I 10 migliori software di gestione spazi ufficio con IA nel 2026

VergeSense è una piattaforma di gestione degli spazi ufficio potenziata dall’IA che utilizza l’intelligenza sull’occupazione e strumenti di pianificazione predittiva per la modellazione di scenari, la previsione della capacità e l’ottimizzazione degli spazi a livello di portafoglio.

VergeSense è adatta alle squadre di real estate e workplace di grandi aziende che gestiscono portafogli complessi di uffici su più sedi.

VergeSense è una delle mie scelte principali perché adoro come lo strumento di Pianificazione Predittiva gestisce le domande 'cosa succede se' che emergono costantemente nella pianificazione degli spazi. Posso caricare una pianta e simulare scenari su dati reali di occupazione, testando la crescita degli organici, i cambiamenti nella presenza ibrida o i piani di consolidamento prima di prendere decisioni definitive. Diversamente da altri, il Large Spatial Model attinge da oltre 200 milioni di mq di comportamenti reali negli spazi di lavoro in più di 200 imprese, quindi i risultati degli scenari non si basano su medie di settore. Ho inoltre trovato i report già pronti per il CFO davvero utili quando devo giustificare una decisione sulla superficie alla leadership.

Caratteristiche principali di VergeSense

• Infinity Area Sensor: Un sensore proprietario che raccoglie dati sull’occupazione a livello di zona in aree aperte, sale riunioni e quartieri, eliminando la necessità di sensori su ogni singola scrivania.
• Rilevamento Signs of Life: Un metodo passivo che rileva la presenza indipendentemente dai dati di prenotazione o badge, riducendo i vuoti nei dati.
• Integrazione dati da più fonti: Combina i segnali di occupazione da Wi-Fi, sistemi di badge e piattaforme di prenotazione delle scrivanie in un unico livello di analisi per una visione unificata.
• Avvisi sulle soglie di capacità: Notifica ai team quando l’utilizzo degli spazi supera le soglie impostate, affinché possano intervenire tempestivamente in caso di aree sotto- o sovrautilizzate.

Integrazioni di VergeSense

VergeSense offre decine di integrazioni native con software di prenotazione, IWMS, dati Wi-Fi e di rete, calendari, wayfinding e building management, inclusi Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, Cisco Meraki, CBRE Host, Cloudbooking, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places, ServiceNow e Appspace. È disponibile anche una API aperta per integrazioni personalizzate.

anny è una piattaforma per la prenotazione di spazi di lavoro e la gestione delle risorse per il desk sharing, la prenotazione di sale, la gestione dei visitatori e la prenotazione di attrezzature, dotata di un assistente AI via telefono e chat per gestire le richieste di prenotazione.

Per chi è ideale anny?

anny è adatto a team di facility e workplace di organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono ambienti di lavoro ibridi su più sedi aziendali.

Perché ho scelto anny

Ciò che mi attira in anny è il suo sistema di gestione di diritti e ruoli, che permette di impostare permessi di accesso e modifica individualmente e di limitarli a risorse o servizi specifici. Ciò significa che una sala riunioni riservata ai dirigenti può essere visibile ma non accessibile alla maggior parte dei dipendenti, mentre uno spazio di lavoro condiviso è aperto a tutti. Apprezzo anche che questi controlli siano integrati nel toolkit di amministrazione più ampio, quindi lo stesso sistema che gestisce le statistiche di occupazione in tempo reale e le richieste di prenotazione amministra anche chi può visualizzare, prenotare o modificare una determinata risorsa.

Caratteristiche principali di anny

• Comunità: Raggruppa i dipendenti in team o dipartimenti e controlla a quali risorse ciascuna comunità può accedere o che può prenotare.
• Integrazione smart lock: Concedi o revoca l'accesso fisico a sale e scrivanie prenotate grazie a sistemi di chiusura connessi.
• Pianificatore settimanale: I dipendenti possono pianificare la loro settimana in ufficio, indicando quali scrivanie e sale occorrono ogni giorno.
• Automazione del catering: Associa ordini di catering direttamente alle prenotazioni delle sale, con ordini attivati al momento della prenotazione.

Integrazioni di anny

anny offre integrazioni native con Microsoft 365, Outlook, MS Teams, Google Calendar, Google Workspace, Zoom, Personio, HRworks, Stripe e PayPal, insieme a diverse integrazioni smart lock tra cui Nuki, Salto KS, iLOQ e dormakaba. Si collega inoltre a Make e n8n per l'automazione dei workflow senza codice e offre sia un Admin API che un Customer API per integrazioni personalizzate.

