nach der Einrichtung testen. Dies ist im Allgemeinen ein Prozess in vier Schritten.

• Testabrechnungen durchführen: Führen Sie mehrere Testabrechnungsläufe mit unterschiedlichen Mitarbeiterdaten durch, um sicherzustellen, dass Berechnungen und Prozesse korrekt sind. So können Probleme erkannt und behoben werden, bevor das System live geschaltet wird.
• Berichte prüfen: Erstellen und überprüfen Sie Vergütungsberichte, um sicherzustellen, dass sie genaue und vollständige Informationen enthalten. Stellen Sie sicher, dass diese Berichte Ihren organisatorischen Anforderungen entsprechen.
• Probleme beheben: Beheben Sie alle während des Tests festgestellten Probleme oder Abweichungen und wiederholen Sie die vorherigen Schritte, um sicherzustellen, dass die Probleme behoben wurden.
• Einstellungen optimieren: Passen Sie die Konfigurationen auf Grundlage der Testergebnisse an, um Systemleistung und Genauigkeit zu optimieren. Dieser Schritt hilft dabei, das System an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

Sonderfälle mit Unterstützung von Produktspezialisten lösen

“Die Einführung eines Tools kann schwierig sein, da Anbieter die Datenmigration absichtlich erschweren. Die Zusammenarbeit mit Produktspezialisten – nicht nur mit Vertriebsmitarbeitern – hilft dabei, besondere Anwendungsfälle während der Implementierung zu berücksichtigen.” ~Sarah Chang, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

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5. Schulung und Dokumentation für Mitarbeitende

Okay, Sie sind eingerichtet und startklar – nur noch eine letzte Sache. Damit Ihre Lohnabrechnungssoftware effektiv eingesetzt werden kann, müssen Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie sie bedienen.

Schulen Sie Ihr Lohnabrechnungsteam vor der Inbetriebnahme, nicht erst währenddessen. Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person und alle Mitarbeitenden, die Lohnabrechnungen durchführen oder genehmigen, sollten praktische Einweisungen in einer Testumgebung absolvieren (nicht nur eine Demonstration). Es macht einen wesentlichen Unterschied, ob man jemandem bei der Durchführung eines Abrechnungslaufs zusieht oder ihn selbst durchführt.

• Halten Sie die Dokumentation einfach und rollenbezogen: Eine einseitige Kurzanleitung für die Durchführung der Lohnabrechnung ist nützlicher als ein 40-seitiges Systemhandbuch, das niemand liest.
• Richten Sie die Anleitung an Ihrer tatsächlichen Konfiguration aus: an Ihren Abrechnungsgruppen, Ihren Verdienstarten und Ihrem Integrationszeitplan. Wenn Ihr Team unterjährig eine neue für die Lohnabrechnung zuständige Person einarbeiten muss, wird diese Dokumentation entscheidend.
  
  Tipp: Schließen Sie diese Phase erst ab, wenn jede Person, die mit der Lohnabrechnung arbeitet, ihre zentralen Aufgaben selbstständig erledigen kann und weiß, wohin sie sich wenden muss, wenn etwas nicht richtig aussieht.

• Anleitungen erstellen: Erstellen Sie ausführliche Benutzerhandbücher und Kurzanleitungen und nutzen Sie, sofern verfügbar, die Ressourcen des Anbieters.
• Schulungssitzungen vorbereiten: Planen und terminieren Sie auf die verschiedenen Benutzergruppen zugeschnittene Schulungen zur Lohnabrechnungssoftware, beispielsweise für die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die allgemeinen Mitarbeitenden, um auf deren spezifische Bedürfnisse und Anliegen einzugehen.
• Sitzungen planen: Führen Sie die Schulungen durch, bevor die Software in Betrieb genommen wird, damit sich die Benutzer mit dem neuen System vertraut machen können.
• Unterstützung anbieten: Bieten Sie fortlaufende Unterstützung durch Benutzerhandbücher, FAQs und einen eigenen Helpdesk an.

6. Interne Akzeptanz fördern

Zusätzlich zur Schulungsphase kann es hilfreich sein, bewährte Strategien einzusetzen, um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Benutzer proaktiv zu fördern, da ein gewisser Widerstand normalerweise zu erwarten ist. Hier sind mehrere Strategien, die Ihnen den reibungsloseren Übergang zum neuen Lohnabrechnungssystem erleichtern können:

• Change-Botschafter: Identifizieren und befähigen Sie Vorreiter oder Teamleiter, als „Change-Botschafter“ zu fungieren und ihre Kollegen während des Übergangs zu unterstützen.
• Kommunikationspläne: Kommunizieren Sie klar die Vorteile der Lohnabrechnungssoftware, die Zeitpläne für die Implementierung und die verfügbaren Unterstützungsangebote für die Mitarbeitenden.
• Feedbackmöglichkeiten: Richten Sie Kanäle (wie Umfragen oder Frage-und-Antwort-Sitzungen) ein, über die Mitarbeitende Feedback geben und Fragen stellen können, damit ihre Stimmen gehört und ihre Anliegen berücksichtigt werden.
• Anerkennung und Anreize: Würdigen und belohnen Sie Teams oder Einzelpersonen, die sich aktiv mit dem neuen System auseinandersetzen, und fördern Sie so eine positive Akzeptanzkultur.

