15 Métodos de Automatización en Reclutamiento + Mejores Prácticas
Aunque gran parte del reclutamiento implica ser creativo y conectar con los candidatos a nivel personal, hay una cantidad considerable de tareas repetitivas e ineficiencias.
La buena noticia es que puedes automatizar muchas de estas tareas para que puedas centrarte en las cosas que no deberían automatizarse, por ejemplo, hablar con candidatos y perfeccionar la estrategia. Las soluciones de reclutamiento con IA permiten a las empresas automatizar tareas mundanas y repetitivas como el análisis de datos, la generación de informes y el emparejamiento por palabras clave.
En este artículo, te explicaré 15 formas de automatizar tu proceso de contratación para que puedas ahorrar tiempo y recursos y atraer al mejor talento.
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15 formas de automatizar tu proceso de reclutamiento
1. Redacción y publicación de anuncios de empleo
Necesitas ofertas de trabajo bien redactadas que reflejen tu marca empleadora y herramientas como ChatGPT pueden ayudarte a escribirlas.
Pero, una vez escritas, todavía queda la tarea de publicarlas en diferentes bolsas de trabajo y plataformas de redes sociales. Aquí es donde entra más automatización.
Los ATS (sistemas de seguimiento de candidatos) te permiten crear una biblioteca de publicaciones de empleo que funcionan como plantillas que puedes reutilizar y publicar donde mejor convenga. Bonus: Es fácil hacer seguimiento de la calidad de los candidatos de cada fuente.
2. Cribado de currículums
Has creado una excelente descripción del puesto y publicado la oferta de empleo en varias plataformas.
El siguiente paso es probablemente una de las partes que más tiempo consume del proceso de adquisición de talento: el cribado de currículums.
Leer cientos de currículums en busca de candidatos calificados puede consumir mucho tiempo y algunos tipos de software de reclutamiento pueden ayudarte a filtrar la cola más rápido.
Los sistemas automatizados pueden analizar los currículums y resaltar palabras clave específicas, habilidades y niveles de experiencia, ayudando a acelerar el proceso de revisión.
Si los candidatos no cumplen con ciertos requisitos, por ejemplo estatus de visa o un cierto puntaje mínimo, el sistema puede enviar automáticamente un mensaje de rechazo. Esto es especialmente útil en escenarios de reclutamiento de alto volumen.
Si tu ATS no incluye una función de análisis de currículums, considera utilizar un software de cribado de currículums independiente.
Advertencia: Si un candidato ha avanzado más allá de cierto punto en tu proceso de selección, evita los rechazos automáticos.
3. Captación de candidatos
Buscar candidatos puede consumir mucho tiempo para los reclutadores.
Algunas soluciones de software de adquisición de talento te ayudan a crear una base de datos de candidatos (básicamente un CRM para candidatos).
Cuando publicas una nueva oportunidad, el software puede analizar los detalles de la descripción del puesto frente a los datos disponibles para crear una reserva de talento con los mejores candidatos.
Los candidatos de la base de datos también pueden optar por recibir actualizaciones automáticas cuando se publique una vacante sobre la que quieran estar informados—esta es una ventaja importante del software de adquisición de talento.
Además, las herramientas especializadas para la captación de candidatos pueden ayudarte a identificar los canales, publicar anuncios y comparar la efectividad de cada canal.
4. Configuración de procesos internos
El reclutamiento es un trabajo en equipo y la automatización puede ayudar a que los equipos internos se mantengan sincronizados.
La mayoría de los tipos de software de reclutamiento te permiten construir flujos de trabajo internos con ciertos desencadenantes en cada etapa para notificar y recordar a los miembros del equipo que se preparen para las entrevistas y dejen sus comentarios.
También puede ayudar a evaluar candidatos recopilando y analizando la retroalimentación de entrevistas.
