Wie Sie die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern: Beste Praktiken
Um die Produktivität in einer Organisation zu verbessern, sollten Sie zunächst verstehen, was organisatorische Produktivität eigentlich bedeutet und wie Sie sie messen können. In diesem Artikel erläutere ich umsetzbare Best Practices, die Sie als HR-Führungskraft oder Manager nutzen können, um eine Kultur zu schaffen, die die Produktivität fördert, und teile zudem reale Beispiele, die verdeutlichen, wie Sie diese Ideen sofort in die Praxis umsetzen können.
Was ist Produktivität und warum sollten Sie sie messen?
Ein Grund, warum Produktivität für Organisationen oft schwer fassbar ist, liegt an fehlendem Konsens darüber, was eine produktive Organisation eigentlich ausmacht.
In einem Fabrikumfeld lässt sich die Produktivität daran messen, wie viel von etwas Arbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums herstellen können. In der Wissensökonomie, in der Mitarbeitende meist Dienstleistungen statt Produkte erbringen, ist es jedoch weniger eindeutig.
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Eine Möglichkeit besteht darin, die betriebliche Produktivität als den mit der geleisteten Arbeitszeit erzielten Umsatz zu berechnen. Je mehr Umsatz Sie in kürzerer Zeit generieren, desto produktiver sind Sie.
Während dies eine logische Metrik für Organisationen ist, lässt sich diese Art der Messung auf Mitarbeiterebene nur schwer anwenden, da Wissensarbeiter ihre persönliche Produktivität eher daran bemessen, wie viele Aufgaben sie auf ihrer To-Do-Liste abhaken. Damit eine Organisation einen Mitarbeiter jedoch als produktiv ansieht, müssen die Aufgaben auf dieser Liste auch tatsächlich geschäftlichen Mehrwert schaffen.
Wenn wir Produktivität als eine Möglichkeit definieren, den Umsatz zu optimieren, wird klar, warum Organisationen darauf bedacht sind, sie zu messen. Umsatzsteigerung (und damit Produktivitätssteigerung) ist ein Zeichen für ein gesundes, wachsendes Unternehmen.
Wie Sie Produktivität messen
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Produktivität in Ihrer Organisation messen können, sollten Sie sich auf Outputgrößen konzentrieren, die dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.
Je nach Art Ihres Unternehmens könnten Kennzahlen wie Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Zeit bis zur Produktionsreife in Frage kommen.
Bestimmen Sie, was Sie messen werden
Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, was Sie messen wollen und, noch wichtiger, warum die Messung wichtig ist. Wie steht Ihre gewählte Produktivitätskennzahl im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen?
Damit Ihre Produktivitätskennzahlen nicht ins Blaue hinein erhoben werden, sollten Sie gemeinsam mit Geschäftsleitern einen klaren Zielsetzungsprozess etablieren.
Dieser Prozess sollte die Abteilungen hinsichtlich der angestrebten Ziele und der Methoden zur Bewertung des Fortschritts auf diese Ziele ausrichten.
Das Festlegen von Objectives and Key Results (OKRs) oder SMART-Zielen sorgt zudem dafür, dass Organisationen für Fortschritte bei definierten Prioritäten verantwortlich gemacht werden.
Mitarbeitende können so erkennen, wie ihre tägliche Arbeit mit der Mission verbunden ist und wichtige Meilensteine unterstützt.
Entwickeln Sie eine Methode zur Messung der Kennzahlen
Ein häufiger Fehler beim Setzen von OKRs ist die Auswahl von Zielergebnissen, die nur sehr schwer messbar sind.
Wenn beispielsweise Ihr Ziel darin besteht, die Kundenzufriedenheit zu messen, diese Bewertung aber die Synthese verschiedener Datenpunkte aus unterschiedlichen Quellen erfordert, sind Sie möglicherweise noch nicht bereit für ein Zielergebnis in diesem Bereich. Es wäre ratsamer, zunächst die isolierten Datenquellen aufzuräumen, um den Erfassungsprozess zu vereinfachen.
