Lohnsteuern verstehen: Ein vollständiger Leitfaden 2026

Jedes Mal, wenn Sie Ihr Team bezahlen, überweisen Sie also nicht nur Gehälter, sondern fungieren auch als Steuereinzieher für den Staat, indem Sie die genauen Beträge berechnen, sie einbehalten, bestimmte Anteile abgleichen und alles an die zuständigen staatlichen Behörden übermitteln.

Selbst wenn Sie nur eine Person auf Ihrer Gehaltsliste haben, kann eine fehlerhafte Handhabung Ihrer Steuern – durch zu niedrige oder zu hohe Zahlungen, verspätete Zahlungen oder die Einreichung falscher Formulare – Strafen, einen erheblichen Verwaltungsaufwand für die Gehaltsabrechnung und administrative Probleme auslösen.

Was decken Gehaltsabrechnungssteuern ab?

Nachdem Sie nun das Was verstehen, ist es an der Zeit, das Wie viel aufzuschlüsseln. Gehaltsabrechnungssteuern finanzieren bestimmte Sozialversicherungsprogramme und lassen sich in einige Kategorien einteilen, die im Folgenden erläutert werden.

Ein Hinweis vorab: Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer ist technisch gesehen keine Gehaltsabrechnungssteuer. Er wird jedoch im selben Gehaltsabrechnungslauf verarbeitet und auf denselben Formularen gemeldet, weshalb wir ihn hier aufgenommen haben. Im nächsten Abschnitt erläutern wir, worin sich die beiden unterscheiden.

Einbehalt der Bundeseinkommensteuer

Der Einbehalt der Einkommensteuer ist eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommensteuerschuld der beschäftigten Person und kein Beitrag zu einem bestimmten Programm. Dabei wird ein Teil des Lohns einer beschäftigten Person einbehalten und im Laufe des Jahres an den IRS abgeführt. So können hohe Steuernachzahlungen oder Strafen wegen zu geringer Vorauszahlungen bei der jährlichen Steuererklärung vermieden werden.

Die Höhe des einbehaltenen Betrags hängt von mehreren Faktoren ab, wobei die meisten wichtigen Informationen im Formular W-4 angegeben werden.

Beschäftigte füllen es bei ihrer Einstellung aus. Es enthält Angaben wie den Veranlagungsstatus, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen, zusätzliche Einkünfte, Abzüge, zusätzliche Einbehaltsbeträge usw.

FICA-Steuern: Sozialversicherung und Medicare

Die FICA-Steuern (Gesetz über Beiträge zur Bundesversicherung) bestehen aus den Steuern für Sozialversicherung und Medicare und werden gewöhnlich mit Gehaltsabrechnungssteuern verbunden.

Arbeitgeber und Beschäftigte tragen zu diesen Steuern zu gleichen Teilen bei. 

Die Sozialversicherungssteuer beträgt 6,2 % und wird sowohl von der beschäftigten Person als auch vom Arbeitgeber gezahlt, insgesamt also 12,4 %. Ab 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze (der maximale, steuerpflichtige Lohn) für die Sozialversicherung bei $184,500, gegenüber $176,100 im Jahr 2025.

Die Medicare-Steuer beträgt 1,45 % für den Arbeitgeber und 1,45 % für die beschäftigte Person, insgesamt also 2,9 %.

Bei Personen mit einem Einkommen von mehr als $200,000 muss der Arbeitgeber bis zum Ende des Kalenderjahres zusätzlich 0,9 % auf die über $200K liegenden Löhne einbehalten. 

Arbeitgeber müssen diesen Betrag nicht abgleichen; Sie müssen ihn lediglich vom Lohn Ihrer beschäftigten Person einbehalten.

Ihre Aufgabe besteht darin, den Steuerbeitrag der beschäftigten Person einzubehalten, ihn für die Anteile an Sozialversicherung und Medicare abzugleichen (insgesamt 7,65 %) und beide Hälften an den Staat abzuführen.

Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)

Arbeitgeber sind für die Zahlung der Steuer nach dem Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA) verantwortlich. Mit ihr werden Arbeitslosenleistungen für Beschäftigte finanziert, die ihren Arbeitsplatz verloren haben. 

Diese Steuer liegt vollständig in Ihrer Verantwortung; Beschäftigte leisten keinen Beitrag.

Der FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten $7,000 des Lohns, der jeder beschäftigten Person in einem Kalenderjahr gezahlt wird. 

Als Arbeitgeber können Sie jedoch eine Gutschrift von bis zu 5,4 % erhalten, wenn Sie die Landesarbeitslosensteuern fristgerecht und vollständig zahlen. Dadurch ergibt sich ein effektiver FUTA-Steuersatz von 0,6 %. 

Wenn Sie dafür berechtigt sind, zahlen Sie also nur $42 FUTA pro beschäftigter Person und Jahr.

Landesarbeitslosensteuer (SUTA)

Arbeitgeber sind außerdem für die Zahlung von Landesarbeitslosensteuern verantwortlich, mit denen Arbeitslosenleistungen auf Landesebene finanziert werden.

Die Steuersätze und Beitragsbemessungsgrenzen für die Landesarbeitslosensteuer unterscheiden sich je nach Bundesstaat und ändern sich jedes Jahr. Die folgende Tabelle zeigt die Beitragsbemessungsgrenzen für 2026 und die zuletzt veröffentlichten Spannen der Steuersätze. Bestätigen Sie Ihren genauen Steuersatz bei der zuständigen Behörde Ihres Bundesstaates.

