Come funzionano i sistemi di monitoraggio dei candidati?
I sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) sono utilizzati da molte organizzazioni per contribuire alla ricerca di nuove risorse e alla gestione del loro percorso durante il processo di selezione.
Se ti occupi di selezione del personale all'interno di un'organizzazione o in qualità di consulente esterno, avrai sicuramente sentito parlare dei sistemi di tracciamento dei candidati (ATS). Ma, dato che sei qui, forse non hai ancora ben chiaro come funzionano.
In questo articolo ti spiegheremo come funzionano i sistemi di tracciamento dei candidati e come possono aiutarti in ogni fase del processo di selezione.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Che cos'è un sistema di tracciamento dei candidati?
Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) è un tipo di software per la selezione del personale progettato per rendere più efficiente il processo di selezione, ridurre il lavoro manuale e migliorare la qualità delle assunzioni, aiutando le aziende a identificare e gestire rapidamente i candidati qualificati.
I sistemi di tracciamento dei candidati funzionano automatizzando e semplificando diverse attività, come la pubblicazione delle offerte di lavoro, la comunicazione con i candidati, il monitoraggio dei candidati nelle diverse fasi del processo di selezione e l'organizzazione delle informazioni sui candidati in un database centralizzato.
Come funzionano i sistemi di tracciamento dei candidati?
In sostanza, l'ATS è progettato per aiutare i selezionatori a gestire i candidati dal primo contatto fino al colloquio finale e, auspicabilmente, all'accettazione di un'offerta.
A seconda dell'applicazione, possono anche assistere un responsabile delle assunzioni nella pubblicazione degli annunci di lavoro, nella ricerca diretta dei candidati, nell'analisi e nella valutazione dei candidati, nei colloqui e nella formulazione delle offerte durante il processo di selezione.
Il cuore di qualsiasi software per il tracciamento dei candidati è un database che conserva i dati del candidato e le informazioni relative alla sua candidatura, ad esempio curriculum vitae, lettera di presentazione e feedback del colloquio.
I team responsabili delle assunzioni possono quindi configurare lo strumento in base al proprio processo di selezione e far avanzare i candidati man mano che progrediscono in ogni fase. Niente più noiosi fogli di calcolo!
Le automazioni disponibili nel programma, come i promemoria, contribuiscono a garantire che nessun passaggio venga tralasciato e che nessuno “si perda per strada”.
Tra le altre funzionalità utili vi è la possibilità di inviare rifiuti via email in massa sulla base di determinati criteri.
I professionisti delle risorse umane che partecipano ai vertici sulle soluzioni per il reclutamento spesso acquisiscono una comprensione più approfondita di come integrare efficacemente i sistemi di tracciamento dei candidati. La partecipazione a questi vertici può mostrare come i sistemi di tracciamento dei candidati semplifichino la selezione e aiutino a individuare più rapidamente i migliori talenti.
Quali sono le funzionalità principali di un sistema di tracciamento dei candidati?
Come per qualsiasi software per la selezione del personale, ogni fornitore di ATS offre funzionalità diverse.
Alcuni, ad esempio, ti aiutano a esplorare il mercato e a cercare candidati, oltre ad analizzare le candidature.
Altri consentono di automatizzare i processi di selezione, come la programmazione di un colloquio con un candidato. Tra le funzionalità principali dei sistemi di tracciamento dei candidati troviamo:
Pubblicazione delle offerte di lavoro
Alcuni ATS fungono anche da piattaforme per la pubblicazione di offerte di lavoro, consentendoti di pubblicare rapidamente gli annunci di lavoro sulle pagine dedicate alle opportunità di carriera della tua azienda, oltre che su una bacheca per gli annunci e sui canali social.
I vantaggi di questo *risparmio di tantissimo tempo e annunci di lavoro coerenti* sono immediatamente evidenti!
Contatti via email
Una volta individuato un elenco di candidati potenzialmente adatti, la maggior parte degli ATS può aiutarti a strutturare, inviare, monitorare e ottimizzare email personalizzate nell'ambito del processo di acquisizione dei talenti.
Database dei candidati
Le informazioni sui candidati, comprese le eventuali interazioni con loro, vengono conservate (anche se è opportuno verificare per quanto tempo sia legalmente consentito conservarle), permettendoti di creare un database dei candidati e coltivare le relazioni nel tempo. Per questo motivo gli ATS vengono talvolta definiti anche software per database di selezione.
Importazione dei curriculum
Dopo che i candidati hanno iniziato a rispondere al tuo annuncio di lavoro, è probabile che tu riceva curriculum da molte fonti.
Alcuni candidati potrebbero persino scegliere il metodo tradizionale e inviare il proprio curriculum per posta o consegnarti una copia cartacea.
La migliore soluzione ATS offrirà opzioni flessibili per l'importazione, dalla scansione di copie cartacee all'inserimento nel database delle candidature provenienti da Indeed. (L'utilizzo di un software per lo screening dei curriculum complementare può inoltre rendere questo processo più efficiente se si gestiscono grandi volumi di candidati).
