Come assumere dipendenti: una guida completa

Prima di assumere dipendenti

1. Preparazione legale e amministrativa

Prima di poter assumere qualcuno, devi innanzitutto verificare alcuni requisiti legali. Sebbene ti consigliamo di richiedere una consulenza legale, probabilmente dovrai completare i seguenti adempimenti:

1.1 Registrazione fiscale

Sapevi che sarebbe arrivato questo momento! Naturalmente, per assumere legalmente qualcuno devi compilare i moduli necessari per pagare le imposte federali e statali allo Zio Sam.

Moduli federali (obbligatori per tutte le imprese statunitensi):

1. Modulo SS-4:
   • Scopo: richiedere un EIN (numero di identificazione del datore di lavoro) tramite l’IRS.
   • Dove presentarlo: sito web dell’IRS.
2. Modulo 940:
   • Scopo: dichiarare e pagare l’imposta federale sulla disoccupazione (FUTA).
   • Frequenza: annuale.
3. Modulo 941:
   • Scopo: dichiarare le ritenute relative all’imposta federale sul reddito, alla previdenza sociale e all’imposta Medicare.
   • Frequenza: trimestrale.
4. Modulo W-2:
   • Scopo: dichiarare le retribuzioni corrisposte e le imposte trattenute ai dipendenti.
   • Frequenza: annuale (presentato ai dipendenti e all’IRS).
5. Modulo 1099-NEC (se applicabile):
   • Scopo: dichiarare i pagamenti effettuati a collaboratori indipendenti.
   • Frequenza: annuale.

Moduli fiscali statali (variano a seconda dello Stato):

1. Moduli di registrazione per le imposte statali sulle retribuzioni:
   • Scopo: registrarsi per i conti relativi alle ritenute dell’imposta statale sul reddito.
   • Dove presentarli: sito web del Dipartimento delle Entrate o dell’Ufficio Fiscale del tuo Stato.
2. Registrazione all’assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI):
   • Scopo: registrarsi per pagare le imposte sull’assicurazione contro la disoccupazione.
   • Dove presentarla: sito web del Dipartimento statale per il lavoro o la forza lavoro.
3. Registrazione all’assicurazione statale per l’invalidità (SDI) (se richiesta):
   • Stati interessati: California, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Modulo per la comunicazione delle nuove assunzioni:
   • Scopo: comunicare i dipendenti appena assunti al Registro delle nuove assunzioni del tuo Stato.
   • Dove presentarlo: sito web dell’Ufficio statale per il mantenimento dei figli o del Lavoro.
5. Moduli per le imposte locali e le licenze commerciali:
   • Scopo: registrarsi per gli eventuali obblighi relativi alle imposte locali sulle retribuzioni o alle imposte aziendali.

1.2. Configurare il sistema paghe

I dipendenti non resteranno a lungo se non li paghi. Configurare il sistema paghe significa creare un processo per calcolare e pagare le retribuzioni dei dipendenti, garantendo al contempo la conformità alle leggi fiscali federali, statali e locali. 

Consigliamo di scegliere un servizio paghe e contributi oppure di utilizzare un software per paghe e contributi per automatizzare i calcoli, la presentazione delle dichiarazioni fiscali e i pagamenti tramite deposito diretto.

1.3 Comprendere le leggi sul lavoro

Acquisisci familiarità con le leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale. Queste leggi riguardano aspetti come il salario minimo, la retribuzione degli straordinari, le politiche contro la discriminazione, gli standard di sicurezza sul lavoro e le certificazioni o i controlli dei precedenti richiesti per il tuo settore.

Tra le fonti più utili per trovare informazioni ci sono i siti ufficiali come quello del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL), della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) e quello del dipartimento del lavoro del tuo Stato.

1.4 Ottenere un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro

L'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro copre le spese mediche e la perdita di salario dei dipendenti in caso di infortuni o malattie correlati al lavoro.

La maggior parte degli Stati richiede alle aziende con dipendenti di sottoscrivere questa assicurazione (anche se i requisiti variano considerevolmente) e la mancata copertura può comportare multe significative e conseguenze legali.

Contatta un fornitore assicurativo autorizzato nel tuo Stato per confrontare polizze e premi.

