So verbessern Sie die Produktivität am Arbeitsplatz: Bewährte Methoden
Um die Produktivität in einer Organisation zu steigern, sollten Sie zunächst verstehen, was organisatorische Produktivität tatsächlich bedeutet und wie Sie sie messen können. In diesem Artikel erläutere ich umsetzbare Best Practices, die Sie als HR-Führungskraft oder Manager nutzen können, um eine produktivitätsfördernde Kultur zu schaffen. Außerdem teile ich echte Beispiele, damit deutlich wird, wie Sie diese Ideen sofort in die Praxis umsetzen können.
Was ist Produktivität und warum sollten Sie sie messen?
Einer der Gründe, warum Produktivität für eine Organisation so schwer greifbar sein kann, ist das fehlende gemeinsame Verständnis davon, was eine Organisation produktiv macht.
In einer Fabrik können Sie Produktivität danach messen, wie viel die Beschäftigten innerhalb eines festgelegten Zeitraums produzieren können. In einer Wissensökonomie, in der Beschäftigte typischerweise Dienstleistungen statt Produkte erbringen, ist dies jedoch weniger eindeutig.
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Eine Möglichkeit besteht darin, die Unternehmensproduktivität anhand des erzielten Umsatzes im Verhältnis zur Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu berechnen. Je mehr Geld Sie in kürzerer Zeit verdienen, desto produktiver sind Sie.
Obwohl diese Art der Messung für eine Organisation eine logische Kennzahl ist, kann sie nur schwer auf die Ebene einzelner Beschäftigter übertragen werden, da ein Wissensarbeiter seine persönliche Produktivität typischerweise anhand der Anzahl der Aufgaben bewertet, die er von seiner To-do-Liste streicht. Damit eine Organisation diese Person jedoch als produktiv betrachtet, müssen die Punkte auf dieser Liste einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Wenn wir Produktivität als Möglichkeit definieren, den Umsatz zu optimieren, wird verständlich, warum Organisationen sie gerne messen möchten. Steigende Umsätze und damit eine höhere Produktivität sind ein Zeichen für ein gesundes, wachsendes Unternehmen.
So messen Sie Produktivität
Wenn Sie überlegen, wie Sie die Produktivität in Ihrer Organisation messen können, konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, die Ihnen dabei helfen, die Unternehmensziele zu erreichen.
Je nach Art Ihres Unternehmens können zu den Kennzahlen beispielsweise Umsatz, Kundenzufriedenheit oder die Produktionsdauer gehören.
Legen Sie fest, was Sie erfassen werden
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, was Sie erfassen werden und – noch wichtiger – warum es sinnvoll ist, dies zu erfassen. Wie steht Ihre gewählte Produktivitätskennzahl mit den Unternehmenszielen in Zusammenhang?
Damit Ihre Produktivitätskennzahlen nicht einfach ins Blaue hinein gewählt werden, sollten Sie gemeinsam mit den Unternehmensverantwortlichen einen klaren Prozess zur Zielsetzung entwickeln.
Dieser Prozess sollte die Abteilungen auf die angestrebten Ziele und darauf ausrichten, wie sie den Fortschritt im Hinblick auf diese Ziele bewerten werden.
Die Festlegung von Zielen und Schlüsselergebnissen (OKRs) oder SMART-Zielen sorgt außerdem dafür, dass Organisationen für Fortschritte bei festgelegten Prioritäten verantwortlich bleiben.
Die Beschäftigten können dann erkennen, wie ihre tägliche Arbeit mit der Mission zusammenhängt und wichtige Meilensteine unterstützt.
Entwickeln Sie eine Methode zur Erfassung von Kennzahlen
Ein häufiger Fehler bei der Festlegung von OKRs besteht darin, Schlüsselergebnisse auszuwählen, die zu schwer zu messen sind.
Wenn Ihr erklärtes Ziel beispielsweise darin besteht, die Kundenzufriedenheit zu erfassen, Sie dafür jedoch Datenpunkte aus mehreren Quellen zusammenführen müssen, sind Sie möglicherweise noch nicht bereit für ein Schlüsselergebnis in diesem Bereich. Ihre Zeit wäre besser dafür eingesetzt, unterschiedliche Datenquellen zu bereinigen, um den Datenerfassungsprozess zu vereinfachen.
