Wie lange Gehaltsunterlagen aufbewahren: Leitfaden zu Aufbewahrung & Speicherung
Längste Frist: Bewahren Sie Gehaltsunterlagen so lange auf, wie es die längste anwendbare Frist auf Bundes-, Landes- oder ereignisbezogener Ebene bei sich überschneidenden Anforderungen vorschreibt.
Fristen der Behörden: Das FLSA schreibt im Allgemeinen zwei bis drei Jahre vor, während Unterlagen zur Lohnsteuer von Beschäftigten nach den Vorgaben des IRS mindestens vier Jahre aufbewahrt werden müssen.
Sichere Speicherung: Verwenden Sie kontrollierte digitale Systeme mit Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Sicherungskopien, Prüfprotokollen und durchsuchbaren Aufbewahrungsplänen.
Unterschiede zwischen Bundesstaaten: Beschäftigte im Homeoffice und einzelstaatliche Gesetze können zusätzliche Pflichten mit sich bringen. Prüfen Sie daher vor der Festlegung von Fristen den Standort jeder beschäftigten Person.
Wie lange Lohnabrechnungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art der Unterlage und den geltenden Gesetzen ab. Nach Bundesrecht müssen Lohnabrechnungsunterlagen in der Regel zwei bis sechs Jahre (oder sogar länger) aufbewahrt werden. Der IRS verlangt vier Jahre, während das Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) zwei bis drei Jahre vorschreibt. Andere Gesetze können eine längere Aufbewahrung verlangen. Wenn mehrere Vorschriften gleichzeitig gelten, ist die längste Frist maßgeblich.
Eine zu kurze Aufbewahrung kann Sie bei Prüfungen, Lohnstreitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten angreifbar machen. Die unbegrenzte Aufbewahrung aller Unterlagen hingegen birgt unnötige Sicherheits- und Speicherungsrisiken. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Aufbewahrungsanforderungen nach Behörde und Unterlagenart und erklärt anschließend, wie Unterlagen aufbewahrt, organisiert und sicher vernichtet werden, sobald ihre vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (und welche Lohnabrechnungssoftware sich dafür am besten eignet).
Wie lange müssen Lohnabrechnungsunterlagen aufbewahrt werden?
Wie lange Sie Lohnabrechnungsunterlagen aufbewahren sollten, hängt von der Art der Unterlage ab. Hier ist eine kurze Übersicht:
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| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist | Zuständiges Gesetz oder zuständige Behörde |
|---|---|---|
| Unterlagen zu Beschäftigungssteuern (W-2, W-4, 941, Einzahlungsunterlagen, EIN-Dokumentation) | 4 Jahre | IRS |
| Formular I-9 | 3 Jahre ab Einstellungsdatum oder 1 Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt | USCIS, DHS |
| Grundlegende Lohn- und Gehaltsunterlagen (Lohnregister, Tarifverträge) | 3 Jahre | FLSA, DOL |
| Unterlagen zu FMLA-Urlaub (Anträge, Daten, Stunden, Streitigkeiten, Richtlinien, Prämienzahlungen) | 3 Jahre | FMLA, DOL |
| Ergänzende Lohnabrechnungsunterlagen (Stundenzettel, Dienstpläne, Tabellen der Lohnsätze, Stücklohnbelege) | 2 Jahre | FLSA, DOL |
| Dokumentation zur Lohngleichheit und Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung der Vorschriften zur gleichen Bezahlung | 2 Jahre | Gesetz zur Lohngleichheit, EEOC |
Bundesstaatliche Gesetze können jede dieser Fristen verlängern (z. B. New York, wo Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, und Kalifornien, wo eine Aufbewahrung von 4 Jahren vorgeschrieben ist). Prüfen Sie stets die Anforderungen jedes Bundesstaates, in dem Sie Beschäftigte haben.
Was sind Lohnabrechnungsunterlagen?
