41 Politiche Chiave delle Risorse Umane & Migliori Pratiche (Con Esempi)
Quando una startup o una piccola impresa si espande, le sfide di gestione delle risorse umane che si presentano diventano sempre più complesse.
Man mano che sempre più persone si uniscono all'organizzazione, diventa sempre più difficile garantire coerenza e gestire le questioni dei dipendenti caso per caso. La soluzione è quella di creare alcune politiche aziendali.
Questo articolo ti aiuterà proprio in questo—offrendoti una panoramica sulle politiche e procedure delle risorse umane, completa di esempi.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Iniziamo dalle basi.
Cosa Sono le Politiche delle Risorse Umane?
Le politiche delle risorse umane sono regole e processi che regolano il rapporto di lavoro tra il datore di lavoro e il dipendente. La creazione di politiche è uno dei pilastri fondamentali delle risorse umane.
Perché le Politiche HR sono Importanti?
Le politiche HR sono una parte importante di come la tua azienda è strutturata e regolamentata per garantire conformità ed azioni coerenti con la cultura aziendale. Alcuni vantaggi delle politiche HR includono:
- Descrivono i diritti e le responsabilità sia dei datori di lavoro che dei dipendenti
- Guidano dipendenti e responsabili, chiarendo i comportamenti attesi
- Aiutano a promuovere un ambiente di lavoro sereno e sano
- Forniscono un quadro di riferimento per la risoluzione di conflitti e reclami
- Aiutano a semplificare diversi processi HR
- Aiutano a rimanere conformi a leggi e regolamenti.
Chi Gestisce le Politiche HR?
Il team delle risorse umane di un’organizzazione (o chiunque sia responsabile delle attività HR) è spesso incaricato della creazione e manutenzione delle politiche HR. La maggior parte delle politiche HR si applica a tutti i dipendenti permanenti, temporanei, part-time e full-time.
Insieme alla creazione delle politiche HR, è necessario disporre di una piattaforma di gestione documentale o di un sistema di gestione delle politiche HR per aiutare il team HR a mantenere, gestire ed elaborare informazioni dettagliate sui dipendenti, documenti delle risorse umane, politiche e procedure.
I team HR possono utilizzare sistemi di gestione dei casi HR per monitorare la conformità alle politiche aziendali e risolvere le problematiche in modo efficace.
Tipi di Politiche HR
Esistono molti tipi di politiche e procedure HR di cui un’azienda (e i suoi dipendenti) può beneficiare nel tempo, come salute e sicurezza, sicurezza sul lavoro, uso della tecnologia, comportamento dei dipendenti, permessi, assunzione e selezione, e cessazione del rapporto di lavoro.
Ecco alcuni esempi più dettagliati di Politiche HR:
| Area Politica HR | Esempi Specifici di Politiche HR |
|---|---|
| Assunzione e Selezione | Diversità, Equità e Inclusione Pratiche di Assunzione Promozioni e Trasferimenti |
| Permessi e Assenze | Ferie Festività Permesso Familiare Congedo Parentale Permesso per Lutto Assenza Medica / Malattia Permesso Personale Giuria Popolare |
| Salute, Sicurezza e Sicurezza sul Lavoro | Salute e Sicurezza Violenza sul Lavoro Droghe e Alcol Fumo Protocolli COVID-19 |
| Comportamento del Dipendente | Molestie Molestie Sessuali Conflitto di Interessi Riservatezza e Non Divulgazione Orario e Presenze Pausa pranzo e altre pause Porta il tuo dispositivo Orario di Lavoro Lavoro da remoto Dress Code Ambiente di lavoro senza armi |
| Gestione delle Prestazioni | Gestione delle Prestazioni Sviluppo Professionale Lavoro At-Will Cessazione del Rapporto Azione Disciplinare |
| Uso della Tecnologia | Utilizzo e Sicurezza dei Computer Dispositivi Personali al Lavoro Utilizzo dei Social Media per lavoro e personale Tutela della Privacy dei Dati |
| Viaggi di Lavoro | Autorizzazione ai Viaggi Rimborso Spese Hotel e Auto a Noleggio Pasti e Diarie Lavoro da remoto |
11 Benefici delle Politiche HR
Le politiche HR (Risorse Umane) possono svolgere un ruolo cruciale nella gestione efficace di un’organizzazione durante la sua crescita. Ecco alcuni dei benefici da considerare.
