Cos’è un ATS? Caratteristiche, Vantaggi e Migliori Pratiche
Uno degli strumenti che uso di più come professionista delle assunzioni è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS) e c’è sempre molta discussione su quale sia il migliore.
Bene, la risposta è "Dipende da cosa ti serve." Tuttavia, con così tante opzioni sul mercato, come si fa a scegliere quella giusta per le proprie esigenze?
Qui ti guiderò su cos’è un ATS, i vantaggi, le funzionalità chiave e come scegliere l’ATS migliore per te.
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Cos’è un ATS?
I sistemi di tracciamento dei candidati sono un tipo di software per il recruiting che ti aiutano a pianificare, monitorare ed eseguire piani di assunzione.
I sistemi di base includeranno un tracciatore dei candidati e uno strumento per la creazione di annunci di lavoro. Tuttavia, i sistemi di acquisizione dei talenti più avanzati offrono plugin per il sito delle carriere, ricerca integrata, strumenti di confronto dei candidati supportati dall’IA e analisi avanzata del recruiting.
Per esperienza personale, quando le assunzioni superano una certa soglia, un ATS ti aiuta a rendere più efficiente il processo di selezione e a offrire una migliore esperienza ai candidati.
Esistono inoltre ulteriori leggi sulla protezione dei dati nell’UE e molti ATS sono dotati di strumenti per aiutarti a rispettare la normativa (cosa che i fogli di calcolo non possono fare).
Funzionalità chiave dell’ATS
Le principali funzionalità di un ATS sono:
- Tracciamento dei candidati: Si tratta di un sistema in cui crei delle fasi nella candidatura coerenti con il tuo processo di selezione (es. "candidatura inviata", "screening", "primo colloquio” ecc.). Puoi muovere i candidati tra le varie fasi assicurandoti che ricevano comunicazioni pertinenti.
- Pubblicazione delle offerte di lavoro: Bacheche integrate o una pagina carriere che poi puoi collegare a portali di lavoro come LinkedIn o Remotive.
- Messaggistica: Alcuni sistemi ATS dispongono di funzionalità di messaggistica o email integrate, così puoi gestire la comunicazione con i candidati direttamente nel sistema.
- Organizzazione dei colloqui: Una funzione essenziale se hai più colloqui in corso contemporaneamente e vuoi essere sicuro di tenere traccia delle informazioni. Puoi organizzare i colloqui dal sistema e inviare un “kit per il colloquio” (con il CV del candidato e le domande da porre a questa fase di selezione).
- Pagina carriere: È importante avere una pagina dove i candidati possano scoprire i tuoi ruoli, la tua storia come datore di lavoro e il tuo brand. Alcuni ATS prevedono la possibilità di creare la pagina carriere come parte del sito aziendale.
- Analytics: Strumenti di analisi delle attività di recruiting integrati ti aiutano a monitorare le tue metriche di selezione e a prendere decisioni informate per migliorare i tuoi processi di assunzione; ad esempio, se le persone visitano la tua pagina carriere ma non si candidano, come mai?
- Integrazione con HRIS: la maggior parte degli ATS offre integrazione con HRIS, HRMS o software di onboarding, così che una volta che una persona viene assunta, può essere trasferita automaticamente negli altri sistemi del tuo ecosistema HR. Vale anche il contrario: appena si apre una posizione nell’HRIS, viene creata nell’ATS.
- Sondaggi sui candidati: In un periodo di crescita è utile raccogliere feedback sull’esperienza che vivi con i candidati. Spesso si tratta di email automatiche per raccogliere opinioni sul processo di selezione.
- Database per la relazione con i candidati: Gli ATS più avanzati possono includere un sistema CRM per il recruiting dove puoi costruire un database di candidati qualificati e mantenerli "caldi" con email periodiche sulle novità aziendali e sulle posizioni aperte.
- Strumenti di sourcing: Uniscono più fonti di candidati (es. LinkedIn e Github) per aiutarti a trovare potenziali risorse direttamente dal sistema e contattarle da lì.
- Funzionalità di conformità: Strumenti che aiutano a mantenere la conformità con le normative sull’occupazione locali, nazionali e internazionali, incluso il GDPR.
Come funzionano gli ATS?
Gli ATS operano attraverso la combinazione di diverse tecnologie chiave per gestire in modo efficiente il processo di selezione.
Fondamentalmente, il sistema utilizza database e algoritmi di ricerca per archiviare e recuperare informazioni dei candidati come nome, CV, posizioni a cui hanno fatto domanda, stato della candidatura, comunicazioni e feedback sui colloqui.
