36 keskeistä HRMS-ominaisuutta, joita kannattaa etsiä – ja miksi

Moderni HRMS-ohjelmisto sisältää ominaisuuksia, jotka varmistavat rekrytointia koskevien sääntöjen ja määräysten noudattamisen, mikä helpottaa henkilöstötiimejä pysymään vaatimusten mukaisina.

36 tärkeää HRMS-ominaisuutta

Parhaat HRMS-ohjelmistot ja -työkalut tarjoavat monia ratkaisuja, kuten yleisiä henkilöstöhallinnon toimintoja, työajan ja läsnäolon seurantaa, analytiikkaa, rekrytointia, perehdytystä, sosiaalista henkilöstöhallintoa, oppimista ja kehittymistä, vaatimustenmukaisuutta sekä palkanlaskentaratkaisuja. HRMS-ratkaisu auttaa henkilöstöhallinnon ammattilaisia kehittämään tehokkaan henkilöstöhallinnon järjestelmän ja parantamaan työntekijäkokemusta kokonaisuudessaan.

A. Yleiset henkilöstöhallinnon ominaisuudet

Ideaalinen HRMS-ohjelmisto tarjoaa yleisiä henkilöstöhallinnon ominaisuuksia, kuten etujen hallinnan, mobiiliyhteensopivuuden sekä työntekijöiden ja johdon itsepalvelutyökalut.

1. Keskitetty tietokanta

Jokaisen HRMS-järjestelmän ytimessä on keskitetty tietokanta, joka toimii suojattuna ja yhtenäisenä totuuden lähteenä kaikille työntekijöihin liittyville tiedoille. Sen avulla voit tallentaa, järjestää ja käyttää työntekijätietoja, palkanlaskennan tietoja ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä asiakirjoja. Tämä tehostaa toimintaa ja varmistaa tietojen paikkansapitävyyden eri henkilöstöhallinnon toiminnoissa, mikä helpottaa päätöksentekoa ja parantaa henkilöstötiimisi tuottavuutta.

2. Etujen hallinta

Työntekijöiden etujen hallinta ja niiden huomioiminen palkanlaskennan laskelmissa voi viedä paljon aikaa. Henkilöstöhallinnon järjestelmä mahdollistaa helpon pääsyn etujen hallinnan moduuleihin, jotka yhdistävät sinut etuihin, kuten eläkesuunnitelmiin, sairausvakuutukseen, äitiysvapaaseen, sairauslomaan ja vuosilomaan.

3. Mobiiliyhteensopivuus

HRMS-ratkaisujen tarjoajat voivat tarjota pilvipohjaista henkilöstöhallinnon ohjelmistoa tai paikallisesti asennettavia ratkaisuja. Niillä voi myös olla mobiilisovelluksia Android- ja iOS-käyttöjärjestelmille. Tehokkuuden maksimoimiseksi HRMS-ohjelmistosi tulisi tarjota helposti käytettäviä ratkaisuja myös liikkeellä ollessasi. Yksi pilvipohjaisen henkilöstöhallinnon ohjelmiston ja mobiiliyhteensopivuuden eduista (ainakin verkkosivuston kautta) on se, että niiden avulla työntekijäsi voivat käyttää tietoja missä tahansa.  

4. Itsepalvelu (johto)

Johdon itsepalvelutoiminnot auttavat nopeuttamaan henkilöstöhallinnon prosesseja ja mahdollistavat erilaisten tehtävien suorittamisen, kuten hakemusten tarkastelun, suoritusarviointien tietojen syöttämisen, kulukorvaushakemusten hyväksymisen ja työntekijätietojen tarkastelun.

5. Itsepalvelu (työntekijä)

Työntekijöiden itsepalvelutoiminnot mahdollistavat työntekijöillesi henkilötietojen syöttämisen, omien etujensa tilan tarkistamisen ja vapaapäivien pyytämisen. Tämä voi säästää henkilöstöosastoltasi valtavasti aikaa, sillä sen ei enää tarvitse toimia henkilöstösi ja näiden tietojen välittäjänä (tämä on myös keskeinen henkilöstöhallinnon ohjelmiston etu). Joissakin kehittyneissä työkaluissa voi olla jopa henkilöstöhallinnon chatbotteja kysymyksiin vastaamista varten.