- Coerenza ed Equità: Le politiche HR garantiscono che tutti i dipendenti siano trattati in modo equo e coerente, contribuendo a mantenere un senso di giustizia ed eguaglianza, importante per il morale e la soddisfazione dei lavoratori.
- Linee Guida Chiare: Queste politiche forniscono linee guida chiare per il processo decisionale e il comportamento atteso. Questa chiarezza aiuta a ridurre confusione e incomprensioni tra dipendenti e management.
- Conformità Legale e Normativa: Le politiche HR aiutano le organizzazioni a conformarsi alle leggi sul lavoro locali e internazionali, offrendo protezione legale non solo all’azienda, ma anche ai suoi dipendenti—fondamentale per evitare problemi legali e sanzioni.
- Efficienza Migliorata: Politiche standardizzate ottimizzano vari processi HR come assunzione, inserimento e valutazione delle prestazioni, portando a una maggiore efficienza.
- Gestione dei Conflitti: Forniscono un quadro per affrontare e risolvere questioni e conflitti sul posto di lavoro. Questo contribuisce a mantenere un ambiente lavorativo armonioso.
- Gestione del Rischio: Politiche HR ben definite aiutano a mitigare i rischi legati a problematiche occupazionali. Offrono linee guida su come gestire situazioni delicate come molestie, discriminazioni e reclami dei dipendenti.
- Gestione delle Prestazioni: Le politiche HR aiutano a fissare standard chiari di prestazione e forniscono una base per la valutazione dei dipendenti. Questo contribuisce complessivamente alla produttività dell’organizzazione.
- Cultura Organizzativa: Le politiche aiutano a definire la cultura di un’organizzazione. Impostano le aspettative per comportamenti e interazioni, favorendo un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
- Sviluppo dei Dipendenti: Le politiche relative a formazione e sviluppo garantiscono che i dipendenti abbiano opportunità di apprendere e crescere, aumentando la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione.
- Selezione e Fidelizzazione: Politiche HR chiare possono rendere l’organizzazione più attraente per i potenziali candidati. Inoltre, aiutano a fidelizzare il personale assicurando equità e offrendo un percorso chiaro di crescita e sviluppo.
- Miglioramento del Coinvolgimento dei Dipendenti: Politiche che si concentrano su benessere, diversità e inclusione possono aumentare il coinvolgimento e la dedizione dei dipendenti verso l’organizzazione.
Le politiche HR sono fondamentali per il funzionamento fluido ed efficiente di un’organizzazione durante la sua crescita e trasformazione. Offrono la struttura necessaria per gestire le persone in un luogo di lavoro felice, produttivo, e conforme alla legge.
Potenziali Svantaggi delle Politiche HR da Considerare
Le politiche HR possono avere effetti controproducenti se non sono scritte, implementate o gestite correttamente.
Ecco alcuni possibili rischi da tenere a mente.
- Sovra-regolamentazione e burocrazia: Politiche HR eccessive possono creare un ambiente di lavoro rigido e burocratico, soffocando creatività e innovazione, generando inefficienze e frustrazione a causa dei processi decisionali lenti.
- Approccio "taglia unica": Politiche standardizzate potrebbero non rispondere alle esigenze specifiche di diversi reparti o individui, portando a insoddisfazione e a una minore efficacia nell’affrontare sfide particolari.
- Resistenza al cambiamento: I dipendenti possono opporsi a politiche considerate troppo restrittive o inutili, soprattutto se introdotte senza adeguata comunicazione o senza considerare i feedback, con il rischio di scarsa adesione e conflitti potenziali.
- Impatto negativo sul morale e sul brand come datore di lavoro: Politiche rigide o punitive possono danneggiare il morale dei dipendenti e la reputazione dell’organizzazione come datore di lavoro, rendendo difficile attrarre e trattenere i migliori talenti.
- Rischi legali e di conformità: Politiche mal redatte, obsolete o non conformi possono comportare contenziosi e problemi di conformità HR, rappresentando rischi significativi per l’azienda.
