So erstellen Sie ein Stellenangebot: 10 Schritte + E-Mail-Vorlage

So machen Sie ein Stellenangebot

Auch wenn das Stellenangebot das Ende des Einstellungsprozesses darstellt, beginnt das Abschließen von Kandidaten (d. h. sicherzustellen, dass sie das Angebot annehmen) in dem Moment, in dem Sie zum ersten Mal mit ihnen sprechen und ihre Informationen in Ihre Rekrutierungssoftware eingegeben werden. 

Die Maßnahmen, die Sie in jeder Phase des Prozesses ergreifen, ermöglichen es Ihnen, sie in eine "abschließbare", "Ja, ich möchte im Unternehmen arbeiten!"-Einstellung zu versetzen (oder das Gegenteil zu bewirken und sie dazu zu bringen, sich selbst aus dem Prozess auszuwählen; auch das ist wichtig, damit keine der beiden Parteien Zeit verschwendet).

Der Aufbau einer guten Beziehung und eines Vertrauensverhältnisses zum Kandidaten ist das Wichtigste, da dies Ihre Angebotsannahmequote (OAR) hoch halten wird. Eine gute OAR liegt im Allgemeinen bei etwa 90 %.

Hier finden Sie eine Anleitung in 10 Schritten, wie Sie dem richtigen Kandidaten ein Stellenangebot machen, sobald Sie ihn gefunden haben. Auf einige dieser Punkte gehen wir weiter unten im Artikel noch näher ein, aber diese Schritte sind ein guter Ausgangspunkt.

Schritt 1: Schnell handeln

Warten Sie nach dem Abschlussgespräch nicht mit der Entscheidung. Sprechen Sie mit allen Mitgliedern des Einstellungsteams, um das Feedback zum Vorstellungsgespräch zu besprechen und zu einem Urteil zu gelangen, mit dem sich alle wohlfühlen.

Viele Kandidaten haben sich auf mehrere Stellen beworben und könnten jederzeit ein Angebot für eine dieser Möglichkeiten erhalten. Daher ist es wichtig, ihnen zeitnah zu antworten.

Schritt 2: Rufen Sie an

Kontaktieren Sie die Kandidaten noch am selben Tag wie ihr Abschlussgespräch oder innerhalb eines Tages nach Ihrer Entscheidung. Dies zeigt Ihr Interesse und reduziert den Stress des Kandidaten.

Unterbreiten Sie das Stellenangebot telefonisch, bevor Sie eine E-Mail mit einem formellen Angebotsschreiben senden. Wenn die Person nicht erreichbar ist, hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten oder schreiben Sie eine E-Mail, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren.

Schritt 3: Zeigen Sie Begeisterung

Zeigen Sie während des Gesprächs Begeisterung. Loben Sie den Kandidaten und fragen Sie, wie er sich mit dem Angebot fühlt. Sie möchten vor dem Eintritt in das Team ein wenig Vorfreude wecken.

Schritt 4: Begründen Sie die Entscheidung

Jeder freut sich über ein wenig Bestätigung und das Gefühl, dass seine Anstrengungen und seine Zeit wirklich geschätzt wurden. Erklären Sie, warum die Wahl auf diese Person gefallen ist, und heben Sie ihre Erfahrung, Fähigkeiten und Eignung für das Unternehmen hervor.

Schritt 5: Besprechen Sie Vergütung und Zusatzleistungen

Nennen Sie das Grundgehalt und die wichtigsten Zusatzleistungen. Machen Sie Angaben zu bezahltem Urlaub, Versicherungen und etwaigen Probezeiten. Räumen Sie dem Kandidaten außerdem Gelegenheit ein, Fragen zu diesen Themen zu stellen.

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Schritt 6: Holen Sie eine Antwort ein

Wenn der Kandidat nicht sofort zusagt oder ablehnt, fragen Sie nach seiner Einschätzung und setzen Sie eine Frist für seine Entscheidung. Damit soll der Kandidat nicht unter Druck gesetzt werden; vielmehr sollen die Bedürfnisse des Unternehmens im Blick behalten werden, da Sie andere Kandidaten kontaktieren oder den Bewerbungsprozess neu starten müssen.

