Wie funktioniert die Lohnabrechnung? Mitarbeitende korrekt bezahlen
Grundlagen der Lohnabrechnung: Das Verständnis der Lohnabrechnung ist entscheidend für korrekte Gehaltszahlungen, die Einhaltung von Vorschriften und die Vermeidung kostspieliger Fehler, die das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen können.
Prozessübersicht: Wie funktioniert die Lohnabrechnung? Sie folgt klaren Schritten, darunter Einrichtung, Einstufung der Beschäftigten, Berechnungen, Zahlungen und Berichterstattung.
Compliance-Risiken: Fehler bei der Lohnabrechnung, etwa eine falsche Einstufung oder verspätete Steueranmeldungen, können zu Strafen und rechtlichen Risiken für Ihr Unternehmen führen.
Möglichkeiten der Verarbeitung: Sie können zwischen manueller Lohnabrechnung, Software, Auslagerung oder einer Steuerberatung wählen, um Kosten, Kontrolle und Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften ausgewogen zu berücksichtigen.
Kostenüberlegungen: Die Lohnabrechnung umfasst Löhne, Arbeitgebersteuern, Zusatzleistungen und Bearbeitungsgebühren, wodurch die gesamten Lohnkosten höher ausfallen als das Grundgehalt.
Zu verstehen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert, ist die Grundlage dafür, Ihre Mitarbeitenden korrekt zu bezahlen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Ein einziger Fehler (wie eine versäumte Einreichung, eine falsche Einstufung einer Arbeitskraft oder ein fehlerhafter Steuerabzug) kann zu Strafen, unzufriedenen Mitarbeitenden oder beidem führen. Ich habe erlebt, wie schnell Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Vertrauen zerstören, und die meisten davon sind vermeidbar.
Dieser Leitfaden führt Sie durch Vergütungsstrukturen, Abzüge, steuerliche Anforderungen, Zahlungsmethoden und die Berichterstattung zum Jahresende. Außerdem erfahren Sie, wo Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Einsatz kommt und wie sie den manuellen Aufwand sowie das Risiko der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften reduzieren kann.
Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Prozess, bei dem die Vergütung von Mitarbeitenden für die in einem bestimmten Zeitraum geleistete Arbeit berechnet und ausgezahlt wird. Sie umfasst alles von der Erfassung der Arbeitsstunden und der Anwendung der Vergütungssätze bis zum Einbehalt von Steuern, der Verarbeitung von Abzügen und der Veranlassung von Zahlungen.
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Dazu gehören auch die Aufzeichnungen und Steuererklärungen, die jedem Abrechnungslauf folgen. Bei korrekter Durchführung stellt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sicher, dass Ihre Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden und Ihr Unternehmen die bundesstaatlichen, einzelstaatlichen und lokalen Anforderungen erfüllt.
So funktioniert die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wiederholbarer Prozess. Damit sie korrekt abläuft, ist jedoch in jeder Phase Aufmerksamkeit erforderlich – von der erstmaligen Einrichtung bis zur Einreichung nach der Abrechnung.
1. Schaffen Sie die Grundlage für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bevor der erste Gehaltsscheck ausgezahlt wird, müssen Sie die administrativen Grundlagen schaffen. Beantragen Sie zunächst beim IRS eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Dies ist die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens. Registrieren Sie sich außerdem bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.
Erfassen Sie anschließend von jedem Mitarbeitenden vor Arbeitsbeginn die richtigen Formulare:
- W-4: Gibt an, wie viel Bundeseinkommensteuer einzubehalten ist, basierend auf dem Steuerstatus des Mitarbeitenden
- Formular für den Steuerabzug des Bundesstaates: Ähnlich wie ein W-4, jedoch für die Einkommensteuer des jeweiligen Bundesstaates, sofern zutreffend
- I-9: Bestätigt die Arbeitsberechtigung des Mitarbeitenden
- Genehmigung für die direkte Einzahlung: Erfasst Bankdaten für die elektronische Zahlung
- Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Erfasst Abzüge für Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge und andere gewählte Leistungen
Bewahren Sie diese Formulare auf; Sie werden sie in jedem Abrechnungszyklus benötigen.
