7 Modi Per Migliorare Le Relazioni Con I Dipendenti Nella Tua Organizzazione

Le relazioni con i dipendenti sono uno dei pilastri fondamentali delle risorse umane e, anche se può sembrare semplice, la realtà è molto più sfumata, anche per i professionisti più esperti!

Come Migliorare le Relazioni con i Dipendenti nella Tua Organizzazione

Negli anni, ho imparato che il segreto per buone relazioni con i dipendenti sono sistemi e processi come revisioni delle performance regolari e comunicazione aperta.

Mantenere buone relazioni con i dipendenti è molto più facile e i membri del team sono generalmente più soddisfatti quando le aziende hanno sistemi che garantiscono feedback e comunicazione regolari tra dipendenti e dirigenti, opportunità di crescita, riconoscimento e benessere.

1. Migliora la preparazione dei manager come primo punto di contatto per le relazioni con i dipendenti

I manager sono fondamentali nel mantenere buone relazioni con i dipendenti in quanto sono il punto di riferimento immediato per la maggior parte delle questioni dei lavoratori.

Nella mia esperienza, essere il punto di contatto principale per le relazioni con i dipendenti non è qualcosa di innato per la maggior parte dei manager ma, fortunatamente, ho scoperto che si può apprendere rapidamente. 

Ho sviluppato un kit di strumenti per leader che ho condiviso come parte di una più ampia "formazione per nuovi leader" nel mio ultimo ruolo e attualmente sto lavorando a un'iniziativa simile. 

Ecco cosa include: 

Gestione del Tempo e Delegazione

I nostri manager sono spesso coinvolti in molte attività diverse, quindi la gestione del tempo e la delega sono fondamentali per gestire efficacemente il carico di lavoro e avere il tempo necessario per guidare i propri team. Gli strumenti per la gestione del tempo aiutano a stabilire le priorità e piattaforme come Asana e Trello sono ottime per la gestione dei progetti e la collaborazione. 

La delega è fondamentale per gestire il proprio tempo ed è un altro aspetto della gestione che si apprende con l’esperienza. Incoraggio i manager a identificare le attività che possono essere delegate ad altri membri del team e a stabilire aspettative chiare per il loro completamento. 

Fornire Feedback

I manager possono favorire il feedback regolare dei dipendenti programmando incontri individuali regolari con i propri collaboratori diretti. 

Ricordo ai manager di fornire sempre sia feedback positivi che costruttivi ai membri del proprio team. Questo aiuta a migliorare coinvolgimento e morale del team, dando ai dipendenti l'opportunità di sentirsi ascoltati.

Anche i software di feedback per i dipendenti possono aiutare in questo processo.

Gestione dei Conflitti

Ho sviluppato un processo chiaro e semplice per gestire i conflitti tra i responsabili e i loro dipendenti. Questo processo è facilmente comprensibile da tutti e si adatta perfettamente alla cultura della nostra organizzazione. 

Il processo inizia con una politica di “porta aperta” in cui i dipendenti sono incoraggiati a rivolgersi ai responsabili per esprimere le proprie preoccupazioni. 

Viene organizzato un colloquio in cui entrambe le parti hanno la possibilità di parlare a turno, sapendo che non verranno interrotte durante il loro intervento. 

Entrambe le parti si impegnano ad ascoltare pienamente, senza preparare la controreplica. Al termine, insieme decidono quale sarà la strada da percorrere. 

Tutti comprendono che le Risorse Umane o un manager di livello superiore vengono coinvolti solo dopo che questo processo è stato completato in buona fede. 

Conformità Legale

Infine, offro una panoramica delle responsabilità legali che comporta essere un manager.

Familiarizzo i nuovi manager con le politiche HR, le leggi sul lavoro e la formazione per la prevenzione della discriminazione e delle molestie. Soprattutto, ricordo ai manager che l’HR è qui per supportarli e che non devono affrontare queste situazioni da soli. 

Idealmente, ogni nuovo manager dovrebbe ricevere la formazione esatta di cui ha bisogno prima di essere promosso a un ruolo di responsabilità sulle persone. Sfortunatamente, però, spesso non è così.

