Software per la gestione della forza lavoro: tipologie & caratteristiche principali
La gestione della forza lavoro è una parte essenziale della gestione delle prestazioni aziendali per qualsiasi organizzazione.
Con condizioni di mercato in rapido cambiamento, sconvolgimenti normativi, un aumento del ricambio dei dipendenti, una crescente propensione a favore dei sindacati e una forza lavoro sempre più diversificata e distribuita geograficamente, la gestione della forza lavoro diventa costantemente più cruciale e più complessa.
Le giuste app per la gestione della forza lavoro possono rendere questo compito complesso più semplice ed efficiente.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Che cos'è la gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro (WFM) si riferisce alla pratica di allocare, monitorare e ottimizzare strategicamente la risorsa più importante di un'organizzazione: le sue persone.
Una gestione efficace della forza lavoro garantisce che i dipendenti giusti, con le competenze giuste, siano disponibili al momento giusto per soddisfare i requisiti dei loro ruoli.
Sebbene ogni organizzazione abbia le proprie priorità, l'efficienza delle risorse è un obiettivo condiviso dalla maggior parte delle aziende.
Perché la gestione della forza lavoro è importante?
Che il tuo ambiente di lavoro sia un contesto aziendale consolidato, una startup in crescita o un'impresa che impiega lavoratori su turni, la gestione della forza lavoro è una parte indispensabile della strategia di gestione aziendale.
Una gestione efficace della forza lavoro aiuta le organizzazioni a mantenere la propria forza lavoro il più produttiva ed efficiente possibile in termini di costi.
Politiche relative alla forza lavoro incoerenti e un'applicazione insufficiente di tali politiche possono causare problemi come:
- Carenze di personale
- Dipendenti in esubero
- Dipendenti con competenze insufficienti
- Aumento dei costi dei progetti
- Ritardi nella consegna dei progetti
- Violazioni degli obblighi di conformità
- Straordinari evitabili
- Incidenti relativi alla sicurezza sul lavoro
- Dipendenti scarsamente coinvolti
- Basso morale dei dipendenti o burnout
- Elevato ricambio dei dipendenti.
Per questo motivo, la pianificazione della forza lavoro è un aspetto fondamentale della gestione dei talenti e aiuta i professionisti delle risorse umane a:
- Ottimizzare la produttività dei dipendenti
- Garantire che i progetti dispongano delle risorse necessarie in modo efficiente
- Semplificare la gestione delle prestazioni
- Sviluppare le competenze dei dipendenti secondo necessità
- Affrontare tempestivamente le sfide relative al personale
- Ottenere una visione accurata dei costi del lavoro
- Ridurre il rischio organizzativo
- Promuovere la sicurezza sul lavoro
- Rispettare le leggi e le normative sul lavoro
- Attuare iniziative di pianificazione della successione
- Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il ricambio.
Il processo di gestione della forza lavoro
In sostanza, il processo di gestione della forza lavoro consiste nell'identificare le principali priorità strategiche dell'organizzazione e nell'allocare di conseguenza le risorse. Ciò richiede di prevedere le potenziali sfide relative alle risorse umane e di adottare misure per mantenere l'efficienza ed evitare responsabilità.
Il processo di gestione della forza lavoro include attività come:
- Allineamento strategico
- Previsione della domanda
- Pianificazione dei turni dei dipendenti
- Rilevazione delle ore
- Monitoraggio delle presenze
- Analisi dei dati
- Valorizzazione dei dipendenti
- Gestione delle competenze
- Gestione delle richieste delle risorse umane tramite ticket
- Gestione delle buste paga
- Definizione dell'ambito e del budget dei progetti
- Gestione delle attività.
C'è molto da considerare!
La buona notizia è che tutto questo può essere ottimizzato e automatizzato con l'aiuto di un software per la gestione della forza lavoro.
Che cos'è un software per la gestione della forza lavoro?
Una soluzione software per la gestione della forza lavoro (WFM) è uno strumento che consente alle organizzazioni di organizzare le proprie politiche relative alla forza lavoro e di automatizzare molte delle attività e dei processi del sistema di gestione della forza lavoro.
Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di impiegare la forza lavoro in modo più efficace, gestire il tempo dei lavoratori in modo più produttivo e, in definitiva, raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione con meno difficoltà.
