Leitfaden zur Kompetenzzuordnung: Revolutionieren Sie Ihr Talentmanagement
Kompetenz-Mapping ist ein leistungsstarkes Instrument, das die Talententwicklung in Organisationen jeder Größe und Branche revolutionieren kann.
Indem Sie sich einen klaren Überblick über die Fähigkeiten der Mitarbeitenden verschaffen und diese bestimmten Rollen innerhalb der Organisation zuordnen, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Kompetenzen Ihrer Belegschaft. Damit können Sie gezielte Strategien zur Förderung von Kompetenzen entwickeln, die mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen.
In diesem Artikel beschreibe ich die Vorteile und den Ablauf des Kompetenz-Mapping in Ihrem Unternehmen. Hoffentlich inspiriere ich Sie dazu, das Kompetenz-Mapping in Ihrer eigenen Rolle, Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zu nutzen.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Was ist Kompetenz-Mapping?
Kompetenz-Mapping ist der Prozess, die für jede Rolle und jedes Team erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten zu identifizieren und sie mit den bereits vorhandenen Kompetenzen abzugleichen. Die daraus entstehenden Kompetenzlandkarten werden dann genutzt, um gezielte Rekrutierungs- und/oder Trainings- und Entwicklungsstrategien zu entwickeln und etwaige Lücken zu schließen.
Kompetenz-Mapping hilft, Entwicklungsmöglichkeiten zu unterschiedlichen Rollen innerhalb der Organisation klar zu definieren und zu verdeutlichen, was für den nächsten Karriereschritt erforderlich ist – für bestehende wie auch potenzielle Mitarbeiter. Die drei Hauptbereiche des Kompetenz-Mapping sind:
- Kompetenz-Mapping für einzelne Rollen
- Kompetenz-Mapping für Teams
- Kompetenz-Mapping für Einzelpersonen.
Vorteile von Kompetenz-Mapping
Kompetenz-Mapping liefert wertvolle Erkenntnisse über den Talentpool einer Organisation. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um die Personalplanung zu optimieren, das Mitarbeiterengagement und die Produktivität zu steigern, Leistungsmanagementprozesse zu verbessern sowie Nachfolgeplanung voranzutreiben.
Die Vorteile des Kompetenz-Mapping umfassen:
- Verbesserte Personalplanung. Kompetenz-Mapping hilft Organisationen, Lücken in ihrer Belegschaft zu erkennen und den zukünftigen Einstellungs- und Trainingsbedarf besser zu planen. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
- Höheres Mitarbeiterengagement. Durch die Ermittlung von Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden können Organisationen kompetenzorientierte Lernmöglichkeiten bereitstellen. Dies führt zu höherer Leistung, mehr Engagement, größerer Arbeitszufriedenheit und einer erhöhten Bindung ans Unternehmen.
- Gesteigerte Produktivität. Wenn Mitarbeitende ein klares Verständnis ihrer Rollen und Aufgaben haben, arbeiten sie produktiver. Kompetenz-Mapping hilft Führungskräften, Aufgaben gezielt den Fähigkeiten der Mitarbeitenden zuzuordnen, was zu besserer Arbeitsqualität und mehr Effizienz führt.
- Besseres Leistungsmanagement. Mit verfügbaren Kompetenzdaten können Führungskräfte ihren Teams präziseres Feedback geben. Das verbessert die gesamten Leistungsmanagement-Prozesse.
- Effektivere Nachfolgeplanung. Kompetenz-Mapping hilft Organisationen dabei, potenzielle Nachfolger für Schlüsselpositionen zu identifizieren. So können effektive Nachfolgepläne erstellt werden, die die Kontinuität in Führungspositionen sicherstellen.
- Besserer Einstellungsprozess. Wer den Kompetenzbedarf kennt, kann im Einstellungsverfahren gezielter suchen und auswählen, was zu besseren Beurteilungen und einem effizienteren Prozess führt.
Die Kompetenz-Matrix
Kompetenzmatrizen sind ein wesentlicher Bestandteil des Kompetenz-Mapping-Prozesses. Sie dienen dazu, die für jede Rolle und jedes Team notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten sowie die tatsächlich vorhandenen Kompetenzen zu visualisieren.
Sie helfen Führungskräften, schnell Lücken in Fähigkeiten und Kompetenzen zu erkennen und Entwicklungsbereiche zu identifizieren.
