Internationale Mitarbeiter einstellen: Umfassender Leitfaden 2026

Eine juristische Einheit gründen

Die Gründung einer ausländischen Einheit zur Einstellung internationaler Mitarbeiter ermöglicht es Ihrer Organisation, Fachkräfte in einem anderen Land direkt einzustellen.

Dieser Prozess umfasst die Schaffung einer rechtlichen Präsenz in einem anderen Land, was vorteilhaft sein kann, wenn Sie planen, langfristig in diesem Markt tätig zu sein.

Wichtige Schritte zur Gründung einer ausländischen Einheit

1. Recherche und Planung: Machen Sie sich mit den rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen des Landes vertraut, in dem Sie die Einheit gründen möchten. Dazu gehören die Unternehmensregistrierung, steuerliche Verpflichtungen und die Einhaltung der örtlichen Arbeitsgesetze.
2. Gründung der juristischen Einheit: Wählen Sie die Art der juristischen Einheit, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht (z. B. Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Repräsentanz). Dies umfasst die Registrierung Ihrer Einheit bei den örtlichen Behörden, die Beschaffung erforderlicher Genehmigungen und die Erfüllung etwaiger Anforderungen an das Anfangskapital.
3. Bankwesen und finanzielle Einrichtung: Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto, um die Lohnabrechnung und andere finanzielle Transaktionen abzuwickeln. Stellen Sie sicher, dass Sie die örtlichen Finanzvorschriften und Berichtspflichten einhalten.
4. Einstellung lokaler Mitarbeiter: Stellen Sie lokale Mitarbeiter direkt ein und achten Sie dabei auf die Einhaltung der örtlichen Beschäftigungsgesetze, einschließlich Bestimmungen zu Verträgen, Leistungen und Arbeitsbedingungen. Möglicherweise müssen Sie lokale HR-Mitarbeiter oder Berater einstellen, um diesen Prozess effektiv zu verwalten.
5. Einhaltung von Vorschriften und Verwaltung: Übernehmen Sie die Lohnabrechnung sowie die Verwaltung von Steuern und Leistungen intern oder über lokale Dienstleister. Stellen Sie die fortlaufende Einhaltung der örtlichen Vorschriften sicher, um rechtliche Probleme und Geldstrafen zu vermeiden.

Vorteile:

• Sie haben direkte Aufsicht und Kontrolle über den Einstellungsprozess, die Mitarbeiterverwaltung und die Unternehmensabläufe.
• Die Gründung einer lokalen Einheit stärkt Ihre Markenpräsenz und Glaubwürdigkeit im neuen Markt.
• Potenziell niedrigere langfristige Kosten im Vergleich zur Nutzung von Vermittlern wie EORs (dazu später mehr), insbesondere während Ihres Wachstums.
• Die Möglichkeit, Beschäftigungspakete und Leistungen so anzupassen, dass sie den lokalen Erwartungen und der Unternehmenskultur besser entsprechen.

Nachteile:

• Die Gründung und Verwaltung einer ausländischen Einheit kann komplex und zeitaufwendig sein und erfordert umfassende Kenntnisse der örtlichen Gesetze und Vorschriften.
• Höhere anfängliche Kosten für die Gründung der Einheit, Rechtsgebühren und den Verwaltungsaufbau.
• Die örtlichen Gesetze müssen kontinuierlich überwacht und eingehalten werden, da sie sich von Land zu Land erheblich unterscheiden können.
• Für die Verwaltung der Einheit sind dedizierte Ressourcen erforderlich, darunter Fachkenntnisse in den Bereichen HR, Recht und Finanzen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Gründung einer ausländischen Einheit der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist, empfehle ich Ihnen, sich von Rechts- und Finanzberatern beraten zu lassen, um den Prozess effektiv zu bewältigen.

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Einen formellen Arbeitgeber (EOR) nutzen

EORs ermöglichen es Ihnen, schnell zu expandieren und Fachkräfte vom globalen Markt zu gewinnen. Sie können außerdem einen internen Transfer von Ihrer juristischen Einheit zu ihrer Einheit unterstützen, wenn Sie einen aktuellen Mitarbeiter haben, der in ein anderes Land umziehen möchte.

EORs fungieren in Ihrem Namen als rechtlicher Arbeitgeber und übernehmen administrative Aufgaben wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Bezahlung internationaler Mitarbeiter und die Verwaltung von Zusatzleistungen. Im Rahmen dessen stellen sie die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften sicher.

Beachten Sie nun, dass es EORs in zwei Formen gibt: mit eigener Gesellschaft und partnerabhängig.

