11 coûts de recrutement et comment les calculer
Le recrutement est une fonction essentielle de l’entreprise qui nécessite une attention minutieuse. Si elles ne sont pas surveillées, les dépenses liées au recrutement peuvent rapidement s’envoler. Utilisez donc ce guide pour garder le contrôle et maximiser votre retour sur investissement.
Que sont les coûts de recrutement ?
Les coûts de recrutement désignent l’ensemble des dépenses associées à l’attraction, la recherche, l’entretien et l’embauche de nouveaux collaborateurs. Ces coûts peuvent être directs ou indirects et varient grandement selon des facteurs comme le secteur d’activité, le niveau du poste à pourvoir et les approches de recrutement choisies.
Lorsque tous les coûts sont additionnés puis divisés par le nombre de recrutements effectués, on obtient le coût moyen par embauche. Naturellement, vous pouvez affiner cette analyse et calculer les coûts pour un poste ou un service spécifique.
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Quels facteurs sont utilisés pour calculer les coûts de recrutement ?
Le calcul des coûts de recrutement implique de prendre en compte différents facteurs, chacun participant aux dépenses totales du processus de recrutement. Vous pouvez mieux comprendre les éléments impactant ces coûts en réalisant un audit de recrutement.
Voici les principaux facteurs utilisés lors du calcul des coûts de recrutement :
1. Coûts de publicité et de diffusion d’offres d’emploi
- Sites d’emploi et plateformes en ligne : Frais payés pour publier des annonces sur des plateformes telles que LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicité sur les réseaux sociaux : Dépenses liées à la promotion des offres sur des plateformes comme Facebook, Twitter et Instagram.
- Médias imprimés : Coûts de la publicité dans les journaux, magazines ou autres publications papier.
- Gestion de la page carrières : Frais associés à la maintenance et la mise à jour du site carrière de l’entreprise.
2. Honoraires des agences de recrutement
- Commissions d’agence : Généralement un pourcentage du salaire annuel du nouvel employé si une agence de recrutement est impliquée.
- Frais de recherche exclusive : Honoraires versés d’avance aux cabinets spécialisés pour la recherche de cadres dirigeants.
Cependant, en collaborant avec des sociétés RPO, il est possible pour les organisations de réduire de manière significative le coût du recrutement tout en garantissant la qualité des embauches.
3. Coûts liés au programme de cooptation interne
- Primes de cooptation : Rémunérations ou incitations attribuées aux employés pour toute recommandation de candidat aboutissant à une embauche (des plateformes de cooptation d’employés facilitent leur suivi).
4. Coûts de l’équipe de recrutement interne
- Salaire et avantages sociaux : Rémunération des collaborateurs RH et recrutement impliqués dans le processus d’embauche.
- Formation et développement : Coût de la formation continue et du développement professionnel de l’équipe recrutement.
- Dépenses opérationnelles : Coûts liés aux locaux, aux services et autres frais généraux du service recrutement.
5. Coûts d’entretien et d’évaluation
- Frais de déplacement et d’hébergement : Dépenses pour faire venir les candidats en entretien : vols, hôtels, repas, transports.
- Temps d’entretien : Coût du temps consacré par les managers, RH et membres de l’équipe pour réaliser les entretiens (généralement évalué à partir de leur taux horaire).
- Outils d’évaluation : Frais liés aux tests préalables à l’embauche, évaluations psychométriques ou tests de compétences réalisés auprès des candidats.
6. Technologies et outils de recrutement
- Systèmes de suivi des candidats (ATS) : Coûts des logiciels de recrutement tels que les systèmes de suivi des candidats qui aident à gérer et à rationaliser le processus de recrutement.
- Bases de données de CV : Frais d'accès aux bases de données en ligne de CV de candidats.
- Services de vérification des antécédents : Coûts associés à la vérification des antécédents, à la vérification de crédit et aux tests de dépistage de drogues.
- Infrastructures informatiques : Frais liés à la création et à la maintenance d'une page carrières sur le site de l'entreprise, y compris les logiciels de diffusion d'offres d'emploi.
Pssst. De nombreuses petites entreprises se tournent vers des outils RH gratuits ou des systèmes de recrutement gratuits pour maîtriser leurs dépenses de recrutement.
7. Salons de l'emploi et événements de recrutement
- Frais de participation : Coûts pour obtenir un stand ou une présence lors de salons de l'emploi, journées carrières universitaires et autres événements de recrutement.
- Supports marketing : Dépenses pour les brochures, bannières et objets promotionnels distribués lors des événements.
- Frais de déplacement : Coûts pour permettre aux recruteurs d'assister à des événements, y compris le transport, l'hébergement et les repas.
9. Coûts divers
- Frais juridiques : Dépenses liées à la rédaction des contrats de travail ou à d'autres services juridiques.
- Frais de relocalisation : Coûts pris en charge par l'entreprise pour déménager les nouvelles recrues sur le lieu de travail.
- Coûts de sortie : En cas de remplacement d'un salarié, coût de l'indemnité de départ, maintien des avantages et autres dépenses liées à la rupture du contrat.