Come HR, possiamo offrire coaching e formazione ai manager di tutti i livelli per aiutarli a gestire situazioni difficili.

2. Crea un rapporto con i dipendenti come HR e diventa un partner di fiducia

Per essere davvero efficace, l’HR deve essere un partner di fiducia per i dipendenti a tutti i livelli dell’organizzazione.

Raggiungo questo obiettivo fornendo indicazioni chiare e coerenti, mantenendo sempre standard professionali e trattando i dipendenti in modo equo. 

Quando ho iniziato in una nuova posizione lo scorso anno, dovevo guadagnarmi la fiducia di diversi leader chiave che erano riluttanti a collaborare con me. 

Anche se a volte era frustrante e mi sembrava di dover dimostrare il mio valore continuamente, alla fine sono riuscita a costruire un rapporto e a guadagnare la loro fiducia.

Per comunicare con quei leader chiave, ho dovuto prendere l’iniziativa di fissare degli incontri con loro, invece di aspettare che venissero da me. 

Ho così potuto stabilire l’ordine del giorno e, durante quei primi incontri, ho chiesto loro quali erano gli obiettivi e le criticità del loro dipartimento. Questo mi ha permesso di dimostrare il mio valore aiutandoli in modi specifici e pertinenti.

Altri modi per costruire fiducia:

Acquisire competenze di business

Acquisire competenze di business è fondamentale per poter fornire coaching e consulenze informate a manager e dipendenti. 

Puoi acquisire conoscenze sul settore in diversi modi:

• Entrando a far parte di un gruppo di networking professionale del settore e iscrivendoti a newsletter di settore.
• Familiarizzando con il modello di business della tua organizzazione
• Analizzando i bilanci per comprendere la situazione finanziaria della tua organizzazione.

Conosci i tuoi team

Inoltre, conoscere meglio i team che supporti e imparare come funzionano le loro dinamiche ti offre una prospettiva preziosa quando emergono delle problematiche. 

Questo inoltre rende la funzione HR più visibile ai dipendenti e li aiuta a comprendere il ruolo che l’HR ricopre nell’organizzazione, poiché spesso viene frainteso dai dipendenti.

Per farlo, puoi incontrare i team e i dipendenti per conoscere le loro mansioni. Chiedi ai manager di includerti in una riunione del team in modo da poter essere presentato al gruppo e fornire una panoramica del tuo ruolo, e organizza delle “office hours” in un dipartimento, sia virtualmente che di persona, durante le quali sei disponibile esclusivamente a quel team. 

3. Comunicazione chiara e continua

Ho scoperto che una comunicazione incoerente è spesso la causa principale di molti problemi nelle relazioni con i dipendenti. 

Incoraggia una comunicazione aperta tra tutti i livelli di leadership e i dipendenti, non solo tra i manager di prima linea e i loro diretti riporti. 

Come ho accennato sopra, una politica della “porta aperta” può aiutare a facilitare questo obiettivo, ma rappresenta solo il primo passo per costruire una cultura di comunicazione aperta.

Altri modi per facilitare una comunicazione aperta e coerente:

• Politiche e linee guida di comunicazione chiare: Questo include la definizione dei canali preferiti per i diversi tipi di comunicazione (email, riunioni, sistemi di messaggistica interna, intranet) e la creazione di aspettative sui tempi di risposta.
• Formazione: L’HR può fornire formazione a manager e dipendenti sulle abilità di comunicazione efficace per assicurarsi che siano in grado di trasmettere messaggi in modo chiaro ed efficace.
• Meccanismi di feedback: L’implementazione di sistemi per il feedback dei dipendenti, come sondaggi e colloqui di permanenza, permette ai dipendenti di condividere costantemente le proprie opinioni e suggerimenti.

4. Revisioni regolari delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono importanti per le relazioni con i dipendenti perché offrono una piattaforma formale per dare feedback (cosa che i dipendenti desiderano molto).

Effettuare revisioni regolari delle prestazioni dei dipendenti aiuta a identificare aree di miglioramento e a riconoscere i risultati raggiunti.

