Wie man die Candidate Experience während schnellen Wachstums aufrechterhält
Eine großartige Candidate Experience zu schaffen ist entscheidend, wenn Sie die richtigen Personen für Ihre Positionen einstellen möchten.
Auch wenn der Einstellungsprozess eine spannende Zeit innerhalb einer Organisation ist, ist er nicht ohne Herausforderungen, und es besteht die Gefahr, dass schlechte Kandidatenerfahrungen entstehen.
Mit dem Auftrag, schnell neue Talente zu gewinnen, werden die meisten sofort über Automatisierung und großflächiges Kandidatenmarketing sprechen.
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Allerdings könnten Sie feststellen, dass Ihre Kandidaten-Feedbackwerte, sei es in Ihren Umfragen oder auf Glassdoor, als Folge sinken.
Warum?
Weil es das Missverständnis gibt, dass eine gute Candidate Experience und schnelles, skalierbares Recruiting sich gegenseitig ausschließen.
Doch das stimmt nicht!
Während meiner Zeit bei einem FAANG habe ich die EMEA-Mitarbeiterzahl verdoppelt und gleichzeitig unseren Kandidaten-Feedback-Score verdoppelt.
Dieser Artikel erklärt, wie mein Team und ich das erreicht haben. Doch zunächst eine kurze Definition.
Was ist die Candidate Experience?
Die Candidate Experience ist die Erfahrung, die Kandidaten während Ihres Recruiting-Prozesses machen.
Sie wird durch Faktoren wie Kommunikation, Dauer, Schwierigkeitsgrad, die Qualität der Interviews und die Effizienz des gesamten Prozesses beeinflusst.
Warum ist die Candidate Experience wichtig?
Die Arbeit an einer positiven Candidate Experience hat viele Vorteile, unter anderem:
- Mehr Zusagen für Einstellungen erhalten
- Bessere Kandidatenqualität erhalten
- Bessere Einstellungsentscheidungen treffen
- Zeit und Ressourcen intern sparen
- Eine stärkere Arbeitgebermarke aufbauen.
Sie kann sogar das Mitarbeiterengagement und die Bindung beeinflussen, da Ihre Beschäftigten wahrscheinlich darauf achten, wie Sie mit Kandidaten umgehen—manche davon sind vielleicht sogar eigene Empfehlungen!
Wie schafft man eine großartige Candidate Experience?
Hier sind meine Strategien, wie Sie Wachstum und Candidate Experience in Einklang bringen, damit Ihr Unternehmen nicht den Ruf bekommt, Kandidaten wie Nummern in einer Lotto-Ziehungsmaschine zu behandeln.
Bei den folgenden Punkten ist es wichtig, an alle Kontaktpunkte zu denken, die Sie mit Kandidaten haben werden, und wie Sie diese am besten nutzen, um die Beziehungen zu Bewerber:innen zu stärken.
Erstellen Sie einen klaren Personalplan
Es erscheint einfach und vielleicht weniger direkt relevant, aber mit einem guten Personalplan zu starten—sei es zum Quartals-, Jahresbeginn oder nach einer Finanzierungsrunde—ist essenziell.
Treffen Sie alle Ihre Geschäftsbereichsleiter:innen und stellen Sie sicher, dass Sie Zeit einplanen, um über die Situation ihrer Teams und die Auswirkungen der Unternehmensziele auf den erforderlichen Ressourceneinsatz zu sprechen.
In meinen Meetings spreche ich immer die folgenden Punkte an:
Aktuelle Kompetenzressourcen
- Was fällt ihnen leicht, und worin ist das aktuelle Team besonders stark?
- Wer sind die Top-Talente, gibt es jemanden mit Potenzial zur Beförderung, und müssen wir Ersatz einstellen?
Kompetenzlücken
- Womit hat das Team aktuell Schwierigkeiten?
- Wofür muss extern eingestellt werden und was lässt sich im Team entwickeln (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit Learning & Development)?
- Wer zeigt Leistungsdefizite, und sollten wir bereits an eine Nachfolge denken?
Die Stellenbeschreibungen und strukturierten Interviews müssen darauf aufbauen und aktuell sein.
Oft ist die Versuchung da, alte Stellenausschreibungen, Anzeigen und Interviewfragen zu recyceln. Ich empfehle jedoch, alles zu prüfen und zu bewerten, ob sie für die anstehenden Einstellungen wirklich hilfreich sind.
Sie ersparen sich viel Arbeit im weiteren Verlauf, wenn Sie die Stellenbeschreibung nicht ständig nachbessern müssen.
Legen wir Personal zu Reaktionszwecken oder für Wachstumsimpulse nach?
