HR-ohjelmiston vaatimukset: tarpeidesi ymmärtäminen
Henkilöstöhallinnon roolin pienissä yrityksissä ja suurissa organisaatioissa ymmärtäminen on olennaista henkilöstöhallinnon ohjelmistojen kustannuksia arvioitaessa, jotta ratkaisu vastaa yrityksen budjettia ja tavoitteita.
Näihin muuttuviin vaatimuksiin vastaamiseksi myös henkilöstöhallinnon ohjelmistot kehittyvät. Niitä ei enää käytetä ainoastaan palkanlaskennan hallintaan – vaikka se on edelleen tärkeä henkilöstöhallinnon ydintoiminto.
Nyt enemmän kuin koskaan henkilöstöhallinnon ohjelmistojen käyttöönotto on tärkeää, jotta yrityksesi säilyy kilpailukykyisenä työnantajana muuttuvilla työmarkkinoilla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Henkilöstöhallinnon ohjelmistojen keskeiset vaatimukset
Jokaisella yrityksellä on yksilölliset tarpeet henkilöstöhallinnon ratkaisun toiminnoille ja ominaisuuksille. On kuitenkin joitakin yhteisiä tekijöitä, kun varmistetaan, että valitsemasi henkilöstöhallinnon ohjelmisto parantaa tuottavuutta ja tyytyväisyyttä koko yrityksessä.
Henkilöstöhallinnon ohjelmiston valintaa koskevat seulontakysymykset
Riippumatta siitä, minkä tyyppistä henkilöstöhallinnon ohjelmistoa tarvitset, sinun kannattaa huomioida seuraavat yleiset näkökohdat varmistaaksesi, että saat kaikki henkilöstöhallinnon ohjelmiston hyödyt:
- Onko sitä helppo käyttää sekä henkilöstöhallinnon ammattilaisten että työntekijöiden?
- Integroituuko se muihin henkilöstöhallinnon ohjelmistojärjestelmiisi?
- Onko se skaalautuva ja joustava, jos yrityksesi tarpeet muuttuvat?
- Onko se pilvipohjainen vai isännöidäänkö sitä paikallisesti?
- Onko mobiilisovellus saatavilla?
- Noudattaako se tietoturvastandardeja, kuten GDPR-vaatimuksia?
- Parantaako se henkilöstöhallinnon toimintojen tehokkuutta (eli poistaako se laskentataulukoiden tarpeen)?
- Tarjoaako se automaatioita tyypillisiin paljon aikaa vieviin tehtäviin?
Kun näihin kysymyksiin on vastattu, voit siirtyä valintaprosessisi seuraavaan vaiheeseen ja alkaa tarkastella yksittäisiä ohjelmisto-ominaisuuksia.
Tehokkaan henkilöstöhallinnon ohjelmiston keskeiset ominaisuudet
Henkilöstöhallinnon ohjelmistoja voidaan mukauttaa, ja saatavilla on runsaasti erilaisia vaihtoehtoja yrityksesi erityisiin liiketoimintatarpeisiin. On kuitenkin joitakin ominaisuuksia, joista on mielestämme hyötyä lähes kaikissa tilanteissa:
- Työntekijöiden itsepalveluportaali: Kun työntekijät voivat itse tarkastella tärkeitä asiakirjoja, nähdä työvuoronsa, pyytää vapaata ja seurata koulutuksia, he ottavat henkilöstöhallinnon tiimiin yhteyttä vain vakavissa asioissa.
- Palkkaamisen ja perehdyttämisen työnkulut: Etsi sisäänrakennettuja työkaluja, jotka auttavat vakioimaan ja sujuvoittamaan palkkaamis- ja perehdytysprosessia, mukaan lukien työpaikkailmoitukset, työtarjoukset, sähköiset allekirjoitukset ja uusien työntekijöiden tarkistuslistat – kaikki samassa paikassa.
- Tekoälyominaisuudet: Edistyneemmät henkilöstöhallinnon työkalut sisältävät nykyään tekoälyä auttamaan esimerkiksi ansioluetteloiden seulonnassa, työntekijöiden vaihtuvuutta koskevassa ennakoivassa analytiikassa ja yksilöllisten oppimissuositusten laatimisessa – näin voit tehdä nopeampia ja parempia päätöksiä.
