Impuestos del trabajo remoto: guía experta para la temporada de impuestos de este año

Parece sencillo. Pero este principio tiene varias excepciones importantes que los equipos de RR. HH. y los empleados remotos deben comprender antes de cometer errores.

Los impuestos sobre el trabajo remoto son cada vez más complejos, y las herramientas tardan en adaptarse a los cambios normativos. El cumplimiento es la parte más difícil, no solo el procesamiento de los datos.

— Norma Delgado, fundadora de Global Payroll Geeks

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Tipos de trabajadores remotos y cómo difieren sus impuestos

No todos los trabajadores remotos tributan de la misma manera. El primer paso para cumplir correctamente es comprender qué tipo de trabajador tienes.

1. Los empleados que trabajan permanentemente de forma remota trabajan para una empresa ubicada en otro estado o país de manera continua. Sus obligaciones tributarias dependen de los acuerdos, la reciprocidad y los tratados fiscales entre las jurisdicciones involucradas.
2. Los empleados trasladados temporalmente pueden trabajar en otro estado para un proyecto de corta duración o un viaje de negocios. Según la duración y los estados involucrados, pueden generar obligaciones tributarias en dos estados al mismo tiempo.
3. Los trabajadores híbridos dividen su tiempo entre su hogar y una oficina ubicada en otro estado. Por lo general, deben prorratear sus ingresos según el número de días trabajados en cada ubicación y quizá tengan que presentar declaraciones en ambos estados.
4. Los nómadas digitales se mudan con frecuencia, a veces cruzando fronteras internacionales. Sus situaciones tributarias están entre las más complejas, ya que pueden activar pruebas de residencia en varios países.
5. Los trabajadores en acuerdos de coempleo, como aquellos gestionados mediante una empresa de PEO, tienen obligaciones tributarias compartidas entre el empleador y la PEO. El contrato de trabajo determina la responsabilidad legal.
6. Los contratistas independientes trabajan por cuenta propia y son totalmente responsables de sus propios impuestos, incluido el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los pagos trimestrales estimados y todas las declaraciones estatales aplicables.

Comprender qué categoría corresponde a cada trabajador de tu equipo determina todas las decisiones posteriores.

El problema crítico de la clasificación incorrecta de empleados

Antes de continuar: la clasificación de los trabajadores es de enorme importancia a efectos fiscales, y equivocarse resulta costoso.

La clasificación incorrecta de empleados ocurre cuando un trabajador que funciona como empleado es etiquetado como contratista independiente, o viceversa. El IRS examina esta clasificación detenidamente, y las consecuencias de una clasificación incorrecta se producen en ambas direcciones.

Para los empleadores: clasificar incorrectamente a un empleado como contratista puede significar que debas impuestos atrasados, intereses y sanciones por todos los impuestos sobre la nómina que no retuviste ni remitiste. Además, podrías asumir responsabilidad por prestaciones atrasadas.

Para los trabajadores: ser clasificado incorrectamente como contratista significa perder las aportaciones del empleador al Seguro Social y Medicare, además de ser personalmente responsable del impuesto completo sobre el trabajo por cuenta propia (15.3%), que habrían compartido con un empleador si la clasificación hubiera sido correcta.

Audita periódicamente la clasificación de tus trabajadores conforme a las directrices del IRS, especialmente a medida que amplías tu plantilla remota.

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Para los empleadores: retenciones estatales, nexo y obligaciones de cumplimiento

Esta sección está dirigida a responsables de RR. HH., gerentes de nómina y equipos financieros que gestionan empleados remotos en distintos estados.

Retención del impuesto estatal sobre la renta: la regla básica

Como se indicó anteriormente, por lo general se retiene el impuesto estatal sobre la renta en función del lugar donde el empleado trabaja físicamente. Si tiene un empleado remoto en California, retiene el impuesto sobre la renta de California. Si tiene uno en Texas, que no tiene impuesto estatal sobre la renta, no se requiere ninguna retención para ese estado, aunque pueden seguir aplicándose otras obligaciones (más información a continuación).

A nivel federal, las reglas son uniformes: todos los empleados con formulario W-2, independientemente de dónde trabajen, requieren que usted retenga el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social (6.2 %), Medicare (1.45 %) y contribuya a FUTA (impuesto federal de desempleo).

La retención a nivel estatal es donde las cosas se complican. El software de RR. HH. con funciones integradas de nómina multiestatal puede automatizar gran parte de este proceso, pero aun así debe comprender las reglas para configurarlo correctamente.

