11 Coûts de Recrutement et Comment les Calculer
Le recrutement est une fonction essentielle de l’entreprise qui nécessite une attention minutieuse. Si elles ne sont pas surveillées, les dépenses liées au recrutement peuvent rapidement s’envoler. Utilisez donc ce guide pour en garder le contrôle et maximiser votre retour sur investissement.
Que sont les coûts de recrutement ?
Les coûts de recrutement englobent toutes les dépenses liées au processus d’attraction, de recherche, d’entretien et d’embauche de nouveaux employés. Ces coûts peuvent être directs ou indirects et varient largement selon des facteurs tels que le secteur, le niveau de poste à pourvoir et les stratégies de recrutement adoptées.
Lorsque tous les frais sont additionnés et divisés par le nombre de recrutements, vous obtenez le coût moyen par embauche. Bien entendu, il est possible d’affiner ce calcul pour un poste spécifique ou un service particulier.
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Quels facteurs sont pris en compte pour calculer les coûts de recrutement ?
Calculer les coûts de recrutement implique de considérer de nombreux facteurs, chacun contribuant au montant total lié au processus d’embauche. Vous pouvez mieux comprendre les éléments qui influencent ces coûts grâce à un audit de recrutement.
Voici les principaux facteurs utilisés pour calculer les coûts de recrutement :
1. Coûts de publicité et de diffusion d’offres d’emploi
- Sites d’emploi et plateformes en ligne : Frais payés pour publier des offres d’emploi sur des plateformes telles que LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicité sur les réseaux sociaux : Dépenses pour promouvoir les offres d’emploi sur Facebook, Twitter, Instagram, etc.
- Médias imprimés : Frais de publicité dans la presse écrite : journaux, magazines ou autres publications imprimées.
- Maintenance de la page carrière : Coûts associés à la gestion et à la mise à jour du site carrière de l’entreprise.
2. Honoraires des agences de recrutement
- Commissions d’agence : Généralement un pourcentage du salaire annuel de la nouvelle recrue si une agence de recrutement est sollicitée.
- Honoraires de recherche exclusive : Pour les cabinets de chasse de têtes qui facturent à l’avance la recherche de postes de direction.
Néanmoins, en collaborant avec des entreprises RPO, les organisations peuvent considérablement réduire leurs coûts de recrutement tout en maintenant la qualité des embauches.
3. Coûts des programmes de cooptation des employés
- Primes de recommandation : Paiements ou primes accordés aux employés pour chaque recommandation de candidat réussie (des plateformes de cooptation permettent d’en faire le suivi).
4. Coûts de l’équipe de recrutement interne
- Salaire et avantages : Rémunération des professionnels RH et recruteurs participant aux processus d’embauche.
- Formation et développement : Dépenses dédiées à la formation continue et au développement professionnel de l’équipe de recrutement.
- Dépenses opérationnelles : Bureau, électricité, charges diverses liées au fonctionnement du service recrutement.
5. Coûts liés aux entretiens et à l’évaluation
- Déplacements et hébergement : Frais de déplacement, hôtel, repas et transport pour inviter des candidats à passer des entretiens.
- Temps consacré aux entretiens : Coût du temps passé par les managers, les RH et les membres d’équipe à réaliser les entretiens (souvent calculé à partir de leur taux horaire).
- Outils d’évaluation : Coût de tout test préalable à l’embauche, évaluation psychométrique ou test de compétences donné aux candidats.
6. Technologies et outils de recrutement
- Systèmes de suivi des candidatures (ATS) : Coûts des logiciels de recrutement tels que les systèmes de suivi des candidatures qui aident à gérer et à rationaliser le processus de recrutement.
- Bases de données de CV : Frais d'accès aux bases de données en ligne de candidatures.
- Services de vérification des antécédents : Coûts associés aux vérifications d'antécédents, de crédit et aux tests de dépistage de drogues.
- Infrastructure informatique : Frais liés à la création et à la maintenance d'une page carrière de l'entreprise, y compris les logiciels de publication d'offres d'emploi.
Psst. Beaucoup de petites entreprises se tournent vers des outils RH gratuits ou des systèmes de recrutement gratuits pour maîtriser leurs coûts de recrutement.
7. Salons de l'emploi et événements de recrutement
- Frais de participation : Coûts pour garantir un stand ou une présence lors des salons de l'emploi, des journées carrières universitaires et autres événements de recrutement.
- Supports marketing : Dépenses liées aux brochures, bannières et objets promotionnels distribués lors des événements.
- Frais de déplacement : Coûts pour permettre aux recruteurs de participer aux événements, y compris le transport, l'hébergement et les repas.
9. Coûts divers
- Frais juridiques : Dépenses liées à la rédaction des contrats de travail ou autres services juridiques.
- Frais de relocalisation : Coûts assumés par l'entreprise pour relocaliser les nouveaux employés sur le lieu de travail.
- Coûts de sortie : En cas de remplacement d'un salarié, coûts liés aux indemnités de départ, à la poursuite des avantages et autres dépenses liées à la rupture du contrat.
