Zertifizierte Lohnabrechnung: Ein vollständiger Leitfaden 2026

Die zertifizierte Lohnabrechnung ist eine Anforderung gemäß dem Davis-Bacon-Gesetz, wonach Arbeitnehmer bei solchen Projekten mindestens den für das Gebiet, in dem sie arbeiten, geltenden ortsüblichen Lohn und lohnunabhängige Leistungen erhalten müssen.

Das Davis-Bacon-Gesetz

Das Davis-Bacon-Gesetz wurde 1931 vom Kongress verabschiedet, um Arbeitnehmer vor niedrigen Stundenlöhnen zu schützen.

Nach diesem Gesetz müssen Sie die Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung erfüllen, wenn die Regierung Ihrem Unternehmen einen Auftrag im Wert von über 2.000 US-Dollar für den Bau, die Veränderung, die Instandhaltung oder die Reparatur öffentlicher Gebäude oder öffentlicher Bauvorhaben erteilt.

Dies bedeutet, dass Sie Ihren wöchentlichen zertifizierten Lohnabrechnungsbericht einreichen und Ihren Arbeitnehmern den ortsüblichen Lohn sowie Nebenleistungen zahlen müssen, die ihrem geografischen Standort entsprechen.

Die ortsüblichen Löhne werden vom DOL anhand von Erhebungen festgelegt. Für alle über 40 geleisteten Wochenstunden ist eine Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-Fachen des Grundlohns des Mitarbeiters erforderlich, ebenso bei Verträgen, die dem Gesetz über Arbeitszeitstandards bei Verträgen unterliegen.

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Formular WH-347

Das Formular WH-347 verwenden Sie, um Ihren zertifizierten Lohnabrechnungsbericht beim DOL einzureichen. Die Anweisungen werden vom DOL ausführlich bereitgestellt, aber hier finden Sie eine Zusammenfassung der enthaltenen Angaben:

Unternehmensinformationen

• Klassifizierung
• Name
• Adresse
• Lohnabrechnungsnummer
• Für die am (Datum) endende Woche
• Projekt und Standort
• Projekt- oder Vertragsnummer.

Angaben zu den Arbeitnehmern

• Name und Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• Arbeitsklassifikationen (geben Sie die Klassifikation an, die die tatsächlich von jedem Arbeiter oder Mechaniker ausgeführten Tätigkeiten beschreibt).
• Geleistete Arbeitsstunden (bei Verträgen, die dem Gesetz über Arbeitszeitstandards bei Verträgen unterliegen, tragen Sie über 40 Wochenstunden hinaus geleistete Arbeitsstunden als "Überstunden" ein.)
• Vergütungssatz (einschließlich Nebenleistungen)
• Bruttoverdienst
• Alle Lohnabzüge und die Gesamtsumme der Abzüge
• Für die Woche gezahlter Nettolohn.

Welche Arbeitgeber müssen eine zertifizierte Lohnabrechnung verwenden?

Eine zertifizierte Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist eine gesetzliche Anforderung für alle Auftragnehmer oder Subunternehmer, die an staatlichen Bauprojekten im Wert von über 2.000 US-Dollar arbeiten.

Bauwesen ist ein weit gefasster Begriff und kann alles umfassen, vom Bau einer Schule bis zur Reparatur einer Autobahn. Dazu gehören verschiedenste Tätigkeiten wie Malerarbeiten, Dekorationsarbeiten, Klempnerarbeiten oder Elektroarbeiten. 

Die Löhne und Nebenleistungen, die Sie zahlen müssen, werden vom Arbeitsministerium festgelegt. Diese Informationen sollten Ihnen zwar bei der Auftragserteilung zur Verfügung gestellt werden, dennoch wird empfohlen, sich an das DOL zu wenden, um alles zu bestätigen, bei dem Sie unsicher sind.