Die Matrix führt in der Regel die Kompetenzen auf einer Achse und Rollen sowie Mitarbeitendennamen auf der anderen Achse auf. Am Schnittpunkt von Rolle und Mitarbeitendem werden die jeweils für diese Funktion erforderlichen Kompetenzen aufgeführt, wobei vermerkt wird, welche Fähigkeiten für die Rolle unerlässlich sind. Mitarbeitende werden anschließend nach ihrem Kenntnisstand hinsichtlich jeder der gelisteten Kompetenzen bewertet.
In der obigen Kompetenz-Matrix werden Rollen mit den identifizierten Kompetenzen abgeglichen, einschließlich Hinweisen darauf, welche Fähigkeiten für die jeweilige Rolle unerlässlich sind.
Anschließend werden die Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder gemappt, um zu beurteilen, wie das jeweilige Teammitglied im Vergleich zu den Rollenerwartungen abschneidet (sichtbar am Leistungsniveau bei jeder relevanten Kompetenz).
Erkannte Kompetenzlücken werden dann mithilfe eines Farbcodes hervorgehoben, was Entwicklungsgespräche und Personalgewinnungsmaßnahmen fördert.
Wie man ein Skills Mapping Projekt durchführt
Derzeit investieren viele Organisationen in Prozesse und Technologien, um den Übergang zu kompetenzbasierten Organisationen zu vollziehen.
Natürlich sind Skill-Mapping und die Erstellung von Kompetenzmatrizen Teil dieses Prozesses.
Hier teile ich einige Strukturen und Einsichten, die Ihnen helfen, Kompetenzen und Fähigkeiten in Ihrer Organisation abzubilden.
1. Definieren Sie die Ziele des Projekts
Bevor Sie ein Kompetenzmodell auswählen und mit der Zuordnung von Fähigkeiten beginnen, ist es entscheidend zu verstehen, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten.
Möchten Sie Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden identifizieren? Wollen Sie gezielte Trainingsprogramme entwickeln? Versuchen Sie, die Qualifikationen der Mitarbeitenden auf die Ziele der Organisation auszurichten?
Das genaue Bestimmen dieser Ziele hilft Ihnen, ein Modell auszuwählen, das mit Ihren Vorgaben übereinstimmt und Ihren Arbeitsprozess im gesamten Verlauf steuert.
2. Wählen Sie ein Kompetenzmodell
Nachdem Sie die Ziele des Projekts definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, das passende Kompetenzmodell/Rahmenwerk auszuwählen, das Sie bei der Bewertung und Einschätzung von Rollen, Teams und Qualifikationen unterstützt.
Es gibt mehrere Modelle, die jeweils eigene Stärken und Schwächen haben. Überlegen Sie daher sorgfältig, welches am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt.
Einige gängige Modelle für das Skills Mapping sind:
- Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
- SIGMA Leadership Competency Framework
- HRSG Verhaltens-, Technik- und Führungskompetenz-Modelle
- Branchenspezifische Kompetenzmodelle wie das Food and Beverage Service Competency Model oder das Pflegekompetenzmodell.
Das Engagement und die Unterstützung der betroffenen und mit dem Modell interagierenden Personen ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz eines Kompetenzmodells.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie ein Kompetenzmodell wählen, das Ihren Zielen entspricht und einen effektiven Rahmen für die Bewertung der Mitarbeiterqualifikationen bietet.
2.1. Verfügbare Modelle recherchieren
Es existieren viele verschiedene Kompetenzmodelle, vom generischen Kompetenzrahmen bis hin zu branchenspezifischen Standards. Recherchieren Sie die verschiedenen Optionen und bewerten Sie deren Eignung für Ihre Organisation – unter Berücksichtigung von Aspekten wie Relevanz, Vollständigkeit und einfacher Handhabung.
2.2. Stakeholder einbinden
Binden Sie wichtige Stakeholder wie HR-Manager, Abteilungsleiter und auch Mitarbeitende selbst in den Auswahlprozess ein. Berücksichtigen Sie deren Meinung, welches Modell für Ihre Organisation am geeignetsten ist.
2.3. Kosten und Ressourcen bewerten
Bewerten Sie die anfallenden Kosten für die Implementierung jedes Modells, einschließlich eventuell notwendiger Software oder Schulungen für Mitarbeitende, die die Bewertung übernehmen. Manche Mapping-Methoden setzen auf Software-Tools, die Abonnements erfordern, während andere Modelle „einmal kaufen, immer nutzen“ sind, aber dafür weniger ausgefeilte Werkzeuge als softwaregestützte Modelle bieten.
2.4. Modell auswählen
Treffen Sie Ihre Auswahl für das geeignetste Kompetenzmodell für Ihre Organisation basierend auf Ihrer Recherche und dem Feedback der Stakeholder.