5. Programación de entrevistas
Muchos ATS o programas personalizados de programación de entrevistas ayudan a optimizar el proceso enviando invitaciones automáticas y dando a los candidatos la opción de elegir un horario adecuado para su entrevista.
Esto elimina un paso adicional para los equipos de contratación y ayuda a asegurar que ningún candidato se pierda en el proceso.
6. Entrevista en video unidireccional
Al igual que el pre-filtrado, las entrevistas unidireccionales en video son una excelente forma de entrevistar candidatos y se puede automatizar este proceso creando plantillas.
Solo tienes que escribir las preguntas de la entrevista una vez y dejar que los candidatos las respondan en su propio tiempo.
Como esto les da a los candidatos la oportunidad de formular sus respuestas, debes tener cuidado con el tipo de preguntas que realizas.
Por ejemplo, evita cualquier pregunta diseñada para comprobar conocimientos si el software que usas no es lo suficientemente sofisticado como para saber si alguien ha navegado fuera de la página para buscar las respuestas.
Existen herramientas para entrevistas en video como HireVue, o incluso una herramienta más sencilla como Loom, que pueden facilitar este tipo de entrevistas.
Algunas de estas herramientas han empezado a integrar IA con capacidades de PNL (procesamiento de lenguaje natural) para transcribir y analizar conversaciones.
Advertencia: Si vas a aprovechar esta función, asegúrate de que el algoritmo recomendador o resumidor de la IA sea consultable, es decir, que puedas verificar por qué resumió la respuesta de un candidato de una manera específica.
7. Comunicación con candidatos
La comunicación puede consumir mucho tiempo cuando se contrata a gran escala y es fácil pasar por alto a algunas personas.
Para aligerar la carga, los reclutadores pueden crear comunicaciones automatizadas sacando el máximo provecho de plantillas de correos electrónicos de reclutamiento, como los ya mencionados correos de rechazo y programación de entrevistas, así como acuses de recibo de solicitudes, recordatorios de entrevistas, solicitudes de referencias y nuevas oportunidades.
Algunas herramientas también incorporan chatbots que los candidatos pueden consultar para obtener información.
8. Verificaciones de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes son vitales para asegurarte de no terminar contratando a alguien que no puede trabajar en tu industria. Cuando reclutas a gran escala, estas revisiones pueden ralentizar el proceso.
Los mejores servicios de verificación de antecedentes, como Checkr, generalmente cuentan con integraciones para las soluciones populares de software de reclutamiento.
Una vez integrados, el verificador de antecedentes puede comprobar automáticamente el historial de un candidato y cargar los resultados en tu solución de reclutamiento o software de gestión de personal.
9. Incorporación
Una vez que un candidato acepta una oportunidad, es hora de que intervenga el equipo de RR. HH./incorporación.
Esto a menudo ralentiza la transición de solicitante a empleado—el 30% de las nuevas contrataciones nunca empiezan un nuevo puesto por un seguimiento deficiente o inexistente.
Puedes automatizar la experiencia de incorporación digitalizando contratos, programando y enviando recordatorios automáticos para tareas clave, creando flujos de trabajo y ofreciendo otras funcionalidades de autoservicio.
Aquí es donde hay cierta superposición entre el ATS y el HRIS/HRMS, por lo que es importante que los sistemas estén debidamente integrados.
Imagina el flujo: marcas al candidato como contratado en un ATS y eso automáticamente crea su perfil, papeles y datos de nómina en tu HRMS con todas las demás tareas en un flujo de incorporación listas para empezar.
Al integrar tu HRMS con tu ATS, ahorrarás horas que de otro modo gastarías en tareas repetitivas de incorporación, mientras que la nueva contratación puede empezar rápidamente a trabajar en lo que la has contratado.
10. Recopilación de comentarios
Los candidatos son una fuente valiosa de información para ayudar a mejorar tu proceso de reclutamiento.