Folgen der Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung 

Die Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung kann zu Folgendem führen:

• Einbehaltung von Vertragsmitteln: Die Bundesbehörde, die das Bauprojekt finanziert, kann einen Teil der Vertragsmittel einbehalten, um den Betrag der Unterzahlungen an Arbeitnehmer abzudecken. Dies ist häufig der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Löhne erhalten.
• Nachzahlung ausstehender Löhne: Auftragnehmer können verpflichtet werden, Arbeitnehmern, die für ihre Arbeit weniger als die geltenden Lohnsätze erhalten haben, ausstehende Löhne nachzuzahlen. Dies kann sowohl die Lohndifferenz als auch zu niedrig angesetzte Zusatzleistungen umfassen.
• Kündigung des Vertrags: In schweren Fällen der Nichteinhaltung kann der bestehende Vertrag eines Auftragnehmers gekündigt werden. Außerdem kann der Auftragnehmer für zusätzliche Kosten haftbar gemacht werden, die der Regierung entstehen, wenn sie die Arbeiten mit einem anderen Auftragnehmer fertigstellen muss.
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Auftragnehmer und Subunternehmer, bei denen ein erheblicher Verstoß gegen den Davis-Bacon Act festgestellt wurde, können für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel drei Jahre, von künftigen Regierungsaufträgen ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass sie nicht berechtigt sind, sich um Bundesaufträge zu bewerben oder diese zu erhalten, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Geschäft haben kann.
• Rechtliche Schritte und Geldstrafen: Auftragnehmer können wegen vorsätzlicher Verstöße gegen den Davis-Bacon Act mit rechtlichen Schritten einschließlich Geldstrafen und Sanktionen konfrontiert werden. Wenn Hinweise auf Betrug oder falsche Angaben vorliegen, können auch strafrechtliche Anklagen erhoben werden.
• Rufschädigung: Die Nichteinhaltung kann auch zu einer Schädigung des Rufs führen und die Fähigkeit eines Auftragnehmers beeinträchtigen, künftige Aufträge zu erhalten, selbst außerhalb von Regierungsaufträgen.
• Zivilklagen: Arbeitnehmer, denen nicht der korrekte geltende Lohnsatz gezahlt wurde, können ebenfalls das Recht haben, wegen nicht gezahlter Löhne eine Zivilklage gegen den Arbeitgeber einzureichen.

Lohnabrechnungskonferenzen eignen sich hervorragend, um zu lernen, wie die Einhaltung der Standards für zertifizierte Lohnabrechnungen gewährleistet werden kann. Sie können Fragen stellen und Antworten von Branchenexperten erhalten sowie mehr über neue Technologien und Entwicklungen erfahren.

Bundesstaatliche und lokale Gesetze zu geltenden Lohnsätzen

Auftragnehmer, die dem Davis-Bacon Act unterliegen, müssen möglicherweise auch bundesstaatliche und lokale Gesetze zu geltenden Lohnsätzen und Überstundenvergütungen einhalten.

Diese auf Bundesstaatenebene geltenden Gesetze in den Vereinigten Staaten werden als „Little Davis-Bacon Acts“ bezeichnet und ähneln dem bundesweiten Davis-Bacon Act. 

Während der bundesweite Davis-Bacon Act für Bauprojekte gilt, die vom Bund finanziert werden, gelten die Little Davis-Bacon Acts für Bauprojekte, die von einem Bundesstaat finanziert oder unterstützt werden.

Arbeitgeber bei staatlich finanzierten Projekten sollten sich an das zuständige Arbeitsministerium des Bundesstaates wenden, wenn ihre Berichtspflichten bei Erhalt des Vertrags nicht umfassend erläutert werden.

