Zertifizierte Lohnabrechnung: Ein vollständiger Leitfaden 2026
Wenn Sie als Auftragnehmer oder Subunternehmer in den Vereinigten Staaten an staatlichen Projekten arbeiten, sind Sie möglicherweise verpflichtet, beglaubigte Lohnabrechnungen einzureichen. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um gesetzeskonform zu bleiben.
Was ist eine beglaubigte Lohnabrechnung?
Die beglaubigte Lohnabrechnung ist eine spezielle Art von wöchentlichem Gehaltsbericht, der in den Vereinigten Staaten für Auftragnehmer und Subunternehmer gefordert wird, die an durch Bundesmittel finanzierten oder unterstützten Bauprojekten im Wert von 2.000 $ oder mehr arbeiten.
Der beglaubigte Lohnabrechnungsbericht muss wöchentlich beim US-amerikanischen Arbeitsministerium (DOL) unter Verwendung des Formulars WH-347 eingereicht werden. Dies ist auch dann erforderlich, wenn die Arbeiten vorübergehend eingestellt wurden.
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Die beglaubigte Lohnabrechnung ist eine Anforderung gemäß dem Davis-Bacon-Gesetz, das vorschreibt, dass Arbeiter bei solchen Projekten mindestens den ortsüblichen Lohn sowie zusätzliche Nebenleistungen für das jeweilige Gebiet erhalten müssen.
Das Davis-Bacon-Gesetz
Das Davis-Bacon-Gesetz wurde 1931 vom Kongress verabschiedet, um Arbeitnehmer vor niedrigen Stundenlöhnen zu schützen.
Nach dem Gesetz muss Ihr Unternehmen, wenn es von der Regierung einen Auftrag über mehr als 2.000 $ für den Bau, die Änderung, Wartung oder Reparatur öffentlicher Gebäude oder öffentlicher Bauwerke erhält, die beglaubigte Lohnabrechnung einreichen.
Dies bedeutet, dass Sie wöchentlich Ihre beglaubigte Lohnabrechnung einreichen und Ihren Arbeitern den ortsüblichen Lohn sowie Nebenleistungen zahlen müssen, die ihrem geografischen Standort entsprechen.
Die ortsüblichen Löhne werden vom DOL anhand von Umfragen festgelegt. Bei Verträgen, die dem Contract Work Hours Standard Act unterliegen, ist eine Überstundenvergütung in Höhe von 1,5-fachem Grundlohn für alle über 40 Stunden pro Woche hinaus geleisteten Arbeitsstunden erforderlich.
Formular WH-347
Das Formular WH-347 ist das Dokument, mit dem Sie Ihre beglaubigte Lohnabrechnung beim DOL einreichen. Ausführliche Anweisungen werden vom DOL bereitgestellt, aber hier ist eine Zusammenfassung der enthaltenen Angaben:
Informationen zum Unternehmen
- Klassifizierung
- Name
- Adresse
- Lohnabrechnungsnummer
- Für die Woche zum (Datum)
- Projekt und Standort
- Projekt- oder Vertragsnummer
Informationen zum Arbeitnehmer
- Name und Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
- Arbeitsklassifikationen (listen Sie die Klassifikationen auf, die die tatsächlich vom Arbeiter oder Mechaniker ausgeführte Arbeit beschreiben).
- Geleistete Stunden (bei Verträgen, die dem Contract Work Hours Standard Act unterliegen, geben Sie Stunden über 40 pro Woche als „Überstunden“ an.)
- Lohnsatz (einschließlich Nebenleistungen)
- Bruttoverdienst
- Alle Lohnabzüge und die Summe der Abzüge
- Nettolohn für die Woche
Für welche Arbeitgeber ist eine beglaubigte Lohnabrechnung Pflicht?
Beglaubigte Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist eine gesetzliche Anforderung für alle Auftragnehmer oder Subunternehmer, die an staatlichen Bauprojekten mit einem Wert von über 2.000 $ arbeiten.