Le informazioni vengono poi visualizzate in un’interfaccia intuitiva che i team di selezione possono usare per monitorare i candidati e automatizzare il processo di selezione con funzioni come screening del CV tramite IA, pianificazione dei colloqui, email e promemoria automatizzati.
Ulteriori funzionalità di questo software di recruiting includono strumenti per la creazione di pagine carriere, analisi avanzate e integrazioni con job board e altri sistemi di software HR.
6 Vantaggi dell'utilizzo di un ATS
Gli ATS sono una manna per molti team di assunzione. I vantaggi degli ATS includono:
1. Maggiore efficienza
Un buon ATS dovrebbe automatizzare e semplificare il processo di assunzione, facendoti risparmiare tempo che altrimenti spenderesti su fogli di calcolo, calendario ed email controllando tutto manualmente.
Cercare di programmare i colloqui, specialmente nei periodi di reclutamento ad alto volume, può essere una perdita di tempo; quindi avere un sistema che ti aiuti in questo ti cambierà la vita!
2. Aiuta a trovare candidati
Un buon ATS dovrebbe essere in grado di pubblicare automaticamente le tue descrizioni delle posizioni almeno su alcuni job board, aumentando la visibilità dei tuoi annunci di lavoro. Alcuni ATS dispongono anche di strumenti che ti aiutano a reperire candidati da più fonti, inclusa la tua banca dati interna.
3. Resume parsing
Questo è un argomento un po' controverso perché i curriculum possono avere una moltitudine di formati diversi. Mi è capitato di vedere il resume parsing funzionare così male che il responsabile dell'assunzione pensava che il candidato avesse inviato un curriculum formattato malissimo!
Per fortuna, sapevo che era stato il parsing a rovinare la formattazione, quindi ho spiegato la situazione. Potrebbe capitare anche a te, quindi attenzione! Detto ciò, questa funzione è utile per raccogliere dati di base come nomi, recapiti e dettagli lavorativi e creare un profilo candidato.
4. Email e automazione
Alcuni ATS hanno una messaggistica integrata che ti aiuta a gestire tutte le comunicazioni. Puoi ad esempio impostare un template automatico che venga inviato a tutti i candidati che hanno fatto domanda, oppure che venga inviato a tutti i respinti in una determinata fase.
5. Migliorare l'esperienza del candidato
Puoi inserire molte informazioni nei template email automatici o nella pagina carriere, così come programmare facilmente i colloqui e fornire feedback rilevanti e tempestivi.
Tutto ciò è esattamente quello che desiderano i candidati, quindi potrai farlo ogni volta. Puoi anche monitorare l'esperienza candidato con un sondaggio automatizzato!
6. Pagina carriere
Qui puoi mostrare chi sei, magari presentare alcuni membri del team e anche fornire qualche dettaglio in più sulla cultura aziendale.
Molti team HR esplorano i vantaggi degli ATS durante conferenze dedicate al recruiting, dove possono vedere i software più recenti in azione. Partecipare a queste conferenze spesso aiuta i professionisti HR a comprendere profondamente come un ATS possa migliorare l'efficienza nelle assunzioni.
Come scegliere un ATS
Esistono moltissime piattaforme ATS! Alcune sono incluse come parte di un HRIS o di un HRMS, altre sono indipendenti, altre ancora sono abbinate a un CRM.
Ci sono opzioni per tutti i tipi di budget ed esigenze, quindi come si sceglie?
Ecco alcune domande a cui rispondere per iniziare, guidare le conversazioni con i fornitori e scegliere il miglior ATS per te.
Quante persone devi assumere nei prossimi 6–12 mesi?
Questa è una buona domanda iniziale perché, se hai intenzione di assumere solo 5 persone nell'arco di un anno, ovvero meno di una persona ogni due mesi, probabilmente non hai ancora bisogno di un ATS.
Tuttavia, se il volume è consistente, è il caso di considerare seriamente un ATS. Non posso definire cosa sia "consistente" per te, ma più o meno attorno a 15-20 persone all'anno può essere una buona indicazione.
Il numero di persone che devi assumere e il tempo a disposizione ti aiutano anche a capire se serve un ATS ricco di funzioni. (E se questa descrizione corrisponde alla tua organizzazione, potresti anche avere bisogno di sapere come scrivere una RFP per un ATS per avviare il processo.)
Ad esempio, se sei una sola persona e devi assumere 100 persone in un anno, forse ti conviene optare per un ATS che abbia funzioni di sourcing e integrazione con job board per ampliare la tua ricerca e riuscire a occupare tutte le posizioni.
Dove effettuerai le assunzioni?
Sempre più soluzioni per il recruiting puntano ad essere globali e a operare in diverse giurisdizioni. Tuttavia, se ti trovi nell’UE (e nel Regno Unito), il GDPR ha influenzato in modo determinante la conservazione e l’utilizzo dei dati dei candidati (ad esempio, è necessario ottenere il consenso se si vogliono utilizzare gli stessi dati per ruoli futuri).