Schritt 7: Bitten Sie um zusätzliches Feedback

Fragen Sie, ob der Kandidat noch Fragen hat oder ob es etwas anderes gibt, das Sie wissen müssen. Stellen Sie Ihre Kontaktdaten für weitere Fragen zur Verfügung und erkundigen Sie sich, ob er bereit wäre, Ihnen Feedback zu seinen Erfahrungen während des Einstellungsprozesses zu geben.

Schritt 8: Bestätigen Sie das Eintrittsdatum

Es ist großartig, dass Sie Ihren Kandidaten gefunden haben und er das Angebot annehmen möchte, aber er ist noch nicht offiziell Ihr Mitarbeiter, bis er Zeit hatte, andere Beschäftigungsverhältnisse zu beenden und seinen Zeitplan zu organisieren.

Besprechen Sie ein mögliches Eintrittsdatum und berücksichtigen Sie bereits bestehende Verpflichtungen bezüglich einer Auszeit.

Schritt 9: Senden Sie ein schriftliches Angebot

Senden Sie das Angebotsschreiben per E-Mail oder teilen Sie es über eine Plattform für elektronische Signaturen. Fügen Sie Bedingungen wie Gehalt, Zusatzleistungen, Stellenbezeichnung, rechtliche Verpflichtungen, bezahlten Urlaub, Antwortfrist, Startdatum und den Namen der Führungskraft hinzu.

Wenn eine Hintergrundprüfung erforderlich ist, erklären Sie unbedingt, dass das Angebot an Bedingungen geknüpft ist. Dienste zur Überprüfung von Mitarbeitenden können dazu beitragen, dass dieser Prozess schnell abgeschlossen wird.

Schritt 10: Nachfassen und die Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn einleiten

Kontaktieren Sie die Person, um sicherzustellen, dass sie das Angebotsschreiben erhalten hat, und beantworten Sie alle weiteren Fragen. Sobald sie das Schreiben unterschrieben und zurückgesendet hat, ist es an der Zeit, sie in Ihren Vorbereitungsprozess vor dem Arbeitsbeginn aufzunehmen.

Personalverantwortliche, die an Konferenzen für Personalbeschaffung teilnehmen, können effektive Strategien für die Erstellung wettbewerbsfähiger Stellenangebote kennenlernen. Durch die Teilnahme an Konferenzen erhalten Sie Einblicke, wie Sie überzeugende Stellenangebote formulieren, die Kandidatinnen und Kandidaten nicht ablehnen können.

Tipps für die Unterbreitung eines Stellenangebots

Auch wenn das Gehalt immer ein wichtiger Faktor sein wird (schließlich müssen Menschen ihre Rechnungen bezahlen!), gibt es wahrscheinlich noch andere Faktoren, die die Entscheidung beeinflussen. Es ist Ihre Aufgabe, herauszufinden, welche das sind, damit Sie feststellen können, ob Ihr Stellenangebot auch diesen Anforderungen entspricht.

Allgemeine Motivationsfaktoren für alle Menschen lassen sich einigen Kategorien zuordnen (die Liste ist natürlich nicht vollständig):

• Monetäre Vergütung
• Aufgabenbereich der Rolle
• Wachstum des Unternehmens
• Unternehmenskultur (des Unternehmens und des Teams)
• Standort
• Arbeiten im Homeoffice
• Branche. 

Eine globale Studie der Manpower Group ergab, dass 40 % der Kandidatinnen und Kandidaten die zeitliche Flexibilität als einen ihrer drei wichtigsten Motivationsfaktoren bei der Annahme einer neuen Stelle betrachten. Heben Sie daher unbedingt alle Richtlinien hervor, die Sie für das Arbeiten im Homeoffice, hybride oder flexible Arbeitsmodelle sowie für die Arbeitszeitplanung eingeführt haben.

Stellen Sie persönliche Fragen

Vorstellungsgespräche sind persönlich, so ist es nun einmal. Wen wundert es – Sie stellen schließlich eine Person ein!

Hier sind einige Fragen, die Sie ab dem ersten Gespräch einflechten können:

• Fragen Sie direkt: Warum möchten Sie wechseln? Warum haben Sie diesem Gespräch zugestimmt? Wie ist Ihre aktuelle Situation?
• Fragen Sie nach den beruflichen Zielen der Person.
• Wenn die Person derzeit in einem Start-up arbeitet: Gefallen ihr diese Denkweise und dieses Umfeld? Wenn nicht: Ist sie für ein solches Umfeld offen oder auf der Suche danach?

