Einzelgespräche: Umfassender Leitfaden + Vorlage

Was sind Einzelgespräche?

Ein Einzelgespräch ist ein regelmäßiges, geplantes Gespräch zwischen einer Führungskraft und einem einzelnen Teammitglied, das normalerweise wöchentlich oder zweiwöchentlich stattfindet.

Diese Gespräche sind auf offene Kommunikation ausgelegt und ermöglichen es Teammitgliedern, ihre Leistung zu besprechen, Fragen zu stellen, Rat einzuholen, Feedback zu geben und Bedenken anzusprechen. Der Einsatz von Software für Einzelgespräche kann diesen Prozess effizienter gestalten (Sie können diese Vorteile auch mit Software zur Sitzungsverwaltung nutzen).

Außerdem bietet es Führungskräften die Möglichkeit, individuelle Unterstützung zu leisten, Feedback zu geben und sich auf Ziele abzustimmen.

Profi-Tipp: Jenni Catron

In den meisten Geschäftssituationen sind wöchentliche oder zweiwöchentliche Gespräche ideal. Weniger als zweimal im Monat ist normalerweise nicht effektiv genug, um die Kommunikation, Verbindung und Unterstützung durch Coaching zu fördern, die ein Einzelgespräch bieten sollte.—Jenni Catron, Gründerin und CEO von The 4Sight Group.

Vorteile von Einzelgesprächen

Einzelgespräche sind wichtige Instrumente im Werkzeugkasten der Mitarbeiterführung, da sie eine Plattform für offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Teammitgliedern bieten.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

1. Beziehungen stärken: Regelmäßige Gespräche fördern den Kontakt und schaffen Vertrauen, sodass sich Teammitglieder gehört und wertgeschätzt fühlen.
2. Erwartungen klären: Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden können sich auf Ziele abstimmen, Prioritäten besprechen und Klarheit über Aufgaben und Erwartungen schaffen.
3. Individuelle Unterstützung: Diese Gespräche ermöglichen es Führungskräften, maßgeschneidertes Feedback zu geben, Herausforderungen anzusprechen und die Entwicklung entsprechend den individuellen Bedürfnissen zu unterstützen.
4. Feedback von Mitarbeitenden fördern: Mitarbeitende haben einen geschützten Raum, um Bedenken zu äußern, Vorschläge zu machen und Unterstützung zu erfragen. Sie gehören zu meinen bevorzugten Instrumenten, um Feedback von Mitarbeitenden einzuholen.
5. Verantwortlichkeit fördern: Regelmäßige Aktualisierungen helfen beiden Seiten, für Ziele verantwortlich zu bleiben und Zusagen einzuhalten, wodurch die Leistung verbessert wird.

Insgesamt tragen effektive Einzelgespräche zu höherem Engagement, kontinuierlichem Leistungsmanagement und einer positiveren, unterstützenden Arbeitsplatzkultur bei. 

Sie sind besonders wichtig für die Führung von Remote-Teams, bei denen es schwieriger ist, die Situation der Teammitglieder einzuschätzen.

Wer ist für das Einzelgespräch verantwortlich?

Das direkt unterstellte Teammitglied sollte in erster Linie die Tagesordnung für ein Einzelgespräch festlegen. Dadurch erhält es Raum, eigene Bedürfnisse, Ziele und alle Herausforderungen anzusprechen, die es besprechen möchte, sodass das Gespräch stärker auf seine Entwicklung und sein Engagement ausgerichtet ist. 

Wenn das Teammitglied die Tagesordnung festlegt, wird es dazu befähigt, Verantwortung für die eigene Entwicklung zu übernehmen, und es wird sichergestellt, dass das Gespräch auf seine Prioritäten zugeschnitten ist.

Führungskräfte sollten jedoch ebenfalls zur Tagesordnung beitragen, insbesondere bei Leistungsupdates, der Abstimmung mit den Teamzielen oder beim Feedback. 

Ein ausgewogener Ansatz könnte darin bestehen, dass das direkt unterstellte Teammitglied im Voraus einen Entwurf der Tagesordnung sendet und die Führungskraft weitere Punkte ergänzt, die sie besprechen möchte. 

Dadurch ist das Gespräch sowohl produktiv als auch auf die Ziele der Organisation ausgerichtet, während die Entwicklung und die Anliegen des direkt unterstellten Teammitglieds Priorität erhalten.