• EORs mit eigener Gesellschaft: Gründen und verwalten ihre eigenen lokalen Gesellschaften in verschiedenen Ländern weltweit. 
• Partnerabhängige EORs: Erbringen diese Dienstleistungen nicht direkt, sondern bieten die Dienstleistungen verschiedener Anbieter in unterschiedlichen Regionen unter eigenem Namen an.

Um die Risiken bei der Nutzung eines EORs zu minimieren, empfehle ich Ihnen, mit EORs zu arbeiten, die eigene Gesellschaften besitzen.

Vorteile:

• Wichtige HR-Funktionen auslagern in anderen Ländern
• Einfachere Skalierung Ihres Unternehmens während der Zusammenarbeit
• Unterstützung einer ortsunabhängig oder dezentral arbeitenden Belegschaft
• Zugang zu Experten für arbeitsrechtliche Fragen und Compliance-Beratung
• Weniger Papieraufwand und kürzere Zeit bis zur Einstellung
• Verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der falschen Einstufung von Mitarbeitern.

Nachteile:

• Möglicherweise eingeschränkte Kontrolle über den Einstellungsprozess
• Einschränkungen durch lokale Arbeitsgesetze, Zusatzleistungen usw.
• Höhere Einstellungskosten, da PEOs/EORs für ihre Dienstleistungen einen Aufpreis berechnen.

Wenn Sie lediglich etwas Unterstützung bei der Personalbeschaffung suchen, könnte es sinnvoll sein, die Dienstleistungen rechtlicher Arbeitgeber mit Personaldienstleistern zu vergleichen, da Letztere möglicherweise besser geeignet sind.

Als internationale Auftragnehmer einstellen

Seit dem Aufschwung der ortsunabhängigen Arbeit hat die freiberufliche Tätigkeit stark zugenommen und macht bis zu 12 % des globalen Arbeitsmarktes aus. 

Insbesondere Start-ups bevorzugen es, ihre Teams zu skalieren, indem sie Teams aus ortsunabhängig arbeitenden Freiberuflern/Auftragnehmern mit spezialisierten Kenntnissen in Webdesign, Grafikdesign, Texterstellung, Softwareentwicklung usw. einstellen.

Allerdings gibt es einige rechtliche Aspekte, um die Sie sich kümmern müssen, etwa die Einhaltung lokaler Vorschriften, geistiges Eigentum, Zahlungsmethoden und die korrekte Einstufung. Sie müssen die lokalen Gesetze prüfen, um sicherzustellen, dass die Person als Auftragnehmer eingestuft wird, und Verträge mit strengen Schutzbestimmungen für geistiges Eigentum erstellen.

Laut Nikita Agarwal, Direktor bei Milestone Localization, „Wir haben Büros in Indien und im Vereinigten Königreich mit lokalen Teams für den operativen Betrieb. Für den Vertrieb stellen wir weltweit Mitarbeiter ein. Wir haben uns dafür entschieden, mit einem internationalen Mitarbeiter auf Vertragsbasis zu arbeiten, weil es kostengünstiger ist. 

Es fallen keine Verwaltungsgebühren und Steuern an, und es gibt keine Compliance-Anforderungen; außerdem lässt sich einfach ein Vertrag erstellen. Wir haben drei internationale Vertriebsmitglieder, daher ist es einfach, ihre Verträge und Zahlungen zu verwalten. 

Das Hauptproblem bei Vertragsmitarbeitern besteht darin, dass man ihnen nicht untersagen kann, andere Tätigkeiten aufzunehmen, und dass man keine vollständig festen Arbeitszeiten und keine vollständig feste Vergütung festlegen kann.

In einigen Ländern gilt dies als Beschäftigung in einer Vollzeitstelle, und die Mitarbeiter haben Anspruch auf Zusatzleistungen. Wir haben Vertriebsmitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und variabler Vergütung eingestellt. Wir haben eine Wettbewerbsverbotsklausel aufgenommen, die besagt, dass sie nicht für Unternehmen derselben Branche arbeiten dürfen.

Das größte Risiko bei einer internationalen Einstellung besteht darin, dass Sie gegenüber der betreffenden Person kaum rechtliche Handhabe haben. Die Kosten für internationale Schiedsverfahren und die Durchsetzung des Rechts sind sehr hoch, und in den meisten Situationen stehen die Kosten in keinem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen.“

Vorteile:

• Ermöglicht Ihnen, spezialisierte Fachkräfte einzustellen
• Ermöglicht Flexibilität beim Hoch- und Herunterfahren des Arbeitsumfangs
• Eröffnet einen deutlich größeren Talentpool
• Einfach über Online-Plattformen und Tools für die Vermittlung von Freelancern einzustellen
• Sie müssen die Last von Steuern, Zusatzleistungen usw. nicht tragen.
• Erfordert nur minimale Schulung und Einarbeitung.