Die Abstimmung mit bereichsübergreifenden Stakeholdern könnte darin bestehen, ein sogenanntes Metrik-Glossar zu entwickeln und zu dokumentieren. Betrachten Sie dies als ein Datenlexikon, das allen Beteiligten eine gemeinsame Definition des Messobjekts und der Datenquellen bietet. Wer gilt beispielsweise als Nutzer oder Abonnent? Über welchen Zeitraum wird die Nutzerbindung gemessen?
Auch wenn die Erstellung eines Glossars aufwendig sein kann, habe ich beobachtet, dass Organisationen dadurch letztlich produktiver arbeiten.
Je mehr Zeit Ihr Team für die Messung aufwendet, desto weniger Zeit steht für das Erreichen der Geschäftsziele zur Verfügung. Die Vorarbeit, um Daten zu bereinigen, zu ordnen und gemeinsame Definitionen festzulegen, zahlt sich langfristig aus.
Analysieren Sie die Daten und nutzen Sie sie zur Entwicklung von Verbesserungsmöglichkeiten
Wenn Sie Ihre Ergebnisse quartalsweise verfolgen, können Sie die gesammelten Daten nutzen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und Ihre Prozesse zu optimieren.
Sie können kleine Experimente und Tests durchführen und, falls diese erfolgreich sind, die Prozessänderungen auf die gesamte Organisation ausdehnen.
So hat beispielsweise eine aktuelle Studie ergeben, dass der Einsatz generativer KI die Produktivität von Wissensarbeitern für Berufseinsteiger und weniger erfahrene Mitarbeiter um bis zu 35 % steigern kann.
Wie Sie die Produktivität in Ihrer Organisation steigern
Einige Unternehmen bewerten Produktivität anhand der geleisteten Arbeitsstunden oder offensichtlicher Geschäftigkeit, doch das Nutzen von Mitarbeiterüberwachung bietet eine genauere Messgröße.
Die COVID-19-Pandemie zeigte Schwächen auf, wenn Anwesenheit als Produktivitätskennzahl verwendet wird und betont die Notwendigkeit, den Mehrwert vor der Erfassung von Arbeitsstunden zu stellen.
Im Gegensatz zu Fabrikarbeitern sollten Wissensarbeiter wie Produktdesigner nach der Qualität ihrer Ergebnisse bewertet werden. Ein außergewöhnliches Design kann mehrere mittelmäßige übertreffen.
Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität zu verbessern, indem sie Effizienz aufzeigt, Spitzenkräfte identifiziert und eine Kultur fördert, die Potenziale freisetzt.
Hier einige Tipps, wie HR und Führungskräfte ein Arbeitsumfeld schaffen können, das die Produktivität in Ihren Teams sicherstellt (Tipp: Motivation ist entscheidend!).
Sorgen Sie für Klarheit, Verantwortung und Rechenschaftspflicht
Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, sodass deutlich ist, was die Prioritäten sind und wer wofür verantwortlich bzw. rechenschaftspflichtig ist. Dazu gehört das Formulieren durchdachter Stellenbeschreibungen bei Neueinstellungen, der bestmögliche, faire Ablauf des Einstellungsprozesses und das Erstellen von Entwicklungspfaden für bestehende Rollen, damit Mitarbeitende verstehen, was es braucht, um sich auszuzeichnen und in der Organisation voranzukommen. Tipps hierzu finden Sie in Das CRA-Modell der Führung.
Zeigen Sie Mitarbeitenden, dass ihr Tun einen Unterschied macht
Teammitglieder werden schnell demotiviert, wenn sie denken, ihre Arbeit sei umsonst. Wenn sie jedoch erkennen, wie ihre täglichen Aufgaben zum großen Ganzen und den Zielen der Organisation beitragen, sind sie weitaus motivierter, jeden Tag ihr Bestes zu geben. Zielvereinbarungen mit OKRs sind hierfür ein effektives Mittel.
Fördern Sie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Es versteht sich fast von selbst, dass das Sicherstellen psychischen und physischen Wohlbefindens durch Freizeit, Sonderurlaub, Gesundheitsleistungen etc. dazu beiträgt, dass Teammitglieder ihr volles Potenzial entfalten können und Burnout vorbeugen.
