HR-prosessien parantaminen: 4-vaiheinen prosessi
Prosessien kehittäminen – jokaisen HR-ammattilaisen lempipuuhaa, eikö niin?
Ehkä ei useimmille meistä, mutta prosessien avulla varmistetaan, että tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja tehokkaasti. Tämä luo paremman kokemuksen kaikille ja vapauttaa aikaa kiinnostavampiin, strategisiin tehtäviin keskittymiseen.
HR:n rooli pienissä yrityksissä ja suurissa organisaatioissa sisältää jäsenneltyjen prosessien käyttöönoton, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja parantaa toiminnan tehokkuutta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
HR-toiminnossasi on todennäköisesti useita prosesseja, joita voitaisiin kehittää. Strategisen henkilöstöjohtamisen avulla organisaatiot voivat kehittää HR-prosesseja niin, että ne vastaavat paremmin työntekijöiden ja organisaation tarpeisiin.
HR-prosessien kehittämisen viitekehys
HR-prosessit kattavat monenlaisia toimintoja aina rekrytoinnista ja perehdytyksestä työntekijöiden kehittämiseen ja suorituksen johtamiseen.
Säilyttääkseen kilpailukykynsä ja tehokkuutensa yritysten on jatkuvasti pyrittävä kehittämään HR-prosessejaan. HR-prosessien sujuvoittaminen on helppoa pilvipohjaisten HR-työkalujen avulla, mikä varmistaa sujuvammat työnkulut ja paremman tietojen saatavuuden.
Olen huomannut, että prosessien kehittämisen suurin haaste on alkuun pääseminen – tehtävä voi tuntua ylivoimaiselta! Kun sen jakaa erillisiin vaiheisiin, siitä tulee paljon helpommin hallittava.
Ensimmäinen vaihe: arvioi nykyiset prosessit
On vaikea kehittää jotain, mitä ei täysin ymmärrä. Tämä voi viedä aikaa – myönnetään se heti alkuun – mutta yleensä tämä vaihe tarvitsee tehdä vain kerran.
Ensimmäinen askel on arvioida työnkulkusi ja tehtäväsi sekä selvittää, mikä on dokumentoitu, kuka siitä vastaa ja milloin se on viimeksi tarkistettu. Vastaako HR palkanlaskennasta ja L&D-toiminnoista esimerkiksi, vai kuuluuko vastuu yrityksessäsi jollekin toiselle osastolle?
Esimerkiksi eräässä aiemmassa HR-osastossa, jossa työskentelin, oli suuri määrä dokumentoituja prosesseja. Huomasimme kuitenkin, että ne oli tallennettu eri paikkoihin ja että niiden ajantasaisuus vaihteli.
Seuraavaksi voit perehtyä HR-mittareihisi ja tunnistaa kuhunkin prosessiin liittyviä huolenaiheita, kuten virheellisen henkilöstömäärän, palkanlaskennan virheet tai pitkän rekrytointiajan.
Tämän vaiheen päätteeksi sinulla on luettelo prosesseista, joita voidaan kehittää.
Toinen vaihe: priorisoi
Et pysty käsittelemään kaikkea kerralla, joten on tärkeää pohtia kriittisesti, minkä prosessien parissa haluat työskennellä ensin. Tämä koskee erityisesti pienten yritysten HR-järjestelmiä, joissa aikaa, resursseja ja budjettia on rajallisesti.
Ehkä muutamat ensimmäiset helpot onnistumiset vapauttaisivat aikaa suurempiin hankkeisiin. Ehkä sinulla on johdon tuki laajan automaatioprojektin toteuttamiseen.
Aseta selkeät ja täsmälliset kehittämistavoitteet, jotka ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden, aloitteiden ja arvojen kanssa.
Esimerkiksi yrityksemme tärkein arvo on innovatiivisuus, mutta meillä on edelleen joitakin ärsyttävän manuaalisia HR-prosesseja.
Tavoitteenamme on luoda innovatiivinen HR-kokemus, joka antaa työntekijöille myönteisen kuvan HR-toiminnosta. Saimme johdon tuen HR:n digitaaliseen muutokseen automatisoimalla useita keskeisiä prosesseja ja sitomalla hankkeet innovatiivisuuden arvoomme.
Tässä vaiheessa ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa lähestymistapaa, joten sinun on päätettävä, mikä toimii organisaatiossasi käytettävissä olevien resurssien puitteissa.
