Wie funktioniert die Lohnabrechnung? Mitarbeitende korrekt bezahlen
Grundlagen der Lohnabrechnung: Das Verständnis der Lohnabrechnung ist entscheidend für eine korrekte Bezahlung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Vermeidung kostspieliger Fehler, die das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen können.
Prozessüberblick: Wie funktioniert die Lohnabrechnung? Sie folgt klaren Schritten, darunter Einrichtung, Einstufung der Beschäftigten, Berechnungen, Zahlungen und Berichterstattung.
Compliance-Risiken: Fehler bei der Lohnabrechnung, etwa eine falsche Einstufung oder verspätete Steuererklärungen, können zu Strafen und rechtlichen Risiken für Ihr Unternehmen führen.
Optionen für die Abwicklung: Sie können zwischen manueller Lohnabrechnung, Software, Auslagerung oder einer Steuerberatung wählen, um Kosten, Kontrolle und Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben auszubalancieren.
Kostenüberlegungen: Die Lohnabrechnung umfasst Löhne, Arbeitgebersteuern, Zusatzleistungen und Bearbeitungsgebühren, sodass die gesamten Personalkosten höher sind als das Grundgehalt.
Zu verstehen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert, ist grundlegend dafür, Ihre Mitarbeitenden korrekt zu bezahlen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Ein einziger Fehler (wie eine versäumte Meldung, eine falsch eingestufte Arbeitskraft oder ein falscher Steuerabzug) kann zu Strafen, unzufriedenen Mitarbeitenden oder beidem führen. Ich habe erlebt, wie schnell Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Vertrauen zerstören, und die meisten davon sind vermeidbar.
Dieser Leitfaden führt Sie durch Vergütungsstrukturen, Abzüge, die Einhaltung von Steuervorschriften, Zahlungsmethoden und die Berichterstattung zum Jahresende. Sie erfahren außerdem, welche Rolle Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung spielt und wie sie den manuellen Aufwand und das Risiko von Verstößen reduzieren kann.
Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess, bei dem die Vergütung von Mitarbeitenden für die in einem bestimmten Zeitraum geleistete Arbeit berechnet und ausgezahlt wird. Sie umfasst alles von der Erfassung der Arbeitsstunden und der Anwendung von Vergütungssätzen bis zum Einbehalt von Steuern, der Verarbeitung von Abzügen und der Veranlassung von Zahlungen.
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Dazu gehören auch die Aufzeichnungen und Steuererklärungen, die auf jeden Abrechnungslauf folgen. Wenn sie ordnungsgemäß durchgeführt wird, sorgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung dafür, dass Ihre Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden und Ihr Unternehmen die bundesstaatlichen, einzelstaatlichen und lokalen Vorschriften einhält.
Wie funktioniert die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wiederholbarer Prozess. Damit sie korrekt abläuft, ist jedoch in jeder Phase Aufmerksamkeit erforderlich – von der Ersteinrichtung bis zur Abgabe der Meldungen nach dem Abrechnungslauf.
1. Schaffen Sie die Grundlage für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bevor der erste Gehaltsscheck ausgezahlt wird, müssen Sie die administrativen Grundlagen schaffen. Beantragen Sie zunächst beim IRS eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Dies ist die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens. Registrieren Sie sich außerdem bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.
Sammeln Sie anschließend vor Arbeitsbeginn die richtigen Formulare von jeder beschäftigten Person:
- W-4: Gibt an, wie viel Bundeseinkommensteuer einzubehalten ist, basierend auf dem Steuerstatus der beschäftigten Person
- Formular für den Steuerabzug des Bundesstaates: Ähnlich wie ein W-4, jedoch für die Einkommensteuer des Bundesstaates, sofern zutreffend
- I-9: Bestätigt die Arbeitsberechtigung der beschäftigten Person
- Genehmigung für Direktüberweisung: Erfasst Bankdaten für die elektronische Zahlung
- Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Erfasst Abzüge für Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge und andere gewählte Leistungen
Bewahren Sie diese Formulare auf; Sie werden in jedem Abrechnungszyklus darauf zurückgreifen.