Nachteile:

• Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften kann sehr mühsam sein
• Potenziell hohes Risiko, abhängig vom Land und davon, wie viele Auftragnehmer Sie eingestellt haben.

Kurzfristiges Sponsoring (Arbeitsvisa)

Visa für kurzfristiges Sponsoring ermöglichen es Ihnen, internationale Arbeitskräfte vorübergehend in Vollzeit einzustellen. Hier sind die wichtigsten Visakategorien für kurzfristiges Sponsoring:

• H-1B-Visum: Erforderlich für die Einstellung von Personen in spezialisierten Bereichen mit mindestens einem Bachelorabschluss in einem verwandten Fachgebiet. Es ermöglicht Ihnen, jemanden für maximal 6 Jahre einzustellen.
• H2A: Für befristete und saisonale landwirtschaftliche Tätigkeiten. Es ist nur für Personen bestimmter Nationalitäten gültig.
• H2B: Es entspricht dem H2A-Visum, gilt jedoch ausschließlich für nichtlandwirtschaftliche Tätigkeiten
• I-Visa: Diese Visa gelten für Journalisten und Besatzungsmitglieder, die eine ausländische Medienorganisation in den USA beruflich vertreten.
• L-Visa: Diese Visa gelten für Personen, die im Rahmen eines unternehmensinternen Transfers auf Führungs- oder Managementebene oder aufgrund besonderer Fachkenntnisse eingesetzt werden.
• P-Visa: Sie gelten für internationale Sportler, Unterhaltungskünstler, Künstler und deren Teams, die sich für Veranstaltungen oder Wettbewerbe in den USA aufhalten.
• R-1: Befristete Beschäftigung von Ausländern bei religiösen Einrichtungen in den USA.
• TN NAFTA: Ermöglicht es Personen aus Kanada und Mexiko, vorübergehend zu geschäftlichen Zwecken in den USA zu arbeiten.
• O1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in den Bereichen Wissenschaft, Kunst, Unternehmertum, Wirtschaft, Bildung, Sport usw., einschließlich internationaler Anerkennung.

So stellen Sie jemanden im Rahmen eines kurzfristigen Sponsorings ein

Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung widerspiegelt, dass es sich um eine Fachposition handelt. Dies ist der Fall, wenn für die Stelle normalerweise ein Bachelorabschluss oder ein höherer Abschluss erforderlich ist.

Schritt 2. Zahlen Sie den H1-B-Beschäftigten mindestens das jeweils höhere Gehalt: entweder den geltenden Lohnsatz oder den unternehmensinternen Lohn, den vergleichbare Beschäftigte erhalten.

Schritt 3. Reichen Sie die LCA (Labor Condition Application) beim Arbeitsministerium ein und informieren Sie US-Arbeitskräfte über die Anzahl der nicht einwandernden befristeten Arbeitskräfte, die Sie beschäftigen werden, die angebotenen Löhne, den Beschäftigungszeitraum, die beruflichen Einstufungen, die Einsatzorte sowie über die folgende Erklärung:

„Beschwerden wegen falscher Darstellung wesentlicher Tatsachen in der Labor Condition Application und/oder wegen der Nichteinhaltung der Bedingungen der Labor Condition Application können bei jeder Dienststelle der Wage and Hour Division des Arbeitsministeriums der Vereinigten Staaten eingereicht werden.“

Schritt 4. Registrieren Sie sich bei der USCIS und warten Sie die Auswahl in der Lotterie ab

Schritt 5. Reichen Sie für den ausgewählten Begünstigten (Beschäftigten) das Formular I-129 zusammen mit der vom Arbeitsministerium bestätigten LCA und der Auswahlbenachrichtigung aus der Lotterie ein. Dieser Schritt kostet mindestens $460 und kann je nach Situation Ihres Unternehmens mehrere tausend Dollar kosten.

Es handelt sich um ein langwieriges Verfahren. Es wird empfohlen, während jedes einzelnen Schritts des Prozesses Arbeitsrechtsexperten zu konsultieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Vorteile:

• Sie erhalten häufig spezialisierte Fähigkeiten und Kenntnisse, die in den USA nicht vermittelt werden
• Großer Talentpool
• Ein wesentlicher Bestandteil von DEI
• Verbessert die kulturelle Vielfalt und bringt neue Perspektiven in Ihr Unternehmen.

