Exigences des logiciels RH : comprendre vos besoins
Comprendre le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises est essentiel lors de l’évaluation des coûts des logiciels RH, afin de s’assurer que la solution correspond au budget et aux objectifs de l’entreprise.
Pour répondre à ces exigences en constante évolution, les logiciels RH évoluent eux aussi. Ils ne servent plus uniquement à gérer la paie, même si celle-ci demeure une fonction RH centrale importante.
Aujourd’hui plus que jamais, la mise en place d’un logiciel RH est importante pour garantir que votre entreprise reste un employeur compétitif dans un monde du travail en pleine évolution.
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Exigences essentielles d’un logiciel RH
Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de fonctions et de fonctionnalités pour une solution RH. Toutefois, certains points communs existent lorsqu’il s’agit de s’assurer que le logiciel RH que vous choisissez améliorera la productivité et la satisfaction dans l’ensemble de votre entreprise.
Questions de présélection pour choisir un logiciel RH
Quel que soit le type de logiciel de gestion des RH dont vous avez besoin, vous devez examiner les critères généraux suivants afin de vous assurer de bénéficier de tous les avantages d’un logiciel de gestion des RH :
- Sera-t-il facile à utiliser pour vos professionnels des RH et vos employés ?
- S’intègre-t-il à vos autres systèmes logiciels RH ?
- Est-il évolutif et flexible si les besoins de votre entreprise changent ?
- Est-il basé sur le cloud ou hébergé sur site ?
- Une application mobile est-elle disponible ?
- Respecte-t-il les normes de sécurité des données, notamment la conformité au RGPD ?
- Améliorera-t-il l’efficacité des opérations de gestion des ressources humaines (c’est-à-dire en éliminant les feuilles de calcul) ?
- Propose-t-il des automatisations pour les tâches courantes et chronophages ?
Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez passer à l’étape suivante de votre processus de sélection et commencer à examiner les fonctionnalités spécifiques de chaque logiciel.
Principales caractéristiques d’un logiciel RH efficace
Les logiciels RH sont personnalisables et offrent de nombreuses options adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, certaines fonctionnalités nous semblent utiles dans presque tous les cas :
- Portail libre-service pour les employés : Donner aux employés un accès direct pour consulter les documents importants, voir leur planning, demander des congés et suivre des formations signifie qu’ils ne contacteront votre équipe RH que pour les sujets sérieux.
- Flux de recrutement et d’intégration : Recherchez des outils intégrés qui contribuent à standardiser et à simplifier les processus de recrutement et d’intégration, notamment la publication d’offres d’emploi, les lettres d’offre, les signatures électroniques et les listes de contrôle pour les nouvelles recrues, le tout au même endroit.
- Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) : Les outils RH les plus avancés intègrent désormais l’IA pour aider à effectuer des tâches telles que la sélection des CV, l’analyse prédictive de la rotation du personnel et les recommandations personnalisées de formation, afin de vous aider à prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses.
- Gestion du temps : La gestion automatisée du temps peut améliorer les flux de travail, en particulier lorsque les employés y ont un accès direct. De nombreux systèmes RH comprennent des calendriers par équipe et des alertes de présence pour contribuer à réduire l’impact des absences.
- Gestion de l’inscription aux avantages sociaux : L’inscription libre-service aux avantages sociaux permet aux employés de consulter, de sélectionner et de mettre à jour leurs garanties sans avoir à passer par les RH, ce qui réduit les échanges successifs et garantit le respect des échéances liées aux avantages sociaux.
- Possibilités de formation : Dans une étude menée par Quantum Workplace, les employés ont cité les possibilités d’évolution parmi les principales raisons de leur engagement. Envisagez une solution RH dotée d’un système intégré de gestion de la formation (LMS) ou d’un module de formation pour aider vos employés à développer leurs compétences au fil du temps.
- Analyse et rapports : Les logiciels RH recueillent de nombreuses données sur les employés, mais vous ne voulez pas devoir les exporter vers un autre système pour comprendre ce qu’elles signifient. Les meilleurs logiciels RH comprennent des tableaux de bord de données et des fonctionnalités d’analyse intégrées.