Bau ist ein weit gefasster Begriff und kann alles bedeuten – vom Bau einer Schule bis zur Reparatur einer Autobahn. Dazu gehört eine Vielzahl von Tätigkeiten wie Malen, Dekorieren, Sanitärarbeiten oder Elektroinstallationen.
Die Löhne und Nebenleistungen, die Sie zahlen müssen, werden vom Arbeitsministerium festgelegt. Diese Informationen sollten Ihnen mit der Vergabe des Auftrags zur Verfügung gestellt werden, aber es empfiehlt sich, das DOL bei Unsicherheiten zu kontaktieren.
Folgen der Nichteinhaltung der beglaubigten Lohnabrechnung
Die Nichteinhaltung der Vorschriften zur beglaubigten Lohnabrechnung kann zu Folgendem führen:
- Zurückbehalten von Vertragsgeldern: Die Bundesbehörde, die das Bauprojekt finanziert, kann einen Teil der Vertragsgelder einbehalten, um die Höhe der Unterzahlungen an die Arbeitnehmer abzudecken. Dies ist oft der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Löhne erhalten.
- Nachzahlung ausstehender Löhne: Auftragnehmer können verpflichtet werden, ausstehende Löhne an Arbeitnehmer zu zahlen, die weniger als den geltenden Mindestlohn für ihre Arbeit erhalten haben. Dies kann sowohl die Lohndifferenz als auch unterbezahlte Nebenleistungen umfassen.
- Kündigung des Vertrags: In schweren Fällen von Nichteinhaltung kann der aktuelle Vertrag eines Auftragnehmers gekündigt werden, und er kann für zusätzliche Kosten haftbar gemacht werden, die der Regierung für die Fertigstellung der Arbeit durch einen anderen Auftragnehmer entstehen.
- Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Auftragnehmer und Subunternehmer, die in erheblichem Maße gegen den Davis-Bacon Act verstoßen haben, können für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel für drei Jahre, von zukünftigen Regierungsverträgen ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass sie nicht berechtigt sind, auf Bundesverträge zu bieten oder diese zu erhalten, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Geschäft haben kann.
- Rechtliche Schritte und Geldstrafen: Auftragnehmer können bei vorsätzlichen Verstößen gegen den Davis-Bacon Act mit rechtlichen Schritten einschließlich Geldstrafen und Bußgeldern belegt werden. In Fällen, in denen Betrug oder Falschaussagen nachgewiesen werden, können zudem strafrechtliche Anklagen erhoben werden.
- Rufschädigung: Nichteinhaltung kann auch zu einem Reputationsschaden führen, der die Fähigkeit eines Auftragnehmers beeinträchtigen kann, zukünftige Aufträge, auch außerhalb von Regierungsverträgen, zu sichern.
- Zivilklagen: Arbeitnehmer, die nicht den korrekten geltenden Mindestlohn erhalten haben, können ebenfalls das Recht haben, eine Zivilklage gegen den Arbeitgeber wegen unbezahlter Löhne einzureichen.
Lohnabrechnungs-Workshops sind ideal, um zu lernen, wie man die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bei zertifizierten Lohnabrechnungen sicherstellt. Sie können Fragen stellen und erhalten Antworten von Branchenexperten sowie Informationen über neue Technologien und Entwicklungen.
Bundesstaatliche und lokale Gesetze zu geltenden Mindestlöhnen
Auftragnehmer, die dem Davis-Bacon Act unterliegen, müssen möglicherweise auch bundesstaatliche und lokale Gesetze einhalten, die die geltenden Mindestlöhne und Überstundenregelungen betreffen.
Als "kleine Davis-Bacon-Gesetze" (Little Davis-Bacon Acts) bekannt, handelt es sich hierbei um bundesstaatliche Gesetze in den Vereinigten Staaten, die mit dem bundesweiten Davis-Bacon Act vergleichbar sind.
Während der bundesweite Davis-Bacon Act für bundesfinanzierte Bauprojekte gilt, finden die kleinen Davis-Bacon-Gesetze Anwendung auf Projekte, die vom Bundesstaat finanziert oder unterstützt werden.