B. Työvoiman hallinnan ominaisuudet

Työajan ja läsnäolon seurantaominaisuuksia sisältävä HRMS-ohjelmisto voi sisältää esimerkiksi poissaolojen hallinnan, työntekijöiden työvuorosuunnittelun, sisään- ja uloskirjautumisen, vaatimustenmukaisuuden, kustannusarviot ja palkanlaskennan integroinnin.

6. Poissaolojen hallinta

HRMS-ohjelmisto voi auttaa sinua seuraamaan ja hallinnoimaan työntekijöidesi poissaoloja. Sen avulla esihenkilöiden on helppo tietää, kuka on töissä ja kuka poissa sekä mistä syystä – kyseessä voi olla loma, sairausloma, äitiysloma tai muu palkallinen vapaa.

7. Työntekijöiden työvuorosuunnittelu

Työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmiston avulla voit luoda läsnäolomoduuleja, hallinnoida työvuoroja sekä määrittää ilmoituksia ja hälytyksiä, joiden avulla voit tarkistaa esimerkiksi läsnäolon tai ylityöt (työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmistolla on myös monia muita hyötyjä).

8. Sisään- ja uloskirjautuminen

Työaika- ja läsnäolomoduulien avulla työntekijäsi voivat pitää kirjaa työtunneistaan. Jotkin järjestelmät tarjoavat kehittyneitä sisäänkirjautumisvaihtoehtoja, kuten PIN-koodeja, biometrisiä skannereita, magneettikortinlukijoita sekä sormenjälki- ja kasvojentunnistustyökaluja. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Lainsäädännön noudattaminen

Riippumatta siitä, missä maassa tai alueella toimit, sinun on noudatettava kaikkia työpaikkaan liittyviä määräyksiä ja lainsäädäntöä. Työlainsäädäntö esimerkiksi rajoittaa tuntimäärää, jonka ihmiset voivat työskennellä päivässä tai viikossa. 

HRMS-ohjelmisto voi sisältää ominaisuuksia, jotka tarkistavat ja hyödyntävät tietoja raportointiin ja lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen. Ne tarjoavat myös automaattisia hälytyksiä ja ilmoituksia, kun lainsäädännön vaatimukset eivät täyty.

10. Kustannusarviot

Kehittynyt henkilöstöhallinnon ohjelmisto hyödyntää historiallisia HR-tietoja tarjotakseen aika- ja kustannusarvioita eri projekteille, minkä ansiosta voit ennakoida resurssitarpeita paremmin tulevaisuudessa.

Palkanlaskennan integrointi 

Kun käytät HRMS-ohjelmistoa palkanlaskennan hallintaan, voit integroida läsnäolo- ja työaikamoduulit palkanlaskentatoimintoihisi. Näin saat tarkat tiedot palkanmaksujaksoista, joita voit käyttää työntekijöiden palkkojen ja etujen laskemiseen yhdessä kokonaisvaltaisessa järjestelmässä.

C. Analytiikkaominaisuudet

Yksi HRMS-järjestelmän (tai ainakin joidenkin niistä) merkittävistä hyödyistä on, että sen avulla voit kerätä kaikenlaista hyödyllistä työntekijätietoa työntekijöiden hallinnan ja strategisen suunnittelun tueksi.

Henkilöstöhallinnon ohjelmistoista ja järjestelmistä löytyviä analyyttisiä toimintoja ovat muun muassa mukautettavat koontinäytöt, reaaliaikainen raportointi, ennustusominaisuudet, automaattinen tiedonkeruu, käyttöoikeuksien hallinta ja taloudellinen analyysi. 

12. Mukautettavat koontinäytöt

On tärkeää ottaa käyttöön järjestelmä, jota voidaan mukauttaa henkilöstöosastosi tarpeisiin. Tämä tarkoittaa kaikkea siitä, että käyttäjät voivat luoda henkilökohtaisia koontinäyttöjä, aina erilaisten väriasetusten ja muiden mukautusvaihtoehtojen tarjoamiseen. Tämä voi auttaa lisäämään työntekijöidesi sitoutumista HRMS-ohjelmiston käyttöön.

