Améliorer les processus RH : une démarche en 4 étapes
L’amélioration des processus — le passe-temps préféré de tous les professionnels des RH, n’est-ce pas ?
Pas forcément pour la plupart d’entre nous, mais la mise en place de processus contribue à garantir que les tâches sont effectuées correctement et efficacement, ce qui crée une meilleure expérience pour tout le monde et libère du temps à consacrer à des sujets plus intéressants et stratégiques.
Le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes organisations comprend la mise en œuvre de processus structurés qui garantissent la conformité et améliorent l’efficacité opérationnelle.
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Votre fonction RH dispose probablement de plusieurs processus qui pourraient être améliorés. Grâce à la gestion stratégique des ressources humaines, les organisations peuvent améliorer leurs processus RH afin de mieux répondre aux besoins des employés et de l’organisation.
Cadre d’amélioration des processus RH
Les processus RH couvrent un large éventail d’activités, du recrutement et de l’intégration au développement des employés et à la gestion de la performance.
Pour rester compétitives et efficaces, les entreprises doivent chercher en permanence à améliorer leurs processus RH. La rationalisation des processus RH est facile grâce aux outils RH cloud, qui garantissent des flux de travail plus fluides et un meilleur accès aux données.
J’ai constaté que le principal obstacle à l’amélioration des processus est de se lancer : cela peut sembler être une tâche insurmontable ! Le fait de la diviser en plusieurs étapes distinctes la rend beaucoup plus facile à gérer.
Première étape : évaluer les processus actuels
Il est difficile d’améliorer quelque chose si vous ne le comprenez pas parfaitement. Cela peut prendre du temps — je préfère le préciser d’emblée —, mais normalement, cette étape ne doit être réalisée qu’une seule fois.
La première étape consiste à évaluer vos flux de travail et vos tâches, puis à déterminer ce qui est documenté, qui en est responsable et quand cela a été examiné pour la dernière fois. Les RH sont-elles responsables de la paie et de la formation et du développement, par exemple, ou est-ce un autre service de votre entreprise qui s’en charge ?
Par exemple, dans un précédent service RH où j’ai travaillé, un grand nombre de processus étaient documentés, mais nous avons constaté qu’ils étaient stockés dans des endroits disparates et à des niveaux d’actualisation variables.
Ensuite, vous pouvez examiner vos indicateurs RH afin d’identifier les éventuels points préoccupants liés à chaque processus, par exemple un effectif incorrect, des erreurs de paie ou un délai de recrutement trop long.
À la fin de cette étape, vous disposerez d’un inventaire des processus qui peuvent être améliorés.
Deuxième étape : établir les priorités
Vous ne pourrez pas tout traiter en même temps. Il est donc important de réfléchir de manière critique aux processus sur lesquels vous souhaitez travailler en premier. Cela est particulièrement vrai pour les systèmes RH des petites entreprises, qui doivent composer avec un temps, des ressources et un budget limités.
Obtenir quelques premières victoires faciles pourrait peut-être vous permettre de libérer du temps pour vous attaquer aux projets plus importants. Vous bénéficiez peut-être du soutien de la direction pour entreprendre un grand projet d’automatisation.
Fixez des objectifs d’amélioration clairs et précis, alignés sur les objectifs stratégiques, les initiatives et les valeurs de l’organisation.
Par exemple, la principale valeur de mon entreprise est l’innovation, mais nous avons encore quelques processus RH manuels particulièrement agaçants.
Notre objectif est de créer une expérience RH innovante qui donne à l’ensemble de nos employés une image positive de leur fonction RH. Nous avons réussi à obtenir le soutien de la direction pour la transformation numérique des RH en automatisant plusieurs processus clés et en reliant les projets à notre valeur d’innovation.
Cette étape ne repose pas sur une approche universelle. Vous devrez donc déterminer ce qui convient à votre organisation en fonction des ressources dont vous disposez.
Troisième étape : élaborer un plan d’action
Vous devrez définir un calendrier réaliste pour la réalisation du projet, et je vous conseille d’y intégrer plusieurs points de contrôle des progrès.
Cela peut impliquer de simplifier les flux de travail, de supprimer les étapes inutiles et d’automatiser les tâches répétitives à l’aide de logiciels RH spécifiques (nous reviendrons plus en détail sur cette étape).
Si vous disposez de ressources pour vous aider, attribuer la propriété et la responsabilité permettra aux membres de l’équipe de conserver leur pouvoir décisionnel dans leurs processus de travail.
Il peut être difficile de suivre tout cela, et disposer d’un document de projet auquel chacun peut accéder sera utile. J’aime utiliser Sharepoint pour ce type de projet, mais de nombreux outils de gestion de projet sont disponibles.
