Exigences des logiciels RH : comprendre vos besoins
Comprendre le rôle des RH dans les petites entreprises et les grandes entreprises est essentiel lors de l’évaluation des coûts des logiciels RH, afin de garantir que la solution corresponde au budget et aux objectifs de l’entreprise.
Pour faire face à ces demandes changeantes, les logiciels RH évoluent eux aussi. Ils ne servent plus uniquement à gérer la paie, même si cela reste une fonction RH centrale importante.
Aujourd’hui plus que jamais, mettre en place un logiciel RH est important pour garantir que votre entreprise reste un employeur compétitif dans un monde du travail en évolution.
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Principales exigences relatives aux logiciels RH
Chaque entreprise aura des besoins spécifiques en matière de fonctions et de fonctionnalités d’une solution RH. Cependant, certains points communs permettent de garantir que le logiciel RH que vous choisissez améliorera la productivité et la satisfaction dans l’ensemble de votre entreprise.
Questions préalables pour choisir un logiciel RH
Quel que soit le type de logiciel de gestion des ressources humaines dont vous avez besoin, vous devez examiner les points généraux suivants afin de bénéficier de tous les avantages d’un logiciel de gestion des ressources humaines :
- Sera-t-il facile à utiliser à la fois pour vos professionnels des RH et pour vos employés ?
- S’intègre-t-il à vos autres systèmes logiciels RH ?
- Est-il évolutif et flexible si les besoins de votre entreprise évoluent ?
- Est-il basé sur le cloud ou hébergé sur site ?
- Une application mobile est-elle disponible ?
- Respecte-t-il les normes de sécurité des données, notamment la conformité au RGPD ?
- Améliorera-t-il l’efficacité des opérations de ressources humaines (c’est-à-dire en éliminant les feuilles de calcul) ?
- Propose-t-il des automatisations pour les tâches courantes qui prennent du temps ?
Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez passer à l’étape suivante de votre processus de sélection et commencer à examiner les fonctionnalités spécifiques de chaque logiciel.
Principales caractéristiques d’un logiciel RH efficace
Les logiciels RH sont personnalisables et offrent de nombreuses options adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, certaines fonctionnalités nous semblent bénéfiques dans presque tous les cas :
- Portail libre-service pour les employés : Donner aux employés un accès direct pour consulter les documents importants, voir leur planning, demander des congés et suivre des formations signifie qu’ils ne contacteront votre équipe RH que pour les questions vraiment importantes.
- Flux de travail pour le recrutement et l’intégration : Recherchez des outils intégrés qui contribuent à standardiser et à simplifier les processus de recrutement et d’intégration, notamment la publication d’offres d’emploi, les lettres d’offre, les signatures électroniques et les listes de contrôle pour les nouvelles recrues, le tout au même endroit.
- Fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) : Les outils RH les plus avancés intègrent désormais l’IA pour faciliter des tâches telles que la sélection des CV, les analyses prédictives de la rotation du personnel et les recommandations de formation personnalisées, afin de vous aider à prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses.
- Gestion du temps : La gestion automatisée du temps peut améliorer les flux de travail, en particulier lorsque les employés y ont un accès direct. De nombreux systèmes RH comprennent des calendriers par équipe et des alertes de présence pour contribuer à réduire l’impact des absences.
- Gestion de l’inscription aux avantages sociaux : L’inscription libre-service aux avantages sociaux permet aux employés de consulter, de sélectionner et de mettre à jour leurs formules d’avantages sans avoir à passer par les RH, ce qui réduit les échanges inutiles et garantit le respect des échéances liées aux avantages sociaux.
- Possibilités de formation : Dans une étude menée par Quantum Workplace, les employés ont cité les possibilités d’évolution parmi les principales raisons favorisant leur engagement. Envisagez une solution RH dotée d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) intégré ou d’un module de formation afin d’aider vos employés à développer leurs compétences au fil du temps.
- Analyse et rapports : Les logiciels RH collectent de nombreuses données sur les employés, mais vous ne devriez pas avoir à les exporter vers un autre système pour comprendre leur signification. Les meilleurs logiciels RH incluent des tableaux de bord de données et des fonctionnalités d’analyse intégrées.