Exigences spécifiques aux différents types de logiciels RH
Bien que vous recherchiez peut-être uniquement une solution de gestion des employés pour répondre à des problèmes relevant de l’un de ces domaines, les logiciels RH centraux se répartissent généralement en quatre catégories principales :
- Gestion des données RH (par exemple, systèmes d’information des ressources humaines, ou HRIS)
- Logiciels de paie, de finance et de comptabilité
- Logiciels de recrutement, d’embauche et d’intégration
- Logiciels de gestion de la performance des employés
Chaque type de logiciel a des exigences différentes. Mais quelles sont les exigences de chacun d’entre eux et que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez votre solution logicielle RH centrale ?
Exigences des logiciels de gestion des ressources humaines
Les logiciels de gestion des ressources humaines (HRMS) sont des suites d’applications qui gèrent divers processus RH, notamment le recrutement, les évaluations de performance, la gestion des informations sur les employés et de nombreuses autres tâches.
Les solutions logicielles HRMS varient considérablement, des logiciels HRMS de base (également appelés logiciels HRIS) aux solutions très avancées et complexes.
Les logiciels HRMS étant très variés, avant de pouvoir les évaluer, vous devez rédiger un appel d’offres pour un logiciel RH qui définit ce que votre entreprise en attend. Les fonctionnalités courantes des logiciels HRMS comprennent :
- Traitement de la paie
- Gestion des avantages sociaux des employés
- Outils de recrutement et d’embauche
- Outils d’intégration et de formation
- Un système de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Stockage des données des employés
- Registres de présence ou feuilles de temps numériques
- Indicateurs et analyses RH
Commencez par examiner les priorités et les objectifs de votre entreprise. Dans quels domaines votre entreprise est-elle la plus efficace ? Et dans quels domaines a-t-elle du mal à gagner en efficacité ? Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide et établissez une liste de contrôle des exigences afin de répertorier les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin.
Examinez ensuite les exigences techniques de votre entreprise. Combien de dossiers d’employés devront être stockés ? Et combien d’utilisateurs utiliseront votre logiciel RH ?
Si vous avez besoin que votre logiciel HRMS prenne en charge certaines langues ou vous aide à répondre à des exigences réglementaires particulières, cela doit figurer sur votre liste de contrôle des exigences ainsi que dans votre analyse de rentabilité.
Toutes les solutions logicielles HRMS n’incluent pas des fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou l’administration des avantages sociaux dans leur service de base. Si ces fonctionnalités sont nécessaires, ajoutez-les donc à votre liste.
Exigences des logiciels de paie et d’avantages sociaux
Les logiciels de paie et d’avantages sociaux des employés vous aident à suivre les coûts mensuels des avantages sociaux, à traiter la paie, à calculer et à déclarer les taxes sur les salaires, ainsi qu’à gérer les tâches financières connexes.
Avec ce type de logiciel, les questions suivantes vous aideront à déterminer les exigences de votre entreprise :
- Combien d’employés avez-vous ?
- Avez-vous des employés saisonniers ou temporaires ?
- Proposez-vous des avantages sociaux ?
- Quel est le niveau d’expérience de votre gestionnaire de paie ?
- À quelle législation devez-vous vous conformer ?
- De quel type d’analyses avez-vous besoin ?
- Versez-vous des primes ou des récompenses liées aux ventes ?
Pour vous aider à comparer ces éléments auprès de plusieurs fournisseurs, je vous recommande de demander des propositions de logiciels de paie à au moins vos trois premiers choix, afin de simplifier le processus.
Les entreprises ont généralement besoin d’un logiciel de paie et d’avantages sociaux offrant les fonctionnalités suivantes :
- Intégration avec les bases de données RH existantes
- Assistance pour la conformité fiscale
- Suivi des congés et des arrêts maladie
- Accès en libre-service des employés aux bulletins de paie et aux formulaires fiscaux
- Suivi automatique de l’éligibilité des employés aux avantages sociaux
Lors de la mise à l’échelle des systèmes de paie, il est essentiel de réaliser une analyse des risques et de définir précisément les exigences avant de choisir un fournisseur. Élaborez une grille d’évaluation solide afin de sélectionner le partenaire adapté à vos besoins.