Dans mon exemple précédent concernant une documentation disparate, nous avons décidé de tout regrouper dans un emplacement central au lieu de conserver les documents dans les silos où ils étaient stockés, et nous nous sommes donné 6 mois pour mettre à jour chaque document.
Ce calendrier était réaliste et réalisable pour nous en tant que petite équipe RH. Nous organisions une courte réunion récurrente une fois par mois pour vérifier nos progrès et nous responsabiliser.
Étape quatre : amélioration continue
Établissez un système de suivi et d’évaluation continus des processus RH. Facilitez la collecte des retours des employés et du personnel RH afin d’identifier les problèmes éventuels ou d’autres domaines à améliorer.
Par exemple, vous pouvez envoyer une enquête éclair aux employés après qu’ils ont contacté les RH pour certaines demandes, afin d’obtenir rapidement leur avis, ou envoyer une enquête de souhaits à votre équipe RH une fois par an pour recueillir des idées d’amélioration plus approfondies.
Vous pouvez utiliser les retours et les données recueillis pour apporter des améliorations continues aux processus RH.
Les services RH peuvent optimiser leurs processus en intégrant des plateformes de gestion des dossiers RH afin de résoudre les problèmes plus rapidement.
6 exemples d’amélioration des processus RH
Examinons quelques exemples de méthodes courantes pour améliorer les processus RH.
Automatiser les flux de travail
Au cours de la phase d’évaluation, vous identifierez probablement des tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données, la planification de rendez-vous et l’envoi d’e-mails courants.
Vous pouvez automatiser ces processus en créant une pile technologique RH (pensez à votre HRMS ou HRIS, ainsi qu’à vos outils de communication) qui automatise une grande partie de ces processus et permet la circulation des données entre différentes applications et fonctions.
Numériser l’intégration
L’intégration des employés est un processus répétitif qui doit absolument être mis à jour dans la plupart des entreprises et constitue l’un des aspects les plus déterminants de l’expérience des employés nouvellement recrutés.
Numérisez le processus d’intégration en fournissant aux nouvelles recrues des formulaires électroniques, des modules de formation et des ressources de l’entreprise. Cela peut réduire la quantité de documents papier, faire gagner du temps et garantir la cohérence de l’expérience d’intégration de tous les nouveaux employés.
Un logiciel spécialisé d’intégration peut vous être d’une grande aide à cet égard.
Fluidifier le recrutement
Si le processus de recrutement ne figurait pas dans votre inventaire à l’étape 1, il devrait y être. Si ce n’est pas déjà fait, envisagez de mettre en place un système de suivi des candidatures (ATS) pour gérer les offres d’emploi, les candidatures et la communication avec les candidats.
Les logiciels ATS peuvent aider à présélectionner les candidats, à suivre leur progression et même à créer un parcours de recrutement pour les postes difficiles à pourvoir. Bon nombre de ces programmes peuvent également fournir des indicateurs précieux sur votre processus de recrutement et l’expérience des candidats.
Proposer des options en libre-service
Les professionnels des RH peuvent consacrer beaucoup d’énergie inutile à répondre aux questions et à mettre à jour les informations des employés. Voici quelques suggestions pour y remédier :
Libre-service pour les employés et les managers
Des options sont peut-être déjà disponibles dans votre logiciel HRIS pour le libre-service des employés et des managers.
Utilisez des outils de libre-service pour les employés afin de leur permettre de mettre à jour leurs informations personnelles, de consulter leurs bulletins de paie, de demander des congés et de s'inscrire aux avantages sociaux. Cela réduit la charge de travail de l'équipe RH et permet aux employés de gérer eux-mêmes leurs informations.
Les options de libre-service pour les managers au sein de votre HRIS constituent un autre domaine à examiner pour améliorer les processus. Il peut exister des fonctions que vous pouvez facilement activer pour les managers afin qu'ils puissent gérer eux-mêmes les changements courants concernant les employés, comme les modifications de rattachement hiérarchique et l'approbation des demandes de congé.
Base de connaissances centralisée
Créez un référentiel centralisé regroupant les politiques, procédures, FAQ et ressources RH. Cela peut aider les employés et les managers à trouver des réponses à leurs questions sans avoir à contacter directement les RH. Il est essentiel que ce référentiel soit facilement consultable et accessible à tous les employés.
De nombreuses solutions intranet sont disponibles, avec différents niveaux de coûts et d'efforts. De nombreuses plateformes HRIS proposent également cette fonctionnalité.
