Impôts liés au télétravail : guide d’expert pour la saison fiscale de cette année

C'est assez simple. Mais ce principe comporte plusieurs exceptions majeures que les équipes RH et les employés à distance doivent comprendre avant de commettre une erreur.

Les impôts liés au télétravail deviennent de plus en plus complexes, et les outils tardent à suivre l'évolution des règles. La conformité est la partie la plus difficile, et pas seulement le traitement des données.

— Norma Delgado, fondatrice de Global Payroll Geeks

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Types de travailleurs à distance et différences entre leurs impôts

Tous les travailleurs à distance ne sont pas imposés de la même manière. La première étape pour assurer la conformité consiste à comprendre à quel type de travailleur vous avez affaire.

1. Les employés travaillant définitivement à distance travaillent pour une entreprise située dans un autre État ou pays de manière permanente. Leurs obligations fiscales dépendent des accords, de la réciprocité et des conventions fiscales entre les juridictions concernées.
2. Les employés temporairement relocalisés peuvent travailler dans un autre État pour un projet à court terme ou un déplacement professionnel. Selon la durée et les États concernés, ils peuvent avoir des obligations fiscales dans deux États simultanément.
3. Les travailleurs hybrides partagent leur temps entre leur domicile et un bureau situé dans un autre État. Ils doivent généralement répartir leurs revenus selon le nombre de jours travaillés dans chaque lieu et peuvent devoir effectuer une déclaration dans les deux États.
4. Les nomades numériques se déplacent fréquemment, parfois au-delà des frontières internationales. Leur situation fiscale compte parmi les plus complexes, car ils peuvent être soumis à des tests de résidence dans plusieurs pays.
5. Les travailleurs relevant d'accords de coemploi, comme ceux gérés par l'intermédiaire d'une société d'organisation professionnelle de l'emploi, ont des obligations fiscales partagées entre l'employeur et l'organisation professionnelle de l'emploi. Le contrat de travail détermine la responsabilité juridique.
6. Les prestataires indépendants sont des travailleurs indépendants et entièrement responsables de leurs propres impôts, y compris l'impôt des travailleurs indépendants, les paiements trimestriels estimés et toutes les déclarations applicables au niveau des États.

Comprendre quelle catégorie s'applique à chaque membre de votre équipe influence toutes les décisions qui suivent.

Le problème crucial de la mauvaise classification des employés

Avant d'aller plus loin : la classification des travailleurs est extrêmement importante à des fins fiscales, et une erreur peut coûter cher.

La mauvaise classification d'un employé se produit lorsqu'un travailleur qui exerce ses fonctions comme un employé est désigné comme prestataire indépendant, ou inversement. L'IRS examine attentivement cette classification, et les conséquences d'une mauvaise classification s'appliquent dans les deux sens.

Pour les employeurs : classer à tort un employé comme prestataire peut vous obliger à payer des impôts rétroactifs, des intérêts et des pénalités pour l'ensemble des charges sociales que vous n'avez pas retenues et versées. À cela peut s'ajouter une responsabilité potentielle au titre des avantages sociaux rétroactifs.

Pour les travailleurs : être classé à tort comme prestataire signifie perdre les cotisations patronales à la Sécurité sociale et à Medicare, et devoir assumer personnellement l'intégralité de l'impôt des travailleurs indépendants (15.3 %), alors qu'il aurait été partagé avec un employeur si la classification avait été correcte.

Vérifiez régulièrement la classification de vos travailleurs au regard des directives de l'IRS, en particulier lorsque vous développez une main-d'œuvre à distance.

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Pour les employeurs : retenues à la source au niveau des États, lien fiscal et obligations de conformité

Cette section s'adresse aux responsables RH, aux gestionnaires de paie et aux équipes financières qui gèrent des employés à distance répartis dans plusieurs États.

Retenue d'impôt sur le revenu de l'État : la règle de base

Comme indiqué ci-dessus, vous retenez généralement l'impôt sur le revenu de l'État en fonction du lieu où l'employé travaille physiquement. Si vous avez un employé à distance en Californie, vous retenez l'impôt sur le revenu californien. Si vous en avez un au Texas, qui n'a pas d'impôt sur le revenu au niveau de l'État, aucune retenue n'est requise pour cet État, bien que d'autres obligations (présentées plus bas) puissent tout de même s'appliquer.

Au niveau fédéral, les règles sont uniformes : tous les employés rémunérés au moyen d'un formulaire W-2, quel que soit leur lieu de travail, nécessitent que vous reteniez l'impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale (6.2 %), Medicare (1.45 %), et que vous cotisiez à la FUTA (taxe fédérale sur le chômage).

