Wie lange Gehaltsunterlagen aufbewahren: Leitfaden zu Aufbewahrung & Speicherung
Längste Frist: Bewahren Sie Gehaltsunterlagen so lange auf, wie es die längste geltende bundesrechtliche, einzelstaatliche oder ereignisbezogene Frist erfordert, wenn sich Anforderungen überschneiden.
Fristen der Behörden: Das FLSA schreibt im Allgemeinen zwei bis drei Jahre vor, während Unterlagen zur Lohnsteuer von Beschäftigten nach den Anforderungen des IRS mindestens vier Jahre aufbewahrt werden müssen.
Sichere Aufbewahrung: Verwenden Sie kontrollierte digitale Systeme mit Verschlüsselung, eingeschränkten Zugriffsrechten, Sicherungskopien, Prüfprotokollen und durchsuchbaren Aufbewahrungsplänen.
Unterschiede zwischen Bundesstaaten: Beschäftigte im Homeoffice und einzelstaatliche Gesetze können zusätzliche Pflichten mit sich bringen. Prüfen Sie daher vor der Festlegung von Fristen den Standort jeder beschäftigten Person.
Wie lange Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art der Unterlage und den geltenden Gesetzen ab. Bundesrecht verlangt in der Regel, dass Gehaltsabrechnungsunterlagen zwei bis sechs Jahre (oder sogar länger) aufbewahrt werden. Der IRS verlangt vier Jahre, während das Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) zwei bis drei Jahre vorschreibt. Andere Gesetze können eine längere Aufbewahrung verlangen. Wenn mehrere Vorschriften gleichzeitig gelten, ist die längste Frist maßgeblich.
Eine zu kurze Aufbewahrung kann Sie bei Prüfungen, Lohnstreitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten angreifbar machen. Alles unbegrenzt aufzubewahren, führt jedoch zu unnötigen Sicherheits- und Speicherrisiken. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Aufbewahrungspflichten nach Behörde und Unterlagenart und erklärt anschließend, wie Sie Unterlagen speichern, organisieren und sicher vernichten, wenn ihre vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abläuft (und welche Software für die Gehaltsabrechnung sich dafür am besten eignet).
Wie lange müssen Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahrt werden?
Wie lange Sie Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahren sollten, hängt von der Art der Unterlage ab. Hier ist eine kurze Zusammenfassung:
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| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist | Maßgebliches Gesetz oder zuständige Behörde |
|---|---|---|
| Unterlagen zu Beschäftigungssteuern (W-2, W-4, 941, Einzahlungsunterlagen, EIN-Dokumentation) | 4 Jahre | IRS |
| Formular I-9 | 3 Jahre ab Einstellungsdatum oder 1 Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt | USCIS, DHS |
| Grundlegende Gehalts- und Lohnunterlagen (Gehaltsabrechnungsregister, Tarifverträge) | 3 Jahre | FLSA, DOL |
| Unterlagen zu FMLA-Urlaub (Anträge, Daten, Stunden, Streitigkeiten, Richtlinien, Prämienzahlungen) | 3 Jahre | FMLA, DOL |
| Ergänzende Gehaltsabrechnungsunterlagen (Stundenzettel, Dienstpläne, Tabellen der Lohnsätze, Stücklohnscheine) | 2 Jahre | FLSA, DOL |
| Dokumentation zur Lohngleichheit und Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung gleicher Bezahlung | 2 Jahre | Gesetz zur Lohngleichheit, EEOC |
Die Gesetze einzelner Bundesstaaten können diese Fristen verlängern (z. B. New York, wo Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, und Kalifornien, wo eine Aufbewahrung von 4 Jahren vorgeschrieben ist). Prüfen Sie stets die Anforderungen jedes Bundesstaates, in dem Sie Beschäftigte haben.
Was sind Gehaltsabrechnungsunterlagen?