HybridHero è una piattaforma di gestione del luogo di lavoro alimentata dall’intelligenza artificiale che copre la prenotazione delle scrivanie, la programmazione delle sale riunioni, la gestione dei visitatori, il parcheggio e le analisi sull'utilizzo degli spazi in ambienti d'ufficio ibridi.

Per chi è Hybrid Hero?

HybridHero è particolarmente indicato per organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono orari di lavoro ibridi su più sedi o piani di ufficio.

Perché ho scelto Hybrid Hero

Ho scelto HybridHero come uno dei migliori per il check-in touchless delle scrivanie grazie all’efficacia con cui colma il divario tra la prenotazione e la presenza effettiva. I dipendenti scansionano un QR code sulla scrivania per confermare la propria presenza e, se non avviene il check-in entro una finestra temporale prestabilita (ad esempio, 15 minuti), la scrivania viene automaticamente liberata e resa di nuovo disponibile. Mi piace anche che ogni mancato check-in venga registrato come assenza nel report di utilizzo, così ottieni una visione reale della domanda di scrivanie, non solo dei dati sulle prenotazioni.

Caratteristiche principali di Hybrid Hero

• Assistente di prenotazione AI: Prenota una scrivania utilizzando comandi in linguaggio naturale tramite l’interfaccia chat AI di HybridHero, senza navigare tra i menu.
• Planimetrie interattive: Visualizza la disponibilità delle scrivanie in tempo reale su più piani e seleziona direttamente una postazione dalla mappa visiva.
• Analisi con mappa termica: Scopri quali zone e scrivanie sono utilizzate più frequentemente grazie a mappe termiche di occupazione a colori.
• Gestione dei quartieri d’ufficio: Assegna scrivanie o aree a team specifici in modo che i gruppi siedano sempre nella stessa zona.

Integrazioni di Hybrid Hero

HybridHero offre integrazioni native con Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta e Azure Active Directory. Supporta inoltre l’SSO tramite SAML e OpenID Connect. Sono disponibili una REST API e webhook per integrazioni personalizzate con sistemi HRIS, controllo accessi e sistemi interni.

Envoy è una piattaforma di gestione degli spazi per team aziendali, che offre prenotazione automatizzata delle scrivanie, gestione dei visitatori, strumenti per la capacità degli spazi di lavoro e monitoraggio in tempo reale dell’occupazione per ambienti professionali moderni.

Per chi è ideale Envoy?

Responsabili di struttura e team di gestione degli spazi in aziende di medie o grandi dimensioni che necessitano di informazioni in tempo reale sull’utilizzo degli ambienti e sulla presenza delle persone in sede.

Perché ho scelto Envoy

Ho scelto Envoy fra i migliori perché mi permette di vedere in tempo reale l’occupazione su ogni piano, monitorare l’utilizzo delle scrivanie e delle sale riunioni ora per ora, e impostare soglie per la capacità degli spazi. Apprezzo poter osservare rapidamente i picchi di traffico e modificare le policy di gestione degli spazi altrettanto velocemente.

Funzionalità principali di Envoy

• Dashboard di gestione visitatori: registra e monitora gli ospiti da un’unica interfaccia.
• Sistema di prenotazione delle scrivanie: prenota, libera o assegna scrivanie in diverse sedi.
• App mobile per i dipendenti: gestisci prenotazioni, check-in e notifiche su iOS e Android.
• Processo di accesso senza contatto: consente l’accesso tramite codice QR o da mobile agli spazi di lavoro condivisi.

Integrazioni di Envoy

Envoy offre oltre 100 integrazioni tramite la sua directory di app, tra cui Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta e DocuSign. Si collega anche tramite Zapier e mette a disposizione un’API per integrazioni personalizzate.

deskbird è una piattaforma di gestione degli spazi d’ufficio basata sull’IA che offre prenotazione delle postazioni, analisi sull’utilizzo, monitoraggio dell’occupazione degli uffici e raccomandazioni intelligenti per ottimizzare l’allocazione degli spazi fisici.

Per chi è più adatto deskbird?

deskbird si adatta ad uffici con modelli di lavoro ibridi che necessitano di un sistema per la pianificazione degli spazi e di insight concreti per massimizzare l’uso degli ambienti fisici.

Perché ho scelto deskbird

Ho scelto deskbird tra i migliori perché utilizzo le sue analisi basate sull’IA per controllare l’occupazione delle postazioni e ricevere raccomandazioni automatiche sull’efficienza degli spazi. Ottengo insight quotidiani e a lungo termine, e la piattaforma segnala le aree sottoutilizzate aiutandomi a prendere decisioni informate.