La regla de conveniencia del empleador

La regla que más malentendidos genera en la tributación del trabajo remoto es la regla de conveniencia del empleador (COE). Esta regla da la vuelta al principio estándar de la "ubicación de trabajo": permite que ciertos estados graven los ingresos de los trabajadores remotos como si trabajaran en el estado del empleador, incluso cuando se encuentran físicamente en otro lugar.

La regla solo se aplica cuando el empleador tiene su sede en uno de estos estados y el empleado trabaja de forma remota por elección (por su propia conveniencia), en lugar de hacerlo porque el empleador lo exige. A partir de 2026, ocho estados aplican la regla COE. Son Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania.

Estado	¿Qué desencadena la "necesidad del empleador"?
Nueva York	El empleador debe exigir el trabajo remoto como una condición empresarial genuina, no solo permitirlo
Pensilvania	Trabajo remoto exigido por el empleador; el empleado debe demostrar la necesidad
Delaware	Exigido por el empleador; se han definido pocas excepciones formales
Nebraska	Exigido por el empleador; también se aplica una prueba basada en el domicilio
Alabama	Acuerdo de trabajo remoto exigido por el empleador
Oregón	El empleador debe exigir específicamente la ubicación fuera del estado
Connecticut	Exigido por el empleador y documentado
Nueva Jersey	Exigido por el empleador; regla promulgada en julio de 2023

La versión de Nueva York es la más estricta y la que más litigios ha generado. En mayo de 2025, el Tribunal de Apelaciones Tributarias de Nueva York confirmó la regla COE en el caso Zelinsky, al establecer que simplemente contratar a alguien de forma remota porque vive allí no constituye una necesidad del empleador, lo que significa que sigue aplicándose el impuesto del estado del empleador. Hay una impugnación en apelación en curso, por lo que este sigue siendo un caso activo que se debe vigilar.

En la práctica: si su empresa tiene su sede en Nueva York y su empleado remoto en Ohio trabaja desde casa por su propia conveniencia (no porque usted se lo exija), Nueva York aún puede esperar que se pague el impuesto sobre la renta correspondiente a esos salarios, además de cualquier obligación en Ohio. Esta es una de las fuentes más comunes de disputas por doble tributación en el trabajo remoto.

Nueva Jersey y Connecticut tienen reglas similares, pero con un requisito de reciprocidad: solo activan la prueba COE si el estado de residencia del empleado también tiene una regla COE.

Para los empleados: si su empleador tiene su sede en uno de estos ocho estados y trabaja de forma remota por elección, compruebe si podría deber impuestos sobre la renta tanto en su estado como en el estado de su empleador.

Acuerdos de reciprocidad: dónde simplifican las cosas

Si su empleado vive en un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado de su empresa, el panorama de las retenciones se simplifica considerablemente.

Estado	Tiene reciprocidad con
Arizona	California, Indiana, Oregón, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Virginia Occidental, Wisconsin
Maryland	DC, Pensilvania, Virginia, Virginia Occidental
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Dakota del Norte
Montana	Dakota del Norte
Nueva Jersey	Pensilvania
Dakota del Norte	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pensilvania, Virginia Occidental
Pensilvania	Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia, Virginia Occidental
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pensilvania, Virginia Occidental
Virginia Occidental	Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Asegúrese de que los empleados completen los certificados de exención correspondientes para no retener impuestos para el estado equivocado.

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Comprender el nexo fiscal: cuando una sola contratación remota crea una presencia tributaria

El nexo fiscal es el término legal que describe la presencia suficiente de una empresa en un estado para quedar sujeta a sus leyes tributarias. Antes de que el trabajo remoto se generalizara, el nexo normalmente requería una oficina física o un almacén. Ya no es así.

Actualmente, en la mayoría de los estados, un solo empleado remoto puede crear un nexo fiscal, lo que puede activar:

• Registro para la retención del impuesto estatal sobre la renta
• Registro de una cuenta del seguro estatal de desempleo (SUI)
• Requisitos de seguro de compensación laboral en ese estado
• Posibles obligaciones de presentar declaraciones del impuesto estatal sobre la renta corporativa o del impuesto de franquicia
• En algunos casos, obligaciones de recaudar impuestos sobre las ventas

El nexo fiscal no desaparece cuando el empleado se marcha. Una vez establecido, normalmente requiere una baja formal del registro.