Aunque siempre es preferible hablar con alguien, especialmente si has tenido una entrevista, no siempre hay tiempo, por lo que también puedes crear un flujo de proceso de reclutamiento que envíe a los candidatos una encuesta por correo electrónico después de marcarlos como aceptados o rechazados en tu ATS.
11. Informes y analítica
La analítica e informes de reclutamiento no tiene por qué ser una molestia al reunir todos los datos y reportes necesarios.
Puedes utilizar software de analítica de reclutamiento para generar informes automáticamente de forma regular y así obtener valiosos conocimientos sobre cómo mejorar tu proceso.
Los paneles de control de reclutamiento proporcionan acceso a métricas en tiempo real e identifican partes del proceso que necesitan ajustes.
Estos entonces pueden crear informes automáticamente y entregarlos a quienes los necesiten para definir la estrategia.
12. Cumplimiento
La automatización puede ayudarte a mantener el cumplimiento de la multitud de leyes y regulaciones sobre contratación de las siguientes formas:
- Asegurar automáticamente que los candidatos cumplen los requisitos específicos del puesto y los requisitos legales, como la elegibilidad.
- Garantizar que no se pase por alto ni se pierda documentación crítica, proporcionando una ruta de auditoría confiable.
- Asegurar que los datos personales se almacenen de forma segura, que el acceso esté restringido al personal autorizado y que las políticas de retención de datos, como GDPR, se apliquen de manera constante.
- Programar y recordar a los empleados sobre sesiones de formación obligatoria, hacer seguimiento de la finalización y gestionar certificaciones.
- Analizar los datos de reclutamiento y generar informes que destaquen posibles problemas de cumplimiento, como disparidades en las prácticas de contratación, compensación o brechas en la documentación.
13. Crear cartas de oferta
Cuando ya has decidido que quieres contratar a alguien, conviene actuar rápido. Los ATS o sistemas similares pueden generar y enviar cartas de oferta usando integraciones con plataformas de firma electrónica como DocuSign.
14. Gestión de registros
Los sistemas automatizados aseguran que todas las actividades de reclutamiento queden documentadas y cumplan los requisitos legales y regulatorios, reduciendo el riesgo de errores y problemas legales potenciales.
15. Verificación de referencias
El software de verificación de referencias puede automatizar el proceso de recopilar y comprobar referencias para los candidatos a un puesto. Sus componentes principales son solicitudes automáticas por correo electrónico, cuestionarios personalizables y herramientas de análisis de datos. Para más información, consulta nuestra selección del mejor software de verificación de referencias.
15. Pruebas
El software de evaluación de candidatos puede automatizar el envío de pruebas a los candidatos, así como el puntaje y la generación de informes automática.
Ejemplo de flujo de trabajo de automatización
Cuando implementes nuevo software de reclutamiento y pongas a prueba las automatizaciones, necesitarás un ejemplo de flujo de trabajo para probar. Aquí tienes uno estándar para comenzar.
- Publicación de la vacante: Crea una descripción de puesto y utiliza tu ATS u otro sistema de publicación de empleos para publicarlo automáticamente en varias plataformas.
- Filtrado de solicitudes: Usa la automatización para ayudar a filtrar solicitudes, descartar candidatos no calificados y enviar correos de rechazo o de próximos pasos.
- Programación de entrevistas: Permite a los candidatos elegir horarios de entrevistas a través de una herramienta de programación automatizada.
- Evaluación: Realiza evaluaciones pre-empleo y entrevistas en video automatizadas.
- Oferta e incorporación: Usa herramientas automáticas para generar cartas de oferta y agilizar el proceso de incorporación.
Beneficios de la automatización del proceso de reclutamiento
Como sin duda habrás intuido, la automatización puede mejorar tu proceso de contratación de diversas maneras:
- Ahorro de tiempo: La automatización reduce las tareas manuales y libera tiempo del equipo de contratación para que se concentre en tareas estratégicas.