Per ridurre questi svantaggi, è importante che le organizzazioni:
- Rivedano e aggiornino regolarmente le proprie politiche HR
- Si assicurino che siano comunicate chiaramente e ben comprese
- Mantengano un equilibrio tra la regolamentazione necessaria e la flessibilità.
Coinvolgere i dipendenti nella stesura di queste politiche può anche contribuire a garantire che siano ben accettate e rilevanti per i bisogni della forza lavoro.
Una Politica HR è Uguale a una Politica o Linea Guida Aziendale?
I termini “politica HR”, “politica aziendale”, “politica d’impresa” e “politica sul posto di lavoro” sono spesso utilizzati come sinonimi e si riferiscono alla stessa cosa.
Tuttavia, alcune politiche aziendali possono riguardare operazioni più generali dell’organizzazione e possono essere create e gestite da un dipartimento diverso dalle Risorse Umane (ad esempio, accesso agli impianti, sicurezza informatica, preparazione ai disastri, ecc.).
Le politiche sono un insieme di regole, non linee guida.
Secondo l’esperto HR Tim Reitsma, “Quando sento la parola politica, può essere percepita come una parola restrittiva. Ma se sostituiamo ‘politica’ con ‘linea guida’, purtroppo non avrebbe il peso necessario.”
Dove si trovano di solito le politiche HR?
Una parte fondamentale della checklist di onboarding di un nuovo assunto e del programma di formazione iniziale è quella di rivedere, insieme al dipendente, le specifiche politiche che potrebbero influenzarlo il primo giorno o durante la prima settimana.
Le politiche HR possono essere realizzate in forma scritta, digitale e/o stampabile, e sono collocate in luoghi facilmente accessibili ai dipendenti.
Possono essere salvate all’interno del software HR, oppure talvolta su una intranet aziendale o in drive condivisi. Spesso si trovano nei contratti di lavoro, nei manuali per i dipendenti e nei manuali delle politiche aziendali. Tuttavia, il livello di dettaglio in ciascuno di questi documenti può variare.
Perché non tutte le politiche HR sono incluse nel contratto di lavoro?
Il contratto di lavoro della tua azienda potrebbe definire a quante ferie ha diritto un membro del team, mentre una politica delle ferie separata descriverebbe come un dipendente può richiederle, come vengono approvate, cosa succede se non vengono utilizzate tutte, ecc.
La separazione garantisce che il contratto di lavoro non sia eccessivamente lungo e complesso. Consente inoltre di personalizzare alcuni aspetti del rapporto di lavoro individuale, come il numero di giorni di ferie (contratto di lavoro), e di tenere questi elementi separati dalla politica generale sulle assenze (manuale del personale).
Documentare le politiche al di fuori del contratto di lavoro permette anche di aggiornarle nel tempo senza dover modificare ogni singolo accordo individuale.
È anche utile offrire una versione ridotta del tuo manuale del dipendente specificamente per i nuovi assunti, per evitare un sovraccarico di informazioni già dal primo giorno.
Quando dovresti sviluppare delle politiche HR?
Alcune politiche HR potrebbero essere determinate dalle esigenze organizzative, oppure quando certi aspetti del rapporto di lavoro diventano troppo difficili da gestire caso per caso.
Altre politiche dovrebbero essere sviluppate in modo proattivo per aiutare a guidare, responsabilizzare o proteggere i dipendenti; portare chiarezza su questioni organizzative o tutelare interessi più ampi dell’azienda.
Ecco alcune linee guida generali su quando dovresti creare delle politiche HR.
Crea politiche direttamente collegate al contratto di lavoro
Un buon punto di partenza è creare politiche direttamente collegate ai benefit per i dipendenti e ai diritti e doveri sia del dipendente sia del datore di lavoro, come elencato nel contratto di lavoro.
Ad esempio, molti contratti di lavoro specificano l’idoneità alle ferie, i vari tipi di permessi retribuiti e come il rapporto di lavoro può essere terminato (ad esempio, rapporto di lavoro a volontà).
Le politiche HR correlate approfondirebbero ulteriormente le procedure relative a questi ambiti.