13. Reaaliaikainen raportointi

HRMS-järjestelmäsi tulisi tarjota järjestelmäsi tiedoista räätälöityä ja mukautettavaa analytiikkaa ja raportointia. Reaaliaikaiset tiedot ja raportointi mahdollistavat oikea-aikaisten päätösten tekemisen, mikä parantaa suorituskykyä suhteessa keskeisiin suorituskykymittareihin.

14. Ennustusominaisuudet

Ideaalisen HRMS-ohjelmiston pitäisi mahdollistaa tietojen tarkastelu taaksepäin ja tarjota tulevan suorituskyvyn ohjeistus haluttujen keskeisten suorituskykymittareiden ja tavoitteiden perusteella. Ennustusratkaisut voivat auttaa selvittämään, kuinka monta tuntia tehtävä vaatii tai kuinka monta työntekijää tiettyihin projekteihin tulisi osoittaa. 

15. Automaattinen tiedonkeruu

HR-analytiikkapaketteja sisältävän HRMS-ohjelmiston avulla voit käyttää tarvitsemiasi tietoja silloin, kun niitä tarvitset, ja kerätä näin tarvitsemasi oivallukset. Tämä tarkoittaa myös oman tietokannan ulkopuolisten tietojen ja datan käyttöä sekä integrointia CRM-, ERP- ja muihin lähteisiin kehittyneen raportoinnin tuottamiseksi.

16. Tekoälypohjainen analytiikka ja oivallukset

Tekoälyn roolin kasvaessa HR-teknologiassa organisaatiot voivat käyttää tekoälypohjaista HRMS-ohjelmistoa saadakseen syvällisempää tietoa työntekijöiden suoriutumisesta, vaihtuvuustrendeistä ja työvoiman suunnittelusta. Tämä voi auttaa ennakoimaan tulevia henkilöstöhallinnon tarpeita, optimoimaan henkilöstöresursseja ja tunnistamaan riskiryhmään kuuluvat työntekijät varhaisia toimenpiteitä varten.

17. Käyttöoikeuksien hallinta

Tietojen, raporttien ja datan käyttöoikeus määritetään joko yksityiseksi tai julkiseksi. Parhaassa HRMS-ohjelmistossa on hallintatoimintoja, joiden avulla eri resurssien käyttöoikeuksille voidaan määrittää tasoja tai luokkia. Tämä parantaa tietoturvaa ja estää luottamuksellisten tietojen jakamisen valtuuttamattomille käyttäjille.

18. Taloudellinen analyysi

Laadukas HRMS-ohjelmisto voi sisältää analytiikkapaketteja, jotka keräävät ja arvioivat eritasoisia taloustietoja auttaakseen johtoa päätöksentekoprosesseissa. 

D. Rekrytointi- ja perehdytysominaisuudet

Moniin HRMS-järjestelmiin sisältyy rekrytointi- ja perehdytysominaisuuksia, jotka tehostavat rekrytointiprosessia ja luovat sujuvan kokemuksen palkatuille hakijoille.

Näihin kuuluvat keskeiset ominaisuudet, kuten työpaikkailmoitusmallit, hakijoiden seurantajärjestelmä, paperittomat lomakkeet ja raportit, pelillistämisominaisuudet, automaattiset muistutukset sekä koeajan hallintatyökalut.

19. Rekrytointiominaisuudet

Kun rekrytointi keskitetään HRMS-järjestelmään, tiimit voivat lyhentää rekrytointiin kuluvaa aikaa ja parantaa osastojen välistä yhteistyötä.

HRMS-järjestelmässä usein käytettäviä keskeisiä rekrytointityökaluja ovat hakijoiden seurantajärjestelmä, ansioluetteloiden jäsentäminen ja työpaikkailmoitusten integrointi suosittuihin työpaikkasivustoihin. Jotkin järjestelmät tarjoavat myös hakijoiden pisteytystyökaluja ja haastattelujen aikataulutustyökaluja seulontaprosessin helpottamiseksi.