2. Ordnen Sie Arbeitskräfte ein und legen Sie Vergütungsstrukturen fest
Wie Sie eine Arbeitskraft einstufen, bestimmt, wie Sie sie bezahlen, welche Steuern gelten und welchen Regeln zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Sie unterliegen. Die falsche Einstufung ist einer der häufigsten und kostspieligsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ich erlebe.
Prüfen Sie diese Übersicht, bevor Sie jemandem eine Einstufung zuweisen:
| Angestellte Person | Selbstständige Auftragnehmerin bzw. selbstständiger Auftragnehmer | |
|---|---|---|
| Steuereinbehalt | Der Arbeitgeber behält Bundes-, Bundesstaats- und FICA-Steuern ein | Die selbstständige Person zahlt ihre Selbstständigkeitssteuern selbst |
| Verwendete Formulare | W-4 (Einrichtung), W-2 (Jahresende) | W-9 (Einrichtung), 1099-NEC (Jahresende) |
| Berechtigung für Leistungen | In der Regel berechtigt | Nicht berechtigt |
| Steuerbeiträge des Arbeitgebers | Ja (Sozialversicherung, Medicare, FUTA) | Nein |
Innerhalb Ihrer Mitarbeitenden-Einstufungen legen Sie außerdem Vergütungsstrukturen fest (z. B. Stundenlohn, Gehalt, provisionsbasierte Vergütung oder eine Kombination). Diese bestimmen, wie Sie das Bruttoentgelt in jedem Abrechnungszyklus berechnen.
3. Wählen Sie einen Zahlungsplan
Ihr Zahlungsplan legt fest, wie oft Mitarbeitende einen Gehaltsscheck erhalten, und jede Option bringt echte Vor- und Nachteile mit sich. In einigen Rechtsordnungen ist außerdem eine Mindesthäufigkeit der Zahlungen vorgeschrieben. Prüfen Sie daher vor Ihrer Entscheidung die lokalen Arbeitsgesetze.
Die vier üblichen Optionen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Wöchentlich: 52 Zahlungszeiträume pro Jahr. Eignet sich gut für Arbeitskräfte mit Stundenlohn in Branchen mit schwankenden Arbeitszeiten, etwa im Gastgewerbe oder im Baugewerbe.
- Zweiwöchentlich: 26 Zahlungszeiträume pro Jahr. Dies ist am häufigsten, und Mitarbeitende erhalten in den meisten Monaten zwei Gehaltszahlungen sowie in zwei Monaten pro Jahr drei.
- Halbmonatlich: 24 Zahlungszeiträume pro Jahr, ausgezahlt an zwei festen Tagen (z. B. am 1. und 15.). Dies erleichtert die Budgetplanung, ist für Arbeitskräfte mit Stundenlohn jedoch schwieriger abzugleichen.
- Monatlich: 12 Zahlungszeiträume pro Jahr. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitenden am seltensten; häufiger bei Zahlungen an Auftragnehmende.
4. Erfassen Sie die Arbeitszeit und berechnen Sie das Bruttoentgelt
Das Bruttoentgelt ist der Betrag, den eine angestellte Person verdient, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn erfordert dies genaue Arbeitszeitdaten und die an jedem Tag geleisteten Arbeitsstunden einschließlich Überstunden.
Für Angestellte mit festem Gehalt teilen Sie ihr Jahresgehalt durch die Anzahl der Gehaltszahlungszeiträume im Jahr. Ein Zeiterfassungstool, das sich in Ihre Lohnabrechnungssoftware integrieren lässt, erspart Ihnen in jedem Abrechnungszyklus einen erheblichen manuellen Abstimmungsaufwand.
Einige Dinge können hier leicht falsch berechnet werden:
- Überstunden: Die meisten Beschäftigten haben Anspruch auf das 1,5-Fache ihres regulären Lohnsatzes für Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Arbeitswoche hinausgehen. Überprüfen Sie die örtlichen Vorschriften, da die Schwellenwerte variieren.
- Schichtzulagen und Boni: Diese erhöhen den Bruttolohn und wirken sich auf nachgelagerte Steuerberechnungen aus.