Consulta la sezione qui sotto per alcuni esempi che ti aiuteranno a capire come l’implementazione delle politiche differisca tra il contratto di lavoro e il manuale del dipendente.
Crea politiche richieste dalle leggi sul lavoro
In caso di dubbio, utilizza le leggi applicabili (leggi provinciali/statali, leggi federali) e le prassi comuni di relazioni sindacali come punto di partenza per la creazione della politica.
Esistono molte normative sul lavoro sia in Canada che negli Stati Uniti che stabiliscono i requisiti minimi che i datori di lavoro devono rispettare in relazione a molte di queste politiche, come ad esempio:
Crea politiche che abbiano un impatto positivo sui dipendenti e l’organizzazione
Joerg Clement, un dirigente senior nel settore della visione artificiale, lo riassume al meglio:
“Implementare processi e politiche è la base dell’impegno di un’organizzazione verso il miglioramento continuo. Le esigenze e le aspettative di clienti e dipendenti evolvono nel tempo. È importante riuscire a rispondere rapidamente ai cambiamenti nei mercati, e ciò avviene tramite l’allineamento dei tuoi processi e delle tue politiche per raggiungere risultati di successo.”
Concentrati su quelle politiche HR che hanno il maggiore impatto positivo sui dipendenti e sull’organizzazione. Quando prendi in considerazione una nuova politica, poniti queste domande:
- In che modo questa politica darà potere e proteggerà i dipendenti?
- In che modo contribuirà a creare una cultura aziendale forte e ad alte prestazioni?
- Valori e principi organizzativi vengono supportati?
- In che modo questa politica ci aiuta a creare un team di successo e coeso?
- Questa politica ridurrà al minimo i rischi per l’azienda?
- Questa politica soddisferà i requisiti legali applicabili?
Se hai risposto “sì” a tutte queste domande, probabilmente si tratta di una politica da creare!
Quali politiche HR dovrebbero essere incluse nel tuo manuale del dipendente?
È necessario creare politiche scritte direttamente correlate al contratto di lavoro o richieste dalla normativa sul lavoro.
Le seguenti sei politiche possono avere un impatto positivo sia su dipendenti a tempo pieno che a tempo parziale, così come sulle organizzazioni che le adottano.
- Politica su Diversità, Equità e Inclusione
- Politica contro le Molestie
- Politica sul Lavoro da Remoto/Telelavoro
- Politica sull’Uso dei Social Media
- Politica sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro
- Politica su Permessi e Assenze dal Lavoro
In caso di dubbio, utilizza le leggi sul lavoro, altre normative applicabili (leggi locali, regionali/provinciali/statali o federali) e le pratiche comuni delle relazioni sindacali come punto di partenza
Ad esempio, normative come il Family and Medical Leave Act (FMLA) e l'Americans With Disabilities Act negli Stati Uniti, e il Employment Standards Act of BC in Canada, stabiliscono i requisiti minimi per i datori di lavoro rispetto a molte di queste politiche.
Politica su Diversità, Equità e Inclusione
La spinta verso l’uguaglianza sul luogo di lavoro, sia essa di razza che di genere, non è mai stata così forte. Considerando le recenti proteste mondiali contro il razzismo sistemico e movimenti come Black Lives Matter, dovrebbe essere anche una tua priorità.
La maggior parte delle ricerche, come questo studio di Glassdoor, dimostra che chi cerca lavoro vuole sapere se i potenziali datori di lavoro tengano davvero a diversità, equità e inclusione.
Secondo PwC, l’87% delle aziende globali afferma che diversità e inclusione sono una priorità organizzativa.
Gli annunci di lavoro per specialisti in diversità, equità e inclusione sono diventati molto più diffusi in questi ultimi anni.
Società di ricerca e recruiting come Glassdoor e ZipRecruiter lo riconoscono, con Glassdoor che ha lanciato nuovi prodotti progettati per favorire ambienti di lavoro più equi. Si rendono conto che creare una politica e un programma completi e renderli pubblici può fare la differenza quando si vuole assumere i migliori talenti.
Salesforce ha un Chief Equality Officer, il che dimostra il loro impegno per l’uguaglianza e il loro supporto ai massimi livelli di leadership, e la loro politica “Equality for All” è disponibile sul loro sito web, dove vengono descritti i loro valori e convinzioni sui diritti uguali, la parità salariale, l’istruzione e le pari opportunità.