Bundesstaat	SUTA-Lohnbemessungsgrenze 2026	Arbeitgeber-Beitragssatz	Hinweise
Alabama	$8,000	0.14–5.34%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: Beitragsplan A (2.7%); 0.06% ESA-Ausbildungssteuer; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung statt der Zahlung von SUTA entscheiden
Alaska	$54,200	1.0–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: 0.50%; Beitragssatz für neue Arbeitgeber variiert je nach Beitragsplan (kein fester Beitragssatz für „neue“ Arbeitgeber); keine zusätzlichen Steuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Arizona	$8,000	0.04–9.72%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2.0%; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Arkansas	$7,000	0.20–10.10%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1.9%; 0.10% Verwaltungsabgabe; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
California	$7,000	1.5–6.2%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner (Arbeitnehmer zahlen stattdessen SDI); Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 3.4% (der Beitragsplan 2026 ist F+, also Beitragsplan F zuzüglich eines Zuschlags von 15%); 0.10% Steuer für die Berufsausbildung (ETT); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Colorado	$30,600	0.64–8.86%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 3.05% (3.08–7.65% im Baugewerbe); keine gesonderte Ausbildungssteuer; Zuschläge für Unterstützung und Zahlungsfähigkeit variieren je nach Branche; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Connecticut	$27,000	1.1–8.9%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2.2%; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Delaware	$14,500	0.30–5.40%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1.0%; 0.20% besondere Ausbildungsabgabe; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
D.C.	$9,000	1.9–7.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2.7%; 0.20% Verwaltungsabgabe; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Florida	$7,000	0.1–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2.7%; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Georgia	$9,500	0.04–8.1%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 2.64% (bis 2026 festgeschrieben); 0.06% Verwaltungsabgabe; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Hawaii	$64,500	0.0–5.6%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner (Arbeitnehmer zahlen stattdessen TDI); neuer Arbeitgeber: Beitragsplan C (variiert je nach Unternehmensart); 0.01% Abgabe für die Berufsausbildung; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Idaho	$58,300	0.225–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 1.00%; Zuschläge für kleine Belegschaften und Verwaltung (0.00–0.00675% plus 0.00–0.03825%); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Illinois	$14,250	0.2–7.3%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; Beitragssatz für neue Arbeitgeber: 3.65% (einschließlich FRR); 0.55% FRR-Finanzierungsaufbausteuer; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Indiana	$9,500	0.5–7.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.5% (1.6% für staatliche Arbeitgeber); kein Zuschlag zur Zahlungsfähigkeit; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Iowa	$20,400	0–7.0%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.0% (7.0% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Kansas	$15,100	0.00–6.65%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.75% (5.55% im Baugewerbe); kein Finanzierungsaufbauzuschlag (0%); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Kentucky	$12,000	0.3–9.0%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan A (2.7%; 9–10% im Baugewerbe); 0.075% SCUF (staatlicher Ausbildungsfonds); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Louisiana	$7,000	0.09–6.2%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: variiert je nach Branche (auf NAICS-Basis); Steuer für die Ausbildung bestehender Arbeitnehmer plus Fonds für Integritäts-Sozialabgaben (variiert); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Maine	$12,000	0.0–5.75%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: variiert je nach Beitragsplan (mit dem Maine DOL bestätigen); 0.14% CSSF- plus 0.16% UPAF-Arbeitskräftefondssteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Maryland	$8,500	0.3–7.5%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Tabelle A (2.6%; 3.3% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Abgaben; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Massachusetts	$15,000	0.83–12.65%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan D (2.13%; 5.45% im Baugewerbe); 0.056% Arbeitskräfteausbildungssteuer (WTF); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Michigan	$9,000 (bestätigen; einige Quellen nennen $9,500)	0.06–10.30%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.7% (4.9% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Minnesota	$44,000	0.40–8.90%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: variiert je nach Branche (1.0–8.9%); 0.10% Abgabe zur Entwicklung der Arbeitskräfte; 5% Zuschlag zur Zahlungsfähigkeit (Fehlbetrag im Fonds); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Mississippi	$14,000	0.2–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.0–1.2% (nach Lohnsumme gestaffelt); 0.2% kombinierte Zuschläge für die Arbeitskräfte (MS Works, Ausbildung); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Missouri	$9,000	0.0–6.0%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.376% (1.00% für gemeinnützige Organisationen); 0.02% Automatisierungszuschlag; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden (zahlen 1% statt 2.376%)
Montana	$47,300	0.0–6.12%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan 1 (1.0–2.0% nach Lohnsumme); 0.13–0.18% Verwaltungsfondssteuer; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Nebraska	$9,000 / $24,000	0–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.25% (5.4% im Baugewerbe); 20% SUIT-Zuweisungszuschlag auf den SUI-Satz; höhere Bemessungsgrundlage ($24,000) für Arbeitgeber in der höchsten Beitragsgruppe; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Nevada	$43,700	0.25–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.95%; 0.05% Zuschlag für das Programm zur beruflichen Weiterentwicklung; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
New Hampshire	$14,000	0.1–7.0%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Tabelle I (2.7%); 0.4% Verwaltungszuschlag; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
New Jersey	$44,800	0.6–6.4%	Arbeitnehmerbeitrag: ja, ein kleiner Anteil des Lohns (unter 1%); neuer Arbeitgeber: Tabelle D (3.1%); 0.10% Zuschlag für die Entwicklung der Arbeitskräfte plus 0.0175% zusätzliche Zuschläge; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
New Mexico	$34,800	0.33–6.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.0% (oder Branchendurchschnitt, falls höher); keine zusätzlichen Abgaben; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
New York	$17,600	2.025–9.825%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 4.025%; 0.075% Zuschlag für Wiedereingliederungsdienste; 0.12% Zinsbemessungszuschlag; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
North Carolina	$34,200	0.06–5.76%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.0%; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
North Dakota	$46,600	0.14–9.69%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 1.03% (6.09% für staatliche Arbeitgeber; 9.69% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Ohio	$9,000	0.4–10.1%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.7% (5.6% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Oklahoma	$25,000	0.3–9.2%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Bedingungsfaktor D (1.5%); 5% Zuschlag für Technologie-Reinvestitionen; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Oregon	$56,700	0.9–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan III (2.4%); vierteljährlicher Ausgleichszuschlag (etwa 0.109–0.139%); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Pennsylvania	$10,000	1.419–10.373%	Arbeitnehmerbeitrag: 0.07%; neuer Arbeitgeber: 3.822% (10.592% im Baugewerbe); 0% Zuschlag für Anleihezinsen; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Rhode Island	$30,800	0.89–9.49%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan G (0.89%); 0.21% Steuer des Fonds für berufliche Entwicklung; höhere Bemessungsgrundlage für Arbeitgeber mit dem Höchstsatz; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
South Carolina	$14,000	0–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 0.29%; 0.06% Notfallzuschlag (0.00% zur Zahlungsfähigkeit); gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
South Dakota	$15,000	0–8.8%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan C (1.2% allgemein; 1.0% im Baugewerbe); 0.02% Verwaltungs- plus 0–0.55% Anlagezuschläge; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Tennessee	$7,000	0.01–10.0%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: variiert je nach NAICS-Code; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Texas	$9,000	0.25–6.25%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.7% (oder Branchendurchschnitt, falls höher); 0.10% Steuer für Ausbildungsinvestitionen; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Utah	$50,700	0.2–7.2%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 7.2% (im Baugewerbe); andere Beitragssätze variieren je nach Branche; keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Vermont	$15,400	0.4–5.4%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan 1 (1.0%); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Virginia	$8,000	0.1–6.2%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 2.5% (6.2% für ausländische oder säumige Arbeitgeber); 0.05% Verwaltungsgebühr; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Washington	$78,200	0.27–6.02%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: 90% des Branchendurchschnitts (mindestens 1.0%); 0.03% EAF- plus 0.03% Zuschläge zur Zahlungsfähigkeit; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
West Virginia	$9,500	1.5–8.5%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragssätze der Spalte C (2.7%; 8.5% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Abgaben; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Wisconsin	$14,000	0.0–12% (klein); 0.05–12% (groß)	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: Beitragsplan D (3.05% bei kleinen; 3.25% bei großen Arbeitgebern; 2.90%/3.10% im Baugewerbe); keine zusätzlichen Zuschlagsteuern; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden
Wyoming	$33,800	0–8.5%	Arbeitnehmerbeitrag: keiner; neuer Arbeitgeber: variiert je nach Arbeitgeberklasse; 0.0423% Fonds zur Beschäftigungsförderung plus 0.0143% Zuschläge für die Ausbildung im Rahmen der Arbeitskräfteentwicklung; gemeinnützige Organisationen können sich für eine Erstattung entscheiden

Quellen: EY Steuerpflichtige Lohnsummen für die staatliche Arbeitslosenversicherung 2026

Einige Bundesstaaten erheben außerdem zusätzliche Steuern für Invaliditätsprogramme und Programme für bezahlten Familienurlaub.

