Macht die Personalabteilung die Lohnabrechnung oder die Finanzabteilung? Wer sollte die Abrechnungen erledigen?
Die Lohnabrechnung ist normalerweise der größte Kostenfaktor einer Organisation und erfordert ein sorgfältiges Management. Wer ist also dafür verantwortlich?
Einerseits würden HR-Fachkräfte argumentieren, dass die Lohnabrechnung eine Erweiterung der Mitarbeitererfahrung ist und eng mit Einstellungen, Leistungen und Compliance verbunden ist.
Andererseits führt die Finanzabteilung überzeugend an, dass die Lohnabrechnung eine zentrale Finanzfunktion ist, die für Budgetierung, Prognosen und Steuerpflichten von entscheidender Bedeutung ist.
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In diesem Artikel untersuchen wir beide Perspektiven, wägen die Vor- und Nachteile ab und helfen Ihnen dabei zu bestimmen, wo die Verantwortung für die Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen am besten angesiedelt ist.
Ist die Lohnabrechnung eine HR- oder Finanzfunktion?
Die Zuständigkeiten für die Lohnabrechnung überschneiden sich mit den Personalabteilungen, Finanzabteilungen und möglicherweise sogar mit der Verwaltung von Leistungen, der IT oder einem Drittanbieter.
Übernimmt also HR die Lohnabrechnung? Oder sollte sie der Aufsicht der Finanzabteilung unterstehen?
Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Das hängt in erster Linie von der Größe der Organisation und ihrer Struktur ab.
In kleineren Organisationen könnte eine der beiden Abteilungen alles im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung überwachen.
In größeren Organisationen mit einem eigenen Finanz- oder Lohnabrechnungsteam wird es wahrscheinlich eine Aufteilung der Zuständigkeiten geben: HR verwaltet die Eingaben (z. B. neue Mitarbeiter, Gehaltserhöhungen und Leistungen), während die Finanz- oder Lohnabrechnungsabteilung die Ausführung übernimmt (z. B. die Verarbeitung von Zahlungen und die Steuerberichterstattung).
Dadurch kann sich jede Abteilung auf ihre Stärken konzentrieren, und die Aufgabentrennung führt zudem zu starken internen Kontrollen.
Die Rolle der Personalabteilung bei der Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung ist teilweise eine mitarbeiterbezogene Funktion, wodurch HR zwangsläufig ins Spiel kommt. Viele Zuständigkeiten im Bereich der Lohnabrechnung, wie Änderungen der Vergütung, erfordern die Einbindung von HR.
Hier sind Beispiele für Zuständigkeiten der Personalabteilung bei der Lohnabrechnung:
- Abstimmung mit dem Mitarbeiterlebenszyklus: HR überwacht Einstellungen, Einarbeitung, Leistungen, Zeiterfassung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses – all dies beeinflusst die Lohnabrechnung.
- Sensibilität der Daten: HR verarbeitet bereits vertrauliche Mitarbeiterinformationen, einschließlich Vergütungsdaten, die sich auf natürliche Weise in die Lohnabrechnung integrieren lassen.
- Leistungen und Compliance: Die Verwaltung von Abzügen für Krankenversicherungen und Altersvorsorgepläne sowie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen fallen häufig in den Zuständigkeitsbereich von HR.
Für Organisationen, in denen HR eine zentrale Rolle bei der Lohnabrechnung spielt, kann HR-Software für die Lohnabrechnung dabei helfen, beide Funktionen in einem System zu verwalten.
Die Rolle der Buchhaltung bei der Lohnabrechnung
Die Buchhaltung spielt eine zentrale Rolle bei der Verarbeitung der Lohnabrechnung. Abstimmungen, das Hinzufügen von Buchungen zum Hauptbuch und die Einhaltung von Lohnsteuerbestimmungen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Häufig gehören diese Aufgaben nicht zu den Zuständigkeiten, für die HR ausgebildet ist.
