41 Politiche Chiave delle Risorse Umane & Best Practice (Con Esempi)
Quando una startup o una piccola impresa cresce, le sfide nella gestione delle risorse umane diventano sempre più complesse.
Con l’aumentare del numero di persone che si uniscono all’organizzazione, diventa sempre più difficile garantire coerenza e gestire le questioni dei dipendenti caso per caso. La soluzione è creare alcune politiche aziendali.
Questo articolo ti aiuterà a fare proprio questo—offrendoti una panoramica delle politiche e procedure delle risorse umane, completa di esempi.
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Iniziamo dalle basi.
Cosa sono le politiche delle risorse umane?
Le politiche delle risorse umane sono regole e processi che regolano il rapporto di lavoro tra datore di lavoro e dipendente. La creazione di politiche è uno dei pilastri fondamentali dell’HR.
Perché le politiche HR sono importanti?
Le politiche HR sono una parte importante di come è strutturata e regolamentata la tua azienda per garantire conformità e azioni coerenti con la cultura aziendale. Alcuni vantaggi delle politiche HR includono:
- Descrivere i diritti e i doveri sia dei datori di lavoro che dei dipendenti
- Guidare dipendenti e responsabili, chiarendo i comportamenti attesi
- Aiutare a promuovere un ambiente di lavoro felice e sano
- Fornire un quadro per la risoluzione di controversie e reclami
- Aiutare a rendere più efficienti diversi processi HR
- Contribuire a mantenere la conformità a leggi e regolamenti.
Chi gestisce le politiche HR?
Il team delle risorse umane di un’organizzazione (o chiunque sia responsabile delle attività HR) è spesso incaricato di creare e mantenere le politiche HR. La maggior parte delle politiche HR si applica a tutti i dipendenti fissi, temporanei, part-time e full-time.
Insieme alla creazione delle politiche HR, avrai bisogno di una piattaforma di gestione documentale o di un sistema di gestione delle politiche HR per aiutare il team HR a mantenere, gestire ed elaborare informazioni dettagliate sui dipendenti, documenti delle risorse umane, politiche e procedure.
I team HR possono utilizzare sistemi di gestione dei casi HR per monitorare la conformità alle politiche aziendali e risolvere le questioni in modo efficace.
Tipi di politiche HR
Esistono molti tipi di politiche e procedure HR di cui un’azienda (e i suoi dipendenti) può beneficiare implementando nel tempo, come salute e sicurezza, sicurezza aziendale, uso della tecnologia, comportamento dei dipendenti, permessi, selezione e assunzione, e cessazione del rapporto di lavoro.
Ecco alcuni esempi più dettagliati di politiche HR:
| Area della politica HR | Esempi specifici di politiche HR |
|---|---|
| Reclutamento e selezione | Diversità, Equità e Inclusione Pratiche di assunzione Promozioni e trasferimenti |
| Permessi e assenze | Ferie Festività nazionali Congedo familiare Congedo parentale Permessi per lutto Malattia / Congedo medico Permesso personale Giuria popolare |
| Salute, sicurezza e sicurezza aziendale | Salute e sicurezza Violenza in azienda Droghe e alcol Fumo Protocolli COVID-19 |
| Condotta dei dipendenti | Molestie Molestie sessuali Conflitto di interesse Riservatezza e non divulgazione Presenze e orari Pausa pranzo e intervalli Porta il tuo dispositivo Orario di lavoro Lavoro da remoto Codice di abbigliamento Luogo di lavoro senza armi |
| Gestione delle performance | Gestione delle performance Sviluppo professionale Lavoro "at-will" Cessazione del rapporto Provvedimenti disciplinari |
| Utilizzo delle tecnologie | Uso e sicurezza dei computer Dispositivi personali al lavoro Utilizzo dei social media per lavoro e personale Privacy dei dati |
| Viaggi di lavoro | Autorizzazione ai viaggi Rimborso spese Hotel e auto a noleggio Pasti e diaria Lavoro da remoto |
11 Benefici delle Politiche HR
Le politiche HR (Risorse Umane) possono svolgere un ruolo cruciale nella gestione efficace di un’organizzazione durante la sua crescita. Ecco alcuni dei benefici da considerare.