Politica contro le molestie
Come per la diversità, l’equità e l’inclusione, le politiche contro le molestie non sono mai state così importanti.
Lo scopo di una politica contro le molestie, come questa di Google, è di stabilire la posizione dell’azienda in merito al comportamento appropriato e rispettoso nel luogo di lavoro e rafforzare le responsabilità di tutte le parti nel raggiungimento e mantenimento di un ambiente lavorativo positivo.
Secondo il Canada Labour Code, molestia e violenza sono definite come:
"Qualsiasi azione, comportamento o commento, anche di natura sessuale, che possa ragionevolmente essere considerato fonte di offesa, umiliazione o altra lesione o malattia fisica o psicologica a un dipendente, inclusa qualsiasi azione, comportamento o commento prescritto."
La molestia sessuale è una delle forme più comuni di molestia. Il movimento #MeToo ha portato alla luce molte problematiche serie e il danno significativo che le molestie e la violenza possono arrecare alle persone.
Di conseguenza, valuta la possibilità di avere una politica aziendale separata, o una sezione dedicata all’interno di una politica più generale, per affrontare la questione della molestia sessuale.
Una buona politica contro le molestie dovrebbe anche coprire altri tipi di molestia, inclusi insulti razzisti, minacce fisiche e battute denigratorie.
Politica sul lavoro da remoto / telelavoro
Il coronavirus COVID-19 ha causato una crisi di portata globale, colpendo persone, aziende ed economie mondiali.
Di conseguenza, molte aziende hanno scelto di adottare politiche per il lavoro da casa (WFH) e per il lavoro da remoto, per affrontare questa crisi.
Si prevede che questa tendenza continuerà anche oltre l’attuale pandemia. Un sondaggio di marzo 2020 tra CFO condotto da Gartner, Inc. ha rilevato che il 74% degli intervistati sposterà almeno il 5% della forza lavoro precedentemente in sede in posizioni remote permanenti post-COVID-19. Grandi aziende come Shopify, Microsoft e Facebook stanno convertendo permanentemente più dipendenti al lavoro da casa. Shopify, con sede in Canada, ha persino pubblicato molte delle proprie strategie di lavoro da remoto sul proprio sito.
Una politica HR sul lavoro da remoto, come questo esempio fornito da Remote.co, dovrebbe includere:
- Storia dell’azienda rispetto al lavoro da remoto
- Chi è idoneo al lavoro da remoto
- Per quanto tempo / spesso un membro del team può lavorare da remoto
- Come richiedere una modalità di lavoro da remoto
- Protocolli e standard di comunicazione con i colleghi
- Strumenti, attrezzature e risorse necessari per supportare il lavoro da remoto.
Politica sui social media
I social media sono una componente importante di qualsiasi strategia di marketing digitale. Il modo in cui la tua azienda è rappresentata online, sia da te che dai membri del team, può fare la differenza tra il successo e il fallimento del brand.
Stabilire alcune regole per i membri del team su come utilizzare i social media, sia personalmente che professionalmente, riduce al minimo i rischi per la tua azienda, il tuo marchio e la motivazione e l’engagement dei tuoi collaboratori.
Nessuno vuole essere imbarazzato dall’organizzazione per cui lavora a causa delle attività sui social di un collega.
La maggior parte delle politiche HR sono “politiche vive”; devono essere aggiornate regolarmente e mantenute rilevanti. Detto ciò, le politiche HR sui social media in genere necessitano di aggiornamenti più frequenti rispetto ad altre, a causa del panorama sociale in continua evoluzione.
Hootsuite, piattaforma di gestione dei social media con sede a Vancouver, offre ottime linee guida per sviluppare una politica sui social media su misura, nonché un utile modello di policy.
Politica sulla salute e sicurezza sul lavoro
Una politica per la salute e sicurezza sul lavoro, come questa di Lyft, spesso delinea le procedure, le condizioni di lavoro, le informazioni di contatto per le emergenze e altri requisiti particolari (ad es., protocolli di sicurezza COVID-19) necessari per proteggere i dipendenti.