Exigences spécifiques pour les différents types de logiciels RH
Bien que vous cherchiez peut-être uniquement une solution de gestion des employés pour répondre à des besoins dans l’un de ces domaines, les logiciels RH centraux relèvent généralement de quatre grandes catégories de base :
- Gestion des données RH (par exemple, les systèmes d’information sur les ressources humaines, ou HRIS)
- Logiciels de paie, de finance et de comptabilité
- Logiciels de recrutement, d’embauche et d’intégration
- Logiciels de gestion de la performance des employés
Chaque type de logiciel a des exigences différentes. Mais quelles sont les exigences de chacun d’eux et que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez votre solution logicielle RH principale ?
Exigences des logiciels de gestion des ressources humaines
Les logiciels de gestion des ressources humaines (HRMS) sont une suite d’applications qui gèrent différents processus RH, notamment le recrutement, les évaluations de performance, la mise à jour des informations sur les employés et de nombreuses autres tâches.
Les logiciels HRMS varient considérablement, des logiciels HRMS de base (également appelés logiciels HRIS) aux solutions très avancées et complexes.
Étant donné la grande diversité des logiciels HRMS, vous devez, avant de pouvoir les évaluer, rédiger un appel d’offres pour un logiciel RH qui définit ce que votre entreprise attend de celui-ci. Les fonctionnalités courantes des logiciels HRMS comprennent :
- Traitement de la paie
- Gestion des avantages sociaux des employés
- Outils de recrutement et d’embauche
- Outils d’intégration et de formation
- Un système de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Stockage des données des employés
- Registres de présence ou feuilles de temps numériques
- Indicateurs et analyses RH
Commencez par examiner les priorités et les objectifs de votre entreprise. Dans quels domaines votre entreprise est-elle la plus efficace ? Et dans quels domaines a-t-elle du mal à atteindre l’efficacité ? Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide et créez une liste de contrôle des exigences afin de recenser les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin.
Examinez ensuite les exigences techniques de votre entreprise. Combien de dossiers d’employés devront être stockés ? Et combien d’utilisateurs votre logiciel RH devra-t-il prendre en charge ?
Si vous avez besoin que votre logiciel HRMS prenne en charge certaines langues ou vous aide à gérer des exigences réglementaires particulières, cela doit figurer sur votre liste de contrôle des exigences et dans votre analyse de rentabilité également.
Toutes les solutions logicielles HRMS n’incluent pas des fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou l’administration des avantages sociaux dans leur service de base. Si ces fonctionnalités sont nécessaires, ajoutez-les donc à votre liste.
Exigences des logiciels de paie et d’avantages sociaux
Les logiciels de paie et d’avantages sociaux des employés vous aident à suivre les coûts mensuels des avantages, à traiter la paie, à calculer et à déclarer les taxes sur les salaires, ainsi qu’à gérer les tâches financières associées.
Avec ce type de logiciel, les questions suivantes vous aideront à déterminer les exigences de votre entreprise :
- Combien d’employés avez-vous ?
- Avez-vous des employés saisonniers ou temporaires ?
- Proposez-vous des avantages sociaux ?
- Quel est le niveau d’expérience de votre gestionnaire de paie ?
- À quelle législation devez-vous vous conformer ?
- De quel type d’analyses avez-vous besoin ?
- Versez-vous des primes ou des commissions de vente ?
Pour vous aider à comparer ces informations entre plusieurs fournisseurs, je vous recommande de demander des propositions de paie à au moins vos 3 premiers choix, afin de simplifier le processus.
Les entreprises ont généralement besoin d’un logiciel de paie et d’avantages sociaux proposant les fonctionnalités suivantes :
- Intégration avec les bases de données RH existantes
- Assistance en matière de conformité fiscale
- Suivi des congés et des arrêts maladie
- Accès libre-service des employés aux bulletins de paie et aux formulaires fiscaux
- Suivi automatique de l’éligibilité des employés aux avantages sociaux
Lors de la mise à l’échelle des systèmes de paie, il est essentiel d’effectuer une analyse des risques et de définir précisément les exigences avant de choisir un fournisseur. Élaborez une grille d’évaluation robuste afin de sélectionner le partenaire adapté à vos besoins.
