Impuestos por Trabajo Remoto: Guía Experta para la Temporada de Impuestos de Este Año
El principio más importante que rige los impuestos del trabajo remoto en EE. UU. es este: la obligación tributaria de un empleado se determina por el lugar donde realiza físicamente su trabajo, no por la ubicación de su empleador.
Esta guía cubre todo lo que necesitas saber, tanto si eres un líder de RRHH gestionando un equipo distribuido como si eres un empleado remoto intentando entender tus propias obligaciones fiscales. También encontrarás enlaces a servicios especializados, desde proveedores de Employer of Record hasta soluciones globales de nómina, que pueden quitarle a tu equipo la carga del cumplimiento normativo.
Regla fundamental: Dónde pagan impuestos los trabajadores remotos
Eso significa que tu ingeniera en Colorado paga impuestos estatales sobre la renta en Colorado y tú, como su empleador, debes retener el impuesto estatal sobre la renta de su nómina y registrarte para cuentas de nómina en Colorado, sin importar que tu empresa tenga sede en Nueva York.
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Parece sencillo. Pero ese principio tiene varias excepciones importantes que los equipos de RRHH y los empleados remotos deben comprender antes de cometer errores.
Los impuestos sobre el trabajo remoto son cada vez más complejos y las herramientas no se adaptan rápidamente a las reglas cambiantes. El cumplimiento es la parte más difícil, no solo procesar los datos.
— Norma Delgado, Fundadora de Global Payroll Geeks
Tipos de trabajadores remotos y cómo difieren sus impuestos
No todos los trabajadores remotos tributan de la misma manera. El primer paso para lograr el cumplimiento adecuado es entender con qué tipo de trabajador estás tratando.
- Empleados permanentemente remotos trabajan para una empresa ubicada en otro estado o país de manera continua. Sus obligaciones fiscales dependen de los acuerdos, la reciprocidad y los tratados fiscales entre las jurisdicciones involucradas.
- Empleados que se reubican temporalmente pueden trabajar en otro estado por un proyecto temporal o un viaje de negocios. Dependiendo de la duración y los estados involucrados, pueden generar obligaciones fiscales en dos estados a la vez.
- Trabajadores híbridos dividen su tiempo entre trabajar desde casa y en una oficina en otro estado. Normalmente deben prorratear sus ingresos según el número de días trabajados en cada lugar y pueden tener que presentar declaraciones en ambos estados.
- Nómadas digitales se desplazan con frecuencia, a veces cruzando fronteras internacionales. Sus situaciones fiscales son de las más complejas, ya que pueden activar pruebas de residencia fiscal en varios países.
- Trabajadores en acuerdos de coempleo, como los gestionados mediante una empresa PEO, tienen obligaciones fiscales compartidas entre el empleador y la PEO. El contrato laboral determina la responsabilidad legal.
- Contratistas independientes son trabajadores autónomos y responsables al cien por cien de sus propios impuestos, incluidos el impuesto por trabajo por cuenta propia, pagos estimados trimestrales y todas las declaraciones estatales aplicables.
Comprender a qué categoría pertenece cada trabajador dentro de tu equipo determina todas las decisiones posteriores.
El problema crítico de la clasificación errónea de empleados
Antes de avanzar: la clasificación de los trabajadores importa enormemente para fines fiscales, y cometer un error resulta costoso.
La clasificación errónea de empleados ocurre cuando un trabajador que actúa como empleado es etiquetado como contratista independiente, o viceversa. El IRS analiza detenidamente esta clasificación y las consecuencias de una clasificación incorrecta afectan en ambas direcciones.
Para los empleadores: clasificar erróneamente a un empleado como contratista implica que puedes adeudar impuestos atrasados, intereses y sanciones por todos los impuestos de nómina que no retuviste ni remesaste. Además, existe la posible responsabilidad por beneficios retroactivos.
Para los trabajadores: ser clasificado erróneamente como contratista significa perder las contribuciones del empleador a la Seguridad Social y Medicare, y ser personalmente responsable del impuesto por cuenta propia completo (15,3%), que hubiera compartido con el empleador si se hubiera clasificado correctamente.