Il software ATS semplifica la raccolta di tutte le candidature in un unico luogo.
I curriculum elettronici vengono importati rapidamente nel sistema, le copie cartacee vengono trasformate in documenti digitali che possono essere analizzati alla ricerca di parole chiave pertinenti e di indicatori relativi all'esperienza, mentre i dati provenienti da siti web esterni vengono trasformati in informazioni utili e leggibili per l'utente finale.
Analisi dei curriculum
La funzione di analisi dei curriculum è ideale quando si ricevono moltissime candidature, poiché consente di analizzare rapidamente centinaia di curriculum utilizzando criteri preselezionati.
Una scansione ATS è inoltre utile per trovare le informazioni pertinenti ovunque si trovino nel documento.
Sebbene esistano alcuni standard per il formato dei curriculum, ogni curriculum è diverso. Ad esempio, alcune persone elencano le proprie competenze sotto ogni esperienza lavorativa, mentre altre creano un'intestazione separata per elencarle alla fine.
La funzione di analisi dei curriculum estrae le parole chiave da ogni curriculum, indipendentemente dal formato, e categorizza ogni candidato in base a quanto corrisponde alla descrizione del lavoro.
Programmazione dei colloqui
L'ATS può sincronizzarsi con i calendari e utilizzare un software integrato per la programmazione dei colloqui per automatizzare la programmazione dei colloqui e l'invio delle informazioni e dei promemoria necessari.
Monitoraggio dei candidati
Un sistema ATS aiuta il team delle risorse umane a tenere traccia delle persone contattate, della fase in cui si trova ciascun candidato e di quando potrebbe essere opportuno effettuare un ricontatto. Ciò contribuisce a semplificare il processo di assunzione e garantisce una buona esperienza per i candidati.
Analisi dei dati
Se il tuo team HR deve raggiungere determinati obiettivi numerici, la piattaforma ATS dovrebbe essere in grado di monitorare e rendicontare anche questi dati.
Potrai monitorare e rendicontare informazioni chiave relative agli indicatori della selezione, come quali fonti sono più efficaci e in quale fase il maggior numero di candidati abbandona il processo.
Le analisi più avanzate potrebbero avere un costo maggiore, quindi assicurati di verificare cosa è incluso nei prezzi dell'ATS.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un ATS?
Ne parliamo più approfonditamente nel nostro articolo sui vantaggi degli ATS, ma in sintesi l'utilizzo di un ATS può portare alla tua organizzazione i seguenti vantaggi:
- Efficienza e risparmio di tempo: centralizza la gestione dei dati e semplifica il processo di assunzione.
- Migliore esperienza per i candidati: semplifica il processo di candidatura e automatizza le comunicazioni, contribuendo a migliorare l'esperienza dei candidati.
- Maggiore organizzazione e collaborazione: standardizza i processi e migliora la collaborazione all'interno del team.
- Rendicontazione e analisi avanzate: strumenti integrati di analisi della selezione che forniscono informazioni basate sui dati e garantiscono la conformità.
- Scalabilità: gestisce volumi elevati e flussi di lavoro HR personalizzabili.
- Riduzione dei costi: riduce la dipendenza dai recruiter e i costi amministrativi.
- Migliore qualità dei candidati: ottimizza la pubblicità degli annunci di lavoro e migliora la corrispondenza delle competenze.
Nel complesso, un ATS semplifica la selezione, migliora le decisioni di assunzione e rafforza la strategia di selezione.
Molte aziende utilizzano software ATS?
Almeno il 40% delle aziende utilizza attualmente una piattaforma ATS. Tuttavia, questa percentuale è in aumento, poiché le aziende di tutto il mondo si stanno concentrando sull'acquisizione di una maggiore rilevanza tecnologica nell'era di Internet, dei grandi volumi di dati e degli ecosistemi online.
La maggior parte delle grandi aziende utilizza da tempo ATS o altri tipi di software per la selezione, sia che si tratti di un sistema esterno, sia di un portale per i candidati integrato nel proprio software HR.
Tuttavia, fortunatamente, oggi sono disponibili opzioni che consentono alle aziende di piccole e medie dimensioni di investire in questi sistemi e ottenerne i vantaggi.
Per questo abbiamo compilato questo utile elenco dei migliori sistemi di tracciamento dei candidati per le piccole imprese.
Un'esperienza di assunzione migliore per entrambe le parti
Il software ATS può farvi risparmiare tempo e, di conseguenza, denaro, automatizzando gran parte del processo di assunzione di nuovi dipendenti.
Ciò è particolarmente vero per i moderni sistemi ATS basati sull'intelligenza artificiale, che possono accelerare notevolmente il processo di selezione dei candidati.
Ciò che è più efficiente per i team addetti alle assunzioni lo è anche per i candidati, e gli ATS probabilmente miglioreranno l'esperienza dei candidati e contribuiranno a garantire che nessuno venga trascurato. Tuttavia, è importante scegliere l'ATS più adatto alle proprie esigenze.
Per ulteriori approfondimenti sui software HR e sulle migliori pratiche, iscrivetevi alla newsletter di People Managing People.