Nachteile:

• Es handelt sich um einen kostspieligen Prozess, der einschließlich Anwaltskosten Tausende von Dollar kostet.
• Er erfordert viel Papierkram, Arbeitsbescheinigungen und Aufwand.
• Zeitaufwendiger Prozess.

Langfristiges Sponsoring

Das kurzfristige Sponsoring umfasst Nichteinwanderungsvisa. Das langfristige Sponsoring hingegen umfasst EB-Visa, die Ihrem Mitarbeiter einen dauerhaften Aufenthaltsstatus gewähren. 

Die folgenden fünf Visumtypen fallen in diese Kategorie:

• EB-1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Sport, Wirtschaft, Bildung, Forschung, Unternehmensführung usw.
• EB-2: Für Personen mit Hochschul- oder weiterführenden Abschlüssen sowie ausländische Staatsangehörige mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in ihrem Fachgebiet.
• EB-3: Für ausländische Staatsangehörige mit Fachkenntnissen sowie ausländische Fachkräfte und ungelernte Arbeitskräfte (am häufigsten genutzt).
• EB-4: Für besondere Einwanderer wie religiöse Arbeitnehmer, Angehörige der Streitkräfte usw.
• EB-5: Für ausländische Investoren, die in den USA investieren.

Als US-Arbeitgeber können Sie nur zwei Visumtypen sponsern: EB-2 und EB-3. Das Verfahren ist dasselbe wie beim kurzfristigen Sponsoring. Sie müssen beim DOL eine LCA einholen und anschließend statt des Formulars I-129 einen Einwanderungsantrag mit dem Formular I-140 einreichen.

Sobald der Einwanderungsantrag genehmigt wurde, muss der Mitarbeiter das Formular I-485 oder DS-260 einreichen, um seinen Status in den eines dauerhaft Aufenthaltsberechtigten umzuwandeln. Diese Methode kostet etwas mehr als ein kurzfristiges Sponsoring.

Weitere Anforderungen können Folgendes umfassen:

• Eine ärztliche Untersuchung durch eine dafür zugelassene medizinische Fachkraft
• Die Teilnahme an einem Drogentest
• Das Bestehen einer polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung
• Die Teilnahme an einer finanziellen Prüfung
• Die Abgabe von Fingerabdrücken
• Die Teilnahme an einem Sprachtest
• Die Vorlage von Referenzen zur persönlichen Eignung

Empfehlung: Es wird dringend empfohlen, während jedes Schritts des Verfahrens arbeitsrechtliche Anwälte zu konsultieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Vorteile:

• Die meisten ausländischen Arbeitnehmer sind sehr fleißig und ihren Sponsoren gegenüber loyal.
• Es kann die Bindung von Talenten verbessern und die Fluktuation verringern.
• Ausländische Mitarbeiter können Wissen und Fähigkeiten an Ihre lokale Belegschaft weitergeben.
• Es lässt Ihr Unternehmen in einem guten Licht erscheinen, da es sein Engagement für die Mitarbeiter zeigt.
• Auf lange Sicht kosteneffizient aufgrund der höheren Mitarbeiterbindung.

Nachteile:

• Erfordert viel zeitaufwendigen Papierkram.
• Mitarbeiter könnten trotzdem kündigen, wodurch Ihre Ressourcen verschwendet würden.

Internationale Mitarbeiter einstellen: Verfahren in 4 Schritten

Hier ist ein Verfahren in 4 Schritten zur Einstellung internationaler Mitarbeiter:

1. Geschäftsanforderungen und Aufgabenbereiche ermitteln

Definieren Sie die spezifischen Aufgabenbereiche, die Sie besetzen müssen, und prüfen Sie, ob eine internationale Einstellung sinnvoll ist. Berücksichtigen Sie Qualifikationslücken, die Verfügbarkeit auf dem Arbeitsmarkt, Zeitzonen, kulturelle Übereinstimmung und Kosten.

Informieren Sie sich darüber, in welchen Ländern die von Ihnen benötigten Talente verfügbar sind, und bewerten Sie mögliche Herausforderungen wie Sprachbarrieren, rechtliche Aspekte oder Anforderungen an Arbeitserlaubnisse.

2. Über Ihren Ansatz entscheiden

Entscheiden Sie abhängig von Ihrem gewählten Standort bzw. Ihren gewählten Standorten, wie Sie dort Arbeitnehmer einstellen möchten, z. B. durch die Gründung einer rechtlichen Einheit oder die Nutzung eines formalen Arbeitgebers.

In diesem Zusammenhang sollten Sie auch über Ihre globale Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Vergütungsstrategie für diese Aufgabenbereiche entscheiden.

