Recruiting-Team: Größe, Struktur und Outsourcing

1. Der Recruiter

Der Recruiter verwaltet den gesamten Einstellungsprozess – von der Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen über die Sichtung von Lebensläufen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterbreitung von Angeboten.

Er fungiert als Bindeglied zwischen den Bewerbern und dem Unternehmen, sorgt für eine hervorragende Bewerbungserfahrung und arbeitet eng mit den für Einstellungen verantwortlichen Führungskräften zusammen, um Verbesserungen vorzunehmen.

Einige Organisationen beschäftigen einen eigenen Recruiter, während das Recruiting in anderen von der Personalverantwortlichen oder dem Personalverantwortlichen übernommen wird.

Der Aufbau einer starken Recruiter-Position beginnt damit, sicherzustellen, dass dein Team grundlegende Recruiting-Schulungen absolviert hat.

2. Die für die Einstellung verantwortliche Führungskraft

Die für die Einstellung verantwortliche Führungskraft definiert die Anforderungen an die Stelle und entwickelt gemeinsam mit dem Recruiter den Ablauf der Vorstellungsgespräche. Sie führt Vorstellungsgespräche, um die fachliche Eignung und die Passung zum Team zu beurteilen, und trifft die endgültige Einstellungsentscheidung. Außerdem unterstützt sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende.

Beim Recruiting in Start-ups übernimmt die für die Einstellung verantwortliche Führungskraft auch Recruiting-Aufgaben.

3. Die Recruiting-Koordination

Die Recruiting-Koordination kümmert sich um die Logistik, etwa um die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen und die Koordination der Kommunikation zwischen Bewerbern und dem Interviewteam. Sie stellt sicher, dass der Bewerbungsprozess reibungslos abläuft, übernimmt die laufende Pflege, die erforderlich ist, damit dein Recruiting-System reibungslos funktioniert, und unterstützt Recruiter bei anderen administrativen Aufgaben.

4. Die Vermarktung der Arbeitgebermarke

Für die Vermarktung der Arbeitgebermarke zuständige Personen erstellen und verbreiten Inhalte, die die einzigartige Marke und Unternehmenskultur präsentieren, um Talente zu gewinnen. Sie verwalten Recruiting-Marketingkanäle wie die Karriereseite des Unternehmens, soziale Netzwerke und Stellenanzeigen und stellen sicher, dass die Arbeitgebermarke mit den Recruiting-Maßnahmen übereinstimmt.

5. Mitarbeitende für die Kandidatensuche

Mitarbeitende für die Kandidatensuche sind dafür verantwortlich, potenzielle Kandidaten zu identifizieren, anzusprechen und eine Pipeline aufzubauen, also für die Kandidatensuche.

Sie suchen proaktiv über verschiedene Kanäle nach Kandidaten, etwa über Software zur Kandidatensuche, LinkedIn, Jobbörsen, soziale Netzwerke und Networking-Veranstaltungen.

Sie konzentrieren sich auf passive Kandidaten, die sich möglicherweise nicht aktiv auf Stellen bewerben, nehmen die erste Kontaktaufnahme vor und führen eine Vorauswahl durch, bevor sie qualifizierte Kandidaten an Recruiter weiterleiten.

6. Einzelne Mitarbeitende

Im Rahmen eines kollaborativen Einstellungsprozesses nehmen manchmal Teammitglieder an Vorstellungsgesprächen teil, um die Kandidaten hinsichtlich ihrer kulturellen Passung und fachlichen Fähigkeiten zu beurteilen und ihnen außerdem einen Einblick in das Team zu geben, damit sie Fragen stellen können.

Darüber hinaus können einzelne Mitarbeitende über Empfehlungen bei der Suche nach Kandidaten helfen und sich an Recruiting-Marketing-Aktivitäten beteiligen.

7. Gründer oder CEO

In kleineren Unternehmen ist der Gründer oder CEO häufig an der Festlegung von Einstellungsstrategien, an Vorstellungsgesprächen für leitende Positionen und an der Sicherstellung der Übereinstimmung mit der Mission und den Werten des Unternehmens beteiligt. Möglicherweise erteilt er die endgültige Zustimmung für wichtige Einstellungen und beeinflusst den allgemeinen Recruiting-Ansatz.