Sechs Bundesstaaten betreiben staatliche Invaliditätsversicherungsprogramme (SDI), während weitere 16 Programme für Versicherungen für bezahlten Familien- und medizinischen Urlaub (PFML) haben oder einführen werden. Hier ist eine Übersicht:

Bundesstaat	Programm(e)	Lohnsumme (2026)	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil	Wichtige Ausnahmen	Anmerkungen
Kalifornien	SDI (einschließlich bezahltem Familienurlaub)	Keine (alle Löhne)	1.3%	0%	–	Vollständig durch Arbeitnehmer finanziert.
Colorado	PFML	$184,500	0.44%	0.44% (0% bei <10 Arbeitnehmern)	<10 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Bestätigen Sie den Satz für 2026 beim CDLE.
Connecticut	PFML	$184,500	0.5%	0%	–	–
Delaware	PFML	$184,500	0.4%	0.4%	<10 Arbeitnehmer befreit; 10–24 Arbeitnehmer decken nur Elternzeit ab	Der Gesamtsatz beträgt 0.8% (0.32% Elternzeit, 0.4% medizinische Versorgung, 0.08% Pflege von Familienangehörigen) und wird gleichmäßig aufgeteilt.
District of Columbia	PFML	Keine (alle Löhne)	0%	0.75%	–	Nur durch den Arbeitgeber finanziert.
Hawaii	TDI	Wöchentliche Lohnobergrenze (Zahl für 2026 bestätigen)	Bis zu 0.5% der Löhne, wöchentlich begrenzt	Restliche Programmkosten	–	Bei meiner Prüfung waren die Zahlen für 2026 noch nicht verfügbar.
Maine	PFML	$184,500	0.5%	0.5% (0% bei <15 Arbeitnehmern)	<15 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Der Gesamtsatz beträgt 1%. Die Leistungen begannen am 1. Mai 2026.
Maryland	PFML	Bemessungsgrundlage der Sozialversicherung	0.45%	0.45% (0% bei <15 Arbeitnehmern)	<15 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Die Beiträge beginnen am 1. Januar 2027. Die Leistungen beginnen im Januar 2028. Der Gesamtsatz beträgt 0.9%.
Massachusetts	PFML	$184,500	Etwa 0.46% (0.18% Familie + 0.28% medizinische Versorgung)	Etwa 0.42% (Arbeitgeber mit 25+ Arbeitnehmern)	<25 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Die Sätze bleiben für 2026 unverändert. Bestätigen Sie die Aufteilung für medizinische Leistungen auf Mass.gov.
Minnesota	PFML	Etwa $185,000 (Bemessungsgrundlage der Sozialversicherung, gerundet)	0.44%	0.44%	–	Das Programm wurde am 1. Januar 2026 gestartet. Der Gesamtsatz beträgt 0.88%. Für einige kleine Arbeitgeber können reduzierte Sätze gelten.
New Hampshire	PFML (freiwillig)	–	–	–	Optionale Teilnahme	Arbeitgeber können für die freiwillige Teilnahme eine Steuergutschrift von 50% erhalten.
New Jersey	TDI; FLI	TDI: $44,800 (Arbeitgeber); FLI und TDI der Arbeitnehmer: $171,100	TDI 0.19%; FLI 0.23%	TDI: 0.5% für neue Arbeitgeber (0.1%–0.7% für andere); FLI: 0%	–	Bestätigen Sie die Sätze bei der NJ-Abteilung für vorübergehende Invalidität.
New York	DBL (SDI); PFL	PFL: annualisierter durchschnittlicher Wochenlohn des Bundesstaates (etwa $95,349)	PFL: 0.432% (max. $411.91/Jahr); DBL: kleiner pauschaler Wochenbetrag	DBL: restliche Programmkosten; PFL: 0%	–	PFL wird durch die Arbeitnehmer finanziert.
Oregon	PFML	$184,500	0.6%	0.4% (0% bei <25 Arbeitnehmern)	<25 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Arbeitnehmer zahlen unabhängig von der Größe des Arbeitgebers 0.6%.
Rhode Island	TDI; TCI	Für 2026 bestätigen (eine Quelle nennt $100,000)	1.3%	0%	–	Durch die Arbeitnehmer finanziert.
Vermont	PFML (freiwillig)	–	–	–	Optionale Teilnahme	–
Virginia	PFML (neu verabschiedet)	–	–	–	–	Im April 2026 verabschiedet. Die Beiträge beginnen am 1. April 2028. Die Leistungen beginnen am 1. Dezember 2028.
Washington	PFML; LTC	PFML: $184,500; LTC: keine	PFML: etwa 0.81% (71.43% von 1.13%); LTC: 0.58%	PFML: etwa 0.32% (0% bei <50 Arbeitnehmern)	<50 Arbeitnehmer (kein Arbeitgeberanteil)	Arbeitnehmer zahlen immer ihren PFML-Anteil. WA Cares (LTC) wird von den Arbeitnehmern bezahlt, und Arbeitnehmer können sich mit genehmigtem privatem Versicherungsschutz abmelden.

Zusätzliche lokale oder städtische Steuern

In einigen Rechtsgebieten, etwa New York City und San Francisco, können lokale Lohnsteuern anfallen. Dazu können lokale Einkommensteuern, Beschäftigungssteuern und Schulbezirkssteuern gehören.

Internationale Lohnsteuern (bei Einstellungen außerhalb der USA)

Wenn Sie international Mitarbeiter einstellen, unterliegen Sie häufig den Steuergesetzen des jeweiligen Landes und nicht nur denen der USA.

In Kanada müssen Arbeitgeber beispielsweise den CPP (kanadischer Rentenplan), EI (Arbeitslosenversicherung) und die Abführung der Einkommensteuer abwickeln. 

Da diese Regeln und Vorschriften erheblich voneinander abweichen, verwenden Sie am besten einen globalen Lohnabrechnungsdienst oder einen EOR (Arbeitgeber der Aufzeichnung), um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.

Jährliche Änderungen (2025 bis 2026)

• Bemessungsgrundlage der Sozialversicherung: $176,100 → $184,500 (+$8,400).

• FICA-Steuersätze und Medicare-Sätze: Gesetzlich unverändert.

• Einbehalt von Zusatzvergütungen: Bleibt bei 22 % (37 % oberhalb von 1 Million $), dauerhaft verlängert durch P.L. 119-21.

