Wie Sie die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern: Beste Praktiken
Wenn Sie bei Google nach „Wie kann man die Produktivität in einer Organisation verbessern?“ suchen, finden Sie zahlreiche Artikel, die versprechen, dass Sie mit diesen 10 zufälligen Produktivitäts-Hacks die Produktivität am Arbeitsplatz freischalten können.
Oft ist jedoch unklar, wie diese Tipps miteinander zusammenhängen und gemeinsam dazu beitragen, die Produktivität in der gesamten Organisation tatsächlich zu steigern.
In diesem Artikel verfolgen wir einen anderen Ansatz. Wir beginnen mit einer Definition von organisatorischer Produktivität und erläutern, wie sie gemessen wird. Anschließend geben wir Best Practices für HR und Führungskräfte an die Hand, um eine produktive Unternehmenskultur zu schaffen – mit praxisnahen Beispielen, damit Sie sofort loslegen können.
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Was ist Produktivität und warum sollten Sie sie messen?
Ein Grund, warum Produktivität in einer Organisation oft schwer fassbar ist, liegt darin, dass es keine Einigkeit darüber gibt, was eine Organisation produktiv macht.
In einer Fabrik kann man Produktivität daran messen, wie viel innerhalb einer bestimmten Zeit produziert wird. In der heutigen Wissensökonomie, in der Beschäftigte meist Dienstleistungen statt Produkte erbringen, ist die Bewertung deutlich weniger greifbar.
Eine Möglichkeit besteht darin, die betriebliche Produktivität als erwirtschafteten Umsatz pro geleisteter Arbeitsstunde zu berechnen. Je mehr Geld in kürzerer Zeit verdient wird, desto produktiver ist das Unternehmen.
Auch wenn dies eine logische Metrik für eine Organisation ist, lässt sich diese Kennzahl auf Mitarbeiterebene nur schwer abbilden: Wissensarbeiter beurteilen ihre eigene Produktivität häufig anhand der Anzahl abgehakter Aufgaben. Doch damit eine Organisation einen Mitarbeitenden als produktiv bewertet, müssen diese Aufgaben auch Wert für das Unternehmen schaffen.
Wenn wir Produktivität als Mittel zur Umsatzoptimierung definieren, wird deutlich, warum Organisationen darauf bedacht sind, sie zu messen. Mehr Umsatz (und damit mehr Produktivität) ist ein Zeichen für ein gesundes, wachsendes Unternehmen.
Wie misst man Produktivität?
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen messen können, konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, die Sie bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele unterstützen.
Je nach Geschäftsmodell können dies zum Beispiel Kennzahlen wie Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Zeit bis zur Marktreife sein.
Bestimmen Sie, was Sie messen möchten
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, was Sie erfassen wollen – und vor allem, warum es sinnvoll ist, dies zu tun. Wie trägt die gewählte Produktivitätskennzahl zur Erreichung der Unternehmensziele bei?
Damit Ihre Produktivitätskennzahlen kein Blindflug sind, sollten Sie gemeinsam mit der Unternehmensleitung einen klaren Zielfestlegungsprozess etablieren.
Durch diesen Prozess werden die Abteilungen auf gemeinsame Ziele und einen einheitlichen Bewertungsrahmen zur Erfolgsmessung ausgerichtet.
Die Festlegung von Objectives and Key Results (OKRs) oder SMART-Zielen sorgt zudem dafür, dass Organisationen für Fortschritte bei priorisierten Zielen zur Rechenschaft gezogen werden.
Mitarbeitende können dadurch nachvollziehen, wie ihre tägliche Arbeit zur Mission beiträgt und relevante Meilensteine unterstützt.
Entwickeln Sie eine Methode zur Erfassung Ihrer Kennzahlen
Ein häufiger Fehler beim Setzen von OKRs ist die Wahl von Ergebnissen, die nur schwer zu messen sind.
Wenn Sie sich zum Beispiel als Ziel setzen, die Kundenzufriedenheit zu erfassen, dies aber nur durch die Zusammenführung vieler unterschiedlicher Datenquellen möglich ist, sind Sie vielleicht noch nicht bereit für ein konkretes Messkriterium in diesem Bereich. Es wäre lohnender, zunächst die Datenquellen zu bereinigen und so den Datenerfassungsprozess zu vereinfachen.
