Cos’è l’Orientamento dei Dipendenti? Guida Esperta + Modello
Una prima impressione positiva è fondamentale per gettare le basi di un'esperienza lavorativa di successo.
Questo articolo ti guida nella creazione di un programma di orientamento per i dipendenti che lascerà i nuovi assunti colpiti e pronti a dare il meglio.
Vedremo cos'è l'orientamento, perché è importante e le 10 attività principali che il tuo programma di orientamento dovrebbe includere, con alcuni bonus per i lavoratori da remoto.
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Cominciamo.
Cos'è l'Orientamento dei Dipendenti?
L'orientamento dei dipendenti è il processo di presentazione dei nuovi assunti alla missione, alla cultura e alla struttura dell'azienda, illustrando al contempo il loro ruolo lavorativo e le aspettative.
Il processo comprende una revisione della missione e dei valori dell'organizzazione, delle policy aziendali, dei benefit, delle presentazioni e degli strumenti che utilizzeranno.
Un programma di orientamento efficace:
- Rende i nuovi membri del team consapevoli delle politiche aziendali e delle aspettative
- Li aiuta a completare la documentazione essenziale per i nuovi assunti
- Risponde a domande o dubbi che potrebbero avere prima che inizino il nuovo ruolo
- Offre l'opportunità di conoscere persone, socializzare e iniziare a costruire relazioni.
Ciò contribuisce a una grande esperienza di onboarding complessiva, aiuta i nuovi arrivati ad ambientarsi più velocemente e riduce il turnover del personale.
Molti elementi possono essere standardizzati, ad esempio una presentazione introduttiva obbligatoria e la lettura del manuale del dipendente, tuttavia l'esperienza sarà ovviamente leggermente diversa da persona a persona.
Onboarding vs Orientamento dei Nuovi Dipendenti
La differenza principale tra onboarding e orientamento dei nuovi dipendenti è nella portata e nella durata:
- L'orientamento dei nuovi dipendenti è un evento una tantum che si concentra sull'introduzione dei nuovi assunti in azienda, coprendo le basi come policy, benefit e una panoramica del loro ruolo.
- L'onboarding è un processo più lungo (che dura settimane o mesi) pensato per integrare completamente i dipendenti nell'organizzazione, aiutandoli a costruire relazioni, sviluppare competenze e raggiungere una produttività duratura.
In breve, l'orientamento è una parte del processo di onboarding, che è più ampio e completo.
| Orientamento | Onboarding |
| 1 settimana | 90+ giorni |
| Poche attività selezionate focalizzate sulla socializzazione | Intera gamma delle attività di onboarding |
Vantaggi di un Buon Orientamento dei Dipendenti
Immagina: hai già completato la fase di preboarding ed è il tuo primo giorno in un nuovo lavoro. Ma la tua prima settimana sembra disorganizzata e poco accogliente. Non è certo una grande prima impressione, vero?
Un buon programma di orientamento porta a:
Aumento dell'engagement e della soddisfazione dei dipendenti
Un buon programma di orientamento può aumentare significativamente l'engagement dei nuovi assunti e la soddisfazione lavorativa, facendoli sentire valorizzati, supportati e parte della squadra.
Produttività più rapida
Un orientamento efficace aiuta i nuovi assunti a comprendere meglio il proprio ruolo e le proprie responsabilità, portando a una crescita della produttività più veloce ed efficiente.
Acquisiranno una chiara idea di ciò che ci si aspetta da loro, di come si inseriscono nella più ampia struttura dell'organizzazione, a chi possono rivolgersi per supporto e quali strumenti utilizzeranno.
Riduzione del turnover
Un rapporto di Job Seeker Nation ha rilevato che il 30% delle persone lascia entro i primi 90 giorni dall'inizio di un nuovo lavoro.
L'orientamento aiuta una persona a comprendere il proprio ruolo e a sentirsi supportata, il che generalmente significa che è meno propensa a lasciare. Questo riduce i costi e le interruzioni associati ad un alto turnover del personale.
Una cultura aziendale più forte
Come già detto, i programmi di orientamento introducono i nuovi dipendenti alla cultura, ai valori e alle norme aziendali.