Negli Stati Uniti ci sono requisiti specifici che variano da stato a stato (mi vengono in mente New York e Colorado, che richiedono l'inserimento delle informazioni sulle retribuzioni). Devi quindi considerare dove effettuerai le assunzioni e se l'ATS può supportare le tue esigenze di conformità.
Nota aggiuntiva: Se stai assumendo da remoto, assicurati di discuterne con il fornitore in modo da poter verificare se ha integrato i collegamenti con le job board remote e che tu possa pubblicare la posizione come lavoro remoto in generale.
Com’è strutturato il tuo processo di colloquio?
Hai una sequenza abbastanza lineare di 2-3 colloqui con una sola persona ogni volta, per circa un'ora e senza prove pratiche, ecc.? In questo caso potrebbe bastare un layout più semplice e un pianificatore di colloqui.
Tuttavia, se il tuo processo di selezione prevede la partecipazione di figure senior e due persone contemporaneamente, per esempio, oppure due persone da un pool più dei test tecnici, si tratta di un processo più complesso!
A questo punto, dovresti annotare le tue esigenze di colloquio e discuterne con i fornitori durante la chiamata (ad esempio chiedendo se è possibile inviare test automatici o pacchetti di colloquio).
Chi sarà il principale utilizzatore dell’ATS?
Saranno le risorse umane, un team dedicato al talento o direttamente i responsabili delle assunzioni?
Nel secondo caso, potrebbe essere utile una visualizzazione tipo Kanban board con "swimlane" e una panoramica semplificata dei candidati, per aiutare i responsabili delle assunzioni a lavorare più rapidamente.
Inoltre, il tuo ATS deve essere facile da utilizzare anche con altre funzioni, come il monitoraggio dei colloqui e dei feedback o la programmazione dei colloqui, affinché le persone lo utilizzino sempre, i dati siano più accurati e la conformità venga mantenuta.
Se invece hai un team Talent, diventano più importanti le funzioni avanzate come analisi e performance, in modo che il team possa monitorare l’efficacia dei propri sforzi. Sarà utile integrare l’accesso allo strumento con formazione specifica per l’ATS.
Anonimizzazione
Una breve nota sull’anonimizzazione, cioè quando l’ATS oscura i nomi e altri dettagli dei candidati per ridurre i pregiudizi.
Può essere utile se non hai avuto il tempo di formare tutti i responsabili delle assunzioni sulla riduzione dei bias, ma personalmente ritengo che questa sia una soluzione temporanea e sia invece necessario garantire una formazione continua e più generale su questi temi.
Quanto è sviluppato il tuo employer brand?
Se hai una employer brand avanzata, dovresti verificare come funziona il builder della pagina carriere e se l’ATS permette di incorporare direttamente la pagina carriere sul tuo sito web invece di ospitarla sul loro dominio.
Se invece non è così evoluta, forse un builder di pagine carriere meno personalizzabile ma più solido e ben supportato può essere d’aiuto.
Se non è il tuo primo ATS, cosa dev’essere migliorato?
Potresti già avere un sistema, ma che non ti consente di ottenere ciò di cui hai bisogno.
Se è così, prima di andare sul mercato è importante considerare cosa sta funzionando bene, cosa vuoi mantenere e cosa invece va cambiato. Questo aiuterà le conversazioni con i nuovi fornitori a essere più fluide e focalizzate.
Ribalta la domanda: quali sono le loro USP?
È sempre interessante vedere su cosa ogni fornitore ha scelto di concentrarsi nella creazione del sistema e scoprire quali funzionalità offre che forse non avevi nemmeno preso in considerazione!
6 Best Practice per l’ATS
Gli ATS sono soltanto strumenti: è il loro utilizzo a fare la vera differenza. Ecco alcune best practice per aiutarti a trarre il massimo dal tuo ATS.
1. Promuovi l’utilizzo
Più persone utilizzano l’ATS, migliori saranno i dati e migliore sarà l’esperienza tua e dei candidati. È importante aiutare le persone a comprendere che tutte le comunicazioni, i feedback e le informazioni sui candidati devono essere gestite e conservate nell’ATS.
2. Dedica tempo per una corretta configurazione
Assicurati di dedicare tempo fin dall’inizio della configurazione e lavora insieme al fornitore per impostarlo secondo le tue esigenze. La maggior parte dei sistemi permette personalizzazioni, quindi verifica che il tuo ATS sia modellato sulle esigenze della tua organizzazione.
