Zertifizierte Lohnabrechnung: Ein vollständiger Leitfaden 2026
Wenn Sie als Auftragnehmer oder Subunternehmer in den Vereinigten Staaten an Regierungsprojekten arbeiten, kann es sein, dass Sie verpflichtet sind, beglaubigte Lohnabrechnungen einzureichen. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um auf der sicheren Seite der Compliance zu bleiben.
Was ist eine beglaubigte Lohnabrechnung?
Die beglaubigte Lohnabrechnung ist eine spezielle Art von wöchentlichem Lohnbericht, der in den Vereinigten Staaten von Auftragnehmern und Subunternehmern verlangt wird, die an durch den Bund finanzierten oder geförderten Bauprojekten im Wert von $2000 oder mehr arbeiten.
Der Bericht für die beglaubigte Lohnabrechnung muss wöchentlich beim US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) mit dem Formular WH-347 eingereicht werden. Dies ist auch dann erforderlich, wenn die Arbeit vorübergehend eingestellt wird.
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Die beglaubigte Lohnabrechnung ist eine Anforderung nach dem Davis-Bacon Act, der vorschreibt, dass Arbeitnehmer bei solchen Projekten mindestens den ortsüblichen Lohn und Nebenleistungen für das Gebiet, in dem sie arbeiten, erhalten müssen.
Das Davis-Bacon-Gesetz
Das Davis-Bacon-Gesetz wurde 1931 vom Kongress verabschiedet, um Arbeitnehmer vor niedrigen Stundenlöhnen zu schützen.
Nach diesem Gesetz müssen Sie, wenn die Regierung Ihrem Unternehmen einen Auftrag über mehr als $2.000 für den Bau, die Änderung, Instandhaltung oder Reparatur von öffentlichen Gebäuden oder öffentlichen Projekten erteilt, die Vorschriften zur beglaubigten Lohnabrechnung einhalten.
Dies bedeutet, dass Sie Ihren wöchentlichen Lohnbericht einreichen und Ihren Mitarbeitern den ortsüblichen Lohn sowie die entsprechenden Nebenleistungen gemäß dem jeweiligen geografischen Standort zahlen müssen.
Die ortsüblichen Löhne werden vom DOL mithilfe von Umfragen ermittelt. Für alle Stunden über 40 pro Woche ist eine Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-fachen des Basislohns des Arbeitnehmers erforderlich – dies gilt für Verträge, die den Standardarbeitsstunden nach dem Contract Work Hours Standard Act unterliegen.
Formular WH-347
Das Formular WH-347 wird zur Einreichung des beglaubigten Lohnberichts beim DOL verwendet. Die ausführlichen Anweisungen stellt das DOL bereit, aber hier ist eine Zusammenfassung der enthaltenen Informationen:
Unternehmensinformationen
- Klassifizierung
- Name
- Adresse
- Lohnabrechnungsnummer
- Für die Woche, die endet am (Datum)
- Projekt und Standort
- Projekt- oder Vertragsnummer.
Mitarbeiterinformationen
- Name des Mitarbeiters und Identifikationsnummer
- Arbeitsklassifikationen (beschreibt die tatsächlich von jedem Arbeiter oder Mechaniker ausgeführten Tätigkeiten).
- Geleistete Stunden (bei Verträgen, die dem Contract Work Hours Standard Act unterliegen, sind die Stunden über 40 pro Woche als "Überstunden" anzugeben.)
- Lohnsatz (einschließlich Nebenleistungen)
- Bruttobetrag verdient
- Alle Lohnabzüge und deren Gesamtsumme
- Nettolohn für die Woche.
Welche Arbeitgeber müssen beglaubigte Lohnabrechnungen nutzen?
Die beglaubigte Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist eine gesetzliche Pflicht für alle Auftragnehmer oder Subunternehmer, die an Bauprojekten der Regierung mit einem Wert von über $2.000 arbeiten.
Bau ist ein weit gefasster Begriff und kann alles bedeuten, von dem Bau einer Schule bis zur Reparatur einer Autobahn. Er umfasst eine Vielzahl von Aufgaben wie Malerarbeiten, Dekoration, Sanitär oder Elektroarbeiten.
