45 Metriche Chiave delle Risorse Umane e Best Practice per la Gestione dei Dati

Le metriche HR sono i fatti della tua organizzazione. Non sono opinioni, non sono stime, sono i fatti sulle persone nella tua organizzazione. 

Da sole non raccontano una storia ma, una volta combinate con informazioni più ricche e altri dati e metriche aziendali, puoi costruire un quadro accurato di ciò che determina il successo.

45 metriche chiave delle risorse umane da monitorare e come valutarle

Numero di dipendenti

Lo scopo è mostrare quanti dipendenti hai (compresi i permanenti e gli esterni, se rilevante per la tua azienda) e dove si trovano, in quale ufficio e in quale dipartimento esecutivo lavorano.

5 metriche su tasso di abbandono e di retention

1. Tasso di turnover. Quante persone stanno lasciando e da quale sede/dipartimento esecutivo/demografica?
2. Perché stanno lasciando—volontario/non volontario? 
3. Anzianità media di chi lascia 
4. Qual è il tuo tasso di abbandono? (ed è importante che il tuo calcolo sia coerente qui). Il mio suggerimento per il calcolo dell’abbandono è: 
   
   Numero di persone uscite negli ultimi 12 mesi / ((numero dipendenti permanenti 12 mesi fa + numero dipendenti permanenti oggi) / 2)
   
   Molte persone preferiscono misurare solo chi lascia volontariamente; servono entrambe le misure e puoi scegliere quale metodo mettere in evidenza.
5. Qual è il tuo tasso di retention? Di solito calcolato annualmente:
   
   Numero di dipendenti rimasti durante tutto il periodo di misurazione / numero di dipendenti all’inizio del periodo x 100

10 metriche sul reclutamento

1. Quante persone stai assumendo e in quale sede/dipartimento esecutivo?  
2. Tempo per copertura posizione
3. Migliori fonti di assunzione es: referenze 
4. Quanto costa l’assunzione es. costo medio per assunzione
5. Posizioni vacanti per recruiter
6. Numero di candidature 
7. Numero di colloqui
8. Tasso di accettazione delle offerte di lavoro (%)  
9. Follower LinkedIn (altri social?) 
10. Valutazione Glassdoor.

4 metriche demografiche. Chi sono le tue persone?

1. Suddivisione di genere
2. Nazionalità
3. Anzianità di servizio
4. Indicatori di diversità come età, livello di istruzione, etnia. Puoi suddividere ulteriormente per sede/dipartimento esecutivo (in base a ciò che hai e a cosa è importante per la tua organizzazione).

5 indicatori organizzativi

1. Percentuale di manager
2. Ampiezza di controllo
3. Numero di persone per ciascun livello aziendale
4. Numero di posizioni vacanti aperte
5. Crescita nel tempo.

4 metriche di assenteismo

1. Quanti giorni di ferie utilizzati e rimanenti per individuo e per l’azienda
2. Malattie
3. Accordi di lavoro da casa/dall’estero 
4. Giorni presi/lasciati dal monte ferie.

8 metriche di apprendimento e sviluppo

1. Ore di apprendimento
2. Cambiamento desiderato, ad esempio comportamento o metrica aziendale
3. Miglioramento delle competenze
4. Acquisizione della conoscenza
5. Numero di mentorship attivate
6. Tasso di completamento dei programmi di formazione obbligatori
7. Tipologia di formazione (online vs aula)
8. Budget per la formazione speso.

2 metriche di performance

1. Percentuale di dipendenti con obiettivi
2. Valutazione di impatto sulle performance/potenziale/perdite per sede/funzione aziendale.

4 metriche di retribuzione

1. Spesa totale per salari
2. Spesa salariale come % del fatturato
3. Divario retributivo di genere
4. Tassi di partecipazione ai benefit.

3 metriche di engagement

Questo dipende da quali strumenti di coinvolgimento dei dipendenti (se ce ne sono) hai adottato per l'engagement e il punteggio dipende da quella metodologia.

1. Punteggio di engagement dei dipendenti per sede e dipartimento esecutivo
2. Intento a rimanere
3. Net promoter score.

Queste potrebbero non essere la serie perfetta di metriche per la tua organizzazione, ma rappresentano un punto di partenza per riflettere su ciò che è giusto.

Alcune di queste metriche hanno metodi di calcolo molto evidenti, altre sono più soggette a interpretazione.

