Warum inklusive Besprechungen besser sind (und wie man sie leitet)

Katie Zink

on May 7, 2026

Team-Meetings sind der Moment, in dem sich die tatsächliche, gelebte Unternehmenskultur von der ausgesprochenen oder theoretischen unterscheidet. Oftmals sind sie die einzige Gelegenheit, bei der Mitarbeitende zusammenkommen, ihre Stärken sichtbar machen und Anerkennung erhalten können.

Eine inklusive Meeting-Kultur führt zu mehr Innovation, fairen Entwicklungschancen und unterstützt Menschen dabei, ihr gesamtes Potenzial bei der Arbeit einzubringen. Wo liegt also das Problem? Wahrscheinlich überrascht es niemanden, der dies liest, dass die meisten Menschen Meetings hassen (und das aus gutem Grund).

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Meetings – ob persönlich, hybrid oder virtuell – so leiten, dass Sie Aufgaben effektiv abhaken, die Weisheit Ihres Teams nutzen und menschliche Verbindungen stärken.

Die Wahrheit über die meisten Meetings

Stellen Sie sich dieses Meeting mit der einen Person vor, die immer das Gespräch dominiert, ihre eigene Agenda verfolgt und nicht darauf achtet, was andere sagen.

Die Zeit im Meeting läuft ab oder wird überschritten, die Teilnehmenden sind nicht vorbereitet (und das bringt mich wirklich auf die Palme), die Agenda ist entweder nicht vorhanden oder einfach zu voll.

Als Teilnehmende verlassen wir das Meeting oft überfordert, verwirrt und mit dem Gefühl, dass niemand seine Hausaufgaben zu den Zielen des Treffens oder zu den Bedürfnissen der Teilnehmenden gemacht hat.

Sie sind nicht produktiv, oft chaotisch organisiert, und meistens werden entweder die falschen Personen eingeladen oder die richtigen fehlen. Sie lenken von Wichtigerem ab oder werden von denselben Personen dominiert, die die ganze Zeit beanspruchen.

In solchen Meetings zu sitzen, verursacht bei mir Angst und macht mich so frustriert, dass ich mich kaum mehr traue, Fragen zu stellen – besonders in größeren virtuellen Meetings (ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wenn ich nie wieder auch nur eine Sekunde auf Zoom verbringen müsste, wäre es zu bald).

Vielleicht ist das eine kontroverse Aussage, aber ich bin der Meinung, Meetings sollten für die Teilnehmenden von Nutzen sein. Verrückt, oder?

Die Wahrheit ist, insgeheim lieben wir alle Meetings! Sie müssen nur inklusiv sein!

Was macht ein Meeting inklusiv?

Ein inklusives Meeting bedeutet, dass eine vielfältige Gruppe von Menschen den Eindruck hat, gesehen, vertreten, respektiert und geschätzt zu werden, während sie im Rahmen des Meetings zusammenarbeitet.

Die Menschen gehen danach mit Energie, Verbundenheit und Motivation, um ihre Arbeit zu erledigen.

Wenn Gespräche ausgewogen und gut moderiert laufen und vor allem Geduld miteinander gezeigt wird – fühlen sich die Teilnehmenden: gehört, verstanden und ihre Zeit als wertgeschätzt.

Dies ist das Markenzeichen von inklusiven Meetings, und das geschieht nicht zufällig. Um ein inklusives Meeting zu leiten, muss man vorausplanen, mit der Zeit umgehen können, für gleichberechtigte Beteiligung sorgen und, vor allem, den Gruppenprozess so begleiten, dass alle auf demselben Stand sind und vom Treffen profitieren.

Das Schwierige: Während sich Inklusion mit Mitarbeiter-Feedback-Plattformen wie Aleria oder Culture Amp messen lässt, führen ehrliche Gespräche – ob in Gruppen oder einzeln – mit dem eigenen Team nicht immer zu den authentischsten oder ehrlichsten Rückmeldungen.

Wenn Sie gerade erst beginnen, Ihre Meetings inklusiv zu gestalten, können Sie zunächst bei sich selbst anfangen, bevor Sie andere direkt zu ihren Erfahrungen befragen.

Hier können Sie starten.

Die Schlüsselelemente für ein inklusives Meeting

Bewusstsein

Inklusive Meetings zu leiten erfordert mehr als gute Absichten – aber dort beginnt es. Sie müssen sich Ihrer Sprache bewusst sein, wissen, wer dabei ist, wer fehlt und vielleicht dabei sein sollte, und welche Informationen die Teilnehmenden benötigen, um vom Meeting zu profitieren.