Ciò aiuta ad assimilarsi più rapidamente e ad allineare i propri comportamenti alle aspettative aziendali, favorendo una cultura lavorativa più coesa nel complesso.
Completamento della formazione su conformità e sicurezza
L'orientamento è un'opportunità per informare i nuovi dipendenti su questioni di conformità, politiche aziendali e protocolli di sicurezza, riducendo il rischio di incidenti sul posto di lavoro e problemi legali.
Best practice per l'orientamento dei nuovi assunti
Definisci uno scopo chiaro
Chiarisci quale esperienza vuoi che viva il nuovo assunto durante il primo giorno e la prima settimana, e quale sarà il focus (ad es., persone, prodotti, cultura, ecc.)
Riduci al minimo le sorprese
Informa i nuovi assunti in anticipo su come saranno il primo giorno e la prima settimana, compreso tutto, dal codice di abbigliamento (o l'assenza dello stesso!), a ciò che dovranno portare. Questo aiuta a eliminare possibili fonti di stress che un nuovo assunto potrebbe sperimentare prima del primo giorno.
Preparati in anticipo
Crea una checklist per i nuovi assunti, pianifica in anticipo riunioni e sessioni di formazione, prepara la postazione di lavoro e organizza gli altri membri del team affinché possano aiutare.
Stabilire una struttura garantirà che tutti siano consapevoli del proprio ruolo e che nulla di importante venga trascurato.
Puoi utilizzare il nostro modello di checklist per l'onboarding dei dipendenti per aiutarti a iniziare.
Rendilo accogliente
Creare un'accoglienza calorosa e personale che rifletta la tua cultura aiuterà i nuovi assunti a sentirsi valorizzati.
Piccoli gesti come un kit di benvenuto o una postazione personalizzata possono lasciare un'impressione positiva duratura.
Focalizzati sulla cultura
L’orientamento è un’ottima occasione per immergere i nuovi assunti nella cultura aziendale.
Condividi missione, visione e valori dell’organizzazione, utilizzando storie reali o esempi che riflettano questi principi in azione.
Questo aiuta i dipendenti a connettersi emotivamente con lo scopo dell’azienda.
Bilancia il flusso di informazioni
Evita di sommergere i nuovi assunti con troppe informazioni nel primo giorno. Suddividi i contenuti in sessioni gestibili e usa formati coinvolgenti come video, simulazioni di ruolo o discussioni interattive per rendere l’esperienza vivace ed efficace.
Stabilisci un ritmo ragionevole e offri molte pause e momenti liberi.
Sii paziente
Ricorda che il nuovo membro del team con ogni probabilità commetterà errori, dimenticherà alcune parti del programma di orientamento e potrebbe saltare qualche passaggio mentre si abitua al nuovo ruolo.
Chiarisci le aspettative
Aiuta i nuovi assunti a partire con il piede giusto delineando chiaramente le aspettative relative al lavoro e i primi obiettivi. Guidali attraverso gli strumenti principali, i flussi di lavoro e i processi essenziali per il loro ruolo, garantendo loro chiarezza e risorse per avere successo.
Favorisci la connessione
Facilita occasioni per permettere ai nuovi assunti di costruire relazioni in azienda. Organizza presentazioni di team, incontri individuali con i manager o momenti informali come una pausa caffè per aiutarli a sentirsi integrati e supportati fin dal primo giorno.
Sfrutta la tecnologia
Strumenti come software HRIS, sistemi di gestione della formazione, software di formazione e strumenti per l'onboarding offrono soluzioni automatizzate e integrate per gestire la moltitudine di attività relative all’orientamento.
Raccogli feedback
Il feedback è fondamentale per migliorare il processo di orientamento. Chiedi ai nuovi assunti di raccontare la loro esperienza e utilizza i loro spunti per perfezionare e migliorare il programma di orientamento per i futuri dipendenti.
Oltre a raccogliere feedback di persona, le indagini sull'onboarding sono utili per ottenere riscontri sull’orientamento e sull’onboarding in generale.
Quali sono le 10 principali attività di orientamento dei nuovi assunti?