3. Bewerber rekrutieren

Nutzen Sie globale Stellenbörsen, lokale Personalvermittlungen, den formalen Arbeitgeber, Plattformen für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern oder Personalvermittlungsdienste, um Bewerber zu finden und sie durch Ihren Prozess zur Einstellung von Remote-Mitarbeitern zu führen.

4. Mitarbeiter einarbeiten und integrieren

Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an Zeitzonen, Tools für die Remote-Arbeit und kulturelle Unterschiede an. Stellen Sie klare Richtlinien dazu bereit, wie Ihr Unternehmen arbeitet, bieten Sie Unterstützung bei der kulturellen Integration an und sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen internationalen Mitarbeitenden und Teams.

Vorteile der internationalen Einstellung

Es gibt gute Gründe, warum Unternehmen den zusätzlichen Aufwand betreiben, internationale Mitarbeitende einzustellen:

Den Talentpool erweitern

Internationale Einstellungen ermöglichen es Ihnen, Ihren Talentpool zu erweitern, da der Standort der Bewerbenden kein Hindernis mehr darstellt.

Im Juli 2023 gab es in den USA 1,4 offene Stellen für jede arbeitslose Person. 

Da der anhaltende Fachkräftemangel viele Arbeitgeber dazu veranlasst, die Löhne zu erhöhen, wenden sich US-amerikanische Unternehmen – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen – an internationale Mitarbeitende, um die benötigte Unterstützung zu erhalten. 

86 % gaben an, dass sie international einstellen, um Kosten zu verwalten. Weitere 58 % erklärten, dass sie sich internationalen Talenten zuwenden, weil sie mit einem Mangel an verfügbaren US-amerikanischen Mitarbeitenden konfrontiert sind. Darüber hinaus ermöglicht die internationale Einstellung auch den Aufbau einer umfangreicheren Bewerberdatenbank.

Internationale Einstellungen ermöglichten es uns, unser Unternehmen in Zeiten zu vergrößern, in denen wir neue Stellen im Team schaffen mussten, Mitarbeitende von wichtigen Branchenführern in verschiedenen Ländern einzustellen, die uns bei der Expansion in diesen Märkten unterstützen, und unserem Team die nötige Flexibilität zu geben, damit es seine berufliche Entwicklung vorantreiben und gleichzeitig persönliche Veränderungen bewältigen sowie international umziehen konnte. – Karen Weeks, globale Personalleiterin bei Obviously.

Die Vielfalt erhöhen

DEI (Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion) sind wichtig für ein höheres Engagement und eine bessere Leistung am Arbeitsplatz.

Die Einstellung internationaler Mitarbeitender kann Ihre DEI-Bemühungen stärken, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, wie diese Statistiken zeigen:

• Vielfältige Teams sind 87 % besser darin, Entscheidungen zu treffen
• Im gesamten Jahr 2022 wurde prognostiziert, dass 75 % der Unternehmen mit vielfältig besetzten Entscheidungsteams ihre finanziellen Ziele übertreffen würden
• Unternehmen mit vielfältigen Mitarbeitenden weisen eine bis zu 20 % höhere Innovationsrate und 19 % höhere Innovationserlöse auf.

Kurz gesagt bringen internationale Mitarbeitende häufig eine neue Perspektive und einzigartige Fähigkeiten mit, die Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu innovieren, Systeme zu verbessern und höhere Einnahmen zu erzielen. Das ist ein Grund, warum sich Unternehmen für die Einführung einer internationalen Strategie entscheiden.

Wenn Sie Menschen einstellen, die in das Land eingewandert sind, in dem Sie tätig sind, ist es für den Erfolg Ihrer Initiativen zu Vielfalt und Inklusion unerlässlich, über die Erfahrungen von Einwanderinnen und Einwanderern am Arbeitsplatz nachzudenken.

Die Expansion in neue Märkte unterstützen

Die globale Expansion ist mit internationalen Mitarbeitenden deutlich einfacher. Tatsächlich ist es bei vielfältigen Unternehmen 70 % wahrscheinlicher, dass sie neue Märkte erschließen können. 

Darüber hinaus kann eine Präsenz „vor Ort“ am selben Standort wie ein wichtiger Partner oder Kunde dabei helfen, Partnerschaften mit Unternehmen in verschiedenen Ländern zu sichern.

Der Grund dafür ist, dass internationale Mitarbeitende Ihnen helfen, die Kultur des Marktes besser zu verstehen, und lokales Wissen über Feinheiten bereitstellen können, das einen großen Unterschied machen kann. Sprachbarrieren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei Ihrer Fähigkeit, in neue Regionen zu expandieren.