Hier sind Beispiele für Zuständigkeiten der Buchhaltung bei der Lohnabrechnung:
- Budgetierung und Finanzberichterstattung: Da die Lohnabrechnung einen so großen Kostenfaktor darstellt, ist es ideal, wenn die Finanzabteilung sie verwaltet und darüber berichtet.
- Steuer-Compliance und Prüfungen: Finanzteams sind stärker an der Verwaltung von Steuereinbehalten, Abführungen und Finanzprüfungen beteiligt.
- Überwachung des Cashflows: Die Finanzabteilung stellt sicher, dass die Lohnabrechnung in die übergeordnete Cashflow-Strategie des Unternehmens passt.
Eine weitere Option: Argumente für die Auslagerung der Lohnabrechnung
Für viele Organisationen – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen – stellt die Auslagerung der Lohnabrechnung eine attraktive dritte Option dar, vor allem bei Tätigkeiten in ausländischen Gebieten.
Warum Unternehmen sich für eine Auslagerung entscheiden
- Fachkenntnisse und Compliance: Lohnabrechnungsdienstleister halten sich über ständig ändernde Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Einreichungsfristen auf dem Laufenden. Dadurch wird das Risiko kostspieliger Fehler oder Strafen wegen Verstößen gegen Vorschriften verringert.
- Zeiteinsparung: Indem interne Teams administrative Aufgaben wie die Berechnung von Löhnen, den Abzug von Steuern und die Auszahlung von Vergütungen abgeben, können sie sich auf strategische Prioritäten konzentrieren – sei es Personalplanung oder Finanzanalyse.
- Technologie und Automatisierung: Viele Lohnabrechnungsdienstleister bieten leistungsfähige Lohnabrechnungsplattformen an, die sich in HR- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen, die Berichterstattung vereinfachen und Mitarbeitenden Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Einstellungen für die direkte Einzahlung ermöglichen.
- Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, werden ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung komplexer – insbesondere bei der Expansion in neue Rechtsgebiete. Globale Lohnabrechnungs dienstleister oder EOR-Dienstleistungen sind darauf eingestellt, problemlos Lohnabrechnungen für mehrere Bundesstaaten oder sogar international abzuwickeln.
- Kosteneffizienz: Obwohl mit der Auslagerung Kosten verbunden sind, stellen viele Unternehmen fest, dass diese durch die Einsparungen aufgrund weniger Fehler bei der Lohnabrechnung, eines geringeren internen Zeitaufwands und minimierter rechtlicher Risiken aufgewogen werden.
Wann eine Auslagerung möglicherweise nicht ideal ist
- Unternehmen mit stark individualisierten Vergütungsmodellen oder strengen Anforderungen an die Datenkontrolle ziehen es möglicherweise vor, die Lohnabrechnung intern zu verwalten.
- Manche Organisationen finden es effizienter, die Lohnabrechnung intern zu verwalten, wenn sie über leistungsfähige Systeme und fest zugeordnete Mitarbeitende für die Lohnabrechnung verfügen.
Hinweis: Eine Auslagerung macht eine interne Aufsicht nicht überflüssig. HR und Finanzen spielen weiterhin eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Eingaben und der Genehmigung von Prozessen – die eigentliche Durchführung kann jedoch auf erfahrene Fachkräfte verlagert werden. Letztendlich handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die auf Unternehmensgröße, Komplexität und Kapazitäten basieren sollte.
Lohnabrechnung, ein kollaboratives Modell
Hier sind einige Beispiele dafür, wie verschiedene Abteilungen in unterschiedlichen Organisationen zusammenarbeiten können.