• Neu für 2026: P.L. 119-21 führte Abzüge für qualifizierte Trinkgelder (bis zu 25.000 $) und qualifizierte Überstundenvergütung (bis zu 12.500 $ / 25.000 $ bei gemeinsamer Veranlagung von Verheirateten) von der Bundeseinkommensteuer ein — diese Beträge unterliegen jedoch weiterhin der FICA. Arbeitgeber müssen die aktualisierten Anweisungen zum Einbehalt auf Formular W-4 gemäß Publikation 15-T anwenden.

• Schwellenwert für die Meldung auf 1099-NEC / W-2: Für Zahlungen ab 2026 gemäß P.L. 119-21 von 600 $ auf 2.000 $ angehoben.

Lohnsteuern im Vergleich zum Einbehalt der Einkommensteuer

Beide werden vom selben Gehalt einbehalten und erscheinen auf derselben Gehaltsabrechnung, funktionieren jedoch sehr unterschiedlich.

	Einbehalt der Einkommensteuer	Lohnsteuern
Was es ist	Eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommensteuerschuld des Arbeitnehmers	Zweckgebundene Beiträge zu Sozialversicherungsprogrammen
Wer zahlt	Nur der Arbeitnehmer (der Arbeitgeber behält sie ein und führt sie ab)	Bei der FICA geteilt; ausschließlich vom Arbeitgeber getragen bei der Arbeitslosenversicherung des Bundes (FUTA) und in den meisten Bundesstaaten (SUTA)
Wohin es fließt	Bundesweite sowie gegebenenfalls staatliche und lokale Einkommensteuer zur Finanzierung allgemeiner Staatsausgaben	Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung und in einigen Bundesstaaten bezahlter Familienurlaub oder Invaliditätsversicherung
Wie es berechnet wird	Variiert je nach Lohn, Veranlagungsstatus und Angaben auf dem W-4-Formular	Feste Prozentsätze des Lohns
Tarifstruktur	Progressiv: Höhere Einkommen werden mit höheren Sätzen besteuert	Überwiegend einheitlich: jeweils 6,2 % Sozialversicherung und 1,45 % Medicare für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Beitragsbemessungsgrenze	Keine	Die Sozialversicherung endet bei der jährlichen Beitragsbemessungsgrundlage (184.500 $ im Jahr 2026). Für Medicare gibt es keine Obergrenze, und FUTA gilt nur für die ersten 7.000 $ je Arbeitnehmer.
Endgültiger Betrag	Wird bei der Abgabe der Steuererklärung des Arbeitnehmers abgeglichen und kann daher zu einer Erstattung oder einer Steuernachzahlung führen	Bei der Zahlung endgültig, ohne Erstattung bei zu hohem oder zu niedrigem Einbehalt (außer bei überschüssig einbehaltener Sozialversicherung von mehreren Arbeitgebern)

Wichtige Erkenntnisse

• Beide werden treuhänderisch verwaltet. Einbehaltene Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil der FICA gehören dem Staat, nicht dem Unternehmen. Werden sie nicht abgeführt, kann dies die Strafe für die Rückforderung von Treuhandfonds auslösen, durch die Eigentümer oder verantwortliche Personen persönlich haftbar gemacht werden können.

• Nur die FICA wird tatsächlich geteilt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare, also jeweils 7,65 % und zusammen 15,3 %. Personen mit hohem Einkommen schulden außerdem eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf Löhne über 200.000 $, die allein vom Arbeitnehmer gezahlt wird.

• Der Einbehalt ist eine Schätzung. Eine Anpassung des W-4 ändert, wie viel einbehalten wird, nicht jedoch, was der Arbeitnehmer letztlich schuldet.

• Vorsteuerabzüge behandeln die beiden Bereiche unterschiedlich. Herkömmliche 401(k)-Beiträge verringern die lohnsteuerpflichtigen Einkünfte, nicht jedoch die sozialversicherungs- oder Medicare-pflichtigen Löhne. Leistungen nach Abschnitt 125, etwa Krankenversicherungsbeiträge, verringern typischerweise beides.

Steuer für Selbstständige

Selbstständige — Einzelunternehmer, unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und Eigentümer von LLCs mit nur einem Mitglied — haben keinen Arbeitgeber, mit dem sie die FICA teilen können. Stattdessen zahlen sie den entsprechenden Betrag über die Steuer für Selbstständige, die in Schedule SE angegeben wird.

Berechnung der Steuer für Selbstständige

Der Steuersatz für Selbstständige beträgt 15,3 % — die kombinierten Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung (12,4 %) und Medicare (2,9 %). Die Steuer wird jedoch nicht auf das Bruttoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit angewendet. Bei der Berechnung wird ein Multiplikator von 92,35 % verwendet, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass Arbeitgeber keine FICA auf den Arbeitgeberanteil der FICA selbst zahlen:

1. Berechnen Sie die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (Nettogewinn aus Schedule C oder Nettoeinkünfte aus der Landwirtschaft aus Schedule F).

2. Multiplizieren Sie die Nettoeinkünfte mit 92,35 %, um die Bemessungsgrundlage für die Steuer auf selbstständige Tätigkeit zu ermitteln.

3. Wenden Sie 12,4 % für die Sozialversicherung auf die Bemessungsgrundlage bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 184.500 $ an (verringert um etwaige Löhne aus einer W-2-Beschäftigung, für die bereits Sozialversicherungsbeiträge einbehalten wurden).

4. Wenden Sie 2,9 % für Medicare auf die gesamte Bemessungsgrundlage ohne Obergrenze an.

5. Übersteigt die Bemessungsgrundlage für die Steuer auf selbstständige Tätigkeit 200.000 $ (250.000 $ bei gemeinsamer Veranlagung von Verheirateten), wenden Sie auf den übersteigenden Betrag die zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % an.

Die abzugsfähige Hälfte

Selbstständig tätige Personen können 50 % ihrer Steuer auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit als Anpassung des Bruttoeinkommens in Schedule 1 des Formulars 1040 abziehen. Dieser Abzug reduziert die Einkommensteuer, nicht jedoch die Steuer auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit selbst. Er soll die steuerliche Behandlung von Arbeitnehmern annähernd nachbilden, deren vom Arbeitgeber gezahlte FICA-Beiträge niemals in ihr steuerpflichtiges Einkommen einbezogen werden.

Vierteljährliche Vorauszahlungen

Selbstständig tätige Personen müssen im Allgemeinen vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen mit dem Formular 1040-ES leisten, wenn sie erwarten, im betreffenden Jahr insgesamt $1,000 oder mehr an Einkommensteuer und Steuer auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zu schulden. Die vierteljährlichen Fristen sind der 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar des Folgejahres. Werden die geschätzten Zahlungen nicht fristgerecht geleistet, fällt gemäß IRC Section 6654 eine Strafzahlung wegen Unterzahlung an.