20. Paperittomat toiminnot

HRMS-ohjelmiston teknologiaan perustuvat perehdytystoiminnot muuttuvat yhä useammin paperittomiksi, koska ne ovat kustannustehokkaampia, ympäristöystävällisempiä ja turvallisempia. Nykyään saatavilla on paperittomia työsopimuksia, verolomakkeita, etuushakemuksia, vapaapyyntöjä ja paljon muuta. 

21. Pelillistämisominaisuudet

Perehdytyksen ja/tai suorituskyvyn hallinnan pelillistäminen voi luoda henkilöstölle vuorovaikutteisemman ja osallistavamman työympäristön. Tämä ei ole useimmille HRMS-ohjelmistoille välttämätön ominaisuus, mutta sen saatavuus on ehdottomasti suuri etu. 

22. Automaattiset muistutukset

Parhaassa HRMS-ohjelmistossa on toimintoja muistutusten ajastamiseen, jotta esimiehet ja työntekijät saavat ilmoituksia odottavista tehtävistä tai resurssien käytön ylityksistä. Muistutukset voidaan määrittää saapumaan sähköpostilaatikkoosi tai älypuhelimeesi, jotta et koskaan unohda mitään. 

23. Koeajan hallintatoiminnot 

Henkilöstöhallinto ohjaa uudet työntekijät koeajan läpi, ja sen läpäiseminen riippuu asianmukaisesta käytöksestä, läsnäolosta ja työsuorituksesta. HRMS-ohjelmistosi perehdytysominaisuuteen tulisi kuulua tavoitteiden asettamiseen tarkoitettu toiminto, jonka avulla voit sopia toimenpiteistä ja tavoitteista työsuhteen ensimmäisten kuukausien ajaksi.

E. Vaatimustenmukaisuusominaisuudet

HRMS-järjestelmissä on usein vaatimustenmukaisuusominaisuuksia, kuten automaattinen rekrytoinnin vaatimustenmukaisuus, automaattinen EEOC-vaatimustenmukaisuus ja automaattinen terveydenhuoltoetujen vaatimustenmukaisuus.

24. Automaattinen rekrytoinnin vaatimustenmukaisuus

Yksi tärkeä huomioitava asia rekrytointiprosessissa on välttää syrjiviä käytäntöjä, jotka voivat altistaa yrityksesi vaatimuksille. Työpaikkailmoitukset, suosittelutarkistukset ja haastattelukysymykset voivat sisältää rotuun, sukupuoleen, etniseen taustaan, sukupuoli-identiteettiin, uskontoon, asemaan sekä fyysiseen ja henkiseen vammaan perustuvia ennakkoluuloja ja paljon muuta.

HRMS-järjestelmäsi voi auttaa ominaisuuksilla, jotka varmistavat kaiken viestinnän asianmukaisuuden eivätkä jätä sijaa ennakkoluuloille.

25. Automaattinen EEOC-vaatimustenmukaisuus

Useimpien yritysten on pyydettävä uusia työntekijöitä täyttämään EEO-itseidentifiointikysely suojautuakseen syrjiviltä käytännöiltä. HRMS-järjestelmään voi sisältyä täysin vaatimustenmukaisia kyselyitä, ja se varmistaa, että tietoja käytetään asianmukaisesti.

26. Automaattinen terveydenhuoltoetujen vaatimustenmukaisuus

Terveyteen liittyvien säännösten noudattaminen on edelleen ratkaisevan tärkeää monissa maissa. Esimerkiksi Yhdysvalloissa yritysten on noudatettava liittovaltion lainsäädäntöä, kuten sairausvakuutusten siirrettävyyttä ja vastuullisuutta koskevaa lakia (HIPAA), geneettisiin tietoihin perustuvan syrjinnän kieltävää lakia, kohtuuhintaista terveydenhuoltoa koskevaa lakia (ACA) sekä mielenterveyden tasa-arvoa koskevia säännöksiä ja muita vastaavia säädöksiä.

Oikea ohjelmisto kerää IRS-raportointiin tarvittavat tiedot ja pitää ne ajan tasalla siltä varalta, että lainsäädäntö muuttuu.