Errores comunes relacionados con el nexo fiscal que deben evitarse:

• Contratar a un empleado remoto en un estado nuevo sin registrar primero las cuentas de nómina («nexo de nómina silencioso»)
• Suponer que un estado sin impuesto sobre la renta no tiene obligaciones; Washington no aplica un impuesto sobre la renta a los salarios, pero sí exige contribuciones del empleador para la licencia familiar y médica remunerada, el seguro de atención a largo plazo y la licencia por enfermedad remunerada
• Creer que la Ley Pública 86-272 ofrece una protección general; solo protege a los vendedores de bienes tangibles frente al impuesto estatal sobre la renta, y únicamente para actividades de solicitud de ventas

Si un empleado trabaja en varios estados, puede ser necesario realizar un prorrateo fiscal, asignando los ingresos proporcionalmente a cada estado según los días trabajados allí. El software de nóminas con capacidades de prorrateo entre varios estados puede automatizar este proceso, pero es esencial que los empleados registren con precisión los días trabajados.

Estados sin impuesto sobre la renta, pero con otras obligaciones que siguen aplicándose

Actualmente, nueve estados no aplican un impuesto sobre la renta a los salarios de los empleados: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.

Nota: Nuevo Hampshire y Tennessee eliminaron gradualmente sus impuestos sobre los intereses y dividendos en 2025, por lo que ahora están completamente libres de impuestos sobre la renta. Sin embargo, los empleadores con trabajadores remotos en estos estados no están exentos de sus obligaciones. Todos los estados tienen algún tipo de obligación relacionada con la nómina, el seguro de desempleo, la compensación laboral y los mandatos específicos del estado. Washington es el ejemplo más destacado: no tiene impuesto sobre la renta, pero exige contribuciones importantes de los empleadores para los programas de licencia familiar remunerada, atención a largo plazo y licencia por enfermedad remunerada.

Revise siempre el panorama completo de impuestos laborales de cada estado, no solo si aplica un impuesto sobre la renta.

Lista de verificación de cumplimiento para contratar en un estado nuevo

Cuando contrate a un empleado remoto en un estado donde su empresa no tenía presencia previa, siga esta secuencia antes de su primer pago:

1. Determinar las implicaciones del nexo fiscal: confirmar qué impuestos y registros estatales se aplican
2. Registrarse para la retención del impuesto estatal sobre la renta: la mayoría de los estados exige que el empleador se registre antes de comenzar las retenciones
3. Crear una cuenta del seguro estatal de desempleo (SUI): las tasas y los requisitos del SUI varían según el estado y son independientes del FUTA
4. Obtener cobertura de compensación laboral: los requisitos y los proveedores aceptables varían considerablemente
5. Confirmar las obligaciones fiscales locales: algunas ciudades y condados tienen sus propios impuestos sobre la renta (por ejemplo, la ciudad de Nueva York, Filadelfia y Denver)
6. Verificar los mandatos específicos del estado: licencia familiar remunerada, licencia por enfermedad remunerada, seguro de discapacidad y contribuciones para cuidados a largo plazo
7. Actualizar la configuración de la nómina: aplicar las tasas de retención correctas, verificar que no se aplique la regla de conveniencia y comprobar los acuerdos de reciprocidad
8. Notificar al empleado sus obligaciones: es posible que también deba actualizar sus elecciones de retención (equivalentes al W-4)

Para situaciones complejas en varios estados, o si está creciendo rápidamente en muchos estados, asociarse con un empleador registrado puede encargarse de estos pasos en su nombre.

Obligaciones fiscales del empleador: resumen

• Retener y remitir el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y el FUTA para todos los empleados W-2
• Retener y remitir el impuesto estatal sobre la renta según el lugar de trabajo del empleado (sujeto a las reglas de COE y a los acuerdos de reciprocidad)
• Contribuir al seguro estatal de desempleo en el estado del empleado
• Mantener una cobertura de compensación laboral conforme a los requisitos estatales
• Declarar los ingresos a todos los estados correspondientes: especialmente cuando los empleados están distribuidos entre varias jurisdicciones
• Mantener registros precisos de la nómina, incluidos los lugares de trabajo de los empleados y la documentación de cualquier cambio de ubicación

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Para los empleados: dónde deben pagar impuestos y cómo protegerse

Esta sección está dirigida a los trabajadores remotos que intentan comprender sus propias obligaciones de declaración.