Gestion électronique des documents
Si ce n'est pas déjà fait, commencez à stocker les documents RH au format numérique dans un système sécurisé de gestion documentaire. Cela facilite la récupération et le partage des documents et des données des employés, réduisant ainsi le recours aux documents papier.
Calendrier de conformité et liste de contrôle de fin d'année
J'ai parlé un peu du calendrier de conformité dans un précédent article sur la conformité RH, et je ne saurais trop en vanter les mérites.
Le calendrier que j'utilise est lié à un calendrier RH partagé dans Outlook, et chaque élément du calendrier renvoie à un événement du calendrier RH. Ces rappels très visibles fonctionnent bien pour susciter l'action en matière de conformité.
Utilisez une liste de contrôle de fin d'année en l'intégrant à votre calendrier de conformité. Dans le cadre de la liste de contrôle de fin d'année de mon équipe, nous réexaminons la documentation des processus et effectuons une maintenance régulière.
Cela permet de mettre en place un cycle d'amélioration continue sans devoir recommencer entièrement à zéro, comme je l'ai expliqué à l'étape 4 ci-dessus.
Remarque : la liste de contrôle de fin d'année ne doit pas être combinée avec vos autres listes de contrôle des processus RH ni les remplacer.
Les défis de l'amélioration des processus RH
Bien que tout cela semble séduisant en théorie, l'amélioration des processus RH est rarement un long fleuve tranquille. Les défis courants sont les suivants :
- Résistance au changement : les employés et les managers peuvent résister aux changements par peur de l'inconnu, par attachement aux processus actuels ou par scepticisme quant aux avantages des nouveaux systèmes. C'est pourquoi tout changement majeur nécessite un plan adéquat de gestion du changement et une stratégie de communication.
- Absence de vision claire : sans objectif ni stratégie clairement définis, les améliorations des processus RH peuvent perdre leur direction, entraînant un gaspillage d'efforts et de ressources.
- Ressources limitées : les contraintes budgétaires, le nombre limité de collaborateurs et l'insuffisance des outils technologiques peuvent entraver la mise en œuvre de nouveaux processus RH. C'est pourquoi il est important de hiérarchiser efficacement les priorités et de définir des échéances réalistes. La rationalisation des processus RH peut commencer par l'adoption de solutions RH gratuites pour les tâches administratives courantes.
- Maintien de la conformité : les processus RH doivent respecter diverses exigences légales et réglementaires, et garantir la conformité lors de la mise en œuvre de changements peut vous réserver de mauvaises surprises.
- Développement à l'échelle mondiale : les processus RH peuvent devoir prendre en compte différentes spécificités locales, selon les pays dans lesquels vous recrutez. Faire appel à des services RH internationaux peut garantir des processus optimisés adaptés aux équipes locales et internationales
Bonnes pratiques pour améliorer les processus RH
Enfin, au vu des défis présentés ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors de l'amélioration des processus RH.
- Définir des objectifs clairs : Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour le processus d’amélioration.
- Implication des employés : Impliquez les employés lors des étapes de planification et de mise en œuvre. Recueillez leurs commentaires et répondez à leurs préoccupations afin de favoriser leur adhésion et de réduire la résistance au changement.
- Communication ouverte : Favorisez une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe RH et dans l’ensemble de l’organisation afin de communiquer efficacement sur le changement et de recueillir des commentaires.
- Analyse comparative : Comparez vos processus RH aux normes du secteur et aux meilleures pratiques. Utilisez l’analyse comparative pour identifier les écarts et les possibilités d’amélioration.
- Indicateurs de performance : Définissez et suivez les indicateurs clés de performance (KPI) de vos processus RH
- Adopter une approche centrée sur le client : La nouvelle façon de penser consiste à considérer les opérations liées au personnel comme un produit, dans lequel les employés sont traités comme des clients, l’objectif étant d’améliorer leur expérience des processus RH. Découvrez ce qui pourrait améliorer leur expérience, qu’il s’agisse de l’intégration des systèmes, de la simplification des tâches ou de la réduction du nombre de réunions.
Une culture d’amélioration continue
L’amélioration des processus RH fait naturellement partie du renforcement de votre fonction ressources humaines.
En suivant une approche structurée qui comprend l’évaluation, l’analyse, la refonte et le suivi continu, vous pouvez rationaliser vos processus RH, réduire les coûts, améliorer la satisfaction des employés et, en définitive, mieux contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation.
Adopter une culture d’amélioration continue dans les RH peut conduire à une réussite à long terme dans l’environnement professionnel dynamique d’aujourd’hui et offrir aux employés une expérience RH efficace.
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