15 métodos de automatización de la contratación + mejores prácticas
Aunque gran parte de la contratación implica ser creativo y conectar con los candidatos a nivel personal, también incluye una cantidad considerable de tareas repetitivas e ineficiencias.
La buena noticia es que puedes automatizar muchas de ellas para concentrarte en las cosas que no deberían automatizarse, por ejemplo, hablar con los candidatos y perfeccionar la estrategia. Las soluciones de IA para la contratación permiten a las empresas automatizar tareas rutinarias y repetitivas, como el análisis de datos, la elaboración de informes y la coincidencia de palabras clave.
En este artículo, explicaré 15 formas de automatizar tu proceso de contratación para que puedas ahorrar tiempo y recursos y contratar al mejor talento.
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15 formas de automatizar tu proceso de contratación
1. Redacción y publicación de ofertas de empleo
Necesitas ofertas de empleo bien redactadas que reflejen tu marca empleadora, y herramientas como ChatGPT pueden ayudarte a redactarlas.
Sin embargo, una vez redactadas, todavía queda la tarea de publicarlas en diversas bolsas de trabajo y plataformas de redes sociales. Aquí entra en juego una mayor automatización.
Los ATS (sistemas de seguimiento de candidatos) te permiten crear una biblioteca de ofertas de empleo que funcionan como plantillas que puedes reutilizar y publicar donde sea más conveniente. Ventaja adicional: Es fácil hacer un seguimiento de la calidad de los candidatos procedentes de cada fuente.
2. Evaluación de currículums
Has creado una excelente descripción del puesto vacante y has añadido la oferta de empleo en varias plataformas.
El siguiente paso es posiblemente una de las partes que más tiempo consume de la adquisición de talento: evaluar currículums.
Leer cientos de currículums en busca de candidatos cualificados puede consumir mucho tiempo, y algunos tipos de software de contratación pueden ayudarte a revisar la cola más rápidamente.
Los sistemas automatizados pueden evaluar currículums y destacar palabras clave, habilidades y niveles de experiencia específicos, lo que ayuda a acelerar el proceso de revisión.
Si los candidatos no cumplen ciertos requisitos, como el estado de su visado o una determinada tasa de aprobación, el sistema puede enviar automáticamente un mensaje de rechazo. Esto resulta especialmente útil en situaciones de contratación de gran volumen.
Si tu ATS no incluye una función de análisis de currículums, considera utilizar en su lugar un sistema independiente de software de evaluación de currículums.
Advertencia: Si un candidato ha avanzado más allá de un determinado punto de tu proceso de contratación, evita los rechazos automáticos.
3. Búsqueda de candidatos
La búsqueda de candidatos puede consumir muchísimo tiempo a los reclutadores.
Algunas soluciones de software de adquisición de talento te ayudan a crear una base de datos de candidatos (básicamente, un CRM para candidatos).
Cuando publicas una nueva oportunidad, el software puede comparar los detalles de la descripción del puesto con los datos para crear una reserva de talento con los mejores candidatos.
Los candidatos de la base de datos también pueden optar por recibir actualizaciones automáticas cuando se publique un puesto sobre el que deseen recibir notificaciones; este es un importante beneficio del software de adquisición de talento.
Además, las herramientas especializadas de búsqueda de candidatos pueden ayudarte a identificar canales, publicar anuncios y comparar la eficacia de cada canal.
4. Configuración de procesos internos
La contratación es un trabajo en equipo, y la automatización puede ayudar a los equipos internos a mantenerse coordinados.
La mayoría de los tipos de software de reclutamiento te permiten crear flujos de trabajo internos con determinados activadores en cada etapa para notificar y recordar a los miembros del equipo que se preparen para las entrevistas y dejen sus comentarios.
También puede ayudar a evaluar a los candidatos recopilando y analizando los comentarios de las entrevistas.