Tatsächlich ein äußerst wichtiger Unterschied. In Teams wie Produkt, Technik oder Support wird meist eingestellt, um Wachstum aufzufangen, während kommerzielle Teams auf die Schaffung von Wachstum abzielen.
Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Führungsebene sprechen, sodass beide Arten von Einstellungen ausgewogen betrachtet werden (Umsatzgenerierende Rollen sollten zumeist Vorrang haben!).
Was passiert, wenn wir nicht einstellen?
Dies ist eine hervorragende Basis für alle – Talent und das Unternehmen –, um zu verstehen und im Hinterkopf zu behalten, welche Auswirkungen es hätte. So bleibt das Talent-Team auf der Suche nach den richtigen Personen und die Geschäftsleitung reaktionsfähig bei ihren Entscheidungen.
Priorisierung zwischen den Rollen
Wenn es mehrere Positionen gibt und Sie mit vielen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, können Sie nicht alle Positionen gleichzeitig besetzen – insbesondere, wenn es mehr als 30 Positionen sind, die jeweils viel Recherche und Ansprache benötigen.
Den Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin schon zu Beginn zum Thema Priorisierung zu bringen, hilft Ihnen später dabei, die eigenen Prioritäten sowie die des Talent-Teams besser zu setzen.
Das sollte bedeuten, dass Sie, wenn Sie bereit sind, eine Position auszuschreiben, vermeiden, die Zeit der Kandidat:innen zu verschwenden, indem Sie sie ansprechen und dann plötzlich die Position einfrieren oder im laufenden Prozess wiederholt anpassen müssen, was die Position eigentlich ist.
Zeitverschwendung ist eine der Hauptursachen für eine schlechte Kandidatenerfahrung, dicht gefolgt von frustrierenden Bewerbungsprozessen.
Für eine tiefergehende Betrachtung lesen Sie meinen Artikel zum Thema nachhaltiger Einstellungsplan.
Machen Sie daraus ein gemeinschaftliches Unterfangen
Wenn Sie schon mal bei einem Amazon-Unternehmen gearbeitet haben, haben Sie diesen Satz vermutlich oft gehört. Hier ist eine neue Version: „Was braucht es, um unser Ziel zu erreichen?“
Sie sollten ungefähr wissen, wie beispielsweise die Abschlussquoten aussehen, etwa 4 Zusagen für je 5 Angebote in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie den genauen Wert kennen, können Sie rückwärts planen – also eine Pyramide statt eines Trichters.
Das gibt Ihnen einen groben Überblick über den Arbeitsumfang. Danach können Sie es in Ihr bevorzugtes Projektmanagement-Tool übertragen – Kanban für den Überblick oder Gantt, wenn Sie eine kurzfristige Einstellungsoffensive planen, zum Beispiel.
Nachfolgend ein Beispiel für ein Kanban-Board von mir mit wenigstens ungefähren Zielzahlen.
Der nächste Schritt ist extrem wichtig: Teilen Sie die Projektübersicht mit dem Hiring Manager und dem gesamten Einstellungsteam!
Machen Sie daraus ein gemeinschaftliches Unterfangen und laden Sie das Team dazu ein, aktiv mitzuarbeiten. So unterstützen Sie sie dabei, mehr Verantwortung zu übernehmen.
Alle müssen wissen, was im Kalender bevorsteht, und falls Wachstum für das Unternehmen wichtig ist, müssen alle das Thema Einstellung klar priorisieren – was wiederum bedeutet, dass sie wissen müssen, wie viel Zeit sie in den Recruiting-Prozess investieren sollten.
Egal, wie gut Ihr Einstellungsprozess optimiert ist, er kostet viel Zeit. Wenn Sie Einstellungen kooperativer gestalten, verteilt sich die Last und das Erlebnis wird für alle verbessert.
Stellen Sie sicher, dass Interviews effizient und ansprechend sind
Wenn ich effizient sage, meine ich NICHT, dass das Interviewverfahren überstürzt werden muss – ganz und gar nicht!
Aber gerade wenn Sie schnell wachsen, müssen oft viele Interviews stattfinden. Das Beste aus der zur Verfügung stehenden Zeit zu machen, ist entscheidend.
Hier finden Sie eine einfache Anleitung, worauf Sie achten sollten, damit Ihre Kandidatinnen und Kandidaten ein positives Erlebnis haben.
Schritt 1: Standardisieren Sie den Interviewprozess.
Das hilft Ihnen dabei, Kandidat:innen schneller miteinander zu vergleichen und sorgt dafür, dass bestimmte Vorurteile weniger stark zum Tragen kommen.