Lohnabrechnungsunterlagen umfassen alle Dokumente, die zur Berechnung, Überprüfung oder Meldung der Vergütung von Beschäftigten verwendet werden. Dazu gehören Lohnregister, geleistete Arbeitsstunden, Steuerabzüge, Angaben zu Abzügen, ausgewählte Leistungen sowie personalbezogene Maßnahmen wie Einstellungen, Beförderungen und Beendigungen von Arbeitsverhältnissen.
Die folgenden Unterlagen bilden den zentralen Datensatz hinter jedem Gehaltsscheck, den Ihr Unternehmen ausstellt:
- Identifikationsdaten der Beschäftigten: Dazu gehören der vollständige rechtliche Name, die Sozialversicherungsnummer, die Privatadresse, das Geburtsdatum, das Geschlecht und der Beruf.
- Vergütungsdaten: Dazu gehören der reguläre Stundenlohn, die Vergütungsgrundlage (Stundenlohn, Gehalt, Stücklohn, Provision), der tägliche oder wöchentliche Grundverdienst ohne Überstunden, die Überstundenvergütung pro Arbeitswoche, die in jedem Vergütungszeitraum gezahlten Löhne sowie das Zahlungsdatum und der abgedeckte Zeitraum.
- Arbeitszeitdaten: Dazu gehören die täglich geleisteten Arbeitsstunden, die wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden sowie der Wochentag und die Uhrzeit, an denen die Arbeitswoche beginnt.
- Abzüge und Zuschläge: Dazu gehören Abzüge für Bundes- und einzelstaatliche Steuern, Sozialversicherung und Medicare; Pfändungen und Abzüge für Kindesunterhalt; Beiträge zur Krankenversicherung und Altersvorsorge sowie Zuschläge wie Boni, Provisionen und Trinkgelder.
Wie lange müssen Lohnabrechnungsunterlagen nach dem FLSA aufbewahrt werden?
Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren (grundlegende Lohn- und Gehaltsdaten)
Das Arbeitsministerium verpflichtet Arbeitgeber, die folgenden Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren:
- Lohnregister mit allen pro Vergütungszeitraum gezahlten Löhnen
- Tarifverträge
- Verkaufs- und Einkaufsunterlagen, die zur Berechnung der Löhne verwendet werden
- Bescheinigungen im Zusammenhang mit Ausnahmen vom FLSA
Bewahren Sie diese Unterlagen an Ihrem Geschäftssitz oder in einer zentralen Registratur auf. Ermittler des DOL können jederzeit Erweiterungen, Berechnungen oder Abschriften aus diesen Unterlagen anfordern.
Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren (ergänzende und unterstützende Dokumente)
Aufzeichnungen, auf denen Lohnberechnungen basieren, müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören:
- Stempelkarten und Arbeitszeitnachweise
- Lohntabellen
- Nachweise über Stücklohnsätze
- Arbeits- und Zeitpläne
- Bestell-, Versand- und Abrechnungsunterlagen
- Aufzeichnungen über Zuschläge zu oder Abzüge von Löhnen
Diese dienen als Belege für die Einträge in Ihrem Lohnregister. Wenn ein Ermittler des DOL nachvollziehen muss, wie ein Lohnbetrag berechnet wurde, wird er diese Aufzeichnungen anfordern.
Besonderheiten bei nicht ausgenommenen und ausgenommenen Beschäftigten
Der FLSA verlangt je nach Ausnahmestatus eines Beschäftigten unterschiedlich detaillierte Aufzeichnungen.
- Nicht ausgenommene Beschäftigte: Sie müssen die täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden, die Uhrzeit und den Wochentag, an dem die Arbeitswoche beginnt, den regulären Stundenlohn, den gesamten Verdienst für reguläre Arbeitszeit, den Überstundenzuschlag pro Woche und die in jeder Lohnperiode gezahlten Gesamtlohnzahlungen dokumentieren.