Erstelle Vorreiter für Veränderungen

“Eine der besten Möglichkeiten, die Akzeptanz zu fördern, besteht darin, ein Netzwerk von ‚Vorreitern für Veränderungen‘ zu schaffen, die innerhalb der Organisation Einfluss haben. Beziehe deine Vorreiter während des gesamten Einführungsprozesses ein, damit sie die Veränderungen zunächst selbst akzeptieren. Das erleichtert die Kommunikation und fördert eine weitere Akzeptanz.” ~Kyle Berry, leitender Berater bei Sendero Consulting

7. Inbetriebnahme

Nun ist es endlich an der Zeit, deine Lohnabrechnungssoftware einzusetzen und den Nutzen aus der von dir gewählten Lösung zu ziehen. Dafür musst du nur einige einfache Schritte befolgen.

• Einrichtung überprüfen: Führe eine abschließende Überprüfung aller Konfigurationen und Einstellungen durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist. Dadurch lassen sich Probleme in letzter Minute vermeiden.
• Daten überprüfen: Überprüfe vor dem ersten produktiven Abrechnungslauf noch einmal, ob alle Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell sind.
• Erste Lohnabrechnung durchführen: Verarbeite die erste Lohnabrechnung mit dem neuen System und überwache die Ergebnisse sorgfältig, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
• Genau überwachen: Behalte die ersten Abrechnungsläufe genau im Blick und behebe auftretende Probleme umgehend. Eine Checkliste für die Lohnabrechnung kann dabei helfen, jeden erforderlichen Schritt abzudecken, während du auf das neue System umstellst.

8. Nach der Implementierung

Sobald dein System in Betrieb ist, geht es im Wesentlichen darum, auf Aktualisierungen der Software zu achten, kleinere Probleme zu beheben, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln, und sicherzustellen, dass dein Team sie möglichst effektiv nutzt.

• Laufenden Support bereitstellen: Richte ein Unterstützungssystem ein, das bei Problemen hilft, die nach der Implementierung auftreten.
• Feedback sammeln: Hole regelmäßig Feedback von den Nutzern ein, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und auf bestehende Anliegen einzugehen. So lassen sich das System und die Prozesse weiter optimieren.
• Software aktualisieren: Halte die Lohnabrechnungssoftware mit den neuesten Versionen und Aktualisierungen aktuell. Dadurch profitierst du von den neuesten Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsaktualisierungen.

Nutze Daten, um den ROI nach der Implementierung nachzuweisen

“Kennzahlen wie Nutzungsraten, die bei wiederkehrenden Aufgaben eingesparte Zeit und die Verringerung von Fehlern helfen dabei, den ROI nachzuweisen. Sammle Feedback durch Umfragen und beobachte die Entwicklung der Akzeptanz im Zeitverlauf.” ~Kristine Williams, Beraterin für die Implementierung von HCM-Systemen

Die besten Lohnabrechnungslösungen zur Auswahl

Hier ist meine Auswahl der besten Lösungen für Lohnabrechnungssoftware:

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1. 1. Deel Payroll — Am besten für automatisierte länderübergreifende Lohnabrechnung
2. 2. Justworks — Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnsteuerzahlungen
3. 3. Paylocity — Am besten geeignet für wachsende mittelgroße oder große Unternehmen
4. 4. Gusto — Am besten mit automatisierter Steuererklärung
5. 5. RemoFirst — Am besten für mehrere Länder und Währungen geeignet
6. 6. Paycor — Ideal für die Vorausplanung von Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklen
7. 7. TriNet — Am besten geeignet für kombinierte Lohn- und HR-Unterstützung
8. 8. Homebase — Am besten geeignet für mobile, stundenbasierte Teams
9. 9. RUN Powered by ADP® — Am besten für kleine Unternehmen
10. 10. OnPay — Ideal für die Einbindung von Trinkgeldern und Provisionen

Vorteile der Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware

Die effektive Implementierung einer HR-Software mit Lohnabrechnung ist wichtig und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

1. Effizienz und Zeitersparnis:

• Automatisierte Prozesse: Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele zeitaufwendige Aufgaben wie die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Boni und einbehaltenen Steuern und reduziert dadurch die für die manuelle Bearbeitung benötigte Zeit erheblich.
• Schnelle Berechnungen: Sie kann komplexe Berechnungen schnell durchführen und stellt so sicher, dass die Lohnabrechnung korrekt und pünktlich erfolgt.

2. Genauigkeit:

• Weniger Fehler: Automatisierung minimiert das Risiko menschlicher Fehler, die bei manuellen Berechnungen auftreten können, beispielsweise falsche Steuerabzüge oder nicht berücksichtigte Abzüge.
• Regelmäßige Aktualisierungen: Die Lohnabrechnungssoftware wird regelmäßig aktualisiert, um Änderungen an Steuergesetzen und -vorschriften zu berücksichtigen und so die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit zu gewährleisten.

