15 métodos de automatización en reclutamiento + mejores prácticas
Si bien gran parte del reclutamiento implica creatividad y conectar con los candidatos a nivel personal, también existen muchas tareas repetitivas e ineficiencias.
La buena noticia es que puedes automatizar muchas de estas tareas, lo que te permitirá concentrarte en aquellas que no deberían ser automatizadas, por ejemplo, hablar con candidatos y perfeccionar la estrategia. Las soluciones de reclutamiento con IA permiten a las empresas automatizar tareas mundanas y repetitivas como el análisis de datos, la generación de reportes y la búsqueda por palabras clave.
En este artículo, te explicaré 15 formas de automatizar tu proceso de contratación para que puedas ahorrar tiempo y recursos y reclutar al mejor talento.
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15 formas de automatizar tu proceso de reclutamiento
1. Redacción y publicación de anuncios de empleo
Necesitas ofertas de empleo bien redactadas que reflejen tu marca empleadora y herramientas como ChatGPT pueden ayudarte a redactarlas.
Pero, una vez redactadas, aún queda la tarea de publicarlas en diferentes portales de empleo y redes sociales. Aquí entra otra capa de automatización.
Los ATS (sistemas de seguimiento de candidatos) te permiten crear una biblioteca de anuncios que funcionan como plantillas reutilizables para publicar donde convenga. Bonus: Es fácil hacer seguimiento de la calidad de los candidatos según la fuente.
2. Filtrado de currículums
Has creado una gran descripción para la vacante y añadido el anuncio en múltiples plataformas.
Lo siguiente es quizás una de las partes más demandantes en términos de tiempo en la adquisición de talento: el filtro de currículums.
Revisar cientos de currículums para encontrar candidatos cualificados puede consumir mucho tiempo y algunos tipos de software de reclutamiento pueden ayudarte a agilizar el proceso.
Los sistemas automatizados pueden filtrar currículums y resaltar palabras clave, habilidades y niveles de experiencia específicos, ayudando a acelerar la revisión.
Si los candidatos no cumplen con ciertos requisitos, como por ejemplo el estatus de visa o cierto porcentaje de aciertos en el filtro, el sistema puede enviar automáticamente un mensaje de rechazo. Esto es especialmente útil en escenarios de reclutamiento de alto volumen.
Si tu ATS no incluye la función de análisis de currículums, considera usar un sistema independiente de software de filtrado de currículums.
Advertencia: Si un candidato ha avanzado más allá de cierto punto en tu proceso de contratación, evita rechazos automáticos.
3. Búsqueda de candidatos
Buscar candidatos puede consumir una enorme cantidad de tiempo para los reclutadores.
Algunas soluciones de software para adquisición de talento te ayudan a crear una base de datos de candidatos (básicamente un CRM para candidatos).
Cuando publicas una nueva vacante, el software puede comparar los detalles de la descripción del puesto con los datos de la base y crear una reserva de talento con los mejores candidatos.
Los candidatos en la base de datos también pueden optar por recibir actualizaciones automáticas cuando se publique una vacante que les interese—este es un beneficio importante del software para adquisición de talento.
Además, herramientas especializadas de búsqueda de candidatos te ayudan a identificar canales, publicar ofertas y comparar la eficacia de cada uno.
4. Configuración de procesos internos
El reclutamiento es un deporte de equipo y la automatización puede ayudar a que los equipos internos permanezcan sincronizados.
La mayoría de los tipos de software de reclutamiento te permiten construir flujos de trabajo internos con ciertos activadores en cada etapa para notificar y recordar a los miembros del equipo que se preparen para las entrevistas y dejen su retroalimentación.
También puede ayudar a evaluar a los candidatos reuniendo y analizando la retroalimentación de las entrevistas.
5. Programación de entrevistas
Muchos ATS o software personalizados para programación de entrevistas ayudan a agilizar el proceso de organización de entrevistas enviando invitaciones automáticas que dan a los candidatos la opción de elegir un horario adecuado.
Esto aligera una tarea adicional para los equipos de contratación y ayuda a garantizar que ningún candidato se pierda en el proceso.
6. Entrevista por video unidireccional
Al igual que en la preselección, los videos unidireccionales son una excelente manera de entrevistar a los candidatos y puedes automatizar este proceso mediante la creación de plantillas.
Solo tienes que escribir las preguntas de la entrevista una vez y dejar que los candidatos las respondan en el momento que prefieran.
Como esto les da a los candidatos la oportunidad de preparar sus respuestas, debes prestar atención al tipo de preguntas que haces.
Por ejemplo, evita preguntas diseñadas para probar conocimientos si el software que estás usando no es lo suficientemente sofisticado como para detectar si alguien ha salido de la página para buscar las respuestas.
Existen herramientas de entrevistas por video como HireVue—o incluso una herramienta más simple como Loom—que pueden ayudar con este tipo de evaluaciones.
Algunas de estas herramientas ya han empezado a integrar capacidades de IA con procesamiento de lenguaje natural (NLP) para transcribir y analizar conversaciones.