Quali sono i vantaggi del software per la gestione della forza lavoro?
Tra i principali vantaggi del software per la gestione della forza lavoro rientrano la semplificazione della pianificazione da parte dei responsabili, la gestione delle presenze e del rilevamento delle ore, il monitoraggio della produttività, l'ottimizzazione della gestione delle prestazioni, l'esecuzione delle operazioni relative alle buste paga, la conformità normativa e la promozione della sicurezza dei dipendenti.
Quando viene implementata e utilizzata in modo efficace, la giusta soluzione per la gestione della forza lavoro può aiutare i datori di lavoro a:
- Automatizzare le attività manuali per risparmiare tempo, eliminare i colli di bottiglia e ridurre gli errori.
- Raccogliere dati accurati e aggiornati sulla forza lavoro e prendere decisioni migliori basate sull'analisi dei dati in tempo reale.
- Implementare la gestione della forza lavoro omnicanale per offrire un accesso più ampio alla forza lavoro ibrida o mobile.
- Migliorare l'efficienza tra i team per migliorare la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti, eliminando al contempo i compartimenti stagni e riducendo le ridondanze.
- Ridurre i costi operativi (derivanti da un eccesso di personale, dagli straordinari eccessivi e dall'esternalizzazione) attraverso previsioni e allocazioni delle risorse più accurate. Le soluzioni WFM avanzate aggiornano persino i budget in base alle modifiche della pianificazione.
- Ottimizzare l'esperienza del cliente attraverso un instradamento basato sulle competenze che mette i clienti in contatto con l'esperto giusto del centro di contatto
- Distribuire il carico amministrativo attraverso portali a uso autonomo per responsabili e dipendenti che consentono agli utenti di accedere a determinate funzioni
- Migliorare l'accuratezza delle buste paga riconciliando automaticamente il rilevamento delle ore, le ferie retribuite, gli straordinari registrati ecc., riducendo i casi di errore umano che possono derivare dall'inserimento e dai calcoli manuali dei dati.
- Segnalare e affrontare proattivamente i problemi di pianificazione in anticipo consultando i dati in tempo reale sulla pianificazione del personale e apportando modifiche per evitare problemi come la carenza di personale. I migliori software per la gestione della forza lavoro consentono persino ai responsabili di creare pianificazioni intelligenti filtrando per reparto, progetto, mansione o sede.
- Mantenere registri accurati e dettagliati che aiutino a dimostrare la conformità normativa in caso di verifiche.
Quali sono i tipi di software per la gestione della forza lavoro?
Esiste un'ampia gamma di diversi strumenti software WFM. Alcuni sono prodotti autonomi che offrono una o più delle funzioni elencate di seguito, mentre altri offrono una soluzione più olistica e integrata.
- Software per la pianificazione
- Software per la gestione delle presenze
- Strumenti per la gestione dei progetti (Kanban ecc.) e la comunicazione
- Software per il rilevamento delle ore
- Soluzioni per la gestione delle assenze
- Software per le buste paga
- Strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti
- Strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti
- Soluzioni per la gestione dei ticket del servizio clienti e dell'assistenza
- Software per il monitoraggio degli incidenti relativi alla sicurezza sul luogo di lavoro.
Le grandi organizzazioni potrebbero aver bisogno di software aziendale per la gestione della forza lavoro progettato per coordinare queste funzioni all'interno di forze lavoro complesse o distribuite.
Quali sono le caratteristiche principali del software per la gestione della forza lavoro?
Le migliori soluzioni software per la gestione della forza lavoro consentono alle aziende moderne di organizzare e monitorare tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro adeguatamente dimensionata, efficiente in termini di costi e produttiva.
Esistono diverse opzioni di prezzo per il software di gestione della forza lavoro che permettono di sbloccare un numero maggiore di utenti e/o funzionalità diverse.
Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche principali da cercare quando si sceglie un software per la gestione della forza lavoro.
Previsione del fabbisogno di personale
Una soluzione WFM adeguata dovrebbe aiutarti a individuare le tendenze e prevedere i fattori che influiscono sui requisiti e sulla disponibilità del personale, come i cambiamenti nelle tempistiche dei progetti, le variazioni stagionali nella disponibilità dei lavoratori, le fluttuazioni della domanda dei consumatori/clienti e altro ancora. Anticipando questi scenari, puoi pianificare meglio i budget per il personale e assegnare le risorse in modo più efficiente.