Die Löhne und Nebenleistungen, die Sie zahlen müssen, werden vom Arbeitsministerium (DOL) festgelegt. Diese Informationen sollten Ihnen in der Regel bei Vertragsvergabe bereitgestellt werden, jedoch wird empfohlen, dass Sie sich beim DOL rückversichern, falls Sie unsicher sind.
Nichteinhaltung der Vorschriften zur beglaubigten Lohnabrechnung
Die Nichteinhaltung der beglaubigten Lohnabrechnung kann zu folgenden Konsequenzen führen:
- Einbehaltung von Vertragsmitteln: Die bundesstaatliche Behörde, die das Bauprojekt finanziert, kann einen Teil der Vertragsmittel einbehalten, um die Höhe der Unterzahlungen an Arbeitnehmer auszugleichen. Dies ist oft der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer den ihnen zustehenden Lohn erhalten.
- Nachzahlung von Löhnen: Auftragnehmer können verpflichtet werden, Nachzahlungen an Arbeitnehmer zu leisten, die weniger als die gültigen Mindestlohnsätze für ihre Arbeit erhalten haben. Dies kann sowohl den Lohnunterschied als auch zu wenig gezahlte Zusatzleistungen umfassen.
- Kündigung des Vertrags: In schweren Fällen von Nichteinhaltung kann der aktuelle Vertrag eines Auftragnehmers gekündigt werden und er kann für alle zusätzlichen Kosten haftbar gemacht werden, die der Staat aufbringen muss, um die Arbeiten mit einem anderen Auftragnehmer abzuschließen.
- Auftragssperre: Auftragnehmer und Subunternehmer, die erheblich gegen das Davis-Bacon-Gesetz verstoßen, können für einen bestimmten Zeitraum – in der Regel drei Jahre – von zukünftigen Regierungsaufträgen ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass sie nicht berechtigt sind, sich für Bundesverträge zu bewerben oder diese zu erhalten, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Geschäft haben kann.
- Rechtliche Schritte und Geldbußen: Auftragnehmer können wegen vorsätzlicher Verstöße gegen das Davis-Bacon-Gesetz mit rechtlichen Schritten, einschließlich Geldstrafen und Bußgeldern, belangt werden. Bei Nachweis von Betrug oder Falschaussagen können auch strafrechtliche Anklagen erhoben werden.
- Rufschädigung: Nichteinhaltung kann ebenfalls zu Rufschädigung führen, was die Fähigkeit eines Auftragnehmers beeinträchtigt, künftige Aufträge zu erhalten – auch außerhalb von Regierungsverträgen.
- Zivilklagen: Arbeitnehmer, die nicht den jeweils gültigen Mindestlohn erhalten haben, können ebenfalls das Recht haben, eine Zivilklage gegen den Arbeitgeber wegen nicht gezahlter Löhne einzureichen.
Lohnabrechnungs-Workshops sind ideal, um zu lernen, wie man die Einhaltung zertifizierter Lohnabrechnungsstandards gewährleistet. Sie können Fragen stellen und erhalten Antworten von Branchenexperten sowie Informationen zu neuer Technologie und Entwicklungen.
Landes- und lokale Mindestlohngesetze
Auftragnehmer, die dem Davis-Bacon-Gesetz unterliegen, müssen möglicherweise auch staatliche und lokale Gesetze bezüglich Mindestlöhnen und Überstundenvergütung einhalten.
Diese Gesetze, bekannt als „Little Davis-Bacon Acts“, sind bundesstaatliche Regelungen in den Vereinigten Staaten, die dem bundesweiten Davis-Bacon-Gesetz ähneln.
Während das bundesstaatliche Davis-Bacon-Gesetz für durch Bundesmittel finanzierte Bauprojekte gilt, findet das Little Davis-Bacon Act Anwendung auf durch Landesmittel finanzierte oder vom Bundesland unterstützte Bauvorhaben.