Organizzazioni come la Amministrazione per la Sicurezza e la Salute sul Lavoro (OSHA) del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti richiedono anche l'adozione di determinati standard minimi per tutelare il benessere dei dipendenti.
La violenza sul luogo di lavoro è direttamente collegata alla salute, sicurezza e tutela dei dipendenti, ma di solito dispone di una propria politica separata.
Ad esempio, il manuale delle politiche per i dipendenti Disney ha un'intera sezione dedicata a salute, sicurezza e tutela, e include una politica sulla violenza in azienda.
Politica su Congedi e Permessi dal Lavoro
La realtà è che a volte le persone necessitano di assentarsi dal lavoro per motivi di salute o emergenze familiari, o anche solo per andare in vacanza in un luogo tropicale!
Disporre di politiche chiare e complete sui congedi può aiutare i membri del team, eliminando l’ansia di dover capire come saranno sostenuti dall’azienda nei momenti difficili, come durante quelli dovuti al coronavirus COVID-19.
Queste politiche delle risorse umane specificano l’ammissibilità dei dipendenti ai congedi e le procedure per usufruirne. Sono distinte dai sistemi informativi HR che tracciano le assenze dei dipendenti, ma sia il sistema che la politica devono essere coerenti fra loro.
Ecco alcune delle varie tipologie di politiche sui congedi che dovresti considerare di introdurre, elencate in ordine di priorità. (Tieni presente che tutte queste tipologie di permesso sono disciplinate da leggi sul lavoro che stabiliscono i requisiti minimi).
Tipi di Politiche sui Congedi
- Festività obbligatorie: festività riconosciute dal governo come il Giorno del Ringraziamento e il Natale
- Ferie: periodi programmati di assenza dal lavoro per riposo e relax
- Permesso medico / malattia: assenza dal lavoro a causa di malattia o ricovero
- Congedo familiare: relativo alla cura, salute o istruzione di un familiare
- Congedo parentale: periodo per un genitore naturale per occuparsi di un neonato
- Permesso per lutto: relativo al decesso di un familiare
- Congedo non retribuito: periodo prolungato, non retribuito di assenza dal lavoro per motivi personali.
Le politiche sui congedi possono essere anche fonte di controversie, in base a come vengono applicate. La prossima sezione su “politiche da evitare” parlerà di cosa sarebbe meglio non adottare nella creazione delle politiche sui congedi.
Quindi, ecco cosa dovresti includere nel manuale del dipendente. Molte aziende scelgono di utilizzare software per manuali dei dipendenti per creare, aggiornare e diffondere il proprio manuale.
Quali Politiche Dovresti Evitare di Includere nel Manuale del Dipendente?
Oltre alle politiche importanti e necessarie da inserire nel manuale del dipendente, è anche fondamentale sapere quali potrebbero avere un impatto negativo sulla cultura aziendale, demotivare i dipendenti o scoraggiare potenziali nuovi collaboratori.
Andrebbero evitate politiche eccessivamente burocratiche e rigide, che non dimostrano fiducia verso i membri del team o che risultano ormai obsolete e poco coerenti con organizzazioni moderne e orientate alle persone.
Di seguito sono riportate alcune politiche HR che sarebbe meglio omettere del tutto o trattare con cautela al momento della loro definizione.
Codice di Abbigliamento Rigido
Ci sono situazioni in cui delle linee guida sull’abbigliamento sono ancora opportune, ad esempio durante incontri con i clienti o fiere di settore. Tuttavia, in generale è ormai superata l’epoca in cui un’azienda poteva determinare il colore dei pantaloni dei dipendenti o decidere se questi potessero indossare i jeans o meno.
Mary Barra, CEO di General Motors, ha ridotto il codice di abbigliamento di 10 pagine dell’azienda a due semplici parole che si applicano alla maggior parte delle organizzazioni: “vestirsi adeguatamente”.
Permessi Inflessibili
Dai ai tuoi dipendenti salariati la flessibilità di cui hanno bisogno quando devono prendersi del tempo per recarsi a una visita medica o andare a un colloquio con un insegnante.
A differenza dei dipendenti pagati a ore, non è necessario che registrino ogni ora lavorata o non lavorata, come se fossero addebiti e accrediti su un conto bancario.