Kolmas vaihe: laadi toimintasuunnitelma
Kannattaa laatia realistinen aikataulu työn valmistumiselle, ja suosittelen sisällyttämään siihen useita edistymisen tarkistuspisteitä.
Tähän voi kuulua työnkulkujen yksinkertaistaminen, tarpeettomien vaiheiden poistaminen ja toistuvien tehtävien automatisointi tietyn HR-ohjelmiston avulla (palaamme tähän vaiheeseen myöhemmin).
Jos käytettävissäsi on resursseja, omistajuuden ja vastuun jakaminen auttaa tiimin jäseniä säilyttämään päätöksentekovallan työprosesseissaan.
Tätä voi olla paljon seurattavana, ja kaikille avoin projektidokumentti auttaa. Käytän mielelläni Sharepointia tämäntyyppisissä projekteissa, mutta saatavilla on monia projektinhallintatyökaluja.
Edellisessä esimerkissäni hajallaan olevasta dokumentaatiosta päätimme koota kaiken keskitettyyn sijaintiin niiden siilojen sijaan, joissa dokumentteja säilytettiin, ja annoimme itsellemme kuusi kuukautta aikaa päivittää jokaisen dokumentin.
Tämä aikataulu oli meille pienenä HR-tiiminä realistinen ja saavutettavissa oleva. Pidimme kerran kuukaudessa lyhyen säännöllisen kokouksen tarkistaaksemme edistymisemme ja varmistaaksemme, että pidämme kiinni tavoitteistamme.
Vaihe neljä: jatkuva parantaminen
Luo järjestelmä HR-prosessien jatkuvaa seurantaa ja arviointia varten. Kerää palautetta työntekijöiltä ja HR-henkilöstöltä mahdollisten ongelmien tai muiden kehityskohteiden tunnistamiseksi.
Voit esimerkiksi lähettää työntekijöille pulssikyselyn sen jälkeen, kun he ovat ottaneet yhteyttä HR:ään tietyn pyynnön vuoksi, jotta saat välitöntä palautetta, tai lähettää HR-tiimillesi kerran vuodessa toivekyselyn kattavampien kehitysideoiden keräämiseksi.
Voit käyttää kerättyä palautetta ja dataa HR-prosessien jatkuvaan hienosäätöön.
HR-osastot voivat tehostaa prosesseja ottamalla käyttöön HR-tapausten hallinta-alustoja ongelmien ratkaisemiseksi nopeammin.
6 esimerkkiä HR-prosessien parantamisesta
Käydään läpi muutamia yleisiä tapoja parantaa HR-prosesseja.
Automatisoi työnkulut
Arviointivaiheessa tunnistat todennäköisesti manuaalisia ja toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, tapaamisten aikatauluttamista ja rutiininomaisten sähköpostien lähettämistä.
Voit automatisoida nämä prosessit rakentamalla HR-teknologiakokonaisuuden (esimerkiksi HRMS:n tai HRIS:n sekä viestintätyökaluja), joka automatisoi monet näistä prosesseista ja mahdollistaa tietojen siirtymisen eri sovellusten ja toimintojen välillä.
Digitalisoi perehdytys
Työntekijän perehdytys on toistettava prosessi, jota on syytä päivittää useimmissa yrityksissä, ja se on yksi uuden työntekijän työntekijäkokemuksen vaikuttavimmista osa-alueista.
Digitalisoi perehdytysprosessi tarjoamalla uusille työntekijöille sähköisiä lomakkeita, koulutusmoduuleja ja yrityksen resursseja. Tämä voi vähentää paperityötä, säästää aikaa ja varmistaa kaikkien uusien työntekijöiden perehdytyskokemuksen yhdenmukaisuuden.
Erityisesti perehdytykseen suunniteltu perehdytysohjelmisto voi auttaa tässä merkittävästi.
Sujuvoita rekrytointia
Jos rekrytointiprosessi ei ollut mukana ensimmäisen vaiheen kartoituksessa, sen pitäisi olla. Jos et ole vielä tehnyt sitä, harkitse hakijaseurantajärjestelmän (ATS) käyttöönottoa työpaikkailmoitusten, hakemusten ja hakijaviestinnän hallintaan.