Erhalten Sie die Antworten auf diese Fragen möglichst zu Beginn des Gesprächs, damit Sie sie später in dem Teil Ihres Gesprächs, in dem Sie Ihr Unternehmen und die Rolle beschreiben, dezent aufgreifen und darauf eingehen können (falls zutreffend).

Beispiel:

Interviewer: „Warum möchten Sie wechseln?“

Kandidatin/Kandidat:„Ich arbeite derzeit in einem großen Unternehmen und möchte irgendwohin wechseln, wo es weniger Bürokratie und weniger Hindernisse bei der Entscheidungsfindung gibt.“

Sie können diese Informationen später in Ihre Argumentation einbinden und hervorheben, wie dynamisch und eigenverantwortlich Ihr Unternehmen arbeitet.

Author's Tip

Ein wichtiger Hinweis ist jedoch, dass Sie nicht versuchen, alles abzudecken, wonach die Person sucht. Sie suchen nach Stellen, an denen sich das, was Ihr Unternehmen bietet (Ihr Arbeitgeberwertversprechen), und die Wünsche der Kandidatin bzw. des Kandidaten ganz natürlich überschneiden.

Es ist völlig in Ordnung, Menschen dabei zu unterstützen, sich selbst aus dem Prozess herauszufiltern.

Wenn eine Kandidatin oder ein Kandidat beispielsweise unternehmerisches Denken und Eigenständigkeit sucht, Sie aber ein großes Unternehmen sind, in dem die Person eine Rolle innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen ausüben müsste, ist dies möglicherweise keine gute Übereinstimmung!

Ihr Unternehmen „verkaufen“

Ich setze „verkaufen“ in Anführungszeichen, denn obwohl genau das Ihre Tätigkeit ist, unterscheidet sie sich in Wirklichkeit deutlich davon, auf dem Markt Tomaten zu verkaufen!

In erster Linie sollte es Ihre Aufgabe sein, Informationen bereitzustellen. Das beginnt in dem Moment, in dem Sie eine Stellenbeschreibung verfassen, und setzt sich bis zum Onboarding fort.

Da Sie nun eine Vorstellung davon haben, was ihre Motivatoren sind, finden Sie hier einige Ideen, wie Sie diese mit Ihrem Unternehmen verbinden können:

Die Chance

• Sprechen Sie über das Potenzial Ihres Unternehmens, Ihre neuesten Produkteinführungen oder Ihre letzte Finanzierungsrunde sowie Ihre Ambitionen.
• Stecken Sie den Rahmen der Chance ab – scheuen Sie sich nicht, den Kandidaten dabei zu helfen, das Potenzial des Marktes zu berechnen!
• Teilen Sie die Produkt-Roadmap, Ihre Pläne für die Zukunft und wie diese Position dazu beitragen wird.
• Sprechen Sie über die anderen Teammitglieder und deren Qualifikationen.
• Sprechen Sie über die Weiterentwicklung (nicht unbedingt den beruflichen Aufstieg) und die Dinge, die Kandidaten lernen könnten (und was Sie im Gegenzug von ihnen lernen können). Anstatt über Entwicklungspfade zu sprechen (dafür gibt es zu viel Unsicherheit), könnten Sie Ihre eigene Entwicklungsgeschichte in Ihrem Unternehmen im Hinblick auf Einfluss und Verantwortung erzählen.

Ihre Werte

Sprechen Sie darüber, wie Sie und Ihr Team Ihre Werte jeden Tag leben. Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie oder jemand aus Ihrem Team Ihre Werte genutzt hat, um Entscheidungen zu treffen.

Überraschen und begeistern

Kandidaten werden in manchen Märkten wie Zahlen in einer Lottomaschine behandelt – hoffentlich werden Sie das nicht tun! 

Wenn Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um den Kandidaten zu überraschen, kann sich Ihr Angebot deutlich von allen anderen abheben und leichter angenommen werden.

