Warum inklusive Meetings besser sind (und wie man sie leitet)

Katie Zink

on May 7, 2026

Wie man Meetings durchführt, die angenehm, effizient sind und bei denen alle gleichberechtigt beitragen können.

TABLE OF CONTENTS Die Wahrheit über die meisten Meetings Was ist ein inklusives Meeting? Die Schlüsselelemente eines inklusiven Meetings Wie man inklusive Meetings durchführt (einschließlich virtueller und hybrider Meetings).

Teammeetings zeigen die tatsächliche – im Gegensatz zur vorgegebenen oder theoretischen – Unternehmenskultur. Oftmals sind sie die einzige Gelegenheit für Mitarbeitende, zusammenzukommen, ihre Stärken sichtbar zu machen und Anerkennung zu erhalten.

Eine inklusive Meetingkultur führt zu mehr Innovation, fairen Karrierechancen und hilft Menschen dabei, sich mit ihrer ganzen Persönlichkeit an der Arbeit einzubringen.

Wo liegt also das Problem? Wahrscheinlich überrascht es niemanden, der dies liest, dass die meisten Menschen Meetings hassen (und das aus gutem Grund).

Aber, wie wir gleich sehen werden, ist es mit dem richtigen Ansatz möglich, Meetings zu veranstalten, auf die sich Menschen tatsächlich freuen (ja, wirklich!).

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Sie Meetings (persönlich, hybrid und virtuell) leiten können, die Ihre Produktivitätsaufgaben abhaken, das Wissen Ihres Teams fördern und menschliche Verbindung ermöglichen.

Ich teile meine fünf liebsten Moderationstechniken für inklusivere Meetings, wichtige Überlegungen für inklusive Hybrid- und Online-Meetings und erkläre, wie Sie Meetings gestalten, zu denen Menschen gern kommen möchten.

Wir behandeln:

Die Wahrheit über die meisten Meetings
Was ist ein inklusives Meeting?
Die Schlüsselelemente eines inklusiven Meetings
Wie man inklusive Meetings leitet (auch virtuell und hybrid).

Also, legen wir los.

Die Wahrheit über die meisten Meetings

Stellen Sie sich dieses Meeting vor – mit der Person, die immer das Gespräch dominiert, ihre eigene Agenda verfolgt und nicht zuhört, was andere sagen.

Die Meetingzeit läuft ab oder wird überschritten, die Teilnehmenden sind nicht vorbereitet (das ärgert mich besonders!) und es gibt entweder keine Agenda oder sie ist zu vollgepackt.

Als Meetingteilnehmer gehen wir mit einem Gefühl der Überforderung und Verwirrung hinaus und haben das Gefühl, dass niemand seine Hausaufgaben gemacht hat, was die Ziele des Meetings sein sollten oder was die Teilnehmenden benötigen.

Sie sind nicht produktiv, oft schlecht organisiert, meist werden die falschen Leute eingeladen oder die richtigen fehlen. Sie lenken von wichtigeren Aufgaben ab oder werden von denselben Personen dominiert, die das ganze Meeting vereinnahmen.

Bei Meetings dieser Art bekomme ich Angst und fühle mich zu frustriert, um mich zu Wort zu melden oder Fragen zu stellen – besonders bei größeren Online-Meetings (ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wenn ich nie wieder einen Moment auf Zoom verbringen müsste, wäre das noch zu früh).

Vielleicht ist das eine kontroverse Aussage, aber ich finde, Meetings sollten für die Teilnehmenden nützlich sein. Verrückt, oder?

Die Wahrheit ist: Insgeheim lieben wir alle Meetings! Sie müssen nur inklusiv gestaltet werden!

Was macht ein Meeting inklusiv?

Ein inklusives Meeting ist eines, bei dem eine vielfältige Gruppe von Menschen das Gefühl hat, gesehen, repräsentiert, respektiert und wertgeschätzt zu werden, während sie im Rahmen des Meetings zusammenarbeitet.

