Software per la gestione della forza lavoro: tipi & caratteristiche principali
La gestione della forza lavoro è una componente fondamentale della gestione delle prestazioni aziendali per qualsiasi organizzazione.
Con condizioni di mercato in rapido cambiamento, sconvolgimenti normativi, aumento del turnover dei dipendenti, crescente consenso a favore dei sindacati e una forza lavoro sempre più diversificata e distribuita geograficamente, la gestione della forza lavoro diventa costantemente più importante e più complessa.
Le giuste app per la gestione della forza lavoro possono rendere questo compito complesso più semplice ed efficiente.
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Che cos'è la gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro (WFM) si riferisce alla pratica di assegnare, monitorare e ottimizzare strategicamente la risorsa più importante di un'organizzazione: le persone.
Una gestione efficace della forza lavoro garantisce che i dipendenti giusti, con le competenze giuste, siano disponibili al momento giusto per soddisfare i requisiti dei loro ruoli.
Sebbene ogni organizzazione abbia le proprie priorità, l'efficienza delle risorse è un obiettivo condiviso dalla maggior parte delle aziende.
Perché la gestione della forza lavoro è importante?
Che il tuo ambiente di lavoro sia un contesto aziendale consolidato, una startup in crescita o un'azienda che impiega lavoratori su turni, la gestione della forza lavoro è una componente indispensabile della strategia di gestione aziendale.
Una gestione efficace della forza lavoro, supportata da software per l'ottimizzazione della forza lavoro, aiuta le organizzazioni a mantenere la propria forza lavoro il più produttiva ed efficiente possibile in termini di costi.
Politiche incoerenti in materia di forza lavoro e una loro applicazione insufficiente possono causare problemi come:
- Carenza di personale
- Dipendenti in esubero
- Dipendenti con competenze insufficienti
- Aumento dei costi dei progetti
- Ritardi nella consegna dei progetti
- Violazioni degli obblighi di conformità
- Ricorso agli straordinari evitabile
- Incidenti relativi alla sicurezza sul lavoro
- Dipendenti poco coinvolti
- Basso morale dei dipendenti o burnout
- Elevato turnover dei dipendenti.
Per questo motivo, la pianificazione della forza lavoro è un aspetto cruciale della gestione dei talenti e aiuta i professionisti delle risorse umane a:
- Ottimizzare la produttività dei dipendenti
- Garantire che i progetti dispongano di risorse in modo efficiente
- Semplificare la gestione delle prestazioni
- Accrescere le competenze dei dipendenti secondo necessità
- Affrontare tempestivamente le difficoltà relative al personale
- Ottenere una visione accurata dei costi del lavoro
- Ridurre il rischio organizzativo
- Promuovere la sicurezza sul lavoro
- Rispettare le leggi e i regolamenti sul lavoro
- Attuare iniziative di pianificazione della successione
- Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il turnover.
Il processo di gestione della forza lavoro
In sostanza, il processo di gestione della forza lavoro consiste nell'individuare le principali priorità strategiche dell'organizzazione e nell'allocare le risorse di conseguenza. Ciò richiede di anticipare le potenziali difficoltà relative alle risorse umane e di adottare misure per mantenere l'efficienza ed evitare responsabilità.
Il processo di gestione della forza lavoro include attività come:
- Allineamento strategico
- Previsione della domanda
- Pianificazione dei turni dei dipendenti
- Rilevazione delle ore
- Monitoraggio delle presenze
- Analisi dei dati
- Valorizzazione dei dipendenti
- Gestione delle competenze
- Gestione dei ticket delle richieste HR
- Gestione delle buste paga
- Definizione dell'ambito e del budget dei progetti
- Gestione delle attività.
C'è molto da coprire!
La buona notizia è che tutto questo può essere semplificato e automatizzato con l'aiuto di un software per la gestione della forza lavoro.
Che cos'è un software per la gestione della forza lavoro?
Una soluzione software per la gestione della forza lavoro (WFM) è uno strumento che consente alle organizzazioni di organizzare le proprie politiche relative alla forza lavoro e automatizzare molte delle attività e dei processi del proprio sistema di gestione della forza lavoro.
Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di impiegare la propria forza lavoro in modo più efficace, gestire il tempo dei lavoratori in modo più produttivo e, in definitiva, raggiungere gli obiettivi organizzativi con meno difficoltà.