1.5 Preparare i contratti di lavoro

Redigi contratti di lavoro o lettere di offerta che delineino chiaramente ruoli, compensi, benefit e politiche aziendali.

Sebbene non siano obbligatori per la maggior parte dei lavori, gli accordi di lavoro possono aiutare a definire le aspettative e ridurre la probabilità di controversie.

Tra gli elementi da includere ci sono, se pertinenti, le clausole relative alla riservatezza, alla proprietà intellettuale e alle condizioni di cessazione del rapporto.

Prendi in considerazione l'utilizzo di modelli legali o la collaborazione con un avvocato per garantire la conformità alle leggi statali e federali sul lavoro.

2. Preparazione finanziaria

2.1 Stanziare un budget per stipendi e benefit

Per definire il budget per stipendi e benefit, inizia ricercando le retribuzioni standard del settore per ogni ruolo in base all'esperienza e alla sede, utilizzando strumenti come il Ufficio di statistica del lavoro (BLS) o siti di ricerca di lavoro come Glassdoor.

Aggiungi i costi obbligatori a carico del datore di lavoro, come le imposte sui salari (previdenza sociale, Medicare e assicurazione contro la disoccupazione) e benefit come l'assicurazione sanitaria, i contributi pensionistici e i permessi retribuiti.

2.2 Predisporre i benefit per i dipendenti

Per predisporre i benefit per i dipendenti, individua quelli obbligatori per legge, come l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, l'assicurazione contro la disoccupazione e i contributi alla previdenza sociale.

Successivamente, valuta quali benefit volontari offrire, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici, permessi retribuiti e programmi di benessere, in base agli standard del settore nella tua sede o nelle tue sedi e al tuo budget.

Collabora con fornitori di benefit affidabili, con una solida esperienza al servizio di aziende del tuo settore o delle dimensioni della tua azienda.

Un altro aspetto da verificare è da quanto tempo operano e se sono specializzati in specifici tipi di benefit, come assicurazione sanitaria, piani pensionistici o programmi di benessere.

3. Politiche e procedure

3.1 Sviluppare un manuale per i dipendenti

Crea un manuale per i dipendenti che delinei le politiche aziendali, le aspettative sul luogo di lavoro, i diritti dei dipendenti e procedure come quelle relative a presenze, condotta e congedi. Includi politiche legali come quelle contro la discriminazione, la prevenzione delle molestie e le linee guida sulla sicurezza sul lavoro.

È importante rendere il manuale chiaro, conciso e accessibile, aggiornandolo regolarmente quando cambiano le politiche: Slite, Notion o altri strumenti appositamente progettati per i manuali dei dipendenti sono perfetti a questo scopo.

Se la tua azienda ha molte politiche per i dipendenti da gestire, valuta la possibilità di creare un manuale per i nuovi dipendenti separato, per evitare un sovraccarico di informazioni nel primo giorno del processo di inserimento.

3.2 Stabilire gli standard di sicurezza sul lavoro

Assicurati che il tuo luogo di lavoro rispetti le normative di sicurezza stabilite dall'OSHA o dalle autorità specifiche del settore. 

Conduci valutazioni della sicurezza, fornisci i dispositivi di protezione necessari, crea procedure di risposta alle emergenze, forma regolarmente i dipendenti sui protocolli di sicurezza e documenta la conformità per evitare potenziali violazioni.

4. Preparazione al reclutamento e all'inserimento

4.1 Creare una descrizione del lavoro

Scrivi una descrizione dettagliata del lavoro che definisca chiaramente le responsabilità del ruolo (e il modo in cui contribuiranno al successo dell'organizzazione), le qualifiche, le competenze richieste e i risultati attesi.

Assicurati di utilizzare un linguaggio chiaro, orientato all'azione e imparziale per attrarre i candidati giusti e stabilire aspettative chiare fin dall'inizio. 

Scopri di più su come redigere descrizioni del lavoro efficaci nell'eccellente articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione del lavoro.

4.2 Progettare un processo di assunzione

Inizia a sviluppare un processo di assunzione strutturato che includa la creazione di offerte di lavoro, la selezione dei curriculum, lo svolgimento dei colloqui e la somministrazione di valutazioni delle competenze.