Hier sind einige Ideen:

• Bieten Sie ihnen an, mit anderen Personen im Unternehmen zu sprechen, die einen ähnlichen Weg wie sie zurückgelegt haben.
• Bleiben Sie während des gesamten Prozesses mit dem Kandidaten in Kontakt. Wenn sie beispielsweise ein Gespräch mit anderen Personen geführt haben, fragen Sie sie, wie sie das Kennenlernen der anderen Teammitglieder fanden.
• Geben Sie individuelles Feedback, insbesondere Personen, die im Prozess sehr weit gekommen sind. Je weiter sie kommen, desto mehr Feedback sollte es geben. Aufgezeichnete Loom-Videos mit Feedback sind immer eine nette Geste.
• Achten Sie auf etwas, das sie während des Bewerbungsgesprächs erwähnen – vielleicht auf ihre Interessen. Vielleicht können Sie sie während des Onboardings damit überraschen!

Kurze Liste: Das sollten Sie tun und vermeiden

Das sollten Sie tun:

• Seien Sie gegenüber jedem Kandidaten transparent, was beispielsweise Ihr Angebot und die Anforderungen betrifft.
• Seien Sie ehrlich, wenn Ihnen der Kandidat gefällt, aber ebenso, wenn Sie Vorbehalte haben. Es ist vollkommen in Ordnung zu sagen: „Ihre Antworten hier haben mir wirklich gut gefallen, und Ihre Einstellung während des gesamten Prozesses hat mich zu der Überzeugung gebracht, dass Sie gut zu uns passen könnten. Die leichten Bedenken beziehen sich auf Ihre Erfahrung in X. Daher werde ich als Ihre Führungskraft dafür sorgen, dass Sie sich dort so schnell wie möglich einarbeiten, aber es ist auch etwas, das Sie berücksichtigen sollten.“ 
• Seien Sie darauf vorbereitet, ihnen mitzuteilen, dass Sie etwas noch einmal überprüfen müssen, falls Sie keine Antworten haben (z. B. zu Gehaltserhöhungen, jährlichen Auffrischungen von Beteiligungen usw.). Es ist in Ordnung, nicht sofort alle Antworten zu kennen, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Fragen überprüfen und auf die Kandidaten zurückkommen.

Das sollten Sie vermeiden:

• Machen Sie keine übertriebenen Versprechungen bei Dingen, bei denen Sie nicht sicher sind, ob Sie sie einhalten können, beispielsweise bei Gehaltserhöhungen. In den meisten Fällen können Sie einen möglichen Weg aufzeigen; stellen Sie es daher am besten so dar. Denken Sie daran: Entwicklungsmöglichkeiten bestehen nicht nur aus Titeln oder dem Wechsel ins Management.
• Versprechen Sie in keinem anderen Gespräch als dem Angebotsgespräch ein Angebot (z. B. in Bewerbungsgesprächen und Gesprächen vor dem Abschluss).
• Sagen Sie den Kandidaten nicht, dass sie die einzige Wahl sind, selbst wenn das der Fall ist. Sie sollten keine Katz-und-Maus-Beziehung mit dem Kandidaten anstreben, und keine der beiden Seiten sollte das Gefühl haben, die andere zu übermächtigen. Diese Entscheidung ist für beide Seiten gleichermaßen wichtig. Sie sollte im vollen Bewusstsein getroffen werden, dass es zwar sein kann, dass die Kandidaten uns mögen, es aber andere Unternehmen gibt, und dass es zwar sein kann, dass Sie sie mögen, es aber andere Kandidaten gibt.

Das Gespräch vor dem Abschluss

Wenn Sie das Gefühl haben, die Erwartungen des Kandidaten noch nicht ausreichend zu verstehen, können Sie durchaus ein Gespräch vor dem Abschluss führen. 

Idealerweise haben Sie bereits vor dem letzten Bewerbungsgespräch eine so gute Beziehung aufgebaut, dass Sie die Erwartungen kennen, aber das ist nicht immer der Fall!

In früheren Jahrzehnten waren Gespräche vor dem Abschluss sehr aggressive Instrumente, mit denen Kandidaten unter Druck gesetzt wurden, sich festzulegen, bevor Sie sich für sie entschieden hatten. 

Das ist nicht länger akzeptabel. Stattdessen sollten Sie auf Augenhöhe mit dem Kandidaten sprechen und ein offenes Gespräch über die bisherige Situation und seine Gefühle führen. 

