Ein Bewerbermanagementsystem auswählen: Ein Leitfaden in 5 Schritten
Um das richtige Bewerbermanagementsystem auszuwählen, solltest du dich auf die spezifischen Bedürfnisse deines Teams konzentrieren – etwa Einstellungsvolumen, Budget, Integrationen und die gewünschte Bewerbererfahrung. In diesem Leitfaden erkläre ich genau, wie du Funktionen vergleichst, die Preisgestaltung verstehst, Warnsignale in Produktdemonstrationen erkennst und Anbieter selbstbewusst in die engere Auswahl nimmst und bewertest. Am Ende weißt du, wie du ein ATS auswählst, das deine Einstellungsprozesse tatsächlich beschleunigt und dir hilft, die besten Talente zu gewinnen, anzusprechen und einzustellen.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art Software für die Personalgewinnung, die Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zum Angebot zu verwalten. Im Kern fungiert ein ATS als zentrale Plattform, auf der Personalverantwortliche, einstellende Führungskräfte und manchmal sogar Bewerber miteinander interagieren können.
Statt Tabellen, E-Mails und voneinander getrennte Tools zu verwalten, hält ein ATS alle Bewerberinformationen an einem Ort – Lebensläufe, Bewerbungen, Interviewnotizen und Kommunikationsverläufe –, sodass Teams Bewerber effizienter durch den Einstellungsprozess führen können.
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Ein ATS ist besonders wertvoll für Unternehmen, die eine große Anzahl an Bewerbungen bearbeiten, oder für solche, die Bewerbererfahrung, Compliance und Einstellungsgeschwindigkeit verbessern möchten. Die Wahl des richtigen Systems stellt sicher, dass sich dein Team für die Personalgewinnung weniger auf administrative Aufgaben und mehr auf die Suche nach und die Ansprache von Top-Talenten konzentrieren kann.
Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines ATS
Bei der Auswahl des richtigen ATS geht es nicht nur darum, Funktionen abzuhaken. Es geht darum, ein System zu finden, das zur Größe deines Unternehmens, deinem Einstellungsbedarf und deinen langfristigen Zielen passt. Im Folgenden findest du die fünf wichtigsten Bereiche, die du bei der Bewertung von Bewerbermanagementsystemen berücksichtigen solltest.
1. Passung zum Unternehmen
Dein ATS sollte zum Umfang deiner Einstellungsprozesse heute und zu deren voraussichtlicher Entwicklung in den nächsten Jahren passen.
Teamgröße:
- Kleine Teams profitieren von einfachen Systemen mit grundlegenden Automatisierungen (Parsing von Lebensläufen, E-Mail-Vorlagen) und transparenter Preisgestaltung.
- Größere Unternehmen benötigen häufig Mehrbenutzer-Tarife, rollenbasierte Hierarchien und Anpassungsmöglichkeiten, um verschiedene Abteilungen und Standorte zu berücksichtigen – Funktionen, die häufiger in Lösungen für die Personalgewinnung in Unternehmen zu finden sind.
Einstellungsvolumen:
- Personalgewinnung mit hohem Volumen erfordert Massenkommunikation, die gebündelte Planung von Gesprächen und KI-gestützte Vorauswahlfunktionen, um Bewerbungen schnell zu bearbeiten und Vorurteile zu reduzieren.
- Saisonale oder schwankende Einstellungsphasen erfordern flexible Preise und Skalierbarkeit, damit du den Umfang erhöhen oder reduzieren kannst, ohne für ungenutzte Kapazitäten zu zahlen.
Skalierbarkeit:
Plane vorausschauend – der häufige Wechsel von ATS-Plattformen ist zeitaufwendig und teuer. Suche nach einem System, das mit dir wachsen kann und bei sich verändernden Anforderungen zusätzliche Nutzer, Regionen und erweiterte Funktionen unterstützt.
Automatisierungen:
Automatisierung ist der Schlüssel zu mehr Effizienz. Funktionen wie das Parsing von Lebensläufen, automatisierte Vorauswahl, Terminplanung und automatische Erinnerungen reduzieren manuelle Aufgaben und geben Personalverantwortlichen mehr Zeit, sich auf die Ansprache von Bewerbern zu konzentrieren.