- Bezahlte Freistellung: Erfassen Sie bezahlte freie Zeit separat, berücksichtigen Sie sie jedoch in dem Bruttolohn für den Gehaltszahlungszeitraum, in dem sie genutzt wird.
- Provision: Berechnen Sie diese anhand der vereinbarten Formel und stellen Sie sicher, dass der Abrechnungszeitraum mit dem Gehaltszahlungszeitraum übereinstimmt.
5. Einbehalte und Abzüge berechnen
Sobald Sie den Bruttolohn ermittelt haben, ziehen Sie Steuern und andere Abzüge ab, um den Nettolohn zu erhalten. Dies ist der Betrag, den die beschäftigte Person tatsächlich ausgezahlt bekommt. Es gibt zwei Kategorien, die Sie bearbeiten müssen, wobei die richtigen Beträge von der W-4-Erklärung der beschäftigten Person, der Auswahl ihrer Zusatzleistungen und allen geltenden gerichtlichen Anordnungen abhängen:
| Abzugsart | Beispiele | Wie sie bestimmt wird |
|---|---|---|
| Vorgeschriebene Steuerabzüge | Bundeseinkommensteuer, Einkommensteuer des Bundesstaates, Sozialversicherung (6,2 %), Medicare (1,45 %) | Staatliche Sätze; W-4 für die Höhe des Einbehalts |
| Steuerbeiträge des Arbeitgebers | FUTA, SUTA, Arbeitgeberanteil an der FICA | Gesetzlich festgelegt |
| Freiwillige Abzüge vor Steuern | Krankenversicherungsbeiträge, 401(k)-Beiträge, HSA-Beiträge | Auswahl der beschäftigten Person |
| Freiwillige Abzüge nach Steuern | Roth-IRA-Beiträge, bestimmte Lebensversicherungen | Auswahl der beschäftigten Person |
| Unfreiwillige Abzüge | Lohnpfändungen, Unterhaltsanordnungen, Steuerpfändungen | Gerichtliche oder behördliche Anordnungen |
Fehler an dieser Stelle, insbesondere bei den Steuerabzügen, führen am Jahresende sowohl für Sie als auch für Ihre Beschäftigten zu Problemen.
6. Zahlungen an Beschäftigte ausstellen
Nachdem Sie den Nettolohn berechnet haben, leisten Sie die Zahlungen über die von Ihnen gewählte Methode. Unabhängig von der verwendeten Methode muss jede beschäftigte Person eine Gehaltsabrechnung erhalten, in der Bruttolohn, sämtliche Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind. In vielen Rechtsordnungen ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Prüfen Sie daher die örtlichen Anforderungen an Format und Zustellung. Ihre Zahlungsoptionen sind:
- Direkteinzahlung: Der Standard in den meisten Unternehmen. Die Beträge werden am Zahltag direkt auf das Bankkonto der beschäftigten Person überwiesen. Dies ist zuverlässig und wird von den meisten Beschäftigten bevorzugt.
- Papierschecks: Eine Ausweichmöglichkeit für Beschäftigte ohne Bankkonto. Höherer Verwaltungsaufwand als bei digitalen Methoden.
- Gehaltskarten (vorausbezahlte Debitkarten): Eine gute Alternative für Beschäftigte ohne Bankkonto. Die Beträge werden in jedem Gehaltszahlungszeitraum direkt auf die Karte geladen.
7. Lohnsteuern einreichen und die Berichterstattung zum Jahresende erledigen
Die Lohnabrechnung endet nicht mit der Auszahlung. Sie müssen einen fortlaufenden Steuerberichtszyklus einhalten, und versäumte Fristen können zu Strafen führen.
Ich empfehle, zu Beginn jedes Jahres einen Kalender für Lohnsteuertermine zu erstellen, damit Sie diese Fristen im Blick behalten:
- Bundessteuerzahlungen: Führen Sie einbehaltene Steuern im Laufe des Jahres nach einem monatlichen oder halbmonatlichen Zahlungsplan an die IRS ab.
- Formular 941 (vierteljährlich): Meldet ausgezahlte Löhne und einbehaltene Bundessteuern. Fällig am letzten Tag des Monats, der auf jedes Quartalsende folgt.