La retenue au niveau de l'État est la partie qui se complique. Les logiciels RH dotés de fonctionnalités intégrées de gestion de la paie dans plusieurs États peuvent automatiser une grande partie de ce processus, mais vous devez tout de même comprendre les règles pour les configurer correctement.

La règle de la convenance de l'employeur

La règle la plus mal comprise en matière de fiscalité du travail à distance est la règle de la convenance de l'employeur (COE). Cette règle renverse le principe standard du « lieu de travail » : elle permet à certains États d'imposer les revenus des travailleurs à distance comme s'ils travaillaient dans l'État de l'employeur, même lorsqu'ils se trouvent physiquement ailleurs.

La règle s'applique uniquement lorsque l'employeur est établi dans l'un de ces États et que l'employé travaille à distance par choix (pour sa convenance), plutôt que parce que l'employeur l'exige. En 2026, huit États appliquent la règle COE. Il s'agit de l'Alabama, du Connecticut, du Delaware, du Nebraska, du New Jersey, de New York, de l'Oregon et de la Pennsylvanie.

État	Qu'est-ce qui déclenche la « nécessité pour l'employeur » ?
New York	L'employeur doit exiger le travail à distance comme une véritable condition professionnelle, et pas seulement l'autoriser
Pennsylvanie	Travail à distance exigé par l'employeur ; l'employé doit démontrer la nécessité
Delaware	Exigé par l'employeur ; peu d'exemptions formelles sont définies
Nebraska	Exigé par l'employeur ; un critère fondé sur le domicile s'applique également
Alabama	Organisation du travail à distance exigée par l'employeur
Oregon	L'employeur doit exiger spécifiquement le lieu situé dans un autre État
Connecticut	Exigé et documenté par l'employeur
New Jersey	Exigé par l'employeur ; règle adoptée en juillet 2023

La version de New York est la plus stricte et celle qui a donné lieu au plus grand nombre de litiges. En mai 2025, le Tribunal des recours fiscaux de New York a confirmé la règle COE dans l'affaire Zelinsky, affirmant que le simple fait d'embaucher une personne à distance parce qu'elle y réside ne constitue pas une nécessité pour l'employeur, ce qui signifie que l'impôt de l'État de l'employeur reste applicable. Un recours en appel est en cours ; il s'agit donc toujours d'une jurisprudence active à surveiller.

En pratique : si votre entreprise a son siège à New York et que votre employé à distance situé dans l'Ohio travaille depuis son domicile pour sa propre convenance (et non parce que vous l'y obligez), New York peut tout de même réclamer l'impôt sur le revenu correspondant à ces rémunérations, en plus des obligations éventuelles dans l'Ohio. Il s'agit de l'une des sources les plus courantes de litiges liés à la double imposition dans le cadre du travail à distance.

Le New Jersey et le Connecticut appliquent des règles similaires, mais avec une exigence de réciprocité : ils n'appliquent le critère COE que si l'État du domicile de l'employé dispose également d'une règle COE.

Pour les employés : si votre employeur est établi dans l'un de ces huit États et que vous travaillez à distance par choix, vérifiez si vous pourriez devoir payer l'impôt sur le revenu à la fois dans votre État et dans celui de votre employeur.

Accords de réciprocité : lorsqu'ils simplifient les choses

Si votre employé réside dans un État ayant conclu un accord de réciprocité avec l'État de votre entreprise, les règles de retenue deviennent nettement plus simples.

État	A un accord de réciprocité avec
Arizona	Californie, Indiana, Oregon, Virginie
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginie
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvanie, Virginie, Virginie-Occidentale
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Dakota du Nord
Montana	Dakota du Nord
New Jersey	Pennsylvanie
Dakota du Nord	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale
Pennsylvanie	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale
Virginie	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale
Virginie-Occidentale	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie, Virginie
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Veillez à ce que les employés remplissent les certificats d’exonération appropriés afin de ne pas effectuer de retenues pour le mauvais État.

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Comprendre le lien fiscal : quand une seule embauche à distance crée une empreinte fiscale

Le lien fiscal est le terme juridique désignant le fait, pour une entreprise, d’avoir une présence suffisante dans un État pour être soumise à sa législation fiscale. Avant que le travail à distance ne se généralise, un lien fiscal nécessitait généralement un bureau ou un entrepôt physique. Ce n’est plus le cas.

Dans la plupart des États aujourd’hui, un seul employé à distance peut créer un lien fiscal, ce qui peut entraîner :

• L’enregistrement pour effectuer les retenues d’impôt sur le revenu de l’État
• L’enregistrement d’un compte d’assurance chômage de l’État (SUI)
• Des obligations en matière d’assurance contre les accidents du travail dans cet État
• Des obligations potentielles de déclaration de l’impôt sur les sociétés ou de la taxe de franchise
• Dans certains cas, des obligations de collecte de la taxe sur les ventes

Le lien fiscal ne disparaît pas lorsque l’employé quitte l’entreprise. Une fois établi, il nécessite généralement une désinscription officielle.