Gehaltsabrechnungsunterlagen umfassen alle Dokumente, die zur Berechnung, Überprüfung oder Meldung der Vergütung von Beschäftigten verwendet werden. Dazu gehören Lohnregister, geleistete Arbeitsstunden, Steuerabzüge, Angaben zu Abzügen, gewählte Leistungen sowie Personalmaßnahmen wie Einstellungen, Beförderungen und Beendigungen von Arbeitsverhältnissen.
Die folgenden Unterlagen bilden den zentralen Datensatz hinter jedem Gehalt, das Ihr Unternehmen auszahlt:
- Identifikationsdaten der Beschäftigten: Dazu gehören der vollständige rechtliche Name, die Sozialversicherungsnummer, die Wohnanschrift, das Geburtsdatum, das Geschlecht und der Beruf
- Vergütungsdaten: Dazu gehören der reguläre Stundenlohn, die Vergütungsgrundlage (Stundenlohn, Gehalt, Stücklohn, Provision), die reguläre tägliche oder wöchentliche Vergütung, die Überstundenvergütung pro Arbeitswoche, die in jedem Zahlungszeitraum ausgezahlten Löhne sowie das Zahlungsdatum und der abgedeckte Zeitraum.
- Angaben zu Arbeitsstunden: Dazu gehören die täglich geleisteten Arbeitsstunden, die wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden sowie der Wochentag und die Uhrzeit, zu denen die Arbeitswoche beginnt.
- Abzüge und Zuschläge: Dazu gehören Abzüge für Bundes- und Landessteuern, Sozialversicherung und Medicare, Pfändungen und Einbehalte für Kindesunterhalt, Beiträge zur Krankenversicherung und Altersvorsorge sowie Zuschläge wie Boni, Provisionen und Trinkgelder.
Wie lange müssen Gehaltsabrechnungsunterlagen gemäß dem FLSA aufbewahrt werden?
Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren (grundlegende Gehalts- und Lohndaten)
Das Arbeitsministerium verlangt von Arbeitgebern, die folgenden Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren:
- Gehaltsabrechnungsregister mit allen je Zahlungszeitraum ausgezahlten Löhnen
- Tarifverträge
- Verkaufs- und Einkaufsunterlagen, die zur Berechnung der Löhne verwendet werden
- Bescheinigungen im Zusammenhang mit Ausnahmen vom FLSA
Bewahren Sie diese Unterlagen an Ihrem Geschäftssitz oder in einer zentralen Dokumentenstelle auf. Ermittler des DOL können jederzeit Erweiterungen, Berechnungen oder Abschriften aus diesen Unterlagen anfordern.
Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren (ergänzende und unterstützende Dokumente)
Aufzeichnungen, auf denen Lohnberechnungen basieren, müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören:
- Stempelkarten und Arbeitszeitnachweise
- Lohntabellen
- Nachweise über Stücklöhne
- Arbeits- und Zeitpläne
- Auftrags-, Versand- und Abrechnungsunterlagen
- Aufzeichnungen über Zuschläge oder Abzüge vom Lohn
Diese dienen als Belege für die Einträge in Ihrem Lohnregister. Wenn ein Ermittler des DOL nachvollziehen muss, wie ein Lohnbetrag berechnet wurde, wird er diese Unterlagen anfordern.
Besonderheiten bei nicht befreiten und befreiten Arbeitnehmern
Das FLSA schreibt je nach Befreiungsstatus eines Arbeitnehmers unterschiedlich detaillierte Aufzeichnungen vor.
- Nicht befreite Arbeitnehmer: Sie müssen die täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden, die Uhrzeit und den Wochentag, an dem die Arbeitswoche beginnt, den regulären Stundenlohn, den gesamten Verdienst für reguläre Arbeitszeit, den Überstundenzuschlag pro Woche und den gesamten in jedem Zahlungszeitraum gezahlten Lohn erfassen.