Arbeitgeber, die an staatlich finanzierten Projekten arbeiten, sollten das zuständige Arbeitsministerium des jeweiligen Bundesstaates kontaktieren, wenn ihre Berichtspflichten beim Erhalt des Vertrags nicht ausreichend erläutert wurden.
Häufige Fehler bei der zertifizierten Lohnabrechnung, die Sie vermeiden sollten
Die Durchführung einer zertifizierten Lohnabrechnung erfordert Sorgfalt und die Einhaltung spezifischer Vorschriften. Das Bewusstsein für häufige Fehler hilft dabei, Probleme mit der Einhaltung und Strafen zu vermeiden. Hier sind einige der häufigsten Fehler, die Sie bei der Erstellung einer zertifizierten Lohnabrechnung vermeiden sollten:
- Falsche Lohnsätze: Einer der häufigsten Fehler ist es, Arbeitnehmern weniger als den für ihre Tätigkeitskategorie geltenden Mindestlohn zu zahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Lohnfeststellung für das Projekt verwenden.
- Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern: Eine falsche Zuordnung von Arbeitnehmern zu einer niedriger vergüteten Tätigkeitskategorie ist ein häufiger Fehler. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend der tatsächlich ausgeübten Arbeit klassifiziert werden.
- Ungenaue Erfassung der geleisteten Stunden: Das Versäumnis, die tatsächlich gearbeiteten Stunden korrekt zu erfassen, einschließlich Überstunden, kann zu Problemen bei der Einhaltung führen. Es ist wichtig, für jeden Mitarbeiter genaue Aufzeichnungen über alle geleisteten Stunden zu führen. Investitionen in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen können diesen Prozess vereinfachen und für die Einhaltung der Vorschriften sorgen.
- Fehler bei der Berechnung von Überstunden: Überstunden müssen korrekt berechnet und gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) vergütet werden. Denken Sie daran, dass Überstunden in der Regel mit dem Eineinhalbfachen des regulären Satzes des Mitarbeiters für Stunden über 40 pro Arbeitswoche bezahlt werden.
- Nichtberücksichtigung von Nebenleistungen: Sind Nebenleistungen Teil der Lohnfeststellung, müssen sie ordnungsgemäß berechnet und gemeldet werden. Dies umfasst beispielsweise Beiträge zu Pensionsplänen, Krankenversicherungen, Urlaubskassen usw.
- Unvollständige oder verspätete Einreichungen: Zertifizierte Lohnabrechnungsberichte müssen wöchentlich und vollständig eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Abgaben können zu Strafen führen.
- Nichtführung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen: Auftragnehmer sind verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen für einen festgelegten Zeitraum, in der Regel drei Jahre, aufzubewahren. Diese Unterlagen sollten korrekt und auf Anfrage jederzeit zur Einsicht verfügbar sein.
- Vernachlässigung bundesstaats-spezifischer Anforderungen: Bei Arbeiten an Projekten, die auch bundesstaatlichen Mindestlohngesetzen ("Little Davis-Bacon"-Gesetzen) unterliegen, ist sicherzustellen, dass auch diese eingehalten werden, da sie unterschiedliche oder zusätzliche Anforderungen enthalten können.
Änderung oder Berichtigung von Lohnabrechnungsunterlagen
Die Führung genauer, zertifizierter Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist entscheidend für die Einhaltung der geltenden Lohnvorschriften und zur Vermeidung potenzieller Strafen. Werden in bereits eingereichten zertifizierten Lohnberichten Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt, ist es unerlässlich, diese umgehend und systematisch zu beheben.
So korrigieren und berichtigen Sie diese Datensätze, wenn Ihnen ein Fehler auffällt:
- Dokumentieren Sie jeden festgestellten Fehler zusammen mit den korrekten Angaben, um eine klare Übersicht über die Unstimmigkeiten zu gewährleisten.
- Erstellen Sie einen neuen Lohn- und Gehaltsdatensatz mit den korrekten Angaben. Kennzeichnen Sie diesen eindeutig als "Berichtigt" für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.