3. Einhaltung von Vorschriften:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Lohnabrechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung bundesweiter, bundesstaatlicher und lokaler Steuervorschriften, indem sie automatisch die neuesten Steuersätze und Regeln anwendet.
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Sie führt genaue Aufzeichnungen über alle Lohnabrechnungstransaktionen, die für Prüfungen und die Einhaltung der Vorschriften bei der Lohnabrechnung unerlässlich sind.

4. Kosteneinsparungen:

• Niedrigere Betriebskosten: Durch die Optimierung von Lohnabrechnungsprozessen und die Verringerung des Bedarfs an umfangreichen manuellen Eingriffen können Unternehmen Arbeitskosten einsparen.
• Fehlerreduzierung: Die Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung kann kostspielige Bußgelder und Strafen verhindern, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften oder einer fehlerhaften Lohnabrechnung verbunden sind.

Bereinigen Sie Ihre Daten und Prozesse

“Bei der Implementierung geht es nicht nur um die Migration von Daten, sondern auch um die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu bereinigen und zu verbessern. Nehmen Sie sich die Zeit, Schwachstellen zu identifizieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

Bewährte Vorgehensweisen für die Implementierung von Lohnabrechnungssoftware

Die Implementierung einer neuen Lohnabrechnungssoftware kann im Verlauf des Prozesses viele Beteiligte einbeziehen. Die Befolgung dieser Best Practices kann dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten.

1. Umfassende Planung

Klare Ziele definieren

Verstehen Sie, was Sie mit der neuen Software erreichen möchten (z. B. Effizienz, Einhaltung von Vorschriften, Genauigkeit).

Wichtige Beteiligte einbeziehen

Beziehen Sie die Personalabteilung, die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und andere relevante Beteiligte frühzeitig in den Planungsprozess ein. Um die Veränderung effektiv zu steuern, verwenden Sie den ADKAR-Ansatz, der für Bewusstsein, Wunsch, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung steht.

2. Umfassende Tests

Parallele Lohnabrechnungen durchführen

Führen Sie parallele Lohnabrechnungen mit Ihrem alten und neuen System durch, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.

Tests paralleler Lohnabrechnungen sind entscheidend

“Wenn die Lohnabrechnung Bestandteil Ihrer Einführung ist, sollten Sie unbedingt Zeit für Tests paralleler Lohnabrechnungen und die Behebung von Abweichungen einplanen.” ~Kyle Berry, leitender Berater bei Sendero Consulting

Verschiedene Szenarien testen

Testen Sie verschiedene Szenarien, einschließlich unterschiedlicher Lohnsätze, Abzüge und Steuersituationen.

3. Klare Kommunikation

Informieren Sie alle Mitarbeitenden über das neue System, die Gründe für die Änderung und die damit verbundenen Vorteile.

Halten Sie alle über den Fortschritt der Implementierung und wichtige Meilensteine auf dem Laufenden.

Klar und häufig kommunizieren

“Eine effektive Dokumentation und klare Kommunikation sind entscheidend. Halten Sie alle Beteiligten informiert und auf die Ziele des Projekts ausgerichtet, um Verzögerungen und Missverständnisse während der Implementierung zu vermeiden.” ~Kristine Williams, HCM-Implementierungsberaterin

4. Leistungsfähiges Unterstützungssystem

Richten Sie ein eigenes Unterstützungsteam ein, das während und nach der Implementierung Fragen und Probleme bearbeitet.

5. Überwachen und überprüfen

Führen Sie nach den ersten Gehaltsabrechnungszyklen eine gründliche Überprüfung durch, um Probleme zu erkennen und zu beheben.

Überprüfen und aktualisieren Sie das System und die Prozesse regelmäßig, um eine dauerhafte Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

6. Alles dokumentieren

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Konfigurationen, Prozesse und Änderungen, die während der Implementierung vorgenommen wurden.

7. Einbindung der Mitarbeitenden

Sammeln Sie Rückmeldungen von den Mitarbeitenden zu ihren Erfahrungen mit dem neuen System und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.

Gehen Sie auf alle von den Mitarbeitenden geäußerten Bedenken oder Probleme umgehend und effektiv ein.

Es gibt zahlreiche Geschichten über gescheiterte Implementierungen, eine besonders berüchtigte ist die Katastrophe bei der Implementierung des Phoenix-Gehaltsabrechnungssystems der kanadischen Bundesregierung im Jahr 2018, die das Land inzwischen mehr als $5.1 billion dollars gekostet hat – au weia! Wenn Sie jedoch diese Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie diese Fallstricke vermeiden.

Bereit, ein Gehaltsabrechnungssystem aufzubauen, das wirklich nahtlos funktioniert?

Sobald Ihre Implementierung stabil läuft, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungssystem nahtlos mit dem Rest Ihrer HR-Technologieumgebung verbunden ist – informieren Sie sich über globale Integrationen der Gehaltsabrechnung, um zu verstehen, wie Sie die Gehaltsabrechnung mit Ihrem HRIS, Ihrer Zeiterfassung und Ihren Werkzeugen für Zusatzleistungen synchronisieren, ohne neue Datenprobleme zu verursachen.