10. Mesures de temps et d'efficacité
- Délai d'embauche : Temps nécessaire pour pourvoir un poste depuis la publication de l'offre jusqu'à la date d'embauche, souvent exprimé en coût de perte de productivité.
- Coût par embauche : Une métrique spécifique qui divise le coût total de recrutement par le nombre d'embauches effectuées, fournissant un coût moyen par nouvel employé.
11. Facteurs économiques externes
- Conditions du marché : Les conditions économiques, la tension du marché du travail et les facteurs spécifiques au secteur peuvent affecter les coûts de recrutement.
- Concurrence pour les talents : Dans les secteurs en forte demande, les entreprises peuvent devoir dépenser davantage pour attirer les meilleurs talents.
Comment calculer vos coûts de recrutement pour la planification budgétaire
Voici comment estimer vos coûts de recrutement totaux lors de l'élaboration de votre budget de recrutement.
1. Estimez votre nombre total d'embauches
Commencez par déterminer combien de postes vous devrez pourvoir dans chaque service sur une période donnée (par exemple, trimestriellement).
Idéalement, ce nombre aura été défini par le biais d'un exercice collaboratif de planification des embauches qui prend également en compte le taux de rotation anticipé.
2. Estimez vos coûts fixes
- Coûts de l'équipe de recrutement interne : Inclut les salaires, les avantages sociaux et autres rémunérations versées à votre équipe RH et de recrutement sur une période donnée. Vous pouvez aller plus loin et estimer le coût du temps des managers et des autres membres de l'équipe consacrés au recrutement.
- Frais de fonctionnement : Prenez en compte le coût des locaux, des services et des fournitures utilisés par l'équipe de recrutement.
3. Coûts variables de recrutement
- Coûts publicitaires : Estimez le montant total que vous dépenserez pour les offres d’emploi, les annonces en ligne, les promotions sur les réseaux sociaux et toute autre démarche marketing.
- Frais d’agence : Estimez les frais que vous paierez à des cabinets de recrutement externes (par exemple, si vous recrutez pour des postes difficiles à pourvoir, disposez-vous de données passées indiquant combien de recrutements ont été effectués via des cabinets ?)
- Primes de cooptation : Là aussi, en vous appuyant sur vos données passées si vous en avez, estimez les montants que vous verserez aux employés pour des recommandations de candidats réussies.
- LinkedIn et autres plateformes : Coûts des accès ou des abonnements à LinkedIn Recruiter et à d’autres plateformes de recrutement.
4. Estimer les coûts des technologies de recrutement
- Système de suivi des candidatures (ATS) : Intégrez les frais pour tout ATS ou autre logiciel de recrutement que vous utilisez.
- Outils d’évaluation : Ajoutez les coûts de tout logiciel de tests de pré-embauche ou outil de présélection de CV.
- Autres coûts technologiques liés au recrutement : Prenez en compte d’autres dépenses liées à la technologie, telles que l’accès à des bases de CV ou des logiciels de vérification des antécédents.
5. Calculer le coût par recrutement
Coûts totaux de recrutement : Additionnez tous les coûts issus des étapes précédentes pour obtenir une estimation de vos dépenses totales de recrutement.
Coût par embauche : Divisez le coût total de recrutement par le nombre total de recrutements.
Exemple de calcul
- Nombre total de recrutements : 20
- Coûts fixes : $80,000
- Coûts variables de recrutement : $20,000
- Coûts des technologies de recrutement : $10,000
Coûts totaux de recrutement :
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00
Coût par embauche :
95,000/20 = 4,750
Dans cet exemple, votre coût par embauche serait de 4 750 $.
Cette méthode vous permet de visualiser précisément combien il en coûte à votre organisation pour embaucher chaque nouvelle personne et d’identifier les gisements d’économie ou d’amélioration d’efficacité. Par exemple, un jobboard coûte-t-il cher mais n’apporte presque pas de candidats ?
10 meilleures pratiques pour réduire et maîtriser les coûts de recrutement
Bien sûr, nous voulons tous faire plus avec moins : alors comment réduire vos coûts de recrutement tout en améliorant vos autres indicateurs de recrutement tels que la qualité d’embauche ?
1. Planification efficace
Recruter les bons talents commence par une planification minutieuse, et le fait que vous lisiez cet article est déjà un excellent début !
Un plan bien défini permet d’allouer judicieusement les ressources, de limiter les dépenses inutiles en recrutement et l’intégration des nouvelles recrues, et d’offrir une meilleure expérience candidat. Cela évite aussi les erreurs de recrutement ou les sur-effectifs.
De plus, un plan de recrutement bien mené prend en compte non seulement les recrutements mais aussi le succès à long terme et la fidélisation des nouveaux employés dans l’organisation (ce qui peut limiter le besoin de recruter à nouveau).
Par exemple, il aide à préciser les rôles et responsabilités, et à lancer des conversations sur la mobilité interne et l’évolution.
