7 Modi Per Migliorare le Relazioni con i Dipendenti nella Tua Organizzazione

Basandomi su oltre 10 anni di esperienza, discuterò dei vari modi in cui i professionisti HR possono migliorare le relazioni con i dipendenti e favorire un ambiente di lavoro positivo.

Implementando le strategie illustrate in questo articolo, costruirai un forte legame tra l'organizzazione e i dipendenti, portando ad una forza lavoro più coinvolta e produttiva.

Cosa sono le relazioni con i dipendenti?

Employee relations (ER) significa bilanciare le esigenze e i desideri del datore di lavoro con quelli dei dipendenti, sia collettivamente che individualmente. Un buon dipartimento delle risorse umane favorirà una esperienza lavorativa positiva assicurando al contempo la conformità e la tutela per l’azienda.

Mantenere buoni rapporti tra datore di lavoro e dipendenti è fondamentale per la produttività e le prestazioni, la fidelizzazione dei dipendenti e una forte cultura aziendale.

ER è uno dei pilastri fondamentali delle risorse umane e, anche se può sembrare semplice, la realtà è molto più sfumata, anche per i professionisti più esperti!

Come migliorare le relazioni con i dipendenti nella tua organizzazione

Negli anni ho imparato che il segreto per buone relazioni con i dipendenti sono sistemi e processi come le valutazioni regolari delle prestazioni e la comunicazione aperta.

Mantenere buone relazioni con i dipendenti è molto più facile, e i membri del team sono generalmente più soddisfatti, quando le aziende hanno sistemi per garantire che dipendenti e leader siano coinvolti in feedback e comunicazioni regolari, opportunità di sviluppo, riconoscimenti e benessere.

1. Fornire ai manager gli strumenti per essere il primo riferimento per le relazioni con i dipendenti

I manager sono fondamentali nel mantenimento di buone relazioni con i dipendenti in quanto rappresentano il punto di riferimento diretto per la maggior parte delle problematiche dei dipendenti.

Secondo la mia esperienza, essere il primo riferimento per le relazioni con i dipendenti non viene naturale alla maggior parte dei manager ma, fortunatamente, ho riscontrato che può essere appreso rapidamente. 

Ho sviluppato un kit per i leader che ho condiviso come parte di una più ampia “formazione per nuovi leader” nel mio ultimo incarico e sto lavorando a un’iniziativa simile in questo momento. 

Ecco cosa include: 

Gestione del tempo e delega

I nostri manager sono spesso coinvolti su molti fronti diversi quindi la gestione del tempo e la delega sono fondamentali per riuscire a gestire efficacemente il proprio carico di lavoro e avere il tempo di seguire i propri team. Gli strumenti di gestione del tempo possono aiutare a stabilire le priorità, e piattaforme come Asana e Trello sono ottime per la gestione di progetti e la collaborazione. 

La delega è essenziale per la gestione del tempo ed è un altro aspetto della gestione che spesso si apprende con l’esperienza. Incoraggio i manager a identificare compiti delegabili ad altri membri del team e a fissare aspettative chiare per il loro completamento. 

Feedback

I manager possono promuovere un feedback regolare dai dipendenti programmando incontri individuali periodici con i propri diretti riferimenti. 

Ricordo sempre ai manager di fornire sia feedback positivi che costruttivi ai membri del loro team. Questo può contribuire a migliorare l’engagement e il morale a livello di team offrendo ai dipendenti la possibilità di sentirsi ascoltati.

Anche il software per il feedback dei dipendenti può essere d’aiuto in questo processo.

Gestione dei conflitti

Ho sviluppato un processo chiaro e semplice per gestire i conflitti tra i responsabili delle persone e i loro collaboratori. Questo processo è facilmente comprensibile da tutti i dipendenti e si adatta alla cultura della nostra organizzazione. 

Il processo parte da una politica di “porta aperta” che incoraggia i dipendenti a rivolgersi alla direzione in caso di preoccupazioni. 

Si svolge un confronto in cui entrambe le parti hanno il loro spazio per parlare, durante il quale sanno che non saranno interrotte dall’altra. 

Entrambe le parti si impegnano ad ascoltare completamente e a non preparare la propria replica. Dopo che entrambe le parti hanno avuto modo di parlare, insieme decidono come dovrebbe essere il futuro percorso. 