Arbeitgeber auf landesfinanzierten Projekten sollten das zuständige Arbeitsministerium des Bundesstaates kontaktieren, falls ihre Berichtspflichten nicht eindeutig bei Vertragserhalt erläutert werden.
Häufige Fehler bei zertifizierten Lohnabrechnungen, die vermieden werden sollten
Das Ausfüllen zertifizierter Lohnabrechnungen erfordert Sorgfalt und die Einhaltung spezifischer Regularien. Die Kenntnis typischer Fehler hilft dabei, Verstöße und Strafen zu vermeiden. Hier sind einige der häufigsten Fehler, die Sie bei der Fertigstellung einer zertifizierten Lohnabrechnung vermeiden sollten:
- Falsche Lohnsätze: Einer der häufigsten Fehler ist die Bezahlung von Arbeitnehmern unterhalb der geltenden Mindestlohnsätze für ihre Tätigkeitskategorie. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Lohnfestsetzung für das Projekt verwenden.
- Falsche Einstufung der Arbeitnehmer: Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern in eine niedriger vergütete Tätigkeit ist ein häufiger Fehler. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend der tatsächlich ausgeführten Tätigkeit eingestuft werden.
- Unkorrekte Erfassung der gearbeiteten Stunden: Werden die gearbeiteten Stunden, einschließlich der Überstunden, nicht korrekt erfasst, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen aller von jedem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Eine Investition in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen kann diesen Prozess vereinfachen und die Einhaltung sicherstellen.
- Fehler bei der Berechnung von Überstunden: Überstunden müssen korrekt berechnet und gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) vergütet werden. Beachten Sie, dass Überstunden in der Regel mit dem Eineinhalbfachen des regulären Stundenlohns für Arbeitsstunden über 40 pro Arbeitswoche vergütet werden.
- Nichtberücksichtigung von Zusatzleistungen: Wenn Zusatzleistungen Teil der Mindestlohnfestsetzung sind, müssen diese ordnungsgemäß berechnet und gemeldet werden. Dazu zählen Beiträge zu Rentenkassen, Krankenversicherungen, Urlaubskonten usw.
- Unvollständige oder verspätete Abgaben: Zertifizierte Lohnabrechnungsberichte müssen wöchentlich und vollständig eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Abgaben können zu Strafen führen.
- Unzureichende Aufbewahrung der Unterlagen: Auftragnehmer sind verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen über einen vorgeschriebenen Zeitraum, normalerweise drei Jahre, aufzubewahren. Diese Unterlagen sollten korrekt und jederzeit zur Prüfung verfügbar sein.
- Vernachlässigung landesspezifischer Anforderungen: Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das auch den gesetzlichen Mindestlohnbestimmungen eines Bundeslandes ("Little Davis-Bacon Acts") unterliegt, achten Sie auch darauf, diese einzuhalten, da sie zusätzliche oder abweichende Vorgaben enthalten können.
Berichtigung oder Korrektur von Lohnabrechnungsunterlagen
Die Führung genauer, zertifizierter Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu geltenden Mindestlöhnen und zur Vermeidung potenzieller Strafen. Werden in bereits eingereichten zertifizierten Lohnberichten Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt, ist es essentiell, diese umgehend und systematisch zu beheben.
So gehen Sie vor, um diese Aufzeichnungen zu ändern und zu korrigieren, sobald Ihnen ein Fehler auffällt:
- Dokumentieren Sie jeden identifizierten Fehler zusammen mit den korrekten Angaben, um eine klare Übersicht über die Abweichungen zu gewährleisten.
- Erstellen Sie einen neuen Lohn- und Gehaltsdatensatz, der die korrekten Daten enthält. Kennzeichnen Sie diesen eindeutig als korrigierten Bericht für den entsprechenden Abrechnungszeitraum.
- Stellen Sie sicher, dass alle korrigierten Angaben vollständig sind, einschließlich Mitarbeiterdaten, Arbeitsklassifizierungen, geleisteter Arbeitsstunden, Lohnsätze und Abzüge.
- Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien der zuständigen Behörde oder Institution.