Pianificazione intelligente
Qualsiasi strumento software per la gestione della forza lavoro degno di questo nome dovrebbe includere funzionalità intelligenti di pianificazione che consentano ai manager di scegliere il personale per i turni o i progetti in base a criteri quali disponibilità, competenze, costi, esperienza, preferenze, posizione e altro ancora. Gli strumenti per la pianificazione dei turni dovrebbero inoltre offrire al personale l'accesso autonomo, consentendo ai dipendenti di scambiarsi i turni tra loro per garantire la copertura completa dei turni. Alcuni strumenti potrebbero anche includere funzionalità che integrano l'AI per la gestione della forza lavoro e la pianificazione.
Monitoraggio delle ore
Uno strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe includere o poter integrare dispositivi e strumenti per il monitoraggio delle ore, come scanner per gli accessi, software di rilevazione delle ore basato sul cloud, chioschi, dispositivi per i punti vendita (POS), app mobili o fogli presenze online, per acquisire i dati sulle ore lavorate ed elaborarli automaticamente ai fini di una gestione accurata delle paghe. Un altro vantaggio del software per il monitoraggio delle ore sono gli avvisi relativi agli straordinari, un'ulteriore funzionalità utile che offre ai datori di lavoro un maggiore controllo sull'approvazione e sull'assegnazione degli straordinari.
Gestione delle presenze e delle assenze
Il software per la gestione della forza lavoro dovrebbe monitorare le presenze dei dipendenti, automatizzare l'approvazione delle richieste di permesso e confrontare le assenze dei dipendenti con le politiche aziendali relative ai congedi (come il congedo retribuito (PTO)) e con le normative governative.
Analisi dei dati e reportistica
La maggior parte degli strumenti per la gestione della forza lavoro offre agli utenti una visualizzazione in tempo reale dei dati sulla forza lavoro tramite pannelli di controllo personalizzabili. Ciò semplifica l'individuazione di potenziali problemi di pianificazione o di organico e la loro risoluzione molto prima che diventino problematici.
I migliori strumenti per la gestione della forza lavoro e per l'analisi della forza lavoro consentono inoltre agli utenti di generare report utilizzando parametri specifici, migliorando l'intelligence aziendale e la pianificazione della forza lavoro attraverso l'analisi dei dati storici.
Gestione mobile della forza lavoro
Gli strumenti WFM che offrono accesso tramite dispositivi mobili facilitano la gestione degli orari e la copertura dei turni anche in mobilità, contribuendo a garantire una copertura ottimale del personale anche in caso di emergenze. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi del software mobile per la gestione della forza lavoro.
Servizi autonomi per i dipendenti
La tua suite o il tuo strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe idealmente fornire un portale autonomo per i dipendenti, che consenta loro di inserire rapidamente i propri dati quando possibile, liberando tempo per le risorse umane e riducendo gli errori.
Integrazioni potenti con gli strumenti aziendali
Qualunque soluzione WFM tu scelga dovrebbe poter funzionare senza problemi con il software per le risorse umane e gli strumenti aziendali che la tua organizzazione già utilizza. Questo è particolarmente importante se non disponi di una suite completa per la gestione della forza lavoro e utilizzi diversi strumenti specializzati.
Il software giusto renderà molto più efficiente e gratificante il processo di implementazione, monitoraggio e miglioramento del tuo sistema di gestione della forza lavoro.
Una forza lavoro soddisfatta è la chiave per un'azienda di successo
Una gestione efficace della forza lavoro mira a mantenere soddisfatti i dipendenti e a soddisfare le esigenze strategiche della tua azienda.
Le aziende che gestiscono bene questo aspetto delle proprie attività saranno più efficienti, innovative e resilienti.
La tecnologia è consigliata per tutte le aziende, tranne quelle più piccole. Per aiutarti a iniziare, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione della forza lavoro e ai nostri consigli sui software per la gestione dell'orario e delle presenze per gestire e ottimizzare efficacemente l'orario e le presenze della tua forza lavoro.
Lettura correlata: I migliori software per la gestione delle ferie per monitorare le PTO