Häufige Fehler bei zertifizierten Lohnabrechnungen, die vermieden werden sollten

Die Erstellung zertifizierter Lohnabrechnungen erfordert Aufmerksamkeit für Details und die Einhaltung bestimmter Vorschriften. Wenn Sie sich der häufigen Fehler bewusst sind, können Sie Probleme bei der Einhaltung und Sanktionen vermeiden. Dies sind einige der häufigsten Fehler, die bei der Erstellung zertifizierter Lohnabrechnungen vermieden werden sollten:

• Falsche Lohnsätze: Einer der häufigsten Fehler besteht darin, Arbeitnehmern weniger als die geltenden Lohnsätze für ihre Tätigkeitsklassifikationen zu zahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Lohnfestlegung für das Projekt verwenden.
• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern in eine niedriger bezahlte Tätigkeitsklassifikation ist ein häufiger Fehler. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend der tatsächlich ausgeführten Arbeit eingestuft werden.
• Ungenaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden: Wenn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden einschließlich Überstunden nicht korrekt angegeben wird, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung führen. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Investition in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen kann diesen Prozess vereinfachen und die Einhaltung gewährleisten.
• Fehler bei der Berechnung von Überstunden: Überstunden müssen korrekt berechnet und gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) vergütet werden. Denken Sie daran, dass Überstunden in der Regel mit dem Eineinhalbfachen des regulären Lohnsatzes des Mitarbeiters für Arbeitsstunden vergütet werden, die 40 Stunden in einer Arbeitswoche überschreiten.
• Nichtberücksichtigung von Zusatzleistungen: Wenn Zusatzleistungen Bestandteil der Festlegung des geltenden Lohns sind, müssen sie korrekt berechnet und angegeben werden. Dazu gehören Beiträge zu Rentenplänen, Krankenversicherungen, Urlaubskassen usw.
• Unvollständige oder verspätete Einreichungen: Zertifizierte Lohnabrechnungsberichte müssen wöchentlich und vollständig eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Einreichungen können zu Sanktionen führen.
• Keine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen: Auftragnehmer sind verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen aufzubewahren, in der Regel drei Jahre lang. Diese Unterlagen sollten korrekt und zur Prüfung jederzeit verfügbar sein.
• Vernachlässigung bundesstaatsspezifischer Anforderungen: Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das ebenfalls den Gesetzen des Bundesstaates zu geltenden Löhnen („Little Davis-Bacon“-Gesetzen) unterliegt, müssen Sie auch diese einhalten, da sie möglicherweise andere oder zusätzliche Anforderungen enthalten.

Ändern oder Korrigieren von Lohnabrechnungsunterlagen

Die Führung genauer zertifizierter Lohnabrechnungsunterlagen ist entscheidend für die Einhaltung der Gesetze zu den geltenden Löhnen und zur Vermeidung möglicher Strafen. Wenn in zuvor eingereichten zertifizierten Lohnabrechnungsberichten Abweichungen oder Fehler festgestellt werden, ist es wichtig, diese umgehend und systematisch zu beheben.

So ändern und korrigieren Sie diese Unterlagen, sobald Sie einen Fehler entdeckt haben:​