- Ajanhallinta: Automatisoitu ajanhallinta voi tehostaa työnkulkua, etenkin kun työntekijöillä on suora käyttöoikeus. Monet henkilöstöhallinnon järjestelmät sisältävät tiimikohtaisia kalentereita ja läsnäolohälytyksiä, jotka auttavat vähentämään poissaolojen vaikutuksia.
- Henkilöstöetujen ilmoittautumisen hallinta: Itsepalveluna tehtävä henkilöstöetujen ilmoittautuminen antaa työntekijöille mahdollisuuden tarkastella, valita ja päivittää etupakettejaan ilman henkilöstöhallinnon apua, mikä vähentää edestakaista viestintää ja varmistaa etuuksiin liittyvien määräaikojen noudattamisen.
- Oppimismahdollisuudet: Quantum Workplacen tekemässä tutkimuksessa työntekijät nimesivät kehittymismahdollisuudet yhdeksi työntekijöiden sitoutumisen tärkeimmistä syistä. Harkitse henkilöstöhallinnon ratkaisua, jossa on integroitu oppimisen hallintajärjestelmä (LMS) tai koulutusmoduuli, joka auttaa työntekijöitäsi kehittämään taitojaan ajan myötä.
- Analyysi ja raportointi: Henkilöstöhallinnon ohjelmisto kerää paljon työntekijätietoja, mutta niitä ei pitäisi joutua viemään toiseen järjestelmään niiden merkityksen selvittämiseksi. Parhaat henkilöstöhallinnon ohjelmistot sisältävät tietokoontinäyttöjä ja sisäänrakennettuja analytiikkaominaisuuksia.
Eri henkilöstöhallinnon ohjelmistotyypeille asetetut erityisvaatimukset
Vaikka saatat etsiä työntekijöiden hallintaratkaisua vain jonkin näistä alueista koskeviin haasteisiin, henkilöstöhallinnon ydinohjelmistot jakautuvat yleensä neljään perusluokkaan:
- HR-tietojen hallinta (esim. henkilöstötietojärjestelmät eli HRIS-järjestelmät)
- Palkanlaskenta-, talous- ja kirjanpito-ohjelmistot
- Rekrytointi-, palkkaus- ja perehdytysohjelmistot
- Työntekijöiden suoritusten hallintaohjelmistot
Jokaisella ohjelmistotyypillä on erilaiset vaatimukset. Mutta mitä vaatimuksia kullakin tyypillä on, ja mitä sinun tulisi etsiä valitessasi ydin-HR-ohjelmistoratkaisua?
Henkilöstöhallinnon ohjelmiston vaatimukset
Henkilöstöhallinnon ohjelmisto (HRMS) on sovelluskokonaisuus, jolla hallitaan erilaisia HR-prosesseja, kuten rekrytointia, suoritusarviointeja, työntekijätietojen ylläpitoa ja monia muita tehtäviä.
HRMS-ohjelmistoratkaisut vaihtelevat suuresti perusmuotoisista HRMS-ohjelmistoista (tunnetaan myös HRIS-ohjelmistoina) erittäin edistyneisiin ja monimutkaisiin ratkaisuihin.
Koska HRMS-ohjelmistot vaihtelevat suuresti, sinun on ennen niiden arviointia laadittava HR-ohjelmiston RFP-pyyntö, jossa määritellään, mitä yrityksesi siltä edellyttää. Yleisiä HRMS-ohjelmiston ominaisuuksia ovat:
- Palkanlaskenta
- Työsuhde-etujen hallinta
- Rekrytointi- ja palkkaustyökalut
- Perehdytys- ja koulutustyökalut
- Oppimisen hallintajärjestelmä (LMS)
- Työntekijätietojen tallennus
- Työaikakirjanpito tai digitaaliset työaikakirjat
- HR-mittarit ja analytiikka
Tarkastele ensin yrityksesi painopisteitä ja tavoitteita. Missä yrityksesi toimii tehokkaimmin? Ja missä sen on vaikea saavuttaa tehokkuutta? Keskity alueisiin, joissa tarvitset apua, ja laadi vaatimusluettelo tärkeimmistä tarvitsemistasi ominaisuuksista.
Tarkastele seuraavaksi yrityksesi teknisiä vaatimuksia. Kuinka monta työntekijätietoa on tallennettava? Ja kuinka monta käyttäjää HR-ohjelmistollasi tulee olemaan?
Jos tarvitset HRMS-ohjelmistolta tiettyjen kielten tukea tai apua tiettyjen sääntelyyn liittyvien asioiden kanssa, lisää ne vaatimusluetteloosi ja myös liiketoimintaperusteluusi.
