Leitfaden zur Kompetenzzuordnung: Revolutionieren Sie Ihr Talentmanagement
Skills Mapping ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Talententwicklung in Organisationen jeder Größe und Branche revolutionieren kann.
Durch die Erstellung eines klaren Überblicks über die Kompetenzen der Mitarbeitenden und deren Zuordnung zu bestimmten Funktionen innerhalb der Organisation erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Fähigkeiten Ihrer Belegschaft und können gezielte Strategien zur Verbesserung der Mitarbeitenden-Kompetenzen im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen entwickeln.
In diesem Artikel beschreibe ich die Vorteile und den Prozess des Skills Mappings in Ihrer Organisation. Hoffentlich inspiriere ich Sie, über Skills Mapping in Ihrer eigenen Rolle, in Ihrem Team und in Ihrem Unternehmen nachzudenken.
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Was ist Skills Mapping?
Skills Mapping ist der Prozess, die für jede Funktion und jedes Team benötigten Kompetenzen, Kenntnisse und Fähigkeiten zu identifizieren und sie mit den bereits vorhandenen Kompetenzen abzugleichen. Die daraus resultierenden Kompetenzlandkarten werden dann genutzt, um gezielte Strategien für Recruiting und/oder Training und Personalentwicklung zu entwickeln, um bestehende Lücken zu schließen.
Skills Mapping hilft, Karrierepfade zu verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation klar zu definieren und aufzuzeigen, was für jeden bestehenden oder potenziellen Mitarbeitenden für den nächsten Karriereschritt erforderlich ist. Die drei Hauptbereiche des Skills Mapping sind:
- Skills Mapping für einzelne Funktionen
- Skills Mapping für Teams
- Skills Mapping für Einzelpersonen.
Vorteile von Skills Mapping
Skills Mapping liefert wertvolle Einblicke in den Talentpool einer Organisation. Diese können genutzt werden, um die Personalplanung zu optimieren, die Mitarbeitendenbindung und Produktivität zu steigern, Prozesse des Leistungsmanagements sowie die Nachfolgeplanung zu verbessern.
Zu den Vorteilen von Skills Mapping gehören:
- Verbesserte Personalplanung. Skills Mapping hilft Organisationen, Lücken in ihrer Belegschaft zu erkennen und zukünftige Einstellungs- sowie Fortbildungsbedarfe zu planen. So wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Fähigkeiten zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.
- Erhöhte Mitarbeitendenbindung. Durch das Erkennen von Stärken und Schwächen der Beschäftigten können Organisationen gezielte kompetenzbasierte Lernmöglichkeiten anbieten. Das führt zu besserer Performance, Engagement, Arbeitszufriedenheit und Bindung ans Unternehmen.
- Gesteigerte Produktivität. Wenn Mitarbeitende ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen, sind sie produktiver. Skills Mapping hilft Führungskräften, Aufgaben entsprechend der Kompetenzen der Mitarbeitenden zuzuweisen, was zu besserer Arbeitsqualität und höherer Effizienz führt.
- Besseres Leistungsmanagement. Mit Skills Mapping-Daten können Führungskräfte ihren Teams gezielteres und fundierteres Feedback geben. Das verbessert Prozesse des Leistungsmanagements insgesamt.
- Effektivere Nachfolgeplanung. Skills Mapping hilft, potenzielle Nachfolger*innen für Schlüsselpositionen im Unternehmen zu identifizieren. So können effektive Nachfolgepläne entwickelt werden, die die Kontinuität von Führungsrollen sicherstellen.
- Besserer Einstellungsprozess. Das Wissen, welche Kompetenzen benötigt werden, sorgt für Klarheit in Einstellungsprozessen und führt zu gezielteren Bewertungen und insgesamt effizienteren und effektiveren Abläufen.
Die Skills Matrix
Kompetenzmatrizen sind ein entscheidender Bestandteil des Skills Mapping-Prozesses und dienen dazu, die für jede Rolle und jedes Team benötigten Kompetenzen, Kenntnisse und Fähigkeiten im Vergleich zu den bereits vorhandenen übersichtlich darzustellen.
Sie helfen Führungskräften, Kompetenz- und Fähigkeitslücken schnell zu erkennen sowie Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
In der Matrix sind typischerweise die Kompetenzen auf einer Achse und Rollen sowie die Namen der Mitarbeitenden auf der anderen Achse aufgeführt. Die Schnittmenge von Position und Mitarbeitendem zeigt die für die jeweilige Rolle erforderlichen Kompetenzen an und hält fest, welche davon für die Funktion unerlässlich sind. Anschließend werden die Mitarbeitenden bezüglich ihres Kompetenzniveaus für jede aufgelistete Fähigkeit bewertet.
