Zertifizierte Lohnabrechnung: Ein vollständiger Leitfaden 2026

Die zertifizierte Lohnabrechnung ist eine Anforderung gemäß dem Davis-Bacon-Gesetz, wonach Arbeitnehmer bei solchen Projekten mindestens den für das jeweilige Arbeitsgebiet geltenden Lohn und lohnunabhängige Zusatzleistungen erhalten müssen.

Das Davis-Bacon-Gesetz

Das Davis-Bacon-Gesetz wurde 1931 vom Kongress verabschiedet, um Arbeitnehmer vor niedrigen Stundenlöhnen zu schützen.

Nach diesem Gesetz müssen Sie die Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung erfüllen, wenn die Regierung Ihrem Unternehmen einen Auftrag über mehr als 2.000 US-Dollar für die Errichtung, Änderung, Instandhaltung oder Reparatur öffentlicher Gebäude oder öffentlicher Bauvorhaben erteilt.

Das bedeutet, dass Sie Ihren wöchentlichen Bericht über die zertifizierte Lohnabrechnung einreichen und Ihren Arbeitnehmern den für ihren geografischen Standort geltenden Lohn sowie entsprechende Zusatzleistungen zahlen müssen.

Die geltenden Löhne werden vom DOL anhand von Erhebungen festgelegt. Für alle über 40 hinaus geleisteten Arbeitsstunden ist eine Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-Fachen des Grundlohns der Beschäftigten erforderlich, oder für Verträge, die dem Gesetz über die Arbeitszeit und Sicherheitsstandards bei Verträgen unterliegen.

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Formular WH-347

Das Formular WH-347 verwenden Sie, um Ihren Bericht über die zertifizierte Lohnabrechnung beim DOL einzureichen. Die Anweisungen werden vom DOL ausführlich bereitgestellt, aber hier finden Sie eine Zusammenfassung der enthaltenen Angaben:

Unternehmensinformationen

• Klassifizierung
• Name
• Adresse
• Lohnabrechnungsnummer
• Für die am (Datum) endende Woche
• Projekt und Standort
• Projekt- oder Vertragsnummer.

Angaben zu den Arbeitnehmern

• Name und Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• Arbeitsklassifizierungen (führen Sie die Klassifizierung auf, die die tatsächlich von jedem Arbeiter oder Mechaniker ausgeführten Arbeiten beschreibt).
• Geleistete Arbeitsstunden (bei Verträgen, die dem Gesetz über die Arbeitszeit und Sicherheitsstandards bei Verträgen unterliegen, tragen Sie die über 40 Wochenstunden hinaus geleisteten Arbeitsstunden als „Überstunden“ ein.)
• Vergütungssatz (einschließlich Zusatzleistungen)
• Bruttoverdienst
• Alle Lohnabzüge und die Gesamtsumme der Abzüge
• Für die Woche ausgezahlter Nettolohn.

Welche Arbeitgeber müssen eine zertifizierte Lohnabrechnung verwenden?

Eine zertifizierte Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist eine gesetzliche Vorgabe für alle Auftragnehmer oder Subunternehmer, die an staatlichen Bauprojekten im Wert von mehr als 2.000 US-Dollar arbeiten.

Der Begriff Bauarbeiten ist weit gefasst und kann alles umfassen, vom Bau einer Schule bis zur Reparatur einer Autobahn. Dazu gehören verschiedenste Tätigkeiten wie Malerarbeiten, Dekoration, Klempnerarbeiten oder Elektroarbeiten. 

Die Löhne und Zusatzleistungen, die Sie zahlen müssen, werden vom Arbeitsministerium festgelegt. Diese Informationen sollten Ihnen bei der Auftragserteilung zur Verfügung gestellt werden. Es wird jedoch empfohlen, sich an das DOL zu wenden, um alle Punkte zu bestätigen, bei denen Sie unsicher sind.