- Stellen Sie sicher, dass alle berichtigten Einträge vollständig sind, einschließlich Angaben zu den Mitarbeitenden, Tätigkeitsbereichen, gearbeiteten Stunden, Lohnsätzen und Abzügen.
- Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien der zuständigen Behörde oder Institution.
- In manchen Systemen sind direkte Änderungen an eingereichten Berichten nicht möglich; reichen Sie in solchen Fällen einen neuen Bericht für denselben Abrechnungszeitraum ein. Der berichtigte Bericht ersetzt dann das Original.
- Sie sollten außerdem eine Erläuterung beifügen, in der Sie die vorgenommenen Korrekturen und die Gründe für die Berichtigungen erklären.
- Informieren Sie die betroffenen Mitarbeitenden über die Korrekturen, insbesondere dann, wenn diese Auswirkungen auf deren Vergütung oder Steuerabzüge haben. Stellen Sie außerdem aktualisierte Lohnabrechnungen oder Auszüge bereit, aus denen die Änderungen hervorgehen.
- Bewahren Sie ausführliche Aufzeichnungen sowohl über die ursprünglichen als auch die berichtigten Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf, einschließlich der Dokumentation der festgestellten Fehler und getroffenen Korrekturmaßnahmen. Ebenso sollten Sie jeglichen Schriftverkehr zu den Berichtigungen für spätere Nachweise und zur Einhaltung der Vorschriften aufbewahren.
- Analysieren Sie abschließend die Ursachen der Fehler, um eine Wiederholung zu verhindern. Dies kann eine Verbesserung der internen Kontrollmechanismen, zusätzliche Schulung der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung oder die Einführung von Lohnsoftware mit Fehlererkennungsfunktionen zur Verbesserung der Genauigkeit umfassen.
Rasche und korrekte Berichtigungen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen sorgen nicht nur für die Einhaltung der Arbeitsgesetze, sondern stärken auch die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens.
Bewährte Methoden für das Einreichen zertifizierter Arbeitsberichte
Befolgen Sie diese bewährten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre zertifizierten Lohnabrechnungen korrekt sind:
- Kennen Sie die Anforderungen: Machen Sie sich mit dem Davis-Bacon Act, den zugehörigen Arbeitsnormen sowie mit bundeslandspezifischen Regelungen zu verbindlichen Mindestlöhnen (sog. "Little Davis-Bacon Acts") vertraut. Das Verständnis dieser Anforderungen ist grundlegend.
- Überwachen Sie aktuelle Mindestlohnsätze: Prüfen Sie regelmäßig die aktuellen Mindestlohnsätze für den Standort und die Tätigkeitsbereiche Ihres Projekts.
- Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Bewahren Sie genaue und detailreiche Aufzeichnungen aller Arbeitsstunden einschließlich Beginn, Ende, Pausen, Überstunden etc. auf. Gute Dokumentation ist für die zertifizierte Lohnabrechnung unerlässlich.
- Setzen Sie präzise Lohnabrechnungssoftware ein: Nutzen Sie Lohnabrechnungssoftware, die für zertifizierte Lohnabrechnungen konzipiert ist. Sie sollte Aufgaben wie unterschiedliche Lohnsätze, Überstundenabrechnungen und die Nachverfolgung von Zusatzleistungen abdecken und damit etwaige Lohnsoftware-Kosten nachvollziehbar machen.
- Arbeiten Sie mit Spezialisten: Ein:e zertifizierte:r Lohnabrechnungsexpert:in oder eine Lohnabrechnungsfirma verfügt über das Wissen und die Erfahrung, Sie beim Umgang mit zertifizierten Lohnabrechnungen zu unterstützen und konform zu bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur zertifizierten Lohnabrechnung:
Was sind gängige Methoden zur Identifizierung von öffentlichen Bauprojekten?
Öffentliche Bauprojekte werden in der Regel durch eindeutige Projektkennungen identifiziert, die von der Vergabestelle oder der beauftragenden Behörde vergeben werden. Dazu können Vertragsnummern, Projektcodes oder ein Projektname gehören, der in allen Unterlagen konsequent verwendet wird, einschließlich der zertifizierten Lohnabrechnungen.