Definisci criteri di assunzione chiari, decidi quali membri del team saranno coinvolti nel processo di selezione e standardizza i metodi di valutazione per garantire coerenza, equità e conformità alle leggi sul lavoro.

Dovrai inoltre valutare la possibilità di creare anche un processo di assunzione adatto al lavoro da remoto.

Processo di assunzione

5.1 Ricercare i candidati

La ricerca dei candidati consiste nell'individuare potenziali nuove risorse attraverso il marketing del reclutamento e strategie di ricerca attiva. 

Il marketing del reclutamento comprende la promozione del tuo marchio come datore di lavoro attraverso bacheche di annunci di lavoro, social media e il sito web della tua azienda, nonché la pubblicazione di aggiornamenti periodici, come testimonianze dei dipendenti e video aziendali, per mostrare il valore della tua organizzazione come potenziale datore di lavoro.

La ricerca attiva consiste nel cercare direttamente i candidati attraverso la tua rete di contatti, eventuali segnalazioni dei dipendenti, LinkedIn, forum professionali e siti di annunci di lavoro specifici del settore.

 5.2 Selezionare i candidati

Il processo di selezione dei candidati inizia con l'esame dei curriculum e delle candidature per valutare l'esperienza lavorativa, le competenze e il percorso formativo dei candidati. 

I moderni sistemi di tracciamento dei candidati possono aiutare ad automatizzare questa fase filtrando i curriculum e assegnando loro un punteggio in base a parole chiave o requisiti specifici del lavoro, ad esempio l'idoneità. 

Dopo una prima valutazione, un breve colloquio telefonico o video consente ai responsabili delle assunzioni di valutare le capacità comunicative, la disponibilità e l'interesse dei candidati per il ruolo.

Durante questa conversazione, chiarisci le aspettative relative al lavoro e assicurati che il candidato comprenda i valori dell'azienda.

Segue la selezione dei candidati idonei, che vengono classificati in base alle qualifiche e agli esiti della valutazione iniziale. Questa fase restringe il gruppo ai candidati più adatti a un'ulteriore valutazione.

5.3 Svolgere i colloqui

Lo svolgimento dei colloqui consiste nell'incontrare i candidati selezionati per valutarne le qualifiche, le competenze e l'adattamento alla cultura aziendale. 

Un colloquio ben strutturato include domande mirate alle capacità tecniche, alle competenze nella risoluzione dei problemi e ai tratti comportamentali.

Le domande comportamentali da colloquio possono essere utili per comprendere come un candidato ha applicato le proprie competenze e gestito situazioni reali: un forte indicatore del suo comportamento futuro in scenari simili e del modo in cui lavorerebbe all'interno della tua organizzazione.

I colloqui possono essere condotti individualmente, virtualmente o nell'ambito di una commissione, coinvolgendo membri chiave del team e responsabili delle decisioni.

Per mantenere l'equità, i valutatori dovrebbero utilizzare un sistema di punteggio standardizzato o un modulo di riscontro. Ciò garantisce che ogni candidato venga giudicato secondo gli stessi criteri, favorendo un processo di selezione obiettivo e inclusivo.

Scopri di più nell'eccellente articolo di Hristova su come condurre un colloquio.

5.4 Presentare un’offerta

Hai trovato la persona giusta, ora arriva la fase un po’ snervante della presentazione dell’offerta. Come sottolinea Hristova nel suo eccellente articolo su come presentare un’offerta di lavoro, è meglio chiamare prima la persona per informarla, prima di inviarle una lettera formale con il  titolo del ruolo, lo stipendio, la data di inizio, i benefit, le condizioni di impiego, ecc.

Ti consiglio vivamente di leggere l’articolo di Hristova per affrontare al meglio questa fase cruciale e assumere un numero maggiore dei candidati che desideri.

5.5 Verifiche dei precedenti e dell’idoneità

Prima di rendere ufficiale l’assunzione, effettua verifiche dei precedenti e dell’idoneità per confermare le credenziali del candidato e il suo status legale lavorativo.

La storia lavorativa e il percorso formativo dovrebbero essere verificati tramite documenti ufficiali o servizi di verifica affidabili.