Profi-Tipp: Es gibt hier nicht die eine richtige Antwort, selbst innerhalb von Branchen. Sprechen Sie mit Ihrem Team und den Führungskräften, um die Wünsche in Bezug auf ein Kompetenzmodell zu verstehen. Wenn Sie eines gefunden haben, das Ihnen zusagt, verpflichten Sie sich, es auszuprobieren! Wenn es nicht passt, seien Sie mutig und passen Sie es an oder testen Sie ein anderes!
Sobald Sie ein Modell ausgewählt haben, das Sie ausprobieren möchten, können Sie mit dem Mapping beginnen (jetzt beginnt der Spaß erst richtig)!
3. Kompetenzen auf Rollen und Teams abbilden
3.1. Zentrale Rollen identifizieren
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Rollen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, für die Sie Kompetenzen abbilden möchten. Dazu können Berufsbezeichnungen oder bestimmte Abteilungen gehören. Ich empfehle, mit einer kleinen Abteilung zu starten, in der die Rollen gut verstanden werden. Fertige Stellenbeschreibungen für diese Positionen zu haben, ist hierbei auch eine große Hilfe!
3.2 Erforderliche Kompetenzen auflisten.
Stellen Sie für jede Rolle eine Liste der spezifischen Kompetenzen zusammen, die notwendig sind, um diese Position effektiv auszuführen. Dies kann auf Stellenbeschreibungen oder dem Input von Führungskräften und Mitarbeitenden basieren.
Ich persönlich empfehle dringend, die jeweilige Führungskraft in diesen Prozess einzubeziehen, da sie die Leistung dieser Rolle beurteilt und verstehen sollte, was diese Position besonders und von außergewöhnlichem Wert für die Organisation macht.
3.3 Kompetenzen dem Modell zuordnen
Wenn Sie die für eine Rolle benötigten Kompetenzen auflisten, sind diese möglicherweise noch nicht direkt mit dem ausgewählten Modell abgestimmt, was bedeutet, dass sie etwas "übersetzt" werden müssen, um zu passen.
Nutzen Sie Ihr ausgewähltes Kompetenzmodell und ordnen Sie jede benötigte Fertigkeit der passenden Kompetenz innerhalb des Modells zu.
3.4 Rollen im Teamkontext bewerten
Sobald die Kompetenzen Rollen zugeordnet sind, überprüfen Sie die Rollen innerhalb eines Teams und stellen Sie sicher, dass sich die jeweiligen Kompetenzen unterscheiden. Zum Beispiel sollten höhere Positionen mit mehr oder fortgeschritteneren Fähigkeiten verbunden sein und die Rollen sollten sich in den geforderten Kompetenzen unterscheiden.
Wenn Sie feststellen, dass jede Rolle in einem Team alle oder fast die gleichen Fähigkeiten erfordert, ist das ein Hinweis darauf, die Rollen noch einmal zu überdenken und herauszufinden, was jede Position ausmacht und wie Sie die Rollen bezüglich der erforderlichen Kompetenzen differenzieren können.
Gehen Sie in diesem Fall zu Schritt 2 zurück und haben Sie keine Scheu, während des Prozesses Änderungen vorzunehmen! Je häufiger Sie die Kompetenzzuordnung üben, desto besser werden Sie darin werden und desto klarer werden die Unterschiede in den Kompetenzanforderungen zwischen Rollen und Teams erkennbar.
3.5 Überprüfen Sie die Kompetenzmatrix mit dem Team
Nachdem Sie die Kompetenzen für die einzelnen Rollen identifiziert und sichergestellt haben, dass sich die geforderten und hilfreichen Fähigkeiten unterscheiden, präsentieren Sie Ihre Entwurfs-Übersicht dem Team, das die Aufgaben tatsächlich durchführt, und holen Sie sich deren Feedback ein, ob die Übersicht die tatsächlich genutzten Fähigkeiten widerspiegelt.
Manchmal hört man dann von Aufgabenbereichen, die bisher unbekannt waren, oder von Besonderheiten, die eine spezielle Fertigkeit erfordern, mit der Sie nicht gerechnet hätten. Die Validierung des Modells mit dem betroffenen Team ist unverzichtbar.
4. Kompetenzen von Mitarbeitenden bewerten
Wenn Sie die notwendigen Fähigkeiten für jede Rolle abgebildet haben, bewerten Sie die Fähigkeiten der Mitarbeitenden anhand dieser Anforderungen und des gewählten Modells. Dies kann zum Beispiel durch Umfragen, Interviews und/oder andere Bewertungsmethoden erfolgen.