ATS-ohjelmisto voi auttaa seulomaan hakijoita, seuraamaan heidän edistymistään ja jopa luomaan rekrytointiputken vaikeasti täytettäville tehtäville. Monet näistä ohjelmista voivat myös tarjota arvokkaita mittareita rekrytointiprosessistasi ja hakijakokemuksesta.
Tarjoa itsepalveluvaihtoehtoja
HR-ammattilaiset voivat käyttää paljon tarpeetonta energiaa kysymyksiin vastaamiseen ja työntekijätietojen päivittämiseen. Tässä muutamia ehdotuksia avuksi:
Työntekijöiden ja esihenkilöiden itsepalvelu
Työntekijöiden ja esihenkilöiden itsepalveluun voi jo löytyä vaihtoehtoja HRIS-ohjelmistostasi.
Hyödynnä työntekijöiden itsepalvelutyökaluja, jotta työntekijät voivat päivittää henkilötietojaan, tarkastella palkkalaskelmiaan, pyytää vapaata ja ilmoittautua etuuksiin. Tämä vähentää HR-tiimin työmäärää ja antaa työntekijöille mahdollisuuden hallita omia tietojaan.
HRIS-järjestelmän työntekijöiden esihenkilöille tarjoamat itsepalveluvaihtoehdot ovat toinen paikka, josta voi etsiä prosessien parannuksia. Esihenkilöille voi olla mahdollista ottaa helposti käyttöön toimintoja, joiden avulla he voivat käsitellä tavanomaisia työntekijöihin liittyviä muutoksia itse, kuten tehdä raportointimuutoksia ja hyväksyä vapaapyyntöjä.
Keskitetty tietopankki
Luo keskitetty tietovarasto HR-käytännöille, menettelytavoille, usein kysytyille kysymyksille ja resursseille. Tämä voi auttaa työntekijöitä ja esihenkilöitä löytämään vastaukset kysymyksiinsä ilman, että heidän tarvitsee ottaa suoraan yhteyttä HR:ään. On tärkeää, että tietovarastosta voi hakea helposti ja että se on kaikkien työntekijöiden saatavilla.
Saatavilla on monia intranet-vaihtoehtoja eri kustannus- ja työmäärätasoilla. Myös monissa HRIS-alustoissa on tämä ominaisuus.
Sähköinen asiakirjahallinta
Jos et ole vielä tehnyt niin, aloita HR-asiakirjojen tallentaminen digitaalisesti turvalliseen asiakirjahallintajärjestelmään. Tämä helpottaa asiakirjojen ja työntekijätietojen hakemista ja jakamista sekä vähentää paperisten asiakirjojen tarvetta.
Vaatimustenmukaisuuskalenteri ja vuoden lopun tarkistuslista
Kirjoitin hieman vaatimustenmukaisuuskalenterista aiemmassa HR-vaatimustenmukaisuutta käsittelevässä artikkelissa, enkä voi ylistää sitä tarpeeksi.
Käyttämäni kalenteri on yhdistetty Outlookin jaettuun HR-kalenteriin, ja jokainen kalenterin kohta on linkitetty HR-kalenterissa olevaan tapahtumaan. Nämä ”nenän eteen tuodut” muistutukset toimivat hyvin vaatimustenmukaisuuteen liittyvien toimien vauhdittamisessa.
Hyödynnä vuoden lopun tarkistuslistaa upottamalla se vaatimustenmukaisuuskalenteriin. Tiimini vuoden lopun tarkistuslistaan kuuluu prosessidokumentaation tarkistaminen ja säännöllinen ylläpito.
Tämä mahdollistaa jatkuvan parantamisen kierteen ilman raskasta työtä, joka syntyisi kaiken aloittamisesta uudelleen alusta, kuten edellä vaiheessa 4 totesin.
Sivuhuomautus: Vuoden lopun tarkistuslistaa ei pitäisi yhdistää muihin HR-prosessien tarkistuslistoihin eikä käyttää niiden sijasta.
HR-prosessien parantamisen haasteet
Vaikka kaikki kuulostaa käytännössä hyvältä, HR-prosessien parantaminen ei todennäköisesti suju ongelmitta. Yleisiä haasteita ovat:
- Muutosvastarinta: Työntekijät ja esihenkilöt saattavat vastustaa muutoksia tuntemattoman pelon, nykyisiin prosesseihin tottumisen tai uusien järjestelmien hyötyihin kohdistuvan epäilyn vuoksi. Siksi kaikkiin merkittäviin muutoksiin tarvitaan asianmukainen muutosjohtamissuunnitelma ja viestintästrategia.
