Slik tilnærmer du deg personalledelse i små og mellomstore bedrifter

Hva er personalforvaltning?

Før vi går nærmere inn på det: HRM er en strategisk tilnærming til å håndtere den verdifulle ressursen som mennesker utgjør. Målet er til syvende og sist å hjelpe virksomheten med å oppnå bærekraftig vekst gjennom effektiv talentforvaltning.

HR-ledere har ansvar for å løse problemer og gi veiledning og retning til kolleger. HRM-funksjoner omfatter:

• Rekruttering – finne, tiltrekke, ansette og lære opp nye talenter med rekrutteringsprogramvare for små bedrifter
• Opplæring og utvikling – bidra til opplæring og utvikling av ansatte
• Ansattopplevelse – skape grunnlaget for et miljø der ansatte kan trives, vokse & utvikle seg, og føle støtte og anerkjennelse fra andre
• Strategier for å beholde ansatte – strategiske tiltak for å beholde ansatte
• Relasjoner mellom ansatte og arbeidsgiver – bidra til å opprettholde et positivt forhold mellom arbeidsgiver og ansatte og fungere som mellomledd i konflikter mellom ansatte
• Etterlevelse av regelverk – sørge for at organisasjonen opererer innenfor arbeidslivslovgivningen
• HR-regnskap – måle og analysere den økonomiske effekten av HR-praksis, inkludert kostnader knyttet til arbeidsstyrken, produktivitet og avkastning på investeringer i mennesker.

Ja, HRM handler delvis om administrasjon, men det er viktig at administrasjonen – på viktige områder som lønn og frynsegoder samt nødvendig HR-dokumentasjon – håndteres effektivt. Dette er minimumet de ansatte forventer!

Men utviklingen innen HR i dag er ikke administrasjonsfokusert, men mer analytisk. Det handler om å bruke data til å styre organisasjonsutviklingen fra et menneskeperspektiv.

Med demokratiseringen av HRMS og annen teknologi kan mye av administrasjonen automatiseres eller håndteres av de ansatte selv. Dette gir HR-ansvarlige større kapasitet til strategisk tenkning og eksperimentering.

Hvordan skiller personalforvaltning seg ut i små og mellomstore virksomheter?

Selv om de overordnede målene for HRM er de samme på tvers av organisasjoner, varierer metodene for å nå disse målene avhengig av faktorer som størrelse og ressurser. 

Størrelse

Store organisasjoner trenger HR-avdelinger som består av spesialister innen de ulike funksjonene. I mindre virksomheter er HRM vanligvis ansvaret til én til fem personer. Funksjonene kan være fordelt mellom alt fra administrerende direktør, driftsleder, HR-leder, leder for mennesker og kultur eller intern rekrutterer.

Generelt vil HR-team i små bedrifter ikke ha tilgang til samme ressursnivå som store organisasjoner. De må klare seg med mindre, og HR-ledere må være litt kreative og velge strategier og verktøy som samsvarer med budsjettet deres.

I små og mellomstore virksomheter kan for eksempel lønn være en del av HR-oppgavene for å holde de indirekte kostnadene nede, mens det i større virksomheter sannsynligvis finnes en egen regnskaps- og lønnsavdeling.

Ansvarsområder

Som nevnt ovenfor vil HR-ledere i små og mellomstore virksomheter, på grunn av mindre team, sannsynligvis ha en blanding av ansvarsområder (noen ganger ikke engang HR-relaterte), mens rollen i en større organisasjon sannsynligvis vil være mer spesialisert.

En studie av små og mellomstore portugisiske virksomheter fant at HRM i små organisasjoner gjenspeiler en «konstant uformell praksis».

Dette er flott for HR-fagfolk som liker variasjon og å påta seg nye roller og ansvarsområder. I en mindre virksomhet er det generelt større rom for kreativitet, og det er de HR-ansvarliges oppgave å legge grunnlaget for organisasjonsvekst.