I tipi di attività di orientamento per i dipendenti variano da un’azienda all’altra. Dipendono in larga misura dalle politiche e processi esistenti che hai implementato e da quanto tempo puoi dedicare all’orientamento.
Se lavori in una piccola azienda o in una startup, dove il tempo è limitato e ci sono poche regole e procedure formali, il tuo programma di orientamento potrebbe consistere in una sola giornata di incontri con i nuovi membri del team e nella preparazione dell’ambiente di lavoro.
Se invece operi in un’organizzazione più strutturata, probabilmente il programma includerà un numero maggiore di attività di orientamento.
- Colloquio individuale con il responsabile diretto
- Entrare in contatto con i nuovi colleghi
- Momento di confronto con il team di leadership
- Affiancamento con un collega o mentore
- Compilazione della modulistica richiesta
- Visione del manuale del dipendente e delle politiche aziendali
- Tour della struttura o degli uffici
- Allestimento del posto di lavoro e della postazione
- Esperienza pratica con i prodotti e/o servizi dell’azienda
- Definizione degli obiettivi e coordinamento della formazione
1. Colloquio individuale con il responsabile diretto
I colloqui individuali (1:1) sono una parte fondamentale per sviluppare e rafforzare relazioni positive e produttive tra te e i membri del tuo team.
Puoi utilizzare il tuo primo incontro 1:1 per esaminare l'agenda del programma di orientamento, creare un accordo di fiducia, spiegare alcune norme del team ed eventualmente rivedere la loro job description.
Puoi anche sfruttare questa occasione per mettere a proprio agio il nuovo membro del team, rispondere a eventuali dubbi e renderlo entusiasta di iniziare!
Consiglio professionale: Inizia subito i colloqui individuali; valuta di renderli la prima attività nel giorno d’esordio del nuovo assunto.
2. Entrare in contatto con i nuovi colleghi
Non è facile essere il nuovo arrivato. Ci sono molti modi per supportare il tuo dipendente nel connettersi con i nuovi colleghi e favorire il senso di appartenenza e inclusione. Non esitare a trovare soluzioni creative!
Consiglio professionale: I nuovi assunti della società di software di Vancouver, Thinkific, compilano un questionario prima del primo giorno con alcune curiosità su di sé, come il piatto preferito e il risultato più orgogliosamente raggiunto. Quando iniziano, le loro risposte vengono condivise sul canale Slack aziendale per fornire a tutti maggiori dettagli sulla loro personalità. I membri attuali del team possono quindi entrare nella conversazione e dare un caloroso benvenuto.
3. Momento di confronto con il team di leadership
Coinvolgere un dirigente senior, come il CEO o il fondatore, durante l’orientamento — sia per un tour degli uffici che per una presentazione aziendale — dà l’opportunità di aiutare i nuovi assunti a comprendere la cultura aziendale, conoscere la storia dell’azienda, illustrare valori e comportamenti attesi, e presentare gli obiettivi organizzativi.
Questo contribuisce anche a far sentire il nuovo assunto valorizzato e in connessione con la leadership.
Consiglio professionale: Nella mia precedente esperienza come dirigente, dedicavo un’ora a ogni nuovo assunto durante l’orientamento (oggi potrebbe essere organizzato virtualmente) per spiegare vision e mission, come i nostri prodotti venivano utilizzati dai clienti e in che modo il contributo del nuovo membro del team era fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi.
4. Affiancamento con un collega o mentore
Secondo Greenhouse, piattaforma di software per il recruiting: “Un modo per aiutare i neoassunti a sentirsi più a loro agio è creare un sistema di affiancamento che associ ogni nuova risorsa a una persona con maggiore anzianità in azienda.”
In Greenhouse, ad esempio, ogni nuovo assunto viene abbinato a una persona di un altro dipartimento. I “buddy” accompagnano il neoassunto in un tour dell’ufficio subito dopo la prima sessione di onboarding, quindi tutti i buddy e i loro rispettivi neoassunti pranzano insieme il primo giorno.
Ciò garantisce che i nuovi assunti abbiano una faccia amica in ufficio e un pari a cui rivolgersi per le domande di tutti i giorni.