Congedo per Lutto Basato sulla Sfiducia
“Hmm, quindi tua nonna è morta davvero?” È l’ultima cosa che vorremmo mai sentire dopo una perdita personale devastante, ma è proprio ciò che si rischia di chiedere implementando una politica di congedo per lutto che richieda una prova della morte, come un certificato di morte.
Molte organizzazioni all’avanguardia offrono inoltre ai dipendenti il congedo per lutto retribuito, affinché non debbano utilizzare preziosi giorni di ferie (che dovrebbero essere usati per riposare e rilassarsi) o giorni di malattia per gestire una crisi familiare.
Utilizzo del Cellulare Personale e di Internet
Le politiche delle risorse umane che vietano ai dipendenti l’uso del telefono personale sul lavoro, o l’accesso a internet per motivi personali dai computer aziendali, stanno rapidamente diventando obsolete.
La ricerca psicologica ha dimostrato che prendersi pause durante il lavoro è necessario per mantenere energia, motivazione e concentrazione.
Fare una passeggiata, qualche esercizio di stretching o meditare sono tutti ottimi modi per fare una pausa mentale.
Se il tempo non è dei migliori, navigare in internet, usare i social media o fare due chiacchiere con un amico fuori dall’ufficio sono anche buone alternative.
Naturalmente, esagerare con queste attività non va bene, ma si tratta di casi rari che possono essere gestiti direttamente con il singolo membro del team.
E… Ricorda l’Importanza di Chiarezza, Linguaggio e Tono
Ricorda che le policy, a prescindere dalle buone intenzioni, possono comunque essere percepite come autoritarie e burocratiche.
Il modo in cui le policy vengono scritte e presentate può quindi avere un grande impatto su come vengono recepite dalle persone nell’organizzazione e sulla cultura organizzativa che vuoi sviluppare.
Carla Nordean, Direttrice People and Culture presso Squirrel Systems, osserva: “Il tono generale del manuale ha un enorme impatto sulla cultura. Se il manuale è scritto con un linguaggio oppressivo ("i dipendenti devono/non devono..."), le nuove assunzioni potrebbero chiedersi se hanno scelto l’organizzazione giusta.”
Tim Reitsma aggiunge: “Il linguaggio che usiamo nelle nostre organizzazioni conta quando scriviamo le policy. Alcuni casi richiedono un “devi”, ma possiamo ammorbidire il tono ad esempio con “sei responsabile di”.”
Come Scrivere le Tue Policy HR
Scrivere policy HR efficaci richiede un processo attento che tenga conto delle esigenze specifiche della tua organizzazione, della conformità alle leggi e normative e delle best practice nella gestione delle risorse umane.
Ecco una guida passo dopo passo per aiutarti a redigere le policy HR:
1. Identifica la Necessità
- Inizia identificando le aree della tua organizzazione che necessitano di policy formalizzate. Questo può essere determinato da requisiti legali, necessità organizzative o feedback dei dipendenti.
2. Ricerca
- Fai ricerca sulle leggi e normative rilevanti per garantire la conformità
- Consulta standard di settore e best practice
- Esamina le policy di organizzazioni simili per trovare spunti utili.
3. Consulta gli Stakeholder
- Coinvolgi vari stakeholder, tra cui management, dipendenti ed eventualmente consulenti legali, per raccogliere input e comprendere diverse prospettive
4. Redigi la Policy
Utilizza questo formato per aiutarti a redigere la policy.
- Titolo: Indicare chiaramente di cosa tratta la politica.
- Scopo: Spiegare perché viene implementata la politica e la sua importanza.
- Ambito di applicazione: Definire a chi si applica la politica (es. tutti i dipendenti, determinati reparti).
- Dichiarazione di politica: Definire la posizione o le regole dell'organizzazione riguardo la questione specifica.
- Procedure: Dettagliare i passaggi o le procedure che dipendenti e management devono seguire in relazione alla politica.
- Responsabilità: Specificare le responsabilità delle diverse parti interessate (dipendenti, HR, manager) secondo la politica.
- Applicazione: Spiegare come la politica sarà applicata e le conseguenze per la non conformità.