F. Oppimisen ja työntekijöiden kehittämisen ominaisuudet

Seuraavassa HRMS-ohjelmistossasi huomioitaviin työntekijöiden kehittämisen ominaisuuksiin kuuluvat suorituskyvyn hallinta, sertifiointien hallinta, koulutushakemistot, työntekijöiden sitouttamisen toiminnot, arviointitietojen hallinta sekä yrityksen toimintaperiaatteet ja tavoitteet.

27. Suorituskyvyn hallinta

Monipuolisen HRMS-järjestelmän tulisi tarjota suorituskyvyn hallintatyökaluja, joiden avulla HR-tiimit voivat seurata suorituskykyä reaaliajassa, asettaa tavoitteita ja seurata edistymistä. Nämä työkalut yhdenmukaistavat arviointeja, mahdollistavat jatkuvan palautteen antamisen ja tukevat työntekijöiden kehittämistä. Tavoitteiden asettamisen sujuvoittamisen ja tuottavuudesta saatavien tietojen avulla HRMS auttaa laatimaan yksilöllisiä kehityssuunnitelmia huippuosaajien pitämiseksi organisaatiossa.

28. Sertifiointien hallinta

Kurssien hallinta, koulutuksiin ilmoittautumiset, vaatimustenmukaisuuden varmistaminen ja materiaalien päivittäminen voivat viedä paljon aikaa, jos niitä ei hoideta tehokkaasti. Oppimisenhallintamoduulilla varustettu HRMS-ohjelmisto helpottaa jatkuvan koulutuksen ja kehittämisen hallintaa.

29. Koulutushakemistot

Optimaalinen HRMS-järjestelmä tarjoaa kattavan valikoiman oppimisvaihtoehtoja, joita voidaan hallita yhdestä käyttöliittymästä. Tämä sisältää toimintojen yhdistämisen osaamispuitteisiin osaamisperusteista suorituskyvyn hallintaa varten sekä oppimistulosten yhdistämisen toivottavaan taitojen kehittämiseen. 

30. Työntekijöiden sitouttamisen toiminnot

HRMS-järjestelmän työntekijöiden sitouttamisen työkaluihin voivat kuulua pulssikyselyt, palautemekanismit ja tunnustusohjelmat, jotka antavat työntekijöille mahdollisuuden vaikuttaa ja auttavat HR-tiimejä mittaamaan sitoutumisen tasoa. Sitoutumiseen keskittyvä HRMS auttaa rakentamaan yhteenkuuluvampaa työyhteisöä, edistää myönteistä yrityskulttuuria ja parantaa työntekijöiden pysyvyyttä käsittelemällä huolenaiheita ennen kuin ne kärjistyvät.

31. Yrityksen toimintaperiaatteet ja tavoitteet

Koulutusohjelmiin, kehittämiseen ja sertifiointeihin käytetty raha on investointi liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen. HRMS-järjestelmäsi pitäisi pystyä analysoimaan kehittämisstrategioitasi ja vertaamaan niitä ennalta määritettyihin toimintaperiaatteisiisi ja tavoitteisiisi.

G. Palkanlaskentaratkaisut

Useimmissa HRMS-järjestelmissä on palkanlaskentaratkaisuja, joiden ominaisuuksiin kuuluvat esimerkiksi joustavat palkanmaksukaudet, eräajo ja uudelleenkäsittely, sähköiset palkkalaskelmat, maailmanlaajuinen palkanlaskennan vaatimustenmukaisuus, palkkojen oikaisut ja ylityötiedot.

32. Joustavat palkanmaksukaudet

Työntekijät ja sopimuskumppanit voivat saada palkkansa eri ajanjaksoina – viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain. Eri maksukausiin mukautuvilla palkanlaskentaominaisuuksilla varustettu HRMS-järjestelmä nopeuttaa palkanlaskentaa ja vähentää tietojen syöttövirheitä maksujen yhteydessä.