Die Menschen verlassen das Meeting mit Energie, fühlen sich verbunden und sind motiviert, anschließend ihre Arbeit voranzutreiben.

Wenn Gespräche ausgeglichen und moderiert sind, sodass sie flüssig laufen, und wir besonders geduldig miteinander umgehen, fühlen sich die Menschen gehört, verstanden und in ihrer Zeit geschätzt.

Dies ist das Kennzeichen inklusiver Meetings – und sie entstehen nicht durch Zufall. Wer ein inklusives Meeting leiten will, muss vorausplanen, die Zeit im Blick haben, für gleichberechtigte Beteiligung sorgen und vor allem dafür sorgen, dass die Gruppe die Inhalte gemeinsam verarbeiten kann, sodass alle auf demselben Stand sind und von der Teilnahme profitieren.

Das Schwierige dabei ist: Auch wenn man Inklusion mit Mitarbeitenden-Erlebnisplattformen wie Aleria oder Culture Amp messen kann, liefern authentische Gespräche in Gruppen oder einzeln im Team häufig nicht die ehrlichsten oder akkuratesten Rückmeldungen.

Wenn Sie gerade erst anfangen, Ihre Meetings inklusiver zu gestalten, sollten Sie zunächst an sich selbst arbeiten, bevor Sie andere nach ihren Erlebnissen fragen.

Hier können Sie beginnen.

Die Schlüsselelemente eines inklusiven Meetings

Bewusstsein

Inklusive Meetings zu leiten erfordert mehr als nur gute Absichten – dort fängt es jedoch an. Du musst dir der Sprache bewusst sein, die du verwendest, wer im Meeting ist, wer nicht dabei ist, aber dabei sein sollte, und welche Informationen benötigt werden, damit die Teilnehmenden vom Meeting profitieren können.

Ein häufiges Beispiel ist, Menschen als „Jungs“ oder „Leute“ anzusprechen. Nicht jeder identifiziert sich so.

Menschlichkeit

Falls du so bist wie ich, vermeidest du routinemäßig den unangenehmen Smalltalk, der in den ersten 3 Minuten jedes Meetings passiert. Es liegt nicht daran, dass ich mich nicht mit den Anwesenden unterhalten möchte, ich kann es nur nicht ausstehen, immer wieder über das Wetter oder den neuen Haarschnitt von jemandem zu reden.

Ich war einmal in einer Reihe von Meetings, in denen zufällig jedes Mal eine andere Person am Anfang eines Meetings denselben Haarschnitt kommentierte, wenn ich und die betreffende Person mit dem neuen Haarschnitt anwesend waren. Nachdem in fünf Meetings fünf verschiedene Leute Jennies Haarschnitt kommentiert hatten, hatte ich das Gefühl, in einer Simulation zu sein.

Es gibt so viele andere Möglichkeiten, wie wir uns als Menschen mit Tiefe verbinden können – inklusive Meetings drehen sich genau darum: neue Wege zu finden (abgesehen von Kommentaren zu Haaren, Äußeren oder zum Wetter). Hier sind 5 Wege, Smalltalk interessanter zu machen (ohne über das Wetter zu reden).

Barrierefreiheit

Wir alle lernen und verarbeiten Informationen unterschiedlich. Inklusive Führungskräfte und Manager berücksichtigen das, wenn sie Updates präsentieren, Ankündigungen machen, Veränderungen steuern oder mit ihren Teams über Themen sprechen.

Dazu gehört, dass du dir Zeit nimmst, dein Team kennenzulernen (1:1s, Fragebögen oder Assessments sind dafür gut geeignet), damit du sicherstellen kannst, die Unterschiede in Fähigkeiten, Neurodiversität und Lernstilen zu berücksichtigen. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass deine Meetings inklusiv sind.

Vielleicht interessiert dich auch eine spezifische DEI-Schulung.