Folgen der Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung 

Die Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung kann folgende Folgen haben:

• Einbehaltung von Vertragsmitteln: Die Bundesbehörde, die das Bauprojekt finanziert, kann einen Teil der Vertragsmittel einbehalten, um den Betrag der Lohnunterzahlungen an Arbeitnehmer abzudecken. Dies ist häufig der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Löhne erhalten.
• Nachzahlung ausstehender Löhne: Auftragnehmer können verpflichtet werden, Arbeitnehmern, die für ihre Arbeit weniger als die geltenden Tariflohnsätze erhalten haben, ausstehende Löhne nachzuzahlen. Dies kann sowohl die Lohndifferenz als auch zu niedrig angesetzte Zusatzleistungen umfassen.
• Kündigung des Vertrags: In schweren Fällen der Nichteinhaltung kann der bestehende Vertrag eines Auftragnehmers gekündigt werden. Außerdem kann der Auftragnehmer für alle zusätzlichen Kosten haftbar gemacht werden, die der Staat aufwenden muss, um die Arbeiten mit einem anderen Auftragnehmer abzuschließen.
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Auftragnehmer und Subunternehmer, bei denen ein erheblicher Verstoß gegen den Davis-Bacon Act festgestellt wurde, können für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel drei Jahre, von künftigen staatlichen Aufträgen ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass sie nicht berechtigt sind, Angebote für Bundesaufträge abzugeben oder solche Aufträge zu erhalten, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Unternehmen haben kann.
• Rechtliche Schritte und Geldstrafen: Auftragnehmer können wegen vorsätzlicher Verstöße gegen den Davis-Bacon Act mit rechtlichen Schritten, einschließlich Geldstrafen und Sanktionen, konfrontiert werden. Wenn Beweise für Betrug oder falsche Angaben vorliegen, können auch strafrechtliche Anklagen erhoben werden.
• Rufschädigung: Die Nichteinhaltung kann ebenfalls zu einer Rufschädigung führen und die Fähigkeit eines Auftragnehmers beeinträchtigen, künftige Aufträge zu erhalten, auch außerhalb staatlicher Aufträge.
• Zivilklagen: Arbeitnehmer, denen nicht der korrekte geltende Tariflohnsatz gezahlt wurde, können außerdem berechtigt sein, wegen nicht gezahlter Löhne eine Zivilklage gegen den Arbeitgeber einzureichen.

Lohnabrechnungsworkshops eignen sich hervorragend, um zu lernen, wie die Einhaltung der Standards für geprüfte Lohnabrechnungen gewährleistet wird. Sie können Fragen stellen und Antworten von Branchenexperten erhalten sowie mehr über neue Technologien und Entwicklungen erfahren.

Staatliche und lokale Gesetze zu geltenden Tariflöhnen

Auftragnehmer, die dem Davis-Bacon Act unterliegen, müssen möglicherweise auch staatliche und lokale Gesetze zu geltenden Tariflöhnen und Überstundenvergütungen einhalten.

Diese als „Little Davis-Bacon Acts“ bezeichneten Gesetze sind bundesstaatliche Gesetze in den Vereinigten Staaten, die dem bundesweiten Davis-Bacon Act ähneln. 

Während der bundesweite Davis-Bacon Act für staatlich finanzierte Bauprojekte gilt, finden die Little Davis-Bacon Acts auf Bauprojekte Anwendung, die von einem Bundesstaat finanziert oder unterstützt werden.

Arbeitgeber bei staatlich finanzierten Projekten sollten sich an das zuständige Arbeitsministerium des Bundesstaates wenden, wenn ihre Berichtspflichten bei Erhalt des Vertrags nicht ausführlich erläutert werden.

