Henkilöstöhallinnon ohjelmistovaatimukset: tarpeidesi ymmärtäminen
Henkilöstöhallinnon roolin pienyrityksissä ja suurissa yrityksissä ymmärtäminen on olennaista henkilöstöhallinnon ohjelmistojen kustannuksia arvioitaessa, jotta ratkaisu vastaa yrityksen budjettia ja tavoitteita.
Muuttuvien tarpeiden mukaisesti myös henkilöstöhallinnon ohjelmistot kehittyvät. Niitä ei enää käytetä ainoastaan palkanlaskennan hallintaan, vaikka se on edelleen tärkeä henkilöstöhallinnon ydintoiminto.
Nykyään henkilöstöhallinnon ohjelmistojen käyttöönotto on tärkeämpää kuin koskaan, jotta yrityksesi säilyy kilpailukykyisenä työnantajana muuttuvilla työmarkkinoilla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Henkilöstöhallinnon ohjelmistojen keskeiset vaatimukset
Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa henkilöstöhallinnon ratkaisun toiminnallisuuksille ja ominaisuuksille. On kuitenkin olemassa tiettyjä yhteisiä tekijöitä, joiden avulla varmistetaan, että valitsemasi henkilöstöhallinnon ohjelmisto parantaa tuottavuutta ja tyytyväisyyttä koko yrityksessä.
Henkilöstöhallinnon ohjelmiston valintaa koskevat seulontakysymykset
Riippumatta siitä, minkälaista henkilöstöhallinnon ohjelmistoa tarvitset, sinun kannattaa ottaa huomioon seuraavat yleiset seikat varmistaaksesi, että saat kaikki henkilöstöhallinnon ohjelmistojen hyödyt:
- Onko sitä helppo käyttää sekä henkilöstöhallinnon ammattilaisten että työntekijöiden?
- Integroituuko se muihin henkilöstöhallinnon ohjelmistojärjestelmiisi?
- Onko se skaalautuva ja joustava, jos yrityksesi tarpeet muuttuvat?
- Onko se pilvipohjainen vai paikallisesti ylläpidetty?
- Onko saatavilla mobiilisovellusta?
- Huomioiko se tietoturvastandardit, kuten GDPR-vaatimustenmukaisuuden?
- Parantaako se henkilöstöhallinnon toimintojen tehokkuutta (eli poistaako se taulukkolaskentojen tarpeen)?
- Tarjoaako se automaatioita tavallisiin paljon aikaa vieviin tehtäviin?
Kun näihin kysymyksiin on vastattu, voit siirtyä valintaprosessisi seuraavaan vaiheeseen ja alkaa tarkastella yksittäisiä ohjelmisto-ominaisuuksia.
Tehokkaan henkilöstöhallinnon ohjelmiston keskeiset ominaisuudet
Henkilöstöhallinnon ohjelmistot ovat mukautettavissa, ja saatavilla on runsaasti erilaisia vaihtoehtoja yrityksesi erityisten liiketoimintatarpeiden täyttämiseen. Joitakin ominaisuuksia pidämme kuitenkin hyödyllisinä lähes kaikissa tapauksissa:
- Työntekijöiden itsepalveluportaali: Kun työntekijät voivat itse tarkastella tärkeitä asiakirjoja, nähdä työvuoronsa, pyytää vapaata ja seurata koulutuksia, he ottavat yhteyttä henkilöstöhallinnon tiimiin vain vakavissa asioissa.
- Palkkaamisen ja perehdytyksen työnkulut: Etsi sisäänrakennettuja työkaluja, jotka auttavat yhdenmukaistamaan ja tehostamaan palkkaamis- ja perehdytysprosessia, mukaan lukien työpaikkailmoitukset, työtarjoukset, sähköiset allekirjoitukset ja uusien työntekijöiden tarkistuslistat – kaikki yhdessä paikassa.
- Tekoälyominaisuudet (AI): Kehittyneempiin henkilöstöhallinnon työkaluihin kuuluu nykyään tekoälyä, joka auttaa esimerkiksi ansioluetteloiden seulonnassa, työntekijöiden vaihtuvuuden ennakoivassa analytiikassa ja henkilökohtaisten oppimissuositusten tarjoamisessa – näin voit tehdä parempia päätöksiä nopeammin.
