I 18 migliori software per la gestione del luogo di lavoro ibrido nel 2026

Il software per la gestione del luogo di lavoro ibrido ti offre gli strumenti per coordinare orari flessibili, prenotare scrivanie e gestire le risorse d’ufficio tra team in presenza e da remoto. Se stai cercando il miglior software per la gestione ibrida degli uffici, probabilmente vuoi favorire la flessibilità dei dipendenti, tenere traccia di chi è in sede e ottimizzare l’uso degli spazi. In questa guida trovi le mie scelte dei migliori strumenti per aiutare la tua organizzazione a gestire il lavoro ibrido, con una panoramica delle funzioni chiave per confrontare le soluzioni e trovare quella più adatta alle tue esigenze.

Riepilogo dei migliori software per la gestione del luogo di lavoro ibrido

Questa tabella comparativa riassume i dettagli sui prezzi per le mie migliori soluzioni di software per la gestione del luogo di lavoro ibrido per aiutarti a trovare la migliore per il tuo budget e le esigenze della tua azienda.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Ideale per flussi di lavoro automatizzati dell’esperienza in ufficio	Piano gratuito + demo gratuita disponibile Book Demo	Da $500/mese Get Custom Pricing	Website
2	Dibsido	Ideale per onboarding e configurazione rapidi	Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + dimostrazione gratuita disponibile	A partire da $1,90/utente/mese (fatturato annualmente)	Website
3	Envoy	Ideale per ambienti orientati a sicurezza e conformità	Demo gratuita disponibile	Da $5/risorsa prenotabile/mese (fatturazione annuale)	Website
4	Robin	Ideale per l'analisi degli uffici guidata dall'IA	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website
5	YAROOMS	Ideale per integrazione completa con Microsoft Teams e assistente AI	Demo gratuita disponibile	Da $99/mese	Website
6	Joan	Ideale per la gestione super semplice di sale e scrivanie	Prova gratuita di 30 giorni disponibile	Da $51/mese	Website
7	Officely	Ideale per prenotazioni direttamente su Slack	Prova gratuita + demo gratuita disponibili	A partire da $2.50/utente/mese (fatturazione annuale)	Website
8	Eptura	Ideale per la collaborazione pianificata del team	Demo gratuita disponibile	Prezzi su richiesta	Website
9	FLYDESK	Ideale per l'accesso globale agli spazi coworking	Prova gratuita di 14 giorni + demo gratuita disponibile	A partire da $1,50/utente/mese (fatturazione annuale)	Website
10	HybridHero	Ideale per gestire grandi ambienti di lavoro su più sedi	Demo gratuita disponibile	Prezzo su richiesta	Website

Featured Tools

1. 

   Justworks

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Homebase

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.2

   Visit Website
3. 

   Paycom

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.3

   Visit Website

Recensioni dei migliori software per la gestione del luogo di lavoro ibrido

Qui sotto trovi i miei riepiloghi dettagliati dei migliori software per la gestione del luogo di lavoro ibrido che sono entrati nella mia shortlist. Le mie recensioni offrono uno sguardo dettagliato alle funzionalità, ai migliori casi d’uso e alle integrazioni di ogni piattaforma per aiutarti a trovare quella più adatta alle tue esigenze.

1

elia

Ideale per flussi di lavoro automatizzati dell’esperienza in ufficio

• Piano gratuito + demo gratuita disponibile
• Da $500/mese

Visit Website

Rating: 4.7/5

elia è una piattaforma di gestione per ambienti di lavoro ibridi che unisce prenotazione delle scrivanie, riserva delle sale riunioni, gestione dei visitatori, monitoraggio dell’occupazione e strumenti di automazione dell’ufficio per team che gestiscono spazi flessibili.

Per Chi è elia?

elia è ideale per responsabili delle strutture e della gestione degli spazi in organizzazioni di medie e grandi dimensioni che coordinano team ibridi presso più sedi.

Perché Ho Scelto elia

Ho scelto elia tra i migliori perché il suo modulo di automazione dell’ambiente di lavoro va ben oltre la semplice impostazione di regole di base. Puoi creare flussi di lavoro usando trigger, condizioni e azioni personalizzabili, così che, ad esempio, l’annullamento automatico della prenotazione di una scrivania per assenza e la sua riassegnazione, oppure l’invio di avvisi di arrivo dei visitatori all’host corretto, vengano eseguiti senza intervento manuale. Apprezzo anche la funzione dei log di esecuzione, che offre una visibilità completa su quando e come sono state eseguite le automazioni, permettendo così di risolvere o ottimizzare senza dover indovinare.

Funzionalità Chiave di elia

• Prenotazione da pianta interattiva: Prenota scrivanie e sale direttamente da una mappa visiva e in tempo reale della disposizione dell’ufficio, visualizzando la disponibilità live.
• Dashboard di presenza dei colleghi: Visualizza quali colleghi sono previsti in ufficio in una determinata giornata, così che i dipendenti possano organizzarsi per collaborare con le persone giuste.
• Analisi dell’occupazione: Monitora i dati di utilizzo degli spazi in tempo reale e storici per individuare aree poco utilizzate e prendere decisioni informate sulla capacità dell’ufficio.
• Gestione delle richieste relative all’ambiente di lavoro: Invia e gestisci richieste di servizio (catering, IT, pulizia, manutenzione) direttamente dalla piattaforma, con attività assegnate ai team opportuni.