- Steuererklärungen des Bundesstaates: Häufigkeit und Fristen variieren je nach Rechtsordnung; bestätigen Sie diese bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates.
- Formular 940 (jährlich): Meldet Ihre jährliche FUTA-Steuerschuld.
- W-2-Formulare (bis zum 31. Januar): Werden an alle Beschäftigten gesendet und bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht; sie fassen die jährlichen Löhne und Einbehalte zusammen.
- 1099-NEC-Formulare (bis zum 31. Januar): Werden an unabhängige Auftragnehmer gesendet, denen Sie im Laufe des Jahres $600 oder mehr gezahlt haben.
Lohnabrechnungsgesetze und Vorschriften, die Sie kennen müssen
Die Einhaltung der Vorschriften zur Lohnabrechnung ist nicht verhandelbar. Verstöße führen zu Geldstrafen, Nachzahlungen, rechtlichen Risiken und einer Schädigung Ihres Rufs als Arbeitgeber. In vielen Ländern regeln drei Rechtsbereiche die Lohnabrechnung: Arbeitszeit- und Lohngesetze, Lohnsteuerrecht und Gesetze zur Arbeitslosenversicherung.
In den USA entsprechen diese der FLSA, FICA und FUTA:
- FLSA (Gesetz über faire Arbeitsstandards): Legt den bundesweiten Mindestlohn und die Regeln für Überstunden fest, insbesondere das 1,5-Fache des regulären Lohnsatzes für Arbeitsstunden über 40 Stunden pro Woche. Außerdem wird definiert, welche Beschäftigten aufgrund von Gehaltsschwellen und ihren Tätigkeiten von der Überstundenregelung ausgenommen sind.
- FICA (Gesetz über Beiträge zur Sozialversicherung): Verpflichtet Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Beiträge zur Sozialversicherung (jeweils 6,2 %) und zu Medicare (jeweils 1,45 %) zu leisten. Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen von mehr als 200.000 $ unterliegen außerdem einem zusätzlichen Medicare-Zuschlag von 0,9 %, der ausschließlich vom Arbeitnehmer gezahlt wird.
- FUTA (Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer): Arbeitgeber zahlen eine Steuer von 6 % auf die ersten 7.000 $ des Lohns jedes Arbeitnehmers. Die meisten Arbeitgeber haben Anspruch auf eine Gutschrift von bis zu 5,4 %, wodurch sich der effektive Bundessatz auf 0,6 % reduziert, sofern die staatlichen Arbeitslosensteuern aktuell entrichtet werden.
Auch staatliche und lokale Gesetze können sich auf Mindestlohnsätze, vorgeschriebene bezahlte Freistellungen und Anforderungen an die Berufsunfähigkeitsversicherung auswirken; die Regeln für den Einkommensteuereinbehalt variieren je nach Rechtsordnung. Ich empfehle, zu Beginn jedes Jahres einen Kalender zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erstellen und Änderungen des jeweiligen Landesrechts zu prüfen, bevor sie in Kraft treten. Wenn Sie in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, nimmt diese Komplexität der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schnell zu.
Für Unternehmen außerhalb der USA unterscheidet sich die Lohn- und Gehaltsgesetzgebung je nach Land erheblich. Es lohnt sich, in eine lokale Rechtsberatung oder einen globalen Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu investieren, um grenzüberschreitend gesetzeskonform zu bleiben.
Wie viel kostet die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfassen mehr als nur die Löhne. Die tatsächliche Formel lautet: Löhne + Arbeitgebersteuern + Gebühren für die Lohnabrechnung + Zusatzleistungen. Wenn Sie alle vier Faktoren berücksichtigen, liegen die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters deutlich über seinem alleinigen Bruttolohn.
Steuerbeiträge des Arbeitgebers
Zusätzlich zu den gezahlten Löhnen sind Sie auch für Ihren Anteil an den FICA-Steuern verantwortlich: 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare pro Mitarbeiter und Gehaltsabrechnung. Wenn ein Mitarbeiter 3.000 $ pro Monat verdient, zahlt der Arbeitgeber zusätzlich 229,50 $ an Lohnsteuern. Diese Kosten fallen für jeden Mitarbeiter an und sind ein wesentlicher Faktor der gesamten Lohnabrechnungskosten.