Un ciclo di valutazione delle prestazioni efficace è quello in cui i dipendenti sanno cosa aspettarsi e non ci sono sorprese alla fine dell'anno.

Le aspettative, gli obiettivi e le misurazioni delle performance sono resi disponibili ai dipendenti e i manager si assicurano che siano pienamente compresi.

I manager e i dipendenti dovrebbero incontrarsi regolarmente durante l'anno per rivedere i progressi rispetto alle principali misurazioni delle performance. La frequenza di questi incontri dovrebbe essere almeno trimestrale e può essere più elevata se necessario.

Questi incontri ricorrenti sono essenziali per un processo di valutazione delle performance di successo ed efficace. La valutazione di fine anno dovrebbe quindi essere un riepilogo di tutte le revisioni precedenti effettuate durante l’anno. 

Software di gestione delle performance come Workday o BambooHR aiuta a formalizzare e semplificare il processo, se non si dispone già di una piattaforma come parte della propria suite HRIS.

Altri metodi per garantire feedback regolare e connessione:

• Check-in regolari 1:1 tra manager e collaboratori diretti
• Fornire formazione su come fornire e ricevere feedback efficace.

5. Sviluppa un programma di riconoscimento per i dipendenti

I programmi di riconoscimento dei dipendenti facilitano l’apprezzamento e il riconoscimento degli sforzi dei dipendenti che contribuiscono allo scopo, alla missione e ai valori dell’organizzazione.

Un programma di riconoscimento formale aiuta a migliorare la morale e la motivazione dei dipendenti e fornisce dati per valutare l’efficacia del programma.

Un buon programma di riconoscimento dei dipendenti 

• Personalizzato: Permette ai dipendenti di essere riconosciuti in un modo che apprezzano, con incentivi che li motivano.
• Favorisce il riconoscimento tra pari: Questo favorisce una cultura dell’apprezzamento a tutti i livelli e può essere più significativo poiché i colleghi osservano da vicino il lavoro degli altri.
• Criteri e processi trasparenti: Comunicare chiaramente come i dipendenti possono essere riconosciuti. Criteri e processi trasparenti evitano confusione e garantiscono equità.
• Coinvolgimento della leadership: Leader e manager partecipano attivamente al programma, segnalando l’importanza del riconoscimento nella cultura aziendale.

La tua organizzazione potrebbe già disporre di un software di riconoscimento dei dipendenti. In tal caso, revisiona l'utilizzo e analizza le tendenze per determinare il livello di utilizzo. 

Se l’utilizzo è scarso, promuovi la piattaforma e le motivazioni per utilizzarla. Fornisci esempi dei comportamenti che vuoi vedere riconosciuti e evidenzia le opzioni di incentivi disponibili.

Come sempre, i comportamenti iniziano dall’alto, quindi i manager senior devono dare il buon esempio!

6. Garantire il benessere dei dipendenti

Nessuno apprezza l’essere sfruttato fino allo sfinimento e stress e burnout sono problemi reali nel mondo del lavoro moderno.

Modi per promuovere il benessere:

• Modalità di lavoro flessibili: Lavoro da remoto, orari flessibili e job sharing sono molto apprezzati dai dipendenti per l’equilibrio tra lavoro e vita privata.
• Fornire chiarezza: Chiarezza rispetto al ruolo e alle aspettative aiuta a ridurre l’incertezza e lo stress.
• Fornire feedback regolari: Aiuta nuovamente a ridurre l’incertezza e garantisce che i dipendenti stiano dando la giusta priorità alle attività.
• Ascoltare: L’ascolto dei dipendenti aiuta a individuare preoccupazioni e raccogliere feedback per creare una migliore esperienza lavorativa.
• Fornire risorse di supporto: Offri risorse e supporto che possano aiutare i dipendenti nei momenti difficili, come accesso a servizi di consulenza, giornate per la salute mentale o flessibilità negli orari.
• Monitorare i carichi di lavoro: Garantire che i dipendenti non siano costantemente sovraccaricati di lavoro. Revisiona regolarmente i carichi di lavoro e, se necessario, redistribuisci le attività per prevenire il burnout.