Integrazioni di elia

elia offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack e strumenti specifici all’interno di questi ecosistemi, inclusi Google Calendar, Microsoft Teams e Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Prezzo fisso indipendentemente dal numero di utenti
• Tracciamento occupazione tramite sensori IoT integrato
• Pre-registrazione visitatori e notifiche integrate

Cons:

• App mobile meno curata rispetto alla versione desktop
• Opzioni di stato limitate oltre presenza in ufficio o remoto

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Dibsido

Ideale per onboarding e configurazione rapidi

• Prova gratuita di 14 giorni + piano gratuito + dimostrazione gratuita disponibile
• A partire da $1,90/utente/mese (fatturato annualmente)

Visit Website

Rating: 4.7/5

Dibsido è una soluzione software di gestione di ambienti di lavoro ibridi che offre strumenti per la prenotazione delle scrivanie, la programmazione delle sale riunioni, la gestione dei parcheggi e mappe interattive dell'ufficio con integrazioni per Microsoft, Google e Slack.

Per chi è più adatto Dibsido?

Dibsido è particolarmente indicato per organizzazioni di piccole e medie dimensioni che cercano una gestione degli ambienti di lavoro ibridi rapida e semplice.

Perché ho scelto Dibsido

Ho scelto Dibsido tra i migliori perché posso configurare la prenotazione di scrivanie, sale riunioni e parcheggi in pochi minuti, anche senza formazione. Nella pratica, il mio team utilizza la loro pianta interattiva già dal primo giorno per trovare e riservare gli spazi.

Funzionalità principali di Dibsido

• Integrazione con Microsoft Teams: Gli utenti possono prenotare scrivanie e risorse direttamente all'interno della loro area di lavoro su Microsoft Teams.
• Gestione dei posti auto: Assegna, prenota e gestisci i posti auto insieme alle prenotazioni di scrivanie e sale riunioni.
• Pianificazione e visibilità dei team: Visualizza i modelli di presenza settimanali per sapere chi è in ufficio, chi lavora da remoto o chi ha uno stato personalizzato, con registri di presenza esportabili.
• Analisi sull'utilizzo delle risorse: Visualizza dati e tendenze di utilizzo per ottimizzare la disposizione degli uffici e la pianificazione delle risorse.

Integrazioni Dibsido

Dibsido offre integrazioni native con Microsoft Teams e Slack, oltre a sincronizzazione bidirezionale del calendario con Microsoft Outlook e Google Calendar. Il Single Sign-On aziendale è supportato tramite Microsoft Entra ID, Google Workspace e SAML 2.0, con un'API disponibile per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Pianta interattiva per la selezione di scrivanie e parcheggi
• Supporto multilingua per team ibridi globali
• App mobili native per iOS e Android

Cons:

• Automazioni dei flussi di lavoro limitate rispetto ai concorrenti
• Meno controlli avanzati delle strutture per le aziende

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

3

Envoy

Ideale per ambienti orientati a sicurezza e conformità

• Demo gratuita disponibile
• Da $5/risorsa prenotabile/mese (fatturazione annuale)

Visit Website

Rating: 4.8/5

Envoy è una piattaforma di gestione degli ambienti di lavoro che copre la gestione dei visitatori, la prenotazione di scrivanie e sale riunioni, la pianificazione dei dipendenti e il controllo dell'accesso fisico tra le diverse sedi aziendali.

Per chi è ideale Envoy?

Envoy è particolarmente indicato per aziende in settori regolamentati come finanza, sanità e contratti governativi, dove l'identità dei visitatori, i registri di accesso e la conformità legale sono imprescindibili.

Perché ho scelto Envoy

Ho scelto Envoy come una delle migliori soluzioni per il modo in cui tratta la sicurezza fisica e la conformità normativa come funzioni centrali della piattaforma, non come aspetti secondari. Il flusso di registrazione può richiedere ai visitatori informazioni sulla cittadinanza per il controllo ITAR o obbligarli a guardare un video sulla sicurezza per la conformità OSHA, e Envoy archivia automaticamente questi dati in registri pronti per l'audit che possono essere esportati secondo una pianificazione. Mi piace anche l'integrazione con Visual Compliance, che esegue screening dei visitatori con le liste di controllo delle parti ristrette in tempo reale.

Funzionalità principali di Envoy

• Pianificazione delle sale riunioni: Prenota le sale direttamente da Outlook, Google Calendar o l'app Envoy, con rilascio automatico in caso di assenza dei partecipanti.
• Gestione delle consegne: Registra i pacchi in arrivo e notifica automaticamente i destinatari, così le consegne non si accumulano incustodite.
• Limiti di capienza: Imposta e applica limiti di capienza per sede o per piano per controllare quante persone possono essere presenti contemporaneamente.
• Prenotazione delle scrivanie: Permetti ai dipendenti di prenotare postazioni in anticipo o trovare posti disponibili all'arrivo tramite una mappa interattiva dei piani.