- Coerenza ed Equità: Le politiche HR garantiscono che tutti i dipendenti siano trattati in modo equo e coerente, il che aiuta a mantenere un senso di giustizia e uguaglianza importante per il morale e la soddisfazione dei dipendenti.
- Linee guida chiare: Queste politiche forniscono linee guida chiare per il processo decisionale e i comportamenti attesi. Questa chiarezza aiuta a ridurre confusione e malintesi tra dipendenti e dirigenti.
- Conformità legale e normativa: Le politiche HR aiutano le organizzazioni a rispettare le leggi sul lavoro locali e internazionali, offrendo protezione legale non solo per l’azienda ma anche per i suoi dipendenti—fondamentale per evitare problemi legali e multe.
- Efficienza migliorata: Le politiche standardizzate semplificano vari processi HR come reclutamento, onboarding e valutazioni delle prestazioni che possono portare a una maggiore efficienza.
- Risoluzione dei conflitti: Offrono un quadro di riferimento per affrontare e risolvere problemi e conflitti sul luogo di lavoro. Questo aiuta a mantenere un ambiente lavorativo armonioso.
- Gestione del rischio: Politiche HR ben definite aiutano a mitigare i rischi legati alle questioni lavorative. Forniscono linee guida su come gestire temi delicati come molestie, discriminazione e lamentele dei dipendenti.
- Gestione delle prestazioni: Le politiche HR aiutano a stabilire standard di prestazione chiari e costituiscono la base per la valutazione delle performance dei dipendenti. Questo contribuisce alla produttività complessiva dell’organizzazione.
- Cultura organizzativa: Le politiche aiutano a modellare la cultura di un’organizzazione. Definiscono le aspettative per i comportamenti e le interazioni, favorendo un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
- Sviluppo dei dipendenti: Le politiche relative a formazione e sviluppo assicurano che i dipendenti abbiano opportunità per apprendere e crescere, il che può aumentare la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione.
- Reclutamento e fidelizzazione: Politiche HR chiare possono rendere un’organizzazione più attraente per potenziali nuovi dipendenti. Inoltre, giocano un ruolo nel trattenere il personale garantendo un trattamento equo e offrendo un percorso di crescita e sviluppo.
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: Politiche che puntano al benessere, alla diversità e all’inclusione possono aumentare il coinvolgimento e l’impegno dei dipendenti verso l’organizzazione.
Le politiche HR sono fondamentali per il funzionamento fluido ed efficiente di un’organizzazione che cresce e si evolve. Forniscono la struttura per gestire efficacemente le persone in un ambiente di lavoro felice, produttivo e conforme alla legge.
Potenziali Svantaggi delle Politiche HR da Considerare
Le tue politiche HR possono avere effetti negativi se non sono scritte, implementate o gestite correttamente.
Ecco alcune possibili insidie da tenere d’occhio.
- Sovra-regolamentazione e burocrazia: Un eccesso di politiche HR può creare un ambiente di lavoro rigido e burocratico, soffocando creatività e innovazione, causando inefficienze e frustrazione a causa di processi decisionali lenti.
- Approccio unico per tutti: Politiche standardizzate possono non rispondere alle esigenze specifiche di diversi reparti o individui, portando a insoddisfazione e riducendo l’efficacia nel gestire sfide particolari.
- Resistenza al cambiamento: I dipendenti possono opporsi a politiche che percepiscono come troppo restrittive o non necessarie, soprattutto se vengono introdotte senza una comunicazione adeguata o il coinvolgimento del personale, portando a mancanza di adesione e possibili conflitti.
- Impatto negativo sul morale e sull’immagine aziendale: Politiche troppo rigide o punitive possono danneggiare il morale dei dipendenti e la reputazione dell’organizzazione come datore di lavoro, rendendo difficile attrarre e trattenere i migliori talenti.
- Rischi legali e di conformità: Politiche mal redatte, obsolete o non conformi possono generare cause legali e problemi di conformità HR, comportando rischi significativi per l’organizzazione.