Gebühren für die Lohnabrechnung
Wie viel Sie für die tatsächliche Durchführung der Lohnabrechnung ausgeben, hängt von der gewählten Methode ab. Hier ist eine allgemeine Übersicht:
| Methode der Lohnabrechnung | Typische Kosten |
|---|---|
| Eigenständige manuelle Abrechnung | Keine anfänglichen Kosten, jedoch 5–10 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat und ein hohes Fehlerrisiko |
| Software für die Lohnabrechnung | Grundgebühr von 20–180 $/Monat + 4–12 $ pro Mitarbeiter und Monat |
| Ausgelagerter Anbieter / PEO | Kann bei vollständigen PEO-Lösungen 100 $ pro Mitarbeiter und Monat überschreiten |
| Fest angestellter Spezialist für die Lohnabrechnung | Durchschnittsgehalt von etwa 49.000 $/Jahr für lohnabrechnungsbezogene Positionen; Spezialisten eher 60.000 $ |
Zusatzleistungen und andere variable Kosten
Zusatzleistungen können Ihre Kosten pro Mitarbeiter erheblich erhöhen. Krankenversicherungsprämien, Beiträge zur Altersvorsorge, Rückstellungen für bezahlte Freistellungen und die Arbeitsunfallversicherung variieren je nach Branche und Standort.
In Branchen wie dem Baugewerbe sind die Sätze für die Arbeitsunfallversicherung deutlich höher als bei Bürotätigkeiten. Solche Faktoren sollten Sie von Anfang an in Ihr Budget für die Lohnabrechnung einbeziehen.
Arten der Lohnabrechnung
Für die tatsächliche Durchführung der Lohnabrechnung stehen Ihnen vier Hauptoptionen zur Verfügung. Jede bringt unterschiedliche Vor- und Nachteile hinsichtlich Kosten, Kontrolle und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich:
- Intern (manuell): Sie berechnen und verarbeiten die Lohnabrechnung selbst mithilfe von Tabellenkalkulationen. Dadurch haben Sie vollständige Kontrolle, aber die Methode ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Ich würde dies nur Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern und einfachen Vergütungsstrukturen empfehlen.
- Software für die Lohnabrechnung: Sie verwalten die Lohnabrechnung selbst, während die Automatisierung Berechnungen, Steuerabzüge und Meldungen übernimmt. Dies ist die häufigste Lösung für kleine und mittelgroße Unternehmen und bietet meiner Meinung nach den meisten Teams das beste Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Effizienz.
- Ausgelagerter Anbieter für die Lohnabrechnung: Ein externer Dienstleister übernimmt die gesamte Lohnabrechnung. Sie liefern die Eingaben, während der Anbieter die Verarbeitung, Steuerzahlungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften übernimmt. Dies ist eine gute Option für Teams ohne eigenes Personal für die Lohnabrechnung oder für Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind.
- Steuerberater oder Buchhalter: Einige Unternehmen führen die Lohnabrechnung über einen externen Steuerberater durch. Dies funktioniert gut, wenn die Lohnabrechnung eng mit der Finanzberichterstattung verknüpft ist, kann aber die Bearbeitungszeit verlängern, wenn der Steuerberater nicht ausschließlich für Ihr Konto zuständig ist.
So wählen Sie das richtige Lohnabrechnungssystem
Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungssystems sind diejenigen, die manuelle Arbeit reduzieren und Sie vor Risiken bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften schützen. Berücksichtigen Sie diese Kriterien beim Vergleich verschiedener Optionen:
- Automatisierte Steuerberechnungen und -anmeldungen: Das System sollte Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern automatisch berechnen und in Ihrem Namen anmelden. Dies ist die wichtigste Funktion, da bei der manuellen Steuerverwaltung die meisten Fehler auftreten.
- Integration von Arbeitszeit und Anwesenheit: Eine direkte Integration zwischen Ihrem Zeiterfassungstool und der Lohnabrechnung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, die mit Abstand häufigste Ursache für Fehler bei der Lohnabrechnung.
- Selbstbedienung für Mitarbeitende: Mitarbeitende sollten ihre eigenen W-4s, Bankverbindungen und Leistungsauswahlen aktualisieren können. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung und verbessert die Datengenauigkeit.