2. Construisez une marque employeur forte
Investir dans votre marque employeur vous aidera à attirer des candidats et à réduire le besoin de recourir à une publicité coûteuse, augmentant le volume de candidatures de qualité.
Au cœur de votre marque employeur se trouve votre proposition de valeur employeur (EVP), c’est-à-dire ce que vous offrez en tant qu’employeur en échange du travail d’une personne.
Une EVP bien définie vous aidera à fidéliser vos collaborateurs actuels et à attirer les bons candidats pour vos postes.
3. Automatisez
Bien qu'une grande partie du recrutement implique de la créativité et d'établir un lien personnel avec les candidats, il existe un grand nombre de tâches répétitives et d'inefficacités.
L'automatisation du recrutement automatise nombre de ces tâches pour réduire l'administratif et libérer les équipes de recrutement afin qu'elles puissent se concentrer sur des activités plus importantes telles que parler avec les candidats et rationaliser encore davantage le processus de recrutement.
Les meilleures candidates à l'automatisation comprennent :
- Publication des offres d'emploi
- Communication, par exemple refus, informations ou rappels
- Planification des entretiens
- Génération de rapports.
Consultez notre sélection des meilleurs logiciels d'automatisation du recrutement qui excellent dans ce domaine.
4. Exploitez les employés existants
Vos collaborateurs actuels sont un très bon moyen de trouver des candidats car ils connaissent vos postes et votre organisation.
Si votre marque employeur et votre proposition de valeur employé sont solides, cela ne devrait pas être trop difficile, mais vous pouvez toujours ajouter des incitations et faciliter leur implication en les tenant informés des offres à pourvoir avec des descriptifs à partager.
Vous pouvez aussi impliquer vos collaborateurs actuels dans vos actions de marketing de recrutement et les encourager à partager leurs expériences et témoignages sur votre site et sur les réseaux sociaux pour illustrer la culture de votre entreprise.
5. Adoptez une bonne hygiène des données
Réduire les coûts de recrutement passe par le suivi de votre processus de recrutement et la mise en évidence des inefficacités. Pour cela, vous avez besoin de données fiables qui reflètent la réalité.
La meilleure façon d'y parvenir est de faire des suivis réguliers auprès de votre équipe et des managers afin de les aider à prendre l'habitude de saisir et de mettre à jour les données.
Par exemple, pour vous assurer que les entretiens de présélection sont bien renseignés dans le système, mettez en place un indicateur clé de performance à ce sujet et suivez-le régulièrement.
Si vous souhaitez que les managers renseignent leurs retours, faites un suivi après chaque entretien et veillez à ce qu'ils soient de qualité.
6. Optimisez les annonces d'emploi
Vous allez vouloir diffuser vos offres d'emploi auprès du plus grand nombre de candidats potentiels possible. L'élaboration d'une bonne stratégie SEO pour le recrutement vous aidera à maximiser l'impact de chaque annonce.
De plus, la rédaction d'annonces claires et ciblées permettra d'attirer les candidats les plus adaptés et de réduire le volume de candidatures non qualifiées.
Pour des conseils, consultez l'excellent guide de Mariya Hristova sur la rédaction d'une description de poste.
7. Formation
Investissez dans la formation des équipes internes pour améliorer leurs compétences dans des domaines tels que la recherche de talents, la conduite d'entretiens et la négociation. Cela devrait apporter des bénéfices à long terme.
8. Recrutez en interne
Le talent dont vous avez besoin existe peut-être déjà dans votre entreprise, ce qui évite d'aller le chercher à l'extérieur.
Une façon de répondre aux besoins de talents en interne est de mettre en œuvre des stratégies efficaces d'apprentissage et de développement et d’adopter une logique d'organisation basée sur les compétences.
Au lieu de se concentrer sur les intitulés de postes, l'accent est placé sur les compétences et aptitudes uniques de vos collaborateurs, ainsi que sur la manière dont ils peuvent être développés et utilisés de la façon la plus efficace pour répondre aux besoins de l'entreprise.
9. Externalisez
L’externalisation du processus de recrutement peut aider à réduire les coûts en économisant du temps et des ressources liés à la recherche de candidats, les recruteurs prenant souvent également en charge le processus d’entretien, ce qui permet aux deux parties de vérifier si le profil correspond réellement.
Parmi les options, vous pouvez recourir à un cabinet de recrutement, à une organisation professionnelle d'employeurs ou à un employeur officiel.
10. Exploitez des outils gratuits ou à faible coût
L’utilisation d’outils gratuits ou peu coûteux peut significativement réduire les dépenses de recrutement sans perdre en efficacité. Par exemple, réduisez vos dépenses globales grâce à une solution de paie gratuite qui permet d'optimiser la gestion de la paie en parallèle des efforts de recrutement.
En tirant parti des plateformes en ligne et des logiciels à frais nuls ou faibles, les entreprises peuvent réduire les frais d'agence de recrutement, les coûts marketing et les tâches administratives, ce qui facilite la gestion du recrutement avec un budget serré.
