Jak podejść do zarządzania zasobami ludzkimi w małych i średnich przedsiębiorstwach

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto krótko wyjaśnić, że HRM to strategiczne podejście do zarządzania cennym zasobem, jakim są ludzie. Ostatecznym celem jest pomoc firmie w osiąganiu zrównoważonego wzrostu poprzez skuteczne zarządzanie talentami.

Menedżerowie HR mają za zadanie rozwiązywać problemy oraz zapewniać współpracownikom wskazówki i wytyczne. Funkcje HRM obejmują:

• Rekrutacja - wyszukiwanie, przyciąganie, zatrudnianie i wdrażanie nowych talentów za pomocą oprogramowania rekrutacyjnego dla małych firm
• Szkolenia i rozwój - wspieranie szkoleń i rozwoju pracowników
• Doświadczenie pracownika - tworzenie podstaw środowiska, w którym pracownicy mogą się rozwijać, doskonalić & rozwijać swoje umiejętności oraz odczuwać wsparcie i uznanie ze strony innych
• Strategie utrzymania pracowników - strategiczne działania mające na celu zatrzymanie pracowników
• Relacje z pracownikami - pomaganie w utrzymywaniu pozytywnych relacji między pracodawcą a pracownikami oraz pełnienie funkcji mediatora w sporach pracowniczych
• Zgodność z przepisami - zapewnienie, że organizacja działa zgodnie z prawem pracy
• Księgowość HR - mierzenie i analizowanie finansowego wpływu praktyk HR, w tym kosztów zatrudnienia, produktywności oraz zwrotu z inwestycji w ludzi.

Tak, HRM częściowo obejmuje administrację, ale ważne jest, aby zadania administracyjne — w kluczowych obszarach, takich jak płace i świadczenia oraz niezbędna dokumentacja HR — były realizowane sprawnie. Tego pracownicy oczekują w minimum!

Jednak współczesny rozwój HR nie koncentruje się na administracji, lecz w większym stopniu na analizie. Chodzi o wykorzystywanie danych do kierowania rozwojem organizacji z perspektywy ludzi.

Dzięki upowszechnieniu systemów HRMS i innych technologii znaczna część zadań administracyjnych może być zautomatyzowana lub wykonywana przez samych pracowników, co daje osobom odpowiedzialnym za HR możliwość bardziej strategicznego myślenia i eksperymentowania.

Czym różni się zarządzanie zasobami ludzkimi w małych i średnich firmach?

Chociaż ogólne cele HRM są takie same we wszystkich organizacjach, metody ich osiągania różnią się w zależności od czynników takich jak wielkość i zasoby. 

Wielkość

Duże organizacje potrzebują działów HR złożonych ze specjalistów odpowiedzialnych za poszczególne funkcje. W mniejszych przedsiębiorstwach HRM jest zazwyczaj zadaniem od jednej do pięciu osób. Funkcje te mogą być podzielone między dyrektora generalnego, menedżera operacyjnego, menedżera HR, menedżera ds. ludzi i kultury lub wewnętrznego rekrutera.

Zasadniczo zespoły HR w małych firmach nie mają dostępu do takiego poziomu zasobów jak duże organizacje. Muszą radzić sobie przy mniejszych możliwościach, a menedżerowie HR muszą wykazywać się większą kreatywnością oraz wybierać strategie i narzędzia odpowiadające ich budżetowi.

Na przykład w małych i średnich przedsiębiorstwach obsługa płac może należeć do obowiązków HR, aby ograniczyć koszty ogólne; w większych firmach prawdopodobnie będzie jednak działał osobny dział księgowości i płac.

Obowiązki

Jak wspomniano powyżej, ze względu na mniejszą liczebność zespołów menedżerowie HR w MŚP prawdopodobnie będą odpowiadać za różnorodne obowiązki (czasami nawet niezwiązane z HR), podczas gdy w większej organizacji ich rola będzie najpewniej bardziej wyspecjalizowana.

Badanie dotyczące portugalskich MŚP wykazało, że HRM w małych organizacjach charakteryzuje się „ciągłą nieformalnością”.

To świetna wiadomość dla specjalistów HR, którzy lubią różnorodność oraz podejmowanie nowych ról i obowiązków. W mniejszej firmie zazwyczaj jest więcej przestrzeni na kreatywność, a zadaniem osób odpowiedzialnych za HR jest położenie fundamentów pod rozwój organizacji.

Powiązany artykuł: Najważniejsze obowiązki działu HR

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Od administracji do strategii

Wraz z rozwojem organizacji będzie rozwijał się również dział HR. A przynajmniej powinien. 