33. Eräkäsittely ja uudelleenkäsittely

HRMS-ohjelmistossasi pitäisi olla ominaisuuksia, joiden avulla HR-tiimit voivat automatisoida useita työntekijämaksuja pitkän ajanjakson aikana. Kehittyneissä työkaluissa on käsittelyn peruutustoiminto, jonka avulla maksuihin tehdyt virheet voidaan peruuttaa ja korjata.

34. Sähköiset palkkalaskelmat

Useimmat HRMS-järjestelmät helpottavat työntekijöiden elämää varmistamalla, että tuoreimmat ja aiemmat palkkalaskelmat ovat milloin tahansa katseltavissa tai ladattavissa.

35. Maailmanlaajuinen palkanlaskennan vaatimustenmukaisuus

Palkanlaskentaa koskevat vaatimukset vaihtelevat osavaltiosta toiseen. Jos yrityksesi toimii useilla paikkakunnilla, vaatimusten noudattaminen ja hallinta voi siksi muuttua sekavaksi. Oikea HRMS-ohjelmisto automatisoi palkanlaskennan maantieteellisellä sijainnillasi voimassa olevien säännösten mukaisesti.

36. Palkkojen oikaisut ja ylityötoiminnot

Moniin HRMS-järjestelmiin sisältyy palkanlaskentaratkaisuja, joiden avulla HR- ja kirjanpitohenkilöstö voi muuttaa ja oikaista työntekijöiden palkkoja, ottaa huomioon vähennykset tai bonukset, kirjata palkattomat vapaat, eläkemaksut, etuudet ja muut tarvittavat oikaisut.

H. Vastinetta rahalle

Tietenkin budjettisi vaikuttaa ihanteellisen HRMS-järjestelmän valintaan, joten on hyvä ymmärtää HRMS-järjestelmien tyypillinen hinnoittelu. Miten järjestelmän hinta suhteutuu sen ominaisuuksiin, toimintoihin ja käytettävyyteen? Tarvitsetko todella kaikkia hienouksia?

Harkitse HRM-työkaluja ja -ohjelmistoja, joiden hinnoittelu on selkeää, joustavaa ja läpinäkyvää.

Pienemmät tiimit voivat huomata, että pienyrityksille suunniteltu HR-ohjelmisto tarjoaa tarvittavat toiminnot ilman täysimittaisen HRMS-järjestelmän monimutkaisuutta.

Onko HRMS-järjestelmiä erilaisia?

Erilaisia HR-ohjelmistoluetteloita on paljon, mutta suosituimmat työkalut keskittyvät henkilöstön hankintaan, työntekijöiden kehittämiseen ja sitouttamiseen, perehdytykseen, palkitsemiseen sekä työvoiman hallintaan tukeakseen yrityksen keskeisen HR-tiimin tehokkuutta.

Henkilöstön hallinta

Henkilöstöhallinnon toimintoihin kuuluvat työvoiman suunnittelun tehtävät, kuten työntekijöiden työvuorosuunnittelu ja hallintaohjelmistot, työntekijän elinkaaren hallinta, työajanseurantaohjelmistot, poissaolojen hallinta sekä ehdokkaiden hankinta joko hakijaseurantajärjestelmän tai kehittyneemmän osaajien hankintateknologian avulla.

Perehdytys ja työsuhteen päättäminen

Perehdytysjärjestelmiin kuuluvat perehdytys- ja työsuhteen päättämisen ohjelmistot. Perehdytystyökalut voivat auttaa uusia työntekijöitä paperityövaatimusten täyttämisessä, ohjelmistojen kirjautumistunnusten luomisessa, I-9-todentamisessa, tutustumisessa työyhteisöön ja muissa vastuissa. 

Työntekijöiden kehittäminen

Kehittämisessä on kyse työntekijöiden kasvun tukemisesta ja ihmisten tyytyväisyyden ylläpitämisestä. HRMS-järjestelmään voi kuulua työntekijätyytyväisyysohjelmistoja, suorituskyvyn hallintaohjelmistoja, 360 asteen ohjelmistoja ja osaamisen hallintaohjelmistoja. Tämä on yksi osaamisen hallintaohjelmistojen keskeisistä hyödyistä.