2. Ordnen Sie Arbeitskräfte ein und legen Sie Vergütungsstrukturen fest
Wie Sie eine Arbeitskraft einstufen, bestimmt, wie Sie sie bezahlen, welche Steuern gelten und welchen Regeln zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Sie unterliegen. Die falsche Einstufung ist einer der häufigsten und kostspieligsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ich sehe.
Prüfen Sie diese Übersicht, bevor Sie jemandem eine Einstufung zuweisen:
| Angestellte Person | Unabhängige Auftragnehmerin bzw. unabhängiger Auftragnehmer | |
|---|---|---|
| Steuereinbehalt | Der Arbeitgeber behält Bundes-, einzelstaatliche und FICA-Steuern ein | Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer zahlt die eigenen Steuern auf selbstständige Tätigkeit |
| Verwendete Formulare | W-4 (Einrichtung), W-2 (Jahresende) | W-9 (Einrichtung), 1099-NEC (Jahresende) |
| Berechtigung für Leistungen | In der Regel berechtigt | Nicht berechtigt |
| Steuerbeiträge des Arbeitgebers | Ja (Sozialversicherung, Medicare, FUTA) | Nein |
Innerhalb Ihrer Einstufungen von Mitarbeitenden legen Sie außerdem Vergütungsstrukturen fest (z. B. Stundenlohn, Gehalt, provisionsbasierte Vergütung oder eine Kombination). Diese bestimmen, wie Sie das Bruttoentgelt in jedem Abrechnungszyklus berechnen.
3. Wählen Sie einen Zahlungsplan
Ihr Zahlungsplan legt fest, wie oft Mitarbeitende einen Gehaltsscheck erhalten, und jede Option bringt echte Vor- und Nachteile mit sich. In einigen Rechtsordnungen ist außerdem eine Mindesthäufigkeit der Zahlung vorgeschrieben. Prüfen Sie daher die lokalen Arbeitsgesetze, bevor Sie sich entscheiden.
Die vier Standardoptionen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Wöchentlich: 52 Zahlungszeiträume pro Jahr. Eignet sich gut für Arbeitskräfte mit Stundenlohn in Branchen mit schwankenden Arbeitszeiten, etwa im Gastgewerbe oder im Baugewerbe.
- Zweiwöchentlich: 26 Zahlungszeiträume pro Jahr. Dies ist am häufigsten, und die Mitarbeitenden erhalten in den meisten Monaten zwei Gehaltsschecks sowie in zwei Monaten pro Jahr drei.
- Halbmonatlich: 24 Zahlungszeiträume pro Jahr, ausgezahlt an zwei festen Terminen (z. B. am 1. und 15.). Die Budgetplanung ist einfacher, die Abstimmung für Arbeitskräfte mit Stundenlohn jedoch schwieriger.
- Monatlich: 12 Zahlungszeiträume pro Jahr. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende am wenigsten üblich; häufiger bei Zahlungen an Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer.
4. Erfassen Sie die Arbeitszeit und berechnen Sie das Bruttoentgelt
Das Bruttoentgelt ist das, was eine beschäftigte Person verdient, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn erfordert dies genaue Zeitdaten und die täglich geleisteten Arbeitsstunden einschließlich Überstunden.
Bei Angestellten teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume im Jahr. Ein Zeiterfassungstool, das sich in Ihre Lohnabrechnungssoftware integrieren lässt, erspart Ihnen in jedem Abrechnungszyklus erheblichen manuellen Abstimmungsaufwand.
Einige Dinge werden hier leicht falsch berechnet:
- Überstunden: Die meisten Mitarbeitenden haben Anspruch auf das 1,5-Fache ihres regulären Stundensatzes für Arbeitsstunden über 40 Stunden pro Arbeitswoche hinaus. Prüfen Sie die lokalen Vorschriften, da die Schwellenwerte variieren.
- Schichtzulagen und Boni: Diese erhöhen den Bruttolohn und wirken sich auf nachgelagerte Steuerberechnungen aus.
- Bezahlte Freistellung: Erfassen Sie PTO separat, beziehen Sie es jedoch in den Bruttolohn für den Zahlungszeitraum ein, in dem es genutzt wird.
- Provision: Berechnen Sie sie anhand der vereinbarten Formel und stellen Sie sicher, dass der Verdienstzeitraum mit dem Zahlungszeitraum übereinstimmt.