Tutti sanno che le Risorse Umane o un leader di secondo livello vengono coinvolti solo dopo che questo processo è stato completato in buona fede. 

Conformità legale

Infine, offro una panoramica delle responsabilità legali che comporta il ruolo di manager.

Presento ai nuovi manager le politiche delle Risorse Umane, le leggi sul lavoro e la formazione sulla prevenzione della discriminazione e delle molestie. Ancora più importante, ricordo ai manager che le Risorse Umane sono qui per supportarli e che non devono affrontare tutto questo da soli. 

Idealmente, ogni nuovo manager dovrebbe ricevere la formazione di cui ha bisogno prima di essere promosso a un ruolo di gestione delle persone. Sfortunatamente, però, spesso non è così.

Come Risorse Umane, possiamo fornire coaching e formazione ai manager di ogni livello per aiutarli a gestire situazioni difficili.

2. Costruire rapporti con i dipendenti come HR e diventare un partner affidabile

Per essere efficaci, le Risorse Umane devono essere un partner di fiducia per i dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione.

Raggiungo questo obiettivo essendo chiaro e coerente nelle mie indicazioni, mantenendo sempre standard professionali e trattando i dipendenti in modo equo. 

Quando ho iniziato un nuovo ruolo l'anno scorso, dovevo guadagnare la fiducia di diversi leader chiave che erano titubanti a collaborare con me. 

Anche se a volte è stato frustrante, e avevo la sensazione di dover dimostrare continuamente il mio valore, alla fine ho costruito relazioni e guadagnato la loro fiducia.

Nel comunicare con quei leader chiave, ho dovuto prendere l'iniziativa di fissare io degli incontri con loro anziché aspettare che venissero da me. 

Così ho potuto fissare l'agenda e sono arrivato a quei primi incontri chiedendo quali fossero gli obiettivi e i punti critici dei loro dipartimenti. Questo mi ha permesso di dimostrare il mio valore aiutandoli in modi specifici e rilevanti.

Altri modi per costruire fiducia:

Acquisire competenze aziendali

L'acquisizione di competenze aziendali è fondamentale per poter affiancare e consigliare manager e dipendenti in modo informato. 

Puoi acquisire conoscenza del settore:

• Entrando a far parte di un gruppo di networking professionale di settore e iscrivendoti a newsletter dedicate.
• Familiarizzando con il modello di business della tua organizzazione
• Analizzando i bilanci e le situazioni finanziarie per comprendere la posizione economica dell’organizzazione.

Conosci i tuoi team

Inoltre, diventa familiare con i team che supporti e apprendi le loro dinamiche: ciò ti offre una prospettiva preziosa quando emergono problemi. 

Porta anche maggior visibilità alle Risorse Umane verso i dipendenti e li aiuta a comprendere il ruolo svolto dalle HR nell'organizzazione, dato che spesso è frainteso dai dipendenti.

Puoi farlo incontrando i team e i dipendenti per conoscere i loro ruoli. Chiedi ai manager di invitarti a una riunione di team in modo da poterti presentare e dare una panoramica del tuo ruolo, e pianifica degli “orari di ricevimento” in un dipartimento, virtualmente o di persona, in cui essere disponibile esclusivamente per quel team. 

3. Comunicazione chiara e continua

Ho riscontrato che una comunicazione incoerente sia la causa principale di molti problemi nelle relazioni con i dipendenti. 

Incoraggia una comunicazione aperta tra tutti i livelli di leadership e dipendenti, non solo tra i manager in prima linea e i loro riporti diretti. 

Come già menzionato sopra, la politica della “porta aperta” può facilitare questo processo, ma rappresenta solo il primo passo nella costruzione di una cultura della comunicazione aperta.

Altri modi per favorire una comunicazione aperta e coerente:

• Politiche e linee guida chiare per la comunicazione: Questo include la definizione dei canali preferiti per i diversi tipi di comunicazione (email, riunioni, sistemi di messaggistica interna, intranet) e la definizione delle aspettative per i tempi di risposta.
• Formazione: Le Risorse Umane possono fornire formazione a manager e dipendenti sulle abilità di comunicazione efficace, per assicurarsi che siano in grado di trasmettere i propri messaggi in modo chiaro ed efficiente.
• Meccanismi di feedback: Implementare sistemi per il feedback dei dipendenti, come sondaggi e colloqui di permanenza, consente ai dipendenti di dare il proprio contributo e feedback in modo costante.