- Ausgenommene Beschäftigte: Die Aufzeichnungen müssen die Grundlage der Lohnzahlung und das Gesamtgehalt pro Lohnperiode ausweisen. Sie müssen die täglichen Arbeitsstunden nicht erfassen, aber dokumentieren, warum der Beschäftigte für eine Ausnahme qualifiziert ist. Bewahren Sie Stellenbeschreibungen und Unterlagen zu den Tätigkeitsprüfungen zusammen mit den Lohnunterlagen auf, falls die Einstufung jemals angefochten wird.
Wie lange müssen Beschäftigungssteuerunterlagen für den IRS aufbewahrt werden?
Der IRS verlangt, dass Sie alle Beschäftigungssteuerunterlagen mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung für den betreffenden Zeitraum oder nach dem Datum der Steuerzahlung aufbewahren – je nachdem, welches Datum später liegt.
Praktisch funktioniert der Zeitplan folgendermaßen: Angenommen, Sie reichen das Formular 941 für das vierte Quartal des Steuerjahres 2025 ein (fällig bis zum 31. Januar 2026). Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Frist – Sie müssen alle Belege mindestens bis zum 31. Januar 2030 aufbewahren. Wenn Sie verspätet eingereicht, verspätet gezahlt, ein geändertes Formular 941 eingereicht oder ein korrigiertes W-2 ausgestellt haben, beginnt die Frist ab dem späteren Datum.
Zu den konkreten Aufzeichnungen, die der IRS von Ihnen erwartet, gehören:
- Unterlagen zur Arbeitgeber-Identifikationsnummer
- Kopien aller den Beschäftigten ausgehändigten Formulare W-2
- Ausgefüllte Formulare W-4, W-4P, W-4R, W-4S und W-4V der Beschäftigten
- Formulare W-9 von unabhängigen Auftragnehmern
- Vierteljährliche Einreichungen des Formulars 941 oder jährliche Einreichungen des Formulars 944 sowie Bestätigungsnummern
- Daten und Beträge der Bundessteuerzahlungen mit Bestätigungsnummern des EFTPS
- Aufzeichnungen über alle Lohn-, Renten- und Pensionszahlungen, einschließlich Beträgen und Daten
- Von Beschäftigten gemeldete Trinkgeldbeträge und Aufzeichnungen über zugewiesene Trinkgelder
- Der angemessene Marktwert von als Sachleistung gezahlten Löhnen
- Bewertungen von Nebenleistungen und Belege für die Erstattung von Ausgaben
- Zeiträume und Beträge der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Aufzeichnungen über unabhängige Auftragnehmer
Vertragsverhältnisse schaffen über die Einreichung eines 1099-Formulars hinausgehende Aufbewahrungspflichten. Bewahren Sie Formulare W-9 und Kopien der 1099-NEC-Formulare vier Jahre lang auf, ebenso wie Steuerunterlagen von Beschäftigten. Bewahren Sie außerdem Unterlagen auf, die die Einstufung belegen: den Vertrag, Nachweise darüber, wie der Beschäftigte seinen Zeitplan und seine Arbeitsmethoden selbst kontrolliert, Rechnungen sowie Korrespondenz, die das Verhältnis dokumentiert.
Angesichts der Häufigkeit von Streitigkeiten über Fehleinstufungen und der entschlossenen Haltung, die der IRS und das DOL in dieser Frage eingenommen haben, sollten Sie die Unterlagen zur Einstufung mindestens sechs Jahre aufbewahren. Wird ein Beschäftigter nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, können rückständige Steuern, Strafen und Zinsen ab Beginn des Vertragsverhältnisses fällig werden.
Aufbewahrungspflichten für das Formular I-9
Bewahren Sie das Formular I-9 drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf – je nachdem, welches Datum später liegt. Für einen Beschäftigten, der am 15. Januar 2024 eingestellt und am 1. März 2025 gekündigt wurde, müssten Sie das I-9 mindestens bis zum 15. Januar 2027 aufbewahren, da dieses Datum (drei Jahre nach der Einstellung) später liegt als der 1. März 2026 (ein Jahr nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses).
