Vor- und Nachteile eines offiziellen Arbeitgebers erklärt
Dienstleistungen für rechtliche Arbeitgeber können die globale Einstellung von Mitarbeitenden beschleunigen, den Bedarf an lokalen Gesellschaften beseitigen und Ihrem Team dabei helfen, die Lohnabrechnung und Compliance grenzüberschreitend zu verwalten. Sie sollten diese Vorteile jedoch gegen höhere Kosten pro Mitarbeitendem, weniger Kontrolle über tägliche Personalentscheidungen und die zusätzliche Abhängigkeit von Dritten abwägen, die mit der Zusammenarbeit mit einem EOR einhergeht.
Ich habe erlebt, wie befreiend es sein kann, in neuen Märkten zu starten, ohne sich selbst mit jeder lokalen Vorschrift auseinandersetzen zu müssen. Gleichzeitig musste ich akzeptieren, dass wir bei wichtigen Prozessen für unser Team weniger direkt mitentscheiden können. Im Folgenden zeige ich, wie ich die Vor- und Nachteile von Dienstleistungen für rechtliche Arbeitgeber abwäge, damit Sie entscheiden können, ob sie für das Wachstum und die Compliance-Ziele Ihres Teams sinnvoll sind.
Was ist ein rechtlicher Arbeitgeber?
Ein rechtlicher Arbeitgeber (EOR) ist eine Drittorganisation, die Mitarbeitende im Namen eines anderen Unternehmens rechtlich beschäftigt. Der EOR übernimmt die Lohnabrechnung, den Steuerabzug, die Leistungen, Arbeitsverträge und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden steuert.
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In der Praxis nutzt der EOR seine eigene rechtliche Gesellschaft in einem Land, um Ihre ausgewählte Person einzustellen. Sie entscheiden, wen Sie einstellen, woran die Person arbeitet und wie sie ihre Aufgaben erfüllt. Der EOR übernimmt die rechtlichen Arbeitgeberpflichten – von Lohnabrechnung und Steuern bis hin zu Onboarding und Compliance –, sodass Sie in diesem Land einstellen können, ohne dort ein Unternehmen zu registrieren.
Kurzer Überblick: Vor- und Nachteile eines rechtlichen Arbeitgebers
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie sich die wichtigsten Vor- und Nachteile eines EOR auf Ihre HR-Strategie auswirken können:
| Vorteile für Arbeitgeber | Vorteile für Mitarbeitende | Nachteile |
|---|---|---|
| Schnellere Einstellung und Markteintritt: Stellen Sie in neuen Ländern innerhalb von Tagen statt Monaten Mitarbeitende ein. | Rechtskonforme lokale Verträge: Erhalten Sie einen Arbeitsvertrag, der den lokalen Vorschriften entspricht. | Höhere Kosten pro Mitarbeitendem: Zahlen Sie zusätzlich zu Gehalt und Leistungen eine Servicegebühr. |
| Keine lokale Gesellschaft erforderlich: Stellen Sie im Ausland ein, ohne ein Unternehmen zu registrieren. | Lokale Leistungen: Erhalten Sie Zugang zu regional passenden Gesundheits-, Renten- und gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen. | Weniger Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten: Arbeiten Sie innerhalb der Standardverträge und Richtlinien des EOR. |
| Verwaltung von Lohnabrechnung und Steuern: Übertragen Sie die globale Lohnabrechnung, Steuerabzüge und Meldungen. | Präzise und pünktliche Bezahlung: Erhalten Sie Ihr Gehalt in der lokalen Währung mit korrekten Steuerabzügen. | Abhängigkeit von Dritten: Verlassen Sie sich bei Lohnabrechnung und Compliance auf einen externen Anbieter. |
| Compliance und geringeres Risiko einer Fehlklassifizierung: Bleiben Sie über das Arbeitsrecht auf dem Laufenden und vermeiden Sie Vertragsstrafen. | Vollständiger Arbeitnehmerstatus: Erhalten Sie die Arbeitsplatzsicherheit und den Schutz, den eine auf selbstständiger Basis tätige Person nicht hat. | Distanz beim Mitarbeitendenerlebnis: Riskieren Sie Lücken bei Unternehmenskultur und Kommunikation. |
| Verwaltung lokaler Leistungen: Bieten Sie wettbewerbsfähige Leistungspakete an, ohne jeden Markt selbst zu analysieren. | Komplexität beim Übergang: Nehmen Sie zusätzlichen Aufwand in Kauf, wenn Sie Mitarbeitende später in Ihre eigene Gesellschaft überführen. |
5 Vorteile von Dienstleistungen für rechtliche Arbeitgeber für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber liegen die wichtigsten Vorteile von Dienstleistungen für rechtliche Arbeitgeber in der Geschwindigkeit, niedrigeren Einrichtungskosten und der Übertragung von Compliance-Aufgaben in Märkten, die Sie noch nicht gut kennen.