5. Einbehalte und Abzüge berechnen
Sobald Sie den Bruttolohn ermittelt haben, ziehen Sie Steuern und andere Abzüge ab, um den Nettolohn zu erhalten. Das ist der Betrag, den die Mitarbeitenden tatsächlich ausgezahlt bekommen. Es gibt zwei Kategorien, die Sie bearbeiten müssen, wobei die korrekten Beträge von der W-4-Erklärung der Mitarbeitenden, den gewählten Leistungen und eventuell geltenden gerichtlichen Anordnungen abhängen:
| Abzugsart | Beispiele | Wie sie bestimmt wird |
|---|---|---|
| Gesetzlich vorgeschriebene Steuerabzüge | Bundeseinkommensteuer, Einkommensteuer des Bundesstaats, Sozialversicherung (6,2 %), Medicare (1,45 %) | Staatliche Steuersätze; W-4 für die Höhe des Einbehalts |
| Arbeitgeberbeiträge zu Steuern | FUTA, SUTA, Arbeitgeberanteil an der FICA | Gesetzlich festgelegt |
| Freiwillige Abzüge vor Steuern | Beiträge zur Krankenversicherung, 401(k)-Beiträge, HSA-Beiträge | Wahl der Mitarbeitenden |
| Freiwillige Abzüge nach Steuern | Roth-IRA-Beiträge, einige Lebensversicherungen | Wahl der Mitarbeitenden |
| Unfreiwillige Abzüge | Lohnpfändungen, Unterhaltsanordnungen, Steuerpfändungen | Gerichtliche oder staatliche Anordnungen |
Fehler an dieser Stelle, insbesondere bei Steuerabzügen, führen für Sie und Ihre Mitarbeitenden zum Jahresende zu Problemen.
6. Zahlungen an Mitarbeitende ausführen
Nachdem Sie den Nettolohn berechnet haben, leisten Sie die Zahlungen über die von Ihnen gewählte Methode. Unabhängig von der verwendeten Methode muss jede beschäftigte Person eine Gehaltsabrechnung erhalten, in der Bruttolohn, sämtliche Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind. In vielen Rechtsordnungen ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Prüfen Sie daher die lokalen Anforderungen an Format und Zustellung. Ihre Zahlungsoptionen sind:
- Direkteinzahlung: Der Standard in den meisten Unternehmen. Das Geld wird am Zahltag direkt auf das Bankkonto der beschäftigten Person überwiesen. Diese Methode ist zuverlässig und wird von den meisten Mitarbeitenden bevorzugt.
- Papierschecks: Eine Ausweichlösung für Mitarbeitende ohne Bankkonto. Höherer Verwaltungsaufwand als bei digitalen Methoden.
- Gehaltskarten (Prepaid-Debitkarten): Eine gute Alternative für Mitarbeitende ohne Bankkonto. Das Geld wird in jedem Zahlungszeitraum direkt auf die Karte geladen.
7. Lohnsteuern melden und die Berichterstattung zum Jahresende erledigen
Die Lohnabrechnung endet nicht mit der Auszahlung. Sie müssen einen fortlaufenden Steuerberichtszyklus einhalten, und verpasste Fristen können zu Strafen führen.
Ich empfehle, zu Beginn jedes Jahres einen Kalender für Lohnsteuern zu erstellen, damit Sie diese Termine rechtzeitig im Blick behalten:
- Bundessteuerzahlungen: Führen Sie einbehaltene Steuern im Laufe des Jahres an den IRS ab, entweder nach einem monatlichen oder einem halbmonatlichen Zahlungsplan.
- Formular 941 (vierteljährlich): Meldet ausgezahlte Löhne und einbehaltene Bundessteuern. Fällig am letzten Tag des Monats, der auf jedes Quartalsende folgt.
- Steuermeldungen des Bundesstaats: Häufigkeit und Fristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Bestätigen Sie die Angaben bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaats.
- Formular 940 (jährlich): Meldet Ihre jährliche FUTA-Steuerschuld.
- W-2 (bis zum 31. Januar): Wird an alle Mitarbeitenden gesendet und bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht; es fasst die jährlichen Löhne und Steuerabzüge zusammen.