Die Abstimmung mit funktionsübergreifenden Beteiligten kann die Entwicklung und Dokumentation eines Kennzahlen-Glossars umfassen. Betrachten Sie dieses als Datenwörterbuch, das den Beteiligten eine gemeinsame Definition dessen vermittelt, was Sie messen möchten und woher die Daten stammen. Wer zählt beispielsweise als Nutzer oder Abonnent? Welchen Zeitraum verwenden Sie zur Messung des Engagements?
Obwohl die Erstellung eines Glossars viel Arbeit bedeuten kann, habe ich erlebt, dass Organisationen dadurch eine höhere Produktivität erreichen.
Der Grund dafür ist, dass Ihrem Team umso weniger Zeit für die Arbeit an den Unternehmenszielen zur Verfügung steht, je mehr Zeit es mit dem Messen verbringt. Wenn Sie Ihre Daten von Anfang an bereinigen und organisieren und sich auf gemeinsame Definitionen einigen, zahlt sich dieser Aufwand langfristig aus.
Analysieren Sie die Daten und nutzen Sie sie, um mögliche Verbesserungsmethoden zu bestimmen
Wenn Sie die Ergebnisse quartalsweise erfassen, nutzen Sie die gesammelten Daten, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Ihre Prozesse zu optimieren.
Sie können im kleinen Maßstab experimentieren und Hypothesen testen. Wenn Ihre Tests erfolgreich sind, können Sie die Prozessänderung auf die gesamte Organisation ausweiten.
Eine aktuelle Studie zeigte beispielsweise, dass der Einsatz generativer KI die Produktivität von Wissensarbeitern bei Berufseinsteigern und unerfahrenen Beschäftigten um bis zu 35 % steigern kann.
So steigern Sie die Produktivität in Ihrer Organisation
Einige Organisationen bewerten die Produktivität anhand der geleisteten Arbeitsstunden oder der augenscheinlichen Geschäftigkeit, doch der Einsatz von Mitarbeiterüberwachung ermöglicht eine genauere Messung.
Die COVID-19-Pandemie hat Schwächen bei der Verwendung der Anwesenheit als Produktivitätskennzahl offengelegt und verdeutlicht, wie wichtig es ist, Wert zu schaffen, statt Arbeitsstunden zu erfassen.
Im Gegensatz zu Fabrikarbeitern sollten Wissensarbeiter wie Produktdesigner anhand der Qualität ihrer Ergebnisse bewertet werden. Ein herausragendes Design kann mehrere mittelmäßige Designs übertreffen.
Software zur Überwachung von Mitarbeitern hilft, die Produktivität zu steigern, indem sie Effizienz erkennt, Leistungsträger identifiziert und eine Kultur fördert, die das Potenzial freisetzt.
Hier sind einige Tipps, wie HR und Führungskräfte ein Arbeitsumfeld schaffen können, das die Produktivität in all Ihren Teams sicherstellt (Tipp: Motivation ist entscheidend!).
Für Klarheit, Verantwortung und Rechenschaftspflicht sorgen
Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, damit klar ist, welche Prioritäten gelten und wer wofür verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist. Dazu gehört, bei der Besetzung neuer Positionen durchdachte Stellenbeschreibungen zu erstellen, darauf hinzuwirken, dass der Einstellungsprozess selbst so fair wie möglich ist, und Karrierewege für bestehende Positionen zu schaffen, damit Mitarbeitende verstehen, was erforderlich ist, um gute Leistungen zu erbringen und in der Organisation voranzukommen. Weitere Ratschläge finden Sie unter Das CRA-Modell der Führung.
Mitarbeitenden zeigen, dass ihre Arbeit wichtig ist
Teammitglieder werden schnell entmutigt, wenn sie glauben, dass ihre Arbeit vergeblich ist. Wenn sie hingegen erkennen können, wie ihre täglichen Aufgaben zum übergeordneten Ziel der Organisation beitragen, sind sie motivierter, jeden Tag gute Leistungen zu erbringen. Die Festlegung von Zielen mithilfe von OKRs ist eine wirksame Methode, um dies zu erreichen.
Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern
Es versteht sich fast von selbst, dass die Förderung des geistigen und körperlichen Wohlbefindens durch Urlaub, Urlaub zur Betreuung von Angehörigen, Gesundheitsleistungen usw. dazu beiträgt, dass Teammitglieder ihr volles Potenzial entfalten, und Burnout verhindert.