Per ridurre questi svantaggi, è importante che le organizzazioni:
- Rivedano e aggiornino regolarmente le proprie politiche HR
- Si assicurino che vengano chiaramente comunicate e comprese
- Mantengano un equilibrio tra regolamentazione necessaria e flessibilità.
Coinvolgere i dipendenti nello sviluppo di queste politiche può anche aiutare a garantire che siano ben accolte e che rispondano ai bisogni della forza lavoro.
Una Politica HR è la Stessa Cosa di una Politica Aziendale o di una Linea Guida?
I termini “politica HR”, “politica aziendale”, “politica aziendale” e “politica sul posto di lavoro” sono spesso usati in modo intercambiabile e si riferiscono alla stessa cosa.
Tuttavia, alcune politiche aziendali possono riguardare operazioni più generali dell’organizzazione, e possono essere create e mantenute da un dipartimento diverso dalle Risorse Umane (ad esempio, accesso agli stabilimenti, sicurezza informatica, preparazione alle emergenze, ecc.).
Le policy sono un insieme di regole, non linee guida.
Secondo l’esperto HR Tim Reitsma, “Quando sento la parola policy, può essere letta come una parola restrittiva. Ma se sostituiamo ‘policy’ con ‘linea guida’, purtroppo non ha il peso che dovrebbe avere.”
Dove si trovano di solito le policy HR?
Una parte fondamentale della checklist per nuovi assunti e del programma di orientamento è rivedere, insieme al dipendente, le specifiche policy che potrebbero influire su di lui già dal primo giorno o durante la prima settimana.
Le policy HR possono esistere come documenti scritti, come policy digitali e/o stampabili, e in posizioni facilmente accessibili dai dipendenti.
Potrebbero essere salvate all’interno del software HR, oppure a volte in una intranet aziendale o su drive condivisi. Si trovano spesso nei contratti di lavoro, manuali del dipendente e manuali delle politiche aziendali. Tuttavia, il livello di dettaglio in ognuno di questi può variare.
Perché non tutte le policy HR sono incluse nel contratto di lavoro?
Il contratto di lavoro della tua azienda potrebbe definire a quante ferie ha diritto un membro del team, mentre una policy sulle ferie separata descriverebbe come un dipendente può richiederle, come vengono approvate, cosa succede se non vengono tutte utilizzate, ecc.
La separazione assicura che il contratto di lavoro non sia eccessivamente lungo e complesso. Ti permette inoltre di personalizzare alcuni aspetti dell’impiego di una persona, come il numero di giorni di ferie (contratto di lavoro), mantenendo questi elementi separati dalla policy generale sulle assenze (manuale del personale).
Documentare le policy al di fuori del contratto di lavoro consente anche di aggiornarle nel tempo, senza dover modificare il contratto di ogni singolo individuo.
È anche utile offrire una versione condensata del tuo manuale del dipendente specifica per i nuovi assunti, per evitare di sovraccaricarli di informazioni già dal primo giorno.
Quando dovresti sviluppare le policy per le risorse umane?
Alcune policy HR possono essere determinate dalle necessità dell’organizzazione o quando certi aspetti del rapporto di lavoro diventano troppo complessi per essere gestiti caso per caso.
Altre policy dovrebbero essere sviluppate in modo proattivo per guidare, responsabilizzare o proteggere i dipendenti; offrire chiarezza su questioni organizzative; o tutelare gli interessi più ampi dell’azienda.
Ecco alcune linee guida generali su quando dovresti creare delle policy HR.
Crea policy direttamente correlate al contratto di lavoro
Un buon punto di partenza è creare policy direttamente correlate ai benefit per i dipendenti e ai diritti e doveri sia del lavoratore che del datore di lavoro, così come vengono descritti nel contratto di lavoro.
Ad esempio, molti contratti di lavoro indicano chi ha diritto alle ferie, le varie tipologie di permessi e come il rapporto di lavoro può essere interrotto (ad esempio, rapporto di lavoro a volontà).
Le policy HR correlate approfondiranno in dettaglio le procedure relative a questi aspetti.
Consulta la sezione qui sotto per alcuni esempi utili a comprendere come l’implementazione delle policy sia diversa tra contratto di lavoro e manuale del dipendente.
