Wie Sie die Kandidatenerfahrung während schnellen Wachstumsprozessen erhalten
Ein großartiges Kandidatenerlebnis zu schaffen, ist entscheidend, wenn Sie die richtigen Personen für Ihre Positionen einstellen möchten. Auch wenn der Einstellungsprozess eine spannende Zeit im Unternehmen ist, birgt er Herausforderungen und das Risiko, dass sich negative Erfahrungen für Kandidaten einschleichen.
Wer mit der Aufgabe betraut ist, neue Mitarbeiter zügig zu gewinnen, denkt schnell an Automatisierung und Massenansprache von Kandidaten. Allerdings könnten Ihnen dabei sinkende Zufriedenheitswerte in Ihren Umfragen oder auf Glassdoor auffallen.
Der Grund dafür ist das Missverständnis, dass eine positive Candidate Experience und schnelles und großflächiges Einstellen sich gegenseitig ausschließen. Doch während meiner Zeit bei einem FAANG-Unternehmen habe ich die Mitarbeiterzahl in der EMEA-Region verdoppelt und gleichzeitig unseren Kandidatenfeedback-Score ebenso verdoppelt.
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Was ist das Kandidatenerlebnis?
Das Kandidatenerlebnis beschreibt, wie Bewerber den Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen wahrnehmen.
Es wird durch Faktoren wie Kommunikation, Dauer, Schwierigkeitsgrad, die Qualität der Vorstellungsgespräche und die Effizienz des gesamten Prozesses beeinflusst.
Warum ist das Kandidatenerlebnis wichtig?
Die Bemühungen um ein positives Kandidatenerlebnis bringen zahlreiche Vorteile, darunter:
- Mehr Einstellungen abschließen
- Bessere Kandidatenqualität erhalten
- Bessere Einstellungsentscheidungen treffen
- Interne Zeit- und Ressourcenersparnis
- Stärkere Arbeitgebermarke aufbauen.
Es wirkt sich sogar auf das Engagement und die Bindung von Mitarbeitern aus, da diese beobachten, wie Kandidaten behandelt werden – möglicherweise sind darunter auch eigene Empfehlungen!
Wie erschaffe ich ein großartiges Kandidatenerlebnis?
Hier sind meine Strategien, das Wachstum mit einem sehr guten Kandidatenerlebnis in Einklang zu bringen, damit Ihr Unternehmen nicht den Ruf bekommt, Kandidaten wie bloße Zahlen einer Lottoziehung zu behandeln.
Bei den folgenden Punkten ist es wichtig, alle Kontaktpunkte zu bedenken und bestmöglich dafür zu nutzen, um die Beziehung zu Ihren Kandidaten zu stärken.
Entwickeln Sie einen klaren Talentplan
Es scheint einfach und vielleicht weniger direkt relevant, aber ein guter Talentplan – sei es zu Beginn eines Quartals, Jahres oder nach einer Finanzierungsrunde – ist entscheidend.
Treten Sie in Kontakt mit allen Führungskräften im Unternehmen und planen Sie feste Termine ein, um über die Teamstruktur und die Auswirkungen der Unternehmensziele auf den Ressourcenbedarf zu sprechen.
In meinen Meetings gehe ich immer auf folgende Punkte ein:
Aktuelle Qualifikationen und Ressourcen
- Was fällt dem Team aktuell leicht und was sind die besonderen Stärken?
- Wer sind die Aushängeschilder, gibt es Beförderungskandidaten und muss evtl. eine Vakanz nachbesetzt werden?
Kompetenzlücken
- Mit welchen Themen kämpft das Team aktuell?
- Was sollte extern eingestellt werden und was lässt sich intern entwickeln (hier ggf. in Abstimmung mit Learning & Development)?
- Wer zeigt unterdurchschnittliche Leistungen, und sollten wir bereits über eine Nachbesetzung nachdenken?
Die Stellenbeschreibungen und strukturierten Interviews hängen maßgeblich von der Genauigkeit dieser Informationen ab.
Oft besteht die Versuchung, alte Stellenbeschreibungen, Anzeigen und Interviewfragen wiederzuverwenden, aber ich empfehle, diese zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie für die aktuellen Vakanzen wirklich geeignet sind.
Sie sparen damit langfristig viel Zeit, da wiederholte Anpassungen der Stellenbeschreibung entfallen.
Stellen wir ein, um auf Wachstum zu reagieren – oder, um Wachstum zu erzeugen?