Normalerweise umfasst dieser Prozess die Durchführung von Kompetenzbewertungen oder Leistungsbeurteilungen, um Mitarbeiterfähigkeiten in verschiedenen Bereichen wie technische Fertigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten, Führungsqualitäten, Problemlösungskompetenz etc. zu bewerten.
Die Bewertung sollte das ausgewählte Modell widerspiegeln und mit Sorgfalt erfolgen, um Verzerrung oder Kompetenzüberschätzung zu vermeiden (zum Beispiel, wenn ein Manager oder Mitarbeiter glaubt, dass eine zu gute Bewertung dem Mitarbeiter, Vorgesetzten oder Team irgendwie helfen könnte).
In der Vergangenheit habe ich für die Kompetenzzuordnung Bewertungsskalen mit drei einfachen Kategorien verwendet: unterqualifiziert, qualifiziert und überqualifiziert. Mit diesen einfachen Kategorien können Mitarbeitende und Führungskräfte klar einschätzen, ob eine Person bei einer Kompetenz unter, auf oder über den Erwartungen liegt.
5. Kompetenzen auf Organisationsebene analysieren
Puh! Wenn Sie es bis hier geschafft haben, haben Sie bereits viel Aufwand in die Auswahl eines Modells, die Zuordnung von Rollen und Teams zu Kompetenzen und die Bewertung einzelner Mitarbeitender gesteckt.
Jetzt ist es an der Zeit, zu überlegen, wie Sie das Kompetenzmodell, die Zuordnungen und Bewertungen nutzen können, um Lücken zwischen den erforderlichen und den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten von Mitarbeitenden zu erkennen.
In dieser Phase besteht Ihre Aufgabe darin, Lücken oder Fehlabstimmungen zwischen den vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeitenden und den Anforderungen ihrer Position zu identifizieren.
Wenn Sie Lücken finden, gehen Sie nicht sofort davon aus, dass eine Person insgesamt ungeeignet für ihre Position ist oder "nicht passt". Überlegen Sie stattdessen, welche Talententwicklungsmaßnahmen hilfreich sein könnten, um die Lücke zu schließen.
Hat jemand in Ihrem Team besondere Stärken in einem Bereich, in dem ein anderer weniger qualifiziert ist? Das klingt für mich nach einer hervorragenden Gelegenheit für ein Tandem, Job Shadowing oder ein kleines Kollegentraining!
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie etwaige Kompetenzlücken schließen können, sehen Sie sich ruhig im eigenen Unternehmen um und schätzen Sie die internen Expertinnen und Experten, die Sie vielleicht schon haben.
Menschen sind soziale Wesen und Lernen ist ein sozialer Prozess – das heißt, sowohl für die Motivation als auch für den Lerneffekt ist es äußerst wertvoll, wenn ein Mitarbeiter einen anderen in einer bestimmten Kompetenz anleitet oder diese beibringt, um ihm zu helfen, seine Arbeit besser zu machen.
Wenn Sie Lücken in großem Maßstab identifizieren, also über ein einzelnes Team hinaus, empfehle ich, gezielte Maßnahmenpläne zu entwickeln, um festgestellte Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden anzugehen, beispielsweise durch Schulungsprogramme oder Entwicklungsmöglichkeiten.
Beim Überprüfen der Lücken über verschiedene Rollen und Teams hinweg, suchen Sie nach Mustern bei den Kompetenzlücken. Benötigt Ihr Customer Success Team beispielsweise ein Training zur Konfliktlösung? Das klingt nach einer großartigen Gelegenheit für einen Kurs oder ein Entwicklungsprogramm im größeren Maßstab, das speziell auf die Bedürfnisse dieser Gruppe zugeschnitten ist.
Tools zur Kompetenzzuordnung
Es gibt heutzutage eine Vielzahl von Tools zur Kompetenzzuordnung, die Unternehmen dabei helfen können, die Fähigkeiten von Mitarbeitenden über Rollen und Teams hinweg nahezu in Echtzeit zu bewerten und abzubilden sowie die Datenanalyse zu unterstützen. Hier sind einige Beispiele:
- HRSG – Das älteste Unternehmen in Sachen Kompetenzzuordnung. HRSG ist ein KI-gestütztes Expertentool zur Kompetenzzuordnung, Lückenanalyse und zur Unterstützung der Kompetenzentwicklung bei Mitarbeitenden, die in ihrer Karriere vorankommen wollen. Als Tool ist es flexibel und ermöglicht selbst entwickelte Kompetenzen als Teil Ihrer Skills Map.