Integrazioni di Envoy

Envoy offre oltre 100 integrazioni tramite la propria app directory, tra cui Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta e DocuSign. Si collega anche a Zapier e fornisce una API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• La registrazione dei visitatori include il controllo della conformità
• Monitoraggio in tempo reale dell'occupazione delle sedi
• Le notifiche di emergenza raggiungono il personale in sede

Cons:

• Disconnessioni nel pairing dei dispositivi richiedono intervento manuale
• Le funzionalità principali sono disponibili solo nei piani premium

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

4

Robin

Ideale per l'analisi degli uffici guidata dall'IA

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

Visit Website

Rating: 4.5/5

Robin è una piattaforma per la gestione operativa del luogo di lavoro basata sull'IA che copre prenotazione di scrivanie e sale, gestione degli spazi, gestione dei visitatori e analisi dell'occupazione per ambienti di ufficio ibrido.

Per chi è ideale Robin?

Robin è particolarmente adatto ai team IT, delle strutture e delle operazioni nei luoghi di lavoro di aziende di medie e grandi dimensioni che hanno bisogno di strumenti basati sui dati per gestire quotidianamente un ufficio flessibile e ibrido.

Perché ho scelto Robin

Ho scelto Robin tra i migliori perché sfrutta l'IA per andare oltre il semplice monitoraggio dell'occupazione. Il suo assistente AI per l'analisi consente di porre domande in linguaggio naturale sull'utilizzo degli spazi e ricevere risposte utili per ottenere indicazioni importanti, come quali piani sono costantemente sottoutilizzati o quali immobili si potrebbero razionalizzare. Apprezzo anche la funzione CollabScore, che misura l'efficacia della collaborazione tra i team in presenza combinando dati su prossimità delle scrivanie, meeting e occupazione.

Caratteristiche principali di Robin

• Prenotazione scrivanie: Prenota le scrivanie in anticipo o al momento, con suggerimenti tramite IA in base alla presenza in ufficio del tuo team.
• Servizi per riunioni: Richiedi e gestisci catering, supporto AV e allestimento delle sale direttamente nel flusso di prenotazione delle stanze.
• Gestione visitatori: Pre-registrazione degli ospiti, gestione degli accessi e registri delle visite da un unico modulo di gestione visitatori.
• Politiche di presenza in ufficio: Imposta e comunica le politiche di partecipazione ibrida e consenti ai dipendenti di monitorare il proprio avanzamento rispetto a tali requisiti.

Integrazioni di Robin

Robin offre integrazioni native con l'ecosistema Microsoft, incluse Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune e Microsoft 365, oltre a Google Calendar e Google Workspace. Si integra inoltre con Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling e sistemi di controllo accessi come Avigilon, Brivo e Kisi. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• I dati sull'occupazione supportano decisioni immobiliari
• La protezione contro riunioni abbandonate libera le sale inutilizzate
• Mappe interattive degli uffici mostrano la disponibilità in tempo reale

Cons:

• Gestione dei trasferimenti e pianificazione degli spazi limitata
• Segnalazione problemi a senso unico

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin

5

YAROOMS

Ideale per integrazione completa con Microsoft Teams e assistente AI

• Demo gratuita disponibile
• Da $99/mese

Visit Website

Rating: 4.5/5

YAROOMS è una piattaforma per la gestione degli spazi di lavoro che copre la prenotazione di scrivanie e sale, la pianificazione del lavoro ibrido, la gestione dei visitatori e l’analisi degli ambienti di lavoro, tutto gestito tramite un assistente AI nativo per Microsoft Teams chiamato Yarvis.

Per chi è consigliato YAROOMS?

YAROOMS è particolarmente adatto a organizzazioni di medie e grandi dimensioni che utilizzano già Microsoft 365 e desiderano una soluzione di gestione degli spazi di lavoro integrata direttamente nell’ambiente Teams già esistente.

Perché ho scelto YAROOMS

YAROOMS merita un posto nella mia selezione perché Yarvis, il suo assistente AI, è integrato nativamente all’interno di Microsoft Teams, così i dipendenti possono prenotare una scrivania, trovare una sala riunioni libera o controllare l’agenda di un collega senza mai uscire dall’app che già utilizzano tutto il giorno. Apprezzo che Yarvis gestisca richieste in linguaggio naturale: si può scrivere ad esempio “trova una sala per tre persone martedì pomeriggio” e ricevere all’istante opzioni prenotabili. Questo livello di automazione nativa in Teams distingue YAROOMS da altri strumenti che trattano Microsoft 365 come un semplice calendario da sincronizzare.