Warum die organisatorischen Anforderungen wichtig sind: Je besser das System zur Größe und zum Wachstumskurs deines Unternehmens passt, desto weniger Zeit wirst du später mit der Behebung von Ineffizienzen oder der Migration zu einem neuen Tool verbringen.
2. Operative Anforderungen
Ein ATS sollte sich nahtlos in deine bestehenden Arbeitsabläufe und deinen technischen Werkzeugkasten einfügen und die Zusammenarbeit reibungsloser statt komplizierter machen.
Anpassungsmöglichkeiten:
Passe Arbeitsabläufe, Bewerberprozesse und Berichtsdashboards für verschiedene Teams oder Jobtypen an und stelle sicher, dass alle Beteiligten die benötigten Einblicke erhalten.
Einige nützliche Funktionen in diesem Bereich:
- Anpassbarer Workflow: Suchen Sie nach einem ATS, mit dem Sie Workflows an Ihren Einstellungsprozess anpassen können. Das System sollte flexibel genug sein, um verschiedene Stellen, Abteilungen und Einstellungsphasen abzubilden.
- Benutzerdefinierte Berichte: Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards zu erstellen, um wichtige Kennzahlen (z. B. Zeit bis zur Einstellung und Quelle der Einstellung) zu verfolgen, ist entscheidend für datengestützte Entscheidungen.
Integrationen:
Verbinden Sie Ihr ATS mit Ihrem HRMS, Stellenbörsen, Tools zur Hintergrundüberprüfung und Kommunikationsplattformen wie Slack oder E-Mail. Dadurch werden Datensilos reduziert und reibungslose Übergaben zwischen den Systemen gewährleistet.
Auf der Website des Anbieters oder bei dessen Vertriebsteam können Sie prüfen, in welche Tools die Software bereits integriert ist. Sie können sogar darum bitten, eine Integration zu entwickeln, falls sie noch nicht existiert (beachten Sie, dass dadurch zusätzliche Kosten entstehen können).
(Wenn Sie etwas mehr Kontext dazu benötigen, warum die Integration mit Ihrem Personalverwaltungssystem so wichtig ist, lesen Sie als Nächstes über diese Funktionen und Vorteile von HRMS.)
Funktionen für die Zusammenarbeit:
Das ATS sollte das einfache Teilen von Kandidatenprofilen, Feedback und Notizen zwischen Teammitgliedern ermöglichen und dadurch eine bessere Zusammenarbeit zwischen Einstellungsleitern, Personalabteilung und Recruitern fördern.
Durch die Zentralisierung der Kandidatendaten können alle Beteiligten und Interviewer an einem Ort Notizen teilen, Feedback geben und Kandidaten bewerten.
Rollenbasierte Berechtigungen:
Schützen Sie vertrauliche Kandidatendaten, indem Sie kontrollieren, wer auf Informationen zugreifen, sie bearbeiten oder teilen darf. Dadurch werden Compliance-Anforderungen erfüllt und versehentliches Teilen mit zu vielen Personen verhindert.
Warum betriebliche Anforderungen wichtig sind: Ein gut integriertes, anpassbares ATS reduziert manuelle Arbeit, hält Teams auf dem gleichen Stand und stellt sicher, dass vertrauliche Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden.
3. Benutzererfahrung
Sowohl Recruiter als auch Kandidaten benötigen ein einfaches, intuitives und unterstützendes System.
Benutzerfreundlichkeit:
Achten Sie auf eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, die nur eine minimale Schulung erfordert. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit immer anhand einer Live-Demo, bevor Sie sich festlegen.
Hier sind einige konkrete Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Das ATS sollte intuitiv und für Ihr HR-Team und Ihre Einstellungsleiter einfach zu bedienen sein. Deshalb ist es immer wichtig, um eine Live-Demo zu bitten.
- Kandidatenerfahrung: Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess für Kandidaten unkompliziert ist und eine für Mobilgeräte optimierte, reibungslose Erfahrung bietet, um Abbrüche zu vermeiden.