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Die richtige Größe deines Recruiting-Teams bestimmen

Die Größe deines Recruiting-Teams wird maßgeblich durch die folgenden Faktoren bestimmt:

1. Einstellungsvolumen

• Berücksichtigen Sie Ihre jährlichen Einstellungsziele. Je mehr Personen Sie einstellen müssen, desto größer sollte das Recruiting-Team sein. Ein gängiger Richtwert ist 1 Recruiting-Fachkraft für jeweils 25–40 Einstellungen pro Jahr, dies kann jedoch je nach Komplexität der Stelle variieren.
• Schätzen Sie das Arbeitspensum pro Recruiting-Fachkraft ein. Recruiting-Fachkräfte können je nach Einstellungsvolumen unterschiedlich viele Einstellungen bearbeiten, abhängig davon, ob es sich um Einstiegspositionen, Positionen auf mittlerer Ebene oder hoch spezialisierte Stellen handelt.

2. Komplexität der Stelle

• Technische oder spezialisierte Stellen. Schwer zu besetzende oder sehr spezielle Stellen benötigen in der Regel mehr Zeit für die Besetzung, weshalb möglicherweise mehr Recruiting-Fachkräfte oder Personalbeschaffungsspezialisten erforderlich sind.
• Stellen mit hoher Fluktuation. Für Positionen mit einer höheren Fluktuation benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Recruiting-Kapazitäten, um die kontinuierliche Nachfrage zu bewältigen.

3. Wachstumsphase des Unternehmens

• Start-up im Vergleich zu etabliertem Unternehmen. Start-ups verfügen möglicherweise über ein kleines, flexibles Recruiting-Team, das bei Bedarf wachsen kann, während größere oder schnell wachsende Unternehmen ein strukturierteres Team mit klar zugewiesenen Rollen benötigen (Recruiting-Fachkräfte, Personalbeschaffungsspezialisten, Recruiting-Koordinatoren).
• Geplante Expansion. Wenn Sie sich auf starkes Wachstum vorbereiten oder neue Märkte erschließen, benötigen Sie ein größeres Team, um den Anstieg der Einstellungen zu bewältigen.

4. Effizienz des Recruiting-Prozesses

• Technologie und Tools. Wenn Ihr Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem (ATS) oder KI-gestützte Tools verwendet, können Teile des Prozesses automatisiert werden, sodass ein kleineres Team mehr Bewerber bearbeiten kann.
• Outsourcing und Agenturen. Wenn Sie bestimmte Stellen an Agenturen auslagern oder externe Recruiting-Dienstleistungen nutzen, können Sie möglicherweise ein schlankeres internes Recruiting-Team aufrechterhalten.

5. Branchenrichtwerte

• Orientieren Sie sich an den branchenüblichen Werten. Recherchieren Sie die typischen Verhältnisse zwischen Recruiting-Fachkräften und Beschäftigten in Ihrer Branche. Technologieunternehmen haben beispielsweise häufig niedrigere Verhältniszahlen (1:15–1:25), während Unternehmen im Einzelhandel oder im Gastgewerbe höhere Verhältniszahlen aufweisen können (1:50 oder mehr).

6. Arbeitgebermarke und Bewerbererfahrung

• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Arbeitgebermarke. Wenn Ihr Unternehmen großen Wert auf die Arbeitgebermarke legt, benötigen Sie möglicherweise ein größeres Team, um Inhalte zu erstellen, soziale Medien zu verwalten und mit Bewerbern zu interagieren – insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen.
• Prioritäten bei der Bewerbererfahrung. Ein Recruiting-Team, das eine intensive und persönliche Bewerbererfahrung priorisiert, benötigt möglicherweise mehr Ressourcen, einschließlich Koordinatoren, die die Terminplanung und Kommunikation übernehmen.

Aufbau des Recruiting-Teams

Obwohl keine zwei Organisationen exakt gleich arbeiten, werden Recruiting-Teams in kleinen, mittleren und großen Organisationen wahrscheinlich folgendermaßen aufgebaut sein.

1. Start-ups

• Aufbau: Kleine, hochflexible Teams, in denen Rollen häufig miteinander kombiniert werden.
• Teamstruktur: Besteht in der Regel aus 1–2 Recruiting-Fachkräften oder sogar nur einer Person, die Personalwesen und Recruiting verwaltet. In sehr frühen Phasen von Start-ups wird die Personaleinstellung möglicherweise von den Gründern oder Abteilungsleitern übernommen. Personalbeschaffungsspezialisten und Recruiting-Koordinatoren sind unüblich, da die Recruiting-Fachkräfte den gesamten Prozess übernehmen. Der Schwerpunkt liegt häufig darauf, wichtige Talente schnell einzustellen, wobei alle Teammitglieder bei Bedarf mithelfen.
• Merkmale: Agil und anpassungsfähig, mit dem Fokus auf der Besetzung kritischer Stellen zur Förderung des Wachstums. Recruiting-Prozesse sind weniger formalisiert und stützen sich auf persönliche Netzwerke, Empfehlungen und direkte Ansprache.