Profi-Tipp: Jenni Catron

Klären Sie Ihre Erwartungen, versuchen Sie, die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen, und vereinbaren Sie dann gemeinsam, wie Sie dieses Gespräch nutzen werden. Bei meinem Team kläre ich beispielsweise, dass der Zweck des Einzelgesprächs mit mir darin besteht, ihnen konzentrierte Zeit zur Unterstützung bei ihrer Arbeit zu bieten. Sie können erwarten, dass ich während des Gesprächs voll präsent und engagiert bin, bereit, Feedback zu geben und anzunehmen sowie bei Bedarf Unterstützung und Coaching anzubieten. Außerdem stelle ich klar, dass es in ihrer Verantwortung liegt, mit einer Tagesordnung zum Gespräch zu kommen.

Wie sollten Führungskräfte und Mitarbeiter an Einzelgespräche herangehen?

Die Rolle der Führungskraft

In einem Einzelgespräch besteht die Rolle der Führungskraft darin, eine offene Kommunikation in beide Richtungen zu fördern, die die persönliche und berufliche Entwicklung der direkt unterstellten Person unterstützt und gleichzeitig deren Arbeit an den Zielen des Teams und der Organisation ausrichtet. Zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten gehören:

1. Aktiv zuhören: Führungskräfte sollten einen geschützten Raum schaffen, in dem direkt unterstellte Personen ihre Ideen, Bedenken und ihr Feedback teilen können. Dies schafft Vertrauen und hilft Führungskräften, Probleme zu verstehen, mit denen die betreffende Person möglicherweise konfrontiert ist.
2. Feedback geben: Konstruktives Feedback zur Leistung geben, Erfolge anerkennen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ansprechen.
3. Entwicklung unterstützen: Die beruflichen Ziele und Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeiter besprechen, um Schulungen, Projekte oder Mentoring-Möglichkeiten zu ermitteln, die ihr Wachstum unterstützen.
4. Ziele festlegen und abstimmen: Den Fortschritt bei aktuellen Zielen gemeinsam überprüfen und klare Erwartungen an anstehende Aufgaben festlegen. Dadurch wird die Abstimmung mit den Zielen des Teams und des Unternehmens sichergestellt.
5. Probleme lösen: Wenn die betreffende Person vor Herausforderungen steht, kann die Führungskraft dabei helfen, Lösungen zu entwickeln, Hindernisse zu beseitigen oder Ressourcen bereitzustellen, die zum Erfolg beitragen.

Engagement fördern: Regelmäßige Einzelgespräche zeigen der betreffenden Person, dass die Führungskraft ihr Wohlbefinden und ihre berufliche Entwicklung schätzt, und steigern so Motivation und Engagement.

Tipp des Autors

Auch wenn positives Feedback und das Feiern von Erfolgen wichtig sind, ergab eine Umfrage von Zenger Folkman, dass 94 % der Befragten der Meinung sind, dass korrigierendes Feedback ihre Leistung verbessert hat.

Die Rolle der direkt unterstellten Person

Die Rolle der direkt unterstellten Person besteht darin, sich offen und proaktiv einzubringen und sicherzustellen, dass das Gespräch für ihre Entwicklung und die Abstimmung mit den Zielen des Teams produktiv und wertvoll ist. Zu ihren Verantwortlichkeiten gehören:

1. Vorbereitung: Die aktuelle Arbeit, den Fortschritt bei den Zielen und alle Themen, die besprochen werden sollen, überprüfen. Eine gute Vorbereitung trägt dazu bei, das Gespräch fokussiert und effizient zu halten.
2. Aktualisierungen teilen: Einblicke in den eigenen Fortschritt, Erfolge und bestehende Herausforderungen geben. So bleibt die Führungskraft informiert und kann rechtzeitig Unterstützung leisten.
3. Um Feedback bitten: Konstruktives Feedback einholen und für Verbesserungsmöglichkeiten offen sein. Dies zeigt das Engagement für die eigene Entwicklung und fördert einen Dialog in beide Richtungen.
4. Ziele und Bedürfnisse kommunizieren: Berufliche Ziele, Entwicklungsbedürfnisse oder Ressourcen mitteilen, die dabei helfen könnten, bessere Leistungen zu erbringen. Dies trägt dazu bei, die Arbeit an zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten auszurichten.
5. Herausforderungen ansprechen: Offen über Hindernisse oder Bedenken sprechen, unabhängig davon, ob sie die Arbeitsbelastung, Projektprobleme oder die Dynamik am Arbeitsplatz betreffen. Dies ermöglicht Problemlösungen und schafft Klarheit über die Erwartungen.
6. Nachfassen: Nach dem Gespräch Schritte unternehmen, um Feedback umzusetzen, vereinbarte Maßnahmen durchzuführen und die Ziele weiterzuverfolgen. Konsequentes Nachfassen stärkt Verantwortlichkeit und Fortschritt.