Sichtbarkeit

Meetings sollten eine Gelegenheit bieten, dass Teammitglieder sich äußern, sich gegenseitig unterstützen und um Hilfe bitten können. Sorge für ausgewogene Möglichkeiten, damit alle Mitglieder deines Teams sichtbar werden, wenn alle im selben Raum sind.

Setze dein Diversity-Statement in die Praxis um

Traditionelle Meeting-Formate stellen extrovertierte, neurotypische und systemisch dominante Identitäten in den Mittelpunkt.

Wie du weißt, gibt es unzählige Arten, wie Menschen sich unterscheiden können: sozialer Hintergrund, Bildungsniveau, Ethnizität, sexuelle Orientierung, Geschlecht, Religion, politische Zugehörigkeit, Lernstile, Neurodiversität, verschiedene körperliche, geistige und emotionale Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale, kulturelles Erbe oder introvertiert vs. extrovertiert sein. Die Liste ist lang.

Wenn deine Organisation ein Diversity-Statement hat, das behauptet, man „feiert Vielfalt“, aber verpasst, wie Menschen tatsächlich zusammenarbeiten, und sich nicht von diesen traditionellen, unterdrückenden Meeting-Formaten weiterentwickelt, dann wirst du dem Anspruch nicht gerecht.

In einer Welt, in der Vielfalt und Unterschiede immer mehr geschätzt werden, sorgt die Priorisierung inklusiver Meetings dafür, dass aus Worten Taten werden.

So führst du inklusive Meetings durch

Merke dir: Inklusive Meetings sind gut moderierte Meetings. Ein starker Moderator kann ein Meeting von sinnlos zu produktiv machen, deine Teilnehmenden von ahnungslos zu begeistert verwandeln und ein Projekt vom ungeliebten Problem zur erledigten Aufgabe bringen.

Wer eine organisierte Gruppe von Menschen mit gemeinsamen Zielen leitet, übernimmt eine Moderationsrolle und kann Moderationskompetenzen nutzen.

Das ist beispielsweise der Teamleiter, der ein Meeting einberuft, um Updates zu geben, wann Kund:innen mit einer neuen Produkteinführung rechnen können, und dafür sorgt, dass alle den Kommunikationsplan kennen.

Das ist der Projektmanager, der alle über Zeitpläne, Änderungen und Hindernisse informiert.

Und außerhalb der Arbeit – kennst du diese eine Person im Freundeskreis, die plant, vernetzt und sogar einfach gut zuhören kann? Genau das ist Moderation! Wir mögen solche Freunde, oder?

Jede moderierende Person hat einen eigenen Stil, und jede Gruppe hat eine eigene Dynamik. Genau das macht Moderation so spannend. Ein:e erfahrene:r Moderator:in passt sich den Bedürfnissen der Gruppe an, bringt Menschen ins Gespräch und spürt Persönlichkeiten, Meinungen und Sensibilitäten auf, die eine Gruppe mit sich bringt.

Aber was genau ist das?

Moderation bedeutet, die nötigen Ressourcen, Informationen und Unterstützung bereitzustellen, damit Lernende oder Teilnehmende eine Aufgabe erfolgreich erledigen können.

Klingt wie Lehren, oder?

Moderation ist anders, aber nicht gleichbedeutend mit Lehren. Lehrkräfte helfen den Lernenden, neue Fähigkeiten oder Wissen zu erwerben, indem sie ihnen Informationen über ein bestimmtes Fachgebiet vermitteln. Am Ende steht ein messbares Ergebnis wie eine Note. Lehrende sind in der Regel Fachexperten und haben meist alle richtigen Antworten.

Moderator:innen unterstützen die Teilnehmenden bei ihrer Erfahrung während einer Besprechung, indem sie den gesamten Prozess steuern. Gute Moderator:innen wissen, dass es weniger um sie selbst als vielmehr um die Gruppe geht, wodurch eine inklusive Atmosphäre geschaffen wird. Sie stellen die richtigen Fragen, um den Menschen zu helfen, eigenständig Erkenntnisse zu gewinnen, und bringen die Weisheit der Anwesenden hervor.