Ein typisches Beispiel ist, die Anwesenden als „Jungs“ oder „Leute“ anzureden. Nicht jede Person identifiziert sich als „Junge“/„Guy“.

Menschlichkeit

Wenn Sie wie ich sind, vermeiden Sie routinemäßig den furchtbaren Smalltalk, der die ersten 3 Minuten eines jeden Meetings einnimmt. Nicht weil ich mich nicht mit den Anwesenden unterhalten will, aber ich halte es nicht aus, immer wieder über das Wetter oder eine neue Frisur zu sprechen.

Ich war einmal in einer Reihe von Meetings, in denen – zufälligerweise – immer ein anderer Teilnehmer zu Beginn auf dieselbe neue Frisur einer Person hinwies, mit der ich die ganze Woche lang im Meeting war. Nach dem fünften Meeting, in dem eine neue Person Jennies Frisur kommentierte, hatte ich das Gefühl, in einer Simulation gelandet zu sein.

Es gibt so viele andere Möglichkeiten, wie wir als Menschen in Kontakt treten können, und inklusive Meetings drehen sich genau darum, solche Wege zu finden (abgesehen davon, über Frisuren, Aussehen oder das Wetter zu sprechen). Hier sind 5 Möglichkeiten, besser Small Talk zu führen (ohne über das Wetter zu sprechen).

Barrierefreiheit

Wir alle lernen und verarbeiten Informationen auf unterschiedliche Weise. Inklusive Führungskräfte und Manager berücksichtigen dies, wenn sie Updates präsentieren, Ankündigungen machen, Veränderungen managen und Themen mit ihren Teams besprechen.

Dafür ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um das eigene Team kennenzulernen (1:1s, Fragebögen oder Assessments sind hierfür hilfreich), damit Sie sicherstellen können, dass Sie Unterschiede in Fähigkeiten, Neurodiversität und Lernstilen berücksichtigen – ein entscheidender Punkt für inklusive Meetings.

Vielleicht interessieren Sie sich auch für spezielle DEI-Trainings.

Sichtbarkeit

Meetings sollten eine Gelegenheit sein, bei der Teammitglieder sich äußern, sich gegenseitig unterstützen und um Hilfe bitten können. Sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder im gleichen Rahmen die gleichen Möglichkeiten zur Sichtbarkeit erhalten.

Setzen Sie Ihr Diversity-Statement um

Traditionelle Meetingformate stellen extrovertierte, neurotypische und systemisch dominante Identitäten in den Mittelpunkt.

Wie Sie wissen, gibt es unendlich viele Unterschiede zwischen Menschen: sozial-ökonomischer Hintergrund, Bildungsgrad, Ethnie, sexuelle Orientierung, Geschlecht, Religion, politische Zugehörigkeit, Lernstile, Neurodiversität, Bandbreiten an körperlichen, geistigen und emotionalen Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale, kulturelles Erbe oder das Gegenteil von Introvertiertheit und Extrovertiertheit. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen.

Wenn Ihre Organisation ein Diversity-Statement hat, in dem behauptet wird, dass Sie „Vielfalt feiern“, das jedoch verfehlt, wie Menschen miteinander arbeiten und sich nicht von traditionellen und unterdrückenden Meetingformaten löst, dann wird dem Versprechen nicht gerecht.

In einer Welt, in der der Wert unserer Unterschiede anerkannt wird, sorgen inklusive Meetings dafür, dass die Vielfalt auch gelebt wird.

So führen Sie inklusive Meetings durch

Merken Sie sich: Inklusive Meetings sind gut moderierte Meetings. Ein starker Moderator kann ein Meeting von sinnlos zu produktiv machen, Ihre Teilnehmenden von ratlos zu begeistert bringen und ein Projekt von gefürchtet zu abgeschlossen führen.

Jeder, der eine organisierte Gruppe von Menschen zu einem gemeinsamen Ziel führt, übernimmt eine Moderationsrolle und kann Moderationsfähigkeiten erlernen.

Es ist der Teamleiter, der ein Meeting ansetzt, um Updates zu veröffentlichen, wann Kunden mit der Einführung eines neuen Produkts rechnen können, und der sicherstellt, dass alle den Kommunikationsplan verstanden haben.

Es ist der Projektmanager, der alle über Zeitpläne, Änderungen und Hindernisse auf dem Laufenden hält.