Funzionalità principali di YAROOMS

• Pianificazione lavoro ibrido: I dipendenti possono impostare il proprio piano settimanale di presenza (in ufficio, da casa o altro) così i team possono coordinare insieme i giorni in sede.
• Mappe interattive dei piani: Mappe visive mostrano in tempo reale la disponibilità di scrivanie e spazi su diversi piani, permettendo ai dipendenti di scegliere la postazione specifica prima dell’arrivo.
• Gestione visitatori: Registrazione anticipata dei visitatori, invio automatico delle istruzioni per l’arrivo e registrazione degli ospiti presenti in sede per avere uno storico completo delle presenze.
• Analisi sul luogo di lavoro: Dashboard che tracciano l’utilizzo degli spazi, le tendenze di occupazione e i tassi di assenza nelle varie sedi.

Integrazioni YAROOMS

YAROOMS offre integrazioni native in tutto l’ecosistema Microsoft, compresi Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook e Azure AD, oltre a Google Calendar, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn e SAML 2.0 per SSO. È disponibile anche una REST API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Le mappe dei piani, con codici colore, mostrano la disponibilità in tempo reale
• La ricerca consente di individuare colleghi nelle planimetrie
• Include un cruscotto integrato per la carbon footprint degli ambienti di lavoro

Cons:

• La visualizzazione delle planimetrie è difficile da usare su iPhone
• I limiti di spazio per ciascun livello costringono ad aggiornamenti indesiderati

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

6

Joan

Ideale per la gestione super semplice di sale e scrivanie

• Prova gratuita di 30 giorni disponibile
• Da $51/mese

Visit Website

Rating: 4.5/5

Joan è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro che copre la prenotazione di sale riunioni, scrivanie, parcheggi, gestione dei visitatori, segnaletica digitale e analisi, con una propria linea di display di pianificazione e-Paper senza cavi che la distingue dagli strumenti solo software.

Per chi è ideale Joan?

Joan è particolarmente adatta per aziende piccole e medie che desiderano una soluzione semplice per gestire sale riunioni e scrivanie senza bisogno di installazioni IT complesse o formazione specifica.

Perché ho scelto Joan

Joan è tra le mie scelte preferite perché trovo fantastico quanto sia rapido passare dalla registrazione a un sistema pienamente operativo di prenotazione di sale e scrivanie. Il portale MyJoan permette agli amministratori di configurare l’intero ambiente di lavoro in pochi minuti e il check-in automatico libera le sale non utilizzate senza interventi manuali. Mi piace anche che i dipendenti possano prenotare direttamente dai display fisici e-Paper di Joan posti all’esterno delle sale, eliminando qualsiasi dipendenza da app o calendari separati.

Caratteristiche principali di Joan

• Prenotazione risorse: Consente ai dipendenti di prenotare risorse aziendali come attrezzature e posti auto insieme alla loro scrivania o sala riunioni.
• Panoramica della planimetria: Mostra una mappa interattiva dell’ufficio per vedere in tempo reale la disponibilità di scrivanie e sale su tutto il piano.
• Monitoraggio del clima interno: Rileva temperatura e umidità dell’ufficio direttamente tramite i dispositivi Joan accessibili dalla dashboard analitica.
• Annunci: Invia messaggi mirati solo ai dipendenti programmati per essere in ufficio in un determinato giorno.

Integrazioni di Joan

Joan offre integrazioni native in tutto l’ecosistema Microsoft, inclusi Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange e Azure AD, oltre a Google Workspace, Google Calendar, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud e iCal. Si collega anche con Zapier e IFTTT e dispone di una API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• I display e-Paper senza cavi non richiedono cablaggi
• Il rilascio automatico delle sale inutilizzate libera spazio
• Le prenotazioni delle scrivanie sono operative in una settimana

Cons:

• La reattività del touchscreen e-ink risulta lenta
• La batteria si scarica rapidamente su reti mesh Wi-Fi

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

7

Officely

Ideale per prenotazioni direttamente su Slack

• Prova gratuita + demo gratuita disponibili
• A partire da $2.50/utente/mese (fatturazione annuale)

Visit Website

Rating: 5/5

Officely è uno strumento di gestione per uffici ibridi che si integra direttamente in Slack e Microsoft Teams, gestendo la prenotazione delle scrivanie, la riserva delle sale riunioni, la gestione dei parcheggi, il monitoraggio delle presenze e la conformità alle policy ibride.

Per chi è Officely?

Officely è ideale per piccole e medie imprese che già utilizzano Slack o Microsoft Teams e desiderano prenotare scrivanie e tracciare le presenze senza dover chiedere ai dipendenti di utilizzare un'app separata.

Perché ho scelto Officely

Ho incluso Officely tra le mie migliori scelte perché nessun altro strumento integra la prenotazione delle scrivanie così profondamente in Slack. I dipendenti possono prenotare una scrivania, vedere chi sarà presente in ufficio e ricevere promemoria senza mai uscire da Slack. Apprezzo anche la funzione di raggruppamento per quartieri, che permette ai team di concentrare le prenotazioni in modo che le persone si siedano vicine ai colleghi nei giorni condivisi in ufficio.

Funzionalità principali di Officely

• Prenotazione sale riunioni: Prenota spazi riunioni direttamente in Slack o Microsoft Teams, con disponibilità in tempo reale per evitare sovrapposizioni.
• Analisi sull’uso dell’ufficio: Monitora presenze giornaliere, tendenze di capacità e giornate sottoutilizzate in un’unica dashboard.
• Gestione dei parcheggi: Consente ai dipendenti di riservare i posti auto insieme alle scrivanie direttamente da Slack o Teams.
• Monitoraggio della conformità alle policy ibride: Registra automaticamente la presenza rispetto alla policy ibrida e segnala le mancanze di conformità per team.