Bewahren Sie I-9-Formulare getrennt von allgemeinen Personalakten auf. Bei einer behördlichen Prüfung übergeben Sie die I-9-Formulare zur Überprüfung. Wenn Sie sie in einem separaten Ordner oder digitalen Verzeichnis aufbewahren, können Prüfer nicht auf vertrauliche Informationen zugreifen, die nichts mit der I-9-Prüfung zu tun haben.
Andere Bundesgesetze, die sich auf die Aufbewahrung von Lohnabrechnungsunterlagen auswirken
FMLA (Gesetz über Familien- und medizinischen Urlaub)
Bewahren Sie alle FMLA-bezogenen Unterlagen drei Jahre lang auf. Dazu gehören Urlaubsanträge, die Daten und Stunden des genommenen Urlaubs, Aufzeichnungen über Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Kopien Ihrer FMLA-Richtlinien sowie Nachweise über während der Urlaubszeiträume geleistete Krankenversicherungsprämien.
Auch wenn ein Arbeitnehmer niemals FMLA-Urlaub nimmt, müssen Sie die Unterlagen aufbewahren, aus denen seine Anspruchsberechtigung hervorgeht. Bewahren Sie diese zusammen mit den Lohnabrechnungsunterlagen auf, da Urlaub häufig direkt mit Vergütungsdaten zusammenhängt.
ERISA (Gesetz zur Sicherung der Altersvorsorge von Arbeitnehmern)
Nach ERISA müssen Sie Planunterlagen, Jahresberichte und Aufzeichnungen über Transaktionen sechs Jahre ab dem Datum der Einreichung des Berichts oder dem Datum der Transaktion aufbewahren. Dies umfasst 401(k)-Pläne, Pensionspläne und Sozialleistungspläne wie eine vom Arbeitgeber angebotene Krankenversicherung.
Sechs Jahre sind die längste übliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf Bundesebene, mit der die meisten Arbeitgeber konfrontiert werden. Angesichts der Komplexität von Streitigkeiten über Leistungspläne sollten Sie diese Unterlagen vorsichtshalber sieben Jahre lang aufbewahren.
EEOC, Gesetz zur Lohngleichheit und Titel VII
Bewahren Sie Unterlagen, die die Einhaltung der Lohngleichheit belegen, zwei Jahre lang auf. Dazu gehören Stellenbewertungen, Lohnstudien und alle Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie Sie Vergütungsstufen für verschiedene Funktionen festgelegt haben.
Personalunterlagen und Unterlagen zu Beschäftigungsmaßnahmen wie Einstellungsentscheidungen, Beförderungen, Versetzungen und Kündigungen müssen Sie ab dem Datum der Maßnahme ein Jahr lang aufbewahren.
ADA und ADEA
Bewahren Sie Unterlagen im Zusammenhang mit jeder Personalmaßnahme ein Jahr nach Durchführung der Maßnahme auf. Wenn eine Diskriminierungsbeschwerde eingereicht wird, müssen Sie alle relevanten Unterlagen bis zur endgültigen Entscheidung über die Beschwerde oder ein daraus resultierendes Gerichtsverfahren aufbewahren.
In diesem Bereich werden viele Arbeitgeber überrascht. Sobald eine Beschwerde eingereicht wurde, wechselt Ihre Verpflichtung von einer zeitbasierten zu einer ereignisbasierten Regel. Die Vernichtung von Unterlagen während eines anhängigen Gerichtsverfahrens kann zu gerichtlichen Sanktionen führen. Sobald Sie von einem Anspruch erfahren, verhängen Sie für jede Person und jedes System, die beziehungsweise das mit den relevanten Unterlagen in Berührung kommt, eine Aufbewahrungssperre für Rechtsstreitigkeiten.