Für Freiberufler und Gig-Arbeiter ist die Steuer auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit in Höhe von 15.3 % häufig eine größere Überraschung als die Einkommensteuer, da kein Arbeitgeber die Hälfte der Kosten übernimmt. Eine selbstständig tätige Person mit einem Nettogewinn von $100,000 schuldet allein ungefähr $14,130 an Steuer auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit, noch vor der Einkommensteuer. Das Verständnis dieser Verpflichtung – und das vierteljährliche Zurücklegen entsprechender Mittel – ist entscheidend, um einen Steuerschock zum Jahresende zu vermeiden.

So werden Lohnsteuern berechnet (mit Beispielen)

Um zu sehen, wie die Lohnabrechnung funktioniert, betrachten wir Jamie, eine Marketingmanagerin in Kalifornien, die $100,000 im Jahr verdient und monatlich bezahlt wird. Jamie reicht die Steuererklärung als alleinstehende Person ein, hat keine weiteren Anpassungen auf dem Formular W-4 und zahlt monatlich $500 in einen traditionellen 401(k)-Plan ein. Dieser Beitrag unterliegt nicht der Bundes- oder einzelstaatlichen Einkommensteuer, wird aber weiterhin bei den Löhnen für Sozialversicherung, Medicare und FUTA berücksichtigt.

Schritt 1: Bruttolohn berechnen

Der Bruttolohn umfasst alles, was ein Arbeitnehmer vor jeglichen Abzügen verdient. Dazu gehören Löhne, Gehälter, Boni, Provisionen, Trinkgelder und jede andere steuerpflichtige Vergütung.

• Stundenlohnempfänger: Die geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn multiplizieren. Nicht von der Befreiung ausgenommene Arbeitnehmer müssen für Arbeitsstunden über 40 pro Arbeitswoche Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-Fachen ihres regulären Lohns erhalten. Einige Bundesstaaten, darunter Kalifornien, haben zusätzliche Regeln für tägliche Überstunden.
• Angestellte mit Jahresgehalt: Das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume teilen (zum Beispiel 26 bei zweiwöchentlicher, 24 bei halbmonatlicher oder 12 bei monatlicher Zahlung). Angestellten mit Jahresgehalt, die die Voraussetzungen für eine Befreiung nicht erfüllen, stehen weiterhin Überstundenvergütungen zu.

Beispiel für Jamie: $100,000 ÷ 12 = $8,333.33 Bruttolohn pro Monat.

Schritt 2: Vorsteuerabzüge abziehen

Vorsteuerbeiträge vom Bruttolohn abziehen, um die steuerpflichtigen Löhne zu ermitteln. Häufige Beispiele sind Beiträge zu 401(k)- und 403(b)-Rentenplänen, Krankenversicherungsprämien, HSA- und FSA-Beiträge sowie qualifizierte Pendlerleistungen.

Nicht jeder Vorsteuerabzug reduziert jede Steuer. Beiträge zu traditionellen 401(k)- und 403(b)-Plänen senken die für die Einkommensteuer maßgeblichen Löhne, unterliegen aber weiterhin Sozialversicherung, Medicare und FUTA. Über einen Section 125-Cafeteria-Plan angebotene Leistungen, etwa Krankenversicherungsprämien, FSAs und vom Lohn abgezogene HSA-Beiträge, reduzieren typischerweise sowohl die Einkommensteuer- als auch die FICA-Löhne. Die beiden Lohnbeträge sollten getrennt erfasst werden, damit jede Steuer auf den richtigen Betrag berechnet wird.

Beispiel für Jamie: Einkommensteuerliche Löhne betragen $8,333.33 − $500 = $7,833.33. Die Löhne für Sozialversicherung, Medicare und FUTA bleiben beim vollständigen Betrag von $8,333.33.

Schritt 3: Bundeseinkommensteuer einbehalten

Der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer richtet sich nach dem Formular W-4 des Arbeitnehmers und dessen steuerpflichtigen Löhnen nach den Vorsteuerabzügen. Die meisten Arbeitgeber verwenden die Prozentmethode des IRS oder die Lohnklassen-Tabellen in Publication 15-T oder lassen die Lohnabrechnungssoftware die Berechnung übernehmen. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Die steuerpflichtigen Löhne des Arbeitnehmers auf ein Jahresniveau hochrechnen.
2. Den Standardabzug für den jeweiligen Steuerstatus abziehen ($16,100 für alleinstehende Steuerpflichtige und $32,200 für gemeinsam veranlagte Ehepaare im Jahr 2026), angepasst um etwaige Einträge auf dem Formular W-4.
3. Die aktuellen Bundeseinkommensteuerklassen auf das Ergebnis anwenden.
4. Die Jahressteuer durch die Anzahl der Zahlungszeiträume teilen, um den Einbehalt pro Gehaltszahlung zu ermitteln.

Der Einbehalt ist lediglich eine Schätzung der Steuer, die der Arbeitnehmer schulden wird. Der endgültige Betrag wird bei Abgabe der Steuererklärung festgelegt.

Beispiel für Jamie:

• Auf ein Jahr hochgerechnete steuerpflichtige Löhne: $7,833.33 × 12 = $94,000
• Abzüglich des Standardabzugs von $16,100: $77,900
• Steuer nach den Steuerklassen für alleinstehende Steuerpflichtige im Jahr 2026: $1,240 (10 % auf die ersten $12,400) + $4,560 (12 % auf die nächsten $38,000) + $6,050 (22 % auf die $27,500 über $50,400) = $11,850
• Pro Gehaltszahlung: $11,850 ÷ 12 = $987.50 pro Monat

Jamies höchste Steuerklasse beträgt 22 %, dieser Satz gilt jedoch nur für Einkommen über $50,400. Deshalb liegt der effektive Einbehalt deutlich unter 22 % des Lohns. Eine Lohnabrechnungssoftware, die die Prozentmethode aus Publication 15-T verwendet, wird einen ähnlichen Wert ermitteln, kann aber um einige Dollar abweichen.

Schritt 4: FICA- und FUTA-Steuern berechnen

FICA umfasst die Sozialversicherung und Medicare. Behalten Sie 6,2 % der Löhne für die Sozialversicherung (bis zur jährlichen Lohnbemessungsgrenze von $184,500 im Jahr 2026) und 1,45 % für Medicare (ohne Obergrenze) vom Arbeitnehmer ein. Der Arbeitgeber zahlt einen entsprechenden Anteil von 7,65 %. Arbeitnehmer mit einem Einkommen von über $200,000 müssen außerdem eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % entrichten, die der Arbeitgeber einbehält, aber nicht mitfinanziert.

FUTA wird ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt. Der Nominalsatz beträgt 6,0 % auf die ersten $7,000 des Lohns jedes Arbeitnehmers, aber die meisten Arbeitgeber erhalten eine Gutschrift von bis zu 5,4 %, wenn sie die staatliche Arbeitslosensteuer fristgerecht zahlen. Dadurch sinkt der effektive Satz auf 0,6 % (höchstens $42 pro Arbeitnehmer und Jahr). Arbeitgeber in Bundesstaaten mit „Gutschriftenreduzierung“, in denen unbezahlte Bundesdarlehen für die Arbeitslosenversicherung bestehen, verlieren einen Teil dieser Gutschrift und zahlen mehr. Kalifornien gehört dazu.

