11 coûts de recrutement et comment les calculer
Le recrutement est une fonction essentielle de l'entreprise qui nécessite une attention particulière. Si elle n'est pas surveillée, les coûts de recrutement peuvent rapidement s'envoler ; suivez ce guide pour mieux les maîtriser et maximiser votre retour sur investissement.
Que sont les coûts de recrutement ?
Les coûts de recrutement englobent toutes les dépenses associées au processus d'attraction, de sourcing, d'entretien et d'embauche de nouveaux collaborateurs. Ces frais peuvent être directs ou indirects et varient considérablement selon des facteurs comme le secteur d'activité, le niveau du poste à pourvoir et les stratégies de recrutement employées.
Lorsque tous les coûts sont additionnés et divisés par le nombre de recrutements, vous obtenez votre coût moyen par embauche. Bien entendu, il est possible d'affiner ce calcul pour un certain poste ou un département spécifique.
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Quels facteurs sont utilisés pour calculer les coûts de recrutement ?
Le calcul des coûts de recrutement implique de prendre en compte une variété de facteurs, chacun contribuant au total des dépenses liées au processus d'embauche. Vous pouvez mieux comprendre les éléments qui influencent ces coûts grâce à un audit de recrutement.
Voici les principaux facteurs pris en compte dans le calcul des coûts de recrutement :
1. Coûts de publicité et de diffusion des offres d'emploi
- Sites d'emploi et plateformes en ligne : Frais payés pour publier des offres d'emploi sur des plateformes comme LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicité sur les réseaux sociaux : Coûts liés à la promotion des annonces d'emploi sur Facebook, Twitter et Instagram.
- Médias imprimés : Dépenses pour la publication d'annonces dans les journaux, magazines ou autres supports papier.
- Maintenance de la page carrières : Coûts associés à la maintenance et à la mise à jour de la page carrières de l'entreprise.
2. Honoraires des agences de recrutement
- Commissions d'agence : Souvent un pourcentage du salaire de la première année du nouvel embauché si une agence de recrutement est utilisée.
- Frais de recrutement exclusif : Facturés par les cabinets de chasse pour des postes de direction avec paiement anticipé pour la recherche de profils expérimentés.
Cependant, la collaboration avec des entreprises RPO peut permettre de réduire considérablement le coût de recrutement tout en conservant un haut niveau de qualité dans le choix des candidats.
3. Coûts du programme de cooptation des employés
- Primes de cooptation : Paiements ou récompenses accordés aux employés actuels pour la recommandation réussie de candidats (plateformes de cooptation pour le suivi).
4. Coûts de l'équipe de recrutement interne
- Salaire et avantages sociaux : Rémunération du personnel RH et des recruteurs impliqués dans le processus d'embauche.
- Formation et développement : Dépenses liées à la formation continue et au perfectionnement professionnel de l'équipe de recrutement.
- Dépenses opérationnelles : Loyer des bureaux, charges et autres frais généraux liés au service de recrutement.
5. Coûts d'entretien et d'évaluation
- Déplacements et hébergement : Dépenses pour faire venir les candidats à un entretien, y compris l'hôtel, les repas et le transport.
- Temps d'entretien : Coût du temps passé par les responsables, les équipes RH et opérationnelles à a mener les entretiens (souvent calculés en fonction du taux horaire).
- Outils d'évaluation : Frais liés à la passation de tests de présélection, d'évaluations psychométriques ou de tests de compétences proposés aux candidats.
6. Technologies et outils de recrutement
- Systèmes de suivi des candidatures (ATS) : Coûts des logiciels de recrutement tels que les systèmes de suivi des candidatures qui aident à gérer et à rationaliser le processus de recrutement.
- Bases de données de CV : Frais pour l'accès aux bases de données en ligne de CV de candidats.
- Services de vérification des antécédents : Coûts associés à la réalisation de vérifications d'antécédents, de contrôles de crédit et de tests de dépistage de drogues.
- Infrastructures informatiques : Frais liés à la création et à la maintenance d'une page carrière de l'entreprise, y compris les logiciels de diffusion d'offres d'emploi.
Psst. Beaucoup de petites entreprises se tournent vers des outils RH gratuits ou des systèmes de recrutement gratuits pour garder les coûts de recrutement sous contrôle.
7. Salons de l’emploi et événements de recrutement
- Frais de participation à des événements : Coûts pour obtenir un stand ou une présence lors de salons de l'emploi, journées carrières universitaires et autres événements de recrutement.
- Supports marketing : Dépenses pour les brochures, les banderoles et les articles promotionnels distribués lors des événements.
- Frais de déplacement : Coûts pour permettre aux recruteurs de participer aux événements, y compris le transport, l'hébergement et les repas.
9. Coûts divers
- Frais juridiques : Dépenses liées à la rédaction de contrats de travail ou à d'autres services juridiques.
- Frais de relocalisation : Coûts pris en charge par l'entreprise pour relocaliser les nouveaux employés sur le site de travail.