Auch außerhalb der Arbeit – kennen Sie diese eine Person im Freundeskreis, die immer alles plant, Menschen zusammenbringt oder einfach gut zuhören kann? Voilà, Moderation. Solche Freunde mögen wir, oder?

Jeder Moderator hat einen anderen Stil und jede Gruppe hat eigene Dynamiken. Das ist das Spannende am Moderieren. Ein guter Moderator passt sich den Bedürfnissen der Gruppe an. Er bringt Menschen ins Gespräch. Er weiß, wie er verschiedene Persönlichkeiten, Meinungen und Sensibilitäten einer Gruppe erspüren kann.

Aber was genau ist das eigentlich?

Moderation bedeutet, die nötigen Ressourcen, Informationen und Unterstützung bereitzustellen, damit Lernende oder Teilnehmende eine Aufgabe erledigen können.

Klingt nach Lehren, oder?

Moderation ist etwas anderes als Lehren, aber nicht das Gegenteil davon. Lehrkräfte helfen Lernenden, neue Fähigkeiten oder Wissen zu erwerben, indem sie ihnen Informationen über ein Thema vermitteln. Am Ende steht ein messbares Ergebnis, wie zum Beispiel eine Note. Lehrkräfte sind meistens Fachexperten und haben in der Regel alle richtigen Antworten parat.

Moderatorinnen und Moderatoren helfen Teilnehmenden bei der Erfahrung eines Meetings, indem sie den Gesamtprozess leiten. Gute Moderatoren wissen, dass es weniger um sie selbst als um die Gruppe geht – so entsteht ein inklusives Umfeld. Sie stellen die richtigen Fragen, damit die Menschen eigene Erkenntnisse gewinnen können und holen das Wissen aus dem Team heraus.

Wann merken wir eigentlich, dass wirklich moderiert wird?

Zum Beispiel, wenn Ihr Chef alle bittet, am Anfang des Meetings zu erzählen, wie es ihnen geht oder worauf sie sich gerade konzentrieren – um allen die Möglichkeit zu geben, zu Wort zu kommen.

Es ist, wenn die Teilnehmenden während einer Schulung offen diskutieren und die Moderation eine gemeinsame Grundlage zwischen den Beiträgen schafft, um psychologische Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Es ist während einer Brainstorming-Session, wenn Ideen strukturiert gesammelt werden, die Moderation eine Person als Protokollführer bestimmt, jemanden mit der Beantwortung von Chat-Nachrichten beauftragt und die Aufgaben rotiert, um eine ausgewogene Beteiligung zu fördern.

Werfen wir einen Blick auf unsere fünf beliebtesten Moderationstechniken für inklusivere Meetings.

1. Gemeinschaftsvereinbarungen schaffen

Gemeinschaftsvereinbarungen sind grundlegende Regeln, an die sich die Teilnehmenden halten sollen. Sie können als lebendiges Dokument gestaltet werden, das im Laufe der Zeit und über mehrere Meetings hinweg angepasst werden kann.

Das Ziel ist es, einen offenen und inklusiven Raum zu schaffen, in dem sich jede Person sicher, gesehen und gehört fühlt. Wenn die Erwartungen an die Gruppe klar und für alle sichtbar sind, können die Teilnehmenden besser darauf vertrauen, dass sie respektiert werden und offen in Meetings sprechen können.

2. Check-Ins

Check-Ins sind eine einfache und natürliche Methode, um inklusive menschliche Verbindungen zu fördern. Sie können arbeitsbezogen oder privat sein, finden in der Regel zu Beginn eines Treffens nach Eintreffen aller Teilnehmenden statt und eignen sich besonders gut für kleine Gruppen mit weniger als zehn Personen.

Die Moderation bittet die Gruppe, der Reihe nach auf eine einfache Frage zu antworten, wie zum Beispiel: „Wie geht es dir heute?“ oder „Wobei brauchst du Unterstützung?“ Wenn sich Teilnehmende noch nicht kennen, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, Namen auszutauschen und etwas Besonderes über sich zu erzählen.

Da es bei Moderation um menschliche Verbindung geht, ist es entscheidend, Gelegenheiten zu schaffen, bei denen sich alle kennenlernen können (sofern das noch nicht geschehen ist).

3. Agenda und Zielsetzungen gemeinsam besprechen

So einfach und doch oft vergessen – es ist sehr wichtig, eine relevante Agenda für die Teilnehmenden bereitzustellen, bevor das Meeting beginnt. So können sich alle vorbereiten und wissen, was von ihnen erwartet wird. Noch besser ist es, die Teilnehmenden im Vorfeld nach Ihren Anregungen zu fragen.