Quali sono i vantaggi del software per la gestione della forza lavoro?
Alcuni dei principali vantaggi del software per la gestione della forza lavoro includono la possibilità per la dirigenza di semplificare la pianificazione dei turni, gestire le presenze e il rilevamento delle ore, monitorare la produttività, ottimizzare la gestione delle prestazioni, eseguire le operazioni relative alle buste paga, garantire la conformità normativa e promuovere la sicurezza dei dipendenti.
Se implementata e utilizzata in modo efficace, la soluzione giusta per la gestione della forza lavoro può aiutare i datori di lavoro a:
- Automatizzare le attività manuali per risparmiare tempo, eliminare i colli di bottiglia e ridurre gli errori.
- Raccogliere dati accurati e aggiornati sulla forza lavoro e prendere decisioni migliori basate sull'analisi dei dati in tempo reale.
- Implementare una gestione della forza lavoro omnicanale per offrire un accesso più ampio alla forza lavoro ibrida o mobile.
- Migliorare l'efficienza tra i team per migliorare la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti, eliminando al contempo i compartimenti stagni e riducendo le ridondanze.
- Ridurre i costi operativi (derivanti da personale in eccesso, straordinari eccessivi e outsourcing) attraverso previsioni e allocazioni delle risorse più accurate. Le soluzioni WFM avanzate aggiornano persino i budget in base alle modifiche della pianificazione dei turni.
- Ottimizzare l'esperienza del cliente attraverso un instradamento basato sulle competenze che mette in contatto i clienti con l'esperto giusto del centro di contatto
- Distribuire il carico amministrativo attraverso portali self-service per manager e dipendenti che consentono agli utenti di accedere a determinate funzioni
- Migliorare l'accuratezza delle buste paga riconciliando automaticamente il rilevamento delle ore, le ferie retribuite, gli straordinari registrati, ecc., riducendo i casi di errore umano che possono derivare dall'inserimento e dai calcoli manuali dei dati.
- Segnalare e affrontare proattivamente i problemi di pianificazione dei turni in anticipo consultando i dati in tempo reale sulla pianificazione del personale e apportando modifiche per evitare problemi come la carenza di personale. Il miglior software per la gestione della forza lavoro consente persino ai manager di creare pianificazioni intelligenti filtrando per reparto, progetto, mansione o sede.
- Conservare registri accurati e dettagliati che aiutano a dimostrare la conformità normativa in caso di audit.
Quali sono i tipi di software per la gestione della forza lavoro?
Esiste un'ampia gamma di diversi strumenti software WFM. Alcuni sono prodotti autonomi che offrono una o più delle funzioni elencate di seguito, mentre altri offrono una soluzione più completa e integrata.
- Software per la pianificazione dei turni
- Software per le presenze
- Strumenti di gestione dei progetti (Kanban, ecc.) e comunicazione
- Software per il rilevamento delle ore
- Soluzioni per la gestione delle assenze
- Software per le buste paga
- Strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti
- Strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti
- Soluzioni per la gestione dei ticket del servizio clienti e dell'assistenza
- Software per il monitoraggio degli incidenti relativi alla sicurezza sul luogo di lavoro.
Le organizzazioni di grandi dimensioni potrebbero aver bisogno di un software aziendale per la gestione della forza lavoro progettato per coordinare queste funzioni all'interno di forze lavoro complesse o distribuite.
Quali sono le funzionalità principali del software per la gestione della forza lavoro?
Le migliori soluzioni software per la gestione della forza lavoro consentono alle aziende moderne di organizzare e monitorare tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro con personale adeguato, efficiente in termini di costi e produttiva.
Esistono diverse opzioni di prezzo per i software di gestione della forza lavoro che permettono di sbloccare un numero maggiore di utenti e/o funzionalità diverse.
Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità principali da cercare quando si sceglie un software per la gestione della forza lavoro.
Previsione del fabbisogno di personale
Una soluzione WFM valida dovrebbe aiutarti a individuare le tendenze e prevedere i fattori che influenzano i requisiti e la disponibilità del personale, come i cambiamenti nelle tempistiche dei progetti, le variazioni stagionali nella disponibilità dei lavoratori, le fluttuazioni della domanda dei consumatori/clienti e altro ancora. Anticipando questi scenari, puoi pianificare meglio i budget per il personale e assegnare le risorse in modo più efficiente.