Kandidatenerfahrung:
Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess schnell, für Mobilgeräte optimiert und an Ihre Marke angepasst ist. Ein umständliches Bewerbungsformular ist ein schneller Weg, Top-Kandidaten zu verlieren.
Unterstützung bei der Einarbeitung:
Bewerten Sie die Schulungsressourcen, den Kundensupport und die Implementierungsdienste des Anbieters. Eine gute Einführung kann die Akzeptanz in Ihrem Personalbeschaffungsteam entscheidend beeinflussen.
Warum die Benutzererfahrung wichtig ist: Wenn Ihr Team Schwierigkeiten bei der Nutzung der Software hat oder Kandidaten den Prozess abbrechen, kann selbst ein funktionsreicher ATS keinen Mehrwert liefern.
4. Geschäftlicher Nutzen
Der richtige ATS sollte einen messbaren ROI liefern – und nicht lediglich eine weitere Kostenposition darstellen.
Kosten & Preismodelle:
Verschiedene Lösungen bieten unterschiedliche Preismodelle (z. B. abonnementbasierte, nutzungsabhängige oder funktionsbasierte Preise). Achten Sie außerdem auf zusätzliche Gebühren für Integrationen oder zusätzliche Funktionen.
Vergleichen Sie abonnementbasierte Preise sowie Preise pro Benutzer und pro Stellenausschreibung. Fragen Sie nach versteckten Kosten für Integrationen, Erweiterungen oder erweiterte Berichte.
Berücksichtigen Sie die langfristigen Vorteile und die Investitionsrendite (ROI), die der ATS bietet, einschließlich Zeitersparnissen, der geringeren Abhängigkeit von externen Personalvermittlern und einer effizienteren Personalauswahl. Weitere Unterstützung dazu finden Sie in Dan Georges hervorragendem Artikel über finanzielle Kompetenz im HR-Bereich.
Investitionsrendite:
Berücksichtigen Sie den langfristigen Wert – geringere Agenturgebühren, schnellere Einstellungszyklen und eine höhere Produktivität der Personalverantwortlichen überwiegen häufig die anfänglichen Kosten.
Berichte & Analysen:
Analysen der Personalbeschaffung sind wichtig, um den Prozess der Personalbeschaffung zu verbessern und qualitativ bessere Einstellungen vorzunehmen.
Nutzen Sie Übersichten und benutzerdefinierte Berichte, um KPIs wie die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung, Diversitätskennzahlen und die Effektivität der Quellen für die Personalbeschaffung zu verfolgen. Datenbasierte Erkenntnisse helfen dabei, Einstellungsstrategien zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.
Detaillierte Analysen helfen Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern und Kosten der Personalbeschaffung zu senken. Darüber hinaus gewährleisten Berichtsfunktionen die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, indem sie genaue Einstellungsunterlagen führen.
Natürlich gibt es auch eigenständige Software für Analysen der Personalbeschaffung, aber diese entwickelt sich zunehmend zu einer wichtigen Funktion von ATS-Systemen.
Tipp: Fortschrittlichere Analysen können mehr kosten. Prüfen Sie daher genau, was in Ihrer ATS-Preisgestaltung enthalten ist.
Warum der geschäftliche Nutzen wichtig ist: Wenn die Einführung eines ATS unter dem Gesichtspunkt des ROI betrachtet wird, lässt sich leichter ein geschäftliches Argument für die Unterstützung durch die Führungsebene entwickeln.
5. Risikomanagement
Der Einstellungsprozess umfasst sensible Daten und muss lokalen sowie internationalen Vorschriften entsprechen.
Einhaltung von Vorschriften & rechtliche Anforderungen:
Stellen Sie bei der Auswahl eines ATS sicher, dass dieser die Einhaltung der Vorschriften im Einstellungsprozess unterstützt, um die Personalbeschaffung zu optimieren und gleichzeitig innerhalb der gesetzlichen Grenzen zu bleiben.