Aber woran erkennt man die tatsächlichen Momente, in denen Moderation stattfindet?

Es ist, wenn Ihre Führungskraft zu Beginn des Treffens alle darum bittet, zu teilen, wie es ihnen geht oder worauf sie sich im Moment konzentrieren, um allen im Meeting die Gelegenheit zum Sprechen zu geben.

Es passiert, wenn die Teilnehmenden während einer Schulung offen diskutieren und die Moderatorin oder der Moderator eine gemeinsame Verbindung zwischen den Beiträgen herstellt, um psychologische Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Es geschieht während einer Brainstorming-Sitzung, wenn Ideen geordnet gesammelt werden und der/die Moderator:in eine Person als Protokollführer:in bestimmt, jemandem die Verantwortung für den Chat zuweist und die Rollen abwechseln lässt, um eine ausgewogene Beteiligung zu fördern.

Schauen wir uns unsere fünf beliebtesten Moderationstechniken für inklusivere Besprechungen an.

1. Gemeinsame Vereinbarungen erstellen

Gemeinsame Vereinbarungen sind eine Reihe von grundlegenden Regeln, die alle Teilnehmenden befolgen sollen. Sie können als lebendiges Dokument gestaltet sein, das während der gesamten Laufzeit Ihrer Meetings immer wieder überarbeitet werden kann.

Das Ziel ist, einen offenen und inklusiven Raum zu schaffen, so dass sich jede Person sicher, gesehen und gehört fühlt. Wenn die Erwartungen an die Gruppe klar und für alle sichtbar sind, können die Menschen eher darauf vertrauen, dass sie respektiert werden und offen sprechen können.

2. Check-Ins

Check-Ins sind eine einfache und natürliche Möglichkeit, inklusive menschliche Beziehungen zu fördern. Sie können arbeitsbezogen oder nicht arbeitsbezogen sein, finden in der Regel zu Beginn eines Treffens statt, sobald alle angekommen sind, und eignen sich besonders für kleine Gruppen von weniger als 10 Personen.

Moderator:innen bitten die Teilnehmenden, reihum eine kurze Frage zu beantworten, zum Beispiel: „Wie geht es dir heute?“ oder „Wobei brauchst du Unterstützung?“ Falls sich die Teilnehmenden nicht kennen, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, dass jede:r seinen Namen und etwas Einzigartiges über sich preisgibt.

Da Moderation auf menschlicher Verbindung basiert, ist es entscheidend, diese Gelegenheiten zum gegenseitigen Kennenlernen (falls das noch nicht geschehen ist) zu schaffen.

3. Agenda und gewünschte Ergebnisse gemeinsam besprechen

So einfach und doch oft vergessen – eine relevante Agenda zu erstellen und den Teilnehmenden vorab mitzuteilen ist sehr wichtig. So können sich alle vorbereiten und wissen, was von ihnen erwartet wird. Noch besser: Bitten Sie Ihre Teilnehmenden vorab um Input.

Wer vorher um Input bittet, gibt allen die Möglichkeit, sich vorab Gedanken über Fragen zu machen, damit sie im Meeting bereit sind, dem Inhalt zuzuhören.

Denken Sie daran: Man kann nicht gleichzeitig zuhören und über Fragen nachdenken. Wenn Sie am Ende der Besprechung Zeit für Fragen eingeplant haben, respektieren Sie diesen Raum. Beenden Sie das Meeting nicht übereilt, nur weil es ein paar Sekunden still ist. Stille bedeutet, dass Menschen nachdenken, bevor sie sprechen – das ist etwas Gutes.

4. Der Zwei-Minuten-360

Dies ist eine Technik, bei der die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, innezuhalten und über das Gesagte nachzudenken – und die Gelegenheit bekommen, dies laut vorzubringen. Die Teilnehmenden können während dieses Austauschs eine Frage stellen, eine Beobachtung machen oder den Inhalt der Sitzung mündlich verarbeiten. Wir nennen es Zwei-Minuten-360, weil es genau das ist.