5. Compilazione della modulistica richiesta
La burocrazia è una parte necessaria, ma spesso noiosa, del processo di inserimento dei nuovi assunti, quindi è preferibile che il nuovo membro del team completi il maggior numero possibile di moduli richiesti prima del suo primo giorno.
Molti sistemi HRIS supportano la compilazione digitale dei principali moduli di onboarding, rendendo semplice per i nuovi assunti completarli prima ancora di iniziare. Questo approccio consente di concentrarsi sugli aspetti più importanti ed entusiasmanti del nuovo lavoro una volta che saranno pronti a cominciare.
Durante l'orientamento, il reparto risorse umane può aiutare il nuovo dipendente a controllare e completare la documentazione che resta da espletare.
Consiglio pro: Un'idea di Jordan Boogaard di Eddy HR è usare le informazioni raccolte dai dipendenti durante l’onboarding per premiare i nuovi assunti quando completano la loro documentazione, ad esempio: se sai qual è il loro ristorante preferito, regalagli un buono.
6. Esamina il manuale del dipendente e le policy aziendali
Il manuale del dipendente è uno strumento fondamentale per l’onboarding dei nuovi assunti e dovrebbe essere esaminato insieme tra dipendente e responsabile (o HR) come parte del processo di orientamento.
Viene utilizzato per informare i nuovi dipendenti sulle regole e le procedure che regolano il rapporto di lavoro, e sui diritti, le responsabilità e i comportamenti attesi sia dal datore di lavoro che dal dipendente.
Alcuni dipendenti potrebbero non sapere cos’è un employer of record o cos’è una professional employer organization, quindi il manuale dovrà dettagliare la struttura della relazione e a chi rivolgersi in diverse situazioni.
Consiglio pro: Il manuale del dipendente e le principali policy HR, come quelle su molestie, diversità e inclusione, permessi e salute e sicurezza, dovrebbero essere inviati in anticipo come parte del pacchetto di benvenuto. Questo permette di utilizzare il tempo durante l’orientamento per chiarire domande o dubbi. Un software per manuali del dipendente può aiutarti a sviluppare e mantenere un manuale efficace.
7. Fai un tour della struttura o dell’ufficio
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti avere un piccolo ufficio o un intero edificio.
In ogni caso, è importante accompagnare il nuovo membro del team in un giro dell’ambiente di lavoro per mostrargli dove si trovano le varie strutture. È anche una buona occasione per presentare nuovi colleghi (senza però sovraccaricarli di facce e nomi).
Consiglio pro: Non esitare a essere creativo con il tour dell’ufficio. Ad esempio, potresti trasformarlo in una divertente caccia al tesoro usando un servizio come Strayboots o Goosechase.
8. Prepara lo spazio di lavoro e la postazione
Che si tratti semplicemente di un laptop consegnato a un dipendente remoto per il lavoro virtuale, o di uno spazio ufficio dedicato completamente attrezzato con mobili, computer, stampante e telefono cellulare, è importante preparare in anticipo tutto ciò di cui il nuovo membro del team avrà bisogno per avere successo.
Consiglio pro: Prevedi un elenco completo di tutti gli strumenti e le attrezzature necessari all’interno della checklist per i nuovi assunti così da non dimenticare nulla (ricordo una volta in cui un manager con cui ho lavorato si dimenticò di ordinare il laptop per il nuovo dipendente, che dovette aspettare due settimane per riceverlo!)
9. Fai sperimentare direttamente i prodotti e/o i servizi dell’azienda
Non c’è modo migliore di far conoscere cosa offre un’organizzazione ai propri utenti e clienti che lasciare che i nuovi assunti lo sperimentino in prima persona.
Ad esempio, i baristi di Starbucks devono essere in grado di spiegare le differenze tra una vasta gamma di bevande. Nel loro primo giorno di lavoro, i nuovi assunti partecipano a degustazioni di caffè facilitate dallo store manager.
Allo stesso modo, nella mia precedente azienda, ogni nuovo dipendente aveva la possibilità di collegare e provare una delle nostre telecamere digitali industriali e faceva un giro dell’area produttiva.