Tatsächlich ein sehr wichtiger Unterschied. In Bereichen wie Produkt, Engineering oder Support stellt man meist ein, um auf Wachstum zu reagieren, während bei kommerziellen Teams Einstellungen getätigt werden, um Wachstum zu generieren.
Stimmen Sie sich unbedingt mit der Führungsebene ab, damit ein Gleichgewicht zwischen beiden Arten von Einstellungen besteht (umsatzgenerierende Funktionen sollten nahezu immer Vorrang haben!).
Was passiert, wenn wir nicht einstellen?
Dies ist eine wichtige Ausgangsbasis für alle – für das Talent-Team und das Unternehmen –, um zu verstehen und im Hinterkopf zu behalten, welche Auswirkungen das hätte. So bleibt das Talent-Team bestrebt, die richtigen Personen zu finden, und die Geschäftsleitung trifft zügig Entscheidungen.
Priorisierung zwischen den Rollen
Wenn es mehrere offene Positionen gibt und du mit vielen Geschäftspartnern arbeitest, wirst du nicht alle Positionen gleichzeitig besetzen können – besonders nicht, wenn es mehr als 30 Stellen sind, für die jeweils umfangreiche Suche notwendig ist.
Wenn die Geschäftsleitung sich schon zu Beginn Gedanken über die Priorisierung macht, hilft das dir später, für dich selbst und das Talent-Team die richtigen Schwerpunkte zu setzen.
Das sollte bedeuten, dass du, wenn du bereit bist, eine Stelle auszuschreiben, keine Bewerberzeit verschwendest, indem du sie kontaktierst und dann die Stelle plötzlich pausierst oder immer wieder im Prozess das Anforderungsprofil änderst.
Zeitverschwendung ist eine der Hauptursachen für eine schlechte Bewerbererfahrung, dicht gefolgt von frustrierenden Interviewprozessen.
Für einen tieferen Einblick lies meinen Beitrag darüber, wie man einen nachhaltigen Einstellungsplan erstellt.
Mache es zu einer gemeinsamen Aufgabe
Falls jemand von euch bereits für ein Unternehmen von Amazon gearbeitet hat, hat man diesen Spruch vielleicht zu oft gehört, deswegen hier einmal etwas anders formuliert: „Was müssen wir tun, um unser Ziel zu erreichen?“
Du solltest grobe Kennzahlen wie zum Beispiel Abschlussquoten kennen, z. B. in deinem Unternehmen vielleicht 4 Zusagen auf 5 Angebote. Wenn du die genauen Zahlen für dein Unternehmen hast, kannst du rückwärts planen – eine Pyramide anstatt eines Trichters.
Das gibt einen groben Überblick über den Aufwand. Anschließend kannst du es auf dein bevorzugtes Projektmanagement-Tool anwenden – Kanban für einen Überblick oder Gantt, zum Beispiel bei kurzfristigen Einstellungsschüben.
Unten findest du ein Beispiel für ein Kanban-Board von mir mit zumindest groben Zielzahlen.
Der nächste Schritt ist extrem wichtig – teile die Projektübersicht mit dem Einstellungsmanager und dem Rekrutierungsteam!
Mache daraus eine gemeinsame Aufgabe und lade sie aktiv dazu ein, mitzumachen. So förderst du Verantwortungsbewusstsein und Mitgestaltung.
Alle müssen wissen, was im Kalender ansteht, und falls Wachstum notwendig ist, bedeutet dies, dass die Mitarbeit an der Einstellung höchste Priorität bekommen muss – einschließlich Klarheit darüber, wie viel Zeit sie für den Prozess aufbringen müssen.
Ganz egal wie schlank dein Recruiting-Prozess ist, es bleibt ein aufwändiger Vorgang. Indem du das Einstellen kollaborativer gestaltest, könnt ihr die Last verteilen und die Erfahrung für alle verbessern.
Sorge für effiziente und ansprechende Interviews
Wenn ich von Effizienz spreche, meine ich nicht, dass der Interviewprozess überstürzt werden muss – ganz und gar nicht!
Wenn das Unternehmen jedoch schnell wächst, müssen oft viele Interviews in kurzer Zeit geführt werden. Dadurch ist es besonders wichtig, die Zeit optimal zu nutzen.
Hier eine einfache Übersicht, worauf du achten solltest, damit die Bewerber eine positive Erfahrung machen.
Schritt 1: Interviewprozess standardisieren.
Das hilft dir, die Bewerber schnell miteinander vergleichen zu können und gewisse Verzerrungen zu minimieren.