Häufige Fehler bei geprüften Lohnabrechnungen, die vermieden werden sollten

Das Erstellen geprüfter Lohnabrechnungen erfordert Sorgfalt und die Einhaltung bestimmter Vorschriften. Die Kenntnis häufiger Fehler kann helfen, Probleme bei der Einhaltung und Sanktionen zu vermeiden. Dies sind einige der häufigsten Fehler, die beim Erstellen geprüfter Lohnabrechnungen vermieden werden sollten:

• Falsche Lohnsätze: Einer der häufigsten Fehler besteht darin, Arbeitnehmern weniger als die geltenden Tariflohnsätze für ihre Tätigkeitsklassifizierung zu zahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Lohnfestsetzung für das Projekt verwenden.
• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern in eine niedriger vergütete Tätigkeitsklassifizierung ist ein häufiger Fehler. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend der tatsächlich ausgeführten Arbeit eingestuft werden.
• Ungenaue Angabe der geleisteten Arbeitsstunden: Wenn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Überstunden, nicht korrekt angegeben wird, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung führen. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Investition in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen kann diesen Prozess vereinfachen und die Einhaltung gewährleisten.
• Fehler bei der Berechnung von Überstunden: Überstunden müssen korrekt berechnet und gemäß dem Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA) vergütet werden. Denken Sie daran, dass Überstunden normalerweise mit dem Eineinhalbfachen des regulären Lohnsatzes des Mitarbeiters für Arbeitsstunden bezahlt werden, die über 40 Stunden in einer Arbeitswoche hinausgehen.
• Fehlende Zusatzleistungen: Wenn Zusatzleistungen Bestandteil der Festlegung des geltenden Tariflohns sind, müssen sie korrekt berechnet und angegeben werden. Dazu gehören Beiträge zu Rentenplänen, Krankenversicherungen, Urlaubsfonds usw.
• Unvollständige oder verspätete Einreichungen: Berichte über geprüfte Lohnabrechnungen müssen wöchentlich und vollständig eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Einreichungen können zu Sanktionen führen.
• Keine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen: Auftragnehmer sind verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen aufzubewahren, und zwar für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel drei Jahre. Diese Unterlagen sollten korrekt und zur Prüfung leicht zugänglich sein.
• Missachtung bundesstaatsspezifischer Anforderungen: Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das ebenfalls den bundesstaatlichen Gesetzen zu geltenden Tariflöhnen („Little Davis-Bacon“-Gesetzen) unterliegt, müssen Sie auch diese einhalten, da sie möglicherweise andere oder zusätzliche Anforderungen enthalten.

Ändern oder Korrigieren von Lohnabrechnungsunterlagen

Die genaue Führung zertifizierter Lohnabrechnungsunterlagen ist entscheidend für die Einhaltung der Gesetze zu geltenden Mindestlöhnen und die Vermeidung möglicher Strafen. Wenn in zuvor eingereichten zertifizierten Lohnabrechnungsberichten Abweichungen oder Fehler festgestellt werden, ist es wichtig, diese umgehend und systematisch zu beheben.

So ändern und korrigieren Sie diese Unterlagen, sobald Sie einen Fehler entdeckt haben:​