¿Dónde paga impuestos cuando trabaja de forma remota?

La respuesta breve es: por lo general, paga impuestos en el estado donde realiza físicamente su trabajo. Si vive y trabaja en Colorado para una empresa con sede en Nueva York, paga impuestos estatales sobre la renta de Colorado, además de los impuestos federales sobre la renta que pagaría independientemente de su ubicación.

Pero existen excepciones importantes que pueden complicar la situación:

• Si su empleador tiene su sede en uno de los ocho estados con reglas de COE y trabaja de forma remota por elección propia, es posible que también deba pagar impuestos en el estado de su empleador
• Si trabaja desde varios estados a lo largo del año, es posible que deba presentar declaraciones como no residente en cada estado donde trabajó
• Si su empleador no retiene impuestos para su estado, usted es responsable de realizar por su cuenta pagos trimestrales estimados

Residencia fiscal y la regla de los 183 días

Cada estado define la residencia fiscal de manera diferente, pero la mayoría utiliza alguna versión de la regla de los 183 días: si pasa más de 183 días en un estado durante un año calendario, por lo general se le considera residente fiscal allí, lo que activa obligaciones de declaración completas.

Si se mudó de estado a mitad de año, puede ser residente durante parte del año en dos estados y necesitar presentar declaraciones como residente durante parte del año en ambos.

Para los nómadas digitales y los viajeros frecuentes, la cuestión de la residencia se vuelve realmente compleja. Entre los factores clave que consideran la mayoría de los estados se incluyen:

• Dónde se encuentra su hogar permanente (domicilio)
• Dónde se concentran sus intereses económicos y vínculos familiares
• Cuántos días pasó en cada estado
• Dónde está registrado para votar, dónde se expide su licencia de conducir y dónde está registrado su automóvil

Distinción importante: «residencia» y «domicilio» no son lo mismo. Una residencia es el lugar donde vive temporalmente; su domicilio es su hogar permanente, el lugar al que tiene intención de regresar. Los estados utilizan el domicilio para determinar la condición de residente a largo plazo y las obligaciones fiscales.

Declaración en varios estados: cuándo debe presentar declaraciones en más de un estado

Si trabajaste físicamente en más de un estado durante el año, probablemente tengas que presentar declaraciones en ambos. La mayoría de los estados exige asignar los ingresos según el número de días trabajados en cada ubicación. Los trabajadores híbridos que se desplazan unos días a la semana entre estados se ven especialmente afectados; necesitarás registros precisos de la ubicación donde trabajaste cada día.

Para evitar pagar impuestos completos dos veces sobre los mismos ingresos, la mayoría de los estados ofrecen un crédito por los impuestos pagados a otro estado. Este crédito no siempre cubre el importe total, especialmente si las tasas impositivas son diferentes, pero evita la doble tributación real en la mayoría de los casos.

Si tu empleador no retiene automáticamente impuestos para cada estado donde trabajas, eres responsable de realizar pagos trimestrales estimados de impuestos a esos estados. No hacerlos puede dar lugar a multas por pagos insuficientes, incluso si regularizas tu situación al momento de presentar la declaración.

Lo que deben hacer los empleados

• Notifica de inmediato a tu empleador cada vez que cambies de ubicación de trabajo, incluso temporalmente, para que pueda ajustar correctamente la retención
• Comprueba si tu estado de residencia y el estado de tu empleador tienen un acuerdo de reciprocidad que podría simplificar tu declaración
• Lleva un registro de los días que trabajaste en cada estado durante el año, especialmente si viajas por trabajo o divides tu tiempo entre distintas ubicaciones
• Presenta una declaración como no residente en cualquier estado donde hayas obtenido ingresos pero no seas residente
• Realiza pagos trimestrales estimados si tu empleador no retiene impuestos para un estado en el que debes pagar impuestos
• Consulta a un profesional tributario en situaciones que involucren varios estados; la interacción entre las normas de residencia, las normas de COE y los acuerdos de reciprocidad puede producir resultados inesperados

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Deducciones fiscales para trabajadores remotos en EE. UU.

La norma de la TCJA y por qué la mayoría de los empleados W-2 no pueden deducir los gastos de la oficina en casa

Antes de la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2018 (TCJA), los empleados podían deducir en sus declaraciones federales los gastos laborales no reembolsados. La TCJA eliminó esta deducción para los empleados W-2 hasta 2025. La actual administración de Trump ha señalado su intención de extender la ley, por lo que es probable que esta restricción siga vigente después de 2025.