Czasami organizacja rozwija się i zatrudnia osobę do spraw HR, która zajmuje się wyłącznie administracją oraz dba o zgodność z przepisami. Prawdopodobnie powierzy się jej również rekrutację, zarządzanie personelem, finanse, a być może nawet ogólne zarządzanie biurem. 

Jednak niedostateczne inwestowanie w HR i nadmierne obciążanie działu pracą oznacza utratę strategicznej wartości, jaką mogą wnieść skoncentrowani na swoich zadaniach i doświadczeni specjaliści HR.

Inwestowanie w dobrych specjalistów HR i procesy to inwestycja w cały personel.

Pomogą oni Tobie i zespołowi kierowniczemu skalować organizację oraz identyfikować kluczowe potrzeby, aby osiągać ogólne cele biznesowe.

Możesz zlecić funkcje administracyjne na zewnątrz i zatrudnić osobę, która skupi się wyłącznie na rozwijaniu ludzi i procesów oraz budowaniu pożądanej kultury. 

Dziś obserwuję, że coraz więcej specjalistów HR podchodzi do swojej pracy w sposób zwinny, pełniąc niejako funkcję menedżerów produktu odpowiedzialnych za kulturę organizacyjną.

Oznacza to zbieranie opinii, testowanie rozwiązania na małą skalę, zbieranie kolejnych opinii, wprowadzanie zmian, a następnie ponowne testowanie lub wdrażanie rozwiązania w całej firmie. 

Zarządzanie zasobami ludzkimi w małej lub średniej firmie: na czym się skupić

Jeśli jesteś liderem w organizacji i odpowiadasz za zarządzanie ludźmi, to w taki czy inny sposób Twoja praca jest związana z HR.

Każda organizacja jest inna, ale niezależnie od tego, jak wygląda Twój dział HR, istnieją uniwersalne najlepsze praktyki HR, które przynoszą korzyści każdej organizacji.

Bądź proaktywny, a nie reaktywny

HR może być postrzegany jako biurokracja — administracyjne i kosztowe obciążenie, które utrudnia sprzedaż i osiąganie zysków. Z tego powodu często jest pomijany aż do ostatniej chwili, gdy organizacja musi wydostać się z trudnej sytuacji. 

Takie postrzeganie sprawia, że organizacje „unikają HR” i niechętnie dokonują odpowiednich inwestycji. Dlatego jeśli czytasz ten tekst jako specjalista HR, możesz zgodzić się ze stwierdzeniem, że jest to „niewdzięczna praca”. 

Jednak wcześniejsze inwestowanie w HR przyniesie korzyści w przyszłości. Chodzi o bycie proaktywnym zamiast reaktywnym. Jeśli nie zaczniesz myśleć o ludziach, zanim będzie za późno, kosztem będą pozbawieni motywacji, a być może nawet niezdrowi pracownicy.

Jeśli czytasz ten tekst jako specjalista HR sfrustrowany podejściem swojej organizacji do HR, możesz być kimś więcej niż tylko osobą zajmującą się papierkową robotą!

Pokazuj swoją wartość, poznając różne obszary działalności firmy i pokazując, jak możesz pomóc rozwiązywać problemy biznesowe za pomocą rozwiązań skoncentrowanych na ludziach.

Wyznacz strategiczny cel

Jeśli zatrudniasz osobę do spraw HR, która ma zajmować się czymś więcej niż tylko podstawową administracją, lub jeśli jesteś osobą zatrudnioną do zarządzania HR, ważne jest, aby wspólnie wyznaczyć jasne cele strategiczne dla funkcji HR.

Oznacza to przede wszystkim określenie wizji i sformułowania, które połączą cele biznesowe oraz podstawowe wartości z rodzajem kultury, jaką chcesz zbudować. 

Oto przykład deklaracji misji HR firmy Unilever:

Gdy HR zacznie być postrzegany jako strategiczny dział organizacji generujący zyski, otrzyma większe poparcie, budżet itd.

Rozwijaj i wspieraj wartości firmy

Wartości Twojej firmy stanowią zbiór zasad przewodnich, które wpływają zarówno na strategię, jak i kulturę organizacyjną. Pomagają zespołom wspólnie dążyć do osiągnięcia celu biznesowego. Nie muszą być wyjątkowo unikalne — powinny po prostu odzwierciedlać to, co jest ważne dla Twojego zespołu… cóż... jego wartości.