- 1099-NEC (bis zum 31. Januar): Wird an unabhängige Auftragnehmer gesendet, denen Sie im Laufe des Jahres 600 $ oder mehr gezahlt haben.
Lohnabrechnungsgesetze und -vorschriften, die Sie kennen müssen
Die Einhaltung der Vorschriften zur Lohnabrechnung ist nicht verhandelbar. Verstöße führen zu Geldstrafen, Nachzahlungen, rechtlichen Risiken und einer Schädigung Ihres Rufs als Arbeitgeber. In vielen Ländern regeln drei Kategorien von Gesetzen die Lohnabrechnung: Arbeitszeit- und Lohngesetze, Lohnsteuergesetze und Gesetze zur Arbeitslosenversicherung.
In den USA entsprechen diese der FLSA, FICA und FUTA:
- FLSA (Gesetz über faire Arbeitsstandards): Legt den bundesweiten Mindestlohn und die Überstundenregelungen fest, insbesondere den 1,5-fachen regulären Lohnsatz für Arbeitsstunden von mehr als 40 Stunden pro Woche. Außerdem wird definiert, welche Beschäftigten aufgrund von Gehaltsschwellen und Tätigkeitsanforderungen von der Überstundenregelung ausgenommen sind.
- FICA (Bundesgesetz über Versicherungsbeiträge): Verlangt, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Beiträge zur Sozialversicherung (jeweils 6,2 %) und zu Medicare (jeweils 1,45 %) leisten. Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen von mehr als $200,000 unterliegen außerdem einem zusätzlichen Medicare-Zuschlag von 0,9 %, der ausschließlich vom Arbeitnehmer gezahlt wird.
- FUTA (Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer): Arbeitgeber zahlen eine Steuer von 6 % auf die ersten $7,000 des Lohns jedes Beschäftigten. Die meisten Arbeitgeber haben Anspruch auf eine Gutschrift von bis zu 5,4 %, wodurch sich der effektive Bundessatz auf 0,6 % reduziert, sofern die Arbeitslosensteuern des Bundesstaates aktuell sind.
Auch bundesstaatliche und lokale Gesetze können sich auf Mindestlohnsätze, vorgeschriebene bezahlte Freistellungen und Anforderungen an die Berufsunfähigkeitsversicherung auswirken, während die Regeln für den Einkommensteuereinbehalt je nach Rechtsordnung variieren. Ich empfehle, zu Beginn jedes Jahres einen Kalender für die Rechtskonformität zu erstellen und Änderungen der Gesetze einzelner Bundesstaaten zu prüfen, bevor sie in Kraft treten. Wenn Sie in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, nimmt diese Komplexität der Rechtskonformität schnell zu.
Für Unternehmen außerhalb der USA unterscheiden sich die gesetzlichen Lohnabrechnungsvorschriften je nach Land erheblich. Es lohnt sich, in eine lokale Rechtsberatung oder einen globalen Anbieter für Lohnabrechnungen zu investieren, um grenzübergreifend rechtskonform zu bleiben.
Wie viel kostet die Durchführung der Lohnabrechnung?
Lohnabrechnungskosten umfassen mehr als nur Löhne. Die tatsächliche Formel lautet: Löhne + Arbeitgebersteuern + Gebühren für die Lohnabrechnung + Zusatzleistungen. Sobald Sie alle vier Faktoren berücksichtigen, liegen die tatsächlichen Kosten für einen Beschäftigten deutlich über seinem Bruttolohn allein.
Arbeitgeberbeiträge zu Steuern
Zusätzlich zu den von Ihnen gezahlten Löhnen sind Sie auch für Ihren Anteil an den FICA-Steuern verantwortlich: 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare pro Beschäftigtem und Gehaltszahlung. Wenn ein Beschäftigter $3,000 pro Monat verdient, zahlt der Arbeitgeber zusätzlich $229.50 an Lohnsteuern. Diese Kosten fallen für jeden Beschäftigten an und sind ein wesentlicher Faktor bei den gesamten Lohnabrechnungskosten.