- Ajanhallinta: Automatisoitu ajanhallinta voi parantaa työnkulkua, erityisesti silloin, kun työntekijöillä on suora pääsy järjestelmään. Moniin henkilöstöhallinnon järjestelmiin kuuluu tiimikohtaisia kalentereita ja läsnäolohälytyksiä, jotka auttavat minimoimaan poissaolojen vaikutuksia.
- Etujen ilmoittautumisen hallinta: Etujen itsepalveluilmoittautumisen ansiosta työntekijät voivat tarkastella, valita ja päivittää etupakettejaan ilman henkilöstöhallinnon apua. Tämä vähentää edestakaista viestintää ja varmistaa etujen määräaikojen noudattamisen.
- Oppimismahdollisuudet: Quantum Workplacen tekemässä tutkimuksessa työntekijät nimesivät kehittymismahdollisuudet yhdeksi työntekijöiden sitoutumisen tärkeimmistä syistä. Harkitse henkilöstöhallinnon ratkaisua, jossa on integroitu oppimisen hallintajärjestelmä (LMS) tai koulutusmoduuli, joka auttaa työntekijöitä kehittämään taitojaan ajan mittaan.
- Analyysi ja raportointi: Henkilöstöhallinnon ohjelmisto kerää paljon työntekijätietoja, mutta niitä ei pitäisi joutua viemään toiseen järjestelmään niiden merkityksen selvittämiseksi. Parhaat henkilöstöhallinnon ohjelmistot sisältävät tietokoontinäyttöjä ja sisäänrakennettuja analytiikkaominaisuuksia.
Eri henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppien erityisvaatimukset
Vaikka etsisitkin työntekijöiden hallintaratkaisua vain jollakin näistä alueista ilmeneviin ongelmiin, henkilöstöhallinnon ydinohjelmistot jakautuvat yleensä neljään perusluokkaan:
- Henkilöstötietojen hallinta (esim. henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät eli HRIS)
- Palkanlaskenta-, talous- ja kirjanpito-ohjelmistot
- Rekrytointi-, palkkaus- ja perehdytysohjelmistot
- Työntekijöiden suorituskyvyn hallintaohjelmistot
Jokaisella ohjelmistotyypillä on erilaiset vaatimukset. Mutta mitä vaatimuksia kullakin niistä on, ja mitä sinun tulisi etsiä valitessasi henkilöstöhallinnon ydinjärjestelmää?
Henkilöstöhallinnon ohjelmiston vaatimukset
Henkilöstöhallinnon ohjelmisto (HRMS) on sovelluskokonaisuus, jolla hallitaan erilaisia henkilöstöhallinnon prosesseja, kuten rekrytointia, suoritusarviointeja, työntekijätietojen ylläpitoa ja monia muita tehtäviä.
HRMS-ohjelmistoratkaisut vaihtelevat suuresti perusmuotoisista HRMS-ohjelmistoista (tunnetaan myös HRIS-ohjelmistoina) erittäin edistyneisiin ja monimutkaisiin ratkaisuihin.
Koska HRMS-ohjelmistot ovat niin erilaisia, sinun on ennen niiden arviointia laadittava HR-ohjelmiston tarjouspyyntö, jossa määritellään, mitä yrityksesi siltä edellyttää. Yleisiä HRMS-ohjelmiston ominaisuuksia ovat:
- Palkanlaskenta
- Työsuhde-etujen hallinta
- Rekrytointi- ja palkkaustyökalut
- Perehdytys- ja koulutustyökalut
- Oppimisen hallintajärjestelmä (LMS)
- Työntekijätietojen tallennus
- Työaikakirjanpito tai digitaaliset työaikalomakkeet
- Henkilöstöhallinnon mittarit ja analytiikka
Tarkastele ensin yrityksesi painopisteitä ja tavoitteita. Missä yrityksesi toimii tehokkaimmin? Entä missä tehokkuuden saavuttaminen tuottaa vaikeuksia? Keskity alueisiin, joissa tarvitset apua, ja laadi vaatimusluettelo tärkeimmistä tarvitsemistasi ominaisuuksista.
Tarkastele seuraavaksi yrityksesi teknisiä vaatimuksia. Kuinka monta työntekijätietuetta on tallennettava? Ja kuinka monta käyttäjää HR-ohjelmistollasi tulee olemaan?