5. Programación de entrevistas
Muchos ATS o programas especializados de programación de entrevistas ayudan a agilizar el proceso de programación de entrevistas mediante el envío de invitaciones automáticas que ofrecen a los candidatos la opción de elegir un horario adecuado para la entrevista.
Esto elimina una tarea adicional de los equipos de contratación y ayuda a garantizar que ningún candidato se quede atrás.
6. Entrevista por vídeo unidireccional
Al igual que la preselección, los vídeos unidireccionales son una excelente manera de entrevistar a los candidatos, y puedes automatizar este proceso mediante la creación de plantillas.
Solo tienes que escribir las preguntas de la entrevista una vez y dejar que los candidatos las respondan cuando les resulte conveniente.
Como esto brinda a los candidatos la oportunidad de formular sus respuestas, debes tener cuidado con el tipo de preguntas que haces.
Por ejemplo, evita cualquier pregunta diseñada para evaluar conocimientos si el software que utilizas no es lo suficientemente sofisticado como para saber si alguien se ha alejado de la página para buscar las respuestas.
Existen herramientas de entrevistas por vídeo, como HireVue, o incluso una herramienta más sencilla como Loom, que pueden ayudar con este tipo de filtros.
Algunas de estas herramientas han comenzado a integrar la IA con capacidades de NLP (procesamiento del lenguaje natural) para transcribir y analizar conversaciones.
Advertencia: Si aprovechas esta función, asegúrate de que el algoritmo recomendador o resumidor de IA permita realizar consultas, es decir, que puedas verificar por qué resumió la respuesta de un candidato de una manera específica.
7. Comunicación con los candidatos
La comunicación requiere mucho tiempo cuando se contrata a gran escala, y es fácil que algunas personas se queden atrás.
Para aligerar la carga, los reclutadores pueden crear comunicaciones automatizadas que aprovechen al máximo las plantillas de correo electrónico para reclutamiento, como los mencionados correos de rechazo y la programación de entrevistas, así como los acuses de recibo de las solicitudes, los recordatorios de entrevistas, las solicitudes de referencias y las nuevas oportunidades.
Algunas herramientas también cuentan con chatbots a los que los candidatos pueden consultar para obtener información.
8. Verificación de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes son fundamentales para garantizar que no termines contratando a alguien que no tenga permitido trabajar en tu sector. Cuando reclutas a gran escala, las verificaciones de antecedentes pueden ralentizar el proceso.
Los mejores servicios de verificación de antecedentes, como Checkr, generalmente cuentan con integraciones para las soluciones de software de reclutamiento más populares.
Una vez integrado, el servicio de verificación de antecedentes puede comprobar automáticamente los antecedentes de un candidato y cargar los resultados en tu solución de software de reclutamiento o gestión de personal.
9. Incorporación
Una vez que un candidato acepta una oportunidad, es el momento de que intervenga el equipo de RR. HH. y de incorporación.
Esto suele hacer que la transición de candidato a empleado sea lenta: el 30 % de las nuevas contrataciones nunca comienza un nuevo puesto debido a un seguimiento deficiente o inexistente.
Puedes automatizar la experiencia de incorporación digitalizando los contratos, la programación y los recordatorios automáticos de tareas clave, creando flujos de trabajo y ofreciendo otras funciones de autoservicio.
Aquí es donde existe cierta superposición entre el ATS y el HRIS/HRMS, por lo que es importante que los sistemas estén correctamente integrados.
Imagina el flujo: marcas al candidato como contratado en un ATS y eso crea automáticamente su perfil, la documentación y los datos de nómina en tu HRMS, con todas las demás tareas de un flujo de incorporación listas para comenzar.
Al integrar tu HRMS con tu ATS, ahorrarás horas que de otro modo dedicarías a tareas repetitivas de incorporación, mientras que la nueva contratación podrá empezar rápidamente a trabajar en aquello para lo que la contrataste.
10. Recopilación de comentarios
Los candidatos son una fuente valiosa de información que puede ayudar a mejorar tu proceso de reclutamiento.