- AG5 – Eine reine Software zur Kompetenzverwaltung, der einige der größten Fluggesellschaften und Hersteller der Welt vertrauen. AG5 unterstützt detaillierte Kompetenzzuordnung, einschließlich sicherheits- und regulierungsbezogener Fähigkeiten, und ermöglicht es Führungskräften, einfach nach Kompetenzen in der Mitarbeitendendatenbank zu suchen, um passende Personen im Unternehmen zu identifizieren.
- MuchSkills – Eine Talentmanagement-Plattform, die die Visualisierung individueller und Team-Kompetenzen unterstützt sowie eine smarte Suche bietet, um herauszufinden, wer in Ihrem Unternehmen über die gesuchten Fähigkeiten verfügt. Mit wenigen Klicks sehen Sie alle Personen mit bestimmten Technologien, Vorschriften, Kundenverhaltensweisen usw.
- iMocha – Ein KI-basiertes Bewertungstool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeitenden zu verstehen, um Chancen für interne Mobilität und Weiterentwicklung zu identifizieren.
- Skills Base – Visualisierte Skill-Mapping-Software, die Teams hilft, Kompetenzdaten zu verstehen, zu bewerten und konkrete Maßnahmen abzuleiten. Skills Base ist eines der komplettesten Tools für Kompetenzzuordnung auf dem Markt und versteht Talententwicklung im direkten Bezug auf Skill Maps, Kompetenzlücken und Nachfolgeplanung.
- TalentGuard – Ein Performance-Management- und Kompetenzbewertungstool, das HR-Teams dabei unterstützt, Mitarbeitende durch Lernmöglichkeiten wie Coaching, Schulungen und On-Demand-Inhalte einzubinden.
- Cognology – Ein Kompetenzmanagement-System, das Ihnen hilft, Ihre aktuelle Belegschaft zu verstehen und externe Kandidat:innen zur Schließung von Kompetenzlücken zu identifizieren. Cognology umfasst Kompetenzbewertungen, Nachverfolgung und Reporting.
- SoftExpert – Eine Selbstbeschreibung als Software für Personalentwicklung, die Kompetenzzuordnung, Lückenanalysen und Talententwicklungspläne ermöglicht, um Mitarbeitendenwachstum und Nachfolgeplanung mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
- Augmentir – Kein reines Skill-Mapping- und Management-Tool, kann diese Ziele jedoch über seine verschiedenen Module erreichen. Augmentir ermöglicht es, Kompetenzen abzubilden und zu verwalten. Soweit ich sehe, wurde es speziell für Fertigungs- und operative Rollen entwickelt, einschließlich Zuordnungen für sicherheits- und prozesssteuerungsbezogene Kompetenzen!
- Kahuna – Skill-Management-Software, die eine visuelle Team-Matrix bietet, in der Kompetenzen Personen zugeordnet und Lücken sowie Entwicklungsmöglichkeiten mit wenigen Klicks hervorgehoben werden. Kahuna wird von einigen der größten Unternehmen weltweit genutzt und unterstützt unterschiedliche Rollen, Ansichten und Funktionen für HR-Teams, Vorgesetzte und Führungskräfte.
Jede dieser Softwareoptionen ist ein potenzieller Kandidat für Unternehmen, die benötigte Kompetenzen organisationsweit abbilden, zuordnen und visualisieren möchten.
Das richtige Software-Tool für diese Aufgabe zu finden, ist ein sehr individueller Prozess, der mit den Zielen der Initiative im Unternehmen beginnt.
Bevor Sie sich in die Software stürzen, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team sich darüber einig sind, warum Sie sich mit Kompetenzzuordnung beschäftigen wollen und welche Ergebnisse Sie sich von einer technologiegestützten Kompetenzzuordnung zur Förderung der Talententwicklung erhoffen.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Talentakquise-System bereits Funktionen zur Kompetenzzuordnung integriert hat – einige der fortschrittlicheren Plattformen bieten das mittlerweile.
Lassen Sie uns loslegen!
Die Investition von Zeit in das Kompetenz-Mapping hilft dabei, den Weg zu nachhaltigem Wachstum in Organisationen zu erkennen und wird sich langfristig auszahlen, da Sie wissen, über welche Talente und Fähigkeiten Sie verfügen und welche Talente und Fähigkeiten Sie zukünftig erwerben müssen.
Dies unterstützt Sie dabei, Teammitglieder weiterzubilden, und Sie werden zudem eine Steigerung von Engagement und Produktivität feststellen.