In der oben abgebildeten Skills Matrix werden die Rollen mit jeder identifizierten Kompetenz abgeglichen. Zusätzlich gibt es Notizen, welche Fähigkeiten für die jeweilige Rolle unerlässlich sind.
Anschließend werden die Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder zugeordnet, um zu prüfen, wie jede Person im Verhältnis zu den Erwartungen an die Rolle (angegeben durch das Kompetenzniveau in jeder relevanten Fähigkeit) abschneidet.
Alle Lücken werden dann durch ein Farbcodesystem hervorgehoben, das dabei hilft, Gespräche zur Weiterentwicklung und Personalgewinnung anzustoßen.
Wie man ein Skills-Mapping-Projekt durchführt
Derzeit investieren viele Organisationen in Prozesse und Technologien, um den Übergang hin zu kompetenzbasierten Unternehmen zu vollziehen.
Natürlich gehören Skills Mapping und das Erstellen von Kompetenzmatrizen zu diesem Prozess.
Hier teile ich einige Strukturen und Erkenntnisse mit Ihnen, die beim Mapping von Fähigkeiten und Kompetenzen in Ihrer Organisation helfen können.
1. Definieren Sie die Ziele des Projekts
Bevor Sie ein Kompetenzmodell auswählen und mit dem Mapping beginnen, ist es entscheidend zu verstehen, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten.
Möchten Sie Lücken in den Kompetenzen der Mitarbeitenden identifizieren? Möchten Sie gezielte Weiterbildungsprogramme entwickeln? Streben Sie an, die Kompetenzen der Mitarbeitenden an die Unternehmensziele anzupassen?
Die Festlegung dieser Ziele hilft Ihnen, ein Modell zu wählen, das zu Ihren Zielsetzungen passt und leitet Ihre Arbeit im gesamten Prozess.
2. Wählen Sie ein Skills-Modell aus
Nachdem Sie die Ziele Ihres Projekts definiert haben, wählen Sie im nächsten Schritt das geeignete Modell/Rahmenwerk für Fähigkeiten aus, das zur Bewertung von Rollen, Teams und Mitarbeiterkompetenzen dient.
Es gibt verschiedene Modelle mit jeweiligen Stärken und Schwächen, deshalb sollten Sie sorgfältig prüfen, welches den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Einige gängige Modelle für Skills Mapping sind unter anderem:
- Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
- SIGMA Leadership Competency Framework
- HRSG Behavioral, Technical, and Leadership Competency Models
- Branchenspezifische Kompetenzmodelle wie das Food and Beverage Service Competency Model oder das Nursing Competency Model.
Die Zustimmung und das Commitment der betroffenen Personen und derjenigen, die mit dem gewählten Modell arbeiten, sind entscheidend für den Erfolg bei der Einführung eines Modells.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass das gewählte Modell zu Ihren Zielen passt und eine effektive Grundlage für die Bewertung von Mitarbeiterkompetenzen liefert.
2.1. Vorhandene Modelle recherchieren
Es gibt viele verschiedene Kompetenzmodelle, von allgemeinen Rahmenwerken bis hin zu branchenspezifischen Standards. Recherchieren Sie die verfügbaren Optionen gründlich und bewerten Sie deren Eignung für Ihre Organisation hinsichtlich Relevanz, Umfang und Benutzerfreundlichkeit.
2.2. Stakeholder einbeziehen
Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie HR-Manager, Abteilungsleiter und die Mitarbeitenden selbst in die Auswahl ein. Berücksichtigen Sie deren Rückmeldungen dazu, welches Modell für Ihre Organisation am besten geeignet ist.
2.3. Kosten und Ressourcen evaluieren
Bewerten Sie die Kosten für die Umsetzung der einzelnen Modelle, einschließlich der ggf. benötigten Software oder Schulungen für die Assessment-Durchführenden. Manche Mapping-Methoden nutzen Software-Tools, die Abonnements erfordern, während andere Modelle als "einmal kaufen, immer nutzen" gelten, aber möglicherweise nicht über die umfangreichen Tools der softwaregestützten Modelle verfügen.
2.4. Ein Modell auswählen
Wählen Sie auf Basis Ihrer Recherche und dem Feedback der Stakeholder das am besten geeignete Skills-Modell für Ihre Organisation aus.