Integrazioni Officely

Officely offre oltre 30 integrazioni native, principalmente con sistemi HR e calendari, tra cui Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Calendar e Microsoft Outlook. Inoltre, si integra con Azure AD per la gestione delle identità e SAP SuccessFactors per i flussi di lavoro HR aziendali.

Pros and Cons

Pros:

• Nessuna necessità di onboarding su Slack o Teams
• Visibilità in tempo reale della presenza giornaliera in ufficio
• Include prenotazione parcheggi e sale riunioni

Cons:

• Non dispone di funzionalità integrate per la gestione dei visitatori
• La visualizzazione delle planimetrie è esclusivamente 2D

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

8

Eptura

Ideale per la collaborazione pianificata del team

• Demo gratuita disponibile
• Prezzi su richiesta

Visit Website

Eptura Workplace è una piattaforma di gestione del luogo di lavoro ibrido che offre strumenti per la prenotazione delle scrivanie, la pianificazione delle sale riunioni, l'organizzazione degli spazi, la gestione dei trasferimenti e l'analisi dei dati di occupazione, pensata per organizzazioni multisede.

Per chi è ideale Eptura?

Eptura Workplace è particolarmente indicata per i team di facility e real estate che gestiscono ampi portafogli di uffici distribuiti su diverse regioni o paesi.

Perché ho scelto Eptura

Eptura Workplace si è guadagnata un posto nella mia shortlist per il modo in cui consente la visibilità sul portafoglio immobiliare, anche su scala ampia e distribuita. Sono particolarmente colpito dai cruscotti di performance immobiliare, che offrono una panoramica in tempo reale di occupazione, utilizzo e sfruttamento degli spazi in tutte le sedi contemporaneamente. Gli strumenti di pianificazione degli scenari consentono di simulare cambiamenti di layout e di dimensionare in modo ottimale le sedi sottoutilizzate prima di prendere decisioni definitive. Per i team che gestiscono decine di uffici a livello globale, questo tipo di decisione basata sui dati è difficile da replicare con strumenti più leggeri.

Funzionalità chiave di Eptura

• Prenotazione delle scrivanie: Prenota in anticipo le postazioni individuali, così i dipendenti possono pianificare i giorni in ufficio in base ai programmi del proprio team.
• Pianificazione delle sale riunioni: Prenota e gestisci le sale meeting in tutte le sedi da un'unica interfaccia.
• Esperienza visitatori contactless: Accoglie i visitatori senza assistenza alla reception tramite un flusso digitale self-service.
• Orientamento all'interno dell'ufficio: Aiuta dipendenti e visitatori a orientarsi negli spazi attraverso mappe interattive visualizzate sui dispositivi in ufficio.

Integrazioni Eptura

Eptura offre oltre 30 integrazioni native, incluso l'ecosistema Microsoft, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI e Slack. Si integra con Zapier ed è disponibile anche un'API per integrazioni personalizzate.

Pros and Cons

Pros:

• Moduli per gestione spazi e trasferimenti supportano la gestione del portafoglio globale
• Le planimetrie interattive mostrano la disponibilità dei posti in tempo reale
• Unifica prenotazione scrivanie, sale e gestione visitatori in un'unica piattaforma

Cons:

• La reportistica e le analisi integrate offrono poca personalizzazione
• Le prenotazioni delle sale tramite Outlook non sempre si sincronizzano

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

9

FLYDESK

Ideale per l'accesso globale agli spazi coworking

• Prova gratuita di 14 giorni + demo gratuita disponibile
• A partire da $1,50/utente/mese (fatturazione annuale)

Visit Website

Rating: 4.9/5

FLYDESK è una piattaforma di gestione degli ambienti di lavoro ibridi che copre la prenotazione delle postazioni, la programmazione delle presenze, la gestione delle assenze e l'accesso on demand a spazi coworking e uffici serviti in tutto il mondo.

Per Chi È Ideale FLYDESK?

FLYDESK si adatta perfettamente a società distribuite a livello globale, i cui dipendenti lavorano in diversi paesi e necessitano di accesso flessibile agli spazi ufficio locali.

Perché Ho Scelto FLYDESK

Ho inserito FLYDESK tra i migliori perché nessun altro strumento di questa categoria unisce la prenotazione interna delle postazioni a una rete globale di coworking in tempo reale. Tramite FLYDESK Space, i dipendenti possono prenotare immediatamente scrivanie, sale riunioni e uffici privati in migliaia di location tramite oltre 200 partner di spazi collaborativi in tutto il mondo. Mi piace anche il fatto che questa funzione sia integrata direttamente nella stessa piattaforma che il team utilizza per la pianificazione quotidiana, cosicché un dipendente in viaggio può sostituire facilmente una giornata in home office con uno spazio coworking locale senza cambiare strumento o inviare una richiesta separata.