Viele Bundesstaaten und Behörden verlangen von Auftragnehmern, dass sie diese Kennung bei jeder zertifizierten Lohnabrechnung angeben, um eine genaue Nachverfolgung und Einhaltung sicherzustellen. In einigen Regionen verknüpfen Online-Meldesysteme – wie das eCPR-System des California DIR – Lohnabrechnungen automatisch mit registrierten öffentlichen Bauprojekten anhand einer Projekt-ID.
Prüfen Sie immer Ihre Vertragsunterlagen oder wenden Sie sich an die lokale Behörde für den jeweils gültigen Lohn, um die korrekte Kennung zu bestätigen.
Ist eine zertifizierte Lohnabrechnung erforderlich, wenn Sie 1099-Arbeiter beschäftigen?
Die Anforderungen an zertifizierte Lohnabrechnungen gelten im Allgemeinen für Arbeitnehmer und nicht für unabhängige Auftragnehmer. Ist eine Arbeitskraft richtig als 1099-Auftragnehmer eingestuft, wird sie nicht in zertifizierten Lohnabrechnungsvordrucken wie dem WH-347 geführt, der zum Nachweis von Löhnen und Leistungen für als Arbeitnehmer nach dem Davis-Bacon Act eingestufte Arbeitskräfte dient.
Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass unabhängige Auftragnehmer nicht falsch eingestuft werden. Wenn eine Arbeitskraft die Kriterien eines Arbeitnehmers erfüllt – wie z. B. unter direkter Aufsicht zu stehen, feste Arbeitszeiten zu haben oder die Werkzeuge des Arbeitgebers zu benutzen – muss sie möglicherweise unabhängig vom 1099-Status als Arbeitnehmer gemeldet werden.
Eine Falscheinstufung kann zu Strafen und Problemen bei der Einhaltung führen. Es ist daher entscheidend, den Status der Arbeitskräfte bei der Erstellung von zertifizierten Lohnabrechnungen sorgfältig zu prüfen.
Gelten die Anforderungen an zertifizierte Lohnabrechnungen auch für staatlich finanzierte Projekte?
Ja, viele staatlich finanzierte Bauprojekte unterliegen den Gesetzen zum Mindestlohn, die den bundesweiten Anforderungen entsprechen und oft als „Little Davis-Bacon Acts“ bezeichnet werden. Diese Landesgesetze schreiben vor, dass Auftragnehmer und Subunternehmer ihren Arbeitskräften die lokal geltenden Löhne für vergleichbare Tätigkeiten auf öffentlichen Baustellen zahlen und in vielen Fällen zur Überprüfung der Einhaltung zertifizierte Lohnabrechnungsberichte vorlegen müssen. Das grundlegende Ziel stimmt mit dem Davis-Bacon Act auf Bundesebene überein, allerdings legt jedes Bundesland eigene Schwellenwerte, Lohnbestimmungen und Meldeverfahren fest.
Da die Anforderungen je nach Gerichtsbarkeit erheblich variieren, müssen Auftragnehmer die spezifischen Regeln ihrer jeweiligen Arbeits- oder Baubehörde genau prüfen. Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York nutzen fortschrittliche elektronische Systeme zur Übermittlung zertifizierter Lohnabrechnungen und verhängen strenge Strafen bei Verstößen. Andere verwenden unterschiedliche Formulare, Übermittlungszyklen oder Ausnahmekriterien. Werden diese Verpflichtungen nicht erfüllt, können Zahlungen zurückgehalten, Bußgelder verhängt oder eine Vergabe zukünftiger öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.
Zertifizierte Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein
Wenn Sie die in diesem Artikel und auf der Website des US-Arbeitsministeriums beschriebenen Richtlinien und bewährten Verfahren befolgen, kann die zertifizierte Lohnabrechnung zu einem Routineprozess werden.
Lesen Sie auch unseren Artikel zum Lohn- und Gehaltsmanagement für kleine Unternehmen sowie unsere Lohnabrechnungs-Checkliste für weitere Tipps zur Optimierung Ihrer Lohnabrechnungsprozesse.