Kaikki HRMS-ohjelmistoratkaisut eivät sisällä peruspalvelussaan esimerkiksi palkanlaskennan hallintaa tai työsuhde-etujen hallinnointia, joten jos ne ovat tarpeellisia, lisää ne luetteloosi.
Palkanlaskenta- ja työsuhde-etujen ohjelmiston vaatimukset
Palkanlaskenta- ja työsuhde-etujen ohjelmisto auttaa seuraamaan kuukausittaisia etukustannuksia, käsittelemään palkanlaskentaa, laskemaan ja ilmoittamaan palkkaverot sekä hallitsemaan niihin liittyviä taloudellisia tehtäviä.
Tämän tyyppisen ohjelmiston kohdalla seuraavat kysymykset auttavat määrittämään yrityksesi vaatimukset:
- Kuinka monta työntekijää teillä on?
- Onko teillä kausi- tai määräaikaisia työntekijöitä?
- Tarjoatteko työsuhde-etuja?
- Kuinka kokenut palkanlaskijanne on?
- Mitä lainsäädäntöä teidän on noudatettava?
- Millaista analytiikkaa tarvitsette?
- Maksatteko myyntipalkkioita tai bonuksia?
Jotta voit vertailla näitä tietoja useilta toimittajilta, suosittelen pyytämään palkkahallinnon tarjouksia vähintään kolmelta parhaaksi arvioimaltasi vaihtoehdolta prosessin helpottamiseksi.
Yritykset edellyttävät palkanlaskenta- ja työsuhde-etujen ohjelmistolta yleensä seuraavia ominaisuuksia:
- Integraatio olemassa oleviin HR-tietokantoihin
- Verotuksen noudattamisen tuki
- Loma- ja sairauspoissaolojen seuranta
- Työntekijöiden itsepalvelukäyttö palkkalaskelmiin ja verolomakkeisiin
- Työntekijöiden työsuhde-etujen kelpoisuuden automaattinen seuranta
Palkkajärjestelmiä skaalattaessa on erittäin tärkeää tehdä riskianalyysi ja määritellä vaatimukset ennen toimittajan valintaa. Laadi kattava pisteytysmalli, jonka avulla voit valita tarpeisiisi sopivan kumppanin.
Rekrytointiohjelmiston vaatimukset
Rekrytointiohjelmiston ominaisuuksiin kuuluvat usein hakijaseurantajärjestelmä (ATS), ehdokassuhteiden hallinta ja haastatteluohjelmisto.
Monille rekrytointiohjelmiston alatyypeille yhteisiä ominaisuuksia ovat työpaikkailmoitusten automaattinen julkaiseminen verkkosivustoilla ja sosiaalisessa mediassa, ansioluetteloiden vastaanottaminen verkossa sekä työkalut epäsopivien ehdokkaiden suodattamiseen ja pätevien ehdokkaiden vertailemiseen keskenään.
Business News Dailyn mukaan yritysten tulisi etsiä rekrytointiohjelmistoa, joka täyttää seuraavat vaatimukset:
- Voi julkaista ilmoituksia tietyillä työpaikkasivustoilla
- Siinä on mobiiliystävällinen käyttöliittymä
- Tarjoaa joustavan hinnoittelun
- Siinä on nopea hakuprosessi
- Varmistaa työlainsäädännön noudattamisen
Jos hinta rajoittaa ohjelmistoinvestointiasi, edullisimpia rekrytointityökaluja ovat yleensä pienyritysten rekrytointijärjestelmät.
Suorituksenhallintaohjelmiston vaatimukset
Suorituksenhallintaohjelmisto auttaa yrityksiä ymmärtämään työntekijöiden suoriutumista paremmin. Yksi suorituksenhallintatyökalujen tärkeimmistä hyödyistä on se, että niiden avulla yritysjohtajat voivat seurata ja analysoida työntekijätietoja sekä arvioida yksittäisiä työntekijöitä.