1. Dokumentieren Sie jeden festgestellten Fehler zusammen mit den korrekten Angaben, um eine klare Aufzeichnung der Abweichungen zu gewährleisten.
2. Erstellen Sie eine neue Lohnabrechnung mit den korrekten Daten. Kennzeichnen Sie diese eindeutig als geänderte Abrechnung für den betreffenden Zahlungszeitraum.
3. Stellen Sie sicher, dass alle korrigierten Einträge vollständig sind, einschließlich der Angaben zu den Beschäftigten, Arbeitseinstufungen, geleisteten Arbeitsstunden, Lohnsätzen und Abzügen.​
4. Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien der zuständigen Behörde oder Stelle.
   • Einige Systeme erlauben möglicherweise keine direkten Änderungen an eingereichten Unterlagen. Reichen Sie in solchen Fällen eine neue Unterlage für denselben Zahlungszeitraum ein. Die geänderte Unterlage hat Vorrang vor der ursprünglichen.
   • Sie sollten außerdem eine Erklärung beifügen, in der die vorgenommenen Korrekturen und die Gründe für die Änderungen erläutert werden.
5. Informieren Sie betroffene Beschäftigte über die Korrekturen, insbesondere wenn sich die Anpassungen auf ihre Vergütung oder Steuerabzüge auswirken. Stellen Sie ihnen außerdem aktualisierte Gehaltsabrechnungen oder Aufstellungen zur Verfügung, in denen die Änderungen berücksichtigt sind.
6. Bewahren Sie detaillierte Unterlagen sowohl zu den ursprünglichen als auch zu den geänderten Lohnabrechnungsberichten auf, einschließlich der Dokumentation der festgestellten Fehler und der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.​ Sie sollten außerdem den gesamten Schriftverkehr im Zusammenhang mit den Änderungen für spätere Bezugnahmen und zur Überprüfung der Einhaltung aufbewahren.
7. Analysieren Sie schließlich die Ursachen der Fehler, um deren Wiederholung zu verhindern. Dazu kann gehören, interne Kontrollen zu verbessern, den Mitarbeitenden zusätzliche Schulungen zur Lohnabrechnung anzubieten oder eine Lohnabrechnungssoftware mit Funktionen zur Fehlerprüfung einzuführen, um die Genauigkeit zu erhöhen.​

Die umgehende und genaue Korrektur von Lohnabrechnungsunterlagen gewährleistet nicht nur die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, sondern wahrt auch die Integrität und Zuverlässigkeit der Lohnabrechnungsverfahren Ihres Unternehmens.

Bewährte Verfahren für die Einreichung zertifizierter Arbeitsberichte

Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihre zertifizierte Lohnabrechnung korrekt ist:

• Verstehen Sie die Anforderungen: Machen Sie sich mit dem Davis-Bacon-Gesetz, den damit verbundenen Arbeitsstandards und allen bundesstaatsspezifischen Gesetzen zu geltenden Mindestlöhnen (kleine Davis-Bacon-Gesetze) vertraut. Die Kenntnis der Einzelheiten dieser Anforderungen ist grundlegend.
• Bleiben Sie über geltende Lohnsätze informiert: Prüfen Sie regelmäßig, ob es Aktualisierungen der geltenden Lohnsätze für den Standort Ihres Projekts und die jeweiligen Arbeitseinstufungen gibt.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Bewahren Sie genaue und detaillierte Aufzeichnungen über alle geleisteten Arbeitsstunden auf, einschließlich Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden usw. Eine gute Dokumentation ist für die Berichterstattung zur zertifizierten Lohnabrechnung unerlässlich.
• Verwenden Sie eine präzise Lohnabrechnungssoftware: Nutzen Sie eine Lohnabrechnungssoftware, die für zertifizierte Lohnabrechnungen entwickelt wurde. Das bedeutet, dass sie spezifische Aufgaben wie unterschiedliche Lohnsätze, die Berechnung von Überstunden und die Erfassung von Zusatzleistungen bewältigen kann, wodurch sich alle damit verbundenen Kosten der Lohnabrechnungssoftware leicht rechtfertigen lassen.
• Arbeiten Sie mit einer Fachkraft zusammen: Eine Fachkraft für zertifizierte Lohnabrechnungen oder ein Lohnabrechnungsunternehmen verfügt über das Wissen und die Erfahrung, um Sie bei der Abwicklung zertifizierter Lohnabrechnungen zu unterstützen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Zertifizierte Lohnabrechnung muss nicht schwierig sein

Wenn Sie die in diesem Artikel und auf der Website des DOL beschriebenen Richtlinien und bewährten Verfahren befolgen, kann die zertifizierte Lohnabrechnung zu einem routinemäßigen Prozess werden.

Lesen Sie unseren Artikel über die Lohnabrechnung für kleine Unternehmen und unsere Checkliste für die Lohnabrechnung, um weitere Hinweise zur Optimierung Ihres Lohnabrechnungsprozesses zu erhalten.