Crea policy richieste dalle leggi sul lavoro
In caso di dubbio, utilizza le normative applicabili (provinciali/statali, federali) e le pratiche comuni delle relazioni di lavoro come ulteriore punto di partenza per creare la policy.
Esistono diverse norme legislative sia in Canada che negli Stati Uniti che stabiliscono i requisiti minimi che ogni datore di lavoro deve rispettare rispetto a molte di queste policy, per esempio:
Crea policy che abbiano un impatto positivo su dipendenti e organizzazione
Joerg Clement, un leader senior nell'industria della visione artificiale, lo riassume al meglio:
“L'implementazione di processi e politiche è la base dell'impegno di un'organizzazione verso il miglioramento continuo. I requisiti e le aspettative di clienti e dipendenti si evolvono nel tempo. È importante essere in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato, e ciò deriva dall'allineamento dei propri processi e delle proprie politiche per raggiungere risultati di successo.”
Concentrati su quelle politiche HR che hanno il maggiore impatto positivo su dipendenti e organizzazione. Quando consideri una nuova politica, poniti queste domande:
- In che modo questa politica rafforza e protegge i dipendenti?
- In che modo contribuisce a creare una cultura aziendale solida e ad alte prestazioni?
- Sono supportati i valori organizzativi e i principi?
- In che modo questa politica ci aiuta a creare un team di successo e coeso?
- Questa politica permetterà di ridurre al minimo i rischi per l’azienda?
- Questa politica soddisferà i requisiti di legge applicabili?
Se hai risposto "sì" a tutte queste domande, probabilmente vale la pena creare questa politica!
Quali politiche HR dovrebbero essere presenti nel manuale dei dipendenti?
Dovrai creare politiche scritte direttamente correlate al contratto di lavoro o richieste dalla normativa sul lavoro.
Le seguenti sei politiche possono avere un impatto positivo sia sui dipendenti a tempo pieno che su quelli part-time, e sulle organizzazioni che le adottano.
- Politica di Diversità, Equità e Inclusione
- Politica contro le molestie
- Politica di lavoro da remoto / telelavoro
- Politica sull‘uso dei social media
- Politica per la salute e sicurezza sul posto di lavoro
- Politica sulle assenze e i permessi di lavoro
In caso di dubbio, usa le normative sul lavoro, altre leggi applicabili (leggi locali, regionali/provinciali/statali, leggi federali) e le pratiche comuni di relazioni sindacali come punto di partenza
Ad esempio, una normativa come il Family and Medical Leave Act (FMLA) e l’Americans With Disabilities Act negli Stati Uniti, e il Employment Standards Act of BC in Canada, stabiliscono i requisiti minimi a carico dei datori di lavoro rispetto a molte di queste politiche.
Politica di Diversità, Equità e Inclusione
Non è mai stato così forte lo slancio verso l’uguaglianza sul lavoro, sia essa razziale che di genere. Date le recenti proteste mondiali contro il razzismo sistemico e movimenti come Black Lives Matter, dovrebbe anche essere una delle tue priorità assolute.
La maggior parte delle ricerche, come questo studio di Glassdoor, mostra che chi cerca lavoro vuole sapere che i potenziali datori di lavoro hanno a cuore diversità, equità e inclusione.
Secondo PwC, l’87% delle aziende a livello globale dichiara che la diversità e inclusione rappresentano una priorità organizzativa.
Le offerte di lavoro che richiedono professionisti in diversità, equità e inclusione sono diventate più frequenti negli ultimi anni.
Siti di annunci di lavoro come Glassdoor e ZipRecruiter lo riconoscono, con Glassdoor che ha lanciato nuovi prodotti pensati per favorire ambienti di lavoro più equi. Riconoscono che creare una politica e un programma completi, e renderli pubblici, può fare la differenza quando si tratta di attrarre i migliori talenti.
Salesforce ha un Chief Equality Officer, che dimostra il loro impegno verso l’uguaglianza e il loro supporto ai massimi livelli della leadership, e la loro politica “Equality for All” è disponibile sul loro sito web, descrivendo i loro valori e principi sui diritti uguali, la parità salariale, la parità nell’istruzione e nelle opportunità.