Tämän tyyppisen ohjelmiston keskeisiä vaatimuksia ovat seuraavat:
- Helppokäyttöisyys
- Mahdollisuus asettaa tavoitteita
- Edistymisen seurantaominaisuudet
- Kyky tarjota jatkuvaa palautetta
- Automaattiset muistutukset suorituksen arvioinnin määräajoista
- Työntekijöiden ja esihenkilöiden välinen helppo viestintä
Haluat tietenkin myös, että suorituksenhallintaohjelmistosi on joustava, mukautuva ja yhteensopiva muiden järjestelmiesi kanssa. Myös suorituksenhallintajärjestelmien hinta on ratkaiseva tekijä, sillä tarvitset budjettiisi sopivan ratkaisun. Sama koskee jokaista lyhytlistallesi valitsemaasi henkilöstöhallinnon ohjelmistoa!
Seuraavaksi tarkastelemme näitä vaatimuksia ja niiden arviointia.
Miten henkilöstöhallinnon ohjelmistoa arvioidaan
Miten voit arvioida henkilöstöhallinnon ratkaisun joustavuutta ja mukautuvuutta? Entä mitä sinun tulisi ottaa huomioon määrittäessäsi henkilöstöhallinnon ratkaisun kokonaiskustannuksia? Perehdytään asiaan.
Yhteensopivuus nykyisten henkilöstöhallinnon järjestelmien kanssa
Henkilöstöhallinnon ratkaisun käyttöönotto tarkoittaa todennäköisesti sen integroimista muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten toiminnanohjausjärjestelmään, taloushallinnon ohjelmistoon ja asiakkuudenhallintaohjelmistoon. Näin voit jakaa tietoja tehokkaammin ja saada liiketoimintasi analytiikasta paljon kattavamman kokonaiskuvan.
Toimittajan pitäisi pystyä kertomaan, onko sen ohjelmisto yhteensopiva muiden käyttämiesi järjestelmien kanssa, ja antaa sinun testata sitä ennen ostopäätöstä. Haluat myös varmistaa, että toimittaja tarjoaa jatkuvaa tukea ja päivityksiä yhteensopivuuden säilyttämiseksi niiden järjestelmien kanssa, jotka saatat ottaa käyttöön tulevaisuudessa.
Joustavuus ja mukautuvuus
Yritykset eivät pysy paikallaan, joten HR-ohjelmistosikaan ei voi pysyä muuttumattomana. Sen on kasvettava (tai supistuttava) tarpeidesi mukana. Kun etsit HR-ratkaisua, pohdi, mitä keskeisiä ominaisuuksia ja millaista laajuutta odotat tarvitsevasi tulevaisuudessa. Jos ohjelmistossa on haluamasi lisäominaisuudet, kuinka paljon niiden käyttöönotto maksaa, kun niiden aika koittaa?
Joustavuus on avainasemassa. HR-prosessisi saattavat kehittyä ajan myötä, ja järjestelmän pitäisi antaa sinun mukautua ilman täydellistä uudistamista. Haluat mahdollisuuden mukauttaa työnkulkuja ja raportteja muuttuvien tarpeidesi mukaan.
Huomioitavat kustannustekijät
HR-ohjelmiston kustannukset voidaan laskea eri tavoin, ja tämä on tärkeää pitää mielessä vaihtoehtoja vertaillessa.
Monien ohjelmistotyyppien kohdalla yritykset maksavat kuukausittaisen käyttäjä- tai työntekijäkohtaisen maksun peruskuukausimaksun lisäksi. Jotkin järjestelmät voivat myös veloittaa käyttöönottomaksun ohjelmiston määrittämisestä järjestelmävaatimustesi mukaisesti. HRIS-hinnoittelumallien ymmärtäminen voi auttaa budjetoimaan HR-teknologiaan tehtävän investoinnin tehokkaasti.
Suuremmille yrityksille suunnatuissa ratkaisuissa pyydetään todennäköisemmin kertaluonteista kiinteähintaista ostoa, joka perustuu usein yrityksen kokoon. Muista myös, että tallennuskapasiteetin lisääminen, lisäominaisuuksien käyttöönotto ja ohjelmistotoimittajan mukautetun tuen käyttäminen aiheuttavat todennäköisesti lisäkustannuksia.
Pienemmät yritykset saattavat huomata, että ilmaiset tai avoimen lähdekoodin ohjelmistot sopivat heidän tarpeisiinsa paremmin, mutta niillä on rajoituksia. Avoimen lähdekoodin HR-ohjelmisto antaa sinulle pääsyn vain ohjelmiston lähdekoodiin, joten tarvitset ohjelmointitaitoisen henkilön muuttamaan sen käyttökelpoiseksi ratkaisuksi.