1. Schnellere Einstellung und schnellerer Markteintritt
Sie können innerhalb von Tagen statt Monaten neue Teammitglieder einstellen, da EOR-Partner bereits über Gesellschaften und Prozesse auf der ganzen Welt verfügen. Dies unterstützt ein schnelleres globales Personalmanagement und ermöglicht es Ihnen, schnell zu handeln, wenn Sie ein Vertriebsteam aufbauen, einen neuen Kunden betreuen oder eine neue Region testen müssen.
Einige EORs bieten eine etablierte Infrastruktur in Dutzenden von Ländern sowie Onboarding-Plattformen, die Verträge, Unterlagen und lokale Compliance abwickeln. Achten Sie auf einen EOR, der die gebündelte Einarbeitung und digitale Unterschriftsprozesse unterstützt. So können schnell agierende Teams Engpässe vermeiden.
So kommen Sie so schnell wie möglich voran:
- Unterlagen frühzeitig zusammentragen: Sammeln Sie die Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber, bevor Sie eine endgültige Auswahl treffen.
- Mit priorisierten Märkten beginnen: Konzentrieren Sie Ihre ersten Einstellungen auf Regionen mit der größten geschäftlichen Wirkung.
- Lokale Ansprechpersonen benennen: Bestimmen Sie eine interne Führungskraft als Kontaktperson für Ihre ersten Einstellungen in jedem Land.
2. Keine lokale Gesellschaft erforderlich
Sie können in einem neuen Land Mitarbeitende beschäftigen, ohne eine rechtliche Gesellschaft zu gründen. Dadurch sparen Sie Monate an Verwaltungsaufwand und erhebliche Einrichtungskosten. Das erleichtert es wachstumsorientierten Unternehmen, einen Markt zu testen, bevor sie eine langfristige Verpflichtung eingehen.
Bei vielen EOR-Dienstleistungen stellen Sie Mitarbeitende über die bestehenden Gesellschaften des Anbieters ein, schließen Verträge mit ihnen und zahlen ihre Gehälter über diesen Anbieter. Der EOR übernimmt die Verantwortung für die lokale Registrierung und die arbeitsrechtlichen Vorschriften, sodass sich Ihre Rechts- und Finanzteams nicht darum kümmern müssen.
Nutzen Sie diese Flexibilität, um:
- Neue Märkte testen: Stellen Sie in einer Region ein, bevor Sie in eine vollständige Geschäftsinfrastruktur investieren.
- Flexibel skalieren: Fahren Sie die Einstellungen in einem Land hoch oder herunter, ohne langfristige Gemeinkosten.
3. Lohn- und Steuerverwaltung
Ihr EOR übernimmt die Lohnabrechnung, Zahlungen, Steuererklärungen und Quellensteuern in jedem Land, in dem Sie Mitarbeitende einstellen. Dadurch entfällt das Risiko verspäteter Zahlungen, übersehener lokaler Anforderungen oder unerwarteter steuerlicher Auswirkungen des Arbeitgebermodells, und Ihr HR-Team wird von manueller Verwaltung entlastet, sodass es sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.