1. Dokumentieren Sie jeden festgestellten Fehler zusammen mit den korrekten Angaben, um eine klare Aufzeichnung der Abweichungen sicherzustellen.
2. Erstellen Sie eine neue Lohnabrechnungsunterlage mit den korrekten Daten. Kennzeichnen Sie diese eindeutig als geänderte Unterlage für den betreffenden Zahlungszeitraum.
3. Stellen Sie sicher, dass alle korrigierten Einträge vollständig sind, einschließlich Angaben zu den Beschäftigten, Arbeitsklassifikationen, geleisteten Arbeitsstunden, Lohnsätzen und Abzügen.​
4. Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien der zuständigen Behörde oder Institution.
   • Einige Systeme erlauben möglicherweise keine direkten Änderungen an eingereichten Unterlagen. Reichen Sie in solchen Fällen eine neue Unterlage für denselben Zahlungszeitraum ein. Die geänderte Unterlage hat Vorrang vor der ursprünglichen.
   • Sie sollten außerdem eine Erklärung beifügen, in der die vorgenommenen Korrekturen und die Gründe für die Änderungen erläutert werden.
5. Informieren Sie betroffene Beschäftigte über die Korrekturen, insbesondere wenn sich die Anpassungen auf ihre Vergütung oder Steuerabzüge auswirken. Stellen Sie ihnen außerdem aktualisierte Gehaltsabrechnungen oder Aufstellungen zur Verfügung, in denen die Änderungen berücksichtigt sind.
6. Bewahren Sie detaillierte Unterlagen sowohl zu den ursprünglichen als auch zu den geänderten Lohnabrechnungsberichten auf, einschließlich der Dokumentation der festgestellten Fehler und der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.​ Sie sollten außerdem die gesamte Korrespondenz im Zusammenhang mit den Änderungen zum späteren Nachschlagen und zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften aufbewahren.
7. Analysieren Sie schließlich die Ursachen der Fehler, um eine Wiederholung zu verhindern. Dazu kann gehören, interne Kontrollen zu verbessern, den Beschäftigten eine zusätzliche Schulung zur Lohnabrechnung anzubieten oder Lohnabrechnungssoftware mit Funktionen zur Fehlerprüfung einzuführen, um die Genauigkeit zu erhöhen.​

Eine schnelle und genaue Korrektur der Lohnabrechnungsunterlagen stellt nicht nur die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicher, sondern wahrt auch die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der Lohnabrechnungsverfahren Ihrer Organisation.

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Bewährte Verfahren für die Einreichung zertifizierter Arbeitsberichte

Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihre zertifizierte Lohnabrechnung korrekt ist:

• Verstehen Sie die Anforderungen: Machen Sie sich mit dem Davis-Bacon-Gesetz, den damit verbundenen Arbeitsstandards und allen bundesstaatsspezifischen Gesetzen zu den geltenden Löhnen (Little-Davis-Bacon-Gesetze) vertraut. Die Kenntnis der Einzelheiten dieser Anforderungen ist grundlegend.
• Halten Sie sich über die geltenden Lohnsätze auf dem Laufenden: Prüfen Sie regelmäßig, ob es Aktualisierungen der geltenden Lohnsätze für den Standort Ihres Projekts und die jeweiligen Arbeitsklassifikationen gibt.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Bewahren Sie genaue und detaillierte Aufzeichnungen über alle geleisteten Arbeitsstunden auf, einschließlich Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden usw. Eine gute Dokumentation ist für die Berichterstattung zur zertifizierten Lohnabrechnung unerlässlich.
• Verwenden Sie eine präzise Lohnabrechnungssoftware: Nutzen Sie eine Lohnabrechnungssoftware, die für zertifizierte Lohnabrechnungen entwickelt wurde. Das bedeutet, dass sie bestimmte Aufgaben wie unterschiedliche Lohnsätze, Überstundenberechnungen und die Erfassung von Zusatzleistungen bewältigen kann, sodass sich die damit verbundenen Kosten der Lohnabrechnungssoftware problemlos rechtfertigen lassen.
• Arbeiten Sie mit einem Spezialisten zusammen: Ein Spezialist für zertifizierte Lohnabrechnungen oder ein Lohnabrechnungsunternehmen verfügt über das Wissen und die Erfahrung, die Sie bei der Abwicklung zertifizierter Lohnabrechnungen und der Einhaltung der Vorschriften unterstützen.

Zertifizierte Lohnabrechnung muss nicht schwierig sein

Wenn Sie die in diesem Artikel und auf der Website des DOL beschriebenen Richtlinien und bewährten Verfahren befolgen, kann die zertifizierte Lohnabrechnung zu einem routinemäßigen Prozess werden.

Lesen Sie unseren Artikel über die Verwaltung der Lohnabrechnung für kleine Unternehmen und unsere Checkliste für die Lohnabrechnung, um weitere Anleitungen zur Optimierung Ihres Lohnabrechnungsprozesses zu erhalten.