- Einige Systeme erlauben keine direkte Änderung der eingereichten Berichte; reichen Sie in solchen Fällen einen neuen Bericht für denselben Abrechnungszeitraum ein. Der korrigierte Bericht hat dann Vorrang vor dem Original.
- Sie sollten außerdem eine Stellungnahme beifügen, in der Sie die vorgenommenen Korrekturen und die Gründe für die Änderungen erläutern.
- Informieren Sie betroffene Mitarbeitende über die Korrekturen, insbesondere wenn sich Änderungen auf deren Lohn oder Steuerabzüge auswirken. Stellen Sie ihnen ebenfalls aktualisierte Lohnabrechnungen oder entsprechende Unterlagen zur Verfügung, die die Anpassungen widerspiegeln.
- Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen sowohl der ursprünglichen als auch der korrigierten Lohn- und Gehaltsabrechnungen, einschließlich der Dokumentation der festgestellten Fehler und der getroffenen Korrekturmaßnahmen. Bewahren Sie auch sämtliche Korrespondenz im Zusammenhang mit den Änderungen zur späteren Nachweisführung und Compliance-Prüfung auf.
- Analysieren Sie abschließend die Ursachen der Fehler, um eine Wiederholung zu verhindern. Dazu kann beispielsweise die Optimierung interner Kontrollmechanismen, zusätzliche Schulungen in der Lohnbuchhaltung für Mitarbeitende oder die Anschaffung von Lohnbuchhaltungssoftware mit Fehlerprüfungsfunktionen gehören, um die Genauigkeit zu steigern.
Eine zeitnahe und präzise Berichtigung von Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen gewährleistet nicht nur die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben, sondern stärkt auch die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens.
Empfohlene Vorgehensweisen für die Einreichung zertifizierter Arbeitsberichte
Befolgen Sie diese bewährten Methoden, damit Ihre zertifizierte Lohnabrechnung korrekt ist:
- Verstehen Sie die Anforderungen: Machen Sie sich mit dem Davis-Bacon Act, den dazugehörigen arbeitsrechtlichen Standards und etwaigen bundeslandspezifischen gesetzlichen Mindestlohnauflagen (sogenannte Little Davis-Bacon Acts) vertraut. Die Kenntnis dieser Vorgaben ist grundlegend.
- Bleiben Sie über aktuelle Mindestlöhne informiert: Überprüfen Sie regelmäßig, ob es Aktualisierungen bei den geltenden Mindestlöhnen für den Standort Ihres Projekts und die entsprechenden Tätigkeitsklassen gibt.
- Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Protokollieren Sie alle geleisteten Arbeitsstunden genau, einschließlich Beginn und Ende, Pausen, Überstunden usw. Eine gute Dokumentation ist für die zertifizierte Lohnabrechnung unerlässlich.
- Verwenden Sie zuverlässige Lohnbuchhaltungssoftware: Setzen Sie Lohnbuchhaltungssoftware ein, die für zertifizierte Lohnbearbeitung konzipiert ist. Sie sollte spezifische Aufgaben wie unterschiedliche Lohnsätze, Überstundenberechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen abdecken, sodass sich alle anfallenden Kosten für Lohnbuchhaltungssoftware einfach rechtfertigen lassen.
- Ziehen Sie Fachleute hinzu: Ein(e) Spezialist(in) für zertifizierte Lohnabrechnungen oder eine Lohnbuchhaltungsfirma verfügt über das Know-how und die Erfahrung, Sie bei der zertifizierten Lohnabrechnung und bei der Einhaltung gesetzlicher Auflagen zu unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die zertifizierte Lohnabrechnung:
Welche gängigen Methoden gibt es zur Identifizierung von Projekten im öffentlichen Bauwesen?
Projekte im öffentlichen Bauwesen werden in der Regel durch eindeutige Projektkennungen identifiziert, die von der Vergabestelle oder der zuständigen Behörde zugewiesen werden. Dazu können Vertragsnummern, Projektcodes oder ein durchgehend verwendeter Projektname gehören, der in allen Unterlagen, einschließlich der zertifizierten Lohnabrechnungen, verwendet wird.