Probabilmente la tua azienda offre già un employee assistance program (EAP) per fornire supporto ai dipendenti che possono avere difficoltà personali o legate al lavoro.

In questo caso, promuovi l’EAP a manager e dipendenti, mettendo in evidenza alcune delle risorse disponibili. I programmi di assistenza ai dipendenti sono poco utilizzati e spesso i dipendenti non sanno quali servizi siano effettivamente disponibili tramite un EAP.

7. Affronta le situazioni difficili con empatia

Mostrare empatia sul lavoro richiede che le risorse umane siano accessibili, comprensive e disposte a fornire supporto ai dipendenti quando ne hanno più bisogno.

Modi in cui le risorse umane possono promuovere l'empatia:

• Ascolto attivo: ascoltare i dipendenti senza giudicare e offrire supporto o risorse per aiutarli ad affrontare i loro problemi o preoccupazioni. È possibile validare i sentimenti e le emozioni della persona senza necessariamente approvarne il comportamento.
• Politiche e pratiche inclusive: promuovere e implementare politiche e pratiche che siano inclusive e che tengano conto delle diverse esigenze di tutti i dipendenti.
• Comunicazione aperta e accessibile: creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le loro preoccupazioni e problematiche. Le risorse umane dovrebbero essere accessibili e disponibili per conversazioni, sia formali che informali. È possibile anche utilizzare software di comunicazione per i dipendenti.
• Sensibilità culturale: essere consapevoli e sensibili alle differenze culturali sul luogo di lavoro. Questo include comprendere vari punti di vista culturali e adattare la comunicazione e il supporto di conseguenza.

Vantaggi e sfide delle relazioni con i dipendenti

Mantenere relazioni positive con i dipendenti non è semplice, ma ho riscontrato che le strategie sopra descritte aiutano a renderlo più semplice e più coerente in tutta l'organizzazione.

È un po' come nei reality show: ad alcune persone piace molto e ad altre proprio no (e l'analogia non si ferma qui!).

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Vantaggi di relazioni solide con i dipendenti

• Coinvolgimento dei dipendenti: i dipendenti si sentiranno più valorizzati e seguiti, e questo aumenterà il loro coinvolgimento.
• Meno conflitti: tutti i meccanismi di comunicazione e feedback che avete messo in atto per aumentare la trasparenza e l'allineamento dovrebbero portare a una riduzione dei conflitti e a meno indagini.
• Migliorare la cultura organizzativa: in tutta l'organizzazione ci saranno connessioni migliori, creando una cultura più solida.
• Inclusività: i lavoratori a tutti i livelli si sentiranno più inclusi e maggiormente investiti nella missione dell'organizzazione.

Sfide comuni nelle relazioni con i dipendenti 

Naturalmente, anche la migliore strategia di relazioni con i dipendenti non può eliminare tutti i problemi.

Ecco le sfide più comuni a cui prestare attenzione: 

• Controversie salariali & sottrazione di stipendio 
• Violazioni sui benefit
• Violazioni sulla sicurezza
• Molestie 
• Favoritismo.

Non esiste un piano infallibile per farlo bene al 100% delle volte e questo richiede che i responsabili delle relazioni con i dipendenti facciano affidamento sulla propria intuizione ed esperienza per avere successo (anche l'elenco sopra aiuterà).

È un'area che è fondamentale gestire in modo efficace e richiede molto impegno e lavoro, ma se ben eseguita i risultati ripagano tutto lo sforzo. 

Migliora le relazioni con i dipendenti per sempre

Le sette strategie discusse in questo articolo possono contribuire in modo significativo a favorire un ambiente di lavoro positivo.

Implementando queste strategie, i team di risorse umane possono contribuire a costruire forti relazioni tra i dipendenti e l'azienda, portando a una forza lavoro più coinvolta e produttiva. 

Con i giusti sistemi e processi, è possibile aiutare la propria organizzazione a mantenere rapporti sani con i dipendenti e creare una cultura che supporta e valorizza i lavoratori, portando infine a un'organizzazione più di successo e sostenibile.

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