- Selkeän vision puute: Ilman tarkasti määriteltyä tavoitetta ja strategiaa HR-prosessien parantaminen voi muuttua päämäärättömäksi, mikä johtaa työpanoksen ja resurssien hukkaamiseen.
- Rajalliset resurssit: Budjettirajoitteet, henkilöstön vähäisyys ja riittämättömät teknologiset työkalut voivat vaikeuttaa uusien HR-prosessien käyttöönottoa. Siksi on tärkeää priorisoida tehokkaasti ja asettaa realistiset aikataulut. HR-prosessien sujuvoittaminen voidaan aloittaa ottamalla käyttöön ilmaisia HR-ratkaisuja perustason hallinnollisiin tehtäviin.
- Vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen: HR-prosessien on noudatettava erilaisia lainsäädännöllisiä ja sääntelyyn liittyviä vaatimuksia, ja vaatimustenmukaisuuden varmistaminen muutoksia toteutettaessa voi aiheuttaa ongelmia.
- Kasvaminen maailmanlaajuisesti: HR-prosessien on ehkä huomioitava erilaiset paikalliset näkökohdat sen mukaan, missä palkkaat työntekijöitä. Monikansallisten HR-palvelujen hyödyntäminen voi varmistaa optimoidut prosessit, jotka sopivat sekä paikallisille että kansainvälisille tiimeille
HR-prosessien parantamisen parhaat käytännöt
Lopuksi, edellä korostettujen haasteiden valossa, tässä on joitakin parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä HR-prosesseja parannettaessa.
- Aseta selkeät tavoitteet: Määrittele kehitysprosessille täsmälliset, mitattavat, saavutettavissa olevat, relevantit ja aikaan sidotut (SMART) tavoitteet.
- Työntekijöiden osallistaminen: Ota työntekijät mukaan suunnittelu- ja toteutusvaiheisiin. Kerää heidän palautettaan ja käsittele heidän huolenaiheitaan sitoutumisen edistämiseksi ja muutosvastarinnan vähentämiseksi.
- Avoin viestintä: Edistä avointa ja läpinäkyvää viestintää HR-tiimissä ja koko organisaatiossa, jotta muutoksesta voidaan viestiä tehokkaasti ja kerätä palautetta.
- Vertailuanalyysi: Vertaa HR-prosessejasi alan standardeihin ja parhaisiin käytäntöihin. Käytä vertailuanalyysiä puutteiden ja kehitysmahdollisuuksien tunnistamiseen.
- Suorituskykymittarit: Määrittele ja seuraa HR-prosessiesi keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI).
- Omaksu asiakaskeskeinen ajattelutapa: Uudenlainen ajattelutapa on nähdä henkilöstöhallinto tuotteena, jossa työntekijöitä kohdellaan asiakkaina ja keskitytään heidän HR-prosessikokemuksensa parantamiseen. Selvitä, mikä voisi parantaa heidän kokemustaan, olipa kyse sitten järjestelmien integroinnista, tehtävien yksinkertaistamisesta tai kokousten vähentämisestä.
Jatkuvan kehittämisen kulttuuri
HR-prosessien kehittäminen on luonnollinen osa henkilöstöhallinnon toiminnan parantamista.
Kun noudatat jäsenneltyä lähestymistapaa, joka sisältää arvioinnin, analyysin, uudelleensuunnittelun ja jatkuvan seurannan, voit tehostaa HR-prosessejasi, vähentää kustannuksia, parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja lopulta edistää paremmin organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista.
Jatkuvan kehittämisen kulttuurin omaksuminen HR:ssä voi johtaa pitkäaikaiseen menestykseen nykypäivän dynaamisessa liiketoimintaympäristössä ja tarjota työntekijöille tehokkaan HR-kokemuksen.
Liity People Managing People -yhteisöön
Jos haluat lisätietoja HR-prosessien kehittämisestä ja osaamisen johtamisen parhaista käytännöistä, liity kannustavaan HR- ja yritysjohtajien yhteisöömme, jossa jaetaan tietoa uralla etenemisen ja organisaatiolle tuotetun arvon lisäämisen tueksi.