Darüber hinaus zeigen Untersuchungen, dass sich Mitarbeitende nach geistig anregender Arbeit sehnen und nach der Freiheit, selbst zu entscheiden, wie sie diese Arbeit ausführen. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie wüssten, dass Sie keinerlei Kontrolle über die Arbeit haben, die von Ihnen verlangt wird, warum sollten Sie sich dann darum bemühen, sie besser zu erledigen?
Hindernisse beseitigen
Ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern bedeutet auch, potenzielle Hindernisse für den Erfolg zu beseitigen und Systeme zu optimieren. Dazu kann die Einführung von Produktivitätstools gehören, die Mitarbeitenden helfen, ihre Arbeit zu organisieren, Aufgaben zu verwalten und Ablenkungen zu reduzieren.
HR-Teams können Richtlinien dafür erstellen, wie Mitarbeitende die technische Infrastruktur einer Organisation (z. B. E-Mail oder Slack) nutzen sollten, um den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten zu begrenzen, und Umfragen durchführen, um festzustellen, ob die Mitarbeitenden über die für effektives Arbeiten erforderlichen Tools und Ressourcen verfügen. Sie können außerdem ein Informationsarchiv erstellen und pflegen, um die Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu unterstützen und die für das Abrufen von Informationen benötigte Zeit zu minimieren.
Ihr Team anerkennen
Anerkennung bedeutet nicht nur finanzielle Belohnungen – obwohl eine angemessene Vergütung sicherlich hilfreich ist! Anerkennung umfasst auch Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, Auszeichnungen für gute Leistungen oder sogar eine einfache öffentliche Anerkennung für eine gut erledigte Aufgabe. Hier finden Sie einige großartige Ideen zur Anerkennung von Mitarbeitenden.
Schließlich ist es nahezu unmöglich, das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken und das Burnout-Risiko zu minimieren, ohne mittlere Führungskräfte einzusetzen.
Führungskräfte übertragen die Prioritäten der Unternehmensleitung in operative Pläne und sorgen auf Arbeitsebene für Abstimmung. Sie sind außerdem entscheidend für die Teamentwicklung und Mitarbeiterbindung.
Und ohne geeignete Schulungen kann es keine effektiven mittleren Führungskräfte geben. HR spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Organisation bei der Entwicklung eines starken Schulungsprogramms für Führungskräfte der operativen Ebene zu unterstützen, damit diese effektive Kommunikation üben und zu erfolgreichen Unternehmensführern heranwachsen können.
Fallstudie: Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität
Sie können viel tun, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu verbessern, selbst wenn Sie nicht der obersten Führungsebene angehören.
Während meiner Zeit in der Strategieberatung leitete ich ein Team von 15 Personen und konzentrierte mich unermüdlich auf das Engagement der Mitarbeitenden. In einer pyramidenförmigen Organisation mit 200 Personen erhielt mein Team >50 % der Beförderungen.
Das machte mein Team erfolgreich:
- Ich führte eine monatliche Motivationsumfrage ein, um ein Stimmungsbild zur Mitarbeiterbindung und zur Zufriedenheit mit der Führung zu erhalten, und besprach die anonymisierten Ergebnisse monatlich mit dem Team, um: 1) Feedback zu normalisieren und 2) die Feedbackschleife für Lernen und Maßnahmen zu verkürzen.
- Ich erstellte wöchentlich eine E-Mail mit Anerkennungen, um Teammitglieder für ihre Leistungen zu würdigen, und setzte das gesamte Führungsteam in Kopie. Dabei stellte ich sicher, dass hochwertige Arbeit ebenso gewürdigt wurde wie Situationen, in denen Teammitglieder Aufgaben delegierten, sich gegenseitig unterstützten und auf ihr psychisches Wohlbefinden achteten.
- Ich führte regelmäßige wöchentliche Gespräche mit jedem meiner direkt unterstellten Mitarbeitenden ein, um ihre Anliegen zu verstehen, sie bei der Verbesserung der Mitarbeiterleistung zu coachen und Vertrauen aufzubauen.
Die Mitarbeitenden fühlten sich unterstützt, ohne dass sie durch Mikromanagement kontrolliert wurden, und sie hatten einen Anreiz, bessere Leistungen zu erbringen, weil sie das Gefühl hatten, dass ihre Beiträge zählten.
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Wie hat Ihre Organisation Strategien zur Steigerung der Produktivität umgesetzt? Auf welche Herausforderungen sind Sie dabei gestoßen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit!
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