Le verifiche delle referenze forniscono informazioni sulle precedenti prestazioni lavorative, sull’etica professionale e sul carattere del candidato, contattando ex datori di lavoro o contatti professionali.

Le verifiche dell’idoneità legale includono la conferma del diritto al lavoro tramite il Form I-9 negli Stati Uniti oppure la verifica che siano presenti i visti e i permessi appropriati.

Se sono richieste verifiche dei precedenti penali, assicurati di rispettare le leggi pertinenti e che le verifiche siano adeguate al ruolo (software per la verifica dei precedenti o servizi per i test antidroga possono essere utili).

La trasparenza sul processo crea fiducia e garantisce che i candidati siano informati durante tutto il percorso.

Dopo aver assunto i dipendenti

6.1 Segnalare i nuovi assunti

Ancora attività amministrative, evviva! Ecco cosa tu e il nuovo dipendente dovete completare dal punto di vista legale:

Per il datore di lavoro (le tue responsabilità):

• Completare il Form I-9 (verifica dell’idoneità lavorativa):
  • Devi verificare l’identità del dipendente e la sua autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti.
  • Esamina e conserva i documenti giustificativi, come passaporti o patenti di guida.
• Segnalare il nuovo assunto al tuo Stato:
  • Registra il dipendente presso il Programma statale di segnalazione dei nuovi assunti entro 20 giorni dall’assunzione (o prima, a seconda dello Stato).
• Configurare il libro paga:
  • Registrati per i conti delle imposte federali e statali sul libro paga, se non lo hai già fatto.
• Ottenere un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro:
  • Acquista questa assicurazione se richiesta dal tuo Stato; copre gli infortuni o le malattie legati al lavoro.
• Esporre i manifesti obbligatori sul luogo di lavoro:
  • Esponi in un luogo visibile gli avvisi sulle leggi federali e statali in materia di lavoro, relativi a salario minimo, sicurezza sul lavoro e politiche contro la discriminazione.
• Creare un fascicolo del dipendente:
  • Conserva un fascicolo riservato del dipendente, comprendente i moduli compilati, le lettere d’offerta firmate e i documenti relativi alle prestazioni.
• Fornire i benefit richiesti (se applicabile):
  • Offri benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti, se richiesti dalla legge o dalla politica aziendale.

Per il dipendente (le sue responsabilità)

1. Compilare il modulo W-4 (certificato di ritenuta fiscale del dipendente):
   • Questo modulo determina l'ammontare dell'imposta federale sul reddito da trattenere dalle loro buste paga.
2. Compilare i moduli statali per la ritenuta fiscale (se applicabile):
   • A seconda dello Stato, i dipendenti potrebbero dover compilare moduli per la ritenuta specifici dello Stato.
3. Fornire i documenti del modulo I-9:
   • Il dipendente deve fornire documenti validi che dimostrino la propria identità e l'idoneità al lavoro entro tre giorni dall'assunzione.
4. Iscriversi ai benefit (se offerti):
   • I dipendenti dovrebbero esaminare e sottoscrivere i benefit offerti dall'azienda, come l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e i congedi retribuiti.
5. Firmare la lettera di offerta/il contratto di lavoro:
   • Se richiesto, dovrebbero accettare formalmente il ruolo firmando il contratto di lavoro o la lettera di offerta.
6. Prendere atto delle politiche aziendali:
   • I dipendenti dovrebbero firmare le prese visione delle politiche principali, come quelle contro le molestie, sulla riservatezza e sulla sicurezza sul lavoro, se applicabili.

6.2 Inserimento

L'inserimento comprende alcuni dei requisiti legali e amministrativi elencati sopra, ma riguarda soprattutto il garantire che il nuovo dipendente inizi nel miglior modo possibile.

Ciò significa fornirgli gli strumenti, le conoscenze e il supporto necessari per avere successo. Gli elementi comuni includono la formazione specifica per il ruolo, le presentazioni ai membri del team e una panoramica della cultura, dei valori e delle aspettative aziendali. 

Un programma di inserimento ben strutturato migliora il coinvolgimento dei dipendenti, la soddisfazione professionale e la fidelizzazione a lungo termine. Scopri di più nel nostro articolo su come creare un programma di inserimento efficace per i primi 30-60-90 giorni.