So können Sie ein Gespräch beginnen, indem Sie Ihre Begeisterung zum Ausdruck bringen und andeuten, dass bald ein Angebot folgen wird: 

„Wir führen noch eine abschließende Abstimmung im Team durch, aber wir sind von Ihnen äußerst begeistert. Ich wollte mir nur kurz die Zeit nehmen, um einige abschließende Punkte zu besprechen.“

Fragen Sie anschließend, ob es noch Fragen oder Rückmeldungen zum Unternehmen oder zur Position, zum Prozess oder zu allem anderen gibt, was bisher besprochen wurde. Geben Sie dem Kandidaten Raum, mögliche Bedenken zu äußern.

Hier ist ein Beispielgespräch – kein Skript!

Aussage vor dem Abschluss: „Angenommen, wir würden Ihnen ein finanziell sinnvolles Angebot unterbreiten – könnten Sie sich vorstellen, bei uns anzufangen?“

Mögliche Antwort 1️⃣: Der Kandidat sagt „Ja“

Wenn er nicht gezögert hat und Sie ihn bevorzugt einstellen möchten, stellen Sie diese zusätzlichen Fragen:

1. „Haben Sie mit anderen Personen, die für eine Entscheidung erforderlich sind, über „Ihren Firmennamen“ gesprochen?“
2. „Wenn theoretisch alles gut liefe, wann könnten Sie frühestens anfangen?“

Mögliche Antwort 2️⃣: Der Kandidat ist sich unsicher, ob er anfangen würde:

1. Fragen Sie ganz offen: „Welche Gründe sprechen dafür bzw. was hält Sie zurück?“
2. Wiederholen Sie, was der Kandidat gesagt hat, um sicherzustellen, dass Sie ihn richtig verstanden haben. 
3. Besprechen Sie alle Bedenken, auf die Sie zu diesem Zeitpunkt eingehen können.
4. Fragen Sie: „Welchen Zeitrahmen haben Sie für Ihre Entscheidung?“

Mögliche Antwort 3️⃣: Der Kandidat besteht darauf, zuerst ein Angebot erhalten zu wollen und sich anschließend mit allem Weiteren zu befassen:

1. Die Wahrscheinlichkeit, dass er anfängt, ist geringer, aber letztendlich müssen Sie fortfahren. Stimmen Sie dieser Idee gut gelaunt zu: „Auf jeden Fall! Wir freuen uns riesig und melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.“
2. „Können Sie mir einige Ihrer Bedenken nennen – vielleicht kann ich direkt darauf eingehen?“
3. Fragen Sie: „Welchen Zeitrahmen haben Sie für Ihre Entscheidung?“
4. Schließen Sie ab, indem Sie die nächsten Schritte des Prozesses erläutern und den nächsten Gesprächstermin mit dem Kandidaten vereinbaren.

Eine Vereinbarung treffen 

Bei den oben genannten Szenarien 1 und 2 möchten Sie möglicherweise die folgende Frage stellen und die Reaktion des Kandidaten einschätzen. 

Sie können dies auch bei Szenario 3 fragen, sollten sich aber nicht wundern, wenn Sie dadurch keine konkrete Antwort erhalten. Versuchen Sie stattdessen herauszufinden, ob es neben der Höhe des Angebots weitere entscheidende Faktoren gibt.

Fragen Sie: „Wenn wir Ihnen das folgende Angebot machen würden (nennen Sie das Angebot in allen Einzelheiten, einschließlich Gehalt, Beteiligung, Zusatzleistungen usw.), würden Sie es annehmen?“

Wenn der Kandidat sagt, dass er das Angebot annehmen wird, haben Sie eine vorläufige Vereinbarung. Wenn er noch darüber nachdenkt, finden Sie heraus, warum, indem Sie die oben genannten Fragen erneut durchgehen. 

Ich möchte betonen, dass das oben beschriebene Gespräch idealisiert ist und nicht immer so verläuft. 

Manche Kandidaten haben möglicherweise nicht das Gefühl, Ihnen eine direkte Antwort geben zu können. Ziehen Sie sich daher einfach zurück und akzeptieren Sie, dass Sie vielleicht ein Angebot ohne Zusicherung machen müssen.

Ein Angebot machen – Vorlagen für das Gespräch und die E-Mail

Wahrscheinlich gibt es für jedes Angebot einen Genehmigungsprozess. Stellen Sie daher bitte sicher, dass alle Angebote, die Sie machen, von allen dafür zuständigen Personen genehmigt wurden (Finanzabteilung, Einstellungsmanager, CEO). 