Caratteristiche Principali di FLYDESK

• Programmazione settimanale: Imposta la tua posizione lavorativa per ogni giorno della settimana, in ufficio, da remoto o assente, così i colleghi sapranno sempre dove si trova ciascuno.
• Gestione assenze: Invia, approva e monitora le richieste di ferie direttamente all'interno della piattaforma, insieme alla pianificazione giornaliera.
• Tracciamento ore di lavoro: Registra e monitora le ore lavorate dai dipendenti come modulo opzionale collegato alle impostazioni delle politiche HR aziendali.
• Mappa interattiva degli spazi: Naviga su una mappa visiva e cliccabile dell'ufficio per vedere la disponibilità delle postazioni e prenotare una posizione specifica in base alla zona.

Integrazioni di FLYDESK

FLYDESK offre un piccolo set di integrazioni native orientate alla collaborazione e ai calendari, tra cui Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook e Microsoft Teams Calendar. Si collega inoltre a piattaforme HRIS come BambooHR e Payfit per sincronizzare i dati sulle assenze con i flussi di lavoro dedicati alle paghe. Zapier e il supporto API non sono elencati pubblicamente.

Pros and Cons

Pros:

• Prenotazione integrata di spazi coworking globali
• Unisce pianificazione, assegnazione postazioni e assenze
• Facile adozione da parte dei dipendenti con necessità minima di formazione

Cons:

• Le analytics sugli spazi sono limitate rispetto ai tool dedicati al space-planning
• Manca l'integrazione nativa con sistemi di badge o controllo accessi in ufficio

LEARN MORE ABOUT FLYDESK:

• Check out FLYDESK on their website

10

HybridHero

Ideale per gestire grandi ambienti di lavoro su più sedi

• Demo gratuita disponibile
• Prezzo su richiesta

Visit Website

HybridHero è una piattaforma operativa per il luogo di lavoro che riunisce prenotazione delle scrivanie, gestione delle sale, gestione dei visitatori, parcheggio, risorse umane e analisi degli spazi su più sedi in un unico sistema connesso progettato per le organizzazioni aziendali.

Per chi è ideale HybridHero?

HybridHero è particolarmente adatto alle imprese globali con 500 o più dipendenti che gestiscono team ibridi in diverse sedi, soprattutto in settori come bancario, edilizia, sanità e consulenza.

Perché ho scelto HybridHero

HybridHero si guadagna un posto nella mia lista ristretta perché nessun altro strumento in questa categoria gestisce la vera complessità aziendale su più sedi così bene. Apprezzo soprattutto i report di utilizzo a livello di portafoglio, che danno ai responsabili degli spazi, della finanza e del real estate un unico set di dati per tutti gli uffici invece di dashboard separate per ogni sede. La funzione 'team neighbourhood' permette anche alle grandi organizzazioni di mantenere la vicinanza dei team pur gestendo centinaia di scrivanie flessibili su diversi piani e città. Citerei anche il Switch Programme, che consente alle aziende di migrare e andare online in soli cinque giorni lavorativi.

Caratteristiche principali di HybridHero

• Gestione dei visitatori: Gestione check-in presso chiosco, stampa badge, notifiche all’host, raccolta NDA e audit trail completo da un solo modulo.
• Gestione dei parcheggi: Permette ai dipendenti di prenotare i posti auto prima dell’arrivo, con rilascio automatico degli spazi inutilizzati e supporto alla ricarica per veicoli elettrici.
• Mappe di calore dell’utilizzo: Visualizza i trend dei giorni di punta e il monitoraggio delle assenze in tutti i moduli in un unico report pronto per il board.
• Modulo HR: Collega orari ibridi, monitoraggio delle presenze e coordinamento dei team in un unico sistema insieme ai dati di scrivanie e sale.

Integrazioni di HybridHero

HybridHero offre integrazioni native con l’ecosistema Microsoft, tra cui Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 e Azure AD, oltre a Google Workspace, Slack, Okta e altri. Sono disponibili una REST API e webhook per integrazioni personalizzate con HRIS, controllo accessi e sistemi interni.

Pros and Cons

Pros:

• Moduli HR e parcheggio integrati inclusi
• Supporta 11 lingue per team globali
• Clona all'istante le prenotazioni della settimana precedente

Cons:

• L’app mobile non mostra la visibilità dell’occupante della scrivania
• Il modello a prezzo per utente fa aumentare i costi per veri team ibridi

LEARN MORE ABOUT HYBRIDHERO:

• Check out HybridHero on their website

Altri software per la gestione del luogo di lavoro ibrido

Ecco alcune altre opzioni di software per la gestione del luogo di lavoro ibrido che non sono entrate nella mia shortlist, ma che vale comunque la pena considerare:

1. Maptician

   Ideale per la pianificazione spaziale in tempo reale

2. Yoffix

   Ideale per la personalizzazione di Microsoft 365

3. OfficeSpace

   La migliore piattaforma tutto-in-uno per agenti AI

4. Flowscape

   I migliori strumenti di visualizzazione 3D per uffici

Criteri di selezione del software per la gestione del luogo di lavoro ibrido

Nella selezione dei migliori software per la gestione del luogo di lavoro ibrido da includere in questo elenco, ho considerato le esigenze e le criticità più comuni degli acquirenti, come la gestione di orari ibridi e la massimizzazione dell’utilizzo degli spazi in ufficio. Ho inoltre seguito questa struttura per mantenere la valutazione rigorosa ed equa:

Funzionalità principali (25% del punteggio totale)
Per essere prese in considerazione in questa lista, tutte le soluzioni dovevano rispondere a questi casi d’uso comuni:

• Prenotazione di scrivanie e sale riunioni
• Gestione degli orari di lavoro dei dipendenti
• Monitoraggio delle presenze e dell’occupazione in ufficio
• Supporto per il check-in e la gestione dei visitatori
• Integrazione con i calendari aziendali

Funzioni distintive aggiuntive (25% del punteggio totale)
Per restringere ulteriormente le opzioni, ho anche considerato funzionalità distintive come:

• Analisi automatizzate sull’utilizzo degli spazi
• Consigli sugli spazi o sulle sale tramite intelligenza artificiale
• Supporto nativo per la prenotazione dei parcheggi
• Configurabilità per zone e regole basate sui reparti
• Moduli per il monitoraggio del benessere o della salute dei dipendenti

Usabilità (10% del punteggio totale)
Per capire quanto ogni sistema fosse facile da usare, ho valutato:

• Interfaccia semplice e intuitiva per tutti gli utenti
• Navigazione chiara tra strumenti e moduli
• Qualità dell’esperienza tramite app mobile
• Dashboard o layout personalizzabili
• Opzioni di accessibilità per team eterogenei

Onboarding (10% del punteggio totale)
Per valutare l’esperienza di onboarding di ogni piattaforma, ho preso in considerazione:

• Accesso a video di formazione e documentazione
• Disponibilità di modelli o configurazioni di esempio
• Tour di onboarding interattivi del prodotto
• Chatbot reattivi o supporto onboarding dal vivo
• Webinar post-acquisto o formazione di gruppo

Assistenza clienti (10% del punteggio totale)
Per valutare i servizi di assistenza clienti di ogni fornitore di software, ho preso in considerazione i seguenti aspetti:

• Tempi di risposta rapidi ai ticket di supporto
• Accesso a chat dal vivo o supporto telefonico
• Disponibilità di un centro assistenza ricercabile
• Account manager dedicati per team più grandi
• Aggiornamenti regolari alla documentazione e alle FAQ

Rapporto qualità-prezzo (10% del punteggio totale)
Per valutare il rapporto qualità-prezzo di ciascuna piattaforma, ho considerato quanto segue:

• Struttura prezzi e piani trasparenti
• Piani di prezzo flessibili per utente o per postazione
• Funzionalità incluse nel pacchetto base
• Costo di componenti aggiuntivi o funzionalità premium
• Prova gratuita o garanzia di rimborso

Recensioni dei clienti (10% del punteggio totale)
Per avere un'idea della soddisfazione generale dei clienti, ho considerato i seguenti aspetti leggendo le recensioni:

• Feedback positivo su affidabilità e tempi di attività
• Esperienze di supporto segnalate da utenti reali
• Elogi o critiche alle funzionalità principali e di spicco
• Commenti sulla facilità di adozione e onboarding
• Menzioni specifiche di eventuali problemi ricorrenti

Come scegliere un software di gestione per ambienti di lavoro ibridi

È facile perdersi in lunghe liste di funzionalità e strutture tariffarie complesse. Per aiutarti a restare concentrato durante il processo di selezione del software, ecco una checklist di fattori da ricordare:

Cos'è un software di gestione per ambienti di lavoro ibridi?

Un software di gestione per ambienti di lavoro ibridi è una piattaforma digitale progettata per amministrare uffici flessibili tramite la gestione delle prenotazioni delle postazioni, delle sale riunioni, del monitoraggio presenze e dei turni di lavoro misti. Questi strumenti aiutano i team HR e workplace a ottimizzare l'uso degli spazi, favorire la collaborazione fra dipendenti in ufficio e da remoto, e monitorare l'occupazione degli edifici per garantire sicurezza o conformità normativa.

Funzionalità di un software di gestione per ambienti di lavoro ibridi

Quando scegli un software per la gestione dell'ambiente di lavoro ibrido, presta attenzione alle seguenti caratteristiche chiave:

• Prenotazione delle postazioni: Consente ai dipendenti di riservare le postazioni per giorni o orari specifici, garantendo la disponibilità degli spazi di lavoro e riducendo i conflitti negli ambienti d'ufficio condivisi.
• Gestione delle sale riunioni: Permette la prenotazione, il rilascio e il monitoraggio delle sale conferenze, spesso con funzionalità per gestire le attrezzature e la programmazione per massimizzare l’utilizzo delle sale.
• Analisi sull'utilizzo degli spazi: Fornisce dati in tempo reale e storici su come vengono utilizzati gli spazi di lavoro e le aree riunioni, aiutando i team a ottimizzare le disposizioni e le policy.
• Gestione degli orari ibridi: Consente ai dipendenti di indicare i giorni di lavoro da remoto o in ufficio, favorendo la visibilità tra i team e riducendo il sovraffollamento in ufficio.
• Gestione dei visitatori: Tiene traccia di check-in e approvazioni degli ospiti, stampa badge e registra le visite, supportando la sicurezza e la conformità ai protocolli di sicurezza.
• Integrazione con sistemi di calendario: Sincronizza prenotazioni, orari e utilizzo delle sale riunioni con piattaforme come Microsoft 365 o Google Workspace per evitare doppie prenotazioni e organizzare la programmazione.
• Accesso tramite app mobile: Permette agli utenti di prenotare postazioni, sale o gestire gli orari dai propri smartphone, promuovendo l’utilizzo e la flessibilità tra i team ibridi.
• Integrazione con i sistemi di controllo accessi: Si collega ai sistemi di sicurezza dell’edificio o ai badge di accesso per autorizzare l’ingresso solo a dipendenti e visitatori programmati o registrati.
• Zonizzazione e permessi: Consente agli amministratori di impostare regole di prenotazione e permessi per reparto, team o piano, assicurando che gli spazi siano utilizzati come previsto.
• Conformità a salute e capacità: Offre strumenti integrati per gestire i livelli di occupazione sicura e applicare le linee guida sanitarie in ufficio, come distanziamento o controlli igienici.

Funzionalità AI comuni nei software di gestione del luogo di lavoro ibrido

Oltre alle funzionalità standard dei software di gestione del luogo di lavoro ibrido indicate sopra, molte di queste soluzioni stanno integrando l'AI con funzionalità come:

• Raccomandazioni intelligenti degli spazi: Utilizza l'AI per suggerire postazioni o sale ideali in base alle preferenze dei dipendenti, alle politiche aziendali e alle tendenze di prenotazione recenti, aiutando a massimizzare l’utilizzo degli spazi e la soddisfazione dei dipendenti.
• Pianificazione predittiva della capacità: Analizza i modelli di utilizzo storici per prevedere la domanda futura di postazioni, sale riunioni o altre risorse, consentendo adeguamenti proattivi della disposizione degli uffici e delle policy.
• Ottimizzazione automatica degli orari ibridi: Raccomanda i giorni in presenza per team o singoli allo scopo di favorire la collaborazione tra team e ridurre l'affollamento in ufficio, utilizzando informazioni ricavate da orari passati e priorità di progetto.
• Rilevamento anomalie nell'uso degli uffici: Monitora i dati di occupazione per avvisare gli amministratori su schemi insoliti, come doppie prenotazioni, sovraffollamento o spazi sottoutilizzati, affinché i problemi possano essere risolti in modo proattivo.
• Assistenti di prenotazione in linguaggio naturale: Permette agli utenti di prenotare spazi o aggiornare gli orari tramite chatbot o assistenti virtuali basati su AI, semplificando l’esperienza e riducendo gli ostacoli per i dipendenti.

Vantaggi dei software di gestione del luogo di lavoro ibrido

L’implementazione di software per la gestione del luogo di lavoro ibrido offre diversi vantaggi per il team e l’azienda. Ecco alcuni benefici a cui puoi guardare con interesse:

• Maggiore efficienza degli spazi: Prenotazioni automatizzate e analisi aiutano a ridurre gli spazi inutilizzati e a garantire che ogni area sia sfruttata al meglio.
• Migliore coordinamento del team: La condivisione delle informazioni su orari, prenotazioni e presenza in ufficio favorisce la collaborazione tra dipendenti in presenza e da remoto.
• Riduzione del carico amministrativo: Gli strumenti di prenotazione self-service e i flussi di approvazione automatizzati riducono la pianificazione manuale e i compiti amministrativi per HR e responsabili d’ufficio.
• Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti: Sistemi di prenotazione semplici, accesso da mobile e raccomandazioni basate su AI rendono la presenza in ufficio più comoda e flessibile.
• Miglior conformità e sicurezza: Le funzionalità di monitoraggio della presenza, dei controlli sanitari e dei limiti di capacità aiutano a mantenere la conformità normativa e a promuovere la sicurezza sul luogo di lavoro.
• Pianificazione più intelligente delle risorse: Analisi predittive e report consentono ai manager di prendere decisioni basate sui dati riguardo le necessità di spazio e gli investimenti per l’ufficio.
• Gestione efficiente dei visitatori: Check-in fluidi, tracciamento e controlli di sicurezza offrono un'esperienza professionale e sicura a ospiti e fornitori.

Costi e prezzi dei software di gestione del luogo di lavoro ibrido

Scegliere un software di gestione del luogo di lavoro ibrido richiede di comprendere i diversi modelli di prezzo e i piani disponibili. I costi variano in base alle funzionalità, alla dimensione del team, ai componenti aggiuntivi e altro ancora. La tabella di seguito riassume i piani più comuni, i prezzi medi e le funzionalità tipiche incluse nelle soluzioni di gestione del luogo di lavoro ibrido:

Tabella comparativa dei piani per i software di gestione del luogo di lavoro ibrido