Wer vorab um Beiträge bittet, gibt den Menschen die Möglichkeit, sich vor dem Meeting über ihre Fragen Gedanken zu machen, damit sie beim Termin besser zuhören können.

Denken Sie daran: Menschen können nicht gleichzeitig zuhören und sich Fragen überlegen. Wenn Sie am Ende des Treffens Zeit für Fragen eingeplant haben, halten Sie diese ein. Beenden Sie das Meeting nicht vorschnell, nur weil es für einen Moment still ist. Stille bedeutet, dass über das Gesagte nachgedacht wird – und das ist gut.

4. Der Zwei-Minuten-360°

Diese Technik bietet den Teilnehmenden die Möglichkeit, kurz innezuhalten und über das Gesagte nachzudenken – und im Anschluss die Gedanken laut zu äußern. Wer spricht, kann eine Frage stellen, eine Beobachtung teilen oder auf sonstige Weise den Inhalt des Meetings mündlich verarbeiten. Wir nennen es Zwei-Minuten-360°, weil es genau das ist.

1) Zwei Minuten lang innehalten und still nachdenken.

2) Einmal reihum gehen, damit jede Person zu Wort kommt.

Das mag sich am Anfang seltsam und ungewohnt anfühlen (Stille ist in unserer Gesellschaft oft unangenehm), aber es kann sehr wirkungsvoll sein und Vielfalt sowie Inklusion in Meetings fördern.

Gerade bei wichtigen Ankündigungen, größeren Prozessänderungen, Produktschulungen oder sonstigen Informationsweitergaben sollten Sie den Teilnehmenden durch diese Methode zeigen, dass Sie deren Meinung respektieren und die Möglichkeit geben, unmittelbar zu reflektieren und zu reagieren.

5. Sprechzeit teilen

Es ist Aufgabe der Moderation, sicherzustellen, dass alle gleichermaßen die Gelegenheit erhalten, sich im Meeting einzubringen. Merken Sie sich mental, wer Fragen stellt, wer am meisten spricht und wer eher ruhig bleibt.

Wenn Beiträge in der Gruppe geteilt werden, sollten Sie nicht raten oder fragen, wer noch sprechen möchte. Dies ist eine sehr einfache Möglichkeit zu zeigen, dass Sie die Bedürfnisse der Gruppe wahrnehmen – ein wesentlicher Aspekt gelungener Moderation.

Denken Sie daran: Die wichtigsten Beiträge kommen nicht immer von denen, die am meisten reden. Teilen Sie die Sprechzeit.

Hybride und virtuelle Meetings

Für hybride und virtuelle Meeting-Formate gibt es mehr zu beachten, aber wie wir gesehen haben, läuft letztlich alles darauf hinaus, Bewusstheit, Menschlichkeit, Zugänglichkeit und Sichtbarkeit zu praktizieren.

Handeln Sie mit Absicht

Seien Sie klar und nennen Sie Ihr Ziel, remote Teilnehmende einzubeziehen. Es ist so einfach und wird doch selten angesprochen. Briefen Sie Vortragende darauf, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt und sie ihre Präsentationen entsprechend halten sollten.

Nutzen Sie die Technik zu Ihrem Vorteil

Chats können großartige Ergänzungen für Meetings sein, wenn sie angemessen eingesetzt werden. Remote-Teilnehmende haben oft mehr Möglichkeiten, eine Frage oder einen Kommentar im Chat zu formulieren, was persönlich oft schwieriger ist.

Auch Tools wie Equal Time können helfen, zu verfolgen, wie viel jede Person spricht – so stellen Sie sicher, dass verschiedene Personen die Gelegenheit bekommen, sich einzubringen.

Unterstützung anbieten und Verbindung schaffen

Es kann sich isolierend anfühlen, ein hybrides Meeting remote zu besuchen. Eine bestimmte Ansprechperson für virtuelle Teilnehmende zu benennen, die Fragen beantwortet und sich für die Teilnehmenden einsetzt, hilft enorm. Denken Sie daran, Pausen zu machen und zu schauen, ob jemand die Hand gehoben oder während der Präsentation eine Frage gestellt hat.