Wie und wo Lohnabrechnungsunterlagen sicher aufbewahrt werden
Aufbewahrung in Papierform, digital und softwarebasiert
- Aktenschränke für Papierunterlagen: In kleinen Unternehmen üblich. Sie sind einfach und erfordern keine Software. Papier wird jedoch beschädigt, benötigt physischen Platz und kann zerstört werden. Wenn Sie Papierunterlagen verwenden, bewahren Sie Kopien in einem feuerfesten Schrank auf und erstellen Sie Sicherungskopien an einem anderen Standort.
- Archive gescannter Dokumente: Bieten einen Mittelweg. Sie scannen Papierunterlagen als PDF-Dateien und speichern sie auf lokalen Servern oder externen Laufwerken. Dies schützt vor physischem Verlust, aber Sie verwalten die Organisation weiterhin selbst.
- Cloudbasierte Lohnabrechnungs- und HRIS-Plattformen: Das empfehle ich. Plattformen wie QuickBooks, Gusto, ADP und Paychex speichern Lohnabrechnungsdaten, wenden Zugriffskontrollen an und bieten Funktionen zur Aufbewahrung. Die Unterlagen werden gesichert, sind durchsuchbar und zugänglich. Viele Plattformen bieten Zeitpläne für die Aufbewahrung, die auf Dokumente hinweisen, deren Vernichtungsdatum näher rückt, sowie eine KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, die manuelle Ablagefehler reduziert.
Sind elektronische Unterlagen rechtlich gleichwertig mit Papieroriginalen?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Der IRS und das Arbeitsministerium akzeptieren elektronische Speichersysteme gemäß Revenue Procedure 98-25, sofern das System lesbare und verständliche Unterlagen reproduzieren kann, angemessene Kontrollen zur Gewährleistung der Integrität und zur Verhinderung unbefugter Änderungen umfasst und auf Anfrage Papierkopien erstellen kann.
Das bedeutet, dass Sie Papieroriginale scannen und schreddern können, aber nur, wenn Ihr elektronisches Speichersystem diese Standards erfüllt. Speichern Sie gescannte Dokumente nicht als einfache Bilddateien auf einem unkontrollierten gemeinsam genutzten Laufwerk ohne Prüfpfad. Verwenden Sie eine Lohnabrechnungsplattform oder ein Dokumentenverwaltungssystem mit Zugriffskontrollen, Versionshistorie und Sicherungsprotokollen; damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Anforderungen an Sicherheit und Vertraulichkeit
Lohnabrechnungsunterlagen enthalten sensible Daten: Sozialversicherungsnummern, Bankkontodaten und Gehaltsinformationen.
Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, damit nur autorisierte Personen Unterlagen einsehen oder ändern können. Verwenden Sie Verschlüsselung für digitale Unterlagen bei der Übertragung und im Ruhezustand. Schließen Sie Aktenschränke ab und beschränken Sie den Zugriff auf die Schlüssel. In vielen Bundesstaaten gelten Datenschutzgesetze mit Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern. Prüfen Sie daher die Vorschriften jedes Bundesstaates, in dem Sie tätig sind.
Wann und wie Lohnabrechnungsunterlagen vernichtet werden
Eine übermäßig lange Aufbewahrung bringt eigene Risiken mit sich. Jedes Dokument, das Sie über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahren, erhöht Ihre Risiken bei der Offenlegung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, steigert den potenziellen Schaden durch eine Datenschutzverletzung und verursacht Lagerkosten, die sich Jahr für Jahr summieren.
Sobald eine Unterlage ihre Aufbewahrungsfrist überschritten hat und keine offenen Streitigkeiten, Prüfungen oder rechtlichen Aufbewahrungsanordnungen bestehen, die die Verpflichtung verlängern, sollten Sie sie vernichten. Die Vernichtung muss jedoch systematisch, dokumentiert und rechtlich vertretbar erfolgen:
- Erstellen Sie einen Vernichtungsplan: Überprüfen Sie mindestens einmal jährlich Ihre Unterlagen anhand Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie und ermitteln Sie Dokumente, deren vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
- Verwenden Sie sichere Vernichtungsmethoden: Papierunterlagen sollten von einem zertifizierten Vernichtungsdienstleister kreuzweise geschreddert oder verbrannt werden. Elektronische Unterlagen sollten dauerhaft mit Methoden gelöscht werden, die eine Wiederherstellung verhindern, und nicht einfach in einen Papierkorb verschoben werden.