EORs können Lohnabrechnungen automatisieren, Quellensteuern an lokale Gegebenheiten anpassen und die Dokumentation zum Jahresende verwalten. G-P und Remote bieten zentrale Dashboards für Vergütung, Verträge und Urlaubsverwaltung, die die Berichterstattung vereinfachen, wenn Sie weitere Länder hinzunehmen.
So vermeiden Sie Probleme bei der Lohnabrechnung:
- Lokale Zahlungszyklen prüfen: Bestätigen Sie die Zahltage jedes Landes, damit die Mitarbeitenden pünktlich bezahlt werden.
- Währungsschwankungen verfolgen: Prüfen Sie die monatlichen Lohnabrechnungsberichte auf Auswirkungen von Wechselkursen auf Ihr Budget.
- Berichterstattung konsolidieren: Erstellen Sie länderübergreifende Berichte in einem System statt in separaten Tabellenkalkulationen.
4. Compliance-Unterstützung und geringeres Risiko einer Fehlklassifizierung
Ein EOR hilft Ihnen, die globale HR-Compliance einzuhalten, indem es Ihre Verträge, Urlaubsrichtlinien und Kündigungspraktiken an das lokale Arbeitsrecht anpasst. Außerdem stellt es sicher, dass Mitarbeitende korrekt als Angestellte und nicht als Auftragnehmende eingestuft werden. Beides reduziert Ihr Risiko von Geldstrafen, Nachzahlungsforderungen und Prüfungen.
Mit Compliance-Bibliotheken, rechtlichen Aktualisierungen in Echtzeit und automatisierten Prüfungen, die riskante Beschäftigungsverhältnisse vor der Einstellung kennzeichnen, bieten viele EORs heute integrierte rechtliche Unterstützung zur Überprüfung des Beschäftigungsstatus.
So behalten Sie die Compliance im Blick:
- Verträge vor dem ersten Arbeitstag prüfen: Lassen Sie den Arbeitsvertrag jedes Landes vor dem Startdatum überprüfen.
- Regulatorische Änderungen dokumentieren: Führen Sie eine gemeinsam genutzte Übersicht über lokale rechtliche Änderungen, die Ihre Mitarbeitenden betreffen.
- Mitarbeiterstatus erneut prüfen: Überprüfen Sie die Einstufungen nach wesentlichen Änderungen der Rolle erneut.
5. Verwaltung lokaler Zusatzleistungen
Sie können in jedem Markt wettbewerbsfähige und rechtskonforme Zusatzleistungen anbieten, ohne die Vorschriften zu Gesundheitsversorgung, Versicherungen und Renten für jedes Land einzeln recherchieren zu müssen. Dadurch bleiben Ihre Angebote auch in Märkten attraktiv, mit denen Sie bisher keine Erfahrung haben.
Oyster HR und Deel nehmen Mitarbeitende mit lokalen Leistungspaketen auf, die den landesüblichen Standards entsprechen. Remote ermöglicht es Ihnen, je nach Region flexible Zusatzleistungen wie Wellness-Zuschüsse oder Fahrtkostenzuschüsse hinzuzufügen.
So holen Sie mehr aus Ihrem Angebot an Zusatzleistungen heraus:
- Lokale Anforderungen dokumentieren: Führen Sie einen internen Leitfaden zu gesetzlich vorgeschriebenen und marktüblichen Zusatzleistungen nach Land.
- Jährlich überprüfen: Überprüfen Sie die Angebote vor jeder Verlängerung, damit sie weiterhin den lokalen Erwartungen entsprechen.
4 Vorteile von Arbeitgeberdiensten für Mitarbeitende
Für Mitarbeitende bedeutet ein EOR vollständige Beschäftigungsrechte und lokale Zusatzleistungen, selbst wenn ihr Unternehmen in ihrem Land kein Büro hat. Wenn Sie diese Punkte hervorheben, können Sie außerdem Bewerbende gewinnen, die Bedenken haben, für einen ausländischen Arbeitgeber zu arbeiten.