La cosa principale a cui prestare attenzione è essere coerenti e chiari su come viene calcolata una metrica e di conseguenza su cosa significa.

Come stabilire le tue principali metriche HR

Le principali metriche HR che le organizzazioni tengono monitorate variano da azienda a azienda.

Ecco alcuni suggerimenti per decidere quali metriche avranno la priorità.

Allinea alle strategie organizzative 

Le metriche che monitori confluiranno direttamente nei tuoi KPI HR e dovrebbero essere allineate agli obiettivi e alle finalità più ampie dell’organizzazione.

Ad esempio, se stai crescendo e hai bisogno di aumentare il personale, il time-to-hire e il cost-per-hire saranno probabilmente metriche a cui dovrai prestare molta attenzione.

Scopri cosa interessa ai tuoi stakeholder

Le metriche HR non sono solo per il reparto HR. Il management, così come i singoli manager o anche i contributori individuali, possono trarre vantaggio da queste informazioni.

Quando inizi a raccogliere dati affidabili sui dipendenti, condividili con i tuoi stakeholder principali e scopri cosa suscita il loro interesse.

Magari scopri che un certo dipartimento ha problemi con i nuovi assunti che lasciano entro il primo anno. Sicuramente qualcuno sarà interessato!

Un metodo utile che ho preso dal marketing è creare delle personas interne per ciascun gruppo di stakeholder. Questo ti aiuta a ragionare su chi ha bisogno di quali informazioni e su come presentarle.

Come raccogliere le metriche HR

I tuoi dati HR probabilmente risiederanno in diverse piattaforme, tra cui il tuo database HR, sistema di gestione dell’apprendimento, sistema di tracciamento delle candidature, software per il coinvolgimento dei dipendenti o semplici fogli Excel.

Esistono anche software specializzati di people analytics per aiutarti a raccogliere e analizzare dati quantitativi e qualitativi.

Come detto sopra, per ciascuna delle tue metriche è necessario essere chiari su cosa rappresenta, quale sia la fonte del dato, come viene calcolata e come potremmo verificare il processo sottostante che la supporta.

Quindi, se misuriamo il numero di uscite in un mese, questo potrebbe essere:

• Che cos'è? Dipendenti a tempo indeterminato che lasciano la sede/funzione/azienda/team in un determinato mese di calendario.
• Fonte dei dati. Report HRIS—uscite per mese.
• Come viene calcolato. Dipendenti a tempo indeterminato che lasciano dal 1° all'ultimo giorno del mese (il garden leave viene calcolato come ultimo giorno di lavoro). Se ci sono ulteriori uscite non rilevate, vengono ricalcolate per i mesi precedenti e segnalate nel pacchetto dei dati.
• Processi sottostanti. Controllare che il payroll sia allineato con le uscite, qualsiasi checklist per i leavers che potresti avere, e le liste dei licenziamenti. Rivedi eventuali errori dei mesi precedenti con tracce chiare che riportano alla fonte così da poter identificare cosa è andato storto.

Assicurando questo livello di rigore per ciascun indicatore, costruirai dati e processi sottostanti stabili e solidi che supportano lo sviluppo di una capacità analitica più matura in futuro, oltre a processi solidi che costituiscono la base del team HR.

Presentare gli indicatori HR

La prossima sfida è come condividere queste informazioni; visualizzare i dati è fondamentale perché raccogliendo e condividendoli nel tempo essi raccontano una storia. 

Stai crescendo come organizzazione (stai crescendo abbastanza velocemente)? Il gap retributivo di genere si sta ampliando?

Queste sono tutte misure confrontabili che sono possibili solo raccogliendo e riportando regolarmente questi dati.

Per quanto riguarda la visualizzazione dei dati, ecco alcuni suggerimenti.

• Utilizza grafici invece di tabelle numeriche dove possibile, Excel è uno strumento ottimo in questo senso
• Imposta la visualizzazione in modo da poter vedere l’andamento nel tempo (mensile o trimestrale)
• Utilizza la combinazione di colori e il layout di presentazione aziendale
• Aggiungi un commento semplice alla presentazione per spiegare eventuali punti poco chiari o per contestualizzare i cambiamenti.

L’idea delle personas citata in precedenza può aiutarti anche in questo.

Principi per indicatori HR accurati

Una volta sono entrato in un’azienda per avviare la funzione di talent acquisition. Per i primi 6 mesi, ho raccolto quante più informazioni possibili sulle nostre pratiche di assunzione: fonte/costo/tempo/luogo/funzione/tipo di ruolo—tutti i classici dati sulle assunzioni che ci si aspetterebbe.