- Führen Sie ein Vernichtungsprotokoll: Dokumentieren Sie für jede Charge vernichteter Unterlagen die Unterlagenarten, den Datumsbereich, die Aufbewahrungsfrist, das Vernichtungsdatum und die angewandte Methode. Dies ist Ihr Nachweis dafür, dass die Vernichtung routinemäßig und richtlinienbasiert erfolgte und nicht selektiv oder verdächtig war.
- Vernichten Sie niemals Unterlagen während eines Streitfalls: Wenn eine Beschwerde, ein Anspruch, eine Prüfung oder ein Rechtsstreit anhängig ist oder erwartet wird, erlassen Sie eine Aufbewahrungsanordnung und setzen Sie die routinemäßige Vernichtung aus. Die Vernichtung von Unterlagen kann zu gerichtlichen Sanktionen, nachteiligen Schlussfolgerungen für die Geschworenen oder Schlimmerem führen.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung von Fehlern bei der Aufbewahrung von Lohnabrechnungsunterlagen
Die häufigsten Probleme bei der Aufbewahrung von Lohnabrechnungsunterlagen, die ich sehe, sind vollständig vermeidbar:
- Uneinheitliche Ablage: Einige Unterlagen werden digital gespeichert, andere bleiben auf Papier, und wieder andere liegen in der Schreibtischschublade einer Führungskraft. Entscheiden Sie sich für ein System und setzen Sie es konsequent durch.
- Gemeinsame Aufbewahrung von I-9-Formularen und Personalakten: Dies führt bei staatlichen Prüfungen zu Vertraulichkeitsproblemen. Bewahren Sie I-9-Formulare in einer separaten Akte auf.
- Ausschließliche Verlass auf Papier ohne Sicherungskopien: Ein einziger Wasserschaden oder Bürobrand, und jahrelange Unterlagen sind verloren.
- Prüfung nur der Aufbewahrungsfrist eines Gesetzes: Ein Arbeitgeber, der Unterlagen gemäß den FLSA-Vorschriften drei Jahre lang aufbewahrt, kann dennoch gegen die vierjährige Aufbewahrungspflicht des IRS verstoßen.
- Keine Aktualisierung der Aufbewahrungspläne bei Gesetzesänderungen: Die Aufbewahrungsfristen auf Bundes- und Bundesstaatenebene ändern sich, und Ihre Richtlinie muss die aktuellen Vorschriften widerspiegeln.
- Zu frühe Entsorgung von Unterlagen während offener Streitigkeiten: Wenn eine Beschwerde oder ein Anspruch eingereicht wurde, gelten die normalen Aufbewahrungsfristen nicht.
So beheben Sie diese Probleme:
- Implementieren Sie Lohnabrechnungssoftware mit automatisierten Aufbewahrungswarnungen: Die meisten modernen Plattformen weisen darauf hin, wenn sich ein Dokument seinem Vernichtungsdatum nähert.
- Führen Sie eine jährliche Aufbewahrungsprüfung durch: Überprüfen Sie einmal jährlich, welche Unterlagen Sie aufbewahren, und bestätigen Sie, dass dies den aktuellen Anforderungen auf Bundes- und Bundesstaatenebene entspricht.
- Benennen Sie einen eindeutig verantwortlichen Verwalter der Unterlagen: Eine Person sollte für den Aufbewahrungsplan zuständig und für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.
- Erstellen Sie eine schriftliche Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen: Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsfristen, Speichermethoden und Vernichtungsverfahren. Teilen Sie sie Ihren Personal- und Lohnabrechnungsteams mit.