Zaletą małego zespołu jest to, że łatwiej poznać opinie pracowników na temat tego, jakie powinny być te wartości. Otwarcie tego procesu może prowadzić do znacznie większego zaangażowania pracowników, którym zależy na misji organizacji. 

Gdy wartości zostaną już określone, zadaniem HR jest dopilnowanie, aby były przestrzegane i uwzględniane w takich obszarach jak rekrutacja i docenianie pracowników.

Zapoznaj się z tymi przykładami wartości firm, aby znaleźć inspirację.

Stwórz i komunikuj swoją mapę drogową

Ważne jest, aby stworzyć mapę drogową HR. Nie tylko dla własnej korzyści, ale także po to, aby członkowie zespołu mogli zobaczyć, nad jakimi rodzajami projektów pracujesz i jaką wartość, według Ciebie, mogą one wnieść.

Nie wszystkie decyzje podejmowane przez zespół HR będą popularne, zwłaszcza jeśli wiążą się z zachwianiem „sposobu, w jaki zwykle się działa”. Dlatego ważne jest, aby jasno komunikować powody wszelkich zmian, które możesz wprowadzić, oraz uzyskać poparcie pracowników, poświęcając czas na odpowiadanie na pytania i pokazanie, jak nowy proces lub strategia przyniesie korzyści wszystkim w dłuższej perspektywie.

Co więcej, otwarta i regularna komunikacja z pracownikami ustanawia podstawy kultury współpracy, w której pracownicy czują, że ich głos jest słyszany, i mają możliwość aktywnego zgłaszania pomysłów.

Regularnie zbieraj informacje zwrotne

W ścisłym związku z otwartą komunikacją pozostaje zbieranie informacji zwrotnych. Jak trafnie ujął to Matt Gould, autor, trener przywództwa, założyciel HTI Institute oraz niedawny gość podcastu na ten temat:

Zbieranie zarówno pozytywnych, jak i negatywnych informacji zwrotnych za pomocą takich metod jak ankiety, skrzynki sugestii, spotkania otwarte i oceny wyników pracy ma dużą wartość przy budowaniu lepszych doświadczeń pracowników.

To kluczowy aspekt wspomnianej wcześniej metafory „HR jako menedżer produktu”.

Zbuduj solidny proces zarządzania wynikami pracy

Niezależnie od wielkości zespołu pracownicy doceniają (dobre) zarządzanie wynikami pracy, ponieważ pomaga im ono jasno określić, co osiągnęli i nad czym muszą jeszcze popracować. To coś więcej niż tylko coroczna ocena wyników pracy.

Najlepiej dążyć do wdrożenia ciągłego procesu zarządzania wynikami pracy z regularną informacją zwrotną, który pozwala menedżerom działać bardziej jak mentorzy i trenerzy. Ważne jest również uwzględnienie w jego ramach rozwoju oraz planowania ścieżki kariery.

Oto bardziej kompleksowy przewodnik po tworzeniu skutecznego systemu zarządzania wynikami pracy.

Inwestuj w szkolenia i rozwój

Szkolenia i rozwój (T&D) są ściśle związane z zarządzaniem wynikami pracy. Małe i średnie przedsiębiorstwa rzadziej inwestują w T&D z powodu braku zasobów. Jednak w mniejszych organizacjach, a szczególnie w startupach, pracownicy mogą wykonywać obowiązki, zwłaszcza menedżerskie, bez wcześniejszego przeszkolenia.

Odłożenie pewnych zasobów na T&D, nawet jeśli oznacza to jedynie wygospodarowanie czasu na samodzielne kształcenie się pracowników, pomaga im 1) skuteczniej wykonywać swoją pracę oraz 2) zwiększa ich motywację. Wykorzystaj budżet, aby nawiązać współpracę z ekspertami, takimi jak platformy coachingowe lub zewnętrzne narzędzia szkoleniowe.

Opracuj zasady i wspólną dokumentację

W miarę rozwoju firmy, któremu towarzyszy rosnący trend pracy zdalnej i zatrudniania pracowników z różnych krajów, poświęcenie czasu na stworzenie jednolitych zasad HR i procesów dotyczących podstawowych funkcji, takich jak zgłaszanie urlopu oraz zarządzanie wydatkami i dodatkami, pozwoli wszystkim zaoszczędzić czas w dłuższej perspektywie.

Można je przechowywać we wspólnych aplikacjach używanych w miejscu pracy, takich jak Slite lub Notion, z łatwym dostępem dla wszystkich.

Stwórz dobre doświadczenie wdrożeniowe

Rekrutacja w startupach może być kosztowna, dlatego ważne jest, aby od samego początku zapewnić nowym pracownikom doskonałe doświadczenia.