Schritt 2: Überprüfe, welche Interviewfragen du stellst und wann.
Beginne mit Fragen, die dir Aufschluss über die essenziellen Fähigkeiten für diese Position geben, und arbeite dich dann zu den wünschenswerten Kompetenzen vor. So filterst du von qualifizierten zu den besten Kandidaten.
Achte darauf, dass die Fragen gut durchdacht sind und darauf abzielen, Erfahrungen der Kandidaten wirklich zu ergründen. Bei Unsicherheiten frage immer: Was, Wie, und Warum.
Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie einen besonders schwierigen Kunden gewinnen konnten. Was war schwierig an diesem Kunden? Wie haben Sie die Situation gedreht? Warum haben Sie genau diese Methode/Information/Strategie gewählt und nicht eine andere?
Schritt 3: Bewertungen überprüfen
Stellen Sie sicher, dass jede Bewertung zweckdienlich und für die jeweilige Rolle geeignet ist. Sie sollte herausfordernd, aber nicht zu zeitaufwändig sein – weder für den Kandidaten noch für Sie bei der Überprüfung. Sie wollen nicht unbeabsichtigt ins Vampir-Recruiting abrutschen.
Für mehr Informationen zu fokussierten, ansprechenden Interviews lesen Sie meinen Artikel darüber, wie man jemanden interviewt.
Vergessen Sie die Grundlagen nicht
Bei all den Gesprächen über effizientes Interviewen sollten Sie nicht vergessen, dass Sie beim Interview die größte Chance haben, das Kandidatenerlebnis positiv oder negativ zu gestalten.
Hier verbringen Kandidaten die meiste Zeit mit Ihnen, und selbst wenn Sie noch keine super modische Karriereseite mit lauter Interaktivität erstellt haben, kann ein tolles Interviewerlebnis viel wettmachen.
Das bedeutet nicht, dass das Interview einfach sein sollte! Die meisten Bewerber bevorzugen tatsächlich Interviews, die sie herausfordern und zum Nachdenken über ihr Fachgebiet bringen. Die genannten Tipps für effektive Interviews gelten also weiterhin.
Ich möchte aber Ihre Aufmerksamkeit auf die grundlegenden Dinge lenken, bei denen Sie womöglich kein überschwängliches Lob erhalten, die aber im Falle eines Fehlers zurecht kritisiert werden.
Stellen Sie immer sicher, dass Sie:
- Stellen Sie sich und Ihre Position im Unternehmen vor
- Wenn es das erste Interview ist, stellen Sie auch das Unternehmen vor
- Erklären Sie, welche Themen Sie im Interview besprechen möchten
- Beruhigen Sie den Kandidaten: Unabhängig davon, ob das Gespräch online oder persönlich stattfindet – falls er Wasser holen oder zur Toilette gehen muss, ist das in Ordnung. Wir sind alle nur Menschen
- Haben Sie den Lebenslauf des Kandidaten vorab studiert und relevante Fragen vorbereitet
- Seien Sie pünktlich (als Gastgeber gerne auch ein paar Minuten früher)
- Behalten Sie die Zeit im Blick und geben Sie dem Bewerber Zeit für eigene Fragen
- Lächeln Sie und seien Sie neugierig auf Ihr Gegenüber!
Das klingt banal, aber ich sehe immer wieder, wie einige dieser Dinge übersehen werden – und das fällt auf.
Das kostet nichts, bringt Ihnen aber viele Pluspunkte beim Kandidatenerlebnis – vor allem, wenn andere Arbeitgeber darauf verzichten und versuchen, dies mit auffälligen Karriereseiten zu kompensieren.
Nutzen Sie einige Automatisierungen für mehr Effizienz
Beachten Sie bitte das Wort „einige“!
Die übliche Regel ist: Je mehr Zeit ein Bewerber in Interviews mit dem Recruiter investiert hat, desto mehr sollten Sie in Feedback, Anleitung und Aufmerksamkeit für ihn investieren.
Es ist eine wechselseitige Beziehung: Gute Rückmeldungen für Bewerber helfen ihnen und verbessern Ihr Team.
Wird es ein oder zwei Kandidaten geben, die das ausnutzen?
Ja, aber es gibt all die anderen, bei denen Sie durch ein menschliches Miteinander einen Unterschied machen – gerade weil eine Jobsuche oft sehr stressig wirken kann.