Beispielsweise unterscheiden sich der Verkauf von Produkten und die Verhandlungsführung in den USA erheblich von denen in Indien. 

In den USA können Sie Budgets, Erwartungen und zu erbringende Leistungen deutlich direkter ansprechen, was in Indien nicht der Fall ist. Ein vielfältiges Team kann dabei helfen, diese Unterschiede zu überwinden.

Risiken der internationalen Einstellung

Wie bei den meisten Dingen im Geschäftsleben birgt die internationale Einstellung von Mitarbeitern einige Risiken, die hauptsächlich damit zusammenhängen, dass versehentlich gegen Arbeitsgesetze verstoßen wird.

Falsche Einstufung von Arbeitnehmern

Eine falsche Einstufung bezeichnet die fehlerhafte Klassifizierung eines Arbeitnehmers und kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. 

Es gibt zwei Kategorien von Arbeitnehmern: Angestellte und unabhängige Auftragnehmer. Sie unterscheiden sich danach, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über sie ausübt.

Ein Angestellter muss den Zeitplan, den Verhaltenskodex, die Anweisungen zur Ausführung der Arbeit, den Geschäftssitz des Unternehmens und weitere Vorgaben befolgen. Ein Auftragnehmer hingegen muss dies alles nicht tun. Er kann jederzeit, auf jede Weise und überall arbeiten. 

Eine zu starke Kontrolle kann dazu führen, dass Behörden sie stattdessen als Angestellte einstufen. In diesem Fall drohen Ihnen Geldstrafen wegen Steuerverstößen, Geldstrafen wegen Verstößen gegen Bundesgesetze und sogar Gefängnis.

Wenn Sie die örtlichen Gesetze zur Einstufung nicht kennen, kann dies bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter zu Problemen führen.

In einigen Ländern werden Auftragnehmer beispielsweise nach einer gewissen Zeit automatisch zu Vollzeitangestellten. Wenn Sie das Gesetz nicht kennen, kann dies zu Fehlern bei der Einstufung führen.

Außerdem erlauben einige Länder EORs nicht, Personen vor Ort zu beschäftigen, selbst wenn sie in diesem Land tätig sind. 

So lässt sich das Risiko mindern: Lassen Sie sich für jedes Land, in dem Sie tätig werden möchten, stets von einem unabhängigen arbeitsrechtlichen Berater zu den örtlichen Gesetzen beraten.

Betriebsstätte

Die Betriebsstätte ist ein Bereich des internationalen Steuerrechts, in dem bestimmt wird, ob Ihr Unternehmen in einem Land „ausreichend präsent“ ist, sodass Sie dort der örtlichen Körperschaftsteuer unterliegen. 

Wenn Sie in einem ausländischen Land tätig sind und dort Umsätze erzielen, können Sie außerdem den Steuern dieses Landes unterliegen.

Bei der internationalen Einstellung können sich aufgrund der folgenden Bedingungen Probleme im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte ergeben:

• Wenn jemand aus einem ausländischen Land heraus Entscheidungen für Ihr Unternehmen trifft, können Sie den Steuern dieses Landes unterliegen. Dabei kann es sich um Führungskräfte, Partner, Vorstandsmitglieder oder Manager handeln, die Geschäfte abschließen. 
• Wenn Ihre Mitarbeiter im Ausland unmittelbar an umsatzgenerierenden Aktivitäten beteiligt sind, kann eine Betriebsstätte angenommen werden – zum Beispiel bei einem Team internationaler Vertriebsmitarbeiter, das regelmäßig Termine für Ihr Unternehmen vereinbart und abschließt.
• Wenn der Mitarbeiter einen von Ihnen bereitgestellten festen Arbeitsplatz im Ausland, Büroräume oder etwas Ähnliches nutzt, kann dies einen „festen Geschäftssitz“ begründen, was zu Problemen im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte führen kann, selbst wenn Sie einen EOR nutzen.

So lässt sich das Risiko mindern: Die Beauftragung von Fachleuten wie einem EOR kann dieses Risiko weitgehend beseitigen und zusätzlich eine gewisse Beratung bieten. Um den richtigen EOR-Anbieter auszuwählen, sollten Sie eine Ausschreibung für EOR-Dienstleistungen erstellen, die Ihre spezifischen Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften berücksichtigt.

Geistiges Eigentum (IP)

IP bezeichnet alle Schöpfungen, die aus geistiger Arbeit hervorgehen. Eine neue Software, Dokumente über die Funktionsweise eines neuen Fertigungssystems, neuartige Kunstwerke und Ähnliches sind Beispiele für geistiges Eigentum. Sie müssen sicherstellen, dass dieses Ihrem Unternehmen und nicht dem Mitarbeiter gehört.