Erreurs courantes liées au lien fiscal à éviter :

• Embaucher un employé à distance dans un nouvel État sans enregistrer au préalable les comptes de paie (« lien fiscal de paie latent »)
• Supposer qu’un État sans impôt sur le revenu n’impose aucune obligation : Washington ne prélève aucun impôt sur le revenu sur les salaires, mais exige des cotisations patronales pour les congés familiaux et médicaux rémunérés, l’assurance dépendance et les congés maladie rémunérés
• Croire que la loi publique 86-272 offre une protection générale : elle protège uniquement les vendeurs de biens corporels contre l’impôt sur le revenu de l’État, et seulement pour les activités de sollicitation

Si un employé travaille dans plusieurs États, une répartition fiscale peut être nécessaire, en attribuant proportionnellement les revenus à chaque État selon le nombre de jours travaillés sur place. Un logiciel de paie doté de fonctionnalités de répartition entre plusieurs États peut automatiser cette tâche, mais un suivi précis des jours par les employés reste essentiel.

États sans impôt sur le revenu, mais où d’autres obligations s’appliquent toujours

Neuf États n’imposent actuellement aucun impôt sur le revenu des salariés : l’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming.

Remarque : le New Hampshire et le Tennessee ont supprimé progressivement leurs impôts sur les intérêts et les dividendes en 2025, ce qui les rend totalement exempts d’impôt sur le revenu. Toutefois, les employeurs ayant des travailleurs à distance dans ces États ne sont pas pour autant exonérés de leurs obligations. Chaque État impose une forme quelconque d’obligation liée à la paie, d’assurance chômage, d’assurance contre les accidents du travail et de prescriptions propres à l’État. Washington en est l’exemple le plus notable : aucun impôt sur le revenu, mais d’importantes cotisations patronales obligatoires pour les programmes de congés familiaux rémunérés, de dépendance et de congés maladie rémunérés.

Vérifiez toujours l’ensemble des obligations fiscales liées à l’emploi dans chaque État, et pas seulement s’il applique un impôt sur le revenu.

Liste de contrôle de conformité pour une embauche dans un nouvel État

Lorsque vous embauchez un employé à distance dans un État où votre entreprise n’était jusqu’alors pas présente, suivez cette séquence avant le versement de son premier salaire :

1. Déterminer les implications du lien fiscal : confirmer quels impôts et enregistrements d’État s’appliquent
2. S’enregistrer pour la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État : la plupart des États exigent l’enregistrement de l’employeur avant le début des retenues
3. Créer un compte d’assurance chômage de l’État (SUI) : les taux et les exigences de la SUI varient selon l’État et sont distincts de la FUTA
4. Obtenir une couverture contre les accidents du travail : les exigences et les prestataires acceptés varient considérablement
5. Confirmer les obligations fiscales locales : certaines villes et certains comtés appliquent leurs propres impôts sur le revenu (par exemple, New York, Philadelphie et Denver)
6. Vérifier les obligations propres à l’État : congé familial payé, congé maladie payé, assurance invalidité, cotisations pour les soins de longue durée
7. Mettre à jour la configuration de la paie : appliquer les taux de retenue appropriés, vérifier que la règle de commodité ne s’applique pas et contrôler les accords de réciprocité
8. Informer le salarié de ses obligations : il peut également devoir mettre à jour ses choix de retenue (équivalents du formulaire W-4)

Pour les situations complexes impliquant plusieurs États, ou si vous vous développez rapidement dans de nombreux États, faire appel à un employeur officiel peut permettre de gérer ces étapes en votre nom.

Résumé des obligations fiscales de l’employeur

• Retenir et verser l’impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, Medicare et la FUTA pour tous les salariés W-2
• Retenir et verser l’impôt sur le revenu de l’État en fonction du lieu de travail du salarié (sous réserve des règles COE et des accords de réciprocité)
• Cotiser à l’assurance chômage de l’État dans l’État du salarié
• Maintenir une couverture contre les accidents du travail conformément aux exigences de l’État
• Déclarer les revenus dans tous les États concernés, en particulier lorsque les salariés sont répartis entre plusieurs juridictions
• Tenir des registres de paie exacts, notamment les lieux de travail des salariés, avec les justificatifs de tout changement de lieu

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Pour les salariés : où vous devez payer vos impôts et comment vous protéger

Cette section s’adresse aux travailleurs à distance qui cherchent à comprendre leurs propres obligations déclaratives.