- Coûts de sortie : En cas de remplacement d'un employé, il s'agit du coût des indemnités de départ, du maintien des avantages et d'autres frais liés à la fin de contrat.
10. Indicateurs de temps et d'efficacité
- Temps de recrutement : Le délai nécessaire pour pourvoir un poste, depuis la première publication de l’offre jusqu’à la date d’embauche, souvent exprimé en coût lié à la perte de productivité.
- Coût par embauche : Un indicateur spécifique qui divise le coût total du recrutement par le nombre d'embauches réalisées, fournissant un coût moyen par nouvel employé.
11. Facteurs économiques externes
- Conditions du marché : Les conditions économiques, la tension du marché du travail et les facteurs spécifiques au secteur peuvent affecter les coûts de recrutement.
- Concurrence pour les talents : Dans les secteurs très demandés, les entreprises peuvent être amenées à investir davantage dans leurs efforts de recrutement pour attirer les meilleurs talents.
Comment calculer vos coûts de recrutement pour la planification budgétaire
Voici comment estimer vos coûts de recrutement totaux lors de l’élaboration de votre budget de recrutement.
1. Estimez votre nombre total de recrutements
Commencez par déterminer combien de postes vous devrez pourvoir dans chaque service sur une période donnée (par exemple, chaque trimestre).
Idéalement, cela sera déterminé via un exercice collaboratif de planification des recrutements qui prend également en compte le taux de rotation attendu.
2. Estimez vos coûts fixes
- Coûts de l’équipe de recrutement interne : Inclut les salaires, avantages et autres rémunérations versés à votre équipe RH et de recrutement durant une période donnée. Vous pouvez également approfondir l’estimation du coût lié au temps des responsables d'embauche et des autres membres de l’équipe.
- Frais généraux opérationnels : Prenez en compte le coût de l’espace de bureau, des utilités et des fournitures utilisés par l’équipe de recrutement.
3. Coûts de recrutement variables
- Coûts publicitaires : Estimez le montant total que vous dépenserez pour les annonces d’emploi, la publicité en ligne, les promotions sur les réseaux sociaux et toute autre initiative de marketing.
- Frais d’agence : Estimez tous les frais que vous paierez à des cabinets de recrutement externes par exemple, si vous recrutez des postes difficiles à pourvoir, disposez-vous de données antérieures indiquant combien ont été embauchés via des cabinets ?
- Primes de cooptation : À nouveau, en utilisant les données passées si vous en avez, estimez les récompenses que vous verserez aux employés pour la recommandation de candidats embauchés avec succès.
- LinkedIn et autres plateformes : Coûts liés aux accès ou abonnements au recrutement via LinkedIn ou d’autres plateformes d’embauche.
4. Estimez les coûts technologiques du recrutement
- Système de suivi des candidatures : Incluez les frais pour tout ATS ou autre logiciel de recrutement que vous utilisez.
- Outils d’évaluation : Ajoutez les coûts de tout logiciel de test de candidats ou outil de présélection.
- Autres coûts technologiques : Prenez en compte toute dépense supplémentaire liée à la technologie, comme l’accès à une base de CV ou un logiciel de vérification des antécédents.
5. Calculer le coût par embauche
Coûts totaux de recrutement : Additionnez tous les coûts des étapes précédentes pour obtenir une estimation de vos dépenses de recrutement totales.
Coût par embauche : Divisez les coûts totaux de recrutement par le nombre total de personnes embauchées.
Exemple de calcul
- Nombre total de recrutements : 20
- Coûts fixes : $80,000
- Coûts variables de recrutement : $20,000
- Coûts technologiques de recrutement : $10,000
Coûts totaux de recrutement :
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,000
Coût par embauche :
95,000/20 = 4,750
Dans cet exemple, votre coût par embauche serait de 4 750 $.
Cette méthode vous permet d’avoir une vision claire du coût d'embauche de chaque nouvel employé pour votre organisation et peut vous aider à identifier les secteurs où vous pourriez réduire les coûts ou améliorer l’efficacité, par exemple, un site d’offres d’emploi coûte-t-il cher tout en n’apportant aucun candidat ?
10 bonnes pratiques pour réduire et maîtriser les coûts de recrutement
Bien sûr, nous voulons tous faire plus avec moins ; alors comment réduire vos coûts de recrutement tout en améliorant d’autres indicateurs de recrutement comme la qualité des embauches ?
1. Planification efficace
Recruter les bons talents commence par une planification soignée, et le simple fait que vous lisiez cet article est un excellent début !
Un plan bien défini aide à allouer efficacement les ressources, en limitant les dépenses inutiles sur le recrutement et l’onboarding des nouveaux employés, et conduit à une meilleure expérience candidat. Il permet également d’éviter les erreurs ou excès d’embauche.
De plus, un plan de recrutement bien exécuté prend en compte non seulement le recrutement de nouveaux employés mais aussi leur succès à long terme et leur fidélisation au sein de l’organisation (ce qui peut réduire le besoin de recruter à l’avenir).
Par exemple, il permet de définir les rôles et responsabilités et d’ouvrir la discussion sur la mobilité interne et le développement.