Audita periódicamente la clasificación de tus trabajadores según las directrices del IRS, especialmente a medida que expandes una fuerza laboral remota.
Para empleadores: retención estatal, nexus y obligaciones de cumplimiento
Esta sección está dirigida a líderes de RRHH, responsables de nómina y equipos financieros que gestionan empleados remotos en distintos estados.
Retención del Impuesto sobre la Renta Estatal: La Regla Básica
Como se indicó anteriormente, en general se debe retener el impuesto estatal sobre la renta según el lugar donde el empleado trabaja físicamente. Si tienes un empleado remoto en California, debes retener el impuesto sobre la renta de California. Si tienes uno en Texas, que no tiene impuesto estatal sobre la renta, no se requiere retención para ese estado, aunque aún pueden aplicarse otras obligaciones (más sobre estas a continuación).
A nivel federal, las reglas son uniformes: todos los empleados W-2, trabajen donde trabajen, requieren que retengas el impuesto federal sobre la renta, Seguro Social (6,2%), Medicare (1,45%) y que contribuyas a FUTA (Impuesto Federal al Desempleo).
La retención a nivel estatal es donde se complica. El software de RRHH con capacidades integradas de nómina multiestatal puede automatizar gran parte de esto, pero aún es necesario comprender las reglas para configurarlo correctamente.
La Regla de Conveniencia del Empleador
La regla más incomprendida en la tributación del trabajo remoto es la regla de conveniencia del empleador (COE). Esta regla invierte el principio estándar de "lugar de trabajo": permite que ciertos estados graven los ingresos de los trabajadores remotos como si trabajaran en el estado del empleador, incluso cuando están físicamente en otro lugar.
La regla solo se aplica cuando el empleador tiene sede en uno de estos estados y el empleado trabaja de forma remota por elección propia (por su conveniencia), y no porque el empleador lo requiera. A partir de 2026, ocho estados aplican la regla COE. Son Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania.
| Estado | ¿Qué activa la "necesidad del empleador"? |
|---|---|
| Nueva York | El empleador debe requerir el trabajo remoto como una condición genuina de negocio, no solo permitirlo |
| Pensilvania | Trabajo remoto requerido por el empleador; el empleado debe demostrar la necesidad |
| Delaware | Requerido por el empleador; pocas exenciones formales definidas |
| Nebraska | Requerido por el empleador; también se aplica el criterio de domicilio |
| Alabama | Acuerdo de trabajo remoto requerido por el empleador |
| Oregón | El empleador debe requerir específicamente la ubicación fuera del estado |
| Connecticut | Requerido y documentado por el empleador |
| Nueva Jersey | Requerido por el empleador; regla promulgada en julio de 2023 |
La versión de Nueva York es la más agresiva y más litigada. En mayo de 2025, el Tribunal de Apelaciones de Impuestos de Nueva York confirmó la regla COE en el caso Zelinsky, afirmando que simplemente contratar a alguien de forma remota porque vive allí no constituye necesidad del empleador, lo que significa que todavía se aplica el impuesto estatal del empleador. El caso sigue en apelación, así que es una jurisprudencia activa a seguir.
En la práctica: si tu empresa tiene su sede en Nueva York y tu empleado remoto en Ohio trabaja desde casa por su propia conveniencia (no porque tú se lo exijas), Nueva York aún puede esperar el impuesto sobre la renta de esos salarios, además de cualquier obligación en Ohio. Esta es una de las causas más comunes de disputas por doble tributación en el trabajo remoto.
Nueva Jersey y Connecticut tienen reglas similares, pero con un requisito de reciprocidad: solo aplican la prueba COE si el estado de residencia del empleado también tiene la regla COE.
Para empleados: si tu empleador tiene sede en uno de estos ocho estados y trabajas en remoto por elección, verifica si podrías deber impuestos sobre la renta tanto en tu estado como en el estado del empleador.