1) Zwei volle Minuten lang zur stillen Reflexion pausieren.

2) Dann einmal reihum gehen, damit jede:r die Möglichkeit hat, zu sprechen.

Das mag sich anfangs ungewohnt und seltsam anfühlen (Stille ist in unserer Gesellschaft ungewohnt), aber es kann sehr kraftvoll sein und ist eine einfache Methode, Vielfalt und Inklusion in Ihre Meetings zu bringen.

Gerade während einer wichtigen Ankündigung, einer großen Prozessänderung, einer Produktschulung oder anderer Informationen, die vermittelt werden, zeigen Sie Ihren Teilnehmern Respekt, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, über das Geteilte nachzudenken und im Moment darauf zu reagieren.

5. Teile die Redezeit

Es ist die Aufgabe des Moderators sicherzustellen, dass jeder die gleiche Chance zur Teilnahme an Ihrem Meeting hat. Merken Sie sich mental, wer Fragen stellt, wer am meisten spricht und wer sich zurückhält.

Wenn es eine Gruppenrunde gibt, stellen Sie sicher, dass Sie nicht raten oder fragen müssen, wer noch dran ist. Das ist eine sehr einfache Möglichkeit zu zeigen, dass Sie die Bedürfnisse der Gruppe im Blick haben – was für eine gelungene Moderation unerlässlich ist.

Denken Sie daran: Die wichtigsten Dinge werden nicht immer von denen ausgesprochen, die am meisten reden. Teilen Sie die Redezeit.

Hybride und virtuelle Meetings

Bei hybriden und virtuellen Meetings gibt es mehr zu beachten – aber wie wir gesehen haben, läuft es immer darauf hinaus, Bewusstsein, Menschlichkeit, Zugänglichkeit und Sichtbarkeit zu praktizieren.

Handeln Sie mit Absicht

Seien Sie klar und formulieren Sie Ihr Ziel, remote zugeschaltete Teilnehmer einzubeziehen. Das ist so einfach und wird doch selten direkt angesprochen. Informieren Sie Referierende darüber, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt, und dass sie ihre Beiträge entsprechend gestalten sollten.

Nutzen Sie die Technik zu Ihrem Vorteil

Chatfunktionen können großartige Ergänzungen zu Meetings sein, wenn sie angemessen verwendet werden. Remote-Teilnehmer haben so mehr Möglichkeiten, Fragen oder Kommentare im Chat zu formulieren – was persönlich häufig schwieriger ist.

Auch Tools wie Equal Time können helfen zu verfolgen, wie viel jeder spricht, damit Sie unterschiedlichen Personen Raum für Beiträge geben können.

Bieten Sie Unterstützung an und bauen Sie Verbindung auf

Es kann sich isolierend anfühlen, ein hybrides Meeting aus der Ferne zu besuchen. Ein festgelegter „Ansprechpartner“ für virtuelle Teilnehmer, der ihre Fragen beantwortet und ihre Anliegen vertritt, wirkt Wunder. Denken Sie daran, Pausen einzulegen und zu schauen, ob jemand virtuell die Hand gehoben hat oder eine Frage gestellt wurde.

Bei größeren Meetings, wenn die vor Ort Anwesenden zwischen den Sitzungen pausieren, versuchen Sie, virtuelle Networking- oder Teambuilding-Möglichkeiten für Remote-Teilnehmer anzubieten. Speed Networking ist eine tolle Möglichkeit dafür.

Sorgen Sie für klare und zugängliche Audio-, Video- und Meeting-Informationen

Gerade bei großen Meetings gilt: Was nicht über ein Mikrofon geht, ist online nicht zu hören. Dadurch fällt es auch schwer, den Präsentierenden zu erkennen. Achten Sie auf angemessene Audiotechnik und holen Sie von den Remote-Teilnehmern Feedback zur Tonqualität ein.