Relatert lesning: Viktige ansvarsområder innen menneskelige ressurser

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fra administrasjon til strategi

Etter hvert som organisasjonen vokser, vil også HR-avdelingen vokse. Det bør den i alle fall. 

Noen ganger vokser en organisasjon og ansetter en HR-person som utelukkende skal håndtere administrasjon og sørge for at virksomheten overholder lover og regler. Denne personen får sannsynligvis også ansvar for rekruttering, styring av arbeidsstyrken, økonomi og kanskje til og med generell kontoradministrasjon. 

Men underinvestering i HR og det å strekke avdelingen for langt betyr at man går glipp av den strategiske verdien som fokuserte og erfarne HR-medarbeidere kan tilføre.

Å investere i dyktige HR-medarbeidere og gode prosesser er en investering i hele arbeidsstyrken.

De hjelper deg og ledergruppen din med å skalere virksomheten og identifisere viktige behov for å nå de overordnede forretningsmålene.

Det kan hende at du setter ut de administrative funksjonene og ansetter noen som utelukkende fokuserer på å utvikle mennesker og prosesser og bygge den kulturen du ønsker. 

I dag har jeg erfart at stadig flere HR-eksperter tilnærmer seg arbeidet sitt på en smidig måte og fungerer som noe som ligner produktledere for bedriftskulturen.

Det innebærer å samle inn tilbakemeldinger, prøve ut noe i liten skala, samle inn flere tilbakemeldinger, gjøre justeringer og enten prøve på nytt eller rulle det ut i hele virksomheten. 

HRM i små og mellomstore virksomheter: Hva du bør fokusere på

Hvis du er leder i en organisasjon og har ansvar for å lede mennesker, er jobben din på en eller annen måte HR-relatert.

Alle organisasjoner er forskjellige, men uansett hvordan HR-avdelingen din ser ut, finnes det noen universelle beste praksiser innen HR som er nyttige for alle organisasjoner.

Vær proaktiv, ikke reaktiv

HR kan bli oppfattet som unødvendig byråkrati – en administrativ byrde og kostnadsbelastning som står i veien for salg og fortjeneste. Derfor blir HR ofte oversett helt til siste øyeblikk, når organisasjonen må grave seg ut av et problem. 

Denne oppfatningen gjør organisasjoner «HR-sky» og motvillige til å investere ordentlig. Det er også grunnen til at du som HR-medarbeider kanskje er enig når folk sier at det er en «utakknemlig jobb». 

Men investering i HR på et tidligere tidspunkt vil gi uttelling senere. Det handler om å være proaktiv i stedet for reaktiv. Hvis du ikke tenker på menneskene før det er for sent, blir kostnaden umotiverte og kanskje til og med usunne medarbeidere.

Hvis du leser dette som en HR-medarbeider som er frustrert over hvordan organisasjonen din håndterer HR, kan du være mer enn bare en som flytter på papir!

Vis verdien din ved å lære om ulike deler av virksomheten og demonstrere hvordan du kan bidra til å løse forretningsproblemer med menneskesentrerte løsninger.

Sett et strategisk mål

Hvis du ansetter en HR-person som skal gjøre mer enn bare grunnleggende administrasjon, eller hvis du er personen som ansettes for å lede HR, er det viktig å samarbeide om å sette tydelige strategiske mål for HR-funksjonen.

Det innebærer først å utforme en visjon og en erklæring som knytter sammen forretningsmålene og kjerneverdiene med den typen kultur dere ønsker å bygge. 

Dette er et eksempel på en HR-formålserklæring fra Unilever:

Når HR begynner å bli sett på som en strategisk avdeling som driver lønnsomhet i organisasjonen, vil den få større oppslutning, budsjett og så videre.

Utvikle og støtte virksomhetens verdier

Virksomhetens verdier fungerer som et sett med veiledende prinsipper som påvirker både strategi og kultur. De hjelper teamene med å arbeide sammen mot et felles forretningsmål. De trenger ikke å være svært unike, bare være det teamet ditt … vel … verdsetter.