Palkitsemisen hallinta

Palkitsemisjärjestelmiin kuuluvat hallinto-ohjelmistot, etujen hallintaohjelmistot ja palkanlaskentaohjelmistot. Palkitsemisen itsepalveluominaisuudesta on hyötyä, kun työntekijät haluavat tarkistaa omat terveysetunsa tai PTO-mittarinsa. 

Työvoiman hallinta

Työvoiman hallintajärjestelmiin kuuluvat henkilöstöhallinnon ohjelmistot, henkilöstötietojärjestelmät (HRIS), työntekijätietojen hallintatyökalut, inhimillisen pääoman hallintaohjelmistot sekä työntekijöiden tietojen tallennus- ja valvontaohjelmistot.

Aiheeseen liittyvä artikkeli: Parhaiden keskeisten HR-ohjelmistojärjestelmien arvostelut

Usein kysyttyjä kysymyksiä HRMS-ohjelmistosta

Oletko valmis seuraaviin vaiheisiin, mutta et ole aivan varma, mitä tehdä seuraavaksi? Näistä yleisiin kysymyksiin annetuista vastauksista voi olla apua.

Mikä ero on HRMS-, HRIS- ja HCM-järjestelmillä?

HRMS (henkilöstöhallinnon hallintajärjestelmä) ja HRIS (henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä) ovat samankaltaisia, mutta HRMS sisältää yleensä laajemman valikoiman ominaisuuksia. HRIS keskittyy henkilöstöhallinnon ydintoimintoihin, kuten työntekijätietojen hallintaan, palkanlaskentaan ja etuuksien hallinnointiin. HRMS laajentaa tätä kokonaisuutta sisältämällä lisäominaisuuksia, kuten suorituskyvyn hallinnan, työajan ja läsnäolon seurannan sekä työntekijöiden sitouttamisen työkalut.

Toisaalta HCM-järjestelmät (henkilöpääoman hallinta) lähestyvät henkilöstöhallintoa strategisemmin. Ne keskittyvät työntekijätietojen ja hallinnollisten tehtävien hallinnan lisäksi koko henkilöstön optimointiin. HCM-järjestelmiin sisältyvät yleensä osaamisen hallinta, oppiminen ja kehittyminen sekä seuraajasuunnittelu, joten ne tarjoavat kokonaisvaltaisemman ratkaisun organisaatioille, jotka haluavat yhdistää henkilöstöhallinnon toiminnot liiketoiminnan tavoitteisiin.

Lyhyesti:

• HRIS keskittyy henkilöstöhallinnon ydintietoihin ja hallinnollisiin tehtäviin.
• HRMS tarjoaa laajemmat ominaisuudet, kuten työntekijöiden sitouttamisen ja suorituskyvyn hallinnan.
• HCM yhdistää henkilöstöhallinnon toiminnot strategiseen henkilöstön hallintaan ja kehittämiseen.

Lue seuraavaksi tarkempi vertailumme HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmistä.

Miten valitsen yritykselleni sopivan HRMS-järjestelmän?

Sopivan HRMS-järjestelmän valinta riippuu yrityksesi koosta, tarpeista ja budjetista. Tärkeitä huomioitavia tekijöitä ovat helppokäyttöisyys, skaalautuvuus, integraatiot olemassa oleviin ohjelmistoihin sekä se, tukeeko alusta organisaatiosi tarvitsemia erityisominaisuuksia, kuten suorituskyvyn hallintaa tai vaatimustenmukaisuuden seurantaa.

Jos budjettisi on rajallinen tai tiimisi on pieni, harkitse pienyrityksille suunniteltua HRMS-järjestelmää, joka voi sopia tarpeisiisi paremmin ja edullisemmin.

Mitä HRMS-järjestelmän käyttöönotto maksaa?

HRMS-järjestelmän hinta voi vaihdella alustan ominaisuuksien, yrityksen koon ja tarvittavan mukauttamisen määrän mukaan. Monet HRMS-palveluntarjoajat tarjoavat porrastettuja hinnoittelusuunnitelmia, joten voit valita budjettiisi sopivan vaihtoehdon. On myös tärkeää huomioida pitkän aikavälin kustannukset, kuten päivitykset, tuki ja lisäominaisuudet.