Où payez-vous vos impôts lorsque vous travaillez à distance ?

La réponse courte est la suivante : en général, vous payez vos impôts dans l’État où vous effectuez physiquement votre travail. Si vous vivez et travaillez au Colorado pour une entreprise basée à New York, vous payez l’impôt sur le revenu du Colorado, ainsi que l’impôt fédéral sur le revenu, comme vous le feriez quel que soit votre lieu de travail.

Mais d’importantes exceptions peuvent compliquer la situation :

• Si votre employeur est établi dans l’un des huit États appliquant la règle COE et que vous travaillez à distance par choix, vous pouvez également devoir payer des impôts dans l’État de votre employeur
• Si vous travaillez dans plusieurs États au cours de l’année, vous devrez peut-être déposer des déclarations de non-résident dans chaque État où vous avez travaillé
• Si votre employeur n’effectue pas de retenues pour votre État, vous devez vous-même effectuer des acomptes trimestriels

Résidence fiscale et règle des 183 jours

Chaque État définit différemment la résidence fiscale, mais la plupart appliquent une version de la règle des 183 jours : si vous passez plus de 183 jours dans un État au cours d’une année civile, vous êtes généralement considéré comme résident fiscal de cet État, ce qui entraîne des obligations déclaratives complètes.

Si vous avez changé d’État en cours d’année, vous pouvez être résident d’une partie de l’année dans deux États et devoir déposer dans chacun d’eux une déclaration de résident d’une partie de l’année.

Pour les nomades numériques et les voyageurs fréquents, la question de la résidence devient réellement complexe. Les principaux facteurs pris en compte par la plupart des États sont les suivants :

• Le lieu où se trouve votre domicile permanent
• Le lieu où sont concentrés vos intérêts économiques et vos liens familiaux
• Le nombre de jours passés dans chaque État
• Le lieu où vous êtes inscrit sur les listes électorales, le lieu de délivrance de votre permis de conduire et le lieu d’immatriculation de votre voiture

Distinction importante : la « résidence » et le « domicile » ne sont pas la même chose. Une résidence est le lieu où vous vivez temporairement ; votre domicile est votre résidence permanente, le lieu où vous avez l’intention de retourner. Les États utilisent le domicile pour déterminer le statut de résidence à long terme et les obligations fiscales.

Déclarations dans plusieurs États : quand devez-vous déposer une déclaration dans plusieurs États ?

Si vous avez physiquement travaillé dans plusieurs États au cours de l’année, vous devrez probablement produire une déclaration dans chacun d’eux. La plupart des États exigent que vous répartissiez vos revenus en fonction du nombre de jours travaillés dans chaque lieu. Les travailleurs hybrides qui franchissent les frontières entre États plusieurs jours par semaine sont particulièrement concernés : vous devrez conserver des relevés précis de votre lieu de travail au jour le jour.

Pour éviter de payer deux fois l’intégralité des impôts sur les mêmes revenus, la plupart des États proposent un crédit d’impôt pour les impôts payés à un autre État. Ce crédit ne couvre pas toujours la totalité du montant, notamment lorsque les taux d’imposition diffèrent, mais il permet d’éviter une véritable double imposition dans la plupart des cas.

Si votre employeur ne procède pas automatiquement à des retenues pour chaque État dans lequel vous travaillez, vous êtes responsable du versement de paiements trimestriels d’impôts estimés à ces États. Le fait de ne pas les effectuer peut entraîner des pénalités pour insuffisance de versement, même si vous régularisez votre situation au moment de payer vos impôts.

Ce que les employés doivent faire

• Informez rapidement votre employeur chaque fois que vous changez de lieu de travail, même temporairement, afin qu’il puisse ajuster correctement les retenues
• Vérifiez si votre État de résidence et l’État de votre employeur ont conclu un accord de réciprocité susceptible de simplifier votre déclaration
• Suivez le nombre de jours travaillés dans chaque État tout au long de l’année, en particulier si vous vous déplacez pour votre travail ou partagez votre temps entre plusieurs lieux
• Produisez une déclaration de non-résident dans tout État où vous avez perçu des revenus sans y être résident
• Effectuez des paiements trimestriels d’impôts estimés si votre employeur ne procède pas à des retenues pour un État dans lequel vous devez payer des impôts
• Consultez un fiscaliste pour les situations impliquant plusieurs États ; l’interaction entre les règles de résidence, les règles de COE et les accords de réciprocité peut produire des résultats inattendus

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Déductions fiscales pour les travailleurs à distance aux États-Unis

La règle de la TCJA et pourquoi la plupart des employés W-2 ne peuvent pas déduire leurs frais de bureau à domicile

Avant l’adoption de la loi sur les réductions d’impôts et l’emploi (TCJA) en 2018, les employés pouvaient déduire de leurs déclarations fédérales les dépenses professionnelles non remboursées. La TCJA a supprimé cette déduction pour les employés W-2 jusqu’en 2025. L’administration Trump actuelle a signalé son intention de prolonger la loi ; cette restriction devrait donc probablement rester en vigueur au-delà de 2025.