Fordelen med et lite team er at det er enklere å få innspill fra medarbeiderne om hva disse verdiene bør være. Å åpne opp denne prosessen kan føre til langt mer engasjerte medarbeidere som føler eierskap til organisasjonens formål. 

Når verdiene er på plass, er det HRs jobb å sørge for at de etterleves og tas hensyn til når det gjelder funksjoner som ansettelser og anerkjennelse av medarbeidere.

Ta en titt på disse eksemplene på virksomhetsverdier for litt inspirasjon.

Lag og kommuniser veikartet ditt

Det er viktig at du lager en HR-plan. Ikke bare for din egen del, men også slik at teammedlemmene kan se hvilke typer prosjekter du jobber med, og hvilken verdi du mener de vil tilføre.

Ikke alle beslutninger du tar som HR-team, vil være populære, særlig hvis de innebærer å endre «måten ting vanligvis gjøres på». Derfor er det viktig å kommunisere tydelig hvorfor du gjør eventuelle endringer, og få de ansattes støtte ved å ta deg tid til å svare på spørsmål og vise hvordan den nye prosessen eller strategien vil være til fordel for alle på lang sikt.

Åpen og regelmessig kommunikasjon med de ansatte legger dessuten grunnlaget for en samarbeidskultur der de ansatte føler seg hørt og oppmuntret til å bidra med ideer.

Innhent tilbakemeldinger regelmessig

I tråd med åpen kommunikasjon er det viktig å innhente tilbakemeldinger. Som Matt Gould, forfatter, ledercoach, grunnlegger av HTI Institute og nylig podcastgjest om temaet, sa det så fint:

Det å innhente både positive og negative tilbakemeldinger ved hjelp av metoder som spørreundersøkelser, forslagskasser, allmøter og resultatvurderinger er verdifullt for å skape en bedre medarbeideropplevelse.

Dette er en avgjørende del av metaforen «HR som produktleder» som jeg nevnte tidligere.

Bygg en robust prosess for resultatstyring

Uavhengig av teamets størrelse setter de ansatte pris på god resultatstyring, fordi dette gir dem en tydelig indikasjon på hva de har oppnådd, og hva de må jobbe videre med. Dette handler om mer enn bare den årlige medarbeidersamtalen.

Ideelt sett bør du forsøke å innføre en kontinuerlig prosess for resultatstyring med regelmessige tilbakemeldinger, slik at ledere i større grad kan fungere som mentorer og coacher. Det er også viktig å inkludere utvikling og karriereplanlegging som en del av dette.

Her finner du en mer omfattende veiledning i hvordan du utvikler et effektivt system for resultatstyring.

Invester i opplæring og utvikling

Opplæring og utvikling (T&D) er nært knyttet til resultatstyring. Små og mellomstore bedrifter har mindre sannsynlighet for å investere i T&D på grunn av ressursmangel. I mindre organisasjoner, og særlig i oppstartsbedrifter, kan ansatte imidlertid ende opp med å utføre roller, spesielt lederroller, uten tidligere opplæring.

Hvis du setter av noen ressurser til T&D, selv om det bare er tid til at de ansatte kan lære på egen hånd, hjelper du dem med 1) å utføre jobben mer effektivt og 2) å øke motivasjonen. Bruk budsjettet til å samarbeide med eksperter, for eksempel gjennom coachingplattformer eller eksterne opplæringsverktøy.

Utarbeid retningslinjer og felles dokumentasjon

Etter hvert som virksomheten vokser, parallelt med den voksende trenden med fjernarbeid og internasjonale arbeidsstyrker, vil det spare alle tid på lang sikt dersom dere setter av tid til å lage ensartede HR-retningslinjer og prosesser for grunnleggende funksjoner som å registrere fravær og administrere utgifter og goder.

Disse kan lagres i delte arbeidsplassapper som Slite eller Notion, slik at alle enkelt får tilgang til dem.

Skap en god introduksjonsopplevelse

Rekruttering til oppstartsbedrifter kan være kostbart, så det er viktig å gi nyansatte en god opplevelse fra første stund.