Si eres un empleado W-2, por lo general no puedes deducir los gastos de la oficina en casa en tu declaración federal, incluso si trabajas desde casa a tiempo completo y tu empleador no te ofrece ningún reembolso.

Excepciones a nivel estatal: 13 jurisdicciones todavía permiten deducciones para empleados W-2

Esto es lo que muchos artículos pasan por alto: varios estados y jurisdicciones todavía permiten que los empleados W-2 deduzcan los gastos laborales no reembolsados en sus declaraciones estatales, incluso cuando la deducción federal no está disponible. Si trabajas de forma remota en alguno de los siguientes lugares, consulta las normas de tu estado:

• California
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• Nuevo Hampshire
• Nueva York
• Dakota del Norte
• Pensilvania
• Dakota del Sur
• el Distrito de Columbia
• Seattle (a nivel municipal)

Si te encuentras en una de estas jurisdicciones, los gastos no reembolsados, una oficina en casa exclusiva, internet y un teléfono de trabajo podrían ser deducibles en tu declaración estatal. Conserva los recibos y la documentación.

Deducciones para trabajadores autónomos y contratistas independientes

Algunos estados exigen legalmente que los empleadores reembolsen a los trabajadores remotos los gastos relacionados con el trabajo. California es el ejemplo más destacado: los empleadores de ese estado deben reembolsar a los empleados todos los gastos comerciales necesarios, incluida una parte de los costos de internet y teléfono. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana y el Distrito de Columbia tienen requisitos similares.

Si eres un empleador con trabajadores remotos en estos estados, no reembolsar los gastos exigidos te expone a sanciones. Considera establecer una política clara de subsidios para el trabajo remoto y auditar tus prácticas de reembolso según el estado.

Si trabajas por cuenta propia o como contratista independiente, la situación es mucho más favorable. Puedes deducir los gastos comerciales ordinarios y necesarios de tus ingresos por trabajo autónomo, incluidos:

• Equipamiento de la oficina en casa (computadoras, monitores, teléfonos, muebles)
• Costos de telecomunicaciones (servicio de internet y teléfono utilizado para el trabajo)
• Servicios públicos, proporcionales al uso de la oficina en casa (electricidad, gas, calefacción)
• Seguros (porciones relacionadas con el negocio)
• Comisiones bancarias relacionadas con el negocio y tarifas de licencias comerciales
• Comidas de negocios (sujetas a la limitación del 50 %)
• Gastos de viaje relacionados con el trabajo
• Una parte del alquiler o de los intereses hipotecarios, según los pies cuadrados de la oficina en casa

La deducción por oficina en casa. Disponible únicamente si mantienes un espacio utilizado exclusiva y regularmente para el negocio, se calcula utilizando uno de dos métodos:

Método estándar: Divide los pies cuadrados de tu oficina en casa entre los pies cuadrados totales de tu vivienda. Ese porcentaje se aplica a los gastos reales de tu vivienda.

Ejemplo: oficina de 200 pies cuadrados ÷ vivienda total de 2.000 pies cuadrados = el 10 % de los gastos de la vivienda es deducible

Método simplificado: Multiplica los pies cuadrados de tu oficina por $5 por pie cuadrado, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.

Ejemplo: 200 pies cuadrados × $5 = $1,000 deducibles al año

El método simplificado es más fácil de calcular; el método estándar suele producir una deducción mayor si los gastos reales de tu vivienda son elevados. Realiza ambos cálculos para determinar cuál te beneficia más.

También puedes utilizar un programa de gestión de gastos para hacer un seguimiento de tus gastos durante todo el año. Aquí encontrarás una descripción práctica del programa sencillo de gestión de gastos que te ayudará a elegir la herramienta adecuada.

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Impuestos del trabajo remoto internacional

Implicaciones fiscales de contratar trabajadores remotos a nivel internacional

Ampliar tu grupo de talentos mediante la contratación de trabajadores remotos a través de fronteras internacionales introduce un nuevo nivel de complejidad fiscal. Los empleadores deben navegar por leyes fiscales que varían considerablemente según el país, y los errores pueden resultar costosos.

Obligaciones clave que debes comprender:

Obligaciones fiscales en la ubicación del empleado: Es posible que debas cumplir las leyes fiscales y laborales locales, incluidas la retención del impuesto sobre la renta, las contribuciones a la seguridad social, los requisitos de pensiones y las prestaciones obligatorias, en el país donde reside y trabaja tu empleado.