Im Wesentlichen besteht die Rolle der direkt unterstellten Person darin, Verantwortung für die eigene Entwicklung und Arbeit zu übernehmen und Einzelgespräche zu nutzen, um Orientierung zu erhalten, Aktualisierungen zu geben und Erwartungen zu klären.

Was sollte in einem Einzelgespräch besprochen werden?

In einem Einzelgespräch sollte das Gespräch so strukturiert sein, dass unmittelbare Bedürfnisse, langfristige Entwicklung und die Abstimmung mit den Zielen berücksichtigt werden. 

Auch wenn die konkreten Themen in einem 1:1 von Gespräch zu Gespräch und je nach Führungsstil variieren, ist es wichtig, eine allgemeine Struktur zu schaffen, die für jedes Gespräch gilt. 

Hier ist ein Beispiel für eine Tagesordnung für ein 30-minütiges Gespräch, die Sie verwenden können:

Check-in mit dem Teammitglied (5 Minuten)

Dies ist Ihre Gelegenheit, eine persönliche Verbindung herzustellen. Stellen Sie offene Fragen, die eine Umgebung schaffen, in der offen zugehört wird. Es ist wichtig, Folgendes einzuplanen:

• Check-in zu Energie und Gefühlen: Fragen Sie das Teammitglied, wie es ihm geht und wie es sich fühlt, wie hoch sein Energielevel ist und was es derzeit beschäftigt. Wenn die Energie niedrig ist, die Person gestresst ist oder sie etwas bedrückt, wird dies den Rest des 1:1-Gesprächs beeinflussen.
• Persönliche Verbindung: Fragen Sie nach dem Privatleben der Person. Erkundigen Sie sich, wie es ihrem Ehepartner oder ihren Kindern geht, oder zeigen Sie Interesse an ihrem Hobby. Dies ist entscheidend, um eine gute Beziehung aufzubauen und Vertrauen zu gewinnen, und schafft die Grundlage für den restlichen Verlauf des Gesprächs.

Arbeitsupdate des Teammitglieds (10 Minuten)

Hier wechselt das 1:1-Gespräch von persönlichen Themen zur Arbeit. Denken Sie daran: Wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas ein längeres, ausführlicheres Gespräch erfordert, vereinbaren Sie dafür ein separates Gespräch.

• Vorherige Aufgaben: Bitten Sie das Teammitglied, Sie über den Status aller Aufgaben aus dem letzten Einzelgespräch zu informieren. Prüfen Sie, ob es Hindernisse gibt, die die Fertigstellung einer bestimmten Aufgabe verhindern.
• Updates zu Projekten und Zielen: Konzentrieren Sie sich auf Updates zu wichtigen langfristigen Zielen, Vorgaben, Projekten oder Aufgaben, die der Person übertragen wurden. Wie zufrieden ist sie mit ihrer Arbeit und was beeinflusst ihre Arbeitszufriedenheit?

Update der Führungskraft und Zukunft (10 Minuten)

Jetzt sind Sie an der Reihe. Nutzen Sie diesen Teil des Gesprächs, um:

• Wichtige Informationen und Updates zu teilen: Dazu können neue Unternehmensrichtlinien oder Prozesse gehören, jedoch nur solche, die sich direkt auf das Teammitglied auswirken.
• Nicht dringende Leistungsbesprechungen: Dies ist eine Gelegenheit, allgemeine Leistungserwartungen festzulegen oder allgemeines konstruktives Feedback zu geben. Bieten Sie außerdem Unterstützung an!
• Neue Ziele, Vorgaben oder Verantwortlichkeiten: Ein Einzelgespräch ist ein guter Zeitpunkt, um über die Zukunft zu sprechen. Dazu gehören Änderungen an den Zielen und Karrierevorstellungen, der Rolle oder den Verantwortlichkeiten des Teammitglieds. Holen Sie unbedingt seine Meinung dazu ein.

Flexible Zeit (5 Minuten)

Wie bei jedem Gespräch sollten Sie immer einen kleinen Zeitabschnitt einplanen, um eine besonders wichtige Thematik ausführlicher zu besprechen, wichtige Aufgaben zusammenzufassen oder das Gespräch einfach früher zu beenden!