Andernfalls kann dies zu langwierigen Gerichtsverfahren, negativer Berichterstattung, der Unmöglichkeit, die Erfindung bzw. das IP zu nutzen, fehlgeschlagenen Prüfungen und vielem mehr führen. Außerdem müssen Sie sich damit vor internationalen Gerichten auseinandersetzen, was noch teurer und aufwendiger ist.

In einigen Ländern wird dem Urheber (dem Mitarbeiter) automatisch das Eigentum am geistigen Eigentum seiner Schöpfungen zugesprochen und nicht dem Unternehmen. Darauf müssen Sie achten.

So lässt sich das Risiko mindern: Die Erstellung absolut eindeutiger Verträge ist notwendig, um die größtmögliche Übertragung des geistigen Eigentums auf Sie sicherzustellen. Dies gilt sowohl für die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer als auch für die Einstellung von Vollzeitangestellten im Ausland.

Sie können auch einen EOR mit eigener Gesellschaft nutzen, der sich mit diesen Fragen befasst.

Herausforderungen bei der internationalen Expansion

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige zentrale Herausforderungen bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter.

Einhaltung der örtlichen Arbeitsgesetzgebung

Der Arbeitsrechtsexperte Richard Reice, Partner bei Messner Reeves LLP, sagt:

„Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist der wichtigste Aspekt bei der internationalen Einstellung. Dabei gibt es zwei Kategorien: die Einstellung von Nichtstaatsangehörigen, die im Ausland leben, und die Einstellung von US-Staatsangehörigen, die im Ausland leben. 

Wenn Sie beispielsweise ein Ölunternehmen sind und in Norwegen lebende US-Amerikaner für die Arbeit auf Ölfeldern einstellen, müssen Sie sowohl die US-amerikanischen Arbeitsgesetze als auch die örtlichen norwegischen Gesetze einhalten. 

Allerdings müssen Sie im letzteren Fall die lokalen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze der Rechtsordnung einhalten, in der der Mitarbeiter arbeitet.”

Laut der aktuellen Umfrage von Gusto gaben nahezu 3 von 4 Unternehmen (71 %) an, dass das Verständnis und die Einhaltung ausländischer Beschäftigungs- und Steuergesetze zu den wichtigsten Herausforderungen gehören, mit denen sie bei der Einstellung und Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitern konfrontiert sind. 

Lohnabrechnung

Die internationale Lohnabrechnung bringt aufgrund der unterschiedlichen Gesetze in Bezug auf Zusatzleistungen, Lohnsteuern, Meldepflichten, Inflation und Währungsschwankungen oft zahlreiche Herausforderungen mit sich.

Neben der Schwierigkeit, die Vorschriften einzuhalten, birgt sie auch ein Risiko bei der Datenspeicherung, da Sie die Datenschutzgesetze aller Länder berücksichtigen müssen.

Für die Umsetzung stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Interne globale Lohnabrechnung
• Auslagerung an lokale Anbieter für Lohnabrechnungen
• Nutzung einer zentralisierten Plattform.

Eine interne Lohnabrechnung und die Auslagerung können Ihnen Kontrolle verschaffen, sind jedoch nicht skalierbar.

Außerdem ist es schwierig, Daten von mehreren Anbietern zusammenzuführen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Tatsächlich verfügen mehr als die Hälfte (56 %) der Unternehmen nicht über vollständige Transparenz bei allen Lohnabrechnungen in sämtlichen Ländern, und 65 % fehlen wichtige Funktionen wie eine globale Übersicht für Erkenntnisse.

Zentralisierte, integrierte Plattformen für die Lohnabrechnung gehören zur Zukunft. Sie sind jedoch recht teuer und eher für die Einstellung vieler internationaler Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum geeignet, was bei kleinen Unternehmen und Start-ups möglicherweise nicht der Fall ist.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten globalen Anbieter von Lohnabrechnungsdiensten .

Globale Vergütung

45 % der Mitarbeiter halten die Bezahlung für den wichtigsten Faktor bei einer Stelle. Daher ist die Erstellung eines fairen globalen Vergütungsplans für Ihre globale Belegschaft von entscheidender Bedeutung.

Eine transparente globale Vergütungsrichtlinie motiviert Mitarbeiter und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, die Lohn- und Leistungsvorschriften mehrerer Länder einzuhalten.