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen Einstellungsvorschriften tätig ist (z. B. Gesetze zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung oder die DSGVO), sollten Sie bei der Auswahl Ihres ATS auch die Möglichkeiten zur Einhaltung multinationaler Vorschriften berücksichtigen.
Stellen Sie sicher, dass der ATS Standards zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung, die DSGVO, den CCPA sowie andere für Ihre Standorte relevante Arbeits- oder Datenschutzgesetze unterstützt.
Geografische Reichweite:
Wenn Sie in mehreren Regionen einstellen, achten Sie auf Funktionen wie mehrsprachige Stellenausschreibungen, Unterstützung verschiedener Zeitzonen und lokalisierte Instrumente zur Einhaltung von Vorschriften. Dies ist entscheidend, wenn Sie in Ländern oder Bundesstaaten mit besonderen Datenschutz- und Antidiskriminierungsgesetzen tätig sind.
Hier finden Sie zusätzliche Orientierung, abhängig vom Umfang Ihrer geografischen Anforderungen:
Einzelner Standort
- Einfacherer Arbeitsablauf: Wenn Ihre Recruiting-Abläufe an einem einzigen Standort zentralisiert sind, muss Ihr ATS nicht mehrere Regionen oder Niederlassungen verwalten können. Ein einfaches System, das Bewerber erfasst, die Kommunikation automatisiert und Daten organisiert, sollte ausreichen.
- Lokale Compliance: Konzentrieren Sie sich auf ein ATS, das die für Ihre Region oder Ihr Land geltenden regulatorischen Anforderungen erfüllt, etwa lokale Arbeitsgesetze, Datenschutzbestimmungen und Berichtsstandards.
Mehrere Standorte (national oder international)
- Funktionen für mehrere Standorte: Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, sollte ein ATS Funktionen für mehrere Standorte bieten, damit Sie Stellen veröffentlichen und Bewerber aus verschiedenen Niederlassungen oder Regionen innerhalb einer Plattform verwalten können.
- Lokale Compliance: Bei der internationalen Rekrutierung ist Compliance entscheidend. Das ATS sollte Sie dabei unterstützen, unterschiedliche Einstellungsvorschriften und Datenschutzgesetze einzuhalten, etwa die DSGVO in Europa oder den CCPA in den USA.
- Unterstützung für Sprachen und Zeitzonen: Berücksichtigen Sie bei internationalen Aktivitäten ein ATS, das mehrere Sprachen und Zeitzonen unterstützt, um globale Recruiting-Bemühungen zu ermöglichen. Das System sollte außerdem die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit Bewerbern an verschiedenen Standorten erleichtern.
- Regionale Talentpools: Wenn Sie weltweit rekrutieren, kann ein ATS mit Sourcing-Funktionen, die Talentpools in bestimmten Regionen oder Ländern ansprechen, von unschätzbarem Wert sein, um vielfältige Bewerber zu erreichen.
Warum Anforderungen an das Risikomanagement wichtig sind: Ein konformes ATS verringert das Risiko von Geldstrafen, Klagen und Reputationsschäden und hilft Ihnen gleichzeitig, Vertrauen bei Bewerbern aufzubauen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Bei der Bewertung von ATS-Plattformen sollten Sie Folgendes priorisieren:
- Passung zur Größe Ihres Teams und Ihrem Einstellungsvolumen – heute und in Zukunft.
- Automatisierung, Integrationen und Anpassbarkeit, um Abläufe zu optimieren.
- Benutzerfreundliches Design für Recruiter und Bewerber, unterstützt durch einen starken Anbietersupport.
- ROI und Analysen, die den Wert belegen und fundiertere Einstellungsentscheidungen ermöglichen.
- Compliance und globale Einsatzbereitschaft, um Ihre Organisation beim Wachstum zu schützen.
Wenn Sie ein ATS unter diesen Gesichtspunkten auswählen, kaufen Sie nicht einfach nur Software – Sie investieren in ein System, das effiziente, faire und skalierbare Einstellungen unterstützt.