2. Développer une marque employeur forte
Investir dans votre marque employeur vous aidera à attirer des candidats et à réduire le besoin d’annonces onéreuses, ce qui entraîne un volume plus important de candidatures de qualité.
Au cœur de votre marque employeur se trouve votre proposition de valeur employeur (EVP), c’est-à-dire ce que vous offrez en tant qu’employeur en échange du travail fourni.
Une EVP bien définie vous aidera à fidéliser vos employés actuels et à attirer les bons candidats pour vos postes.
3. Automatisez
Bien que le recrutement implique souvent de la créativité et une connexion personnelle avec les candidats, une grande partie du travail consiste en tâches répétitives et des inefficacités.
L’automatisation du recrutement permet d’automatiser nombre de ces tâches afin de réduire l’administratif et de libérer les équipes de recrutement pour qu’elles puissent se concentrer sur des aspects plus importants, comme échanger avec les candidats ou encore optimiser davantage le processus de recrutement.
Les meilleurs candidats pour l’automatisation incluenta:
- Publication des offres d’emploi
- Communication ex. : refus, informations ou rappels
- Planification des entretiens
- Génération de rapports.
Lisez notre sélection des meilleurs logiciels de recrutement automatisé pour découvrir des solutions performantes dans ce domaine.
4. Mobiliser les collaborateurs existants
Vos employés actuels sont un excellent moyen de trouver des candidats, car ils connaissent les postes et votre organisation.
Si votre marque employeur et votre EVP sont solides, cela ne devrait pas être trop difficile ; vous pouvez toutefois encourager la recommandation en offrant des incitations et en facilitant le partage des postes à pourvoir grâce à des descriptions d’offres claires et à jour.
Vous pouvez également impliquer vos salariés actuels dans vos efforts de recrutement marketing et diffuser des témoignages et retours d’expérience sur votre site Web et vos réseaux sociaux pour mettre en valeur votre culture d’entreprise.
5. Mettre en place une bonne hygiène des données
Réduire les coûts de recrutement passe par le suivi de votre processus de recrutement et l’identification des inefficacités. Pour cela, vous avez besoin de données de qualité, réellement représentatives de la réalité.
Le meilleur moyen d’y parvenir est de suivre régulièrement l’évolution et d’encourager votre équipe ainsi que les responsables à prendre l’habitude de saisir et de mettre à jour les données.
Par exemple, pour vous assurer que les appels de présélection sont bien enregistrés dans le système, définissez un KPI les concernant et vérifiez régulièrement leur présence.
Si vous souhaitez que les responsables entrent leurs retours, effectuez une vérification après chaque entretien et assurez-vous que les commentaires sont complets et de qualité.
6. Optimiser les offres d’emploi
Il est important que vos offres d’emploi soient visibles par le plus grand nombre de candidats potentiels. Développer une bonne stratégie SEO de recrutement vous aidera à optimiser la portée de chaque annonce.
De plus, rédiger des descriptions de poste claires et ciblées vous permettra d’attirer les candidats les plus qualifiés et de réduire le nombre de candidatures non pertinentes.
Pour des conseils pratiques, consultez l’excellent guide de Mariya Hristova comment rédiger une description de poste.
7. Formation
Investissez dans la formation des équipes internes pour accroître leurs compétences, notamment dans la recherche, la conduite d’entretien et la négociation. L’objectif étant de générer des résultats bénéfiques sur le long terme.
8. Recruter en interne
Les compétences dont vous avez besoin existent peut-être déjà dans votre entreprise, ce qui évite de devoir aller chercher à l’extérieur.
Un moyen efficace de répondre aux besoins de talents en interne consiste à mettre en place des stratégies d’apprentissage et de développement pertinentes et à devenir une organisation basée sur les compétences.
Plutôt que de se concentrer sur les intitulés et les postes, il s’agit de valoriser les compétences et aptitudes uniques des salariés et de déterminer comment les développer et les utiliser le plus efficacement possible au service de l’entreprise.
9. Externaliser
L’externalisation du processus de recrutement permet de réduire les coûts en économisant du temps et des ressources pour la recherche de candidats. Souvent, les recruteurs accompagnent également dans le processus d’entretien, aidant ainsi les deux parties à déterminer s’il y a une adéquation.
Plusieurs solutions s’offrent à vous : un service professionnel de recrutement, une organisation professionnelle d’employeur ou un employeur de référence.
10. Utiliser des outils gratuits ou à faible coût
L’utilisation d’outils gratuits ou peu coûteux permet de réduire significativement le budget recrutement, sans compromettre l’efficacité. Par exemple, diminuez vos coûts globaux grâce à une solution de paie gratuite qui simplifie la gestion de la paie tout en accompagnant vos efforts de recrutement.
En tirant parti des plateformes en ligne et des logiciels avec peu ou pas de frais, les entreprises peuvent réduire les honoraires des agences de recrutement, les coûts marketing et les tâches administratives, ce qui facilite la gestion du recrutement avec un budget serré.