10. Indicateurs de temps et d'efficacité
- Délai de recrutement : Temps nécessaire pour pourvoir un poste, de la publication de l'offre d'emploi à la date d'embauche, souvent exprimé comme un coût lié à la perte de productivité.
- Coût par embauche : Un indicateur qui divise le coût total du recrutement par le nombre de recrutements effectués, ce qui permet de connaître le coût moyen par nouvel employé.
11. Facteurs économiques externes
- Conditions du marché : Les conditions économiques, la tension sur le marché du travail et les facteurs propres au secteur peuvent influencer les coûts de recrutement.
- Concurrence pour les talents : Dans les secteurs en pénurie de candidats, les entreprises peuvent devoir consacrer plus de ressources pour attirer les meilleurs profils.
Comment calculer vos coûts de recrutement pour la planification budgétaire
Voici comment estimer vos coûts totaux de recrutement lors de l'élaboration de votre budget de recrutement.
1. Estimez votre nombre total de recrutements
Commencez par déterminer combien de postes vous devrez pourvoir dans chaque service sur une période donnée (par exemple, par trimestre).
De préférence, ceci sera défini lors d'un exercice collaboratif de planification des recrutements qui inclut également le turnover prévu.
2. Estimez vos coûts fixes
- Coûts de l'équipe de recrutement interne : Inclut les salaires, avantages et autres rémunérations versés à votre équipe RH et recrutement sur une période donnée. Vous pouvez également aller plus loin et estimer le coût du temps passé par les responsables du recrutement et d'autres membres de l'équipe.
- Frais généraux opérationnels : Prenez en compte le coût des locaux, des services et des fournitures utilisés par l’équipe de recrutement.
3. Coûts de recrutement variables
- Coûts publicitaires : Estimez le montant total que vous dépenserez pour les offres d’emploi, les annonces en ligne, les promotions sur les réseaux sociaux et toute autre action marketing.
- Frais d’agence : Estimez les frais versés à des agences de recrutement externes par exemple, si vous recrutez pour des postes difficiles à pourvoir, disposez-vous de données passées indiquant combien l’ont été via des cabinets ?
- Prendre en compte les primes de cooptation : Là encore, d’après les données passées si vous en avez, estimez les récompenses versées aux employés pour des recommandations de candidats ayant abouti à une embauche réussie.
- LinkedIn et autres plateformes : Coûts pour les licences ou abonnements aux services de recrutement sur LinkedIn et autres plateformes de recrutement.
4. Estimez les coûts technologiques de recrutement
- Système de gestion des candidatures : Ajoutez les frais liés à tout ATS ou logiciel de recrutement que vous utilisez.
- Outils d’évaluation : Ajoutez les coûts de tout logiciel de tests pour les candidats ou outil de présélection.
- Autres coûts technologiques liés au recrutement : Prenez en compte tout coût technologique supplémentaire, comme l’accès à des bases de CV ou à un logiciel de vérification des antécédents.
5. Calculez le coût par embauche
Total des coûts de recrutement : Additionnez tous les coûts des étapes précédentes pour obtenir une estimation de vos dépenses totales en recrutement.
Coût par embauche : Divisez le coût total du recrutement par le nombre total d’embauches.
Exemple de calcul
- Nombre total d’embauches : 20
- Coûts fixes : 80 000 $
- Coûts de recrutement variables : 20 000 $
- Coûts technologiques liés au recrutement : 10 000 $
Total des coûts de recrutement :
10 000 + 80 000 + 5 000 = 95 000
Coût par embauche :
95 000/20 = 4 750
Dans cet exemple, votre coût par embauche serait de 4 750 $.
Cette méthode vous permet d’avoir une vision claire du coût que représente pour votre organisation chaque nouvelle embauche et d’identifier les domaines pour réduire vos dépenses ou améliorer l’efficacité, par exemple si un site d’offres d’emploi coûte cher sans apporter de candidats.
10 bonnes pratiques pour réduire et maîtriser les coûts de recrutement
Naturellement, nous voulons tous en avoir plus pour moins. Alors, comment pouvez-vous réduire les coûts de recrutement tout en améliorant d’autres indicateurs de recrutement comme la qualité des embauches ?
1. Planification efficace
Recruter les bons talents commence par une planification réfléchie, et le fait que vous lisiez cet article est déjà une excellente démarche !
Un plan bien défini aide à allouer les ressources efficacement, à limiter les dépenses inutiles lors du recrutement et de l’intégration des nouvelles recrues, et aboutit à une meilleure expérience candidat. Cela permet aussi d’éviter les erreurs de casting ou les recrutements excessifs.
En outre, un plan de recrutement bien exécuté prend en compte non seulement l’embauche de nouveaux collaborateurs mais également leur succès et leur maintien à long terme dans l’organisation (ce qui réduit le besoin de recruter à nouveau).
Par exemple, il permet de définir les rôles et responsabilités, et ouvre des discussions sur la mobilité interne et le développement professionnel.