Die Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen kann auch das Ausarbeiten und Dokumentieren eines Metriken-Glossars umfassen. Diese Art „Datenwörterbuch“ sorgt bei allen Beteiligten für ein einheitliches Verständnis von Messinhalten und Datenherkunft. Wer zählt zum Beispiel als Nutzer oder Abonnent? Welcher Zeitraum wird für die Engagement-Messung herangezogen?
Auch wenn die Erstellung eines solchen Glossars viel Mühe bedeutet, konnte ich beobachten, dass Organisationen dadurch tatsächlich produktiver wurden.
Der Grund: Je mehr Zeit Ihr Team für die Messung aufwendet, desto weniger Zeit bleibt für das Erreichen relevanter Geschäftsziele. Wer jedoch von Beginn an Zeit in saubere Daten und gemeinsame Definitionen investiert, profitiert langfristig.
Analysieren Sie die Daten und nutzen Sie sie zur Entwicklung möglicher Verbesserungsmaßnahmen
Wenn Sie Ihre Ergebnisse quartalsweise verfolgen, können Sie die gesammelten Daten nutzen, um Verbesserungsbedarf zu erkennen und Ihre Prozesse zu optimieren.
Sie können auch experimentieren und Hypothesen im kleinen Rahmen testen. Falls Ihre Tests erfolgreich sind, können Sie die Prozessänderungen im gesamten Unternehmen ausrollen.
So zeigte beispielsweise eine aktuelle Studie, dass durch den Einsatz von generativer KI die Produktivität von Wissensarbeitern bei Berufsanfängern und Einsteigern um bis zu 35 % gesteigert werden kann.
Wie Sie die Produktivität in Ihrer Organisation steigern
Einige Unternehmen bewerten Produktivität anhand der geleisteten Arbeitsstunden oder scheinbarer Geschäftigkeit, aber die Nutzung von Mitarbeiterüberwachung bietet eine genauere Messgröße.
Die COVID-19-Pandemie hat die Schwächen aufgezeigt, Anwesenheit als Produktivitätsmaßstab zu nutzen, und betont, dass es wichtiger ist, den Wertbeitrag zu steigern, statt nur Arbeitsstunden zu erfassen.
Anders als bei Fabrikarbeiter:innen sollten Wissensarbeiter:innen wie Produktdesigner:innen anhand der Qualität ihrer Arbeit bewertet werden. Ein herausragendes Design kann mehrere mittelmäßige übertreffen.
Software zur Mitarbeiterüberwachung hilft dabei, die Produktivität zu verbessern, indem Effizienz erkannt, Leistungsträger identifiziert und eine Kultur gefördert wird, die Potenziale freisetzt.
Hier sind einige Tipps, wie HR und Führungskräfte ein Arbeitsumfeld schaffen können, das die Produktivität in Ihren Teams sicherstellt (Tipp: Motivation ist entscheidend!).
Sorgen Sie für Klarheit, Verantwortung und Rechenschaftspflicht
Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, damit ersichtlich ist, was die Prioritäten sind und wer für welchen Bereich verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist. Das umfasst sorgfältig formulierte Stellenbeschreibungen beim Recruiting für neue Positionen, einen möglichst fairen Einstellungsprozess und Karrierepfade für bestehende Rollen, damit Mitarbeiter:innen verstehen, was sie tun müssen, um gute Leistungen zu erbringen und im Unternehmen voranzukommen. Tipps dazu finden Sie hier: Das CRA-Modell der Führung.
Zeigen Sie Mitarbeitenden, dass Ihre Arbeit zählt
Teammitglieder verlieren schnell die Motivation, wenn sie glauben, ihre Arbeit sei umsonst. Umgekehrt steigt die Motivation, wenn sie erkennen, wie ihre täglichen Aufgaben zum Gesamtziel der Organisation beitragen. Zielvereinbarungen mit OKRs sind eine wirksame Methode, dies zu erreichen.
Fördern Sie das Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Eigentlich versteht es sich von selbst: Die Ermöglichung von mentalem und körperlichem Wohlbefinden durch Urlaub, Freistellung für Angehörige, Gesundheitsleistungen usw. sorgt dafür, dass Teammitglieder ihr volles Potenzial ausschöpfen und Burnout vorbeugen können.