10. Definisci obiettivi e coordina formazione e sviluppo
Il programma di orientamento per i nuovi assunti è solo una parte dell’intero percorso di onboarding del dipendente. Per gettare le basi per il resto di quel percorso, lavora con il nuovo membro del team per:
- Definire obiettivi di performance a 30, 60 e 90 giorni;
- Coordinare la formazione sul lavoro e lo sviluppo delle competenze; e
- Continuare a essere integrato nella cultura aziendale e nel team.
Queste attività rappresentano grossi carichi di lavoro e il periodo di orientamento può essere molto intenso, quindi non preoccuparti troppo se non riesci a completarle il primo giorno o anche la prima settimana del nuovo dipendente. L’importante è che vengano svolte il prima possibile per mantenere fluido il processo di onboarding!
BONUS: Come rendere divertente e coinvolgente l'orientamento da remoto/virtuale
Creare un ambiente coinvolgente che favorisca la costruzione di relazioni può essere una sfida. Un elemento da tenere in considerazione è la cultura della tua organizzazione: questo ti permetterà di includere elementi pertinenti e adeguati all'orientamento virtuale.
Ecco cinque modi per rendere il tuo orientamento da remoto più efficace e coinvolgente:
1. Invia un "welcome/survival kit"
Invia un pacchetto di benvenuto a casa dei lavoratori da remoto per iniziare a creare un rapporto con loro prima ancora del primo giorno. Questo li aiuterà a sentirsi parte dell'organizzazione fin da subito. Nel pacchetto potresti includere:
- Prodotti dell’azienda (se rilevanti) come magliette brandizzate e altri gadget
- Un anello luminoso per le eventuali videoconferenze
- Una borraccia termica con il logo aziendale (ad esempio un Thermos)
- Una nota personale dal CEO/Responsabile di reparto che dà loro il benvenuto in azienda
2. Invia una gift card elettronica
Offri al tuo nuovo assunto da remoto la colazione o il pranzo durante l’orientamento e condividi il pranzo con tutti i nuovi assunti per favorire la conoscenza reciproca.
Ovviamente, presta attenzione a eventuali restrizioni e preferenze alimentari. Per evitare sorprese, un trucco è inviare un questionario prima del giorno dell’orientamento, chiedendo in modo discreto quali sono i piatti/ristoranti preferiti, e inviare un buono in base alle risposte.
3. Assicurati che l'orientamento includa degli ospiti
Invita alcuni relatori sia dal team/reparto di appartenenza dei neoassunti sia da altre aree dell’organizzazione da cui dipenderanno:
- Parte dell’orientamento può consistere nel far partecipare ogni responsabile dei nuovi assunti alla sessione virtuale e prevedere delle breakout room per un determinato periodo (es. 30 minuti). Questo aiuta a conoscere subito il nuovo manager
- Membri del team HR possono partecipare per fornire dettagli legati ai loro ruoli (ad esempio, un referente dei benefit che spiega i benefit)
- I leader senior possono alternarsi in una conversazione sulla cultura aziendale, oppure si può registrare e mostrare un video dove parlano di mission, valori, ecc.
- Inserisci coffee chat virtuali con i leader senior durante tutto l’orientamento. Un senior leader può guidare un gioco online o una conversazione informale tra una panoramica e l’altra delle policy per mantenere alto l’engagement
4. Condividi una library digitale per i nuovi assunti
Inserisci procedure operative standard, suggerimenti, consigli e guide utili per accelerare l’ambientamento dei nuovi dipendenti.
Puoi includere un glossario aziendale con termini e abbreviazioni, oltre a corsi di formazione e video sulla società e sulla sua cultura
5. Organizza una caccia al tesoro virtuale
In una fase successiva dell’orientamento puoi organizzare una caccia al tesoro virtuale per rafforzare le informazioni chiave apprese.
Gli elementi che puoi inserire possono riguardare cultura e storia aziendale, trovare membri del senior leadership team, e informazioni o esempi di prodotti e servizi offerti dalla società
Rendi più divertente la caccia al tesoro scegliendo un tema legato a una prossima festività, evento o film, mentre consolidi importanti informazioni su azienda e team.