Nutzen Sie ein digitales Event-Planungstool, das in Echtzeit aktualisiert wird, um Details und Änderungen zur Agenda zu erfassen, alle Vortragenden explizit vorzustellen und Informationen zu Ablauf und Inhalten bereits in die Einladungen und/oder Agenda aufzunehmen. Das sind ebenfalls Vorteile, die Meeting-Management-Software bietet.

Meiner Meinung nach ist es heute nicht mehr akzeptabel, wenn Führungskräfte oder Manager ihre Präsentation damit einleiten, dass sie die Qualität ihrer eigenen Folien kritisieren, bevor sie sprechen. Gehen Sie mit gut organisierten, gehirngerecht gestalteten Folien, die zugänglich und einfach nachvollziehbar sind, mit gutem Beispiel voran. Ich garantiere Ihnen, dass Ihr Publikum dann deutlich aufmerksamer ist (Tipp: Die meisten werden nicht gleichzeitig Ihre Folien lesen und Ihnen zuhören).

Längere Zeit vor der Kamera zu sein, ist eine besondere Form der Erschöpfung. Legen Sie klare Regeln fest, wann die Kamera an oder aus sein sollte. Ich bin ein großer Befürworter von Meetings mit ausgeschalteter Zoom-Kamera bei großen hybriden Treffen.

Ermutigen Sie Remote-Stimmen

Es gibt eine alte Annahme, dass die persönliche Teilnahme an großen Meetings besser für Karriereschritte ist. Bedenken Sie also, dass remote Teilnehmende weniger Sichtbarkeit im Unternehmen haben als die vor Ort Anwesenden. Gibt es die Gelegenheit, die Arbeit von Remote-Kollegen hervorzuheben, dann tun Sie es!

Ich habe früher für ein kleines Bildungsunternehmen in Portland, Oregon gearbeitet, das monatlich hybride „All-Hands“-Meetings durchführte, geleitet von der VP People and Performance.

Dieses Meeting war ein echter Glücksfall für die Unternehmenskultur. Sie und unsere HR-Managerin waren sehr aktiv darin, innovative Programme für ein besseres Mitarbeitererlebnis zu entwickeln, und lange vor der Pandemie sah dieses Unternehmen die Remotearbeit als große Chance, die Belegschaft zu diversifizieren.

Eines meiner Lieblingsprogramme, das sie ins Leben rief, hieß „See Something Say Something“. Es war eine Gelegenheit, Anerkennung auf Augenhöhe für Kolleginnen und Kollegen im gesamten Unternehmen einzureichen. Es gehörte zur Teamkultur, diese schriftlich einzureichen und während des Calls für alle vorzulesen.

Dieses Unternehmen hat weniger als 80 Mitarbeitende, daher dauerte der Prozess etwa 10 Minuten, aber es war eine sehr einfache und unterhaltsame Möglichkeit, jeden Monat besondere Leistungen anzuerkennen und die Arbeit anderer auf sinnvolle Weise hervorzuheben.

Es dreht sich alles um Moderation

Denken Sie daran: Inklusive Meetings bedeuten, für gleichberechtigte und ausgewogene Beteiligungschancen zu sorgen, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen und psychologische Sicherheit zu fördern, wenn wir in Gruppen zusammenarbeiten.

Ob Sie nun ein routinemäßiges Teammeeting, eine Brainstorming-Sitzung oder sogar Ihr nächstes Teambuilding-Event oder gesellschaftliches Treffen leiten – gute Moderationsfähigkeiten sorgen für bessere Interaktionen, mehr kreative Ideen und stärkere Verbindungen.

Möchten Sie bessere Moderationsfähigkeiten erlernen? Kontaktieren Sie mich auf LinkedIn, um mehr zu erfahren, und überlegen Sie, einen dieser Kurse zum Sitzungsmanagement zu belegen, damit Sie effektivere, produktivere und inklusivere Meetings durchführen können.

Weitere Ressourcen, die Ihnen helfen, inklusivere Arbeitsplätze zu gestalten:

Keep Reading—and Keep Leading Smarter