- Warnungen zur Einhaltung von Vorschriften: Achten Sie auf ein System, das auf Änderungen bei Steuersätzen, Lohnvorschriften und Fristen für Anmeldungen hinweist. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind.
- Berichte und Analysen: Lohnabrechnungsdaten sind Personaldaten. Ein System mit leistungsfähigen Berichtsfunktionen hilft Ihnen, Arbeitskosten zu verfolgen, Trends zu erkennen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.
- Skalierbarkeit: Wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann. Der Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters ist mühsam, und ich zahle lieber im Voraus etwas mehr für ein System, das Ihre zukünftige Entwicklung bewältigt und nicht nur Ihre aktuelle Situation.
Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung und wie Sie sie vermeiden
Laut einer EY-Studie betragen die durchschnittlich geschätzten Kosten eines einzelnen Fehlers bei der Lohnabrechnung $291, und 20% der Lohnabrechnungen eines durchschnittlichen Unternehmens weisen im Laufe eines Jahres Fehler auf. Die meisten dieser Fehler lassen sich vermeiden. Dies sind die Fehler, die ich am häufigsten sehe:
- Falsche Einstufung von Arbeitskräften: Eine angestellte Person als unabhängige Auftragnehmerin oder unabhängigen Auftragnehmer einzustufen, um Steuerbeiträge zu vermeiden, ist einer der riskantesten Fehler, die Sie machen können. Der IRS wendet einen strengen Test der verhaltensbezogenen und finanziellen Kontrolle an. Holen Sie im Zweifelsfall eine rechtliche Einschätzung ein, bevor Sie eine Einstufung vornehmen.
- Fehlerhafte Überstundenberechnungen: Eine falsche Anwendung der Überstundenregelungen, das Übersehen von Schichtzulagen oder die unzureichende Berücksichtigung von Boni und Provisionen sind häufige Fehler. Sie führen allesamt zu Unter- oder Überzahlungen, die korrigiert werden müssen.
- Verspätete Steuerzahlungen: Wenn Sie den falschen Betrag oder gar nichts zahlen, können Ihnen Strafen und stufenweise auflaufende Gebühren von bis zu 15% entstehen, bis das Problem behoben ist. Richten Sie automatische Erinnerungen ein oder verwenden Sie ein Lohnabrechnungssystem, das die Zahlungen für Sie abwickelt.
- Ignorieren von Änderungen im Landes- und Kommunalrecht: Die Einhaltung bundesrechtlicher Vorschriften ist der Mindeststandard. Aktualisierungen des gesetzlichen Mindestlohns auf Landesebene, Ausweitungen der bezahlten Freistellung und Änderungen kommunaler Steuersätze kommen häufig vor und werden nicht immer deutlich angekündigt. Nehmen Sie eine Überprüfung in Ihren vierteljährlichen HR-Kalender auf.
- Führen ungenauer oder unvollständiger Aufzeichnungen: Lohnabrechnungsunterlagen (einschließlich Arbeitszeitnachweisen, Gehaltsabrechnungen und Steueranmeldungen) müssen nach Bundesrecht mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden (in einigen Bundesstaaten länger). Eine schlechte Dokumentation erschwert Prüfungen und macht die Beilegung von Streitigkeiten nahezu unmöglich.
- Uneinheitliche Zeiterfassungspraktiken: Fehler bei der Zeiterfassung und Dateneingabe sind der mit Abstand häufigste Fehler bei der Lohnabrechnung. Im Durchschnitt treten diese Fehler mehr als einmal pro Mitarbeitenden und Jahr auf. Ein Zeiterfassungssystem, das Daten direkt in die Lohnabrechnung überträgt, reduziert dieses Risiko erheblich.
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Nachdem Sie nun wissen, wie die Lohnabrechnung von der Einrichtung bis zum Jahresabschluss funktioniert, besteht der nächste Schritt darin, das erforderliche HR-Wissen aufzubauen. Schließen Sie sich mehr als 35,000 HR- und Personalverantwortlichen an und erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Tools, Vorlagen und Expertenwissen, mit denen Sie jede Woche selbstbewusster führen können.