Funzionalità principali di deskbird

• Planimetria interattiva: Gli utenti possono visualizzare e scegliere gli spazi disponibili direttamente su una mappa digitale dell’ufficio.
• Prenotazione tramite app mobile: Prenota scrivanie e sale usando l’app mobile di deskbird per iOS e Android.
• Pianificazione del lavoro ibrido: Pianifica giornate in presenza e in remoto all’interno della piattaforma.
• Gestione visitatori: Registra e monitora i visitatori dell’ufficio tramite workflow integrati.

Integrazioni di deskbird

deskbird offre oltre 50 integrazioni native, tra cui Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, Sage, Rippling, UKG Pro, HiBob, Gusto, Dayforce, ADP, Workday e Slack. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Robin è una piattaforma per la gestione degli spazi che offre opzioni di hot-desking alimentate dall’IA, prenotazione di sale, mappe degli uffici, analisi e coordinamento degli spazi di lavoro condivisi.

Per chi è ideale Robin?

Team di gestione delle strutture e degli ambienti di lavoro negli uffici ibridi che richiedono prenotazioni su richiesta di scrivanie e sale riunioni.

Perché ho scelto Robin

Ho scelto Robin come uno dei migliori perché posso impostare prenotazioni flessibili di scrivanie e sale conferenze, gestire turni giornalieri e configurare mappe degli uffici che si aggiornano man mano che cambiano le prenotazioni. Utilizzo le regole di pianificazione di Robin per automatizzare l’assegnazione degli spazi a team ibridi e da remoto.

Funzionalità principali di Robin

• Planimetrie interattive degli uffici: Visualizza in tempo reale la disponibilità degli spazi di lavoro e le disposizioni dei posti a sedere.
• Gestione dei visitatori: Registra, traccia e gestisci l’accesso degli ospiti direttamente dalla piattaforma.
• Dashboard di analisi dell’ambiente di lavoro: Mostra i modelli di utilizzo e le metriche di occupazione degli spazi per tutte le sedi.
• Prenotazione tramite app mobile: Prenota scrivanie o sale da dispositivi iOS e Android.

Integrazioni di Robin

Robin offre integrazioni native con l’ecosistema Microsoft, tra cui Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune e Microsoft 365, oltre a Google Calendar e Google Workspace. Si integra inoltre con Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling e sistemi di controllo accessi come Avigilon, Brivo e Kisi. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Spacewell è una piattaforma di gestione degli spazi ufficio basata sull'intelligenza artificiale che offre monitoraggio dell'utilizzo degli ambienti di lavoro, prenotazione di scrivanie e sale, analisi dei livelli di occupazione e una gestione automatizzata delle operazioni degli edifici.

Per chi è ideale Spacewell?

Per i responsabili delle strutture in grandi uffici aziendali o imprese multi-sede che necessitano di un monitoraggio avanzato degli spazi e di analisi dettagliate.

Perché ho scelto Spacewell

Ho scelto Spacewell tra i migliori perché utilizzo la sua integrazione con sensori IoT per raccogliere in tempo reale dati sull’occupazione e sulle condizioni ambientali degli spazi di lavoro. Mi affido ai suoi dashboard analitici dettagliati per monitorare l’utilizzo di postazioni e sale riunioni.

Funzionalità principali di Spacewell

• Sistema di prenotazione di scrivanie e sale: Consente ai dipendenti di prenotare postazioni e sale riunioni tramite un portale self-service.
• Pianificazione di pulizie e manutenzione: Automatizza l’assegnazione e il monitoraggio delle attività di pulizia e manutenzione.
• Visualizzazione live della planimetria: Mostra in una mappa interattiva l’occupazione e l’attività attuali nelle diverse aree dell’ufficio.
• Moduli di feedback degli occupanti: Raccoglie feedback in tempo reale dai dipendenti sulle condizioni degli spazi di lavoro.

Integrazioni di Spacewell

Spacewell offre integrazioni native con Oracle, SAP, ServiceNow, Freshservice, Workday, Jira e Microsoft 365. Google Workspace, AutoCAD e altro ancora. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

YAROOMS è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale che combina la prenotazione delle risorse, l'analisi degli spazi, la pianificazione del lavoro ibrido e il monitoraggio ambientale in un unico sistema all-in-one.

Per chi è pensato YAROOMS?

YAROOMS è particolarmente adatto a responsabili delle strutture e manager degli ambienti di lavoro in organizzazioni di medie e grandi dimensioni che cercano un supporto avanzato in ambito AI per la gestione degli spazi e il coordinamento delle risorse.