Registro de nómina: Muchos países exigen que los empleadores extranjeros registren una entidad de nómina local antes de poder pagar legalmente a sus empleados. Sin esto, es posible que te veas obligado a utilizar un empleador registrado para contratar al trabajador en tu nombre. Para la contratación cercana específicamente en Canadá, aquí encontrarás una guía sobre las mejores empresas canadienses de EOR.

Riesgo de establecimiento permanente

Uno de los riesgos más graves y más ignorados de la contratación internacional de trabajadores remotos o de trabajar con un empleador registrado es el establecimiento permanente (PE). Se crea un establecimiento permanente cuando tu empresa tiene una presencia imponible suficiente en un país extranjero, lo que puede ocurrir simplemente al tener un empleado trabajando allí de forma continua.

Una vez establecido un establecimiento permanente, el país extranjero puede exigirte:

• Presentar declaraciones del impuesto corporativo en esa jurisdicción
• Pagar el impuesto sobre la renta corporativa correspondiente a los beneficios atribuibles a esa presencia
• Registrarte para el IVA local o los impuestos sobre bienes y servicios

Esto puede ocurrir sin que hayas realizado ningún esfuerzo deliberado; por ejemplo, un solo empleado que trabaje permanentemente desde su casa en Alemania puede crear un establecimiento permanente alemán para una empresa estadounidense. Consulta a un profesional fiscal antes de realizar tu primera contratación internacional.

Cómo determinar la residencia fiscal de los trabajadores internacionales

Las obligaciones fiscales internacionales de tu empleado están determinadas principalmente por su país de residencia fiscal, que es el país donde vive y mantiene sus principales vínculos económicos.

La mayoría de los países utilizan alguna versión de la regla de los 183 días: pasar más de la mitad del año fiscal en un país generalmente significa que se le considera residente fiscal allí. Sin embargo, las reglas específicas varían; algunos países utilizan el cómputo por año natural, otros períodos móviles de 12 meses y algunos aplican pruebas adicionales basadas en el domicilio y los intereses económicos.

Para los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero, las reglas son particulares: Estados Unidos grava a sus ciudadanos sobre los ingresos mundiales, independientemente de dónde vivan. Sin embargo, existen dos importantes mecanismos de alivio fiscal:

• La exclusión de ingresos obtenidos en el extranjero (FEIE) permite a los ciudadanos estadounidenses que cumplen los requisitos y viven en el extranjero excluir de los impuestos estadounidenses una parte de los ingresos obtenidos en el extranjero (el importe de exclusión para 2025 es de $130,000)
• Los créditos fiscales extranjeros permiten a los ciudadanos estadounidenses compensar su obligación tributaria en Estados Unidos con los impuestos ya pagados a un país extranjero, reduciendo o eliminando la doble imposición

Para cumplir los requisitos de la FEIE, el empleado debe superar la prueba de residencia de buena fe (residir en un país extranjero durante un año fiscal completo) o la prueba de presencia física (encontrarse fuera de Estados Unidos durante al menos 330 días en un período de 12 meses).

Para los nómadas digitales que cruzan fronteras con frecuencia, determinar el domicilio fiscal puede ser realmente complejo. Se recomienda encarecidamente consultar a un asesor fiscal especializado en tributación internacional.

¿Qué es un acuerdo para evitar la doble imposición (DTA)?

Un acuerdo para evitar la doble imposición (DTA), también llamado tratado fiscal, es un acuerdo bilateral entre dos países diseñado para evitar que los mismos ingresos sean gravados dos veces. Estados Unidos tiene DTA con más de 60 países.

Aspectos clave sobre cómo funcionan los DTA para los trabajadores remotos:

• Los DTA suelen definir qué país tiene los derechos tributarios principales sobre los distintos tipos de ingresos
• A menudo establecen tipos reducidos de retención fiscal sobre dividendos, intereses y regalías
• Especifican las reglas para determinar la residencia fiscal cuando una persona podría ser residente en ambos países
• Es posible que aún deban presentarse declaraciones fiscales en ambos países, incluso cuando se aplica un DTA y este reduce la obligación tributaria efectiva a cero

Para los empleadores: comprender qué DTA se aplican a sus empleados internacionales es esencial para estructurar correctamente los contratos y las nóminas. Trabaje con consultores fiscales especializados o desarrolle conocimientos internamente. No dé por hecho que un DTA elimina todas las obligaciones, ya que las reduce de maneras específicas.