Jos tarvitset HRMS-ohjelmiston tukevan tiettyjä kieliä tai auttavan tiettyjen sääntelyyn liittyvien asioiden kanssa, ne tulee lisätä vaatimusluetteloosi ja myös liiketoimintaperusteluusi.
Kaikki HRMS-ohjelmistoratkaisut eivät sisällytä peruspalveluunsa esimerkiksi palkanlaskennan hallintaa tai etuuksien hallinnointia, joten jos tarvitset niitä, lisää ne luetteloosi.
Palkanlaskenta- ja etuusohjelmistojen vaatimukset
Palkanlaskenta- ja työsuhde-etuusohjelmisto auttaa seuraamaan kuukausittaisia etuuskustannuksia, käsittelemään palkanlaskentaa, laskemaan ja ilmoittamaan palkkaverot sekä hallitsemaan niihin liittyviä taloudellisia tehtäviä.
Tämän tyyppisen ohjelmiston kohdalla seuraavat kysymykset auttavat määrittämään yrityksesi vaatimukset:
- Kuinka monta työntekijää teillä on?
- Onko teillä kausityöntekijöitä tai määräaikaisia työntekijöitä?
- Tarjoatteko työsuhde-etuja?
- Kuinka kokenut palkanlaskennasta vastaava henkilö on?
- Mitä lainsäädäntöä teidän on noudatettava?
- Millaista analytiikkaa tarvitsette?
- Maksatteko myyntipalkkioita tai bonuksia?
Jotta voit vertailla näitä tietoja useilta toimittajilta, suosittelen pyytämään palkanlaskentaehdotukset vähintään kolmelta parhaalta vaihtoehdolta prosessin helpottamiseksi.
Yritykset edellyttävät palkanlaskenta- ja etuusohjelmistolta yleensä seuraavia ominaisuuksia:
- Integraatio olemassa oleviin henkilöstötietokantoihin
- Tuki verosäännösten noudattamiseen
- Loma- ja sairauspoissaolojen seuranta
- Työntekijöiden omatoiminen pääsy palkkalaskelmiin ja verolomakkeisiin
- Työntekijöiden etuuksiin oikeuttavien edellytysten automaattinen seuranta
Palkkajärjestelmiä skaalattaessa on olennaista tehdä riskianalyysi ja määritellä vaatimukset ennen toimittajan valitsemista. Laadi kattava arviointitaulukko, jonka avulla voit valita tarpeisiisi sopivan kumppanin.
Rekrytointiohjelmiston vaatimukset
Rekrytointiohjelmiston ominaisuuksiin kuuluu usein hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS), ehdokassuhteiden hallinta ja haastatteluohjelmisto.
Monissa rekrytointiohjelmiston alatyypeissä yleisiä ominaisuuksia ovat työpaikkailmoitusten automaattinen julkaiseminen verkkosivustoille ja sosiaaliseen mediaan, ansioluetteloiden vastaanottaminen verkossa sekä työkalut epäpäteviksi katsottujen hakijoiden suodattamiseen ja pätevien hakijoiden vertailemiseen keskenään.
Business News Dailyn mukaan yritysten tulisi etsiä rekrytointiohjelmistoa, joka täyttää seuraavat vaatimukset:
- Voi julkaista ilmoituksia tietyillä työpaikkasivustoilla
- Sisältää mobiiliystävällisen käyttöliittymän
- Tarjoaa joustavan hinnoittelun
- Sisältää nopean hakuprosessin
- Varmistaa rekrytointilainsäädännön noudattamisen
Jos hinta rajoittaa ohjelmistoinvestointiasi, edullisimpia rekrytointityökaluja ovat yleensä pienyrityksille tarkoitetut rekrytointijärjestelmät.
Suorituksen johtamisen ohjelmiston vaatimukset
Suorituksen johtamisen ohjelmisto auttaa yrityksiä ymmärtämään työntekijöiden suoriutumista paremmin. Yksi suorituksen johtamisen työkalujen tärkeimmistä hyödyistä on se, että niiden avulla yritysjohto voi seurata ja analysoida työntekijätietoja sekä arvioida yksittäisiä työntekijöitä.