Moderne Bewerbermanagementsysteme (ATS) und Recruiting-Software bieten viele Automatisierungsmöglichkeiten – hier sind einige, die sich lohnen:
- Massen-/geplante E-Mails – können für Absagen, Benachrichtigungen oder die nächsten Schritte mit Kandidaten verwendet werden
- Karriereseiten-Management für einen starken ersten Eindruck
- Fragen zur Bewerbung – einige „Ankreuzfragen“ können den Bewerbungsprozess straffen
- Chatbots, die häufige Fragen von Bewerbern beantworten
- Umfragen zum Kandidatenerlebnis – automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten im Interviewprozess (meine Empfehlung: am Ende).
Sie können zum Beispiel die häufigsten Ablehnungsgründe beim Lebenslauf-Screening automatisieren – sei es, weil das Talentprofil nicht ausreichend passt oder der Kandidat in einer falschen Zeitzone lebt. Für diese Fälle lassen sich passende Vorlagen erstellen.
Es dauert vielleicht nur zwei Sekunden länger, den passenden Grund auszuwählen. Und auch wenn die Angst besteht, dass Kandidaten defensiv reagieren oder sich über ein vermeintlich schlechtes Erlebnis beschweren, wissen die meisten abgelehnten Bewerber es zu schätzen, wenn ihre individuelle Situation geprüft und berücksichtigt wurde.
Dies spiegelt die Unternehmenskultur wider und gibt Bewerber:innen zudem einen Eindruck davon, ob sie sich auch auf zukünftige Stellen bewerben möchten!
Sie können außerdem einige E-Mails automatisieren, während Sie eine:n potenzielle:n Kandidat:in zwischen den Phasen und bei Nachfassaktionen bewegen. Zum Beispiel kann in der E-Mail zur Terminvereinbarung für die ersten Runden ein voraufgezeichnetes Video/Loom (oder ein anderes Video-Interview-Tool) enthalten sein, in dem erläutert wird, was als nächster Schritt im Bewerbungsprozess folgen wird.
Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, eine visuelle Darstellung dessen zu erstellen, wie der Einstellungsprozess für die Bewerbenden aussehen wird – wie eine Landkarte!
Wann nicht automatisieren
Wie bereits erwähnt: Je mehr Zeit der oder die Bewerber:in im Interviewprozess verbringt, desto weniger automatisierte Nachrichten sollten sie erhalten.
Sobald sie in spätere Phasen kommen, sollten Sie persönlich Kontakt aufnehmen und interagieren – das können Sie oder die Führungskraft übernehmen.
Sie müssen herausfinden, wie begeistert die potenzielle neue Einstellung von der Rolle ist. Begeisterung ist nicht bei allen gleich stark, also gehen Sie auf die individuellen Beweggründe ein!
Interessieren Sie sich ehrlich für Menschen und deren Erwartungen – vielleicht arbeiten Sie bald zusammen! Das hilft Ihnen auch später, etwa in der Phase der Jobzusage.
Hier ein Beispiel für einen Prozess, den ich anwende:
Manche denken vielleicht schon jetzt: „Das ist aber ganz schön viel Arbeit!“ Ja, durchaus – aber Skalierung erfordert Aufwand und Sie können nicht alles Menschliche automatisieren.
Menschen stellen Menschen ein, nicht Unternehmen, nicht Algorithmen, nicht Zapier.
Denken Sie an nicht-automatisierte Absagen
Sie werden einige Bewerber:innen haben, die Sie gescreent oder die mehrere Runden im Interviewprozess durchlaufen haben, es aber nicht geschafft haben.
Auch hier gilt: Je mehr Zeit sie mit Ihrem Unternehmen verbracht haben, desto mehr Aufmerksamkeit sollten Sie ihrer Absage widmen.
Geben Sie qualifiziertes Feedback an Bewerber:innen
Feedback ist aus zwei Gründen besonders wichtig:
- Es gibt den Bewerbenden eine Orientierung, woran sie arbeiten können
- Es sorgt dafür, dass Führungskräfte und das Recruiting-Team nachvollziehbar begründen, warum jemand abgelehnt wird. So gibt es kein "Sie passen nicht zur Kultur" mehr, ohne den Grund zu erklären. Manchmal sind die Antworten unbequem und das Recruiting muss nachhaken. Hoffentlich kommt dabei nichts Schlechtes ans Licht – doch es ist möglich!
In EMEA ist Feedback durch die Zunahme von DSGVO-getriebenen Auskunftsersuchen unerlässlich – Bewerbende können alle ihre Daten einschließlich Formulare und Scorecards anfordern.