Beispiel von Jamie:

• Sozialversicherung: 6,2 % × $8,333.33 = $516.67 von Jamie, zuzüglich $516.67 vom Arbeitgeber
• Medicare: 1,45 % × $8,333.33 = $120.83 von Jamie, zuzüglich $120.83 vom Arbeitgeber
• FUTA: Der Standardsatz würde $42 pro Jahr betragen, aber kalifornische Arbeitgeber unterliegen einer Gutschriftenreduzierung. Im Jahr 2025 betrug sie 1,2 %, wodurch der effektive Satz 1,8 % betrug. Für 2026 gilt in Kalifornien möglicherweise eine Reduzierung um 1,5 %, wodurch der effektive Satz 2,1 % betragen würde, also $147 pro Jahr auf die ersten $7,000 von Jamies Lohn. Der endgültige Satz für 2026 wird erst nach dem 10. November 2026 festgelegt.

Jamies erster Gehaltsscheck ($8,333.33) übersteigt die FUTA-Lohnbemessungsgrenze von $7,000, daher fällt die vollständige FUTA-Verbindlichkeit im Januar an. Die Zahlung erfolgt nach dem üblichen Zeitplan: Sie wird zusammen mit Ihrer vierteljährlichen FUTA-Zahlung eingezahlt, sobald Ihre kumulierte Verbindlichkeit $500 übersteigt, oder mit dem Formular 940 zum Jahresende gezahlt, falls dies nie der Fall ist. Jeder Betrag aus der Gutschriftenreduzierung gilt als im vierten Quartal angefallen und ist bis zum 31. Januar des Folgejahres fällig.

Schritt 5: Staatliche und lokale Steuern berechnen

Prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat oder Ihre lokale Verwaltung den Einbehalt von Einkommensteuer vorschreibt. Einige Bundesstaaten wie Texas und Florida erheben keine solche Steuer, während andere Pauschal- oder progressive Steuersätze anwenden und manche Städte eigene Steuern hinzufügen.

Außerdem müssen Sie die staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA) entrichten. In den meisten Bundesstaaten wird sie ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt, einige wenige verlangen jedoch geringe Arbeitnehmerbeiträge. Die Sätze hängen von Ihrem Bundesstaat und der Schadenshistorie Ihres Unternehmens ab, und jeder Bundesstaat legt seine eigene steuerpflichtige Lohnbemessungsgrenze fest.

Beispiel von Jamie:

• Einkommensteuer in Kalifornien: Kalifornien besteuert auch Beiträge zu 401(k)-Plänen nicht. Jamies jährliches steuerpflichtiges Einkommen beträgt $100,000 − $6,000 (401(k)) − $5,706 (kalifornischer Standardabzug) = $88,294. Nach dem zuletzt veröffentlichten Steuertarif Kaliforniens beträgt die Steuer $3,201.97 + 9,3 % des Betrags über $72,724, also etwa $4,650 pro Jahr oder ungefähr $387.50 pro Monat. Die geringe persönliche Steuerermäßigung Kaliforniens würde diesen Betrag geringfügig reduzieren. Der tatsächliche Einbehalt richtet sich nach den Tabellen der EDD; betrachten Sie dies daher als Schätzung.
• SUTA: Neue Arbeitgeber in Kalifornien zahlen 3,4 % auf die ersten $7,000 des Lohns, also $238 pro Jahr.
• Beschäftigungsausbildungssteuer (ETT): Arbeitgeber in Kalifornien zahlen außerdem 0,1 % auf die ersten $7,000, also $7 pro Jahr.

Wie bei FUTA werden die Lohnbemessungsgrenzen für SUTA und ETT bereits mit Jamies erstem Gehaltsscheck erreicht, sodass die Steuer im Januar anfällt. SUTA und ETT werden mit Ihrer vierteljährlichen staatlichen Steuererklärung gezahlt, die im Allgemeinen bis zum Ende des Monats nach jedem Quartal fällig ist.

Schritt 6: Staatliche SDI- und PFML-Beiträge berechnen

Einige Bundesstaaten finanzieren die kurzfristige Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI) oder den bezahlten Familien- und medizinischen Urlaub (PFML) durch Lohnabrechnungsbeiträge. Je nach Bundesstaat werden diese vom Arbeitnehmer, vom Arbeitgeber oder von beiden gezahlt; außerdem variieren die Sätze und Lohnobergrenzen. Kalifornien, New Jersey, New York, Washington und Colorado gehören zu den Bundesstaaten mit solchen Programmen. Prüfen Sie die aktuellen Sätze Ihrer staatlichen Behörde, bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen.

Beispiel von Jamie: Die kalifornische SDI (einschließlich bezahltem Familienurlaub) wird ausschließlich vom Arbeitnehmer gezahlt, im Jahr 2026 mit 1,3 % aller Löhne und ohne Lohnobergrenze: 1,3 % × $8,333.33 = $108.33 pro Monat.

Schritt 7: Einbehalten, abführen und einreichen

Sobald die Berechnungen abgeschlossen sind, behalten Sie die Steuern vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers ein, addieren Sie den Arbeitgeberanteil an FICA, FUTA und staatlichen Steuern und führen Sie alles fristgerecht ab. Bundeszahlungen werden in der Regel elektronisch über EFTPS nach einem monatlichen oder halbmonatlichen Zeitplan geleistet, abhängig von Ihrer gesamten Steuerschuld.

Reichen Sie anschließend die erforderlichen Formulare ein:

• Formular 941 vierteljährlich zur Meldung der einbehaltenen Einkommensteuer und der FICA-Steuern
• Formular 940 jährlich für FUTA
• Formulare W-2 und W-3 bis zum 31. Januar (oder am nächsten Werktag) an die Arbeitnehmer und die Sozialversicherungsverwaltung
• Staatliche und lokale Steuererklärungen je nach Anforderung

Einbehaltene Steuern werden treuhänderisch für die Regierung verwahrt. Verspätete oder versäumte Zahlungen können daher zu Strafen führen, einschließlich einer persönlichen Haftung der verantwortlichen Personen.