- Befreite Arbeitnehmer: Die Aufzeichnungen müssen die Grundlage der Lohnzahlung und das Gesamtgehalt pro Zahlungszeitraum ausweisen. Sie müssen die täglichen Arbeitsstunden nicht erfassen, aber dokumentieren, warum der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für die Befreiung erfüllt. Bewahren Sie Stellenbeschreibungen und Unterlagen zu den Tätigkeitsprüfungen zusammen mit den Lohnaufzeichnungen auf, falls die Einstufung jemals angefochten wird.
Wie lange müssen laut IRS Aufzeichnungen zu Beschäftigungssteuern aufbewahrt werden?
Der IRS verlangt, dass Sie alle Aufzeichnungen zu Beschäftigungssteuern mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung für den betreffenden Zeitraum oder nach dem Datum der Steuerzahlung aufbewahren – je nachdem, welches Datum später liegt.
In der Praxis funktioniert der Zeitplan folgendermaßen: Angenommen, Sie reichen das Formular 941 für das vierte Quartal des Steuerjahres 2025 ein (fällig bis zum 31. Januar 2026). An diesem Tag beginnt die Frist – Sie müssen alle Belege mindestens bis zum 31. Januar 2030 aufbewahren. Wenn Sie verspätet eingereicht, eine verspätete Zahlung geleistet, ein berichtigtes Formular 941 eingereicht oder ein korrigiertes W-2 ausgestellt haben, beginnt die Frist ab dem späteren Datum.
Zu den konkreten Aufzeichnungen, deren Aufbewahrung der IRS erwartet, gehören:
- Unterlagen zur Arbeitgeber-Identifikationsnummer
- Kopien aller den Arbeitnehmern ausgehändigten Formulare W-2
- Ausgefüllte Formulare W-4, W-4P, W-4R, W-4S und W-4V der Arbeitnehmer
- Formulare W-9 unabhängiger Auftragnehmer
- Vierteljährliche Einreichungen des Formulars 941 oder jährliche Einreichungen des Formulars 944 sowie Bestätigungsnummern
- Datumsangaben und Beträge der Bundessteuereinzahlungen mit Bestätigungsnummern des EFTPS
- Aufzeichnungen über alle Lohn-, Renten- und Pensionszahlungen einschließlich Beträgen und Datumsangaben
- Von Arbeitnehmern gemeldete Trinkgeldbeträge und Aufzeichnungen über zugeteilte Trinkgelder
- Der faire Marktwert der als Sachleistung gezahlten Löhne
- Bewertungen von Zusatzleistungen und Belege für die Erstattung von Ausgaben
- Zeiträume und Beträge der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Aufzeichnungen über unabhängige Auftragnehmer
Beziehungen zu Auftragnehmern führen über die Einreichung eines 1099-Formulars hinaus zu zusätzlichen Aufbewahrungspflichten. Bewahren Sie Formulare W-9 und Kopien der 1099-NEC-Formulare vier Jahre lang auf, ebenso wie Steuerunterlagen von Arbeitnehmern. Bewahren Sie außerdem Unterlagen auf, die die Einstufung belegen: den Vertrag, Nachweise darüber, wie der Auftragnehmer seinen Zeitplan und seine Arbeitsmethoden selbst bestimmt, Rechnungen sowie Korrespondenz, die die Beziehung dokumentiert.
Angesichts der Häufigkeit von Streitigkeiten über falsche Einstufungen und der entschlossenen Haltung, die der IRS und das DOL in dieser Frage eingenommen haben, sollten Sie Unterlagen zur Einstufung mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Wird ein Arbeitnehmer nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, können rückständige Steuern, Strafen und Zinsen für den gesamten Zeitraum seit Beginn der Beziehung fällig werden.
Aufbewahrungspflichten für das Formular I-9
Bewahren Sie das Formular I-9 drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf – je nachdem, welches Datum später liegt. Für einen Arbeitnehmer, der am 15. Januar 2024 eingestellt und am 1. März 2025 gekündigt wurde, müssten Sie das I-9 mindestens bis zum 15. Januar 2027 aufbewahren, da dieses Datum (drei Jahre nach der Einstellung) später liegt als der 1. März 2026 (ein Jahr nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses).