Si vous êtes un employé W-2, vous ne pouvez généralement pas déduire les frais de bureau à domicile de votre déclaration fédérale, même si vous travaillez à domicile à temps plein et que votre employeur ne vous accorde aucun remboursement.

Exceptions au niveau des États : 13 juridictions autorisent encore les déductions pour les employés W-2

Voici ce que de nombreux guides omettent de préciser : plusieurs États et juridictions autorisent encore les employés W-2 à déduire les dépenses professionnelles non remboursées de leur déclaration étatique, même lorsque la déduction fédérale n’est pas disponible. Si vous travaillez à distance dans l’une des juridictions suivantes, vérifiez les règles de votre État :

• Californie
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• Dakota du Nord
• Pennsylvanie
• Dakota du Sud
• le district de Columbia
• Seattle (au niveau municipal)

Si vous vous trouvez dans l’une de ces juridictions, les dépenses non remboursées, un bureau à domicile dédié, Internet et un téléphone professionnel peuvent être déductibles de votre déclaration étatique. Conservez vos reçus et justificatifs.

Déductions pour les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants

Certains États obligent légalement les employeurs à rembourser aux travailleurs à distance les dépenses liées à leur activité professionnelle. La Californie en est l’exemple le plus notable : les employeurs qui y exercent doivent rembourser aux employés toutes les dépenses professionnelles nécessaires, notamment une partie des frais d’Internet et de téléphone. L’Illinois, l’Iowa, le Massachusetts, le Montana et le district de Columbia ont des exigences similaires.

Si vous êtes un employeur ayant des travailleurs à distance dans ces États, le fait de ne pas rembourser les dépenses exigées vous expose à des pénalités. Envisagez de mettre en place une politique claire d’indemnité de télétravail et vérifiez vos pratiques de remboursement pour chaque État.

Si vous êtes travailleur indépendant ou exercez en tant qu’entrepreneur indépendant, la situation est beaucoup plus favorable. Vous pouvez déduire de vos revenus d’activité indépendante les dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires, notamment :

• Équipement de bureau à domicile (ordinateurs, écrans, téléphones, mobilier)
• Frais de télécommunication (service Internet et téléphonique utilisé à des fins professionnelles)
• Services publics, au prorata de l’utilisation du bureau à domicile (électricité, gaz, chauffage)
• Assurance (parts liées à l’activité professionnelle)
• Frais bancaires liés à l’activité professionnelle et frais de licence professionnelle
• Repas d’affaires (soumis à la limitation de 50 %)
• Frais de déplacement liés au travail
• Une part du loyer ou des intérêts hypothécaires, calculée en fonction de la superficie du bureau à domicile

La déduction pour bureau à domicile. Disponible uniquement si vous disposez d’un espace utilisé exclusivement et régulièrement à des fins professionnelles, elle est calculée selon l’une des deux méthodes suivantes :

Méthode standard : Divisez la superficie de votre bureau à domicile par la superficie totale de votre logement. Ce pourcentage s’applique à vos dépenses réelles liées au logement.

Exemple : bureau de 200 pieds carrés ÷ logement total de 2 000 pieds carrés = 10 % des dépenses du logement sont déductibles

Méthode simplifiée : Multipliez la superficie de votre bureau par 5 $ le pied carré, jusqu’à un maximum de 300 pieds carrés.

Exemple : 200 pieds carrés × 5 $ = 1 000 $ déductibles par an

La méthode simplifiée est plus facile à calculer ; la méthode standard permet souvent d’obtenir une déduction plus importante si vos dépenses réelles liées au logement sont élevées. Effectuez les deux calculs pour déterminer laquelle vous est la plus avantageuse.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour suivre vos dépenses tout au long de l’année. Voici un aperçu pratique d’un logiciel simple de gestion des dépenses pour vous aider à choisir l’outil approprié.

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Impôts liés au travail à distance à l’international

Conséquences fiscales de l’embauche de travailleurs à distance à l’international

Élargir votre vivier de talents en recrutant des travailleurs à distance au-delà des frontières internationales ajoute un niveau supplémentaire de complexité fiscale. Les employeurs doivent se conformer aux lois fiscales qui varient considérablement d’un pays à l’autre, et les erreurs peuvent coûter cher.