Ich habe viel zu viele Personalvermittler mit jahrelanger Erfahrung gesehen, die zu den Kandidaten zurückkehren mussten und dabei mit eingezogenem Schwanz dastanden, weil sie zu voreilig gewesen waren. Lernen Sie aus ihren Fehlern!

Mein Rat ist, mit dem bestmöglichen Angebot aufzutreten. Dank Ihrer hervorragenden Vorbereitung und der Gespräche vor dem Abschluss sollten Sie eine sehr gute Vorstellung davon haben, welche finanzielle Gegenleistung erforderlich wäre, um den Kandidaten zu gewinnen. Legen Sie dies dem Genehmigungsausschuss vor. 

Meine Empfehlung ist, ein Gespräch zu vereinbaren und anschließend eine Bestätigungs-E-Mail zu senden. So nützlich E-Mails auch sind, ich bin nach wie vor fest davon überzeugt, dass es wichtig ist, die unmittelbare Reaktion eines Menschen auf ein Angebot tatsächlich zu hören oder zu sehen, denn das verrät Ihnen sehr viel.

Das Gespräch

Überbringen wir dem Kandidaten die gute Nachricht mit einem mündlichen Angebot!

Vereinbaren Sie das Gespräch zunächst per E-Mail, anstatt den Kandidaten unangekündigt anzurufen.

Der Grund dafür ist, dass Sie sicherstellen möchten, dass sich der Kandidat in der richtigen mentalen und körperlichen Verfassung befindet. Sie können in der E-Mail andeuten, dass es sich um gute Nachrichten handelt, und dadurch möglicherweise auch seine Vorfreude einschätzen.

Beginnen Sie das Gespräch damit, die Person zu fragen, wie sie den Einstellungsprozess bisher empfunden hat und welche Gedanken und Rückmeldungen sie dazu hat. Hören Sie zunächst zu, damit Sie einschätzen können, wie Sie vorgehen sollten.

Lassen Sie sie anschließend wissen, dass Sie sich sehr freuen würden, wenn sie zu Ihnen käme, und dass Sie dieses Gespräch führen, um ihr ein Jobangebot zu unterbreiten. 

Beginnen Sie damit, sowohl die Mission Ihres Unternehmens als auch die Mission der jeweiligen Rolle zu erläutern. Auf diese Weise können Sie der Person den Weg und den Plan aufzeigen und ihr helfen, sich bereits als Teil des Teams zu sehen.

Begeistern Sie sie dafür, zu Ihnen zu kommen, die Möglichkeiten ihrer Position grundlegend zu verändern und Arbeit zu schaffen, auf die sie später zurückblicken und denken kann: Das ist Teil ihres Vermächtnisses! (Das funktioniert vielleicht nicht bei jeder Person, ist aber nur eine Idee.)

Unterbreiten Sie das mündliche Angebot und erklären Sie es, insbesondere wenn es Bestandteile wie OTE, Unternehmensanteile oder Zusatzleistungen gibt, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können und einer Erläuterung bedürfen.

Beschreiben Sie den weiteren Ablauf und achten Sie darauf, folgende Punkte anzusprechen:

• Erklären Sie, welche Dokumente die Person erhalten und unterschreiben wird (Arbeitsvertrag oder formelles Angebotsschreiben).
• Nach der Unterschrift muss sie ihre Kündigung einreichen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder weiß, wie man kündigt, und setzen Sie niemanden unter Druck, vor Erhalt des Vertrags zu kündigen – das ist keine gute Praxis. Weitere Hinweise finden Sie weiter unten.
• Falls erforderlich, fragen Sie, ob die Person ihre Kündigungsfrist verkürzen kann (insbesondere in Europa relevant). Urlaub zu nutzen, um eine Kündigungsfrist „auszugleichen“, zählt nicht, da die Person weiterhin bei dem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sich aber lediglich im Jahresurlaub befindet.
• Führen Sie sie durch den Einarbeitungsprozess und vermitteln Sie ihr das Gefühl, bereits Teil des Teams zu sein.
• Fragen Sie, ob sie noch weitere Fragen hat, und ermutigen Sie sie, während des gesamten Prozesses Fragen zu stellen. Sie werden überrascht sein, wie viel diese kleine Geste dazu beiträgt, dass sich Menschen willkommen fühlen.