Jotkin toimittajat saattavat tarjota ilmaisia tai edullisia HR-ohjelmistoja, joiden käyttöönotto on kohtuuhintaista, mutta jotka sisältävät vain hyvin perusluokan ominaisuuksia. Näissä suunnitelmissa lisäominaisuuksien lisääminen maksaa enemmän.
Jos haluat perehtyä HR-teknologian kustannuksiin perusteellisesti, tutustu artikkeliimme "Onko organisaatiosi valmis HR-teknologiaan?"
Uuden HR-ohjelmiston käyttöönotto
Uuden ohjelmiston käyttöönotto on haastavaa. Itse asiassa McKinseyn raportissa todettiin, että vain 16 % vastaajista piti yritystensä digitaalisia muutoksia onnistuneina. Onnistunut ohjelmiston käyttöönotto tuo kuitenkin merkittäviä hyötyjä. HR-ohjelmisto voi tehostaa toimintaa, alentaa kustannuksia sekä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja pysyvyyttä. Näiden HCM-ohjelmiston tai HR-ohjelmiston hyötyjen saavuttamiseksi on tärkeää laatia vankka suunnitelma.
HR-ohjelmiston käyttöönotto
Kun olet valinnut HR-ohjelmistosi, on aika ottaa se käyttöön. PeopleGoal suosittelee kuuden viikon käyttöönottosykliä.
Tämä sisältää HR-osastosi tekemään tilin määritykseen ja pilottitestaukseen varatun ajan ennen ohjelmiston käyttöönottoa koko yrityksessä.
Noudattamalla hyvin suunniteltua prosessia ja dokumentoimalla jokaisen vaiheen voit varmistaa, että kohtaat mahdollisimman vähän ongelmia.
Yrityksen kaikilta tasoilta ja eritasoisen teknisen osaamisen omaavista työntekijöistä koostuva pilottiryhmä auttaa selvittämään käyttöönoton aikana ilmeneviä ongelmia.
Eri työntekijäryhmillä on erilaisia vaatimuksia HR-ohjelmistolle sekä erilaisia haasteita sen käytössä.
Heidän palautteensa huomioiminen auttaa tekemään HR:n digitaalisen muutoksen onnistuneeksi.
HR-ohjelmiston esittely tiimillesi
Kun olet määrittänyt ohjelmiston, testannut sen ja käsitellyt kaikki pilottiryhmän esiin tuomat ongelmat, on aika esitellä se yrityksen muulle henkilöstölle.
Tässä prosessissa hyvä viestintä on elintärkeää myönteisen työntekijäkokemuksen luomiseksi. Varmista, että työntekijäsi ovat tietoisia käyttöönoton yksityiskohdista ja tietävät, mistä he voivat saada tukea käyttäessään uutta henkilöstöhallinnon ratkaisuanne.
Tiimisi pitäisi olla innostunut uuden henkilöstöhallinnon ohjelmistonne tarjoamista hyödyistä. Auttaako se heitä pyytämään lomaa helposti? Tai auttaako se pitämään heidän arkaluonteiset työntekijätietonsa turvassa? Varmistaako se, että he saavat säännöllisesti suunniteltua valmennusta ja että heidän urakehityksensä paranee?
Jos työntekijäsi kokevat saavansa siitä jotain hyötyä, työntekijöiden sitoutuminen on vahvempaa ja koko yrityksen sitoutuminen parempaa.
Erityisesti työntekijöiden tyytyväisyyden kannalta on tärkeää, että työntekijäsi tietävät sinun kuuntelevan heitä.
Jos työntekijästä tuntuu, ettei hänellä ole uuden ohjelmiston käyttöön tarvittavia taitoja, varmista, että hänelle tarjotaan sopivia koulutusmahdollisuuksia.
Jos työntekijällä on puolestaan ollut huonoja kokemuksia aiemmista ohjelmistojen käyttöönotoista, kuuntele hänen huolenaiheitaan ja käsittele ne.
Jokainen työntekijä, joka on tyytyväinen henkilöstöhallinnon ratkaisuunne, vaikuttaa muihin ja edistää siten työntekijöiden tyytyväisyyttä kokonaisuutena.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko pysyä ajan tasalla kaikesta henkilöstöhallinnon ohjelmistoihin liittyvästä? Muista tilata People Managing People -uutiskirje, niin saat kaikki uusimmat henkilöstöhallinnon teknologiaa koskevat trendit ja näkemykset suoraan sähköpostiisi.