Principales obligations à connaître :

Obligations fiscales dans le lieu de résidence du salarié : Vous devrez peut-être respecter les lois locales en matière de fiscalité et d’emploi, notamment en ce qui concerne la retenue à la source de l’impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, les obligations relatives aux régimes de retraite et les avantages sociaux obligatoires, dans le pays où votre salarié réside et travaille.

Enregistrement de la paie : De nombreux pays exigent des employeurs étrangers qu’ils enregistrent une entité locale de paie avant de pouvoir rémunérer légalement leurs salariés. Sans cela, vous pourriez être contraint de faire appel à un employeur officiel pour employer le travailleur en votre nom. Pour le recrutement à proximité au Canada en particulier, voici un guide des meilleures entreprises canadiennes d’employeur officiel.

Risque d’établissement stable

L’un des risques les plus sérieux et les plus souvent négligés du recrutement international à distance ou du recours à un employeur officiel est l’établissement stable (ES). Un ES est créé lorsque votre entreprise dispose d’une présence imposable suffisante dans un pays étranger, ce qui peut se produire simplement lorsqu’un salarié y travaille de manière continue.

Une fois qu’un ES est établi, le pays étranger peut vous obliger à :

• Déposer des déclarations d’impôt sur les sociétés dans cette juridiction
• Payer l’impôt sur les bénéfices des sociétés attribuables à cette présence
• Vous enregistrer aux fins de la TVA locale ou des taxes sur les biens et services

Cela peut se produire sans aucune démarche délibérée de votre part : un seul salarié travaillant de manière permanente depuis son domicile en Allemagne, par exemple, peut créer un ES allemand pour une entreprise américaine. Consultez un fiscaliste avant de procéder à votre première embauche internationale.

Comment déterminer la résidence fiscale des travailleurs internationaux

Les obligations fiscales internationales de votre salarié sont principalement déterminées par son pays de résidence fiscale, c’est-à-dire le pays où il vit et où se trouvent ses principaux liens économiques.

La plupart des pays appliquent une version de la règle des 183 jours : passer plus de la moitié de l’année fiscale dans un pays signifie généralement que vous y êtes considéré comme résident fiscal. Toutefois, les règles spécifiques varient : certains pays comptent selon l’année civile, d’autres utilisent des périodes glissantes de 12 mois, et certains appliquent des critères supplémentaires fondés sur le domicile et les intérêts économiques.

Pour les citoyens américains travaillant à l’étranger, les règles sont particulières : les États-Unis imposent leurs citoyens sur leurs revenus mondiaux, quel que soit leur lieu de résidence. Toutefois, deux principaux dispositifs d’allègement sont disponibles :

• L’exclusion des revenus du travail gagnés à l’étranger (FEIE) permet aux citoyens américains éligibles vivant à l’étranger d’exclure de l’impôt américain une partie de leurs revenus gagnés à l’étranger (le montant de l’exclusion pour 2025 est de $130,000)
• Les crédits d’impôt étrangers permettent aux citoyens américains de compenser leur obligation fiscale aux États-Unis avec les impôts déjà payés dans un pays étranger, réduisant ou éliminant ainsi la double imposition

Pour bénéficier de la FEIE, le salarié doit satisfaire soit au test de résidence de bonne foi (résider dans un pays étranger pendant une année fiscale complète), soit au test de présence physique (être hors des États-Unis pendant au moins 330 jours sur une période de 12 mois).

Pour les nomades numériques qui franchissent fréquemment les frontières, la détermination du foyer fiscal peut être véritablement complexe. Il est fortement recommandé de consulter un conseiller fiscal spécialisé en fiscalité internationale.

Qu’est-ce qu’une convention fiscale visant à éviter les doubles impositions (DTA) ?

Une convention fiscale visant à éviter les doubles impositions (DTA), également appelée convention fiscale, est un accord bilatéral entre deux pays destiné à empêcher qu’un même revenu soit imposé deux fois. Les États-Unis ont conclu des DTA avec plus de 60 pays.

Points essentiels concernant le fonctionnement des DTA pour les travailleurs à distance :

• Les DTA définissent généralement quel pays dispose du droit principal d’imposer différents types de revenus
• Elles prévoient souvent des taux réduits de retenue à la source sur les dividendes, les intérêts et les redevances
• Elles précisent les règles permettant de déterminer la résidence fiscale lorsqu’une personne pourrait être résidente des deux pays
• Des déclarations fiscales peuvent devoir être déposées dans les deux pays, même lorsqu’une DTA s’applique et réduit l’obligation fiscale effective à zéro

Pour les employeurs : comprendre quelles DTA s’appliquent à vos employés internationaux est essentiel pour structurer correctement les contrats et la paie. Travaillez avec des consultants fiscaux spécialisés ou développez cette expertise en interne. Ne supposez pas qu’une DTA élimine toutes les obligations, car elle les réduit selon des modalités précises.