Schritt 2: Überprüfen Sie die Interviewfragen und wann Sie sie stellen.
Starten Sie mit Fragen, die Ihnen Einblicke in die als wesentlich eingestuften Kompetenzen für diese Position geben. Arbeiten Sie sich dann zu den wünschenswerten Fähigkeiten vor. Auf diese Weise bewegen Sie sich von qualifizierten zu den besten Kandidat:innen.
Stellen Sie sicher, dass es gut durchdachte Fragen sind, die auf den Kern der Erfahrung zielen. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie immer Was, Wie und Warum.
Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie einen besonders schwierigen Kunden überzeugt haben. Was war herausfordernd an dieser Person? Wie haben Sie die Situation gedreht? Warum haben Sie gerade diese Methode/diese Information/diese Strategie gewählt und nicht eine andere?
Schritt 3: Bewertungen überprüfen
Stellen Sie sicher, dass jede Bewertung zweckmäßig ist und zur ausgeschriebenen Rolle passt. Sie sollte herausfordernd sein, aber den Kandidaten auch nicht zu viel Zeit kosten – ebenso wenig wie Sie für die Überprüfung benötigen sollten. Sie möchten schließlich nicht im Bereich des vampirischen Recruitings landen.
Für ausführlichere Informationen zu fokussierten und ansprechenden Interviews lesen Sie meinen Artikel über so führen Sie ein Interview mit jemandem.
Vergessen Sie nicht die Grundlagen
Bei all dem Gerede über effiziente Interviews dürfen Sie nicht vergessen: Für die Candidate Experience können Sie mit einem guten Interview wirklich punkten – oder eben alles verspielen.
Hier verbringen Kandidaten die meiste Zeit mit Ihnen. Auch wenn Sie keine spektakuläre Karriereseite mit tollen interaktiven Features haben, kann ein tolles Interviewerlebnis das locker wettmachen.
Das heißt jedoch nicht, dass das Interview einfach sein sollte! Die meisten Kandidaten bevorzugen sogar Interviews, die sie herausfordern und zum Nachdenken über ihre Expertise anregen, daher bleibt der obige Tipp zum effizienten Interview weiter gültig.
Ich möchte Ihren Fokus aber auf die Grundlagen lenken, die – wenn sie stimmen – vermutlich kaum Lob einbringen, aber wenn Sie sie falsch machen, bekommen Sie garantiert Kritik.
Stellen Sie immer sicher, dass Sie:
- Stellen Sie sich vor und erzählen Sie, was Sie im Unternehmen machen
- Wenn es das erste Interview ist, stellen Sie auch das Unternehmen vor
- Geben Sie den Kontext, was Sie in diesem Interview besprechen möchten
- Beruhigen Sie den Kandidaten – ob online oder persönlich – dass er jederzeit eine Pause machen kann, um Wasser zu holen oder auf die Toilette zu gehen. Wir sind schließlich alle Menschen
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Lebenslauf des Kandidaten vorab angesehen haben und mit relevanten Fragen vorbereitet sind
- Seien Sie pünktlich (als Gastgeber gerne auch etwas früher)
- Behalten Sie die Zeit im Auge und sorgen Sie dafür, dass der Kandidat Zeit für eigene Fragen bekommt
- Lächeln Sie und zeigen Sie echtes Interesse an Ihrem Gegenüber!
Klingt grundlegend, aber ich erlebe immer wieder, dass Menschen einen oder mehrere dieser Punkte vergessen – das fällt garantiert auf.
Die oben genannten Dinge kosten nichts, bringen Ihnen aber viele Punkte bei der Candidate Experience, während viele Arbeitgeber sie überspringen und es mit auffälligen Karriereseiten wettmachen wollen.
Richten Sie einige Automatisierungen zur Effizienzsteigerung ein
Bitte beachten Sie die Betonung auf „einige“!
Die gängige Faustregel: Je mehr Zeit ein Bewerber ins Interview mit dem Recruiter investiert hat, desto mehr Zeit sollten Sie für Feedback, Beratung und Aufmerksamkeit aufbringen.
Es ist eine wechselseitige Beziehung. Großartiges Kandidaten-Feedback hilft sowohl ihnen als auch Ihrem Team, sich weiterzuentwickeln.
Gibt es 1–2 Kandidaten unter vielen, die das ausnutzen werden?
Ja, aber bei allen anderen haben Sie dazu beigetragen, den manchmal sehr stressigen Bewerbungsprozess menschlicher zu gestalten.