- Revisione e Modifica: Indicare come e quando la politica sarà revisionata e aggiornata.
6. Revisionare e Modificare
- Far revisionare la bozza da professionisti HR e consulenti legali per assicurarsi che rispetti i requisiti legali e gli obiettivi organizzativi.
- Modificare la politica in base ai feedback ricevuti.
7. Approvare e distribuire
- Ottenere l'approvazione dal top management.
- Comunicare la politica a tutti i dipendenti tramite i canali appropriati (ad esempio, email, intranet aziendale, riunioni dello staff).
- Offrire sessioni formative se la politica richiede cambiamenti di comportamento o processi.
8. Implementare e Monitorare
- Implementare la politica e monitorarne l'efficacia.
- Essere pronti a rispondere a domande e fornire chiarimenti quando necessario.
9. Revisione e aggiornamento periodici
- Revisionare regolarmente la politica per garantirne la rilevanza e la conformità a leggi e regolamenti.
- Aggiornare la politica quando necessario, informando i dipendenti delle modifiche significative.
Best practice per scrivere politiche HR
1. Allinearsi agli obiettivi e ai valori organizzativi
- Assicurarsi che ogni politica sia coerente con la mission, la vision e i valori fondamentali dell'organizzazione. Le politiche dovrebbero sostenere gli obiettivi strategici generali e migliorare la cultura aziendale.
2. Essere chiari e concisi
- Usare un linguaggio semplice e diretto. Evitare termini legali o complessi che potrebbero confondere i dipendenti. L'obiettivo è rendere le politiche il più chiare e accessibili possibile per garantire comprensione e conformità.
3. Garantire la conformità legale
- Assicurarsi che le politiche rispettino tutte le leggi e regolamentazioni locali, statali e nazionali rilevanti. Potrebbe essere necessario consultare professionisti legali o esperti HR per evitare problemi giuridici.
4. Coinvolgere gli stakeholder nel processo di sviluppo
- Coinvolgere un gruppo eterogeneo di stakeholder, inclusi dipendenti di diversi livelli e reparti, nel processo di sviluppo delle politiche. Questo aiuta a garantire che le politiche siano realistiche, pratiche e rispondano ai bisogni e alle preoccupazioni di tutta la forza lavoro.
5. Mantenere la flessibilità
- Sebbene le politiche debbano fornire linee guida chiare, devono anche consentire una certa flessibilità per gestire circostanze eccezionali. Essere troppo rigidi può creare vincoli inutili e ostacolare una decisione efficace.
6. Concentrarsi sull'esperienza del dipendente
- Considerare come le politiche impattano l'esperienza dei dipendenti. Le politiche dovrebbero essere eque, promuovere un ambiente di lavoro positivo e supportare il benessere dei dipendenti.
7. Fornire esempi
- Dove applicabile, includere esempi per chiarire l'applicazione della politica. Questo può aiutare a prevenire malintesi e illustrare come la politica vada interpretata in situazioni pratiche.
8. Definire responsabilità e conseguenze
- Definire chiaramente chi è responsabile di cosa in ogni politica, nonché le conseguenze della non conformità. Questo quadro di responsabilità aiuta a garantire che la politica venga presa seriamente e rispettata.
9. Comunica e forma
- Una volta sviluppate, comunica le politiche in modo efficace a tutti i dipendenti. Considera sessioni di formazione o workshop per assicurarti che tutti comprendano le politiche e come si applicano ai loro ruoli.
10. Rivedi e aggiorna regolarmente
- Rivedi regolarmente le tue politiche HR per assicurarti che rimangano pertinenti, efficaci e conformi alla legge. Aggiornale quando necessario, soprattutto in caso di cambiamenti legislativi, nella struttura organizzativa o negli obiettivi strategici.
11. Garantire l’accessibilità
- Assicurati che tutti i dipendenti abbiano facile accesso alle politiche, che sia tramite intranet, manuale del dipendente o in un altro formato accessibile.
12. Promuovere la trasparenza e una comunicazione aperta
- Incoraggia il feedback sulle politiche e mantieni una politica delle porte aperte per domande o dubbi relativi alle politiche HR. Questo favorisce una cultura di trasparenza e miglioramento continuo.