Tipp des Autors

Ein gemeinsames Dokument für 1:1-Gespräche ist eine hervorragende Möglichkeit, Feedback und Aufgaben festzuhalten. Sie könnten dafür auch Tools für das Leistungsmanagement verwenden.

Wofür sollten 1:1-Gespräche NICHT verwendet werden?

Generell sollten 1:1-Gespräche nicht als wichtigstes Instrument für Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung oder das Management von Projekten und Aufgaben eingesetzt werden.

Es ist schlicht nicht praktikabel, diese Themen in Ihre kurzen, regelmäßig stattfindenden Gespräche zu quetschen. 

Vielmehr geht es um Mitarbeiterengagement. Hier sind daher einige Beispiele für Themen, die NICHT in einem 1:1-Gespräch behandelt werden sollten, sondern in eigenen Gesprächen besprochen werden sollten:

• Dringendes Leistungsfeedback: Wenn ein Teammitglied einen schwerwiegenden Fehler gemacht hat, ist es wichtig, zeitnah Feedback zu geben und schnell Erwartungen festzulegen, damit sich der Fehler nicht wiederholt. Bis zum nächsten 1:1-Gespräch zu warten, ist zu spät.
• Schulung beruflicher Fähigkeiten. Ein Einzelgespräch sollte nicht als Schulung genutzt werden, um jemandem bestimmte Fähigkeiten beizubringen, die für die Ausübung seiner Arbeit erforderlich sind. Vereinbaren Sie eine separate Sitzung, in der Sie nicht unter Zeitdruck stehen und andere Themen verdrängen.
• Detailliertes Projektstatus-Update. Ein 1:1-Gespräch eignet sich, um allgemeine Updates zu erhalten (z. B. ob alles im Allgemeinen planmäßig verläuft, verzögert ist oder vorausliegt). Detaillierte Statusupdates und Besprechungen sollten jedoch in einem Statusbericht oder Projektmeeting behandelt werden.

Beispiele für Fragen in Einzelgesprächen nach Themenbereich

1. Allgemeine Fragen

• "Wie ist es diese Woche für dich gelaufen? Gab es besondere Erfolge oder Herausforderungen?"
• "Worauf bist du seit unserem letzten Austausch besonders stolz?"
• "Gibt es Hindernisse oder Frustrationen, bei deren Bewältigung ich dich unterstützen kann?"
• “Wie läuft es mit [Projekt oder persönlichem Interesse]?”

2. Zielsetzung

• "Welche Ziele möchtest du für das nächste Quartal festlegen, und wie passen sie zu deinen langfristigen beruflichen Zielen?"
• "Was brauchst du von mir, damit du diese Ziele erreichen kannst, und gibt es bestimmte Ressourcen oder Schulungen, die hilfreich wären?"
• "Woran wirst du den Erfolg dieser Ziele messen, und welche Schritte möchtest du unternehmen, um sie zu erreichen?"

3. Gespräch über Weiterentwicklung

• "Gibt es Fähigkeiten oder Wissensbereiche, in denen du dich weiterentwickeln möchtest – entweder in deiner aktuellen Rolle oder im Hinblick auf deine zukünftigen beruflichen Ziele?"
• "Welche Arten von Projekten oder Erfahrungen wären deiner Meinung nach im kommenden Jahr wertvoll für deine Weiterentwicklung?"
• "Wie beurteilst du deine aktuelle berufliche Entwicklung, und gibt es Anpassungen oder neue Richtungen, die du gerne erkunden möchtest?"

4. Fragen zur Leistung

• "Wie beurteilst du deine jüngste Leistung, und gibt es etwas, das du verbessern oder worauf du dich konzentrieren möchtest?"
• "Welches Feedback hast du kürzlich von Teammitgliedern oder Kunden erhalten, und wie bist du damit umgegangen?"
• "Gibt es bestimmte Herausforderungen bei deiner Arbeit, die sich auf deine Leistung auswirken könnten? Wie kann ich dich unterstützen?"

Diese Gespräche können außerdem hilfreichen Kontext für spätere Gespräche über Leistungsbeurteilungen liefern.

 5. Erstes 1:1-Gespräch mit einem neuen Teammitglied

• "Worauf freust du dich in dieser Rolle am meisten, und was möchtest du in den kommenden Monaten erreichen?"
• "Hast du das Gefühl, dass dir die erforderlichen Werkzeuge und Ressourcen für den Einstieg zur Verfügung stehen? Gibt es etwas Bestimmtes, wobei ich dich unterstützen kann?"
• "Wie möchtest du Feedback erhalten, und was ist für dich von einer Führungskraft besonders hilfreich?"