Moderne Bewerbermanagement-Systeme (ATS) und Recruiting-Software bieten allerlei Automatisierungsmöglichkeiten. Hier sind ein paar, die Sie nutzen sollten:
- Massen-/geplante E-Mails – können für Absagen, Benachrichtigungen oder das Arrangieren nächster Schritte mit Kandidaten genutzt werden
- Karriereseiten-Verwaltung für den ersten guten Eindruck
- Bewerberfragen – das Vorabstellen von einfachen „Checkbox“-Fragen kann den Bewerbungsprozess verschlanken
- Chatbots, die einige häufig gestellte Bewerberfragen beantworten können
- Befragungen zur Candidate Experience – automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten im Interviewprozess (meine Empfehlung: am Schluss).
Zum Beispiel können Sie die häufigsten Ablehnungsgründe bei der CV-Prüfung automatisch abwickeln – vielleicht erfüllen sie nicht das Talent-Niveau oder leben in der falschen Zeitzone. Erstellen Sie ein paar Vorlagen für die häufigeren Gründe.
Es dauert höchstens 2 Sekunden mehr, den richtigen Grund auszuwählen – auch wenn die Angst besteht, dass Kandidaten darauf defensiv oder sogar verärgert reagieren könnten, schätzen die meisten abgelehnten Bewerber, dass Sie ihre Situation bewertet und begründet haben.
Das spiegelt Ihre Unternehmenskultur wider – und die Kandidaten wissen dann auch, ob sie sich künftig wieder bei Ihnen bewerben sollten!
Sie können außerdem einige E-Mails automatisieren, während Sie Bewerbende durch verschiedene Phasen und Folgeprozesse bewegen, z. B.: In der Einladung zum Erstgespräch können Sie ein vorab aufgenommenes Video/Loom (oder ein anderes Tool für Videointerviews) beifügen, in dem erläutert wird, was der nächste Schritt im Bewerbungsprozess umfasst.
Ich finde es hilfreich, eine visuelle Darstellung des Einstellungsprozesses zu erstellen – wie eine Landkarte!
Wann Sie nicht automatisieren sollten
Wie oben erwähnt, gilt: Je mehr Zeit ein Bewerber oder eine Bewerberin im Interviewprozess verbringt, desto weniger automatisierte Kommunikation sollte er oder sie erhalten.
Sobald sie in die fortgeschrittenen Phasen kommen, sollten Sie mit ihnen telefonieren und direkt interagieren (das können Sie selbst oder die einstellende Führungskraft sein).
Sie müssen einschätzen, ob der oder die potenzielle neue Mitarbeitende für die Rolle begeistert ist. Begeisterung ist nicht bei allen gleich, also gehen Sie wirklich auf die Motivationen ein!
Seien Sie neugierig, was Menschen und deren Erwartungen als Kandidat angeht – sie könnten bald Ihre Kolleg:innen sein! Das hilft Ihnen außerdem später bei der Jobzusage.
Hier ist ein Beispiel für einen Ablauf aus meiner Praxis:
Vielleicht denken einige von Ihnen bereits: „Das ist eine ganze Menge Arbeit!“ Ja, das ist es, aber Skalierung bedeutet viel Arbeit und Sie können nicht alle menschlichen Kontakte automatisieren.
Menschen stellen Menschen ein, nicht Unternehmen, nicht Algorithmen, nicht Zapier.
Denken Sie an nicht-automatisierte Absagen
Sie werden einige Bewerbende haben, die Sie gescreent haben oder die mehrere Schritte des Interviewprozesses durchlaufen haben und nicht weitergekommen sind.
Auch hier gilt: Je mehr Zeit sie mit Ihrem Unternehmen verbracht haben, desto mehr Aufmerksamkeit sollten Sie ihrer Absage schenken.
Geben Sie den Bewerbenden ein ordentliches Feedback
Feedback ist aus zwei Gründen extrem wichtig:
- Es gibt Bewerbenden etwas, woran sie arbeiten können
- Es sorgt dafür, dass Recruiter:innen und Teams für ihre Ablehnungsgründe Rechenschaft ablegen müssen. Das bedeutet: Keine Floskeln wie „kein Cultural Fit“ ohne Erklärung. Manchmal sind die Gründe für das „Warum“ nicht schön, deshalb muss das Talent Acquisition Team genauer hinsehen. Ich hoffe, dass Sie nichts Negatives aufdecken, aber es ist möglich!
In der EMEA-Region, mit dem Aufkommen von DSGVO-getriebenen Auskunftsersuchen (DSARs), darf Feedback nicht mehr verweigert werden – Bewerbende können alle ihre Daten samt Bewertungsunterlagen anfordern.
Sorgen Sie dafür, dass die Recruiting-Teams das wissen, damit sie sich bewusst machen, weshalb sie jemanden weiterlassen oder ablehnen. Lassen Sie sie einen Business Case präsentieren.