ATS-Funktionen im Vergleich zu Geschäftsergebnissen
Um diese Faktoren leichter verständlich zu machen, finden Sie hier einen kurzen Vergleich gängiger ATS-Funktionen, ihrer Aufgaben und der Geschäftsergebnisse, die sie bewirken. Nutzen Sie diese Tabelle als schnelle Referenz bei der Bewertung von Anbietern – sie hilft Ihnen dabei, Funktionen direkt mit den Ergebnissen zu verknüpfen, die für Ihr Team wichtig sind.
| Funktion | Was sie bewirkt | Geschäftliches Ergebnis |
|---|---|---|
| Automatisierung | Lebenslaufauswertung, automatische Vorauswahl, Terminplanung für Vorstellungsgespräche, Erinnerungen | Spart Zeit für Personalverantwortliche, reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Einstellung |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Steuert den Zugriff nach Benutzertyp (Personalverantwortliche, Führungskräfte, leitende Angestellte) | Schützt sensible Daten, gewährleistet Compliance, verbessert die Zusammenarbeit |
| Anpassung | Passt Arbeitsabläufe, Prozessketten und Berichte an die Anforderungen des Teams an | Richtet die Einstellung an den Geschäftszielen aus, reduziert Engpässe |
| Integrationen | Verbindet das Bewerbermanagementsystem mit HRMS, Stellenbörsen, Hintergrundprüfungen und Kommunikationstools | Beseitigt Datensilos, optimiert Prozesse |
| Tools für die Zusammenarbeit | Zentralisiert Bewerberprofile, Notizen und Feedback | Verbessert die Teamarbeit, beschleunigt die Entscheidungsfindung |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Übersichten und einfache Navigation | Schnellere Einführung, weniger Schulungsaufwand, zufriedenere Personalverantwortliche |
| Bewerbererfahrung | Für Mobilgeräte optimierte Bewerbungen im Unternehmensdesign mit Statusaktualisierungen | Höhere Abschlussquoten, stärkeres Arbeitgeberimage |
| Unterstützung bei der Einführung | Schulungen, Helpdesk und Implementierungsservices | Schnellere Einführung, höhere Akzeptanz, weniger Probleme bei der Implementierung |
| Berichte & Analysen | Erfasst die Zeit bis zur Einstellung, die Quelle der Einstellung und DEI-Kennzahlen | Ermöglicht datengestützte Einstellungen, verbessert Effizienz und Fairness |
| Compliance-Funktionen | DSGVO-, CCPA- und EEO-Tools, Prüfpfade | Reduziert rechtliche Risiken, gewährleistet ethische Einstellungspraktiken |
| Skalierbarkeit | Unterstützt mit dem Wachstum des Unternehmens mehr Benutzer, Regionen und erweiterte Funktionen | Macht die Investition zukunftssicher, vermeidet kostspielige Wechsel des Bewerbermanagementsystems |
Wie Sie sehen, liegt der eigentliche Wert eines Bewerbermanagementsystems nicht in den Funktionen selbst, sondern in den Ergebnissen, die sie ermöglichen – von einer kürzeren Zeit bis zur Einstellung bis hin zu verbesserter Compliance und Bewerbererfahrung. Wenn Sie diese Perspektive von Funktion zu Ergebnis im Blick behalten, können Sie Verkaufsargumente leichter durchschauen und sich darauf konzentrieren, welche Systeme die Ziele Ihrer Organisation tatsächlich unterstützen.
So wählen Sie ein Bewerbermanagementsystem aus: Verfahren in 5 Schritten
Die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems muss nicht überwältigend sein – sie sollte jedoch strukturiert und gründlich erfolgen. Mit diesen fünf Schritten können Sie Optionen selbstbewusst bewerten und die Zustimmung der Beteiligten gewinnen.
Schritt eins: Anforderungen ermitteln
Bevor Sie Anbieter recherchieren, sollten Sie zunächst klären, was Ihre Organisation wirklich benötigt. Beziehen Sie Personalverantwortliche, Führungskräfte mit Einstellungsverantwortung, die IT- und die Finanzabteilung frühzeitig ein, damit Sie alle Perspektiven berücksichtigen.