Bonnes pratiques pour gérer les impôts liés à l’emploi transfrontalier

• Comprenez les réglementations locales avant de recruter à l’international : l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale, les cotisations de retraite et les avantages obligatoires varient énormément d’un pays à l’autre
• Tenez des registres précis des lieux de travail des employés, des contrats et de tous les formulaires fiscaux ; utilisez un logiciel de paie doté de fonctionnalités de conformité internationale
• Établissez des politiques claires de travail à distance précisant où les employés sont autorisés ou non à travailler, et mettez à jour les contrats de travail lorsque les modalités changent
• Réalisez régulièrement des audits de conformité, en particulier maintenant que les mesures d’adaptation de l’époque de la pandémie ont expiré et que de nombreux pays ont renforcé l’application des règles relatives à l’emploi transfrontalier
• Faites appel à un EOR ou à un prestataire mondial de services de paie pour les pays dans lesquels vous ne disposez pas de l’expertise ou d’une entité locale : ils assument la responsabilité légale d’employeur et prennent en charge la conformité locale

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Ce qui a changé en 2026 : les règles à connaître dès maintenant

Les règles fiscales relatives au travail à distance évoluent depuis la pandémie. Voici ce qui a changé et les points à surveiller :

Les mesures d’adaptation de l’époque de la pandémie ont expiré. Plusieurs États, notamment la Géorgie, l’Indiana et le Minnesota, avaient publié des directives exemptant temporairement les travailleurs à distance des obligations susceptibles de créer un lien fiscal pendant la pandémie. Ces mesures ont pris fin. Les règles standard de rattachement des revenus et de retenue à la source antérieures à la pandémie sont de nouveau en vigueur. Si votre équipe s’est développée dans plusieurs États depuis 2020 et que vous n’avez pas réévalué votre situation en matière de conformité, le moment est venu de le faire.

La règle COE de New York confirmée dans l’affaire Zelinsky (mai 2025). Le tribunal fiscal de New York a réaffirmé que le fait d’embaucher une personne à distance parce qu’elle réside à cet endroit ne constitue pas une nécessité pour l’employeur. Le travail à distance effectué par préférence personnelle reste soumis à la retenue à la source de New York pour les employeurs basés à New York. Un recours en appel est en cours, cette situation pourrait donc encore évoluer, mais pour l’instant, la règle de New York demeure applicable.

Les restrictions relatives aux déductions prévues par la TCJA restent en vigueur. La suspension des déductions diverses détaillées pour les employés rémunérés par formulaire W-2, instaurée par la loi sur les réductions d’impôts et l’emploi, se poursuit jusqu’en 2025. L’administration actuelle a indiqué son intention de prolonger ces dispositions ; les employés ne doivent donc pas compter sur le rétablissement prochain de la déduction fédérale pour bureau à domicile.

Le contrôle des retenues à la source par les États s’intensifie. La Californie, l’État de New York et plusieurs autres États à forte fiscalité contrôlent de plus en plus les déclarations de résidence des travailleurs à distance et la déclaration des revenus dans plusieurs États. Les employés qui affirment avoir quitté un État tout en conservant des liens importants avec leur ancien État font l’objet d’une attention particulière lors des contrôles. La documentation des changements de domicile est plus importante que jamais.

Mises à jour concernant les États sans impôt sur le revenu : Le New Hampshire et le Tennessee ont tous deux supprimé progressivement leurs impôts sur les revenus de placement à compter du 1er janvier 2025, ce qui les rend totalement exonérés d’impôt sur les revenus salariaux. Si vous aviez des employés dans ces États et appliquiez des retenues sur les revenus de placement, mettez à jour vos configurations.

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Services et ressources pour aider à gérer les impôts liés au travail à distance

Services d’employeur officiel (EOR)

Pour les entreprises qui souhaitent recruter des travailleurs internationaux ou se développer rapidement dans plusieurs États américains, un EOR constitue souvent la solution de conformité la plus efficace. L’EOR devient l’employeur officiel dans chaque juridiction et assume la responsabilité de la paie, des retenues à la source, des cotisations sociales et du respect du droit du travail local.

Les principaux avantages d’un EOR comprennent :

• Gestion fiscale complète : l’EOR s’occupe des retenues à la source, des versements, des déclarations et des cotisations obligatoires dans chaque juridiction
• Transfert du risque juridique : l’EOR assume la responsabilité de l’employeur, ce qui réduit considérablement le risque de non-conformité pour votre entreprise
• Expertise à jour : les EOR suivent l’évolution de la réglementation fiscale afin que votre équipe n’ait pas à le faire
• Rapidité : vous pouvez recruter dans un nouvel État ou pays en quelques jours, et non en quelques mois

Les principales solutions EOR sont évaluées dans notre guide des meilleurs services d’employeur officiel. Par exemple, Globalization Partners est un choix solide pour les entreprises qui se développent à l’international.