Stellen Sie sicher, dass alle Teams im Recruiting sich dessen bewusst sind, damit sie wirklich überlegen, warum sie Kandidat:innen weiterlassen oder ablehnen. Lassen Sie sie ihre Entscheidung wie einen Business Case präsentieren.
Sogar Amazon kann inzwischen nicht mehr sagen, dass sie kein Feedback geben – ich weiß das, denn ich habe selbst DSARs bearbeitet!
Kandidatenfeedback und Scorecards regelmäßig überprüfen
Prüfen Sie regelmäßig die Scorecards des Interviewpanels – sind sie ausreichend aussagekräftig?
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Wird eine nachvollziehbare geschäftliche Begründung geliefert?
- Gibt es eine klare Aufzeichnung der gestellten Fragen und der gegebenen Antworten?
- Sind ausreichend Details enthalten?
- Entspricht das endgültige Fazit dem gesamten Feedback oder besteht irgendwo ein Vorurteil?
All das gibt Ihnen Hinweise darauf, wo Sie eventuell eingreifen und Interviewer:innen auf einen fairen Verlauf und eine gute Experience hinweisen müssen.
Eine Scorecard mit drei Sätzen für ein 45-minütiges Interview lässt mich an der Aufmerksamkeit im Gespräch zweifeln!
Sie können viele Aspekte des Prozesses beeinflussen, doch die Interaktionen im Interview prägen die Candidate Experience am stärksten. Behalten Sie das im Blick und sprechen Sie es an, wenn die Standards nicht eingehalten werden.
Wenn Sie nach den Vorstellungsgesprächen oder in der letzten Phase mit dem Kandidaten sprechen, fragen Sie, wie er oder sie das bisherige Interviewerlebnis empfunden hat.
Bonustipps
Denken Sie daran, dass Menschen eher eine negative als eine positive Bewertung hinterlassen. Achten Sie darauf, möglichst wenigen Personen ein wirklich negatives Erlebnis zu verschaffen und bleiben Sie am Feedback dran.
Werden ein oder zwei Kandidaten während des Prozesses aussortiert?
Vielleicht – kein Prozess ist perfekt – aber Sie möchten nicht als das Unternehmen bekannt sein, das sich nie zurückmeldet, nur Kandidaten priorisiert, die den Prozess durchlaufen, und die anderen "ghostet".
Einige Bonustipps:
- Weniger Meetings abhalten: Wenn Sie oben Genanntes beachtet haben und Talent, der Hiring Manager und das Recruiting-Team auf derselben Seite stehen – dann führen Sie weniger Meetings durch. Haben Sie mehr als 4 Positionen beim gleichen Hiring Manager, sind vielleicht 2 Meetings pro Woche notwendig, ansonsten reicht meist eines.
- Sparen Sie nicht bei der Planung. Investieren Sie 10 % mehr Zeit in die Planung, als Sie ursprünglich denken.
- Greifen Sie zum Telefon und rufen Sie die Person an. Ich weiß, Sie halten sich für sehr beschäftigt und meinen, keine Zeit zu haben, aber wenn ein Anruf nur 3 Minuten dauert (z. B. für eine Absage o. Ä.) – machen Sie es einfach. Wenn Sie es angehen, können Sie in einer halben Stunde viele Anrufe abarbeiten!
- Behalten Sie Recruiting-Kennzahlen und Daten im Blick. Nutzen Sie ein Projektmanagement-Board, zum Beispiel Kanban, als die zentrale Informationsquelle, um nachzuverfolgen, ob Sie Meilensteine rechtzeitig erreichen. Falls nicht, ziehen Sie frühzeitig die Notbremse und holen Sie sich Unterstützung vom Team oder den Hiring Managern (lassen Sie sie auch sourcen!).
Denken Sie daran: Eine bessere Candidate Experience zu schaffen – selbst bei schnellem Wachstum – bedeutet nicht, unüberlegte Entscheidungen zu treffen oder die Interviews zu leicht zu machen. Es bedeutet, einen reibungslosen Recruiting-Prozess zu haben und mit Ziel und Strategie zu interviewen.
Diskutieren Sie mit
Viel Erfolg bei Ihren Skalierungsprojekten, und denken Sie darüber nach, einige Recruiting-Automatisierungstools zu verwenden, falls Sie in diesem Bereich Unterstützung benötigen.
Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, finden Sie mich in der People Managing People Community – einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Wirtschaftsführenden, die Wissen und Ideen teilen, um Ihnen beim beruflichen Vorankommen zu helfen und einen größeren Einfluss in Ihrer Organisation zu erzielen.