Die Person durch ihre Kündigung begleiten

Dies hängt von der Annahme des Angebots und davon ab, ob die Person zum festgelegten Startdatum beginnen kann. Sie können etwa Folgendes sagen:

„Wie wird Ihrer Meinung nach das Gespräch mit Ihrer Führungskraft verlaufen? – Erwarten Sie ein Gegenangebot? – Falls ja: Warum haben sie Ihnen die (höhere Position, Gehaltserhöhung, Beförderung) nicht schon vorher angeboten?“

Etwas, dessen Sie sich bewusst sein sollten, das Sie aber nicht unbedingt erwähnen müssen: Auch wenn Menschen durch Gegenangebote in Versuchung geraten, sprechen die Statistiken dagegen, ein Gegenangebot anzunehmen.

Das Unternehmen weiß nun, dass die Person gehen möchte, und versucht häufig, Zeit zu gewinnen, um einen Ersatz für sie zu finden. Diese Haltung ist sehr altmodisch, aber viele Unternehmen und sogar einzelne Führungskräfte denken noch immer so.

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Vorlage für eine E-Mail mit einem Jobangebot

Beachten Sie, dass Angebots-E-Mails in einigen Rechtsordnungen rechtsverbindlich sind. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dies berücksichtigen, wenn Sie nicht unbeabsichtigt Angebots-E-Mails versenden möchten.

An Orten wie dem Vereinigten Königreich und in den meisten europäischen Ländern müssen Sie nach der Angebots-E-Mail zusätzlich einen Arbeitsvertrag versenden (anders als in den USA, wo in den meisten Fällen nur ein formelles Angebotsschreiben erforderlich ist).

Hier ist ein Beispiel für eine Angebots-E-Mail, die ich versende:

Hallo X,

Vielen Dank für Ihre Zeit soeben – es war schön, uns auszutauschen!

Wie erwähnt, würden wir Ihnen gerne ein Angebot für die Position X bei Unternehmen X unterbreiten!

• Positionsbezeichnung
• Grundgehalt
• Unternehmensanteile
• Direkte Führungskraft: Name
• Dauer der Probezeit – falls relevant
• Sonstige relevante Informationen, etwa ein Frühunterzeichnungsbonus, das Startdatum usw.
• Übliche Zusatzleistungen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie das Angebot annehmen möchten oder noch Fragen haben. Das oben genannte Angebot steht unter dem Vorbehalt, dass wir zwei berufliche Referenzgespräche führen, von denen eines mit Ihrer derzeitigen oder letzten Führungskraft stattfinden sollte. Bitte stellen Sie deren Kontaktdaten einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer bereit und informieren Sie die betreffende Person darüber, dass wir sie in Kürze über einen dieser Wege kontaktieren werden. Wir senden Ihnen alle Unterlagen mit dem vereinbarten Startdatum X zu. Damit ich diese vorbereiten kann, teilen Sie mir bitte die folgenden Angaben mit:

1. Vollständiger Name
2. Derzeitige Adresse
3. Reisepass/Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis

Wir freuen uns sehr darauf, Sie im Team willkommen zu heißen! 

X

Darüber hinaus ist ein nützliches Merkmal von Bewerbermanagementsystemen, dass sie integrierte Vorlagen für Sie bereithalten.

Verhandlungen

Meine Empfehlung lautet, mit Ihrem besten Angebot voranzugehen und frühzeitig eine Einigung mit der Person auf eine konkrete Zahl und bestimmte Bedingungen zu erzielen – so sparen Sie allen Beteiligten Zeit!

Du solltest ihnen außerdem bewusst machen, dass du versuchst, mit deinem besten Angebot in das Gespräch zu gehen, und diesen Gedanken an oberste Stelle zu setzen.

Verhandlungen erfordern jedoch ein ausgewogenes Vorgehen!

Du solltest dich für niemanden völlig verbiegen – glaub mir, am Ende funktioniert das nie. Ebenso wenig solltest du völlig stur sein und dich überhaupt nicht auf ein Gespräch einlassen.

Betrachte Recruiting wie Dating. Wenn du dich zu schwer erreichbar machst – wir sind erwachsene Menschen, das ist manipulativ! Wenn du alles tust und die andere Partei sich kaum einbringt oder zu anspruchsvoll ist, ist das ebenfalls nicht gut.