Viele Bundesstaaten und Behörden verlangen von Auftragnehmern, dass sie diese Kennung bei jeder Einreichung einer zertifizierten Lohnabrechnung angeben, um eine genaue Nachverfolgung und Einhaltung sicherzustellen. In einigen Rechtsgebieten verknüpfen Online-Meldesysteme—wie das eCPR-System des kalifornischen DIR—die Lohnabrechnungen automatisch mit den registrierten Projekten im öffentlichen Bauwesen anhand einer Projekt-ID.
Prüfen Sie immer die Vertragsunterlagen oder wenden Sie sich an Ihre örtliche Behörde für Tariflöhne, um die korrekte Kennung zu bestätigen.
Ist eine zertifizierte Lohnabrechnung erforderlich, wenn 1099-Arbeiter beschäftigt werden?
Vorschriften zur zertifizierten Lohnabrechnung gelten im Allgemeinen für Arbeitnehmer und nicht für unabhängige Auftragnehmer. Wenn eine Arbeitskraft korrekt als 1099-Auftragnehmer eingestuft ist, wird sie nicht in Berichten zur zertifizierten Lohnabrechnung wie dem WH-347-Formular erfasst, das verwendet wird, um Löhne und Leistungen für als Arbeitnehmer eingestufte Personen nach dem Davis-Bacon Act zu dokumentieren.
Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass unabhängige Auftragnehmer nicht falsch eingestuft werden. Erfüllt eine Person die Kriterien eines Arbeitnehmers – wie z. B. direkte Aufsicht, feste Arbeitszeiten oder die Nutzung von Werkzeugen des Arbeitgebers – muss sie unabhängig vom 1099-Status ggf. als Arbeitnehmer gemeldet werden.
Eine Fehleinstufung kann zu Bußgeldern und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen, daher ist es entscheidend, den Status der Arbeitskräfte bei der Erstellung der zertifizierten Lohnabrechnungsunterlagen genau zu prüfen.
Gelten Anforderungen zur zertifizierten Lohnabrechnung auch für staatlich finanzierte Projekte?
Ja, viele staatlich finanzierte Bauprojekte unterliegen Tariflohnvorschriften, die den bundesweiten Vorgaben entsprechen. Diese werden oft als „kleine Davis-Bacon-Gesetze“ bezeichnet. Die Gesetze der Bundesstaaten verpflichten Auftragnehmer und Subunternehmer dazu, Arbeitnehmern den ortsüblichen Tariflohn für vergleichbare Tätigkeiten auf öffentlichen Projekten zu zahlen und verlangen in vielen Fällen die Einreichung einer zertifizierten Lohnabrechnung zum Nachweis der Einhaltung. Auch wenn der Kerngedanke den Vorgaben des federal Davis-Bacon Acts entspricht, setzt jeder Staat eigene Schwellenwerte, Lohnfestsetzungen und Meldeverfahren fest.
Da die Anforderungen je nach Rechtsgebiet stark variieren, müssen Auftragnehmer die spezifischen Bestimmungen ihrer jeweiligen Arbeits- oder Bauaufsichtsbehörde sorgfältig prüfen. Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York verfügen über ausgearbeitete elektronische Systeme zur zertifizierten Lohnabrechnung und verhängen strenge Strafen bei Verstößen. Andere Bundesstaaten haben andere Formulare, Einreicheintervalle oder Ausnahmekriterien. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, kann dies zu Zahlungseinbehalten, Geldstrafen oder Ausschluss von zukünftigen öffentlichen Aufträgen führen.
Zertifizierte Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein
Wenn Sie die in diesem Artikel und auf der DOL-Website beschriebenen Richtlinien und bewährten Methoden befolgen, kann die zertifizierte Lohnabrechnung zu einem routinemäßigen Vorgang werden.
Lesen Sie auch unseren Artikel über Lohnabrechnung in kleinen Unternehmen und unsere Checkliste zur Lohnabrechnung für weitere Tipps zur Optimierung Ihrer Lohnprozesse.