Advertencia: Si aprovechas esta función, asegúrate de que el algoritmo recomendador o resumidor de la IA sea consultable, es decir, que puedas verificar por qué resumió la respuesta de un candidato de una manera específica.
7. Comunicación con candidatos
La comunicación consume mucho tiempo cuando contratas a gran escala y es fácil que algunos candidatos se pierdan en el proceso.
Para aliviar la carga, los reclutadores pueden crear comunicaciones automatizadas que saquen el mayor partido posible a plantillas de correo para reclutamiento, como los mencionados correos de rechazo y programación de entrevistas, así como acuses de recibo de postulaciones, recordatorios de entrevistas, solicitudes de referencias y notificaciones de nuevas oportunidades.
Algunas herramientas también incluyen chatbots que los candidatos pueden consultar para obtener información.
8. Verificación de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes son vitales para asegurar que no termines contratando a alguien que no esté autorizado para trabajar en tu sector. Cuando reclutas a gran escala, las verificaciones de antecedentes pueden ralentizar el proceso.
Los mejores verificadores de antecedentes, como Checkr, generalmente tienen integraciones para las soluciones de software de reclutamiento más populares.
Una vez integrado, el verificador puede comprobar automáticamente los antecedentes de un candidato y poblar los resultados en tu solución de reclutamiento o software para gestión de personal.
9. Incorporación
Cuando un candidato acepta una oferta, es momento de que el equipo de RR.HH./incorporación entre en acción.
A menudo, esto hace que la transición de postulante a empleado sea lenta—el 30% de las nuevas contrataciones nunca empieza en un nuevo puesto debido a una falta de seguimiento o seguimiento deficiente.
Puedes automatizar la experiencia de incorporación digitalizando contratos, programando y recordando automáticamente tareas clave, creando flujos de trabajo y ofreciendo otras funciones de autoservicio.
Aquí es donde hay cierta superposición entre el ATS y el HRIS/HRMS, así que es importante que los sistemas estén bien integrados.
Imagina el flujo: marcas al candidato como contratado en un ATS y eso automáticamente crea su perfil, trámites y detalles de nómina en tu HRMS, con todas las demás tareas del proceso de incorporación listas para empezar.
Al integrar tu HRMS con tu ATS, ahorrarás horas que de otro modo pasarías repitiendo tareas administrativas de incorporación, mientras que el nuevo empleado puede comenzar rápidamente a trabajar en lo que realmente lo contrataste.
10. Recopilación de retroalimentación
Los candidatos son una fuente rica de información que ayuda a mejorar tu proceso de reclutamiento.
Si bien siempre es preferible hablar con alguien, especialmente si la persona ha tenido una entrevista, no siempre hay tiempo, por lo que también puedes crear un flujo de proceso de reclutamiento que envíe una encuesta por correo electrónico a los candidatos después de marcarlos como aceptados o rechazados en tu ATS.
11. Informes y analítica
La analítica y los informes de reclutamiento no tienen por qué ser un fastidio al recopilar todos los datos y reportes necesarios.
Puedes utilizar software de analítica de reclutamiento para autogenerar informes regularmente y obtener valiosos datos para mejorar tu proceso.
Los paneles de reclutamiento proporcionan acceso a métricas en tiempo real e identifican partes del proceso que requieren ajustes.
Estos pueden luego autogenerar informes y entregarlos a quienes los necesiten para impulsar la estrategia.
12. Cumplimiento
La automatización puede ayudarte a mantener el cumplimiento con la multitud de leyes y normativas en torno a la contratación de las siguientes maneras:
- Garantiza automáticamente que los candidatos cumplan con las cualificaciones específicas del puesto y los requisitos legales, como la elegibilidad.
- Asegura que no se pase por alto ni se extravíe ninguna documentación crítica, proporcionando una trazabilidad confiable para auditoría.
- Asegura que los datos personales se almacenen de forma segura, el acceso esté restringido al personal autorizado y se apliquen de manera consistente las políticas de retención de datos como el GDPR.
- Programa y recuerda a los empleados las sesiones obligatorias de formación, realiza el seguimiento de la finalización y gestiona las certificaciones.
- Analiza datos de reclutamiento y genera informes que resaltan posibles problemas de cumplimiento, como disparidades en prácticas de contratación, compensaciones o brechas en la documentación.
13. Crear cartas de oferta
Cuando decidas que quieres contratar a alguien, es importante actuar rápido. Los ATS o similares pueden generar y enviar cartas de oferta utilizando integraciones con plataformas de firma electrónica como DocuSign.
14. Conservación de registros
Los sistemas automatizados garantizan que todas las actividades de reclutamiento se documenten y cumplan con los requisitos legales y regulatorios, reduciendo el riesgo de errores y posibles problemas legales.
15. Verificación de referencias
El software de verificación de referencias puede automatizar el proceso de recopilación y verificación de referencias para los candidatos a un empleo. Sus componentes principales son correos electrónicos de solicitud automatizados, cuestionarios personalizables y herramientas de análisis de datos. Para más información, consulta nuestra selección del mejor software para verificación de referencias.
15. Pruebas
El software de evaluación de candidatos puede automatizar el envío de pruebas a los candidatos, así como la calificación y la generación de informes automáticos.