Services de paie internationaux

Les services de paie internationaux gèrent le traitement de la paie dans plusieurs pays depuis une plateforme unique, sans assumer le statut d’employeur légal. Voici les principales fonctionnalités à rechercher :

• Paiements multidevises avec un traitement de la paie local conforme
• Calcul et déclaration automatisés des impôts dans toutes les juridictions
• Intégration avec votre SIRH existant
• Analyses de paie en temps réel et visibilité sur les coûts

Contrairement aux EOR, les prestataires de paie internationaux exigent que vous disposiez d’une entité locale dans chaque pays ou que vous en établissiez une. Ils conviennent surtout aux entreprises qui disposent déjà d’une présence juridique dans plusieurs juridictions et qui ont besoin d’une méthode plus efficace pour gérer cette complexité.

Logiciels fiscaux pour les entreprises

Un bon logiciel fiscal pour les entreprises automatise une grande partie des calculs et des déclarations liés à la paie américaine dans plusieurs États, s’intègre à vos systèmes RH et réduit le risque d’erreurs manuelles. Pour les équipes distribuées uniquement aux États-Unis, il s’agit souvent de l’outil de conformité le plus rentable. Pour les équipes internationales, vous aurez généralement besoin de fonctionnalités de paie internationales ou d’EOR en complément.

FAQ

Quelle est la règle de la "commodité de l'employeur" ?

La règle de la commodité de l’employeur s’applique dans huit États (l’Alabama, le Connecticut, le Delaware, le Nebraska, le New Jersey, l’État de New York, l’Oregon et la Pennsylvanie). Elle permet à ces États d’imposer les revenus d’un employé travaillant à distance comme s’il travaillait dans l’État de l’employeur, même s’il se trouve physiquement ailleurs, lorsque l’organisation du travail à distance existe pour la commodité de l’employé plutôt que par nécessité pour l’employeur. La version appliquée dans l’État de New York est la plus activement mise en œuvre et a été récemment réaffirmée (mai 2025).

Un travailleur à distance peut-il être imposé deux fois ?

Oui. Les travailleurs à distance peuvent être confrontés à une double imposition lorsque deux juridictions revendiquent toutes deux le droit d’imposer les mêmes revenus. Cela se produit le plus souvent entre les États qui appliquent la règle de la commodité de l’employeur et l’État de résidence de l’employé, ou à l’international lorsqu’un pays impose les mêmes revenus que les États-Unis. La plupart des juridictions prévoient des crédits d’impôt, des conventions ou des accords de réciprocité pour atténuer cette situation, mais ces mécanismes n’éliminent pas toujours complètement la double imposition.

Quels États américains n'ont pas d'impôt sur le revenu ?

Neuf États n’appliquent pas d’impôt sur le revenu aux salaires : l’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, l’État de Washington et le Wyoming. Toutefois, l’absence d’impôt sur le revenu ne signifie pas l’absence d’obligations liées à la paie : les employeurs de l’État de Washington, par exemple, contribuent tout de même aux programmes de congé familial rémunéré, de soins de longue durée et de congé maladie rémunéré. Vérifiez toujours l’ensemble des obligations liées à la paie d’un État avant de supposer que vous n’avez aucune obligation

Quels formulaires fiscaux dois-je remplir lorsque je rémunère des prestataires à distance aux États-Unis ?

Trois formulaires à connaître : demandez au prestataire de remplir un formulaire W-9 avant le début du travail, déposez un formulaire 1099-NEC pour chaque prestataire ayant reçu au moins 600 $ au cours de l’année, et envoyez le formulaire 1096 à l’IRS pour récapituler l’ensemble de vos formulaires 1099. Les formulaires 1099-NEC et 1096 doivent tous deux être déposés au plus tard le 31 janvier. Les formulaires 1099 manquants ou déposés en retard entraînent des pénalités de 60–630 $ par formulaire, selon le délai de dépôt.

Si vous travaillez à distance, où payez-vous vos impôts ?

Dans la plupart des cas, vous payez vos impôts dans l’État ou le pays où vous effectuez physiquement votre travail. Si votre employeur est établi dans une autre juridiction, vous pouvez également y avoir des obligations, en particulier si l’État de l’employeur applique la règle de la commodité de l’employeur. Vérifiez toujours votre situation particulière auprès d’un fiscaliste et déterminez s’il existe un accord de réciprocité entre votre État et celui de votre employeur.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les lois fiscales changent fréquemment et varient selon les juridictions. Consultez un fiscaliste qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.