Profi-Tipp: Es gibt hier keine einzige richtige Lösung – selbst nicht innerhalb einer Branche. Führen Sie Gespräche mit Ihrem Team und Ihren Führungskräften, um deren Wünsche hinsichtlich eines Modells zu verstehen. Wenn Sie ein Modell gefunden haben, probieren Sie es aus! Sollte es sich als ungeeignet erweisen, seien Sie mutig und passen Sie es an oder probieren Sie ein anderes!
Sobald Sie ein Modell gewählt haben, mit dem Sie starten möchten, beginnt die Mapping-Übung (jetzt beginnt der eigentliche Spaß)!
3. Kompetenzen auf Rollen und Teams abbilden
3.1. Schlüsselrollen identifizieren
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Rollen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, für die Sie Kompetenzen erfassen möchten. Dies kann Berufsbezeichnungen oder bestimmte Abteilungen umfassen. Ich empfehle, mit einer kleinen Abteilung zu beginnen, in der die Rollen gut verstanden werden. Es ist außerdem äußerst hilfreich, Stellenbeschreibungen für diese Rollen parat zu haben!
3.2 Benötigte Kompetenzen auflisten.
Erstellen Sie für jede Rolle eine Liste der spezifischen Kompetenzen, die notwendig sind, um diese Rolle effektiv auszuführen. Hierzu können Stellenbeschreibungen oder Rückmeldungen von Vorgesetzten und Mitarbeitenden herangezogen werden.
Ich persönlich empfehle dringend, die Führungskraft der jeweiligen Rolle in diesen Prozess einzubeziehen, denn sie bewertet die Performance der Rolle und sollte wissen, wodurch sich diese Rolle auszeichnet und besonders wertvoll für die Organisation macht.
3.3 Kompetenzen dem Modell zuordnen
Wenn Sie die für eine Rolle erforderlichen Kompetenzen auflisten, stimmen sie möglicherweise nicht unmittelbar mit dem gewählten Modell überein, was bedeutet, dass sie ein wenig "übersetzt" werden müssen, um ausgerichtet zu werden.
Nutzen Sie Ihr ausgewähltes Kompetenzmodell, um jede erforderliche Kompetenz dem entsprechenden Bereich im Modell zuzuordnen.
3.4 Rollen als Teil eines Teams bewerten
Sind die Kompetenzen den Rollen zugeordnet, sollten die Rollen innerhalb eines Teams überprüft werden, um sicherzustellen, dass die ihnen zugeordneten Kompetenzen Unterschiede aufweisen. Beispielsweise sollten höhere Positionen über zusätzliche oder komplexere Kompetenzen verfügen und die Rollen sollten sich in den benötigten Fähigkeiten unterscheiden.
Wenn Sie feststellen, dass jede Rolle im Team alle oder fast die gleichen Kompetenzen benötigt, ist das ein Zeichen dafür, die Rollen zu überdenken und zu klären, wodurch sich jede einzelne unterscheidet und wie die geforderten Kompetenzen die Eigenheiten der Rollen abbilden.
Kehren Sie in diesem Fall zu Schritt 2 in diesem Abschnitt zurück und scheuen Sie sich nicht, während des Prozesses Anpassungen vorzunehmen! Je mehr Sie Kompetenz-Mapping üben, desto besser werden Sie darin und umso klarer erkennen Sie die Unterschiede bei Kompetenzanforderungen über verschiedene Rollen und Teams hinweg.
3.5 Die Kompetenzmatrix im Team überprüfen
Nachdem Sie die Kompetenzen für die einzelnen Rollen identifiziert und Unterschiede bei erforderlichen sowie hilfreichen Kompetenzen festgestellt haben, legen Sie den ersten Entwurf der Matrix dem Team vor, das diese Tätigkeiten tagtäglich ausführt. Bitten Sie das Team um Feedback, um zu überprüfen, ob die Matrix auch die tatsächlich benötigten Fähigkeiten abbildet.
Es kann vorkommen, dass Sie dabei Aspekte der Arbeit oder spezielle Anforderungen erfahren, von denen Sie nichts wussten oder auf eine Kompetenz stoßen, die Sie gar nicht eingeplant hatten. Die Validität des Modells durch Rückmeldung des Teams zu prüfen, das es abbildet, ist unerlässlich.
4. Kompetenzen bei Mitarbeitenden bewerten
Nachdem Sie die erforderlichen Kompetenzen für jede Rolle festgelegt haben, bewerten Sie die Fähigkeiten der Mitarbeitenden anhand der gewählten Systematik. Dies kann durch Umfragen, Interviews und/oder andere Bewertungsmethoden geschehen.