Tämän tyyppisen ohjelmiston keskeisiä vaatimuksia ovat seuraavat:
- Helppokäyttöisyys
- Mahdollisuus asettaa tavoitteita
- Edistymisen seurantatoiminnot
- Kyky tarjota jatkuvaa palautetta
- Automaattiset muistutukset suoritusarviointien määräajoista
- Helppo viestintä työntekijöiden ja esihenkilöiden välillä
Haluat luonnollisesti myös, että suorituksen johtamisen ohjelmisto on joustava, mukautuva ja yhteensopiva muiden järjestelmiesi kanssa. Myös suorituksen johtamisen järjestelmien hinta on ratkaiseva, sillä tarvitset budjettiisi sopivan ratkaisun. Sama pätee kaikkiin HR-ohjelmistoihin, jotka otat mukaan loppuarviointiin!
Seuraavaksi tarkastelemme näitä vaatimuksia ja sitä, miten niitä voidaan arvioida.
Miten HR-ohjelmistoa arvioidaan
Miten voit arvioida HR-ratkaisun joustavuutta ja mukautuvuutta? Mitä sinun tulisi ottaa huomioon määrittäessäsi HR-ratkaisun kokonaiskustannuksia? Perehdytään asiaan.
Yhteensopivuus nykyisten HR-järjestelmien kanssa
HR-hallintaratkaisun käyttöönotto tarkoittaa todennäköisesti sen integroimista muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten ERP-, taloushallinto- ja CRM-ohjelmistoihin. Näin voit jakaa tietoja tehokkaammin ja saada liiketoimintasi analytiikasta huomattavasti kattavamman kokonaiskuvan.
Toimittajan pitäisi pystyä kertomaan, onko sen ohjelmisto yhteensopiva muiden käyttämiesi järjestelmien kanssa, ja antaa sinun testata sitä ennen ostopäätöstä. Haluat myös varmistaa, että toimittaja tarjoaa jatkuvaa tukea ja päivityksiä yhteensopivuuden säilyttämiseksi niiden järjestelmien kanssa, jotka saatat ottaa käyttöön tulevaisuudessa.
Joustavuus ja mukautuvuus
Yritykset eivät pysy paikoillaan, joten HR-ohjelmistosikaan ei voi pysyä muuttumattomana. Sen on kasvettava (tai supistuttava) tarpeidesi mukaan. Kun etsit HR-ratkaisua, pohdi, mitä keskeisiä ominaisuuksia ja laajuutta odotat tarvitsevasi tulevaisuudessa. Jos ohjelmistossa on haluamasi lisäominaisuudet, kuinka paljon niiden käyttöönotto maksaa, kun sen aika koittaa?
Joustavuus on avainasemassa. HR-prosessisi voivat kehittyä ajan mittaan, ja järjestelmän pitäisi mahdollistaa mukautuminen ilman täydellistä uudistamista. Sinulla pitäisi olla mahdollisuus mukauttaa työnkulkuja ja raportteja muuttuvien tarpeidesi mukaan.
Huomioitavat kustannustekijät
HR-ohjelmiston kustannukset voidaan laskea eri tavoin, ja tämä on tärkeää pitää mielessä vaihtoehtoja kartoitettaessa.
Monenlaisten ohjelmistojen kohdalla yritykset maksavat kuukausittaisen peruskustannuksen lisäksi kuukausimaksun käyttäjää tai työntekijää kohden. Jotkin järjestelmät voivat veloittaa myös käyttöönottomaksun ohjelmiston määrittämisestä järjestelmävaatimustesi mukaisesti. HRIS-hinnoittelumallien ymmärtäminen voi auttaa budjetoimaan HR-teknologiaan tehtävää investointia tehokkaasti.
Suuremmille yrityksille suunnatut ratkaisut edellyttävät todennäköisemmin kertaluonteista, kiinteähintaista ostosta, joka perustuu usein yrityksen kokoon. Muista myös, että tallennuskapasiteetin lisääminen, lisäominaisuuksien käyttöönotto ja ohjelmistotoimittajan mukautetun tuen käyttäminen aiheuttavat todennäköisesti lisäkustannuksia.
Pienemmät yritykset saattavat huomata, että ilmaiset tai avoimen lähdekoodin ohjelmistot sopivat niille paremmin, mutta niihin liittyy rajoituksia. Avoimen lähdekoodin HR-ohjelmisto antaa sinulle pääsyn ainoastaan ohjelmistokoodiin, joten tarvitset ohjelmointitaitoisen henkilön muokkaamaan sen käyttökelpoiseksi ratkaisuksi.