Politica contro le molestie
Così come la diversità, l’equità e l’inclusione, le politiche contro le molestie non sono mai state così importanti.
Lo scopo di una politica contro le molestie, come questa di Google, è definire la posizione della tua azienda in merito a comportamenti appropriati e rispettosi sul luogo di lavoro e rafforzare le responsabilità di tutte le parti coinvolte per raggiungere e mantenere un ambiente di lavoro positivo.
Secondo il Codice del Lavoro canadese, molestie e violenza sono definite come:
"Qualsiasi azione, comportamento o commento, anche di natura sessuale, che possa ragionevolmente essere considerato offensivo, umiliante o in grado di causare lesioni o malattie fisiche o psicologiche a un dipendente, inclusi tutti gli atti, i comportamenti o i commenti previsti dalla legge."
Le molestie sessuali sono una delle forme più comuni di molestia. Il movimento #MeToo ha portato alla luce numerosi problemi gravi e i danni significativi che le molestie e la violenza possono arrecare alle persone.
Di conseguenza, valuta la possibilità di avere una politica aziendale separata, o una sezione all’interno di una politica più generale, che affronti le molestie sessuali.
Una buona politica contro le molestie coprirà anche altre tipologie di comportamenti, come insulti razziali, minacce fisiche e battute denigratorie.
Politica sul Lavoro da Remoto / Telelavoro
Il coronavirus COVID-19 ha provocato una crisi di proporzioni globali, impattando individui, aziende ed economie mondiali.
Di conseguenza, molte aziende hanno scelto di adottare politiche di lavoro da casa (WFH) e di lavoro da remoto per gestire questa crisi.
Si prevede che questa tendenza continuerà anche oltre l’attuale pandemia. Un sondaggio svolto a marzo 2020 tra i CFO da Gartner, Inc. ha rivelato che il 74% dei rispondenti sposterà almeno il 5% della precedente forza lavoro in remoto in modo permanente dopo il COVID-19. Grandi aziende come Shopify, Microsoft e Facebook stanno spostando in modo permanente più dipendenti verso il lavoro da casa. Shopify, con sede in Canada, ha persino pubblicato molte delle proprie strategie per il lavoro da remoto sul loro sito web.
Una politica HR sul lavoro da remoto, come questo esempio fornito da Remote.co, dovrebbe includere:
- Storia dell’azienda rispetto al lavoro da remoto
- Chi è idoneo al lavoro da remoto
- Con quale frequenza / per quanto tempo un membro del team può lavorare da remoto
- Come richiedere un accordo di lavoro da remoto
- Protocolli e standard di comunicazione con i membri del team
- Strumenti, attrezzature e risorse necessarie per supportare il lavoro da remoto.
Politica sui Social Media
I social media sono una componente fondamentale di ogni strategia di marketing digitale. Il modo in cui la tua azienda è rappresentata online, sia da te che dai tuoi collaboratori, può fare la differenza tra il successo e il fallimento del brand.
Stabilire alcune regole per i membri del team su come utilizzare i social media, sia a livello personale che professionale, riduce al minimo i rischi per la tua azienda, il tuo brand e la motivazione e il coinvolgimento dei membri del tuo team.
Nessuno vuole essere imbarazzato dall’organizzazione per cui lavora a causa delle attività sui social media di un collega.
La maggior parte delle politiche HR sono "politiche vive"; necessitano di essere regolarmente aggiornate e mantenute rilevanti. Detto ciò, le politiche HR sui social media generalmente devono essere aggiornate più spesso delle altre, a causa dell’ambiente dei social media in continua evoluzione.
Hootsuite, piattaforma di gestione dei social media con sede a Vancouver, offre alcune ottime linee guida per sviluppare la tua politica sui social media, oltre a un modello di politica sui social media utile.
Politica sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro
Una politica per la salute e la sicurezza sul lavoro, come questa di Lyft, spesso delineerà procedure, condizioni di lavoro, informazioni di contatto per le emergenze e altri requisiti speciali (ad esempio, protocolli di sicurezza per il COVID-19) necessari per proteggere i dipendenti.
Organizzazioni come la Occupational Safety and Health Administration (OSHA) del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti richiedono inoltre che siano rispettati determinati standard minimi per tutelare il benessere dei dipendenti.