Buenas prácticas para gestionar los impuestos laborales transfronterizos

• Comprenda las normativas locales antes de realizar una contratación internacional; el impuesto sobre la renta, la seguridad social, las contribuciones a pensiones y las prestaciones obligatorias varían enormemente según el país
• Mantenga registros precisos de las ubicaciones de los empleados, los contratos y todos los formularios fiscales; utilice software de nóminas con funciones de cumplimiento internacional
• Establezca políticas claras de trabajo remoto que especifiquen dónde están autorizados y dónde no están autorizados a trabajar los empleados, y actualice los contratos laborales cuando cambien las condiciones
• Realice auditorías periódicas de cumplimiento, especialmente porque las medidas especiales de la época de la pandemia han expirado y muchos países han reforzado la aplicación de las normas laborales transfronterizas
• Colabore con un EOR o un proveedor de nóminas global en los países donde carezca de experiencia o entidad local; estos asumen la responsabilidad legal como empleador y gestionan el cumplimiento local

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Qué cambió en 2026: reglas que debe conocer ahora

Las normas fiscales sobre el trabajo remoto han estado cambiando desde la pandemia. Esto es lo que ha cambiado y lo que debe tener en cuenta:

Las medidas especiales de la época de la pandemia han expirado. Varios estados (entre ellos Georgia, Indiana y Minnesota) habían emitido directrices durante la pandemia que eximían temporalmente a los trabajadores remotos de obligaciones que activaban el nexo fiscal. Esas medidas han terminado. Las normas habituales de atribución y retención anteriores a la pandemia vuelven a estar vigentes. Si su equipo ha crecido entre distintos estados desde 2020 y no ha revisado su situación de cumplimiento, este es el momento de hacerlo.

La norma COE de Nueva York fue confirmada en Zelinsky (mayo de 2025). El Tribunal de Apelaciones Fiscales de Nueva York reafirmó que contratar a alguien de forma remota porque ese es el lugar donde vive el candidato no constituye una necesidad del empleador. El trabajo remoto realizado por preferencia personal sigue sujeto a la retención de Nueva York para los empleadores con sede en Nueva York. Está pendiente una impugnación ante un tribunal de apelación, por lo que esto aún podría cambiar, pero por ahora la norma de Nueva York se mantiene.

Las restricciones a las deducciones de la TCJA siguen vigentes. La suspensión de las deducciones detalladas diversas para los empleados con formularios W-2 establecida por la Ley de Recortes Fiscales y Empleos continúa hasta 2025. La actual administración ha señalado su intención de prorrogar estas disposiciones, por lo que los empleados no deberían contar con que la deducción federal por oficina en casa se restablezca pronto.

La aplicación de las retenciones estatales está aumentando. California, Nueva York y varios otros estados con impuestos altos están auditando cada vez más las declaraciones de residencia de trabajadores remotos y los informes de ingresos multiestatales. Los empleados que afirman haberse mudado fuera del estado, pero mantienen vínculos estrechos con su estado anterior, son un objetivo de auditoría particular. La documentación de los cambios de domicilio fiscal es más importante que nunca.

Actualizaciones de los estados sin impuestos sobre la renta: Nuevo Hampshire y Tennessee eliminaron gradualmente sus impuestos sobre los ingresos por inversiones, con efecto a partir del 1 de enero de 2025, lo que los convirtió en estados completamente libres de impuestos sobre los ingresos salariales. Si tenía empleados en estos estados y aplicaba retenciones sobre los ingresos por inversiones, actualice sus configuraciones.

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Servicios y recursos para ayudar a gestionar los impuestos del trabajo remoto

Servicios de empleador registrado (EOR)

Para las empresas que buscan contratar trabajadores internacionales o expandirse rápidamente por los estados de EE. UU., un EOR suele ser la vía de cumplimiento más eficiente. El EOR se convierte en el empleador registrado legal en cada jurisdicción y asume la responsabilidad de la nómina, las retenciones fiscales, las contribuciones sociales y el cumplimiento de la legislación laboral local.