Lege einfach deine Karten auf den Tisch und stelle sicher, dass du transparent bist. Dann bittest du die andere Person, ebenso transparent zu sein wie du. Wenn sie das nicht ist und am Ende nicht bei euch anfängt, sollte es wohl so sein.

Denk darüber nach: Wenn du gegenüber der Kandidatin oder dem Kandidaten ehrlich und offen bist und die Person anschließend versucht, mit dir zu spielen oder dich zu manipulieren, brauchst du diese Energie und Haltung nicht.

Wenn du Verhandlungen für angemessen hältst und dich damit wohlfühlst, stelle sicher, dass du innerhalb der Gehaltsspanne entsprechenden Spielraum hast und auch die interne Gehaltsparität gewährleistet ist.

Du solltest außerdem nicht allen erlauben, so stark zu verhandeln, wie sie möchten, denn irgendwann entsteht dadurch ein großer geschlechtsspezifischer Gehaltsunterschied. Immer wieder zeigt sich, dass Frauen nicht so stark verhandeln wie Männer!

Hier ist etwas, das ich Kandidatinnen und Kandidaten während der Angebotsphase sage, da ich dafür sorge, dass die Gehaltsspannen in den Unternehmen, für die ich arbeite, wettbewerbsfähig und aktuell bleiben:

„Wir haben mit einer Vergütungsberatung zusammengearbeitet, um ein System aus Karrierestufen und den dazugehörigen Gehaltsspannen zu entwickeln. Dieses neue System trägt dazu bei, Angebote wettbewerbsfähig und fair zu gestalten, indem wir – angepasst an die Lebenshaltungskosten – etwa das 80. Perzentil des marktüblichen Gehalts zahlen. Außerdem können wir dadurch ein deutlich faireres System für bestehende und zukünftige Mitarbeitende schaffen, indem wir Verhandlungen aus dem Prozess herausnehmen. Andernfalls belohnen wir lediglich gute Verhandlungstalente, anstatt Angebote auf Erfahrung und Fähigkeiten zu stützen.“

Das hat meiner Erfahrung nach drei wesentliche Vorteile:

1. Es macht deine Position klar, sodass es weniger Hin und Her bei Verhandlungen über Kleinigkeiten gibt.
2. Es zeigt, dass die von dir erstellten Gehaltsspannen nicht einfach aus der Luft gegriffen sind.
3. Es zeigt dein Engagement für Gleichbehandlung und interne Gehaltsparität.

Nach dem Abschluss

Herzlichen Glückwunsch, dein Angebot wurde angenommen! Doch nur weil die Kandidatin oder der Kandidat das Angebot angenommen hat, ist deine Arbeit noch nicht beendet. 

Lass deine neue Mitarbeiterin oder deinen neuen Mitarbeiter nicht das Gefühl bekommen, dass du vom Erdboden verschwunden bist und sie oder ihn allein gelassen hast (du solltest die Person natürlich auch nicht ständig überwachen).

Der Einstellungsprozess kann schwierig sein. Zeige daher, dass auch die neue Person ihren Teil dazu beigetragen hat.

Sobald sie oder er den Arbeitsvertrag bzw. das formelle Angebotsschreiben unterschrieben hat, bleib in Kontakt und erkundige dich, wie die Kündigung beim bisherigen Arbeitgeber verlaufen ist.

Wenn die Kündigungsfrist länger ist, solltest du außerdem einige Wochen vor dem Arbeitsbeginn nachfragen, wie es der Person geht.

Eine weitere gute Idee ist, sie oder ihn zu einer wichtigen Teambesprechung oder einem geselligen Treffen einzuladen.

Sorge dafür, dass sich die Person während des gesamten Prozesses als Teil des Teams fühlt und willkommen ist – besonders vor dem Arbeitsbeginn.

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Abschließende Gedanken

Angebote sollten der letzte Teil des Puzzles im Einstellungsprozess sein. Dennoch musst du mit jedem einzelnen Kandidaten und jeder einzelnen Kandidatin bereits von Anfang an daran arbeiten. 

Warte mit dem Gespräch über das Angebot nicht bis zum Ende, denn häufig verschwendest du sonst Zeit mit Kandidatinnen und Kandidaten, die möglicherweise ganz andere Dinge suchen als das, was du anbieten kannst.

Wie immer: Viel Erfolg!

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