Sogar Amazon kann heutzutage kein Feedback mehr verweigern – ich weiß das, immerhin habe ich dort DSARs bearbeitet!
Feedback und Bewertungsbögen regelmäßig prüfen
Prüfen Sie regelmäßig die Bewertungsbögen der Interviewenden, um zu sehen, ob sie den Anforderungen entsprechen!
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Liefern sie eine nachvollziehbare Begründung?
- Gibt es eine klare Übersicht aller gestellten Fragen und gegebenen Antworten?
- Gibt es ausreichend Details?
- Entspricht die Schlussfolgerung dem restlichen Feedback oder gibt es irgendwo eine Voreingenommenheit?
All das gibt Ihnen Aufschluss darüber, wo Sie gegebenenfalls eingreifen und Gesprächsführende korrigieren müssen, die Bewerbende nicht gleich behandeln oder eine schlechte Erfahrung bieten.
Eine dreizeilige Bewertung nach einem 45-minütigen Interview lässt mich daran zweifeln, ob jemand dem Gespräch überhaupt Aufmerksamkeit geschenkt hat!
Sie können viele Aspekte im Prozess steuern, aber die Interaktionen im Interview machen den Großteil der Candidate Experience aus. Behalten Sie dies im Blick und weisen Sie darauf hin, wenn die Standards nicht erfüllt werden.
Wenn Sie nach den Interviews oder im letzten Schritt mit Bewerbenden sprechen, fragen Sie, wie sie ihren Interviewablauf bis dahin empfunden haben.
Bonustipps
Denken Sie daran, dass Menschen eher eine negative Bewertung hinterlassen als eine positive. Achten Sie deshalb darauf, möglichst wenig wirklich negative Erfahrungen zu verursachen und behalten Sie das Feedback stets im Blick.
Werden ein oder zwei Kandidaten im Laufe des Prozesses aussortiert?
Vielleicht – kein Prozess ist perfekt – aber Sie wollen nicht als das Unternehmen bekannt sein, das sich nie bei Bewerbern meldet, nur Kandidaten priorisiert, die den Prozess durchlaufen, und die anderen einfach ignoriert.
Einige zusätzliche Tipps:
- Weniger Meetings abhalten: Wenn Sie wie oben beschrieben vorgegangen sind und Talent, einstellende Führungskraft sowie das Einstellungsteam auf demselben Stand sind, dann reduzieren Sie die Anzahl der Meetings. Wenn Sie mehr als 4 Positionen mit derselben Führungskraft besetzen, sind vielleicht 2 Meetings pro Woche notwendig, ansonsten genügt eines.
- Sparen Sie nicht an der Planung. Verbringen Sie 10 % mehr Zeit mit der Planung, als Sie eigentlich für nötig halten.
- Greifen Sie zum Telefon und rufen Sie die Person an. Ich weiß, Sie denken, Sie sind sehr beschäftigt und haben keine Zeit, aber wenn ein Anruf nur 3 Minuten dauert (z. B. eine Absage oder Ähnliches), dann machen Sie es einfach. Wenn Sie sich daran halten, schaffen Sie in einer halben Stunde viele Anrufe!
- Behalten Sie Recruiting-Kennzahlen und Daten im Blick. Verwenden Sie ein zentrales Projektmanagement-Board, z. B. Kanban, als einzige Quelle der Wahrheit dafür, ob Sie Ihre Meilensteine rechtzeitig erreichen. Falls dies nicht der Fall ist, schlagen Sie möglichst früh Alarm und holen sich rechtzeitig Unterstützung vom Team oder den Führungskräften (lassen Sie auch diese aktiv suchen!).
Denken Sie daran: Eine bessere Kandidatenerfahrung zu schaffen – selbst beim schnellen Wachstum – bedeutet nicht, dass Sie übereilte Entscheidungen treffen oder leichte Vorstellungsgespräche führen. Es bedeutet, einen reibungslosen Bewerbungsprozess zu bieten und mit klarer Zielsetzung zu interviewen.
Beteiligen Sie sich am Austausch
Viel Erfolg bei Ihren Skalierungsmaßnahmen! Ziehen Sie in Erwägung, einige Recruiting-Automatisierungstools zu nutzen, wenn Sie hierbei Unterstützung benötigen.
Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, finden Sie mich in der People Managing People Community – einer unterstützenden Community von HR- und Business-Leadern, die ihr Wissen und ihre Ideen teilen, um Sie in Ihrer Karriere voranzubringen und mehr Wirkung in Ihrem Unternehmen zu erzielen.