Zu den verpflichtenden oder gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen für französische Mitarbeiter gehören beispielsweise eine Krankenversicherung, eine Rentenversicherung, eine Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung, eine Todesfallversicherung, Arbeitslosenleistungen, großzügige Urlaubs- und Freistellungsregelungen sowie eine gesetzliche Unfallversicherung. Diese unterscheiden sich erheblich von den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen in den USA.

Bei der Entwicklung Ihrer globalen Vergütungsstrategie müssen Sie zunächst das Grundgehalt festlegen, das auf dem Standort, der Erfahrung und der Rolle des Mitarbeiters, der Verfügbarkeit von Fachkräften und weiteren Faktoren basieren kann. 

Für die Gestaltung Ihrer globalen Vergütung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Von Fall zu Fall: Die Vergütung wird für jeden Mitarbeiter auf Grundlage seines Standorts und seiner Rolle individuell festgelegt. Dies ermöglicht Flexibilität, wird jedoch mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmend schwieriger zu verwalten und erschwert die Gewährleistung von Fairness und Einheitlichkeit im gesamten Team.
• Gleicher Satz für alle: Bei diesem Ansatz werden alle unabhängig vom Standort gleich bezahlt, typischerweise auf Grundlage des Standorts der Unternehmenszentrale. Dadurch wird eine gleiche Bezahlung für gleiche Rollen gewährleistet, jedoch werden die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern nicht berücksichtigt, was es erschweren kann, Fachkräfte aus Regionen mit hohen Kosten zu gewinnen.
• Anpassungen an die Lebenshaltungskosten: Die Vergütung wird an die Lebenshaltungskosten in der jeweiligen Region angepasst, sodass Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten einen ähnlichen Lebensstandard aufrechterhalten können. Diese Strategie ist regionsübergreifend fairer, kann jedoch zu Unzufriedenheit führen, wenn Mitarbeiter den Standort wechseln oder anderswo besser bezahlte Möglichkeiten finden.

Trends, die die internationale Einstellung vorantreiben

Internationale Einstellungen sind heute üblicher denn je. Im Jahr 2023 stellten Unternehmen aus dem Ausland beispielsweise 63 % mehr Mitarbeiter aus den USA ein als im Vorjahr. Diese drei Trends treiben diese Entwicklung voran:

1. Remote-Arbeit und verteilte Teams: Die Umstellung auf hybrides Arbeiten und Remote-Arbeit hat sich seit der COVID-19-Pandemie beschleunigt und treibt immer mehr Organisationen dazu, weltweit verteilte Teams aufzubauen.
2. Globaler Fachkräftemangel: Viele Branchen sind in wichtigen Bereichen wie Technologie und Ingenieurwesen mit Fachkräftemangel konfrontiert. Um diese Lücken zu schließen, suchen Personalvermittlungen für Führungskräfte zunehmend international nach Personal und erschließen Märkte mit einem Überschuss an qualifizierten Arbeitskräften, insbesondere Führungskräften (normalerweise zu geringeren Kosten).
3. Compliance- und Employer-of-Record-(EOR)-Lösungen: Unternehmen nutzen EOR-Dienste, um die Compliance bei internationalen Einstellungen zu verwalten. Dieser Trend vereinfacht den Einstellungsprozess über Ländergrenzen hinweg und trägt dazu bei, Risiken zu mindern.

International einzustellen war noch nie so einfach

International einzustellen mag entmutigend erscheinen, aber mit den richtigen Tools und Mitarbeitenden kann es Ihr Unternehmen nachhaltig verändern. 

Indem Sie die Perspektiven und das Wissen internationaler Mitarbeitender nutzen, können Sie Ihren Markt erweitern, bahnbrechende Innovationen fördern und Ihre Unternehmenskultur stärken.

Dieser Leitfaden hat verschiedene Möglichkeiten für internationale Einstellungen, die Vorteile, die Risiken und die Herausforderungen untersucht, denen Sie während dieses Prozesses begegnen könnten. Wenn Sie sich bei etwas unsicher sind, empfehlen wir Ihnen jedoch immer, eine Fachkraft für Arbeitsrecht zu konsultieren.

Als Nächstes lesen Sie diesen Artikel darüber, wie Sie Remote-Mitarbeitende einstellen und anschließend, sobald sie an Bord sind, Remote-Teams verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein US-Unternehmen einen ausländischen Arbeitnehmer in einem anderen Land einstellen?

Wie viel kostet es, einen ausländischen Arbeitnehmer einzustellen?

Muss ein internationaler Arbeitnehmer US-Steuern zahlen?

Ist ein US-Unternehmen dafür verantwortlich, US-Steuern einzubehalten oder die Löhne internationaler Arbeitnehmer zu melden?