Bewahren Sie I-9-Formulare getrennt von allgemeinen Personalakten auf. Bei einer staatlichen Prüfung übergeben Sie die I-9-Formulare zur Überprüfung. Wenn Sie sie in einem separaten Ordner oder digitalen Verzeichnis aufbewahren, können Prüfer nicht auf vertrauliche Informationen zugreifen, die für die I-9-Prüfung nicht relevant sind.
Andere Bundesgesetze, die sich auf die Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsunterlagen auswirken
FMLA (Gesetz über Familien- und Krankheitsurlaub)
Bewahren Sie alle FMLA-bezogenen Unterlagen drei Jahre lang auf. Dazu gehören Urlaubsanträge, die Daten und Stunden des genommenen Urlaubs, Aufzeichnungen über Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Kopien Ihrer FMLA-Richtlinien sowie Unterlagen über während des Urlaubs geleistete Zahlungen von Krankenversicherungsbeiträgen.
Auch wenn ein Arbeitnehmer niemals FMLA-Urlaub nimmt, müssen Sie die Unterlagen aufbewahren, die seine Anspruchsberechtigung belegen. Bewahren Sie diese zusammen mit den Lohn- und Gehaltsunterlagen auf, da der Urlaub häufig unmittelbar mit Vergütungsdaten zusammenhängt.
ERISA (Gesetz über die Sicherung von Ansprüchen aus der betrieblichen Altersversorgung)
Nach ERISA müssen Sie Planunterlagen, Jahresberichte und Aufzeichnungen über Transaktionen sechs Jahre ab dem Datum der Einreichung des Berichts oder des Abschlusses der Transaktion aufbewahren. Dies umfasst 401(k)-Pläne, Pensionspläne und Pläne für Sozialleistungen wie eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Krankenversicherung.
Sechs Jahre sind die längste übliche bundesrechtliche Aufbewahrungsfrist, mit der die meisten Arbeitgeber konfrontiert werden. Angesichts der Komplexität von Streitigkeiten über Sozialleistungspläne sollten Sie diese Unterlagen vorsichtshalber sieben Jahre lang aufbewahren.
EEOC, Gesetz zur Lohngleichheit und Titel VII
Bewahren Sie Unterlagen, die die Einhaltung der Entgeltgleichheit belegen, zwei Jahre lang auf. Dazu gehören Arbeitsplatzbewertungen, Lohn- und Gehaltsumfragen sowie alle Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie Sie die Vergütungshöhen für verschiedene Tätigkeiten festgelegt haben.
Für Personal- und Beschäftigungsmaßnahmen wie Einstellungsentscheidungen, Beförderungen, Versetzungen und Kündigungen müssen Sie die entsprechenden Unterlagen ab dem Datum der Maßnahme ein Jahr lang aufbewahren.
ADA und ADEA
Bewahren Sie Unterlagen im Zusammenhang mit einer Personalmaßnahme ein Jahr nach ihrer Durchführung auf. Wird eine Diskriminierungsbeschwerde eingereicht, müssen Sie alle relevanten Unterlagen bis zum endgültigen Abschluss des Beschwerdeverfahrens oder eines daraus resultierenden Rechtsstreits aufbewahren.
In diesem Bereich werden viele Arbeitgeber unvorbereitet getroffen. Sobald eine Beschwerde eingereicht wurde, wechselt Ihre Verpflichtung von einer zeitbasierten zu einer ereignisbasierten Regel. Die Vernichtung von Unterlagen während eines anhängigen Rechtsstreits kann zu gerichtlichen Sanktionen führen. Sobald Sie von einer Forderung Kenntnis erhalten, verhängen Sie für jede Person und jedes System, die bzw. das mit den relevanten Unterlagen arbeitet, eine Aufbewahrungssperre für den Rechtsstreit.