Wichtige Fragen:
- Wie viele Einstellungen erwarten wir in den nächsten 6–12 Monaten?
- Wo rekrutieren wir (ein einzelner Markt oder mehrere Regionen)?
- Wie sieht unser Vorstellungsgesprächsprozess aus?
- Wer wird das Bewerbermanagementsystem hauptsächlich nutzen?
- Wie ausgereift ist unser Arbeitgeberimage?
- Falls wir ein bestehendes Bewerbermanagementsystem ersetzen: Welche Problembereiche müssen sich ändern?
Mit diesen Fragen können Sie feststellen, was Sie genau von Ihrem Bewerbermanagementsystem benötigen.
Wenn Sie beispielsweise weitere Daten erfassen möchten, um Kennzahlen zur Personalgewinnung zu verfolgen und Ihre Einstellungsprozesse zu verbessern, sollte eine gute Analyse- und Berichtsfunktion weit oben auf Ihrer Liste stehen.
Holen Sie den Input Ihrer Beteiligten ein (IT und Finanzen sind immer hilfreich) und nutzen Sie deren Feedback, um Anwendungsfälle zu formulieren und eine Matrix zu erstellen, in der Sie vergleichen, was für die einzelnen Gruppen von Beteiligten wichtig ist.
Dokumentieren Sie anschließend für jede Gruppe von Beteiligten die unverzichtbaren und die wünschenswerten Funktionen. Wenn Ihr Recruiting-Team beispielsweise umfangreichere Analysen benötigt, sollten Sie Berichtstools priorisieren. Wenn die IT-Abteilung Sicherheitsbedenken hat, heben Sie die Compliance-Funktionen hervor.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, sondieren Sie den Markt. Beginnen Sie mit Vergleichsleitfäden (wie unserer Übersicht der besten ATS), den Websites der Anbieter und Diskussionen in HR-Communitys.
Worauf Sie achten sollten:
- Zugang zu Testversionen oder Demo-Optionen
- Kundenbewertungen, Fallstudien und Erfahrungsberichte
- Am besten bewertete Funktionen nach Kategorie (Tools für KMU im Vergleich zu Unternehmenslösungen)
- Benutzererfahrung (intuitive Navigation, übersichtliche Benutzeroberfläche)
- Flexibilität und Anpassbarkeit von Workflows
- Transparenz der Preise und der in den einzelnen Tarifen enthaltenen Leistungen
- Sicherheitsstandards und Compliance-Zertifizierungen (z. B. DSGVO, SOC 2)
- Ressourcen für die Einführung, Schulungen und Verfügbarkeit des Supports
Die wichtigsten Bewerbermanagementsysteme zur Auswahl
Hier ist meine Liste der 10 wichtigsten verfügbaren ATS-Plattformen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Einige anbieterspezifische Fragen, die Sie stellen sollten:
Sobald Sie bereit sind, die Details genauer zu prüfen, können Sie diese Fragen als Leitfaden für Ihren Bewertungsprozess verwenden:
- Welche Anbieter sind für Ihren Anwendungsfall führend?
- Welche Anbieter werden in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Welche Funktion jedes Tools wird am besten bewertet?
- Handelt es sich um eine Lösung für kleine Unternehmen oder eignet sie sich eher für den Einsatz in Großunternehmen?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte aus? Welche Vor- und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Art von Einführung, ATS-Schulungen, Support und anderen Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Ist eine umfassende Dokumentation verfügbar?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits verwenden?
- Benutzeroberfläche: Ist sie optisch ansprechend?
- Benutzererfahrung: Ist die Navigation intuitiv und die Bedienung einfach?
- Ist dieses Tool für Ihre Anforderungen an das Personalmanagement einfach oder komplex genug?
- Bietet es die erforderliche Flexibilität oder Anpassbarkeit?
- Bietet es robuste Sicherheitsstandards und entspricht es Datenschutzbestimmungen sowie bewährten Verfahren? Ist eine lokale Installation verfügbar?
- Entspricht der Preis Ihrem Budget? Ist die Preisgestaltung transparent? Ist der Preis angesichts der Funktionen der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Tarifen verfügbar?