Perché ho scelto YAROOMS

Ho scelto YAROOMS tra i migliori perché utilizzo il suo assistente AI, YARVIS, per automatizzare le richieste di prenotazione e rispondere in tempo reale alle domande dei dipendenti. Faccio affidamento sulla sua interfaccia in linguaggio naturale e sui suggerimenti basati su policy per gestire l'accesso agli spazi di lavoro e ottimizzare l'uso delle risorse.

Funzionalità principali di YAROOMS

• Dashboard di analytics: Monitora in tempo reale l'utilizzo degli spazi e l'attività degli utenti.
• Pianificazione del lavoro ibrido: Permette agli utenti di coordinare le giornate in presenza e quelle in remoto.
• Planimetrie interattive: Offrono la visualizzazione della disposizione degli spazi e la possibilità di controllarne la disponibilità prima di effettuare una prenotazione.
• Prenotazione di sale e postazioni: Consente ai dipendenti di riservare sale riunioni e scrivanie direttamente dalla piattaforma.

Integrazioni YAROOMS

YAROOMS offre integrazioni native con l'ecosistema Microsoft, inclusi Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook e Azure AD, oltre a Google Calendar, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn e SAML 2.0 per SSO. È inoltre disponibile una REST API per integrazioni personalizzate.

Microsoft Places è una piattaforma intelligente per la gestione degli spazi di lavoro che aiuta le organizzazioni a gestire ambienti di lavoro ibridi, abilitare la prenotazione di scrivanie e sale riunioni, coordinare i calendari in ufficio e visualizzare l’occupazione degli spazi attraverso l’integrazione con Microsoft 365.

Per chi è Microsoft Places?

Microsoft Places è ideale per organizzazioni di medie e grandi dimensioni che utilizzano Microsoft 365 e desiderano gestire l’occupazione degli uffici ibridi e la coordinazione degli spazi in più sedi.

Perché ho scelto Microsoft Places

Ho scelto Microsoft Places come uno dei migliori perché posso gestire la prenotazione degli spazi, i calendari del team e l’utilizzo degli ambienti direttamente all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Mi affido a questa soluzione per sincronizzare le prenotazioni con Outlook e Teams, mantenendo tutti i dati del luogo di lavoro centralizzati.

Caratteristiche principali di Microsoft Places

• Previsioni di occupazione basate sull’IA: Fornisce previsioni sull’utilizzo degli spazi di lavoro sulla base di dati in tempo reale e storici
• Mappe interattive degli ambienti di lavoro: Permette agli utenti di visualizzare la disposizione degli uffici per individuare sale e scrivanie
• Pianificazione del lavoro ibrido: Permette ai dipendenti di coordinare le giornate in presenza e da remoto con prenotazioni integrate degli spazi.
• Integrazione con il rilevamento della presenza: Aggiorna automaticamente la disponibilità degli spazi sulla base dei dati di presenza degli utenti

Integrazioni con Microsoft Places

Microsoft Places offre integrazioni native in tutto l’ecosistema Microsoft, inclusi Microsoft 365, Outlook, Teams e Azure. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Eptura è una piattaforma di gestione del luogo di lavoro progettata per uffici ibridi, che offre funzionalità come prenotazione di scrivanie e sale, gestione dei visitatori, analisi degli ambienti di lavoro, tracciamento delle risorse e pianificazione degli spazi.

Per chi è più indicato Eptura?

Team HR e strutture di aziende di grandi dimensioni o con più sedi che desiderano una gestione unificata degli spazi di lavoro ibridi e delle pianificazioni.

Perché ho scelto Eptura

Ho scelto Eptura tra i migliori perché posso coordinare i programmi di lavoro ibrido con la prenotazione di scrivanie e sale che si sincronizza con i calendari dei dipendenti e le planimetrie. Apprezzo inoltre come l'automazione della pianificazione riduca il lavoro manuale per il mio team.

Caratteristiche principali di Eptura

• Mappatura interattiva della planimetria: Visualizza in tempo reale la disposizione degli spazi e l'assegnazione delle scrivanie.
• Sistema di gestione dei visitatori: Registra gli ospiti, traccia gli ingressi e automatizza le registrazioni.
• Dashboard di tracciamento delle risorse: Monitora e gestisce la posizione e l'uso delle attrezzature dell'ufficio.
• Report di analisi dell'ambiente di lavoro: Analizza l'occupazione, l'utilizzo degli spazi e le tendenze con report integrati.

Integrazioni di Eptura

Eptura offre oltre 30 integrazioni native, inclusi l'ecosistema Microsoft, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI e Slack. Si integra con Zapier ed è disponibile anche una API per soluzioni personalizzate.