Aunque siempre es preferible hablar con alguien, especialmente si ha tenido una entrevista, no siempre hay tiempo, por lo que también puedes crear un flujo del proceso de contratación que envíe a los candidatos una encuesta por correo electrónico después de marcarlos como aceptados o rechazados en tu ATS.
11. Informes y análisis
Los informes y análisis de contratación no tienen por qué ser una tarea complicada que implique recopilar todos los datos e informes necesarios.
Puedes utilizar un software de análisis de contratación para generar informes automáticamente con regularidad y obtener información valiosa sobre cómo mejorar tu proceso.
Los paneles de contratación proporcionan acceso a métricas en tiempo real e identifican las partes del proceso que requieren ajustes.
A continuación, pueden generar informes automáticamente y entregarlos a quienes los necesiten para impulsar la estrategia.
12. Cumplimiento normativo
La automatización puede ayudarte a cumplir con la multitud de leyes y normativas relacionadas con la contratación de las siguientes maneras:
- Garantizar automáticamente que los candidatos cumplan los requisitos específicos del puesto y los requisitos legales, como los de elegibilidad.
- Garantizar que no se pase por alto ni se extravíe ninguna documentación fundamental, proporcionando un registro de auditoría fiable.
- Garantizar que los datos personales se almacenen de forma segura, que el acceso esté restringido al personal autorizado y que las políticas de conservación de datos, como el RGPD, se apliquen de forma coherente.
- Programar y recordar a los empleados las sesiones de formación obligatorias, realizar un seguimiento de su finalización y gestionar las certificaciones. Los equipos pueden utilizar un software de gestión de la formación para organizar las sesiones y controlar la asistencia.
- Analizar los datos de contratación y generar informes que destaquen posibles problemas de cumplimiento, como disparidades en las prácticas de contratación, la remuneración o deficiencias en la documentación.
13. Crear cartas de oferta
Cuando hayas decidido que quieres contratar a alguien, es importante actuar con rapidez. Los ATS o sistemas similares pueden generar y enviar cartas de oferta mediante integraciones con plataformas de firma electrónica como DocuSign.
14. Conservación de registros
Los sistemas automatizados garantizan que todas las actividades de contratación queden documentadas y cumplan los requisitos legales y normativos, lo que reduce el riesgo de errores y posibles problemas legales.
15. Comprobación de referencias
El software de comprobación de referencias puede automatizar el proceso de recopilación y verificación de referencias de los candidatos a un puesto. Sus componentes principales son los correos electrónicos de solicitud automatizados, los cuestionarios personalizables y las herramientas de análisis de datos. Para obtener más información, consulta nuestra selección del mejor software de comprobación de referencias.
15. Evaluaciones
El software de evaluación de candidatos puede automatizar el envío de evaluaciones a los candidatos, así como la puntuación y la elaboración de informes.
Ejemplo de flujo de trabajo automatizado
Cuando implementes un nuevo software de contratación y pruebes las automatizaciones, necesitarás un flujo de trabajo de ejemplo para realizar las pruebas. Aquí tienes uno estándar para empezar.
- Publicación de la oferta: Crea una descripción del puesto y utiliza tu ATS u otro sistema de publicación de ofertas de empleo para publicarla automáticamente en varias plataformas.
- Evaluación de las solicitudes: Utiliza la automatización para ayudar a evaluar las solicitudes, descartar a los candidatos no cualificados y enviar correos electrónicos de rechazo o con los siguientes pasos.
- Programación de entrevistas: Permite que los candidatos elijan las franjas horarias de las entrevistas mediante una herramienta de programación automatizada.
- Evaluación: Realiza evaluaciones automatizadas previas a la contratación y entrevistas por vídeo.
- Oferta e incorporación: Utiliza herramientas automatizadas para generar cartas de oferta y agilizar el proceso de incorporación.
Beneficios de la automatización del proceso de contratación
Como sin duda habrás deducido, la automatización puede mejorar tu proceso de contratación de varias maneras:
- Ahorro de tiempo: La automatización reduce las tareas manuales y libera tiempo de los equipos de contratación para que se centren en tareas estratégicas.