- Wird eine Demo oder kostenlose Testversion angeboten?
Schritt drei: Erstellen Sie eine engere Auswahl und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre Auswahl auf einige vielversprechende Anbieter ein und gehen Sie anschließend näher ins Detail.
- Fordern Sie Demos an: Vereinbaren Sie Live-Termine, um das Produkt in Aktion zu sehen.
- Senden Sie eine RFI (Informationsanfrage): Sammeln Sie standardisierte Daten von verschiedenen Anbietern.
- Erwägen Sie eine RFP (Angebotsanfrage): Für größere Teams oder Großunternehmen sollten Sie eine formelle RFP ausstellen. Hier finden Sie unseren Leitfaden zum Verfassen einer ATS-RFP.
- Bewerten Sie die Eignung: Fragen Sie nach Integrationen mit Ihrem HRMS und anderen Tools, Unterstützung bei der Einführung und Flexibilität bei der Preisgestaltung.
Schritt vier: Einen Geschäftsfall erstellen
Nachdem Sie die Anbieter verglichen haben, ist es an der Zeit, die Zustimmung der Führungsebene einzuholen. Halten Sie Ihren Geschäftsfall fokussiert, klar und auf den ROI ausgerichtet.
Entscheidungsträger möchten wissen:
- Wie viel wird es kosten?
- Welche Probleme wird es lösen?
- Was passiert, wenn wir jetzt nicht investieren?
- Wie lange wird die Implementierung dauern?
- Wie hoch ist der erwartete ROI?
Möglicherweise kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage noch nicht. Wenn Sie jedoch bereits in dieser Phase um Zustimmung bitten, schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren Erfolg.
Meiner Erfahrung nach geht es bei der Zustimmung der Stakeholder vor allem um klare Kommunikation und solide Planung. Sie müssen sowohl konkret als auch realistisch darlegen, was das ATS in Bezug auf den Nutzen und den erwarteten ROI leisten soll.
Hier ist eine Vorlage für einen Geschäftsfall, die Sie für ATS-Software verwenden können:
- Zusammenfassung für die Führungsebene: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die behandelt werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung möglicher Risiken mit Maßnahmen zu deren Minderung.
- Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung des Geschäftsfalls mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementieren und einführen
Oft besteht die größte Herausforderung nicht darin, das richtige ATS auszuwählen, sondern es effektiv zu implementieren. Ohne eine angemessene Einführung und kontinuierliche Unterstützung kann selbst das fortschrittlichste ATS möglicherweise nicht die erwarteten Ergebnisse liefern, was zu frustrierten Benutzern und verpassten Chancen führt.
Tipps für eine reibungslose Einführung:
- Frühzeitig kommunizieren: Kündigen Sie die Änderung an, erklären Sie, warum sie wichtig ist, und laden Sie zu Fragen ein.
- Anbieterschulungen nutzen: Machen Sie Einführung und Schulung für Recruiter und Personalverantwortliche verpflichtend.
- Eine Projektleitung bestimmen: Bestimmen Sie eine Person, die die Implementierung verwaltet und als zentrale Anlaufstelle für Feedback und Probleme fungiert.
- Ressourcen bereitstellen: Teilen Sie Hilfedokumente des Anbieters, FAQs und Informationen zur Erstellung von Support-Tickets.
- Die Akzeptanz fördern: Heben Sie hervor, wie das ATS Zeit spart, die Kandidatenerfahrung verbessert oder bessere Einstellungsentscheidungen unterstützt.
Wenn Sie diesem 5-Schritte-Prozess folgen—Bedarf ermitteln, Anbieter recherchieren, eine Auswahlliste erstellen, eine Geschäftsbegründung erstellen und sorgfältig implementieren—stellen Sie sicher, dass Sie ein ATS auswählen, das nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllt, sondern auch mit Ihrem zukünftigen Wachstum skaliert.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade recherchieren, wie Sie ein Bewerber-Tracking-System auswählen, wenden Sie sich für kostenlose Empfehlungen an einen SoftwareSelect-Berater.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Softwarelösungen zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