Exigences des logiciels de recrutement
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement comprennent souvent un système de suivi des candidatures (ATS), un outil de gestion de la relation candidat et un logiciel d’entretien.
Les fonctionnalités communes à de nombreux sous-types de logiciels de recrutement incluent la publication automatique des offres d’emploi sur des sites web et les réseaux sociaux, la possibilité d’accepter les CV en ligne, ainsi que des outils permettant d’écarter les candidats non qualifiés et de comparer les candidats qualifiés entre eux.
Selon Business News Daily, les entreprises devraient rechercher un logiciel de recrutement qui réponde aux exigences suivantes :
- Permettre la publication sur des sites d’emploi spécifiques
- Disposer d’une interface adaptée aux appareils mobiles
- Proposer une tarification flexible
- Offrir un processus de candidature rapide
- Garantir le respect des réglementations en matière d’embauche
Par ailleurs, si le prix constitue un facteur limitant pour votre investissement logiciel, les outils d’embauche les plus abordables sont généralement les systèmes de recrutement pour les petites entreprises.
Exigences des logiciels de gestion des performances
Les logiciels de gestion des performances aident les entreprises à mieux comprendre les performances de leurs employés. L’un des principaux avantages des outils de gestion des performances est qu’ils permettent aux dirigeants de suivre et d’analyser les données relatives aux employés et d’évaluer chaque employé.
Pour ce type de logiciel, les principales exigences sont les suivantes :
- Facilité d’utilisation
- Possibilité de définir des objectifs
- Fonctionnalités de suivi des progrès
- Capacité à fournir un retour d’information continu
- Rappels automatiques des dates d’échéance des évaluations des performances
- Communication facilitée entre les employés et les responsables
Bien entendu, vous voudrez également que votre logiciel de gestion des performances soit flexible, adaptable et compatible avec vos autres systèmes. Le prix des systèmes de gestion des performances est également crucial, car vous aurez besoin d’une solution adaptée à votre budget. Il en va de même pour tous les logiciels RH que vous présélectionnez !
Nous allons maintenant examiner ces exigences et la manière de les évaluer.
Comment évaluer un logiciel RH
Comment évaluer la flexibilité et l’adaptabilité d’une solution RH ? Et quels éléments devez-vous prendre en compte pour déterminer le coût global d’une solution RH ? Examinons cela de plus près.
Compatibilité avec les systèmes RH existants
La mise en œuvre d’une solution de gestion des ressources humaines impliquera probablement son intégration à d’autres systèmes déjà en place, tels que les logiciels de PGI, de gestion financière et de GRC. Cela vous permettra de partager les informations plus efficacement et d’obtenir une vision beaucoup plus complète des données analytiques de votre entreprise.
Un fournisseur devrait être en mesure de vous indiquer si son logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez et vous permettre de le tester avant de vous engager dans un achat. Vous devrez également confirmer que le fournisseur assurera une assistance et des mises à jour continues afin de garantir la compatibilité avec les systèmes que vous pourriez mettre en place à l’avenir.
Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises ne sont pas statiques, votre logiciel RH ne peut donc pas l’être non plus. Il doit évoluer (ou se réduire) en fonction de vos besoins. Lorsque vous recherchez une solution RH, réfléchissez aux fonctionnalités clés et à l’envergure dont vous pensez avoir besoin à l’avenir. Si le logiciel propose bien les fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez, combien vous coûtera leur mise en œuvre le moment venu ?
La flexibilité est essentielle. Vos processus RH peuvent évoluer au fil du temps, et le système doit vous permettre de vous adapter sans nécessiter une refonte complète. Vous devez pouvoir personnaliser les flux de travail et les rapports afin de répondre à l’évolution de vos besoins.
Facteurs de coût à prendre en compte
Le coût des logiciels RH peut être calculé de différentes façons, et il est important d’en tenir compte lors de vos recherches.
Pour de nombreux types de logiciels, les entreprises paient des frais mensuels par utilisateur ou par employé, en plus de frais mensuels de base. Certains systèmes peuvent également facturer des frais de mise en œuvre pour configurer leur logiciel en fonction des exigences de votre système. Comprendre les modèles de tarification des SIRH peut vous aider à établir efficacement le budget de votre investissement dans les technologies RH.