Gerade bei größeren Meetings, wenn sich die Teilnehmenden vor Ort zwischen den Sitzungen befinden, versuchen Sie virtuelle Networking- oder Teambuilding-Gelegenheiten für die Remote-Teilnehmenden einzubinden. Speed Networking ist eine tolle Option dafür.

Sorgen Sie für klare und barrierefreie Audio-, Video- und Meetinginformationen

Gerade bei größeren Meetings gilt: Was nicht am Mikrofon gesagt wird, ist online nicht hörbar. Es ist dann auch schwer zu erkennen, wer gerade präsentiert. Sorgen Sie für die passende Tontechnik und holen Sie Feedback der virtuellen Teilnehmenden zur Tonqualität ein.

Nutzen Sie ein digitales Eventplanungstool, das in Echtzeit aktualisiert wird, um Details und Änderungen in der Agenda zu ergänzen, alle Vortragenden explizit vorzustellen und Informationen über Ablauf und Inhalte in Meetingeinladungen und/oder Agenda bereitzustellen. Das sind auch Vorteile, die Meeting-Management-Software bietet.

Meiner Meinung nach ist es heutzutage nicht mehr akzeptabel, dass Führungskräfte Präsentationen damit beginnen, die eigenen Folien vorab zu kritisieren. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und verwenden Sie logisch aufgebaute, gehirngerechte Folien, die barrierefrei und leicht zu verfolgen sind. Ich garantiere, dass Sie so ein viel engagierteres Publikum in hybriden und virtuellen Meetings haben werden (kleiner Tipp: Die meisten Menschen lesen Ihre Folien nicht und hören Ihnen gleichzeitig zu).

Lange Zeit in die Kamera zu schauen, ist eine ganz eigene Form der Erschöpfung. Legen Sie Richtlinien fest, wann die Kamera an- oder ausgeschaltet sein sollte. Ich bin ein großer Befürworter dafür, in großen, hybriden Meetings die Zoom-Kamera auszuschalten.

Remote-Stimmen verstärken

Es gibt die alte Ansicht, dass man bei großen Meetings besser vorankommt, wenn man persönlich anwesend ist. Bedenken Sie jedoch immer, dass remote Teilnehmende nicht die gleiche Sichtbarkeit im Unternehmen haben, wie wenn sie vor Ort dabei wären. Nutzen Sie jede Gelegenheit, die Arbeit von Remote-Kolleginnen und Kollegen sichtbar zu machen!

Ich habe früher bei einer kleinen Bildungsorganisation in Portland, Oregon gearbeitet, die monatlich hybride „All-Hands“-Meetings unter Leitung der VP People and Performance veranstaltete.

Dieses Meeting war ein echter Jackpot für die Unternehmenskultur. Sie und unsere HR-Managerin waren sehr aktiv darin, verschiedene Programme zu initiieren, die das Mitarbeitererlebnis verbessern sollten, und schon lange vor Covid schätzte die Organisation Talente im Homeoffice als große Chance, die Belegschaft zu diversifizieren.

Eines meiner Lieblingsprogramme, das sie entwickelte, hieß „See Something Say Something“. Hier konnte jede Person organisationsweit Anerkennung für Teammitglieder einreichen. Es gehörte zur Teamkultur, diese schriftlich einzureichen, damit sie allen in der Besprechung vorgelesen wurden.

Das Unternehmen hat weniger als 80 Mitarbeitende, deshalb dauerte der Prozess meist etwa zehn Minuten – aber es war eine sehr einfache und angenehme Art, konkrete Leistungen anzuerkennen und die Arbeit anderer jeden Monat auf sinnvolle Weise hervorzuheben.

Alles steht und fällt mit der Moderation

Denken Sie daran: Inklusive Meetings bedeuten, dass gleiche und ausgewogene Teilhabe ermöglicht wird, das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt und psychologische Sicherheit in der Gruppenarbeit gefördert wird.

Egal, ob Sie eine routinemäßige Teambesprechung, eine Brainstorming-Session oder sogar Ihr nächstes Teambuilding-Event oder gesellschaftliches Treffen leiten, gute Moderationsfähigkeiten sorgen für qualitativ hochwertigere Interaktionen, mehr kreative Ideen und stärkere Verbindungen.

Interessieren Sie sich dafür, bessere Moderationsfähigkeiten zu erlernen? Kontaktieren Sie mich auf LinkedIn, um mehr zu erfahren, und ziehen Sie in Erwägung, einen dieser Kurse zum Sitzungsmanagement zu besuchen, um effektivere, produktivere und inklusivere Besprechungen zu leiten.

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