Wie und wo Sie Lohn- und Gehaltsunterlagen sicher aufbewahren
Aufbewahrung auf Papier, digital und softwarebasiert
- Aktenschränke für Papierunterlagen: In kleinen Unternehmen weit verbreitet. Sie sind unkompliziert und erfordern keine Software. Papier verschlechtert sich jedoch, nimmt physischen Raum ein und kann zerstört werden. Wenn Sie Papier verwenden, bewahren Sie Kopien in einem feuerfesten Schrank auf und erstellen Sie Sicherungskopien an einem externen Standort.
- Archive für gescannte Dokumente: Bieten einen Mittelweg. Sie scannen Papierunterlagen in PDFs und speichern sie auf lokalen Servern oder externen Laufwerken. Dies schützt vor physischem Verlust, aber Sie müssen die Organisation weiterhin selbst verwalten.
- Cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Personalinformationssystem-Plattformen: Diese Option empfehle ich. Plattformen wie QuickBooks, Gusto, ADP und Paychex speichern Lohndaten, wenden Zugriffskontrollen an und verfügen über Aufbewahrungsfunktionen. Die Unterlagen werden gesichert, sind durchsuchbar und zugänglich. Viele Plattformen bieten Zeitpläne für die Aufbewahrung, die Dokumente kennzeichnen, deren Vernichtungsdatum bevorsteht, sowie eine KI-gestützte Dokumentklassifizierung, die manuelle Ablagefehler reduziert.
Sind elektronische Aufzeichnungen rechtlich gleichwertig mit Papieroriginalen?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Die IRS und das DOL akzeptieren elektronische Speichersysteme gemäß Revenue Procedure 98-25, sofern das System lesbare und gut lesbare Unterlagen reproduzieren kann, angemessene Kontrollen zur Sicherstellung der Integrität und zur Verhinderung unbefugter Änderungen umfasst und auf Anfrage Ausdrucke erstellen kann.
Das bedeutet, dass Sie Papieroriginale scannen und schreddern können, jedoch nur, wenn Ihr elektronisches Speichersystem diese Standards erfüllt. Speichern Sie gescannte Dokumente nicht als einfache Bilddateien auf einem unkontrollierten gemeinsamen Laufwerk ohne Prüfpfad. Verwenden Sie eine Plattform für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder ein Dokumentenverwaltungssystem mit Zugriffskontrollen, Versionsverlauf und Sicherungsprotokollen, dann befinden Sie sich rechtlich auf sicherem Boden.
Anforderungen an Sicherheit und Vertraulichkeit
Lohn- und Gehaltsunterlagen enthalten sensible Daten: Sozialversicherungsnummern, Bankkontodaten und Gehaltsinformationen.
Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, damit nur autorisierte Personen Unterlagen einsehen oder ändern können. Verwenden Sie für digitale Unterlagen bei der Übertragung und im Ruhezustand eine Verschlüsselung. Schließen Sie physische Aktenschränke ab und beschränken Sie den Zugriff auf die Schlüssel. In vielen Bundesstaaten gelten Datenschutzgesetze mit Anforderungen zum Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten. Prüfen Sie daher die Vorschriften jedes Bundesstaates, in dem Sie tätig sind.
Wann und wie Gehaltsabrechnungsunterlagen vernichtet werden
Eine zu lange Aufbewahrung birgt eigene Risiken. Jedes Dokument, das Sie über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahren, erhöht Ihre Risiken bei der Offenlegung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, steigert den potenziellen Schaden durch eine Datenschutzverletzung und verursacht Lagerkosten, die sich Jahr für Jahr summieren.
Sobald eine Unterlage ihre Aufbewahrungsfrist überschritten hat und keine offenen Streitigkeiten, Prüfungen oder Zurückhaltungsanordnungen für Rechtsstreitigkeiten bestehen, die diese Verpflichtung verlängern, sollten Sie sie vernichten. Die Vernichtung muss jedoch systematisch, dokumentiert und rechtlich vertretbar sein:
- Erstellen Sie einen Vernichtungsplan: Überprüfen Sie mindestens einmal jährlich Ihre Unterlagen anhand Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie und ermitteln Sie Dokumente, deren vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
- Verwenden Sie sichere Vernichtungsmethoden: Papierunterlagen sollten durch einen zertifizierten Anbieter für Dokumentenvernichtung kreuzweise geschreddert oder verbrannt werden. Elektronische Unterlagen sollten dauerhaft mit Methoden gelöscht werden, die eine Wiederherstellung verhindern, und nicht lediglich in einen Papierkorb verschoben werden.