Checklist per l'orientamento dei dipendenti
Prima del primo giorno
- Preparazione
- Prepara la postazione di lavoro, gli strumenti e le attrezzature (computer, telefono, e-mail, accesso ai software).
- Crea un calendario per tutto il percorso di orientamento.
- Avvisa il team della data di inizio del nuovo assunto.
- Invia un’email di benvenuto con i dettagli del primo giorno (orario di arrivo, dress code, persona di riferimento).
- Documentazione
- Prepara la documentazione per l’assunzione (contratti, moduli fiscali, moduli per bonifico diretto).
- Organizza il materiale relativo all'iscrizione ai benefit.
Primo giorno
- Accoglienza e introduzione
- Accogli calorosamente la nuova assunzione al suo arrivo.
- Presentalo al suo responsabile e ai membri del team.
- Fornisci un kit di benvenuto (ad esempio, gadget aziendali, manuale dell’azienda, elenco contatti).
- Panoramica dell’orientamento
- Condividi l’agenda della giornata/della settimana.
- Spiega lo scopo del processo di orientamento.
- Panoramica dell’azienda
- Presenta la storia dell’azienda, mission, vision e valori.
- Metti in evidenza la struttura organizzativa e i dirigenti chiave.
- Politiche e procedure
- Rivedi il manuale del dipendente.
- Discuti le politiche aziendali (presenza, codice di abbigliamento, lavoro da remoto).
- Tour dell’ambiente di lavoro
- Mostra l’ufficio oppure gli strumenti di lavoro virtuali.
- Metti in evidenza le aree chiave (aule relax, servizi igienici, uscite di emergenza).
Prima settimana
- Ruolo lavorativo e aspettative
- Spiega il ruolo, le responsabilità e gli obiettivi della nuova risorsa.
- Fornisci una panoramica di strumenti, flussi di lavoro e compiti principali.
- Benefit e retribuzione
- Rivedi i benefit, i vantaggi e il processo di gestione del payroll.
- Assisti nell’iscrizione ai benefit se necessario.
- Formazione e risorse
- Presenta i programmi e i materiali di formazione obbligatori.
- Assegna le prime attività o progetti per iniziare ad apprendere sul campo.
- Costruzione di connessioni
- Organizza incontri con i membri del team, responsabili e figure chiave.
- Pianifica momenti informali o attività di team building.
Esempio di modello per l’agenda di orientamento di una nuova assunzione
Ora dovresti avere una buona idea di cosa sia l'orientamento dei dipendenti, perché sia importante e quali attività siano tipicamente incluse in un programma di orientamento. Ma potresti chiederti: “Come metto insieme tutte le attività? Quali vengono prima, quali dopo?”
Per aiutarti abbiamo fornito un esempio di agenda per un programma di orientamento di due giorni, che puoi scaricare qui sotto. Puoi utilizzarlo come una sorta di checklist per l’orientamento dei nuovi dipendenti, in modo da non dimenticare nulla.
Scarica il nostro modello di orientamento per i dipendenti!
All’orientamento e oltre
L’orientamento dei dipendenti è uno step importante del tuo processo di onboarding ed è uno di quei ‘momenti della verità’, per prendere in prestito un termine dall’ambito dell’esperienza dei dipendenti.
Se eseguito correttamente, contribuirà a una maggiore produttività, coinvolgimento, fidelizzazione e offrirà un migliore ROI dell’onboarding.
Punti chiave
- Inizia l’orientamento dei dipendenti anche prima del loro primo giorno per massimizzare l’impatto
- Assicurati che i nuovi arrivati abbiano molto tempo faccia a faccia con manager e colleghi
- Affiancare un collega o un mentor porta a un apprendimento più rapido e un maggiore coinvolgimento.
In generale, è importante offrire il massimo supporto possibile ai nuovi dipendenti durante i primi mesi nella loro nuova posizione.
Questo include controlli regolari con il manager e, se possibile, attività come affiancamento o mentorship.
È considerata una best practice creare un piano a 30, 60 e 90 giorni che includa elementi standard ma sia personalizzabile per ogni ruolo e individuo.
Oltre a ciò, è importante capire come misurare il successo dell'onboarding così da poter ottimizzare il processo e migliorarne continuamente l’efficacia.
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