La violenza sul luogo di lavoro è direttamente collegata alla salute, sicurezza e incolumità dei dipendenti, ma in genere ha una propria politica separata.
Ad esempio, il manuale delle politiche dei dipendenti Disney ha un’intera sezione dedicata a salute, sicurezza e incolumità, e include una politica sulla violenza sul lavoro.
Politica su Permessi e Assenze dal Lavoro
La realtà è che a volte le persone hanno bisogno di stare lontane dal lavoro per motivi di salute o emergenze familiari, o semplicemente per andare in vacanza da qualche parte ai tropici!
Avere politiche sui permessi chiare e complete può aiutare i membri del tuo team eliminando lo stress di sapere come verranno supportati durante i momenti difficili, come quelli affrontati durante la pandemia di COVID-19.
Queste politiche delle risorse umane indicano chi può beneficiare dei permessi e quali sono i processi per ottenerli. Sono politiche separate dai sistemi informativi delle risorse umane che tengono traccia delle assenze dei dipendenti, ma sia il sistema che la politica devono essere allineati.
Ecco alcuni dei diversi tipi di politiche sui permessi che dovresti considerare di creare, in ordine approssimativo di priorità. (Ricorda che tutti questi tipi di permesso sono regolati da leggi sul lavoro che stabiliscono i requisiti minimi).
Tipi di Politiche sui Permessi
- Festività Nazionali: festività riconosciute dal governo come il Giorno del Ringraziamento e il Natale
- Ferie: tempo programmato lontano dal lavoro per riposo e relax
- Permesso Medico / Malattia: assenza dal lavoro dovuta a malattia o ricovero
- Permesso Familiare: legato alla cura, salute o istruzione di un familiare
- Congedo Parentale: periodo per permettere al genitore biologico di prendersi cura di un neonato
- Permesso per Lutto: relativo alla morte di un familiare
- Permesso Straordinario: periodo prolungato di assenza dal lavoro non retribuito per motivi personali.
Le politiche sui permessi possono anche risultare controverse, a seconda di come vengono applicate. La prossima sezione sulle "politiche da evitare" spiegherà cosa evitare durante la loro creazione.
Dunque, ecco cosa dovresti includere nel tuo manuale del dipendente. Molte aziende scelgono di utilizzare un software per manuali del dipendente che aiuta nella creazione, aggiornamento e distribuzione dei manuali.
Quali Politiche Dovresti Evitare di Includere nel Manuale del Dipendente?
Oltre alle politiche importanti e necessarie da includere nel tuo manuale del dipendente, è anche importante sapere quali potrebbero avere un impatto negativo sulla cultura aziendale, demotivare il personale o scoraggiare potenziali nuovi assunti.
Dovresti evitare di creare politiche troppo burocratiche e rigide, che non dimostrano fiducia nei membri del team, o che sono semplicemente obsolete e non più rilevanti nelle organizzazioni moderne orientate alle persone e al progresso.
Di seguito alcune politiche HR che dovresti omettere completamente, o affrontare con cautela quando arriva il momento di definirle.
Regolamenti Rigorosi sul Dress Code
Ci sono situazioni in cui le linee guida sull'abbigliamento sono ancora adeguate, ad esempio in occasione di incontri con clienti o fiere di settore, ma in generale sono finiti i tempi in cui era accettabile che un'azienda decidesse il colore dei pantaloni di una persona o se potesse indossare i jeans.
Mary Barra, CEO di General Motors, ha ridotto il regolamento sul dress code del costruttore automobilistico da dieci pagine a due sole parole che valgono per la maggior parte delle organizzazioni: “vestirsi in modo appropriato”.
Ferie Flessibili
Offri ai tuoi dipendenti salariati flessibilità quando hanno bisogno di prendersi un po' di tempo qua e là per andare a una visita dal medico o partecipare a un colloquio genitore-insegnante.
A differenza dei dipendenti orari, non è necessario che registrino ogni ora lavorata o non lavorata, come fossero voci di credito e debito su un conto bancario.