- Reducción de costes: Al automatizar tareas repetitivas, las organizaciones pueden disminuir los costes administrativos asociados al reclutamiento. Además, un menor tiempo de contratación disminuye los costes relacionados con vacantes no cubiertas y la pérdida de productividad.
- Mejor calidad de los candidatos: Los sistemas automatizados pueden ayudar a filtrar currículums y solicitudes y rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplen ciertos criterios.
- Mejor experiencia del candidato: La automatización genera un proceso de contratación más eficiente, asegura una comunicación oportuna y coherente con los candidatos y ayuda a solicitar mejores comentarios, lo que contribuye a una mejor experiencia del candidato.
- Toma de decisiones basada en datos: Las herramientas de automatización de reclutamiento suelen contar con funciones de análisis y reporte que las organizaciones pueden usar para perfeccionar sus estrategias de contratación, identificar cuellos de botella y tomar decisiones fundamentadas en datos.
- Consistencia y estandarización: Los procesos automatizados garantizan que todos los candidatos sean tratados de forma consistente, lo que reduce el riesgo de sesgo y mejora el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios. Los procesos estandarizados también mejoran la eficiencia y fiabilidad generales del reclutamiento.
- Escalabilidad: La automatización facilita aumentar o disminuir los esfuerzos de reclutamiento según las necesidades organizacionales. Durante períodos de gran crecimiento o contratación estacional, los sistemas automatizados pueden manejar volúmenes mayores sin comprometer la calidad.
- Colaboración mejorada: Las herramientas de automatización a menudo incluyen funciones que facilitan la colaboración en los procesos de contratación como bases de datos de candidatos compartidas, mecanismos de retroalimentación y gestión de flujos de trabajo.
- Mejor marketing: Las herramientas de automatización, los CRMs de reclutamiento y el software de bases de datos de reclutamiento enviarán actualizaciones automáticas sobre vacantes abiertas, etc., a segmentos específicos.
Cuidado: Usa la Automatización con Precaución
Como hemos hablado, la automatización puede mejorar significativamente la experiencia de contratación en muchos aspectos. ¡Pero úsala con precaución! Las personas no son robots y, a veces, se necesita un toque humano.
Aquí tienes un par de áreas en las que es recomendable evitar la automatización:
- Rechazar a un candidato que ha avanzado cierta distancia en el proceso automatizado, normalmente después de que ha hablado con alguien.
- Revisar currículums: Aunque la automatización puede ayudar, muchas plataformas de reclutamiento para pequeñas empresas todavía tienen problemas al analizar información básica del candidato en su currículum. De ahí podemos deducir que la "calificación de currículums por IA" aún está más lejos. Ya existen muchos debates sobre la legalidad y en algunos países se han creado leyes que otorgan a los candidatos el derecho de que sus currículums no sean rechazados automáticamente por software de contratación por IA, así que ¡esté atento a eso!
En general, depender demasiado de sistemas y algoritmos automatizados puede llevar a pasar por alto candidatos calificados que puede que no cumplan exactamente los criterios fijados por las herramientas de automatización.
Los algoritmos también pueden, inadvertidamente, reforzar prejuicios existentes si no se monitorizan y actualizan cuidadosamente.
Mejora el Reclutamiento con Automatización
Como en muchas profesiones, la automatización puede facilitar el trabajo de los equipos de reclutamiento y agilizar el proceso de selección, pero recuerda implementarla con precaución.
No querrás que tu empresa gane la reputación de tratar a los candidatos como números de una máquina de sorteo de la Lotería, así que asegúrate de prestar atención a aspectos como proporcionar buenos comentarios de entrevistas y hablar con los candidatos para obtener su opinión.
El mercado del software de reclutamiento está repleto de herramientas que afirman usar IA pero pueden ofrecer muy poco para respaldar sus afirmaciones. Para más información, consulta el excelente artículo de Mariya Hristova sobre reclutamiento con IA.