Im Regelfall werden Kompetenzbewertungen oder Leistungsbeurteilungen durchgeführt, um Qualifikationen in verschiedenen Bereichen wie technische Kompetenz, Kommunikationsfähigkeit, Führungspotenzial, Problemlösungsfähigkeit usw. zu evaluieren.
Die Bewertung sollte das gewählte Modell abbilden und sorgfältig durchgeführt werden, damit keine Verzerrungen oder Kompetenz-Überzeichnungen (beispielsweise wenn eine Führungskraft oder Mitarbeitende Fähigkeiten zu hoch einschätzen, weil sie glauben, dadurch sich selbst oder anderen einen Gefallen zu tun) entstehen.
Ich habe in der Vergangenheit Bewertungsskalen für das Kompetenz-Mapping genutzt, die drei Kategorien abdecken: unterqualifiziert, qualifiziert und überqualifiziert. Mit diesen einfachen Kategorien können Mitarbeitende und Führungskräfte klar ausdrücken, ob jemand bei einer Fähigkeit unterhalb, auf oder über den Erwartungen liegt.
5. Kompetenzen organisationsweit analysieren
Puh! Wenn Sie soweit gekommen sind, haben Sie bereits erheblichen Aufwand in die Auswahl eines Modells, die Zuordnung von Rollen und Teams zu Kompetenzen sowie die Bewertung individueller Fähigkeiten investiert.
Nun ist der Moment gekommen, zu überlegen, wie Sie das Modell, die Zuordnung und die Bewertungen dazu nutzen können, Lücken zwischen den geforderten Kompetenzen und der tatsächlichen Ausprägung bei Mitarbeitenden zu identifizieren.
Ihre Aufgabe in dieser Phase ist es, Kompetenzlücken oder Fehlanpassungen zu ermitteln, die zwischen den Anforderungen der Rolle und den vorhandenen Fähigkeiten bestehen.
Wenn Sie Lücken feststellen, sollten Sie nicht sofort annehmen, dass die Person grundsätzlich nicht geeignet ist oder "nicht passt". Betrachten Sie stattdessen Maßnahmen zur Weiterentwicklung, die dabei helfen könnten, diese Lücke zu schließen.
Gibt es jemanden in Ihrem Team, der in einem Bereich besonders kompetent ist, während eine andere Person hier weniger Erfahrung hat? Das klingt für mich nach einer idealen Möglichkeit für Tandems, Job Shadowing oder Wissenstransfer!
Prüfen Sie, wenn Sie darüber nachdenken, wie Kompetenzlücken geschlossen werden können, auch, welche Expert:innen sich bereits in Ihrem Unternehmen befinden.
Menschen sind soziale Wesen und Lernen ist eine soziale Aktivität. Das bedeutet, dass es sowohl für das Engagement als auch für den Lernerfolg äußerst vorteilhaft ist, wenn ein Mitarbeiter einem anderen eine Fähigkeit vermittelt, die ihm dabei hilft, seine Arbeit besser zu machen.
Wenn Sie Kompetenzlücken in größerem Umfang feststellen, also über einzelne Teams hinaus, empfehle ich, gezielte Maßnahmenpläne zur Behebung der festgestellten Lücken in den Mitarbeiterkompetenzen zu entwickeln, zum Beispiel durch Trainingsprogramme oder Entwicklungsmöglichkeiten.
Während Sie die Lücken über Rollen und Teams hinweg betrachten, achten Sie auf wiederkehrende Muster bei den Kompetenzdefiziten. Beispielsweise: Braucht Ihr Customer-Success-Team ein Training zur Konfliktlösung? Das klingt nach einer perfekten Gelegenheit für einen groß angelegten Kurs oder ein Entwicklungsprogramm, das speziell auf die Bedürfnisse dieser Gruppe zugeschnitten ist.
Kompetenzkartierungs-Tools
Es gibt heute eine Vielzahl von Tools zur Kompetenzkartierung, die Unternehmen dabei unterstützen können, die Fähigkeiten von Mitarbeitern über Rollen und Teams hinweg nahezu in Echtzeit zu erfassen und zu analysieren sowie bei der Datenanalyse zu helfen. Hier einige Beispiele:
- HRSG – Das älteste Unternehmen im Bereich Kompetenzkartierung. HRSG ist ein KI-gestütztes, professionelles Tool für Kompetenzkartierung, Lückenanalyse und die Förderung von Kompetenzen bei Mitarbeitenden, die ihre Karriere voranbringen möchten. Das Tool ist flexibel nutzbar und erlaubt auch eigens entwickelte Kompetenzen als Teil Ihrer Kompetenzlandschaft.