4. Valutazioni periodiche delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono importanti per le relazioni con i dipendenti poiché offrono una piattaforma formale per il feedback (cosa che i dipendenti desiderano).

Condurre regolari valutazioni delle prestazioni dei dipendenti aiuta a identificare le aree di miglioramento e a riconoscere i risultati ottenuti.

Un ciclo efficace di valutazione delle prestazioni è quello in cui i dipendenti sanno cosa aspettarsi e non ci sono sorprese alla fine dell'anno.

Le aspettative, gli obiettivi e le misure di prestazione vengono rese disponibili ai dipendenti, e i manager si assicurano che siano pienamente comprese.

I manager e i dipendenti dovrebbero incontrarsi regolarmente durante l'anno per esaminare i progressi sulle principali misure di prestazione. La cadenza di questi incontri dovrebbe essere almeno trimestrale e può essere più frequente se necessario.

Questi incontri ricorrenti sono essenziali per un processo di valutazione delle prestazioni di successo ed efficace. La valutazione di fine anno dovrebbe quindi essere un riassunto di tutte le valutazioni precedenti avvenute durante l'anno. 

Un software di gestione delle prestazioni come Workday o BambooHR aiuta a formalizzare e semplificare il processo, se non si dispone già di una piattaforma come parte della propria suite HRIS.

Altri metodi per garantire feedback regolari e connessione:

• Check-in 1:1 regolari tra manager e collaboratori diretti
• Fornire formazione sull’erogazione e la ricezione di feedback efficaci.

5. Sviluppa un programma di riconoscimento dei dipendenti

I programmi di riconoscimento dei dipendenti facilitano il riconoscimento e l'apprezzamento degli sforzi di coloro che contribuiscono allo scopo, alla missione e ai valori dell'organizzazione.

Un programma di riconoscimento formale aiuta a migliorare il morale e la motivazione dei dipendenti e fornisce dati per valutare l’efficacia del programma.

Un buon programma di riconoscimento dei dipendenti 

• Personalizzato: Consente ai dipendenti di essere riconosciuti in un modo che apprezzano, con incentivi che li motivano.
• Favorisce il riconoscimento tra pari: Questo promuove una cultura di apprezzamento a tutti i livelli e può essere più significativo poiché i colleghi vedono da vicino il lavoro degli altri.
• Criteri e processo trasparenti: Comunica chiaramente come i dipendenti possono essere riconosciuti. Criteri e processi trasparenti evitano confusione e garantiscono equità.
• Coinvolgimento della leadership: Leader e manager partecipano attivamente al programma a dimostrazione della rilevanza del riconoscimento nella cultura aziendale.

La tua organizzazione potrebbe già disporre di un software per il riconoscimento dei dipendenti. In tal caso, verifica l’utilizzo e analizza le tendenze per determinarne l’effettivo impiego. 

Se l’utilizzo è scarso, promuovi la piattaforma e le motivazioni per cui usarla. Fornisci esempi dei comportamenti che desideri vengano riconosciuti e metti in evidenza le opzioni di incentivo disponibili.

Come sempre, i comportamenti partono dall’alto: i dirigenti senior devono dare il buon esempio!

6. Garantire il benessere dei dipendenti

Nessuno apprezza essere sfruttato fino allo stremo: stress e burnout sono problemi reali nell’ambiente di lavoro moderno.

Modi per promuovere il benessere:

• Modalità di lavoro flessibili: Lavoro da remoto, orari flessibili e job sharing sono molto apprezzati dai dipendenti per il bilanciamento tra lavoro e vita personale.
• Fornire chiarezza: Chiarezza sul ruolo e sulle aspettative aiuta a ridurre l’incertezza e lo stress.
• Fornire feedback regolari: Anche questo aiuta a eliminare l’incertezza e garantisce che i dipendenti diano le giuste priorità.
• Ascoltare: L’ascolto dei dipendenti aiuta a individuare criticità e raccoglie feedback per creare una migliore esperienza lavorativa.
• Fornire risorse di supporto: Offri risorse e sostegno che possano aiutare i dipendenti nei momenti difficili, come accesso a servizi di consulenza, giornate di salute mentale o maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro.
• Monitorare i carichi di lavoro: Assicurati che i dipendenti non siano costantemente sovraccarichi di lavoro. Rivedi regolarmente i carichi di lavoro e ridistribuisci i compiti se necessario per prevenire il burnout.