1. Rechtskonforme lokale Arbeitsverträge
Mitarbeitende erhalten einen Vertrag, der auf die Arbeitsgesetze ihres Landes zugeschnitten ist und Kündigungsfristen, Urlaubsansprüche, Arbeitszeiten und Kündigungsrechte regelt. Dadurch haben sie dieselbe rechtliche Stellung wie Personen, die von einem lokalen Unternehmen eingestellt wurden.
So schaffen Sie Vertrauen bei neuen Mitarbeitenden:
- Den Vertrag gemeinsam durchgehen: Erklären Sie, wer der rechtliche Arbeitgeber ist und was das für die betreffende Person bedeutet.
- Zuständigkeiten für Unterstützung klären: Informieren Sie die Mitarbeitenden, welche Fragen an den EOR und welche an Ihr internes HR-Team gerichtet werden.
2. Zugang zu lokalen Zusatzleistungen
Mitarbeiter erhalten gesetzliche Leistungen wie Rentenbeiträge und Versicherungsschutz durch die gesetzliche Krankenversicherung sowie zusätzliche Leistungen, die den lokalen Standards entsprechen. Ohne einen EOR müsste ein internationaler Mitarbeiter, der als Auftragnehmer arbeitet, diese Leistungen normalerweise selbst beschaffen und bezahlen.
Damit die Leistungen gut ankommen:
- Neue Mitarbeiter befragen: Fragen Sie, welche Leistungen sie in ihrem Land am meisten schätzen.
- Auf den Helpdesk verweisen: Verweisen Sie Mitarbeiter bei detaillierten Fragen an den lokalen Support des EOR für Leistungen.
3. Korrekte und pünktliche Bezahlung
Mitarbeiter werden in der lokalen Währung und nach den lokalen Zahlungszyklen bezahlt, wobei Steuern und Sozialabgaben korrekt einbehalten werden. Dadurch müssen sie keine Steuererklärungen als Selbstständige einreichen oder grenzüberschreitenden Zahlungen nachgehen.
Deel bietet Mitarbeitern ein zentrales Portal für Gehaltsabrechnungen, Abwesenheitsanträge und Dokumente, während Oyster HR mehrsprachige Unterstützung bei der Lohnabrechnung anbietet.
4. Vollwertiger Mitarbeiterstatus und Mobilität
Mitarbeiter erhalten den Schutz, die Arbeitsplatzsicherheit und die berufliche Stellung eines vollwertigen Mitarbeiters statt eines Auftragnehmers. Ein EOR kann es aktuellen Mitarbeitern außerdem ermöglichen, in ein anderes Land umzuziehen, ohne das Unternehmen zu verlassen.
Um Mitarbeiter bei einem Umzug zu unterstützen:
- Umzüge frühzeitig planen: Bestätigen Sie vor der Zusage eines Umzugs, dass der EOR im Zielland tätig ist.
- Betriebszugehörigkeit sichtbar halten: Stellen Sie sicher, dass interne Unterlagen nach einem Wechsel die vollständige Dienstzeit eines Mitarbeiters ausweisen.
5 Nachteile von EOR-Dienstleistungen
Die wichtigsten Nachteile sind die Kosten bei wachsender Mitarbeiterzahl, die eingeschränkte Kontrolle und die Risiken, die mit der Abhängigkeit von einem externen Anbieter einhergehen.
1. Höhere Kosten pro Mitarbeiter
Zusätzlich zu Gehalt und Leistungen zahlen Sie eine Servicegebühr. Daher steigen die Kosten für einen EOR mit jeder Einstellung und liegen typischerweise über denen einer Lohnabrechnung. Für Teams, die in einem Land eine große Präsenz aufbauen, können diese Gebühren letztlich die Kosten für den Betrieb einer eigenen Gesellschaft übersteigen.