- AG5 – Eine reine Kompetenzmanagement-Software, die von einigen der größten Fluggesellschaften und Hersteller weltweit genutzt wird. AG5 unterstützt eine detaillierte Kompetenzkartierung, einschließlich sicherheits- und regulierungsbezogener Fähigkeiten, und ermöglicht es Führungskräften, gezielt nach Qualifikationen innerhalb der Mitarbeiterdatenbank zu suchen, um geeignete Personen im Unternehmen zu identifizieren.
- MuchSkills – Eine Talentmanagement-Plattform, die die Visualisierung individueller und Teamkompetenzen sowie eine komfortable Suche unterstützt, um Mitarbeitende mit benötigten Fähigkeiten zu identifizieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie alle Personen in Ihrem Unternehmen sehen, die sich mit einer bestimmten Technologie, Vorschrift oder kundenorientiertem Verhalten auskennen.
- iMocha – Ein KI-basiertes Bewertungstool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter zu verstehen, um interne Entwicklungsmöglichkeiten sowie Chancen zur Mitarbeiterentwicklung zu identifizieren.
- Skills Base – Eine visuelle Kompetenzkartierungs-Software, die Teams dabei hilft, Kompetenzdaten zu verstehen, zu bewerten und daraus Maßnahmen abzuleiten. Skills Base ist eines der umfassendsten Kompetenzkartierungs-Tools auf dem Markt und hat ein direktes Verständnis für Talententwicklung im Hinblick auf Kompetenzlandschaften, Kompetenzlücken und Nachfolgeplanung.
- TalentGuard – Ein Tool für Leistungsmanagement und Kompetenzbeurteilung, das HR-Teams dabei unterstützt, Mitarbeitende mithilfe von Lernmöglichkeiten wie Coaching, Training und On-Demand-Inhalten zu fördern.
- Cognology – Ein Kompetenzmanagement-System, mit dem Sie Ihre aktuelle Belegschaft verstehen und externe Kandidaten zur Schließung von Kompetenzlücken identifizieren können. Es beinhaltet Kompetenzbewertungen, -verfolgung und -berichte.
- SoftExpert – Eine sogenannte Software für das Human Development Management, die Kompetenzkartierung, Lückenanalyse und Entwicklungspläne für Talente ermöglicht, um Mitarbeiterförderung und Nachfolgeplanung im Einklang mit Unternehmenszielen zu unterstützen.
- Augmentir – Kein reines Tool für Kompetenzkartierung und -management, bietet aber diese Möglichkeiten über diverse Module. Augmentir erlaubt die Kartierung und Verwaltung von Fähigkeiten, ist meines Wissens jedoch primär für Produktions- und operative Tätigkeiten mit den Schwerpunkten Sicherheit und Prozessmanagement konzipiert!
- Kahuna – Kompetenzmanagement-Software, die eine visuelle Team-Matrix zur Abbildung von Fähigkeiten auf einzelne Personen sowie zur Hervorhebung von Lücken und Entwicklungsoptionen auf einen Blick bietet. Kahuna wird von einigen der größten Unternehmen weltweit eingesetzt und unterstützt verschiedenste Rollen, Ansichten und Funktionen für HR, Vorgesetzte und Führungskräfte.
Jede dieser Softwareoptionen ist ein potenzieller Kandidat für Unternehmen, die Kompetenzen im Unternehmen strukturieren, abbilden und visualisieren möchten.
Die richtige Software-Lösung für diese Aufgabe zu finden, ist ein sehr individueller Prozess, der mit den Zielen der jeweiligen unternehmerischen Initiative beginnt.
Bevor Sie in ein Tool eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team sich darüber einig sind, warum Sie Kompetenzkartierung ausprobieren möchten und welche Ergebnisse Sie durch den Einsatz einer Technologie zur Kompetenzkartierung zur Förderung der Talententwicklung erwarten.
Überprüfen Sie außerdem, ob Ihr Talentakquisitionssystem über Funktionen zur Kompetenzzuordnung verfügt, da einige der fortschrittlicheren Plattformen dies häufig bieten.
Lassen Sie uns den Weg skizzieren!
Sich die Zeit zu nehmen, Kompetenzzuordnung zu betreiben, hilft dabei, den Weg zu nachhaltigem Wachstum in Organisationen zu entdecken. Langfristig zahlt sich das aus, weil Sie wissen, über welche Talente und Kompetenzen Sie verfügen und welche Talente und Kompetenzen Sie in Zukunft benötigen.
Dadurch können Sie Teammitglieder gezielt weiterentwickeln und erleben zudem eine Steigerung von Engagement und Produktivität.