Uavhengig av organisasjonens størrelse er det verdt å bruke tid og krefter på å utforme en introduksjonsopplevelse som hjelper nyansatte med å komme raskere inn i jobben, bli motiverte for den nye rollen og øker sannsynligheten for at de blir værende.

Ideelt sett bør introduksjonsprogrammet vare fra den nyansatte signerer tilbudsbrevet, og frem til de første 90 dagene er over. Introduksjonsplattformen vår i Ordergroove har oppgaver til dem (alle morsomme) før oppstart, slik at de blir kjent med organisasjonen, møter teamet sitt og kan dele ting om seg selv.

Les mer om de beste rutinene for introduksjon og hvordan du lager en plan for 30, 60 og 90 dager.

Ta i bruk teknologi

Tidligere var HR-teknologi bare tilgjengelig som programpakker for større virksomheter.

I dag er imidlertid fordelene med HR-programvare tilgjengelige for virksomheter av alle størrelser, og mange leverandører retter seg mot markedet for små og mellomstore bedrifter med rimelige, skybaserte HR-løsninger og apper.

Systemer for personaladministrasjon (HRMS) kan hjelpe deg med den administrative siden av HR og støtte prosesser som resultatstyring. Vanlige funksjoner omfatter:

• Tids- og oppmøtestyring
• Systemer for sporing av søkere
• Etterlevelse
• Administrasjon av personalgoder
• HR-programvare med lønnssystem
• Prognoseløsninger
• Timelister
• Introduksjon av nyansatte
• Bemanningsplanlegging

Det finnes også et vell av moderne HR-verktøy som kan hjelpe deg med andre viktige funksjoner, for eksempel å innhente tilbakemeldinger fra ansatte, legge til rette for kollegaanerkjennelse og bygge relasjoner.

I stedet for å stole på ett verktøy som skal håndtere alt (til tross for det selgerne sier), er det ofte best å kombinere verktøy til en integrert og fleksibel teknologistakk for HR for å dra full nytte av fordelene med HR-programvare.

Sett ut

Akkurat som bruk av teknologi kan bidra til å redusere den administrative byrden og frigjøre tid til mer strategisk arbeid, kan utkontraktering av HR-funksjoner også hjelpe her.

Dette kan innebære å sette ut lønnskjøring eller andre administrative funksjoner til et lønnsselskap, en virksomhet som fungerer som arbeidsgiver, en profesjonell arbeidsgiverorganisasjon (PEO) eller en registrert arbeidsgiver (EOR, som er godt egnet ved internasjonal ansettelse).

Hvis du ønsker veiledning om potensielle fordeler og hensyn, kan du lese artiklene våre om hva en PEO er og hva en EOR er.

Spørsmål? Prøv fellesskapet

People Managing People-fellesskapet er et sted der personalledere og kulturskapere kan utvikle seg som ledere og knytte kontakt med andre likesinnede.

Du får tilgang til vårt eksklusive Slack-fellesskap samt jevnlige workshops og annet eksklusivt innhold som kan hjelpe deg med å bli en bedre leder for mennesker og en pådriver for en sunn bedriftskultur.

Les mer om People Managing People-fellesskapet.

Du kan også abonnere på nyhetsbrevet for å få oppdateringer når vi publiserer nye artikler og podkaster med de nyeste perspektivene fra eksperter på mennesker og kultur fra hele verden.

Relaterte artikler:

• 7 måter å forbedre medarbeiderrelasjoner i virksomheten din på
• Hva er en registrert arbeidsgiver?
• De 10 beste profesjonelle arbeidsgiverorganisasjonene (PEO)
• De 10 beste registrerte arbeidsgiverne (EOR)
• De 10 beste HRIS-systemene for små virksomheter
• Hva er programvare for arbeidsstyring?
• Slik bygger du en HR-avdeling: En trinnvis veiledning
• Slik løfter du HR som en strategisk partner for virksomheten