Deel und Oyster HR berechnen eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, während Remote seine Dienstleistungen pro Einstellung berechnet. Der Komfort ist anfangs die Kosten wert, aber die Rechnung verändert sich, wenn die Mitarbeiterzahl wächst.
So lassen sich die Kosten steuern:
- Grenzwerte für die Mitarbeiterzahl festlegen: Planen Sie die Eröffnung einer lokalen Gesellschaft, sobald Sie in einem Land eine bestimmte Teamgröße überschreiten.
- Bereits bei der Angebotserstellung budgetieren: Berücksichtigen Sie Plattformgebühren von Anfang an in den Vergütungsplänen.
2. Weniger Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten
Der EOR verwaltet Verträge, Richtlinien für Abwesenheiten und Beendigungen mithilfe eigener standardisierter Vorlagen. Dadurch haben Sie weniger Einfluss darauf, wie Richtlinien umgesetzt werden, und individuelle Zusatzleistungen, ungewöhnliche Regelungen zum Ansammeln von Urlaubstagen oder länderspezifische Vertragsbedingungen lassen sich schwerer anbieten.
Remote und Deel ermöglichen durch Vertragsergänzungen und lokalisierte Leistungen eine gewisse Flexibilität, und Papaya Global unterstützt mehrere Leistungspakete. Sehr spezifische Anforderungen lassen sich dennoch häufig nicht umsetzen.
So behalten Sie Einfluss, wo er wichtig ist:
- Unverzichtbare Anforderungen zuerst definieren: Legen Sie vor der Unterzeichnung fest, welche Richtlinien nicht verhandelbar sind, und konzentrieren Sie die Verhandlungen darauf.
- Administratorzugriff anfordern: Bitten Sie um Einblick in Dokumentations-, Lohnabrechnungs- und Onboarding-Systeme.
- Vertragsergänzungen nutzen: Fordern Sie für lokale Anpassungen Vertragsergänzungen an, wenn eine vollständige Individualisierung nicht möglich ist.
3. Abhängigkeit von Drittanbietern
Wenn Ihr EOR technische Probleme, Verzögerungen beim Service oder einen Eigentümerwechsel verzeichnet, können Ihre Lohnabrechnung und Ihr Onboarding beeinträchtigt werden. Ihre Aktivitäten in diesem Land hängen von der fortlaufenden Zuverlässigkeit des Anbieters ab.
Pebl und Remote bieten Service-Level-Vereinbarungen mit Garantien für die Bereitstellung der Lohnabrechnung, und Deel gewährt rund um die Uhr Zugang zum Helpdesk.
So lässt sich das Risiko verringern:
- Stabilität des Anbieters prüfen: Prüfen Sie vor der Unterzeichnung die finanzielle Lage, Kundenbewertungen und bisherige Vorfälle und integrieren Sie diese Prüfungen in Ihre Ausschreibung für EOR-Dienstleistungen.
- Klare SLAs festlegen: Nehmen Sie konkrete Reaktionszeiten und Eskalationswege in Ihren Vertrag auf.
4. Lücke bei der Mitarbeitererfahrung
Wenn ein anderes Unternehmen der rechtliche Arbeitgeber ist, wissen Mitarbeiter möglicherweise nicht, an wen sie sich bei Fragen zu Leistungen, Richtlinien oder sensiblen Angelegenheiten wenden sollen. Mit der Zeit kann dies ihre Verbindung zu Ihrem internen Team und Ihrer Unternehmenskultur schwächen.
So schließen Sie diese Lücke:
- Einarbeitung personalisieren: Ordnen Sie neuen Mitarbeitern interne Mentoren zu und planen Sie Gespräche mit Führungskräften.
- Feedback einholen: Führen Sie regelmäßig Umfragen durch, um frühzeitig Entfremdungen zu erkennen.
5. Komplexität des Übergangs
Die Überführung von Mitarbeitern von einem EOR in Ihre eigene Gesellschaft oder zwischen verschiedenen EOR-Anbietern bringt rechtliche, abrechnungstechnische und leistungsbezogene Herausforderungen mit sich. Schlecht verwaltete Übergänge bergen das Risiko von Zahlungsverzögerungen, ausgelaufenen Verträgen oder Strafzahlungen.