2. Développez une marque employeur forte
Investir dans votre marque employeur vous aidera à attirer des candidats et à limiter le recours à la publicité coûteuse, ce qui augmente le volume de candidatures de qualité.
Le cœur de votre marque employeur est constitué de votre proposition de valeur employeur (EVP), c’est-à-dire ce que vous offrez en tant qu’employeur en échange du travail de quelqu’un.
Un EVP bien défini contribue à fidéliser vos collaborateurs actuels et à attirer les bons candidats pour vos postes à pourvoir.
3. Automatisez
Bien que de nombreux aspects du recrutement nécessitent de la créativité et une connexion personnelle avec les candidats, il existe une part importante de tâches répétitives et d’inefficacités.
L'automatisation du recrutement permet d’automatiser bon nombre de ces tâches afin de réduire la gestion administrative et de libérer les équipes de recrutement pour qu'elles se concentrent sur des activités plus importantes, comme échanger avec les candidats et rationaliser davantage le processus de recrutement.
Les meilleures candidates à l’automatisation incluent :
- Publication des offres d’emploi
- Communication, p. ex., refus, informations ou rappels
- Planification des entretiens
- Génération de rapports.
Découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de recrutement automatisé pour identifier les systèmes les plus performants dans ce domaine.
4. Miser sur les employés actuels
Les employés en poste sont une excellente source de candidats car ils connaissent vos postes et votre organisation.
Si votre marque employeur et votre proposition de valeur pour l’employé sont solides, cela ne devrait pas être trop difficile, mais vous pouvez toujours ajouter des incitations et faciliter les choses en tenant les collaborateurs informés des postes à pourvoir à l’aide de fiches de poste à diffuser.
Vous pouvez également encourager les employés actuels à participer à vos actions de marketing de recrutement et à partager leurs témoignages et histoires sur votre site web et vos réseaux sociaux afin de valoriser la culture de votre entreprise.
5. Mettre en place une bonne hygiène de données
Réduire les coûts de recrutement dépend avant tout de la surveillance de votre processus de recrutement et de l’identification des inefficacités. Pour cela, il vous faut des données de qualité qui reflètent la réalité.
Le meilleur moyen d’y parvenir est de faire des suivis réguliers avec votre équipe et les managers en recrutement pour les aider à prendre l’habitude de saisir et mettre à jour les données.
Par exemple, pour s’assurer que les entretiens téléphoniques de présélection sont bien enregistrés dans le système, définissez un indicateur de performance clé à ce sujet et effectuez des contrôles réguliers.
Si vous souhaitez que les responsables du recrutement saisissent leurs retours, effectuez un suivi après chaque entretien et vérifiez que les commentaires sont de qualité.
6. Optimiser les offres d’emploi
Vous voudrez diffuser vos annonces d’emploi devant le plus grand nombre possible de candidats potentiels. Développer une bonne stratégie SEO pour le recrutement vous aidera grandement à optimiser l’impact de chaque publication.
De plus, rédiger des descriptions de poste claires et ciblées permettra d’attirer les candidats les plus adaptés et de réduire le nombre de candidatures inadéquates.
Pour des conseils, consultez l’excellent guide de Mariya Hristova sur comment rédiger une fiche de poste.
7. Formation
Investissez dans la formation des équipes internes afin qu’elles développent leurs compétences dans des domaines comme la recherche de candidats, l’entretien et la négociation. Cela devrait rapporter sur le long terme.
8. Recruter en interne
Le talent dont vous avez besoin existe peut-être déjà dans votre organisation, ce qui rend inutile la recherche sur le marché externe.
Une façon d’y parvenir est d’adopter des stratégies efficaces d’apprentissage et de développement et de devenir une organisation basée sur les compétences.
Au lieu de se concentrer sur les intitulés de postes et les positions, l’accent est ainsi mis sur les compétences et aptitudes spécifiques des salariés et la façon dont elles peuvent être développées et déployées efficacement pour répondre aux besoins de l’entreprise.
9. Externaliser
L’externalisation du processus de recrutement peut permettre de réduire les coûts en économisant du temps et des ressources pour la recherche de candidats, et généralement les recruteurs accompagnent aussi le processus d’entretien, aidant ainsi les deux parties à déterminer si le profil convient.
Parmi les options, on retrouve un cabinet de recrutement professionnel, une organisation professionnelle d’employeurs ou un employeur officiel de référence.
10. Utiliser des outils gratuits ou à faible coût
L'utilisation d’outils gratuits ou abordables peut considérablement réduire les coûts de recrutement sans sacrifier l’efficacité. Par exemple, réduisez vos dépenses globales grâce à une solution de paie sans frais qui simplifie la gestion de la paie en complément des actions de recrutement.
En tirant parti des plateformes en ligne et des logiciels avec peu ou pas de frais, les entreprises peuvent réduire les frais d’agence de recrutement, les coûts de marketing et les tâches administratives, ce qui facilite la gestion du recrutement avec un budget limité.