Jamies monatlicher Gehaltsscheck:

Arbeitnehmerabzüge	Betrag
Bundeseinkommensteuer	$987.50
Sozialversicherung (6.2%)	$516.67
Medicare (1.45%)	$120.83
Einkommensteuer in Kalifornien (Schätzung)	$387.50
Kalifornische SDI (1.3%)	$108.33
401(k)-Beitrag (vor Steuern)	$500.00
Gesamtabzüge	$2,620.83
Nettolohn	$5,712.50

Arbeitgeberkosten zusätzlich zu Jamies Vergütung:

Arbeitgebersteuer	Januar	Februar–Dezember (jeden Monat)
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (6.2%)	$516.67	$516.67
Arbeitgeberanteil Medicare (1.45%)	$120.83	$120.83
FUTA (2.1% prognostiziert)	$147.00	$0
Kalifornische SUTA (3.4%)	$238.00	$0
Kalifornische ETT (0.1%)	$7.00	$0
Gesamt	$1,029.50	$637.50

Im Laufe des Jahres sind das etwa $8,042 an Lohnsteuern des Arbeitgebers zusätzlich zu Jamies Gehalt von $100,000. Die Tabelle zeigt, wann die jeweilige Steuer anfällt, nicht wann sie gezahlt wird, da SUTA, ETT und FUTA nach vierteljährlichen oder jährlichen Zeitplänen gezahlt werden.

Das ist eine Menge manueller Berechnungen für nur einen Mitarbeiter, und sie müssen in jedem Zahlungszeitraum wiederholt werden, wobei sich die Sätze und Bemessungsgrundlagen jedes Jahr ändern. Überträgt man das auf ein ganzes Team, wird verständlich, warum so viele Unternehmen den Prozess automatisieren.

Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzexperte, teilt diese Einschätzung:

Durch die Abwicklung einer jährlichen Gehaltsabrechnung von mehr als $10M habe ich ein absolut zuverlässiges System entwickelt. Zuerst berechne ich die Bruttolöhne. Dann ziehe ich Abzüge vor Steuern wie Krankenversicherung & 401k ab.

Profi-Tipp: Verwende Gehaltsabrechnungssoftware oder den Einbehaltungsrechner des IRS. Manuelle Berechnungen sind geradezu eine Einladung zu Problemen.”

Wichtige Lohnsteuerformulare und ihre Funktion

Zusätzlich zu deinen Steuern musst du die richtigen Formulare fristgerecht bei den richtigen Behörden einreichen. Hier findest du eine Übersicht über die wichtigsten Formulare, die jeder Arbeitgeber kennen sollte, ihren Zweck und die jeweiligen Einreichungsfristen.

1. Formular W-2: Lohn- und Steuerbescheinigung

Funktion: Meldet die an jeden Mitarbeiter gezahlten Löhne und einbehaltenen Steuern.
Empfänger: Mitarbeiter, die Sozialversicherungsbehörde (SSA) und manchmal staatliche Steuerbehörden.
Frist:

• An Mitarbeiter: bis zum 31. Januar
• An die SSA (auf Papier oder elektronisch): bis zum 31. Januar

Wenn du das Formular verspätet oder fehlerhaft einreichst, kann die Strafe je nach Verspätungsdauer bis zu $310 pro Formular betragen.

2. Formular W-3: Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen

Funktion: Ein zusammenfassendes Formular, das alle an die SSA übermittelten W-2-Formulare zusammenfasst.
Empfänger: SSA (nur bei Einreichung von W-2-Formularen auf Papier).
Frist: Bis zum 31. Januar, wie bei den W-2-Formularen.

3. Formular 941: Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers

Funktion: Meldet die einbehaltene Bundeseinkommensteuer sowie die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA).
Empfänger: IRS
Frist:

• Vierteljährlich: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar
• Auch wenn in diesem Quartal keine Löhne gezahlt wurden, muss das Formular trotzdem eingereicht werden (es sei denn, du hast eine abschließende Steuererklärung eingereicht).

Wenn du ein saisonaler Arbeitgeber bist oder nur selten Mitarbeiter einstellst, kannst du dies auf dem Formular angeben, um unnötige Benachrichtigungen des IRS zu vermeiden.

4. Formular 940: Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers zur Arbeitslosenversicherung (FUTA)

Funktion: Meldet und zahlt die FUTA-Steuer, die Leistungen der staatlichen Arbeitslosenversicherung finanziert.
Empfänger: IRS
Frist: Jährlich: bis zum 31. Januar

• Du kannst die FUTA-Steuer vierteljährlich einzahlen, musst das Formular aber nur einmal jährlich einreichen.
• Wenn deine gesamte FUTA-Steuerschuld für das Jahr mehr als $500 beträgt, musst du sie vierteljährlich einzahlen.

5. Formular W-4: Bescheinigung des Steuerabzugs des Mitarbeiters

Wofür es verwendet wird: Wird von Mitarbeitern verwendet, um die Höhe des Einbehalts der Bundes-Einkommensteuer festzulegen.
Wer es erhält: Arbeitgeber bewahren es in ihren Unterlagen auf (es wird nur auf ausdrückliche Anfrage an den IRS gesendet).
Fällig: Bei der Einstellung und immer dann, wenn der Mitarbeiter es aktualisiert.
Tipp: Bewahren Sie für jeden Mitarbeiter immer ein W-4 auf. Wenn keines eingereicht wird, müssen Sie Steuern so einbehalten, als wäre die Person ledig und hätte keine Anpassungen.

6. Lohnsteuerformulare der Bundesstaaten

Wofür sie verwendet werden: Dies variiert je nach Bundesstaat. Dazu können Formulare für den Einbehalt der Einkommensteuer, die Arbeitslosenversicherung oder Programme zur Absicherung bei Arbeitsunfähigkeit gehören (z. B. DE 9/DE 9C in Kalifornien für Meldungen zur UI und SDI).
Fällig: Je nach den Vorschriften des Bundesstaates in der Regel vierteljährlich oder jährlich.
Tipp: Nutzen Sie das Steuerportal für Arbeitgeber Ihres Bundesstaates oder arbeiten Sie mit einem Lohnabrechnungsdienstleister zusammen, der die Einhaltung der Vorschriften in mehreren Bundesstaaten übernimmt.

7. Formular 1099-NEC (wenn Sie Auftragnehmer beschäftigen)

Wofür es verwendet wird: Meldet Zahlungen von $600 oder mehr an unabhängige Auftragnehmer.
Fällig:

• An Auftragnehmer: Bis zum 31. Januar
• An den IRS: Bis zum 31. Jan. (auf Papier oder elektronisch)

Was Sie tun sollten, wenn Sie mit Ihrer Lohnsteuer im Rückstand sind

Mit der Lohnsteuer in Rückstand zu geraten, ist nicht selten, kann aber schnell ernst werden. Ganz gleich, ob ein Liquiditätsengpass oder ein Versehen die Ursache ist – das Schlimmste, was Sie tun können, ist, die Situation zu ignorieren. 

Der IRS geht nicht nur gegen Ihr Unternehmen vor; in manchen Fällen nimmt er auch Sie persönlich in Anspruch.

Was sollten Sie also tun?

1. Reichen Sie alles ein, auch wenn Sie noch nicht zahlen können.

Warten Sie nicht. Priorität hat die Einreichung aller ausstehenden Erklärungen. Selbst wenn Sie das Geld derzeit nicht haben, zeigt die Einreichung, dass Sie guten Willens sind, und hält die Strafzahlungen niedriger.