Papaya Global und Pebl bieten Unterstützung beim Übergang und Leitfäden zur Einhaltung von Vorschriften, während Remote engagierte Kundenbetreuer für umfangreiche Wechsel bereitstellt.
Für einen reibungslosen Übergang:
- Wichtige Termine planen: Erstellen Sie einen Zeitplan für Kündigungsfristen, Abschlusszahlungen und offizielle Übertragungen.
- Lokale Experten einbeziehen: Lassen Sie neue Verträge in jedem Land von Rechts- oder Personalberatern prüfen.
- Frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was sie erwartet und was sich für sie ändert.
Sind Dienstleistungen eines offiziellen Arbeitgebervertreters für Sie geeignet?
Ein EOR ist am sinnvollsten, wenn Geschwindigkeit und Einfachheit wichtiger sind als Kontrolle und langfristige Kosten. Wägen Sie Ihre Prioritäten, Ihre HR-Kapazitäten und mögliche Risiken eines offiziellen Arbeitgebervertreters ab, bevor Sie sich entscheiden, und stellen Sie sicher, dass Sie die wesentlichen EOR-Anforderungen erfüllen können.
| Ein EOR ist eine gute Wahl, wenn … | Eine andere Lösung ist eine gute Wahl, wenn … |
|---|---|
| Sie Mitarbeiter schnell in einem neuen Land einstellen müssen | Sie vollständige Kontrolle über Verträge und Personalrichtlinien benötigen |
| Sie einen Markt testen möchten, bevor Sie vor Ort eine Gesellschaft gründen | Sie bereits eine rechtliche Einheit im Zielland haben |
| Ihrem Team Fachkenntnisse im lokalen Arbeitsrecht fehlen | Sie für jedes Land individuelle Leistungen gestalten möchten |
| Sie den Zeitaufwand für Lohnabrechnung und Steuern reduzieren möchten | Sie erwarten, Mitarbeiter innerhalb eines Jahres direkt anzustellen |
| Sie seltene Fachkenntnisse benötigen, die vor Ort nicht verfügbar sind | Sie eine persönliche, interne HR-Betreuung für alle Mitarbeiter priorisieren |
Wenn die befristete oder vertragliche Einstellung von Mitarbeitern Priorität hat, kann es hilfreich sein, zu verstehen, wie EORs im Vergleich zu Zeitarbeitsagenturen abschneiden.
Ein EOR unterscheidet sich von einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO). Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einer PEO und einem EOR zu verstehen: Eine PEO beschäftigt Mitarbeiter gemeinsam mit Ihrem Unternehmen und setzt normalerweise voraus, dass Sie eine lokale rechtliche Einheit haben, während ein EOR zum alleinigen rechtlichen Arbeitgeber wird, sodass Sie überhaupt keine Gesellschaft benötigen. Wenn Sie bereits eine Gesellschaft in einem Land haben, können die Vorteile einer PEO die eines EOR überwiegen.
Die besten Dienstleistungen offizieller Arbeitgebervertreter, die Sie in Betracht ziehen sollten
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Kennen Sie die vollständigen Kosten, bevor Sie sich festlegen
Die hier behandelten Vor- und Nachteile bieten Ihnen eine solide Grundlage, aber eine genaue Budgetplanung erfordert eine eingehendere Prüfung – insbesondere, wenn Sie bestimmte Anbieter bewerten. Machen Sie sich vor der Unterzeichnung mit den versteckten EOR-Kosten vertraut, die in einem Verkaufsgespräch nur selten zur Sprache kommen – von Aufschlägen auf Wechselkurse und Gebühren für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bis hin zu Lücken bei gesetzlich vorgeschriebenen Beiträgen, die Ihre tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter deutlich über den angegebenen Preis steigen lassen können.