Zudem zeigen Studien, dass Mitarbeitende intellektuell anregende Arbeit ebenso wie die Wahlfreiheit bei der Ausführung dieser Arbeit schätzen. Überlegen Sie selbst: Wenn Sie keinerlei Kontrolle über die Art der Ihnen übertragenen Arbeit hätten, wieso sollten Sie sich bemühen, sie besser zu erledigen?
Beseitigen Sie Hindernisse
Ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern bedeutet auch, potenzielle Hürden für den Erfolg zu beseitigen und Systeme zu optimieren.
HR-Teams können Leitlinien erstellen, wie Mitarbeitende den Technologiestack des Unternehmens (z. B. E-Mail oder Slack) nutzen sollten, um Kontexwechsel zu begrenzen, und durch Umfragen ermitteln, ob die Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen besitzen, um effektiv zu arbeiten. Außerdem kann ein Informationsarchiv für die Unterstützung beim Onboarding eingerichtet und gepflegt werden, um die Zeit für Informationsbeschaffung zu minimieren.
Erkennen Sie Ihr Team an
Anerkennung bedeutet nicht nur finanzielle Prämien – auch wenn angemessene Vergütung natürlich hilft! Anerkennung umfasst auch Entwicklungsmöglichkeiten, Leistungsprämien oder einen einfachen Dank für gute Arbeit. Hier finden Sie einige tolle Ideen zur Mitarbeiteranerkennung.
Zuletzt ist es nahezu unmöglich, die Mitarbeiterbindung zu stärken und Burnout zu minimieren, ohne mittlere Führungskräfte.
Führungskräfte setzen Prioritäten des Managements in operative Pläne um und sorgen für die Abstimmung auf Arbeitsebene. Sie sind außerdem entscheidend für Teamentwicklung und Mitarbeiterbindung.
Und: Ohne eine angemessene Ausbildung gibt es keine effektiven mittleren Führungskräfte. HR spielt eine zentrale Rolle dabei, ein starkes Trainingsprogramm für Führungskräfte zu gestalten, damit diese effektive Kommunikation trainieren und zu erfolgreichen Unternehmensleitern heranwachsen können.
Fallstudie: Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität
Es gibt viele Möglichkeiten, die Produktivität von Mitarbeiter:innen zu steigern, auch wenn Sie nicht zur Geschäftsleitung gehören.
In meiner Zeit als Strategieberater:in habe ich ein 15-köpfiges Team geleitet und dabei den Fokus konsequent auf Mitarbeiterbindung gelegt. In einer 200-köpfigen Belegschaft erzielte mein Team >50 % der Beförderungen.
Das waren die Erfolgsfaktoren meines Teams:
- Ich habe eine monatliche Motivationsumfrage eingeführt, um die Stimmung bezogen auf Bindung und Führungszufriedenheit zu erfassen, und die anonymisierten Ergebnisse monatlich im Team besprochen: 1) um Feedback zu normalisieren und 2) den Lern- und Handlungsfeedbackzyklus zu verkürzen.
- Ich habe wöchentlich eine Lob-Email verfasst, um die Leistungen der Teammitglieder hervorzuheben und das gesamte Führungsteam in Kopie gesetzt. Dabei habe ich hochwertige Ergebnisse anerkannt und auch Szenen gewürdigt, in denen delegiert, unterstützt oder auf das mentale Wohlbefinden geachtet wurde.
- Ich führte regelmäßige wöchentliche Meetings mit jedem meiner direkten Mitarbeitenden durch, um ihre Anliegen zu verstehen, sie zu coachen, die Mitarbeiterleistung zu verbessern und Vertrauen aufzubauen.
Die Mitarbeitenden fühlten sich unterstützt, ohne kontrolliert zu werden, und sie waren motiviert, bessere Leistungen zu erbringen, da sie den Eindruck hatten, dass ihre Beiträge zählen.
Beteiligen Sie sich an der Diskussion
Wie hat Ihre Organisation Strategien zur Steigerung der Produktivität umgesetzt? Mit welchen Herausforderungen sind Sie dabei konfrontiert worden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
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