Exigences relatives aux logiciels de recrutement
Les fonctionnalités des logiciels de recrutement comprennent souvent un système de suivi des candidatures (ATS), un outil de gestion des relations avec les candidats et un logiciel d’entretien.
Les fonctionnalités communes à de nombreux sous-types de logiciels de recrutement comprennent la publication automatique des offres d’emploi sur les sites web et les réseaux sociaux, la possibilité d’accepter les CV en ligne, ainsi que des outils permettant d’écarter les candidats non qualifiés et de comparer les candidats qualifiés entre eux.
Selon Business News Daily, les entreprises devraient rechercher un logiciel de recrutement qui répond aux exigences suivantes :
- Permettre la publication sur des sites d’emploi spécifiques
- Disposer d’une interface adaptée aux appareils mobiles
- Proposer une tarification flexible
- Offrir un processus de candidature rapide
- Garantir la conformité aux lois relatives au recrutement
Par ailleurs, si le prix constitue un facteur limitant pour votre investissement logiciel, les outils de recrutement les plus abordables sont généralement les systèmes de recrutement destinés aux petites entreprises.
Exigences relatives aux logiciels de gestion des performances
Les logiciels de gestion des performances aident les entreprises à mieux comprendre les performances de leurs employés. L’un des principaux avantages des outils de gestion des performances est qu’ils permettent aux dirigeants de suivre et d’analyser les données relatives aux employés et d’évaluer chaque collaborateur.
Pour ce type de logiciel, les principales exigences sont les suivantes :
- Facilité d’utilisation
- Possibilité de définir des objectifs
- Fonctionnalités de suivi des progrès
- Capacité à fournir un retour d’information continu
- Rappels automatiques des échéances des évaluations de performance
- Communication facile entre les employés et les responsables
Bien entendu, vous voudrez également que votre logiciel de gestion des performances soit flexible, adaptable et compatible avec vos autres systèmes. Le prix des systèmes de gestion des performances est également essentiel, car vous aurez besoin d’une solution adaptée à votre budget. Il en va de même pour tous les logiciels RH que vous présélectionnez !
Nous allons maintenant examiner ces exigences et la manière de les évaluer.
Comment évaluer un logiciel RH
Comment évaluer la flexibilité et l’adaptabilité d’une solution RH ? Et quels éléments devez-vous prendre en compte pour déterminer le coût global d’une solution RH ? Examinons cela de plus près.
Compatibilité avec les systèmes RH existants
La mise en œuvre d’une solution de gestion des ressources humaines impliquera probablement son intégration à d’autres systèmes déjà en place, tels qu’un ERP, un logiciel de gestion financière et un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Vous pourrez ainsi partager les informations plus efficacement et obtenir une vision beaucoup plus complète des données analytiques de votre entreprise.
Un fournisseur doit pouvoir vous indiquer si son logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez et vous permettre de le tester avant de vous engager dans un achat. Vous devrez également vérifier qu’il fournira une assistance et des mises à jour continues afin de garantir la compatibilité avec les systèmes que vous pourriez mettre en place à l’avenir.
Flexibilité et adaptabilité
Les entreprises ne sont pas statiques, votre logiciel RH ne peut donc pas l’être non plus. Il doit évoluer (ou diminuer) en fonction de vos besoins. Lorsque vous recherchez une solution RH, réfléchissez aux fonctionnalités clés et à l’étendue des besoins auxquels vous devrez répondre à l’avenir. Si le logiciel propose les fonctionnalités supplémentaires souhaitées, combien vous coûtera leur mise en œuvre le moment venu ?
La flexibilité est essentielle. Vos processus RH peuvent évoluer au fil du temps, et le système doit vous permettre de vous adapter sans nécessiter une refonte complète. Vous devez pouvoir personnaliser les flux de travail et les rapports afin qu’ils répondent à l’évolution de vos besoins.
Facteurs de coût à prendre en compte
Le coût des logiciels RH peut être calculé de différentes manières, et il est important d’en tenir compte lors de vos recherches.
Pour de nombreux types de logiciels, les entreprises paient des frais mensuels par utilisateur ou par employé, en plus de frais mensuels de base. Certains systèmes peuvent également facturer des frais de mise en œuvre pour configurer leur logiciel en fonction des exigences de votre système. Comprendre les modèles tarifaires des SIRH peut vous aider à établir efficacement le budget de votre investissement dans les technologies RH.