Apropos: Studien zeigen, dass Mitarbeitende nach intellektuell anspruchsvollen Aufgaben streben sowie nach Entscheidungsspielraum bei der Umsetzung. Überlegen Sie mal: Wenn Sie keinerlei Einfluss auf Ihre Arbeit hätten, warum sollten Sie sich Mühe geben, sie besonders gut zu erledigen?
Beseitigen Sie Hindernisse
Ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen bedeutet auch, potenzielle Hemmnisse für den Erfolg zu entfernen und Systeme zu optimieren.
HR-Teams können Leitlinien dafür erstellen, wie Mitarbeitende die technologischen Tools des Unternehmens (z. B. E-Mail oder Slack) nutzen sollen, um Kontextwechsel zu verringern, und mittels Umfragen ermitteln, ob die richtigen Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stehen. Außerdem können sie ein zentrales Informationsarchiv aufbauen und pflegen, um das Onboarding zu unterstützen und die Zeit für Informationssuche zu minimieren.
Würdigen Sie Ihr Team
Anerkennung bedeutet nicht nur finanzielle Belohnung – auch wenn eine angemessene Bezahlung natürlich hilft! Sie beinhaltet ebenso Entwicklungsmöglichkeiten, Leistungsprämien oder einfach ein öffentliches Lob für gute Arbeit. Hier finden Sie einige Ideen zur Mitarbeiteranerkennung.
Schließlich ist es nahezu unmöglich, die Mitarbeiterbindung zu stärken und das Burnout-Risiko zu reduzieren, ohne mittlere Führungskräfte.
Führungskräfte setzen die Vorgaben der Geschäftsleitung in operative Pläne um und sichern die Abstimmung auf Arbeitsebene. Sie sind zudem entscheidend für Teamentwicklung und Mitarbeiterbindung.
Und: Ohne eine gezielte Weiterbildung kann es keine erfolgreichen mittleren Führungskräfte geben. HR ist hierfür essenziell, um ein fundiertes Trainingsprogramm für Führungskräfte aufzubauen, sodass diese effektive Kommunikation üben und sich zu erfolgreichen Führungspersönlichkeiten entwickeln können.
Praxisbeispiel: Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität
Es gibt viele Möglichkeiten, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern – auch wenn Sie nicht Teil der Geschäftsleitung sind.
Zu meiner Zeit als Strategieberater habe ich ein Team von 15 Personen geführt und den Fokus konsequent auf Mitarbeiterbindung gelegt. In einer gesamten Pyramide mit 200 Personen erzielte mein Team mehr als 50 % der Beförderungen.
Das hat mein Team erfolgreich gemacht:
- Ich habe eine monatliche Motivationsumfrage eingeführt, um ein Stimmungsbild zur Mitarbeiterbindung und Führungskompetenz zu erhalten. Die anonymisierten Ergebnisse wurden monatlich im Team besprochen, um: 1) Feedback zu normalisieren und 2) eine schnellere Rückkopplung für Lernen und Maßnahmen zu ermöglichen.
- Ich habe wöchentlich eine "Shout-out"-E-Mail verfasst, um Teammitglieder für ihre Leistungen zu würdigen, und die komplette Führungsmannschaft in Kopie gesetzt. Dabei habe ich nicht nur hochwertige Arbeit gefeiert, sondern auch das Delegieren von Aufgaben, die gegenseitige Unterstützung und das Bewusstsein für mentale Gesundheit hervorgehoben.
- Ich habe regelmäßige wöchentliche Meetings mit jedem meiner direkten Mitarbeitenden eingeführt, um ihre Anliegen zu verstehen, sie im Hinblick auf die Verbesserung ihrer Arbeitsleistung zu coachen und Vertrauen aufzubauen.
Mitarbeitende fühlten sich unterstützt, ohne mikromanagt zu werden, und sie hatten einen Anreiz, bessere Leistungen zu erbringen, weil sie spürten, dass ihre Beiträge zählen.
Beteiligen Sie sich am Gespräch
Wie hat Ihre Organisation Strategien zur Steigerung der Produktivität umgesetzt? Welche Herausforderungen sind Ihnen dabei begegnet? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
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