Les solutions destinées aux grandes entreprises sont davantage susceptibles de demander un achat unique à prix fixe, souvent basé sur la taille de l’entreprise. Gardez également à l’esprit que l’augmentation de la capacité de stockage, la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires et l’accès à une assistance personnalisée du fournisseur de logiciels entraîneront probablement des coûts additionnels.
Les petites entreprises peuvent trouver qu’un logiciel gratuit ou à code source ouvert leur convient mieux, mais celui-ci présentera certaines limites. Les logiciels RH à code source ouvert vous donnent uniquement accès au code du logiciel. Vous aurez donc besoin d’une personne possédant des connaissances en programmation pour le transformer en une solution utilisable.
Certains fournisseurs peuvent proposer des logiciels RH gratuits ou peu coûteux, abordables pour commencer, mais qui n’incluent que des fonctionnalités très basiques. Avec ces formules, l’ajout de fonctionnalités supplémentaires vous coûtera davantage.
Pour approfondir la question des coûts des technologies RH, consultez notre article « Votre organisation est-elle prête pour les technologies RH ? »
Comment déployer un nouveau logiciel RH
Introduire un nouveau logiciel est difficile. En fait, un rapport de McKinsey a révélé que seulement 16 % des personnes interrogées estimaient que les transformations numériques de leur entreprise avaient été couronnées de succès. Mais le déploiement réussi d’un logiciel offre de grands avantages. Un logiciel RH peut accroître l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés. Pour bénéficier de ces avantages des logiciels de gestion du capital humain ou des logiciels RH, il est essentiel de disposer d’un plan solide.
Mettre en œuvre votre logiciel RH
Une fois que vous avez choisi votre logiciel RH, il est temps de le mettre en œuvre. PeopleGoal recommande un cycle de mise en œuvre de six semaines.
Ce délai comprend le temps nécessaire à la configuration du compte et aux tests pilotes par votre service RH avant de lancer votre logiciel dans toute l’entreprise.
En suivant un processus bien planifié et en documentant chaque étape, vous pouvez vous assurer de rencontrer le moins de problèmes possible.
Une équipe pilote composée de membres issus de tous les niveaux de l’entreprise et présentant différents degrés de connaissances techniques vous aidera à résoudre les problèmes liés au déploiement.
Les différents types d’employés auront des exigences différentes à l’égard de votre logiciel RH et rencontreront des difficultés spécifiques lors de son utilisation.
La prise en compte de leurs retours contribuera à la réussite de votre transformation numérique des RH.
Présenter le logiciel RH à votre équipe
Une fois votre logiciel configuré et testé, et après avoir traité les problèmes soulevés par votre équipe pilote, il est temps de le présenter au reste de l’entreprise.
Dans ce processus, une bonne communication est essentielle pour créer une expérience positive pour les employés. Assurez-vous que vos employés connaissent les détails du lancement et savent où s’adresser pour obtenir de l’aide lors de l’utilisation de votre nouvelle solution RH.
Votre équipe doit être enthousiaste à l’idée des avantages qu’offre votre nouveau logiciel RH. Les aidera-t-il à demander facilement des congés ? Ou contribuera-t-il à protéger leurs informations sensibles en tant qu’employés ? Veillera-t-il à ce qu’ils bénéficient régulièrement d’un accompagnement planifié, améliorant ainsi leur évolution professionnelle ?
Si vos employés ont le sentiment d’y trouver leur intérêt, vous obtiendrez un meilleur engagement des employés et une meilleure adhésion de la part de l’entreprise dans son ensemble.
En particulier, il est important pour la satisfaction des employés que ceux-ci sachent que vous les écoutez.
Si un employé estime ne pas posséder les compétences nécessaires pour utiliser le nouveau logiciel, assurez-vous qu’il dispose de possibilités de formation adaptées à ses besoins.
Ou, si un employé a vécu une mauvaise expérience lors de précédents lancements de logiciels, écoutez ses préoccupations et répondez-y.
Chaque employé satisfait de votre solution RH influencera les autres, contribuant ainsi à la satisfaction de l’ensemble des employés.
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