Les solutions destinées aux grandes entreprises sont plus susceptibles de demander un achat unique à un prix fixe, souvent déterminé en fonction de la taille de l’entreprise. Gardez également à l’esprit que l’augmentation de la capacité de stockage, la mise en œuvre de fonctionnalités supplémentaires et l’accès à une assistance personnalisée du fournisseur du logiciel entraîneront probablement des coûts additionnels.
Les petites entreprises peuvent trouver qu’un logiciel gratuit ou libre est mieux adapté, mais celui-ci comportera des limites. Les logiciels RH libres vous donnent uniquement accès au code du logiciel. Vous aurez donc besoin d’une personne disposant de connaissances en programmation pour en faire une solution utilisable.
Certains fournisseurs peuvent proposer des logiciels RH gratuits ou peu coûteux, abordables pour commencer, mais qui n’incluent que des fonctionnalités très basiques. Avec ces offres, l’ajout de fonctionnalités supplémentaires vous coûtera davantage.
Pour approfondir les coûts des technologies RH, consultez notre article « Votre organisation est-elle prête pour les technologies RH ? »
Comment déployer un nouveau logiciel RH
Introduire un nouveau logiciel est difficile. En fait, un rapport de McKinsey a révélé que seuls 16 % des répondants estimaient que les transformations numériques de leur entreprise avaient été couronnées de succès. Mais un déploiement réussi peut apporter de grands bénéfices. Un logiciel RH peut accroître l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la satisfaction ainsi que la fidélisation des employés. Pour obtenir ces avantages d’un logiciel HCM ou d’un logiciel RH, il est essentiel de disposer d’un plan solide.
Mettre en œuvre votre logiciel RH
Une fois votre logiciel RH choisi, il est temps de le mettre en œuvre. PeopleGoal recommande un cycle de mise en œuvre de six semaines.
Ce délai comprend la configuration des comptes et les tests pilotes réalisés par votre service RH avant le déploiement du logiciel dans toute l’entreprise.
En suivant un processus bien planifié et en documentant chaque étape, vous pouvez limiter autant que possible les difficultés rencontrées.
Une équipe pilote composée de membres de tous les niveaux de l’entreprise et présentant différents degrés de connaissances techniques vous aidera à résoudre les problèmes lors du déploiement.
Les différents types d’employés auront des exigences différentes concernant votre logiciel RH, ainsi que des difficultés spécifiques liées à son utilisation.
Prendre leurs retours en compte contribuera à la réussite de votre transformation numérique RH.
Présenter le logiciel RH à votre équipe
Une fois votre logiciel configuré et testé, et après avoir résolu les problèmes signalés par votre équipe pilote, il est temps de le présenter au reste de l’entreprise.
Dans ce processus, une bonne communication est essentielle pour créer une expérience positive pour les employés. Assurez-vous que vos employés connaissent les détails du lancement et sachent où trouver de l’aide lorsqu’ils utilisent votre nouvelle solution RH.
Votre équipe doit être enthousiaste à propos des avantages offerts par votre nouveau logiciel RH. Les aidera-t-il à demander facilement des congés ? Ou contribuera-t-il à protéger leurs informations sensibles en tant qu’employés ? Garantira-t-il qu’ils bénéficient régulièrement de séances de coaching planifiées, favorisant ainsi le développement de leur carrière ?
Si vos employés ont le sentiment d’y trouver leur intérêt, vous bénéficierez d’un meilleur engagement des employés et d’une meilleure adhésion de la part de l’entreprise dans son ensemble.
En particulier, il est important pour la satisfaction des employés que ceux-ci sachent que vous les écoutez.
Si un employé estime ne pas posséder les compétences nécessaires pour utiliser le nouveau logiciel, assurez-vous qu’il dispose de possibilités de formation adaptées à ses besoins.
Ou, si un employé a eu une mauvaise expérience lors de précédents lancements de logiciels, écoutez ses préoccupations et répondez-y.
Chaque employé satisfait de votre solution RH influencera les autres, contribuant ainsi à la satisfaction globale des employés.
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