2. Mittelgroße Organisationen

• Aufbau: Strukturierter, wobei sich spezialisierte Rollen zunehmend herausbilden.
• Teamstruktur: Umfasst fest zugeordnete Recruiting-Fachkräfte, wobei einige Unternehmen Personalbeschaffungsspezialisten oder Recruiting-Koordinatoren hinzunehmen, um Einstellungen in großer Zahl zu bewältigen. Recruiting-Teams arbeiten bei der Einarbeitung und Mitarbeiterbindung enger mit der Personalabteilung zusammen. Außerdem kann eine Recruiting-Leitung oder ein Recruiting-Manager den Prozess überwachen.
• Merkmale: Ausgewogen zwischen Effizienz und Spezialisierung, mit der Fähigkeit, bei Bedarf ohne erhebliche Komplexität zu skalieren.

3. Schnell wachsende Organisationen

• Konfiguration: Skalierbare, hoch strukturierte Teams mit klar definierten Rollen.
• Teamstruktur: Eine Kombination aus Recruitern, Sourcing-Spezialisten, Koordinatoren und Employer-Branding-Verantwortlichen. Verantwortliche oder Manager für die Personalgewinnung können für die Leitung bestimmter Teams oder Abteilungen zuständig sein und sicherstellen, dass die Personalgewinnung mit dem schnellen Einstellungsbedarf Schritt halten kann. Manchmal werden auch freiberufliche Recruiter oder Personalvermittlungsagenturen eingesetzt, um dringend zu besetzende Stellen zu besetzen.
• Merkmale: Die schnelle Einstellung einer großen Anzahl von Mitarbeitenden erfordert gut koordinierte Teams, die darauf vorbereitet sind, mit optimierten Prozessen schnell zu skalieren.

4. Große Organisationen

• Konfiguration: Hoch strukturiert, mit klar abgegrenzten Rollen und Abteilungen.
• Teamstruktur: Umfasst spezialisierte Recruiter für verschiedene Geschäftsbereiche (z. B. Technologie, Vertrieb, Betrieb), dedizierte Sourcing-Spezialisten, Koordinatoren für die Personalgewinnung, Employer-Branding-Teams und Datenanalysten. Es kann regionale oder abteilungsbezogene Verantwortliche für die Personalgewinnung geben, wobei ein Team für die operativen Abläufe der Personalgewinnung Prozesse, Compliance und Berichterstattung überwacht. Employer Branding und die Strategie zur Talentgewinnung können getrennte Abteilungen sein.
• Merkmale: Hohe Komplexität mit Fokus auf Effizienz und Skalierbarkeit sowie klar definierten Prozessen und Tools wie ATS- und CRM-Systemen zur Verwaltung der großen Anzahl an Kandidaten und offenen Stellen.

Kennzahlen und KPIs definieren

Was gemessen wird, wird auch gesteuert. Hier sind einige gängige Kennzahlen und KPIs der Personalgewinnung, die von Teams für die Personalgewinnung verwendet werden, um Probleme zu erkennen und den Prozess zu optimieren.

1. Zeit bis zur Einstellung/Zeit bis zur Besetzung

• Definition:
  • Zeit bis zur Einstellung bezeichnet die Anzahl der Tage zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kandidat in die Pipeline gelangt (z. B. durch das Einreichen einer Bewerbung), und dem Zeitpunkt, an dem er das Jobangebot annimmt.
  • Zeit bis zur Besetzung ist die Gesamtzahl der Tage zwischen der Veröffentlichung einer offenen Stelle und der Einstellung eines Kandidaten.
• Bedeutung: Diese Kennzahlen messen die Effizienz des Personalgewinnungsprozesses. Eine kürzere Zeit bis zur Einstellung bzw. Besetzung weist auf schnellere Besetzungen hin, wodurch Produktivitätslücken verhindert und Kosten für die Personalgewinnung gesenkt werden können.

2. Qualität der Einstellung

• Definition: Eine Kennzahl, die den Wert bewertet, den ein neu eingestellter Mitarbeitender für die Organisation schafft, häufig anhand von Leistungsbeurteilungen, Bindungsquoten und der Geschwindigkeit, mit der wichtige Meilensteine erreicht werden.
• Bedeutung: Dies ist ein wichtiger Indikator für die Effektivität der Personalgewinnung und misst, wie gut neu eingestellte Mitarbeitende zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

3. Anzahl der Bewerber

• Definition: Die Gesamtzahl der Kandidaten, die sich auf eine bestimmte Stelle oder auf alle offenen Stellen bewerben.
• Bedeutung: Diese Kennzahl hilft dabei, die Reichweite und Attraktivität von Stellenausschreibungen sowie die Effektivität der Sourcing-Kanäle zu bewerten. Eine hohe Zahl an Bewerbern kann auf ein gutes Employer Branding und erfolgreiches Marketing hindeuten. Es ist jedoch auch wichtig, Quantität und Qualität in Einklang zu bringen.