Come assumere dipendenti: 5 buone pratiche

Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita accade.

Un processo di selezione a ciclo completo di successo si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione.

Ecco alcune buone pratiche per aiutarti ad attrarre e trattenere i talenti di cui hai bisogno:

1. Crea una EVP 

Una proposta di valore per i dipendenti (EVP) è un insieme di benefit e offerte distintivi che un datore di lavoro si impegna a fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, della loro esperienza e del loro impegno.

È essenzialmente il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

La EVP aiuta ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando e promuovendo efficacemente ciò che rende l'organizzazione un luogo di lavoro desiderabile. Comprende vari elementi, tra cui:

• Scopo, visione e missione
• Valori organizzativi
• Retribuzione totale
• Cultura
• Opportunità di sviluppo professionale
• Flessibilità
• Equilibrio tra vita professionale e vita privata
• L'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Per un'analisi più approfondita, suggerisco l'eccellente guida di Hristova su come creare una EVP.

2. Coltiva un forte marchio del datore di lavoro

Dopo aver creato la tua EVP, devi coltivare il tuo marchio del datore di lavoro.

In sostanza, il tuo marchio del datore di lavoro è la tua reputazione come datore di lavoro. È il modo in cui ti presenti sui social, nelle descrizioni delle posizioni, nei colloqui e in tutto ciò che riguarda i candidati.

È anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico? I lavoratori sono trattati bene? Vivi secondo i tuoi valori?

Una citazione sul branding che mi è sempre rimasta impressa è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose in modo diverso.”

Per un'analisi più approfondita, consulta la guida di Mariya sul branding del datore di lavoro.

3. Utilizza un processo di colloquio strutturato

Abbiamo già sottolineato sopra l’importanza dei colloqui e lo ribadisco qui.

Creare una struttura coerente per i colloqui è importante per garantire che tutti i candidati siano valutati sulla base degli stessi criteri. Questo contribuisce a creare un’esperienza coerente per i candidati, a ridurre i pregiudizi e a rendere il processo più equo.

4. Sfrutta la tecnologia

All’inizio, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team. I vantaggi dei sistemi di gestione dei dipendenti sono numerosi già di per sé.

Tuttavia, se le assunzioni aumentano, esistono alcuni strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte e monitorare i KPI del reclutamento, mantenendo i tuoi sforzi allineati agli obiettivi aziendali.

Il re o la regina indiscussa dei software per il reclutamento è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano strumenti di automazione del reclutamento per aiutarti a pubblicare offerte di lavoro, programmare colloqui, monitorare e comunicare con i candidati durante tutto il processo di assunzione, selezionare i curriculum e interpretare i feedback.

5. Affidati ai professionisti

Assumere è notoriamente complesso, soprattutto per quanto riguarda la ricerca dei candidati, quindi a volte può essere vantaggioso assumere o ingaggiare un professionista. In base al tuo budget per il reclutamento, hai alcune opzioni:

• Costruire un team interno dedicato al reclutamento.
• Affidarti a un’agenzia di reclutamento specializzata, con un contratto continuativo o con pagamento alla consegna. Queste agenzie sono particolarmente utili per il reclutamento di dirigenti o di candidati difficili da trovare.
• Utilizzare un’organizzazione professionale dei datori di lavoro o un datore di lavoro legale. Queste soluzioni sono particolarmente utili per reclutare talenti al di fuori della tua giurisdizione di appartenenza.

Per saperne di più, consulta il nostro articolo su come assumere un selezionatore, su come assumere un manager o su come assumere un assistente.

Iscriviti alla newsletter di People Managing People

Rimani aggiornato su tutti gli ultimi sviluppi nel reclutamento iscrivendoti alla nostra newsletter settimanale per professionisti delle risorse umane e leader aziendali.

Riceverai tutti i nostri contenuti più recenti per aiutarti a crescere nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.

Domande frequenti su come assumere dipendenti

Quali sono alcuni segnali che indicano che è arrivato il momento di assumere dipendenti?

Quali sono alcuni vantaggi dell’assunzione?