Folgen und Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften
Es gibt mehrere Risiken und Strafen bei Nichteinhaltung, auf die Sie achten sollten:
- Risiken im Zusammenhang mit DOL und FLSA: Unzureichende Lohnabrechnungsunterlagen können die Verteidigung gegen Ansprüche bezüglich Lohn und Arbeitszeit erschweren. Wenn vorgeschriebene Unterlagen fehlen, können sich Beschäftigte möglicherweise auf angemessene Schätzungen nicht vergüteter Arbeit berufen, was potenziell zu Nachzahlungen, pauschaliertem Schadensersatz und Anwaltskosten führen kann.
- Strafen des IRS: Fehlende Unterlagen zu Beschäftigungssteuern können Sie daran hindern, Steuererklärungen, Abzüge oder Steuergutschriften zu belegen, was potenziell zu zusätzlichen Steuern, Zinsen und Strafen führt.
- Risiko von Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung: Unvollständige Arbeitszeitnachweise, Lohnunterlagen und sonstige Dokumentation zur Lohnabrechnung können Ihre Position bei Streitigkeiten über Löhne, Überstunden, Abzüge und Leistungen schwächen.
Komplexität bei Beschäftigten in mehreren Bundesstaaten und im Homeoffice
Viele Bundesstaaten schreiben längere Aufbewahrungsfristen vor, als das Bundesrecht verlangt. Mehrere Bundesstaaten verlangen außerdem, Lohnabrechnungen oder Verdienstaufstellungen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren, oder schreiben vor, dass bestimmte Unterlagen den Beschäftigten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Dies geht über die Anforderungen auf Bundesebene hinaus und kann Arbeitgeber überraschen, wenn sie Beschäftigte in einer neuen Rechtsordnung einstellen.
Remote und hybride Belegschaften bringen zusätzliche Komplexität mit sich. Ein einzelner Mitarbeiter, der in einem anderen Bundesstaat von zu Hause aus arbeitet, kann die Aufbewahrungspflichten dieses Bundesstaates auslösen. Legen Sie für jeden Mitarbeiter, der in einem bestimmten Bundesstaat arbeitet oder gearbeitet hat, standardmäßig die längste geltende Aufbewahrungsfrist dieses Bundesstaates zugrunde und berücksichtigen Sie zusätzlich die bundesrechtlichen Mindestanforderungen. Wenn Kalifornien vier Jahre und der FLSA drei Jahre vorschreibt, bewahren Sie die Unterlagen vier Jahre lang auf. Wenn New York sechs Jahre und der IRS vier Jahre vorschreibt, bewahren Sie sie sechs Jahre lang auf.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Lohnabrechnungsunterlagen für ehemalige Mitarbeiter aufbewahren?
Ja. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beendet Ihre Aufbewahrungspflichten nicht. Jede Unterlage muss für die vollständige vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden, die ab dem maßgeblichen Anfangsdatum berechnet wird (Einstellungsdatum, Datum der Handlung, Fälligkeitsdatum der Steuererklärung oder Beendigungsdatum – je nach Art der Unterlage und maßgeblichem Recht). Für die meisten Unterlagen müssen Sie diese noch mehrere Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahren.
Was passiert, wenn ich Lohnabrechnungsunterlagen bei einem Brand oder einer Naturkatastrophe verliere?
Sie sollten den Verlust unverzüglich dokumentieren, alle zuständigen Behörden benachrichtigen, falls eine Prüfung ansteht, und anhand von Kontoauszügen, Steuererklärungen, Sicherungskopien der Lohnabrechnungsplattform sowie Mitarbeiterunterlagen rekonstruieren, was möglich ist. Der Verlust von Unterlagen hebt Ihre gesetzlichen Pflichten nicht auf. Der Nachweis, dass Sie sich nach Treu und Glauben um die Aufbewahrung und Rekonstruktion der Unterlagen bemüht haben, kann jedoch Strafen abmildern. Dies ist einer der wichtigsten Gründe für die Nutzung cloudbasierter Speicherung oder die Aufbewahrung von Sicherungskopien an einem anderen Standort.
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