Congedo per Lutto con Sfiducia
“Hmm, ma è davvero morta tua nonna?” È l’ultima cosa che chiunque vorrebbe sentirsi dire dopo una grave perdita personale, ma è proprio quello che chiedi se implementi una politica di congedo per lutto che richiede una prova del decesso, come un certificato di morte.
Molte organizzazioni progressiste offrono anche ai loro dipendenti un congedo retribuito per lutto, così che non debbano utilizzare preziose ferie (che dovrebbero essere dedicate al riposo e al relax) o giorni di malattia per affrontare una crisi familiare.
Utilizzo del Cellulare Personale e di Internet
Le politiche delle risorse umane che vietano ai dipendenti l’uso dei cellulari personali al lavoro, o che proibiscono l’uso dei computer aziendali per scopi personali, stanno rapidamente diventando obsolete.
La ricerca in psicologia ha dimostrato che fare pause al lavoro è necessario per mantenere energia, motivazione e concentrazione.
Fare una passeggiata, qualche esercizio di stretching o meditare sono tutti ottimi modi per prendersi una pausa mentale.
Se il tempo non lo permette, navigare in internet, scorrere i social media o chiacchierare con un amico fuori dal lavoro sono anche buone alternative.
Ovviamente, esagerare in queste attività non va bene, ma tali casi sono solitamente rari e possono essere gestiti individualmente con il membro del team interessato.
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Ricorda che le politiche, per quanto positive siano le intenzioni, possono comunque essere percepite come autoritarie e burocratiche.
Il modo in cui le tue politiche sono scritte e presentate può avere quindi un grande impatto su come vengono recepite dalle persone nella tua organizzazione e sulla cultura organizzativa che desideri sviluppare.
Carla Nordean, Direttrice del Personale e della Cultura presso Squirrel Systems, osserva: “Il tono generale del manuale ha un enorme impatto sulla cultura. Se il manuale è scritto con un linguaggio oppressivo ("i dipendenti devono/non devono..."), i nuovi assunti potrebbero chiedersi se hanno davvero scelto l’organizzazione giusta.”
Tim Reitsma aggiunge: “Il linguaggio che utilizziamo nelle nostre organizzazioni conta quando scriviamo le politiche. Alcune sono “devi...”, ma possiamo ammorbidire il linguaggio verso qualcosa come “sei responsabile di...”.”
Come Scrivere le Tue Politiche HR
Scrivere politiche HR efficaci implica un processo accurato che consideri le specifiche esigenze della tua organizzazione, il rispetto delle leggi e dei regolamenti, e le migliori pratiche nella gestione delle risorse umane.
Ecco una guida passo per passo che ti aiuterà a scrivere le politiche HR:
1. Identifica la Necessità
- Inizia identificando le aree all’interno della tua organizzazione che richiedono politiche formalizzate. Questo può essere dettato da obblighi legali, esigenze organizzative o feedback dei dipendenti.
2. Ricerca
- Ricerca leggi e regolamenti pertinenti per garantire la conformità
- Esamina gli standard e le migliori pratiche del settore
- Analizza le politiche di organizzazioni simili per trarre spunti utili.
3. Consulta gli Stakeholder
- Coinvolgi vari stakeholder inclusi management, dipendenti e, possibilmente, consulenti legali per raccogliere input e comprendere diversi punti di vista
4. Redigi la Politica
Usa questo formato per aiutarti a redigere la politica.
- Titolo: Indicare chiaramente di cosa tratta la politica.
- Scopo: Spiegare perché la politica viene implementata e la sua importanza.
- Ambito di applicazione: Definire a chi si applica la politica (ad esempio, a tutti i dipendenti, a determinati dipartimenti).
- Dichiarazione di politica: Esporre la posizione dell'organizzazione o le regole in merito alla specifica tematica.
- Procedure: Dettagliare i passaggi o le procedure che dipendenti e management devono seguire in relazione alla politica.
- Responsabilità: Specificare le responsabilità delle diverse parti interessate (dipendenti, HR, manager) secondo la politica.
- Applicazione: Spiegare come verrà fatta rispettare la politica e le conseguenze in caso di non conformità.
- Revisione e Modifica: Indicare come e quando la politica verrà revisionata e aggiornata.