Gebühren für die Lohnabrechnung
Wie viel Sie für die tatsächliche Durchführung der Lohnabrechnung ausgeben, hängt von der gewählten Methode ab. Hier ist eine allgemeine Übersicht:
| Methode der Lohnabrechnung | Typische Kosten |
|---|---|
| Eigenständig (DIY) | Keine anfänglichen Kosten, aber 5–10 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat und ein hohes Fehlerrisiko |
| Software für die Lohnabrechnung | $20–$180/Monat Grundgebühr + $4–$12 pro Beschäftigtem und Monat |
| Ausgelagerter Anbieter / PEO | Kann bei vollständigen PEO-Lösungen $100 pro Beschäftigtem und Monat übersteigen |
| Festangestellter Spezialist für die Lohnabrechnung | Durchschnittsgehalt von etwa ~$49,000/Jahr für lohnabrechnungsbezogene Tätigkeiten; Spezialisten eher bei $60,000 |
Zusatzleistungen und andere variable Kosten
Zusatzleistungen können Ihre Kosten pro Beschäftigtem erheblich erhöhen. Beiträge zur Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge, Rückstellungen für bezahlte Freistellungen und die gesetzliche Unfallversicherung variieren je nach Branche und Standort.
In Branchen wie dem Baugewerbe liegen die Sätze für die gesetzliche Unfallversicherung deutlich höher als bei Bürotätigkeiten. Solche Faktoren sollten Sie von Anfang an in Ihr Budget für die Lohnabrechnung einbeziehen.
Arten der Lohnabrechnung
Für die tatsächliche Durchführung der Lohnabrechnung haben Sie vier Hauptoptionen. Jede bringt unterschiedliche Vor- und Nachteile hinsichtlich Kosten, Kontrolle und Unterstützung bei der Rechtskonformität mit sich:
- Intern (manuell): Sie berechnen und verarbeiten die Lohnabrechnung selbst mithilfe von Tabellenkalkulationen. Das gibt Ihnen vollständige Kontrolle, ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Ich würde dies nur Unternehmen mit sehr wenigen Beschäftigten und einfachen Vergütungsstrukturen empfehlen.
- Software für die Lohnabrechnung: Sie verwalten die Lohnabrechnung selbst, während die Automatisierung die Berechnungen, Steuereinbehalte und Einreichungen übernimmt. Dies ist die häufigste Lösung für kleine und mittelgroße Unternehmen und bietet meiner Meinung nach den meisten Teams die beste Balance zwischen Kontrolle und Effizienz.
- Ausgelagerter Anbieter für die Lohnabrechnung: Ein externer Dienstleister übernimmt die gesamte Lohnabrechnung. Sie stellen die Eingaben bereit; der Anbieter kümmert sich um Verarbeitung, Steuerzahlungen und Rechtskonformität. Dies ist eine gute Option für Teams ohne eigenes Personal für die Lohnabrechnung oder für Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind.
- Buchhalter oder Lohnbuchhalter: Einige Unternehmen führen die Lohnabrechnung über einen externen Buchhalter durch. Das funktioniert gut, wenn die Lohnabrechnung eng mit der Finanzberichterstattung verknüpft ist, kann jedoch die Bearbeitungszeit verlängern, wenn der Buchhalter nicht ausschließlich für Ihr Konto zuständig ist.
So wählen Sie das richtige Lohnabrechnungssystem aus
Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungssystems sind diejenigen, die manuelle Arbeit reduzieren und Sie vor Risiken für die Rechtskonformität schützen. Berücksichtigen Sie diese Kriterien beim Vergleich verschiedener Optionen:
- Automatisierte Steuerberechnungen und -anmeldungen: Das System sollte Bundes-, bundesstaatliche und lokale Steuern automatisch berechnen und in Ihrem Namen anmelden. Dies ist die wichtigste Funktion, da bei der manuellen Steuerverwaltung die meisten Fehler auftreten.
- Integration von Arbeitszeit und Anwesenheit: Die direkte Integration zwischen Ihrem Zeiterfassungstool und der Lohnabrechnung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, die die häufigste Ursache für Fehler bei der Lohnabrechnung ist.
- Selbstbedienung für Mitarbeitende: Mitarbeitende sollten ihre W-4-Formulare, Bankdaten und die Auswahl ihrer Leistungen selbst aktualisieren können. Das reduziert den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung und verbessert die Datengenauigkeit.