- Führen Sie ein Vernichtungsprotokoll: Dokumentieren Sie für jede vernichtete Unterlagencharge die Unterlagenarten, den Datumsbereich, die Aufbewahrungsfrist, das Vernichtungsdatum und die verwendete Methode. Dies ist Ihr Nachweis dafür, dass die Vernichtung routinemäßig und richtlinienbasiert erfolgte und nicht selektiv oder verdächtig war.
- Vernichten Sie niemals Unterlagen während eines Streitfalls: Wenn eine Beschwerde, Forderung, Prüfung oder Klage anhängig ist oder erwartet wird, erlassen Sie eine Aufbewahrungsanordnung und setzen Sie die routinemäßige Vernichtung aus. Die Vernichtung von Unterlagen kann zu gerichtlichen Sanktionen, nachteiligen Schlussfolgerungen für die Jury oder Schlimmerem führen.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung von Fehlern bei der Führung von Gehaltsabrechnungsunterlagen
Die häufigsten Probleme bei der Führung von Gehaltsabrechnungsunterlagen, die ich sehe, lassen sich vollständig vermeiden:
- Uneinheitliche Ablage: Einige Unterlagen werden digital gespeichert, andere bleiben auf Papier, und wieder andere liegen in der Schreibtischschublade einer Führungskraft. Legen Sie ein System fest und setzen Sie es konsequent durch.
- Gemeinsame Ablage von I-9-Formularen und Personalakten: Dies führt bei staatlichen Prüfungen zu Vertraulichkeitsproblemen. Bewahren Sie I-9-Formulare in einer separaten Akte auf.
- Ausschließliche Nutzung von Papier ohne Sicherungskopien: Ein einziges Hochwasser oder ein Bürobrand, und jahrelange Unterlagen sind verloren.
- Prüfung nur der Aufbewahrungsfrist eines einzigen Gesetzes: Ein Arbeitgeber, der Unterlagen nach den FLSA-Regeln drei Jahre lang aufbewahrt, kann dennoch gegen die vierjährige Vorgabe des IRS verstoßen.
- Keine Aktualisierung der Aufbewahrungspläne bei Gesetzesänderungen: Die Aufbewahrungsfristen auf Bundes- und Bundesstaatsebene ändern sich, und Ihre Richtlinie muss die aktuellen Vorschriften widerspiegeln.
- Zu frühe Entsorgung von Unterlagen während offener Streitigkeiten: Wenn eine Beschwerde oder Forderung eingereicht wurde, gelten die normalen Aufbewahrungsfristen nicht.
So beheben Sie diese Probleme:
- Implementieren Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware mit automatisierten Aufbewahrungswarnungen: Die meisten modernen Plattformen weisen darauf hin, wenn sich ein Dokument seinem Vernichtungsdatum nähert.
- Führen Sie jährlich eine Aufbewahrungsprüfung durch: Überprüfen Sie einmal im Jahr, welche Unterlagen Sie aufbewahren, und stellen Sie sicher, dass dies den aktuellen Anforderungen auf Bundes- und Bundesstaatsebene entspricht.
- Benennen Sie eine eindeutig verantwortliche Person für die Unterlagen: Eine Person sollte für den Aufbewahrungsplan zuständig und für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.
- Erstellen Sie eine schriftliche Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen: Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsfristen, Speichermethoden und Vernichtungsverfahren. Teilen Sie diese Richtlinie mit Ihren Personal- und Gehaltsabrechnungsteams.