Jotkin toimittajat saattavat tarjota ilmaista tai edullista HR-ohjelmistoa, jonka käyttöönotto on kohtuuhintaista, mutta joka sisältää vain hyvin perusluonteiset ominaisuudet. Näissä paketeissa lisäominaisuuksien käyttöönotto maksaa enemmän.
Jos haluat perehtyä HR-teknologian kustannuksiin perusteellisesti, tutustu artikkeliimme "Onko organisaatiosi valmis HR-teknologiaan?"
Uuden HR-ohjelmiston käyttöönotto
Uuden ohjelmiston käyttöönotto on haastavaa. Itse asiassa McKinseyn raportissa todettiin, että vain 16 % vastaajista piti yrityksensä digitaalista muutosta onnistuneena. Onnistunut ohjelmiston käyttöönotto tuo kuitenkin merkittäviä hyötyjä. HR-ohjelmisto voi tehostaa toimintaa, alentaa kustannuksia sekä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja pysyvyyttä. Jotta saat nämä HCM-ohjelmiston tai HR-ohjelmiston hyödyt, on tärkeää laatia vankka suunnitelma.
HR-ohjelmiston käyttöönotto
Kun olet valinnut HR-ohjelmiston, on aika ottaa se käyttöön. PeopleGoal suosittelee kuuden viikon käyttöönottosykliä.
Tähän sisältyy aikaa tilin määrittämiseen ja HR-osaston suorittamaan pilottitestaukseen ennen ohjelmiston käyttöönottoa koko yrityksessä.
Noudattamalla hyvin suunniteltua prosessia ja dokumentoimalla jokaisen vaiheen voit varmistaa, että ongelmia ilmenee mahdollisimman vähän.
Yrityksen kaikilta tasoilta koottu pilottiryhmä, jonka jäsenillä on eritasoinen tekninen osaaminen, auttaa ratkaisemaan käyttöönoton aikana ilmeneviä ongelmia.
Erilaisilla työntekijöillä on erilaisia vaatimuksia HR-ohjelmistolle sekä erilaisia haasteita sen käytössä.
Kun otat heidän palautteensa huomioon, HR:n digitaalinen muutos onnistuu paremmin.
HR-ohjelmiston esittely tiimillesi
Kun olet määrittänyt ohjelmiston, testannut sen ja ratkaissut pilottiryhmän esiin tuomat ongelmat, on aika esitellä se muulle yritykselle.
Tässä prosessissa hyvä viestintä on ratkaisevan tärkeää myönteisen työntekijäkokemuksen luomisessa. Varmista, että työntekijäsi ovat tietoisia käyttöönoton yksityiskohdista ja tietävät, mistä he voivat saada tukea käyttäessään uutta HR-ratkaisuasi.
Tiimisi pitäisi olla innostunut uuden HR-ohjelmistosi tarjoamista hyödyistä. Auttaako se heitä pyytämään lomaa helposti? Vai auttaako se pitämään heidän arkaluonteiset työntekijätietonsa turvassa? Varmistaako se, että he saavat säännöllisesti suunniteltua valmennusta ja että heidän urakehityksensä paranee sen ansiosta?
Jos työntekijäsi kokevat saavansa siitä hyötyä, työntekijöiden sitoutuminen on vahvempaa ja saat enemmän tukea koko yritykseltä.
Erityisesti työntekijöiden tyytyväisyyden kannalta on tärkeää, että työntekijäsi tietävät sinun kuuntelevan heitä.
Jos työntekijästä tuntuu, ettei hänellä ole uuden ohjelmiston käyttöön tarvittavia taitoja, varmista, että hänelle tarjotaan sopivia koulutusmahdollisuuksia.
Jos työntekijällä on puolestaan ollut huonoja kokemuksia aiemmista ohjelmistojen käyttöönotoista, kuuntele hänen huolenaiheitaan ja käsittele niitä.
Jokainen HR-ratkaisuusi tyytyväinen työntekijä vaikuttaa muihin ja edistää työntekijöiden tyytyväisyyttä kokonaisuutena.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko pysyä ajan tasalla kaikesta HR-ohjelmistoihin liittyvästä? Muista tilata People Managing People -uutiskirje, niin saat kaikki HR-teknologiaan liittyvät uusimmat trendit ja näkemykset suoraan sähköpostiisi.