- Reducción de costes: Al automatizar las tareas repetitivas, las organizaciones pueden reducir los costes administrativos asociados a la contratación. Además, un plazo de contratación más corto reduce los costes relacionados con los puestos vacantes y la pérdida de productividad.
- Mejora de la calidad de los candidatos: Los sistemas automatizados pueden ayudar a evaluar currículos y solicitudes, y rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplan determinados criterios.
- Mejora de la experiencia del candidato: La automatización crea un proceso de contratación más eficiente, garantiza una comunicación puntual y coherente con los candidatos y ayuda a obtener mejores comentarios, lo que contribuye a mejorar la experiencia del candidato.
- Toma de decisiones basada en datos: Las herramientas de automatización de la contratación suelen incluir funciones de análisis y generación de informes que las organizaciones pueden utilizar para perfeccionar sus estrategias de contratación, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas basadas en datos.
- Coherencia y estandarización: Los procesos automatizados garantizan que todos los candidatos reciban un trato coherente, reduciendo el riesgo de sesgos y mejorando el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Los procesos estandarizados también mejoran la eficiencia y fiabilidad generales de la contratación.
- Escalabilidad: La automatización facilita ampliar o reducir los esfuerzos de contratación en función de las necesidades de la organización. Durante periodos de gran crecimiento o contratación estacional, los sistemas automatizados pueden gestionar mayores volúmenes sin comprometer la calidad.
- Mejora de la colaboración: Las herramientas de automatización suelen incluir funciones que facilitan la colaboración en los procesos de contratación, como bases de datos compartidas de candidatos, mecanismos de comentarios y gestión de flujos de trabajo.
- Mejor marketing: Las herramientas de automatización, los CRM de selección de personal y el software de bases de datos de contratación enviarán actualizaciones automáticas sobre puestos vacantes, etc., a segmentos específicos.
Precaución: utiliza la automatización con cuidado
Como hemos comentado, la automatización puede mejorar significativamente la experiencia de contratación de numerosas maneras. Pero debes utilizarla con cuidado. Las personas no son robots y, en ocasiones, se necesita un toque humano.
Estas son un par de áreas en las que es aconsejable evitar la automatización:
- Rechazar a un candidato que haya avanzado cierta distancia en el proceso automatizado, normalmente después de haber hablado con alguien.
- Revisar currículos: Aunque la automatización puede ayudar, muchas plataformas de selección de personal para pequeñas empresas todavía tienen problemas para extraer información básica de los candidatos a partir de un currículo. A partir de ahí, podemos deducir que la “calificación de currículos mediante IA” está aún más lejos. Ya existen muchos debates sobre su legalidad, y algunos países han introducido legislación que establece que los candidatos tienen derecho a que sus currículos no sean rechazados automáticamente por un software de contratación basado en IA automatizado, así que mantente atento.
En general, depender demasiado de sistemas y algoritmos automatizados puede hacer que se pasen por alto candidatos cualificados que quizá no se ajusten a los criterios exactos establecidos por las herramientas de automatización.
Los algoritmos también pueden reforzar inadvertidamente los sesgos existentes si no se supervisan y actualizan cuidadosamente.
Mejora la contratación con automatización
Al igual que ocurre en muchas profesiones, la automatización puede facilitar la vida de los equipos de contratación y agilizar el proceso de contratación, pero recuerda implementarla con cuidado.
No quieres desarrollar la reputación de que tu empresa trata a los candidatos como números en una máquina de sorteo de lotería, así que asegúrate de prestar atención a aspectos como proporcionar buenos comentarios sobre las entrevistas y hablar con los candidatos para conocer sus comentarios.
El mercado del software de contratación está repleto de herramientas que afirman utilizar IA, pero que pueden aportar muy poco para fundamentar sus afirmaciones. Para obtener más información, consulta el excelente artículo de Mariya Hristova sobre la contratación con IA.