4. Anzahl der Vorstellungsgespräche

• Definition: Die Anzahl der Vorstellungsgespräche, die pro offener Stelle geführt werden, vom ersten Auswahlgespräch bis zu den abschließenden Gesprächen.
• Bedeutung: Die Beobachtung dieser Kennzahl liefert Einblicke in die Effizienz des Gesprächsprozesses. Wenn zu viele Gespräche erforderlich sind, kann dies auf einen übermäßig komplexen Prozess oder Schwierigkeiten bei der Identifizierung des passenden Kandidaten hindeuten. Außerdem können dadurch potenzielle Engpässe aufgedeckt werden.

5. Konversionsrate

• Definition: Der Prozentsatz der Kandidaten, die von einer Phase des Personalgewinnungsprozesses in die nächste übergehen, z. B. von der Vorauswahl zu den Vorstellungsgesprächen oder von den Gesprächen zu den Angeboten.
• Bedeutung: Dies hilft Recruitern zu erkennen, an welcher Stelle Kandidaten im Einstellungstrichter abspringen. Hohe Abbruchquoten in einer bestimmten Phase können auf Probleme bei der Eignung der Kandidaten, der Klarheit der Stellenbeschreibung oder den Gesprächsprozessen hindeuten.

6. Qualität der Quellen

• Definition: Dies misst die Wirksamkeit verschiedener Rekrutierungskanäle (z. B. Stellenbörsen, Empfehlungen, LinkedIn) bei der Gewinnung hochqualifizierter Kandidaten. Es wird bewertet, aus welchen Quellen erfolgreiche Einstellungen stammen, und die Leistung oder Verweildauer dieser Kandidaten im Unternehmen wird verfolgt.
• Bedeutung: Das Verständnis darüber, welche Quellen die besten Kandidaten hervorbringen, hilft bei der Optimierung der Beschaffungsmaßnahmen. So können sich Recruiter auf die effektivsten Kanäle konzentrieren und Kosten sowie die Zeit bis zur Besetzung reduzieren.

7. Kosten pro Einstellung

• Definition: Die Gesamtkosten im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, einschließlich Werbung, Gebühren für Personalvermittlungsagenturen, Gehältern von Recruitern, Hintergrundüberprüfungen und sonstigen einstellungsbezogenen Ausgaben, geteilt durch die Anzahl der vorgenommenen Einstellungen.
• Bedeutung: Diese Kennzahl hilft Unternehmen, ihr Rekrutierungsbudget zu verwalten und zu optimieren. Die Senkung der Kosten pro Einstellung bei gleichbleibender oder verbesserter Qualität der Einstellungen ist ein gängiges Ziel im Recruiting.

8. Kandidatenzufriedenheit

• Definition: Ein Maß dafür, wie zufrieden Kandidaten mit dem Rekrutierungsprozess sind. Die Erhebung erfolgt häufig durch Umfragen nach dem Vorstellungsgespräch oder nach der Einstellungsentscheidung.
• Bedeutung: Die Kandidatenzufriedenheit spiegelt die allgemeine Erfahrung der Kandidaten wider und beeinflusst die Arbeitgebermarke. Eine hohe Zufriedenheit kann mehr Top-Talente anziehen, selbst wenn der Kandidat die Stelle nicht erhält, da er Ihr Unternehmen möglicherweise weiterempfiehlt oder sich in Zukunft erneut bewirbt.

Auslagerung des Rekrutierungsprozesses 

Manchmal entscheiden sich Unternehmen dafür, ausgewählte Teile des Rekrutierungsprozesses auszulagern, vor allem die Kandidatensuche. Bei der Auslagerung der Rekrutierung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die den meisten Anforderungen gerecht werden:

RPO auf Anfrage (Auslagerung des Rekrutierungsprozesses)