6. Revisiona e Modifica
- Fai revisionare la bozza da professionisti HR e consulenti legali per assicurare che soddisfi i requisiti legali e gli obiettivi organizzativi.
- Rivedi la politica sulla base dei feedback ricevuti.
7. Approvazione e Diffusione
- Ottieni l'approvazione dalla direzione aziendale.
- Comunica la politica a tutti i dipendenti tramite i canali appropriati (ad esempio, email, intranet aziendale, riunioni del personale).
- Offri sessioni di formazione se la politica richiede cambiamenti nel comportamento o nei processi.
8. Attua e Monitora
- Implementa la politica e monitora la sua efficacia.
- Sii pronto a rispondere a domande e fornire chiarimenti, se necessario.
9. Revisione e Aggiornamento Periodici
- Revisiona regolarmente la politica per assicurarti che rimanga attuale e conforme a leggi e regolamenti.
- Aggiorna la politica secondo necessità, informando i dipendenti sui cambiamenti significativi.
Best practice per scrivere le politiche HR
1. Allinea con gli obiettivi e i valori dell'organizzazione
- Assicurati che ogni politica sia coerente con la missione, la visione e i valori fondamentali della tua organizzazione. Le politiche devono supportare gli obiettivi strategici complessivi e migliorare la cultura aziendale.
2. Sii chiaro e conciso
- Utilizza un linguaggio semplice e diretto. Evita gergo legale o termini complessi che potrebbero confondere i dipendenti. L'obiettivo è rendere le politiche chiare e accessibili per garantirne la comprensione e l'applicazione.
3. Garantire la conformità legale
- Assicurati che le tue politiche siano conformi a tutte le leggi e regolamenti locali, regionali e statali applicabili. Questo può richiedere il supporto di consulenti legali o esperti HR per evitare problematiche legali.
4. Coinvolgi le parti interessate nel processo di sviluppo
- Coinvolgi un gruppo eterogeneo di stakeholder, inclusi dipendenti di diversi livelli e reparti, nel processo di sviluppo delle politiche. Questo aiuta a garantire che le policy siano realistiche, pratiche e riflettano le esigenze e le preoccupazioni dell'intera forza lavoro.
5. Mantienila flessibile
- Anche se le policy devono fornire linee guida chiare, devono anche permettere una certa flessibilità per gestire circostanze eccezionali. Essere troppo rigidi può creare vincoli inutili e ostacolare il processo decisionale efficace.
6. Concentrati sull'esperienza del dipendente
- Considera come le politiche influenzeranno l’esperienza dei dipendenti. Le policy dovrebbero essere giuste, promuovere un ambiente di lavoro positivo e sostenere il benessere dei dipendenti.
7. Fornisci esempi
- Dove opportuno, includi esempi per chiarire l'applicazione delle policy. Questo può aiutare a prevenire incomprensioni e mostrare come la politica debba essere applicata in situazioni pratiche.
8. Definisci responsabilità e conseguenze
- Definisci chiaramente chi è responsabile di cosa per ogni policy, così come le conseguenze della non conformità. Questo quadro di responsabilità assicura che la politica venga presa seriamente e rispettata.
9. Comunicare e formare
- Una volta sviluppate, comunica efficacemente le politiche a tutti i dipendenti. Valuta l'organizzazione di sessioni di formazione o workshop per garantire che tutti comprendano le politiche e come si applicano ai loro ruoli.
10. Revisionare e aggiornare regolarmente
- Revisiona regolarmente le tue politiche HR per assicurarti che restino rilevanti, efficaci e conformi alle norme vigenti. Aggiornale quando necessario, soprattutto in caso di cambiamenti legislativi, della struttura organizzativa o degli obiettivi strategici.
11. Garantire l’accessibilità
- Assicurati che tutti i dipendenti abbiano facile accesso alle politiche, sia tramite intranet, manuale del dipendente o un altro formato accessibile.
12. Favorire trasparenza e comunicazione aperta
- Incoraggia i feedback sulle politiche e mantieni una politica di "porta aperta" per domande o dubbi relativi alle politiche HR. Questo promuove una cultura della trasparenza e del miglioramento continuo.