Ho incluso questi dati in varie presentazioni per motivare i cambiamenti che ritenevo necessari. Poi, un giorno, si è presentato un problema.

Durante una call con degli investitori, qualcuno ha fatto una domanda sui dati relativi alla forza lavoro perché i numeri non tornavano. Indovina un po’? Avevano ragione loro e torto noi!

Il problema è ricaduto sulla mia scrivania, non ricordo esattamente perché, ma probabilmente perché avevo cercato di usare i dati per guidare le azioni. Ricordo però di essere rimasto per quella che sembrò un’eternità in una stanza riunioni soffocante a cercare la provenienza e la correttezza dei dati inviati al nostro team finance, per capire come potessero essere sbagliati nelle nostre comunicazioni pubbliche.

Tutto si riduceva a 2 problemi semplici:

1) Inviavamo i dati dal nostro (vecchissimo e scarsissimo) sistema HR in una data prestabilita, e risultò che il personale aggiornava il sistema con nuovi ingressi e uscite in tempo per il payroll ma non per questo report. Quindi i dati non erano mai corretti, non potevano esserlo.

2) Inviavamo un dato aggregato della forza lavoro che includeva anche i collaboratori (perché era quello che era sempre stato inviato) e nessuno, per quanto mi risultava, chiedeva mai spiegazioni su cosa significassero i numeri.

C’erano anche altre complicazioni ma questi erano i due punti chiave. Abbiamo finito per rivedere i nostri processi di onboarding e offboarding, ricalcolare il dato sulla forza lavoro da condividere e unificare quei processi.

Sembra banale, ma è un esempio di quanto facilmente queste cose possano andare storte. Ecco quindi alcuni principi chiave per raccogliere dati accurati:

1) Sii chiaro su cosa rappresenta l’indicatore

2) Sii chiaro su come viene calcolato e da quali fonti provengono i dati

3) Assicurati di comprendere e poter esaminare i processi alla base dell’indicatore.

Quando hai un set stabile di metriche, puoi poi combinarle e interpretarle per costruire un quadro di cosa sta accadendo nella tua organizzazione e su cosa potresti voler intervenire per modificarle. 

Ad esempio, se ‘time to hire’ e la media delle richieste di posizione attendenti per selezionatore stanno aumentando, più selezionatori potrebbero essere una soluzione?

Usare gli indicatori HR per guidare il processo decisionale

I tuoi indicatori HR sono fondamentali sia per monitorare i cambiamenti che per attuarli. Tuttavia analisi complesse di dati HR possono essere svolte solo con dati affidabili—seguendo questi passaggi sarai perfettamente preparato per farlo:

• Concorda i tuoi parametri
• Sii chiaro sul calcolo e assicurati che sia verificabile e coerente
• Mostrali chiaramente
• Ripeti in modo coerente.

Se lo farai, costruirai credibilità nell'utilizzo dei dati HR e preparerai la tua azienda ad analisi più dettagliate. 

Se vuoi approfondire l'HR analytics per sostenere i tuoi sforzi qui, dai un'occhiata a questa lista di corsi di HR analytics che possono aiutarti lungo il percorso.

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Domande frequenti

Perché abbiamo bisogno dei parametri HR?

Le persone sono di solito il costo più grande e un fattore critico di successo nella crescita continua di ogni azienda.

Poiché misuriamo la crescita aziendale in termini di numero di clienti, ricavi, profitto e valore, ha perfettamente senso misurare anche gli elementi legati alle persone allo stesso tempo. 

Questi ti permetteranno di prendere decisioni basate sui dati, migliorare i processi HR e creare nuove iniziative stimolanti.

Cosa sono i parametri HR "soft"?

Gran parte dei dati sopra descritti sono dati "hard", ovvero quantitativi. I dati "soft" sono qualitativi, il che significa che è difficile rappresentarli numericamente. I dati "soft" comprendono informazioni raccolte da osservazioni, interviste, sondaggi e analisi del sentiment. Aggiungono un ulteriore livello di profondità ai dati quantitativi e possono essere altrettanto preziosi.

Quali sono i parametri HR più importanti?

Come discusso sopra, i parametri HR più importanti possono variare da organizzazione a organizzazione. Detto ciò, la retention dei dipendenti, il turnover, il tempo di assunzione e le informazioni demografiche sono generalmente considerati universalmente utili.