Acuerdos de reciprocidad: dónde simplifican las cosas
Si tu empleado vive en un estado con un acuerdo de reciprocidad con el estado de tu empresa, el panorama de la retención se simplifica considerablemente.
| Estado | Tiene reciprocidad con |
|---|---|
| Arizona | California, Indiana, Oregón, Virginia |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginia |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvania, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Virginia Occidental, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pensilvania, Virginia, Virginia Occidental |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, Dakota del Norte |
| Montana | Dakota del Norte |
| Nueva Jersey | Pensilvania |
| Dakota del Norte | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pensilvania, Virginia Occidental |
| Pensilvania | Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia, Virginia Occidental |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pensilvania, Virginia Occidental |
| Virginia Occidental | Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania, Virginia |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Asegúrese de que los empleados completen los certificados de exención correspondientes para no retener impuestos para el estado equivocado.
Entendiendo el Nexus: Cuando una Contratación Remota Crea una Huella Fiscal
Nexus es el término legal para indicar que un negocio tiene presencia suficiente en un estado para estar sujeto a sus leyes fiscales. Antes de que el trabajo remoto se generalizara, normalmente el nexus requería una oficina o almacén físico. Eso ya no es así.
En la mayoría de los estados hoy en día, un solo empleado remoto puede crear nexus, lo que puede desencadenar:
- Registro para la retención de impuestos estatales sobre ingresos
- Registro de cuenta para el seguro estatal de desempleo (SUI)
- Requisitos de seguro de compensación de trabajadores en ese estado
- Posibles obligaciones de declaración de impuesto de sociedades o impuesto de franquicia
- En algunos casos, obligaciones de recaudo de impuesto sobre ventas
El nexus no desaparece cuando el empleado se va. Una vez establecido, normalmente requiere una cancelación formal del registro.
Errores comunes sobre el nexus que debe evitar:
- Contratar a un empleado remoto en un estado nuevo sin registrar primero las cuentas de nómina ("nexus de nómina silencioso")
- Asumir que un estado sin impuesto sobre la renta no tiene obligaciones; Washington no grava los salarios pero sí exige aportes del empleador para licencia familiar y médica pagada, seguro de cuidado a largo plazo y días de enfermedad pagados
- Creer que la Ley Pública 86-272 brinda protección total; solo protege a los vendedores de bienes tangibles del impuesto estatal sobre la renta y solo para actividades de solicitud
Si un empleado trabaja en varios estados, puede ser necesaria la asignación fiscal, distribuyendo los ingresos proporcionalmente a cada estado según los días trabajados en ellos. Un software de nómina con capacidades de asignación multiestatal puede automatizar esto, pero es esencial que los empleados lleven un registro exacto de los días trabajados.
Estados Sin Impuesto sobre la Renta, pero con Otras Obligaciones Vigentes
Nueve estados actualmente no imponen impuesto sobre la renta a los salarios de los empleados: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.
Nota: New Hampshire y Tennessee eliminaron sus impuestos sobre intereses y dividendos en 2025, haciendo que sean completamente libres de impuesto sobre la renta. Sin embargo, los empleadores con trabajadores remotos en estos estados aún tienen responsabilidades. Cada estado tiene algún tipo de obligación de nómina, seguro de desempleo, compensación de trabajadores y mandatos específicos estatales. Washington es el ejemplo más destacado: sin impuesto sobre la renta, pero con importantes aportes requeridos para programas de licencia familiar pagada, cuidado a largo plazo y días de enfermedad pagados.
Siempre verifique el panorama completo de impuestos laborales de cada estado, no solo si tiene impuesto sobre la renta o no.
Lista de Verificación de Cumplimiento para Nuevas Contrataciones en un Estado
Cuando contrate a un empleado remoto en un estado donde su empresa no tenía presencia previa, siga esta secuencia antes de su primer pago:
- Determinar las implicaciones del nexo: confirmar qué impuestos y registros estatales se aplican
- Registrarse para la retención del impuesto sobre la renta estatal: la mayoría de los estados requieren que los empleadores se registren antes de comenzar la retención
- Abrir una cuenta de seguro de desempleo estatal (SUI): las tasas y los requisitos del SUI varían según el estado y son independientes de FUTA
- Obtener cobertura de compensación para trabajadores: los requisitos y proveedores aceptados varían significativamente
- Confirmar obligaciones fiscales locales: algunas ciudades y condados tienen sus propios impuestos sobre la renta (por ejemplo, Nueva York, Filadelfia, Denver)
- Verificar mandatos específicos del estado: licencias familiares pagadas, licencias por enfermedad pagadas, seguro por discapacidad, contribuciones a cuidado a largo plazo
- Actualizar la configuración de nómina: aplicar las tasas correctas de retención, verificar que la regla de conveniencia no aplique, revisar acuerdos de reciprocidad
- Notificar al empleado sobre sus obligaciones: es posible que también deba actualizar sus elecciones de retención (equivalentes al W-4)
Para escenarios complejos de múltiples estados, o si se está expandiendo rápidamente a muchos estados, asociarse con un empleador oficial de nómina (Employer of Record) puede encargarse de estos pasos por usted.