Entre los principales beneficios de un EOR se incluyen:

• Gestión fiscal integral: El EOR se encarga de las retenciones, las remesas, los informes y las contribuciones obligatorias en cada jurisdicción
• Transferencia del riesgo legal: El EOR asume la responsabilidad del empleador, lo que reduce significativamente el riesgo de incumplimiento para su empresa
• Experiencia actualizada: Los EOR supervisan los cambios en las normativas fiscales para que su equipo no tenga que hacerlo
• Rapidez: Puede contratar en un nuevo estado o país en cuestión de días, no de meses

Las principales opciones de EOR se analizan en nuestra guía sobre los mejores servicios de empleador registrado. Por ejemplo, Globalization Partners es una opción sólida para las empresas que se expanden internacionalmente.

Servicios de nómina global

Los servicios de nómina global gestionan el procesamiento de nóminas en varios países desde una sola plataforma, sin asumir la condición de empleador legal. Estas son las características principales que debe buscar:

• Pagos en varias monedas con procesamiento de nómina local conforme a la normativa
• Cálculos y presentación automatizados de impuestos en distintas jurisdicciones
• Integración con su sistema de información de recursos humanos existente
• Análisis de nómina en tiempo real y visibilidad de los costes

A diferencia de los EOR, los proveedores de nómina global requieren que tenga o establezca una entidad local en cada país. Son más adecuados para las empresas que ya tienen presencia legal en varias jurisdicciones y necesitan una forma más eficiente de gestionar la complejidad.

Software fiscal empresarial

Un buen software fiscal empresarial automatiza gran parte del trabajo de cálculo y presentación de declaraciones para las nóminas multiestatales de EE. UU., se integra con sus sistemas de recursos humanos y reduce el riesgo de errores manuales. Para los equipos distribuidos exclusivamente en EE. UU., esta suele ser la herramienta de cumplimiento más rentable. Para los equipos internacionales, normalmente necesitará capacidades de nómina global o de EOR además de esta solución.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la regla de la «conveniencia del empleador»?

La regla de la conveniencia del empleador se aplica en ocho estados (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania). Permite que esos estados graven los ingresos de un empleado remoto como si trabajara en el estado del empleador, aunque se encuentre físicamente en otro lugar, cuando el acuerdo de trabajo remoto existe por conveniencia del empleado y no por necesidad del empleador. La versión de Nueva York es la que se aplica de forma más activa y fue reafirmada recientemente (mayo de 2025).

¿Puede un trabajador remoto pagar impuestos dos veces?

Sí. Los trabajadores remotos pueden enfrentarse a una doble tributación cuando dos jurisdicciones reclaman derechos tributarios sobre los mismos ingresos. Esto ocurre con mayor frecuencia entre los estados que aplican la regla de la conveniencia del empleador y el estado de residencia del empleado, o a nivel internacional cuando un país grava los mismos ingresos que Estados Unidos. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen créditos, tratados o acuerdos de reciprocidad para mitigar esta situación, pero no siempre eliminan por completo la doble tributación.

¿Qué estados de EE. UU. no tienen impuesto sobre la renta?

Nueve estados no tienen impuesto sobre los ingresos salariales: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Sin embargo, no tener impuesto sobre la renta no significa que no existan obligaciones relacionadas con la nómina; por ejemplo, los empleadores de Washington siguen contribuyendo a los programas de licencia familiar remunerada, atención a largo plazo y licencia por enfermedad remunerada. Consulte siempre la situación completa de la nómina de un estado antes de asumir que no existen obligaciones

¿Qué formularios fiscales necesito al pagar a contratistas remotos en EE. UU.?

Hay que conocer tres formularios: haga que el contratista complete un W-9 antes de comenzar el trabajo, presente un 1099-NEC por cada contratista al que haya pagado $600 o más durante el año y presente el Formulario 1096 al IRS como resumen de todos sus formularios 1099. Tanto el 1099-NEC como el 1096 vencen el 31 de enero. Los formularios 1099 omitidos o presentados fuera de plazo conllevan sanciones de $60–$630 por formulario, según el retraso en su presentación.

Si trabaja de forma remota, ¿dónde paga impuestos?

En la mayoría de los casos, paga impuestos en el estado o país donde realiza físicamente su trabajo. Si su empleador tiene su sede en una jurisdicción diferente, también puede tener obligaciones allí, especialmente si el estado del empleador aplica la regla de la conveniencia del empleador. Verifique siempre su situación específica con un profesional fiscal y compruebe si existe un acuerdo de reciprocidad entre su estado y el del empleador.

Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Las leyes fiscales cambian con frecuencia y varían según la jurisdicción. Consulte a un profesional fiscal cualificado para obtener orientación específica para su situación.