• Definition: RPO auf Anfrage bietet flexible, kurzfristige Unterstützung bei der Rekrutierung, die je nach Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Es eignet sich ideal für bestimmte Einstellungsspitzen, beispielsweise für einen vorübergehenden Bedarf an zusätzlichen Recruitern während der saisonalen Einstellung oder bei einem speziellen Projekt.
• Funktionsweise: Ein Unternehmen arbeitet mit einem RPO-Anbieter zusammen, um seine internen Rekrutierungsmaßnahmen zu verstärken, wenn zusätzliche Unterstützung benötigt wird. Der Anbieter kann Recruiter oder Sourcing-Spezialisten bereitstellen oder seine Technologie und Tools einsetzen, um die Rekrutierung des Unternehmens für einen begrenzten Zeitraum zu unterstützen.
• Vorteile:
  • Skalierbarkeit und Flexibilität zur Bewältigung plötzlicher Einstellungsanforderungen ohne langfristige Verpflichtungen.
  • Kosteneffizienz, da die Dienstleistungen nur bei Bedarf in Anspruch genommen werden.
  • Schnellere Einstellungen, ohne das permanente interne Rekrutierungsteam vergrößern zu müssen.
• Am besten geeignet für: Unternehmen mit gelegentlichen Einstellungsspitzen, projektbezogenem Bedarf oder begrenzten internen Rekrutierungsressourcen.

RPO auf Funktionsgruppenbasis

• Definition: RPO auf Funktionsgruppenbasis umfasst die Auslagerung der Rekrutierung für eine bestimmte Abteilung, Tätigkeitsfunktion oder Geschäftseinheit innerhalb des Unternehmens (z. B. IT, Vertrieb, Marketing usw.). Dabei handelt es sich um einen gezielten Ansatz zur Auslagerung für bestimmte Positionen oder Gruppen.
• Funktionsweise: Der RPO-Anbieter übernimmt die Rekrutierung für eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Team innerhalb der Organisation. Er verwaltet für diese Funktion alles – von der Suche, den Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding bis hin zur Arbeitgebermarke. Das interne HR-Team kümmert sich um andere Bereiche, während der RPO-Anbieter für diese spezifische Gruppe zu einer Erweiterung des Talentakquisitionsteams des Unternehmens wird.
• Vorteile:
  • Spezialisiertes Fachwissen für die Rekrutierung in bestimmten Funktionen, was zu höher qualifizierten Kandidaten führt.
  • Interne Recruiter können sich auf andere Geschäftsbereiche konzentrieren.
  • Skalierbar und anpassbar an die Bedürfnisse einer bestimmten Abteilung oder Geschäftseinheit.
• Am besten geeignet für: Organisationen, die spezialisierte Unterstützung bei der Rekrutierung in Bereichen benötigen, die Nischenwissen erfordern oder eine höhere Nachfrage verzeichnen, beispielsweise technische oder vertriebliche Positionen.

3. Vollständiges RPO

• Definition: Vollständiges RPO bedeutet, dass ein externer HR-Dienstleister den gesamten Rekrutierungsprozess für eine Organisation übernimmt. Dies umfasst alles von der Talentbeschaffung, Vorauswahl, Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Verwaltung von Angeboten und Einarbeitung bis hin zur Talentstrategie und Arbeitgebermarke.
• Funktionsweise: Der RPO-Anbieter integriert sich vollständig in die Organisation und verwendet häufig die Marke und Tools des Unternehmens, um alle Rekrutierungsabläufe zu verwalten. Er wird zu einem langfristigen strategischen Partner und übernimmt sämtliche Aktivitäten zur Talentgewinnung im gesamten Unternehmen. Dies umfasst häufig den Einsatz fortschrittlicher Technologien, Rekrutierungsanalysen und Strategien zur Arbeitgebermarke.
• Vorteile:
  • Umfassende Unterstützung bei der Rekrutierung, sodass sich interne HR-Teams auf andere Bereiche konzentrieren können.
  • Fachwissen im Management umfangreicher Rekrutierungsprozesse und in der Strategie zur Talentgewinnung.
  • Zugang zu fortschrittlichen Tools, Technologien und Markteinblicken.
  • Kann zu qualitativ besseren Einstellungen, einer verkürzten Einstellungsdauer und insgesamt verbesserten Rekrutierungsprozessen führen.
• Am besten geeignet für: Größere Organisationen mit hohem Einstellungsbedarf, Unternehmen in einer Phase schnellen Wachstums oder Unternehmen, die ihren Rekrutierungsprozess vollständig optimieren und auslagern möchten.

Zu den Optionen für RPO gehören spezialisierte RPO-Unternehmen, professionelle Arbeitgeberorganisationen oder, insbesondere bei internationalen Einstellungen, ein eingetragener Arbeitgeber.

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Häufig gestellte Fragen zum Rekrutierungsteam

Welche Aufgaben hat ein Rekrutierungsteam?

Welche Größe ist für ein Rekrutierungsteam ideal?

Was ist die Auslagerung des Rekrutierungsprozesses?