Folgen und Strafen bei Nichteinhaltung
Es gibt mehrere Risiken und Strafen bei Nichteinhaltung, auf die Sie achten sollten:
- Risiken im Zusammenhang mit DOL und FLSA: Unzureichende Gehaltsabrechnungsunterlagen können die Verteidigung gegen Ansprüche auf Lohn und Arbeitszeit erschweren. Wenn vorgeschriebene Unterlagen fehlen, können sich Beschäftigte möglicherweise auf angemessene Schätzungen unbezahlter Arbeit stützen, was potenziell zu Nachzahlungen, pauschaliertem Schadensersatz und Anwaltskosten führen kann.
- Strafen des IRS: Fehlende Unterlagen zu Beschäftigungssteuern können Sie daran hindern, Steuererklärungen, Abzüge oder Gutschriften nachzuweisen, was potenziell zu zusätzlichen Steuern, Zinsen und Strafen führt.
- Risiko von Rechtsstreitigkeiten bei der Gehaltsabrechnung: Unvollständige Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen und sonstige Dokumentation zur Gehaltsabrechnung können Ihre Position in Streitigkeiten über Löhne, Überstunden, Abzüge und Leistungen schwächen.
Komplexität durch mehrere Bundesstaaten und eine im Homeoffice tätige Belegschaft
Viele Bundesstaaten schreiben längere Aufbewahrungsfristen vor, als das Bundesrecht verlangt. Mehrere Bundesstaaten verlangen außerdem, dass Gehaltsabrechnungen oder Verdienstbescheinigungen für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden, oder schreiben vor, dass bestimmte Unterlagen den Beschäftigten auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Dies geht über die Anforderungen auf Bundesebene hinaus und kann Arbeitgeber unvorbereitet treffen, wenn sie Beschäftigte in einer neuen Rechtsordnung einstellen.
Mitarbeiterteams im Remote- und Hybridmodell schaffen zusätzliche Komplexität. Ein einzelner Mitarbeiter, der von zu Hause aus in einem anderen Bundesstaat arbeitet, kann die Aufzeichnungspflichten dieses Bundesstaates auslösen. Legen Sie für jeden Mitarbeiter, der in einem bestimmten Bundesstaat arbeitet oder gearbeitet hat, standardmäßig die längste geltende Aufbewahrungsfrist des Bundesstaates zugrunde und legen Sie die bundesrechtlichen Mindestfristen darüber. Wenn Kalifornien vier Jahre vorschreibt und der FLSA drei, bewahren Sie die Aufzeichnung vier Jahre auf. Wenn New York sechs Jahre vorschreibt und der IRS vier, bewahren Sie sie sechs Jahre auf.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Lohnabrechnungsunterlagen für gekündigte Mitarbeiter aufbewahren?
Ja. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beendet Ihre Aufbewahrungspflichten nicht. Jede Aufzeichnung muss während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden, gerechnet ab dem maßgeblichen Ausgangsdatum (Einstellungsdatum, Datum der Handlung, Fälligkeitsdatum der Erklärung oder Beendigungsdatum – je nach Art der Aufzeichnung und maßgeblichem Recht). Für die meisten Aufzeichnungen müssen Sie diese noch mehrere Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahren.
Was passiert, wenn ich Lohnabrechnungsunterlagen bei einem Brand oder einer Naturkatastrophe verliere?
Sie sollten den Verlust unverzüglich dokumentieren, alle zuständigen Behörden benachrichtigen, wenn eine Prüfung ansteht, und anhand von Kontoauszügen, Steuererklärungen, Sicherungskopien der Lohnabrechnungsplattform und Mitarbeiterunterlagen rekonstruieren, was möglich ist. Der Verlust von Aufzeichnungen beseitigt Ihre gesetzlichen Pflichten nicht. Der Nachweis, dass Sie sich in gutem Glauben um die Aufbewahrung und Rekonstruktion der Unterlagen bemüht haben, kann jedoch Strafen mildern. Dies ist einer der wichtigsten Gründe, cloudbasierte Speicherlösungen zu verwenden oder Sicherungskopien außerhalb des Unternehmens aufzubewahren.
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