1. Start-ups (kleine, schlanke Teams–intern oder teilweise ausgelagert)
Start-ups greifen häufig auf ausgelagerte Lohnabrechnungslösungen zurück, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen, während HR und Finanzen Eingaben und Aufsicht übernehmen.
| Verantwortlichkeit | HR | Finanzen | Externer Dienstleister |
| Änderung von Gehältern oder Vergütungssätzen | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitsstunden | X | ||
| Gestaltung und Änderung des Sozialleistungsprogramms | X | ||
| Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung | X | ||
| Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen | X | ||
| Pünktliche Verarbeitung der Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung des Steuerrechts | X | X | |
| Prüfung der Lohnabrechnungsdaten | X | ||
| Berichterstattung | X |
2. Mittelständische Unternehmen (wachsende Teams–Hybridmodell)
Mittelständische Unternehmen teilen die Verantwortlichkeiten häufig auf – HR verwaltet die Mitarbeiterdaten, die Finanzen übernehmen die Berichterstattung und Steueraufsicht, und externe Dienstleister kümmern sich um die Durchführung.
| Verantwortlichkeit | HR | Finanzen | Externer Dienstleister |
| Änderung von Gehältern oder Vergütungssätzen | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitsstunden | X | X | |
| Gestaltung und Änderung des Sozialleistungsprogramms | X | ||
| Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung | X | X | |
| Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen | X | X | X |
| Pünktliche Verarbeitung der Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung des Steuerrechts | X | X | |
| Prüfung der Lohnabrechnungsdaten | X | X | |
| Berichterstattung | X | X |
3. Großunternehmen (großer Maßstab – interne Lohnabrechnungsteams oder umfassende Auslagerung)
Großunternehmen verfügen entweder über leistungsfähige interne Lohnabrechnungsteams in HR und Finanzen oder lagern die Lohnabrechnung vollständig an globale Dienstleister aus, mit mehrstufiger Aufsicht und entsprechenden Kontrollen.
| Zuständigkeit | HR | Finanzen | Externer Dienstleister |
| Änderung von Gehalt oder Vergütungssätzen | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitsstunden | X | X | |
| Gestaltung und Änderung des Sozialleistungsprogramms | X | X | |
| Beantwortung von Mitarbeiterfragen zur Lohnabrechnung | X | X | |
| Gewährleistung der Vertraulichkeit von Informationen | X | X | X |
| Fristgerechte Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung des Steuerrechts | X | X | |
| Prüfung der Lohndaten | X | X | |
| Berichterstattung | X | X | X |
Fazit: Wer sollte die Lohnabrechnung übernehmen?
Wenn möglich, liegt es in Ihrem besten Interesse, sowohl die Personalabteilung als auch die Buchhaltung oder Finanzabteilung in die Lohnabrechnung einzubeziehen.
Ein hybrider Ansatz ist oft am besten, da er das umfassende Verständnis der Personalabteilung für Mitarbeiterdaten und Compliance mit der Expertise der Finanzabteilung in den Bereichen Budgetierung, Berichterstattung und finanzielle Rechenschaftspflicht verbindet – und so sicherstellt, dass die Lohnabrechnung sowohl korrekt als auch strategisch ausgerichtet ist.
Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen, im Tilgungsrechner hervorhebt:
„In bestimmten Zeiträumen, etwa bei der Lohnabrechnung zum Jahresende, ist die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen entscheidend. Die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die Lohnbuchhaltung müssen besonders bei Themen wie aufgeschobener Vergütung, Beiträgen zu Altersvorsorgeplänen oder Gesundheitsleistungen auf dem gleichen Stand sein.“
Mit der Zeit wird diese Frage jedoch weniger relevant sein. Einer der Vorteile der Automatisierung der Lohnabrechnung besteht darin, dass Routineaufgaben wie die Berechnung von Steuern weniger manuellen Aufwand und weniger Personal erfordern.
Sie werden weiterhin Unterstützung von der Personalabteilung und der Buchhaltung benötigen, jedoch für strategischere Aufgaben.
Die Personalabteilung kann dabei helfen, geeignete Leistungen zu bestimmen, während sich die Buchhaltung um die Prüfung kümmern kann. Schon bald werden diese Aufgaben nicht mehr so viele Teammitglieder erfordern, wodurch die Frage aus der Perspektive des Personalmanagements an Bedeutung verliert.
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