Niezależnie od wielkości organizacji warto poświęcić czas i wysiłek na stworzenie procesu wdrożenia, który pomoże nowym pracownikom szybciej zaaklimatyzować się w firmie, zmotywuje ich do pełnienia nowej roli i zwiększy prawdopodobieństwo, że pozostaną w organizacji.

Najlepiej, jeśli program wdrożeniowy będzie trwał od momentu podpisania przez nowo zatrudnioną osobę listu ofertowego aż do zakończenia pierwszych 90 dni pracy. Nasza platforma wdrożeniowa w Ordergroove zawiera zadania dla nowych pracowników (same przyjemne), które mogą wykonać jeszcze przed rozpoczęciem pracy, aby poznać organizację, spotkać się z zespołem i podzielić się informacjami o sobie.

Dowiedz się więcej o najlepszych praktykach wdrożeniowych i tworzeniu planu na 30, 60 i 90 dni.

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?

Wykorzystuj technologię

Kiedyś technologie HR były dostępne wyłącznie w formie pakietów dla przedsiębiorstw, na które mogły sobie pozwolić tylko duże organizacje.

Dziś jednak korzyści z oprogramowania HR są dostępne dla firm każdej wielkości, a wielu dostawców obsługuje rynek MŚP, oferując przystępne cenowo oparte na chmurze rozwiązania i aplikacje HR.

Systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) mogą pomóc w obsłudze administracyjnej strony HR i wspierać procesy takie jak zarządzanie wynikami pracy. Typowe funkcje obejmują:

• Zarządzanie czasem pracy i obecnością
• Systemy śledzenia kandydatów
• Zgodność z przepisami
• Administracja świadczeniami
• Oprogramowanie HR z obsługą listy płac
• Rozwiązania do prognozowania
• Ewidencja czasu pracy
• Wdrażanie pracowników
• Harmonogramowanie pracy pracowników

Dostępna jest również cała gama nowoczesnych narzędzi HR, które pomagają w innych ważnych funkcjach, takich jak zbieranie opinii pracowników, ułatwianie wzajemnego doceniania się pracowników i budowanie relacji.

Zamiast polegać na jednym narzędziu, które ma obsługiwać wszystko (wbrew temu, co mówią sprzedawcy), aby w pełni wykorzystać korzyści z oprogramowania HR, często najlepiej jest połączyć narzędzia w zintegrowany i elastyczny stos technologiczny HR.

Zlecanie funkcji na zewnątrz

Podobnie jak korzystanie z technologii może pomóc zmniejszyć obciążenie administracyjne i wygospodarować czas na bardziej strategiczną pracę, tak samo zlecanie funkcji HR na zewnątrz może być pomocne.

Może to obejmować zlecenie obsługi listy płac lub innych funkcji administracyjnych firmie zajmującej się obsługą listy płac, organizacji zawodowego pracodawcy (PEO) lub pracodawcy formalnego (EOR, świetne rozwiązanie przy zatrudnianiu pracowników na poziomie międzynarodowym).

Wskazówki dotyczące potencjalnych korzyści i kwestii do rozważenia znajdziesz w naszych artykułach na temat tego, czym jest PEO oraz czym jest EOR.

Masz pytania? Dołącz do społeczności

Społeczność People Managing People to miejsce, w którym menedżerowie zespołów i twórcy kultury organizacyjnej mogą rozwijać się jako liderzy i nawiązywać kontakty z innymi osobami o podobnych poglądach.

Otrzymasz dostęp do naszej ekskluzywnej społeczności na Slacku, a także do regularnych warsztatów i innych wyjątkowych treści, które pomogą Ci stać się lepszym liderem ludzi i katalizatorem zdrowej kultury organizacyjnej.

Dowiedz się więcej o społeczności People Managing People.

Możesz również zapisać się do newslettera, aby otrzymywać informacje o nowych artykułach i podcastach prezentujących najnowsze poglądy ekspertów ds. ludzi i kultury organizacyjnej z całego świata.

Powiązane materiały:

• 7 sposobów na poprawę relacji z pracownikami w organizacji
• Czym jest pracodawca formalny?
• 10 najlepszych organizacji zawodowych pracodawców (PEO)
• 10 najlepszych pracodawców formalnych (EOR)
• 10 najlepszych systemów HRIS dla małych firm
• Czym jest oprogramowanie do zarządzania personelem?
• Tworzenie działu HR: przewodnik krok po kroku
• Jak podnieść rangę HR jako strategicznego partnera firmy