6. Fragen auf der nächsthöheren Führungsebene (wenn du die Führungskraft der betreffenden Führungskraft bist)

• "Wie läuft es deiner Meinung nach insgesamt in deinem Team? Gibt es etwas, das deiner Ansicht nach verbessert werden könnte?"
• "Gibt es etwas über deine aktuellen Projekte oder Ziele, das ich wissen sollte und das für unser Gespräch hilfreich sein könnte?"
• "Was könnte dein Team oder deine Führungskraft deiner Meinung nach tun, um dich in deiner Rolle besser zu unterstützen?"

Bewährte Vorgehensweisen für Einzelgespräche

Wirksame Einzelgespräche basieren auf Beständigkeit, Effizienz, Offenheit und Vertrauen. Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die dabei helfen:

• Einen einheitlichen Zeitplan festlegen: Halten Sie die Meetings regelmäßig ab (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) und halten Sie die zeitliche Verpflichtung ein, um ihre Bedeutung zu zeigen. Allerdings ist es in Ordnung, gelegentlich ein Meeting ausfallen zu lassen, wenn es nichts zu besprechen gibt.
• Informell gestalten: 1:1-Gespräche dienen dem Aufbau von Beziehungen und Vertrauen. Versuchen Sie daher, die Atmosphäre entspannt zu halten und Zeit für allgemeinen Austausch einzuplanen.
• Eine Agenda vorbereiten: Beide Parteien sollten Themen oder Fragen zur Besprechung mitbringen. Häufige Punkte sind Projektupdates, Herausforderungen, Feedback und Karriereziele.
• Eine angenehme Umgebung schaffen: Sorgen Sie für einen sicheren und vertraulichen Raum für eine ehrliche Kommunikation, frei von Ablenkungen und Unterbrechungen.
• Den Fokus auf das Zuhören legen: Lassen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter offen sprechen und konzentrieren Sie sich darauf, die Perspektive der betreffenden Person zu verstehen, bevor Sie antworten.
• Erfolge feiern: Anerkennung zu geben, wenn sie verdient ist, ist wichtig, um die Leistung und das erwartete Verhalten zu fördern.
• Konstruktives Feedback geben: Geben Sie spezifisches und umsetzbares Feedback, das durch Beispiele belegt wird. Alana Fallis’ Leitfaden dazu, wie man Feedback gibt, ist hierfür eine hervorragende Ressource.
• Feedback in beide Richtungen fördern: Bitten Sie um Feedback zu Ihrem Führungsstil und um Vorschläge zur Verbesserung des Teams oder der Arbeitsabläufe.
• Wachstum und Entwicklung besprechen: Sprechen Sie über Karriereziele, Lernmöglichkeiten und Bereiche zur Kompetenzentwicklung, um Ihr Engagement für die Weiterentwicklung der betreffenden Person zu zeigen.
• Aufgaben nachverfolgen: Beenden Sie das Gespräch mit klaren nächsten Schritten und Vereinbarungen und überprüfen Sie den Fortschritt in zukünftigen Meetings.

Tipp des Autors

Wenn möglich, ändern Sie den Ort des 1:1-Meetings von Zeit zu Zeit. Gehen Sie zum Beispiel einen Kaffee trinken, setzen Sie sich in einen Innenhof oder nach draußen oder gehen Sie gemeinsam zu Abend essen oder Mittagessen. Dadurch wirkt das Gespräch weniger formell

Ihre Vorlage für 1:1-Meetings 

Ich habe eine einfache Vorlage erstellt, die Ihnen dabei hilft, ein effektives 1:1-Gespräch zu führen. Diese praktische Vorlage für 1:1-Gespräche kann zur einfachen Verwendung ausgedruckt werden und enthält:

• Kurzanleitung mit wichtigen bewährten Vorgehensweisen für 1:1-Gespräche
• Ein einfaches Gerüst für die Agenda Ihres 1:1-Meetings
• Beispielfragen für 1:1-Meetings, die Sie stellen können
• Platz für Notizen

Geben Sie einfach unten Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Absenden“, um die Vorlage zu erhalten.

Sie könnten auch einen Kurs zum Meetingmanagement in Betracht ziehen, um Ihre Kenntnisse in diesem Bereich zu verbessern.

Den Newsletter von People Managing People abonnieren

Weitere Informationen zum Personalmanagement erhalten Sie, wenn Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Führungskräfte abonnieren. Sie erhalten alle unsere neuesten Inhalte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrem Unternehmen eine größere Wirkung zu erzielen.