- Warnungen zur Einhaltung von Vorschriften: Achten Sie auf ein System, das auf Änderungen bei Steuersätzen, Lohnvorschriften und Fristen für Steueranmeldungen hinweist. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind.
- Berichte und Analysen: Lohnabrechnungsdaten sind Personaldaten. Ein System mit leistungsfähigen Berichtsfunktionen hilft Ihnen, Arbeitskosten zu verfolgen, Trends zu erkennen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
- Skalierbarkeit: Wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann. Der Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters ist mühsam, und ich zahle lieber im Voraus etwas mehr für ein System, das Ihre zukünftige Entwicklung unterstützt und nicht nur Ihre aktuelle Situation abbildet.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung und wie Sie sie vermeiden
Laut einer EY-Studie belaufen sich die durchschnittlich geschätzten Kosten eines einzelnen Fehlers bei der Lohnabrechnung auf 291 $, und bei 20 % der Lohnabrechnungen eines durchschnittlichen Unternehmens treten im Laufe eines Jahres Fehler auf. Die meisten dieser Fehler sind vermeidbar. Dies sind die Fehler, die ich am häufigsten sehe:
- Falsche Einstufung von Arbeitskräften: Einen Mitarbeitenden als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Steuerbeiträge zu vermeiden, ist einer der riskantesten Fehler, die Sie machen können. Der IRS wendet einen strengen Test zur Prüfung der Verhaltens- und Finanzkontrolle an. Holen Sie im Zweifelsfall eine rechtliche Einschätzung ein, bevor Sie eine Einstufung vornehmen.
- Fehlerhafte Überstundenberechnung: Die falsche Anwendung von Überstundenregelungen, das Übersehen von Schichtzulagen oder die nicht ordnungsgemäße Berücksichtigung von Boni und Provisionen sind häufige Fehler. Sie führen allesamt zu Unter- oder Überzahlungen, die korrigiert werden müssen.
- Verspätete Steuerzahlungen: Wenn Sie den falschen Betrag oder gar nichts zahlen, können Ihnen bis zur Behebung des Problems Strafen und gestaffelt anfallende Gebühren von bis zu 15 % entstehen. Richten Sie automatische Erinnerungen ein oder verwenden Sie ein Lohnabrechnungssystem, das die Zahlungen für Sie abwickelt.
- Ignorieren von Änderungen bundesstaatlicher und lokaler Gesetze: Die Einhaltung bundesweiter Vorschriften ist eine Mindestanforderung. Änderungen beim bundesstaatlichen Mindestlohn, Erweiterungen des bezahlten Urlaubs und Änderungen lokaler Steuersätze treten häufig auf und werden nicht immer deutlich angekündigt. Nehmen Sie eine Überprüfung in Ihren vierteljährlichen HR-Kalender auf.
- Führen ungenauer oder unvollständiger Aufzeichnungen: Bewahren Sie Lohnabrechnungsunterlagen auf (einschließlich Stundenzetteln, Gehaltsabrechnungen und Steueranmeldungen) – nach Bundesrecht mindestens drei Jahre lang, in einigen Bundesstaaten länger. Eine mangelhafte Aufbewahrung von Unterlagen erschwert Prüfungen und macht die Beilegung von Streitigkeiten nahezu unmöglich.
- Uneinheitliche Zeiterfassungspraktiken: Fehler bei der Zeiterfassung und Dateneingabe sind der häufigste Fehler bei der Lohnabrechnung. Im Durchschnitt treten diese Fehler mehr als einmal pro Mitarbeitendem und Jahr auf. Ein Zeiterfassungssystem, das Daten direkt in die Lohnabrechnung überträgt, reduziert dieses Risiko erheblich.
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Nachdem Sie nun wissen, wie die Lohnabrechnung von der Einrichtung bis zum Jahresende funktioniert, besteht der nächste Schritt darin, das HR-Wissen aufzubauen, das Sie dabei unterstützt. Schließen Sie sich mehr als 35.000 HR- und Personalverantwortlichen an, die kostenlosen Zugang zu Werkzeugen, Vorlagen und Expertenwissen erhalten, mit denen Sie jede Woche selbstbewusster führen können.