Pianificazione intelligente
Qualsiasi strumento software per la gestione della forza lavoro che sia all'altezza dovrebbe includere funzionalità di pianificazione intelligente che consentano ai responsabili di scegliere il personale per i turni o i progetti in base a criteri come disponibilità, competenze, costi, esperienza, preferenze, posizione e altro ancora. Gli strumenti per la pianificazione dei turni dovrebbero inoltre offrire ai dipendenti l'accesso autonomo, consentendo loro di scambiarsi i turni per garantire una copertura completa. Alcuni strumenti potrebbero anche includere funzionalità che integrano l'AI per la gestione della forza lavoro e la pianificazione.
Monitoraggio del tempo
Uno strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe includere o poter integrare dispositivi e strumenti per il monitoraggio del tempo, come scanner per gli accessi, software di monitoraggio del tempo basati sul cloud, chioschi, dispositivi per punti vendita (POS), applicazioni mobili o fogli presenze online, per raccogliere i dati relativi al tempo e elaborarli automaticamente ai fini di una gestione accurata delle buste paga. Un altro vantaggio del software per il monitoraggio del tempo sono gli avvisi sul lavoro straordinario, un'ulteriore funzionalità utile che offre ai datori di lavoro un maggiore controllo sull'approvazione e sull'assegnazione degli straordinari.
Gestione delle presenze e delle assenze
Il software per la gestione della forza lavoro dovrebbe monitorare le presenze dei dipendenti, automatizzare l'approvazione delle richieste di assenza e confrontare le assenze dei dipendenti con le politiche aziendali relative ai congedi (come i permessi retribuiti (PTO)) e con le normative governative.
Analisi dei dati e reportistica
La maggior parte degli strumenti per la gestione della forza lavoro offre agli utenti una visione in tempo reale dei dati sulla forza lavoro tramite cruscotti personalizzabili. Ciò facilita l'individuazione di potenziali problemi di pianificazione o di organico e consente di correggerli ben prima che diventino problematici.
I migliori strumenti per la gestione della forza lavoro e per l'analisi della forza lavoro consentono inoltre agli utenti di generare report utilizzando parametri specifici, migliorando l'intelligence aziendale e la pianificazione della forza lavoro attraverso l'analisi dei dati storici.
Gestione della forza lavoro tramite dispositivi mobili
Gli strumenti WFM accessibili tramite dispositivi mobili semplificano la gestione dei turni e la copertura dei turni in mobilità, contribuendo a garantire una copertura ottimale del personale anche in caso di emergenze. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi del software per la gestione della forza lavoro tramite dispositivi mobili.
Accesso autonomo per i dipendenti
Il tuo pacchetto o il tuo strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe idealmente fornire un portale ad accesso autonomo per i dipendenti, che consenta loro di inserire rapidamente i propri dati ogni volta che è possibile, liberando tempo per le risorse umane e riducendo gli errori.
Integrazioni efficaci con gli strumenti aziendali
Qualunque soluzione WFM tu scelga dovrebbe integrarsi senza problemi con il software per le risorse umane e gli strumenti aziendali già utilizzati dalla tua organizzazione. Questo è particolarmente importante se non disponi di una suite completa per la gestione della forza lavoro e utilizzi diversi strumenti specializzati.
Il software giusto renderà il processo di implementazione, monitoraggio e miglioramento del tuo sistema di gestione della forza lavoro molto più efficiente e gratificante.
Una forza lavoro soddisfatta è fondamentale per il successo di un'azienda
Una gestione efficace della forza lavoro mira a mantenere soddisfatti i dipendenti e a soddisfare al contempo le esigenze strategiche della tua azienda.
Le aziende che riescono a gestire perfettamente questo aspetto delle loro attività saranno più efficienti, innovative e resilienti.
La tecnologia è consigliata per tutte le aziende, tranne quelle più piccole. Per aiutarti a iniziare, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione della forza lavoro e ai nostri consigli sui software per la gestione dell'orario e delle presenze per gestire e ottimizzare efficacemente l'orario e le presenze della tua forza lavoro.
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