Lokenauth hat diese Situation selbst erlebt und erklärt dazu:

„Das betrifft mich also ganz persönlich. In den Anfängen meiner Beratungstätigkeit übernahm ich einen Kunden, der sechs Monate lang keine Lohnsteuer gezahlt hatte: Er war etwa $175K im Rückstand. 

Das Erste: Reichen Sie unverzüglich alle ausstehenden Erklärungen ein, auch ohne Zahlung. Wenden Sie sich anschließend an den IRS, um einen Ratenzahlungsplan einzurichten. Wenn Sie proaktiv handeln, ist der IRS ziemlich entgegenkommend. Wir erreichten für den Kunden einen Zahlungsplan über 24 Monate mit minimalen Strafzahlungen.“

2. Bringen Sie Ihre laufenden Zahlungen auf den aktuellen Stand und holen Sie dann den Rückstand auf

Machen Sie nicht denselben Fehler weiter, während Sie versuchen, den alten zu beheben. Der IRS erwartet, dass Sie laufende Lohnsteuerzahlungen fristgerecht leisten, auch wenn Sie noch alte Steuerschulden abtragen.

Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MSadvisory, verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung im Lohnabrechnungsmanagement. Er sagt:

„Leisten Sie Ihre laufenden Zahlungen fristgerecht, damit Sie kein noch tieferes Loch graben. Die Struktur der Strafzahlungen wird schnell unangenehm: 2 % bei einer Verspätung von 1–5 Tagen, 5 % ab dem 6. Tag und 10 % nach 15 Tagen. Wenn Sie eine Mitteilung des IRS um 10 Tage versäumen, müssen Sie mit 15 % rechnen.“

3. Richten Sie einen Zahlungsplan ein

Wenn Sie offen mit der Situation umgehen, gewährt der IRS häufig eine Ratenzahlungsvereinbarung über 24 Monate für Lohnsteuerschulden.

Dadurch werden Strafzahlungen oder Zinsen zwar nicht erlassen, aber Sie gewinnen Zeit und schützen sich vor Zwangsvollstreckungsmaßnahmen wie Pfändungen oder Pfandrechten.

Schweicher fügt hinzu:

„Zahlungspläne sind hilfreich, wenn Sie nicht alles auf einmal zahlen können – der IRS möchte lieber bezahlt werden, als Sie zu verfolgen. Für Lohnsteuern von Unternehmen können Sie in der Regel 24 Monate erhalten. Ein erstmaliger Erlass von Strafzahlungen ist oft möglich, wenn Ihre bisherige Zahlungshistorie einwandfrei ist.“

4. Kennen Sie die Risiken, wenn Sie nicht handeln

Wenn Lohnsteuern lange genug unbezahlt bleiben, kann der IRS die Haftungsstrafe für treuhänderisch verwaltete Gelder festsetzen – 100 % des unbezahlten Betrags, persönlich gegen Eigentümer, leitende Angestellte oder jede Person, die die Gelder „vorsätzlich“ nicht abgeführt hat.

5. Holen Sie frühzeitig professionelle Hilfe

Steueranwälte und Spezialisten für die Lösung von Lohnsteuerproblemen verstehen das System und können häufig bessere Bedingungen aushandeln, Strafzahlungen reduzieren oder sogar einen erstmaligen Erlass erreichen. Warten Sie nicht, bis die Situation außer Kontrolle gerät.

Häufige Lohnsteuerfehler, die Sie vermeiden sollten

Einige Fehltritte können zu erheblichen Problemen führen. Darauf sollten Sie achten:

• Verspätete Zahlungen. Pünktlichkeit ist entscheidend. Verspätete Zahlungen werden mit Gebühren belegt, die steigen, je länger die Zahlung überfällig ist.
• Falsche Einstufung von Mitarbeitenden. Freiberuflich oder in Vollzeit? Die Einstufung Ihrer Mitarbeitenden wirkt sich auf deren Steuerklasse aus. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dies korrekt vornehmen. Laut Lokenauth „Im vergangenen März wäre einer meiner Start-up-Kunden beinahe mit einer Strafe von 25.000 $ belegt worden, weil er Auftragnehmer fälschlicherweise als Mitarbeitende eingestuft hatte. Das Problem ist, dass Einstufungsfehler sehr häufig vorkommen – ich sehe sie bei etwa 30 % der neuen Kunden.“
• Verwendung veralteter Steuersätze und Tabellen. Die Verwendung veralteter Steuersätze, Tabellen oder Formulare kann zu falschen Berechnungen der Lohnsteuern führen. Verwenden Sie immer die aktuellsten vom IRS bereitgestellten Steuersätze und Tabellen, um die Genauigkeit sicherzustellen.
• Steuerpflichtige Leistungen nicht berücksichtigen. Werden steuerpflichtige Zusatzleistungen wie Boni, Provisionen oder Sachbezüge bei der Lohnabrechnung nicht berücksichtigt, kann dies zu einer zu niedrigen Angabe des Einkommens und zu einer zu niedrigen Steuerzahlung führen.
• Freibeträge bei der Lohnsteuer von Mitarbeitenden übersehen. Werden Freibeträge bei der Lohnsteuer von Mitarbeitenden (im Wesentlichen Ausnahmen) oder Änderungen des auf dem Formular W-4 angegebenen Steuererklärungsstatus nicht berücksichtigt, kann dies zu falschen Beträgen bei der Einbehaltung der US-Bundeseinkommensteuer führen.
• Ungenaue Berechnung der Überstundenvergütung. Eine falsche Berechnung der Überstundenvergütung für nicht von der Befreiung ausgenommene Mitarbeitende kann zu einer Unterzahlung von Löhnen und Lohnsteuern führen. Befolgen Sie die bundesstaatlichen und einzelstaatlichen Regeln zur Überstundenvergütung und berechnen Sie die Überstundenlöhne genau.
• Steuerformulare für Auftragnehmer nicht ordnungsgemäß bearbeiten: Eine fehlerhafte Bearbeitung von Formularen wie dem Formular 1096 und dem Formular 1099 für Auftragnehmer in den USA kann zu Verstößen gegen Compliance-Vorschriften und Strafen führen. Stellen Sie sicher, dass diese Formulare korrekt und fristgerecht eingereicht werden.

Die Vermeidung häufiger Fehler bei Lohnsteuern ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu verhindern. Tools wie fortschrittliche Steuersoftware können dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften und die Genauigkeit Ihrer Lohnabrechnungsprozesse sicherzustellen.

FAQs

Hier finden Sie Antworten auf einige der häufigsten Fragen zu Lohnsteuern.

Die Bedeutung von Sorgfalt

Die Verwaltung von Lohnsteuern ist eine wichtige Verantwortung für Arbeitgeber. Angesichts möglicher rechtlicher und finanzieller Auswirkungen ist es unerlässlich, diese Aufgabe sorgfältig und präzise anzugehen. 

Indem Sie die Bestandteile verstehen, wissen, welche Ausgaben das Unternehmen absetzen kann, die richtigen Tools nutzen und sich stets auf dem Laufenden halten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform und finanziell solide bleibt.