3. Considera il tempo di onboarding
Quando decidi di acquistare un ATS, l’implementazione o il passaggio (se stai migrando da uno all’altro) potrebbe richiedere dalle 2 alle 6 settimane. Confrontati direttamente con ciascun fornitore, ma considera che dovresti iniziare per tempo rispetto al momento in cui hai bisogno di assumere.
4. Utilizza template e automazioni
La maggior parte degli ATS moderni offre modelli che puoi inviare ai candidati, ad esempio appena si candidano, se desideri fornire loro ulteriori informazioni, oppure in caso di rifiuto. Puoi anche impostare l’invio automatico di queste email da una casella generica o personale in determinati momenti.
Fai attenzione con l'automazione perché può anche avere effetti negativi. Sii consapevole di quando usarla e quando è meglio evitarla. Ad esempio, più un candidato è avanti nel tuo processo di selezione, meno dovresti affidarti all'automazione, soprattutto se devi respingerlo!
5. Attenzione alle aziende che parlano di valutazione automatica dei candidati
Alcune dispongono di un sistema automatizzato di revisione dei CV che cerca di individuare parole chiave rilevanti e attribuisce un punteggio al candidato prima ancora che tu lo valuti.
Tuttavia, questo può limitare molto il tuo bacino di candidati e potresti finire per perdere ottimi candidati, quindi assicurati che questa sia una funzione che puoi monitorare e disattivare all'occorrenza.
6. Monitora le prestazioni delle posizioni e dei team
Metriche di selezione come il tasso di conversione ti diranno se è necessario cambiare qualcosa nella posizione lavorativa o nel processo di colloquio.
Il futuro dei sistemi di tracciamento dei candidati
Come molti strumenti software HR, il futuro dei sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) sarà fortemente influenzato dai progressi dell'intelligenza artificiale e del machine learning, portando a un matching dei candidati più sofisticato e all'analisi predittiva.
Queste tecnologie permetteranno alle piattaforme ATS di apprendere dalle decisioni di assunzione passate e di effettuare previsioni più accurate sulla forza lavoro, migliorando la precisione nell'individuare i candidati migliori e riducendo i bias inconsci.
Inoltre, l'esperienza del candidato diventerà sempre più personalizzata e ottimizzata per i dispositivi mobili, con una maggiore integrazione tra i vari strumenti HR, rendendo l'intero processo di selezione più efficiente e intuitivo per l'utente.
Domande frequenti sui sistemi di tracciamento dei candidati
Qual è la differenza tra un ATS e un CRM?
Un ATS gestisce il processo di selezione, concentrandosi su attività come la pubblicazione di annunci di lavoro, lo screening dei curriculum e la gestione delle diverse fasi di assunzione.
Al contrario, un sistema CRM (candidate relationship management) è pensato per costruire e nutrire relazioni a lungo termine con potenziali candidati, anche quelli che non stanno attivamente cercando lavoro.
Mentre un ATS si occupa di gestire i candidati attivi, un CRM serve a coinvolgere e mantenere un pool di talenti per future esigenze di assunzione.
Come funziona un resume checker dell'ATS?
Un resume checker di un ATS funziona utilizzando la tecnologia di parsing dei curriculum per scansionare ed estrarre le informazioni chiave dal CV di un candidato, come dettagli di contatto, esperienze lavorative, formazione e competenze.
Successivamente confronta i dati estratti con la descrizione della posizione tramite il matching di parole chiave e criteri predefiniti per determinare quanto il CV corrisponde ai requisiti richiesti.
Il sistema classifica o attribuisce un punteggio al curriculum sulla base della presenza di parole chiave rilevanti, qualifiche e corrispondenza generale, aiutando i recruiter a identificare rapidamente i candidati più idonei.
Chi utilizza un sistema di tracciamento dei candidati?
Gli ATS sono il software di recruiting n.1 utilizzato da organizzazioni di ogni dimensione in tutto il mondo. All’interno delle aziende, un ATS viene utilizzato principalmente da professionisti HR e recruiter, anche se i responsabili delle assunzioni lo usano per consultare profili dei candidati, fornire feedback e collaborare con il team di selezione.
Inoltre, agenzie di staffing e società di ricerca e selezione spesso sfruttano i sistemi ATS per gestire l’elevato numero di candidature che gestiscono per conto di diversi clienti.
Gli ATS sono sistemi di intelligenza artificiale?
Sebbene i sistemi di tracciamento dei candidati e i programmi di intelligenza artificiale siano tecnologie fondamentalmente diverse, alcuni ATS sfruttano l’intelligenza artificiale per svolgere determinati compiti come lo screening dei candidati, l’utilizzo di chatbot e la creazione di domande per i colloqui. Per saperne di più, dai un’occhiata al nostro articolo su AI recruiting.