È probabile che la tua azienda offra già un programma di assistenza ai dipendenti (EAP) per fornire supporto a chi affronta difficoltà personali o legate al lavoro.

In tal caso, promuovi l’EAP a manager e dipendenti mettendo in evidenza alcune delle risorse disponibili. I Programmi di Assistenza ai Dipendenti sono spesso sottoutilizzati e molti non si rendono conto delle opportunità offerte da un EAP.

7. Affronta le situazioni difficili con empatia

Mostrare empatia sul lavoro richiede che le risorse umane siano disponibili, comprensive e disposte a offrire supporto ai dipendenti nei momenti in cui ne hanno più bisogno.

Modi in cui le risorse umane possono promuovere l'empatia:

• Ascolto attivo: ascoltare i dipendenti senza giudicare e offrire supporto o risorse per aiutarli ad affrontare i loro problemi o preoccupazioni. È possibile convalidare i sentimenti e le emozioni della persona senza necessariamente approvarne il comportamento.
• Politiche e pratiche inclusive: promuovere e implementare politiche e pratiche che siano inclusive e tengano conto delle diverse esigenze di tutti i dipendenti.
• Comunicazione aperta e disponibile: creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le loro preoccupazioni e i loro problemi. Le risorse umane dovrebbero essere disponibili e accessibili per le conversazioni, siano esse formali o informali. Si può anche utilizzare un software di comunicazione interna.
• Sensibilità culturale: essere consapevoli e sensibili alle differenze culturali presenti sul luogo di lavoro. Questo include comprendere le diverse prospettive culturali e adattare di conseguenza la comunicazione e il supporto.

Vantaggi e Sfide delle Relazioni con i Dipendenti

Mantenere relazioni positive con i dipendenti non è semplice, ma ho riscontrato che le strategie sopra menzionate aiutano a renderlo più semplice e coerente all'interno dell'organizzazione.

È un po' come i reality show: a qualcuno piacciono moltissimo e ad altri proprio no (e potrebbe non essere nemmeno l'unica somiglianza!).

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Vantaggi di solide relazioni con i dipendenti

• Coinvolgimento dei dipendenti: I collaboratori si sentiranno più valorizzati e tutelati, con conseguente aumento del loro coinvolgimento.
• Meno conflitti: Tutti i meccanismi di comunicazione e feedback che si mettono in atto per aumentare la trasparenza e l'allineamento dovrebbero portare a una riduzione dei conflitti e a meno indagini interne.
• Miglioramento della cultura aziendale: Si instaureranno connessioni migliori in tutta l'organizzazione, creando una cultura più forte.
• Inclusività: I lavoratori di tutti i livelli si sentiranno più coinvolti e più partecipi della missione organizzativa.

Sfide comuni nelle relazioni con i dipendenti 

Naturalmente, anche la migliore strategia per le relazioni con i dipendenti non può annullare tutti i problemi.

Ecco le sfide più comuni a cui prestare attenzione: 

• Contenziosi salariali & furto di salario 
• Violazioni dei benefit
• Violazioni della sicurezza
• Molestie 
• Favoritismi.

Non esiste un piano infallibile che funzioni il 100% delle volte e ciò richiede ai responsabili delle relazioni con i dipendenti di utilizzare intuizione ed esperienza per avere successo (l'elenco di cui sopra aiuterà anch'esso).

Si tratta di un campo in cui è fondamentale agire correttamente e che richiede molto impegno e lavoro, ma se fatto efficacemente i risultati ripagano quanto investito. 

Migliora le Relazioni con i Dipendenti per Sempre

Le sette strategie discusse in questo articolo possono davvero favorire un ambiente di lavoro positivo.

Implementando queste strategie, i team HR possono contribuire a creare forti relazioni tra i dipendenti e l'azienda, portando ad una forza lavoro più coinvolta e produttiva. 

Con i sistemi e i processi giusti, puoi aiutare la tua organizzazione a mantenere relazioni sane con i dipendenti e a creare una cultura che supporti e dia potere ai lavoratori, conducendo in ultima analisi a un'organizzazione più di successo e sostenibile.

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