Ejemplo de flujo de trabajo automatizado
Cuando implementes un software de reclutamiento nuevo y pruebes las automatizaciones, necesitarás un flujo de trabajo de ejemplo para probar. Aquí tienes uno estándar para empezar.
- Publicación de empleo: Crea una descripción de puesto y utiliza tu ATS u otro sistema de publicación de ofertas de empleo para publicarla automáticamente en múltiples plataformas.
- Filtrado de solicitudes: Utiliza la automatización para ayudar a filtrar las solicitudes, descartar candidatos no calificados y enviar correos de rechazo o con los siguientes pasos.
- Programación de entrevistas: Permite que los candidatos elijan horarios de entrevista a través de una herramienta de programación automática.
- Evaluación: Realiza evaluaciones previas al empleo y entrevistas por video de manera automatizada.
- Oferta e incorporación: Usa herramientas automatizadas para generar cartas de oferta y agilizar el proceso de incorporación.
Beneficios de la automatización del proceso de reclutamiento
Como sin duda habrás notado, la automatización puede mejorar tu proceso de contratación de diversas maneras:
- Ahorra tiempo: La automatización reduce las tareas manuales y libera tiempo de los equipos de contratación para que puedan centrarse en tareas estratégicas.
- Reducción de costos: Al automatizar tareas repetitivas, las organizaciones pueden disminuir los costos administrativos asociados al reclutamiento. Además, un menor tiempo de contratación reduce los costes relacionados con puestos vacantes y la pérdida de productividad.
- Mejora en la calidad de los candidatos: Los sistemas automatizados pueden ayudar a filtrar currículos y solicitudes y rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplen ciertos criterios.
- Mejor experiencia para el candidato: La automatización crea un proceso de contratación más eficiente, garantiza una comunicación oportuna y consistente con los candidatos y ayuda a obtener mejores comentarios, contribuyendo a una mejor experiencia general para el candidato.
- Toma de decisiones basada en datos: Las herramientas de automatización de reclutamiento suelen incluir capacidades de análisis y generación de informes que las organizaciones pueden utilizar para perfeccionar sus estrategias de contratación, identificar cuellos de botella y tomar decisiones fundamentadas en datos.
- Consistencia y estandarización: Los procesos automatizados aseguran que todos los candidatos sean tratados de manera uniforme, lo que reduce el riesgo de sesgos y mejora el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Los procesos estandarizados también incrementan la eficiencia y confiabilidad general del reclutamiento.
- Escalabilidad: La automatización facilita ampliar o reducir los esfuerzos de reclutamiento según las necesidades organizacionales. Durante períodos de alto crecimiento o contrataciones estacionales, los sistemas automatizados pueden manejar mayores volúmenes sin comprometer la calidad.
- Colaboración mejorada: Las herramientas de automatización suelen incluir funciones que facilitan la colaboración en los procesos de contratación como bases de datos de candidatos compartidas, mecanismos de retroalimentación y gestión de flujos de trabajo.
- Mejor marketing: Las herramientas de CRM de reclutamiento y los software de bases de datos de reclutamiento enviarán actualizaciones automáticas sobre vacantes, etc., a segmentos específicos.
Atención: Usa la automatización con precaución
Como se ha comentado, la automatización puede mejorar significativamente la experiencia de contratación en muchos aspectos. ¡Pero úsala con precaución! Las personas no son robots y, a veces, se necesita el toque humano.
Estos son algunos casos en los que es recomendable prescindir de la automatización:
- Rechazar a un candidato que haya avanzado suficiente en el proceso automatizado, normalmente tras haber hablado con alguien.
- Revisar CVs: Aunque la automatización puede ser útil, muchas plataformas de reclutamiento para pequeñas empresas aún presentan problemas para analizar la información básica de los candidatos en los CV. A partir de ahí, podemos extrapolar que la “valoración de currículums por IA” todavía está lejos de ser una realidad. Ya existen muchos debates sobre la legalidad, y en algunos países se ha aprobado legislación que otorga a los candidatos el derecho a que sus CVs no sean rechazados automáticamente por software de contratación con IA, por lo que hay que estar atento a ello.
En general, depender en exceso de sistemas automatizados y algoritmos puede llevar a pasar por alto candidatos válidos que puede que no cumplan exactamente con los criterios definidos por las herramientas de automatización.
Además, los algoritmos pueden reforzar inadvertidamente sesgos existentes si no se supervisan y actualizan cuidadosamente.
Mejora el reclutamiento con la automatización
Como ocurre en muchas profesiones, la automatización puede facilitar la vida de los equipos de selección y agilizar el proceso de contratación, pero recuerda implementar con cautela.
No quieres que tu empresa gane la fama de tratar a los candidatos como números de una máquina de sorteos, así que asegúrate de poner atención en aspectos como dar un buen feedback tras las entrevistas y conversar con los candidatos para recibir su opinión.
El mercado de software de reclutamiento está saturado de herramientas que afirman utilizar IA pero que ofrecen muy poco para respaldar sus afirmaciones. Si quieres profundizar, echa un vistazo al excelente artículo de Mariya Hristova sobre IA en el reclutamiento.