Resumen de obligaciones fiscales del empleador
- Retener y remitir impuestos federales sobre la renta, Seguridad Social, Medicare y FUTA para todos los empleados W-2
- Retener y remitir impuestos estatales sobre la renta según la ubicación laboral del empleado (sujeto a reglas COE y acuerdos de reciprocidad)
- Contribuir al seguro de desempleo estatal en el estado del empleado
- Mantener cobertura de compensación para trabajadores según los requisitos estatales
- Reportar ingresos a todos los estados aplicables: especialmente cuando los empleados están distribuidos en varias jurisdicciones
- Mantener registros precisos de nómina incluyendo ubicaciones de trabajo de los empleados, con documentación de cualquier cambio de ubicación
Para empleados: dónde debe pagar impuestos y cómo protegerse
Esta sección es para trabajadores remotos que buscan comprender sus propias obligaciones de presentación de impuestos.
¿Dónde paga impuestos cuando trabaja a distancia?
La respuesta corta: generalmente paga impuestos en el estado donde realiza físicamente su trabajo. Si vive y trabaja en Colorado para una empresa con sede en Nueva York, pagará impuestos sobre la renta en Colorado, y también pagará impuestos federales sobre la renta como lo haría sin importar la ubicación.
Pero existen excepciones importantes que pueden complicar esto:
- Si su empleador está ubicado en uno de los ocho estados con reglas COE y usted trabaja a distancia por elección propia, también puede deber impuestos en el estado de su empleador
- Si trabaja desde varios estados durante el año, puede que tenga que presentar declaraciones de no residente en cada estado en el que trabajó
- Si su empleador no retiene impuestos para su estado, usted es responsable de realizar pagos estimados trimestrales por su cuenta
Residencia fiscal y la regla de los 183 días
Cada estado define la residencia fiscal de forma diferente, pero la mayoría utiliza alguna versión de la regla de los 183 días: si pasa más de 183 días en un estado durante un año calendario, generalmente se le considerará residente fiscal allí, lo que activa la obligación de presentar declaraciones completas.
Para las personas que se mudaron de estado a mitad de año, puede ser residente parcial de dos estados y necesitar presentar declaraciones de residente parcial en ambos.
Para nómadas digitales y viajeros frecuentes, la cuestión de la residencia se vuelve verdaderamente compleja. Los factores clave que la mayoría de los estados consideran incluyen:
- Dónde se encuentra su hogar permanente (domicilio)
- Dónde están centrados sus intereses económicos y lazos familiares
- Cuántos días pasó en cada estado
- Dónde está registrado para votar, dónde se emitió su licencia de conducir y dónde está registrado su automóvil
Diferencia importante: "residencia" y "domicilio" no son lo mismo. La residencia es donde usted vive temporalmente; el domicilio es su hogar permanente, el lugar al que planea regresar. Los estados utilizan el domicilio para determinar el estatus de residencia a largo plazo y las obligaciones fiscales.
Declaraciones en varios estados: cuándo debe presentar en más de un estado
Si trabajaste físicamente en más de un estado durante el año, probablemente debas declarar en ambos. La mayoría de los estados requieren que asignes los ingresos según la cantidad de días trabajados en cada ubicación. Los trabajadores híbridos que cruzan fronteras estatales algunos días a la semana se ven especialmente afectados, ya que necesitan registros exactos de su ubicación laboral día por día.
Para evitar pagar impuestos completos dos veces sobre los mismos ingresos, la mayoría de los estados ofrecen un crédito por impuestos pagados a otro estado. Este crédito no siempre cubre la totalidad, especialmente si las tasas impositivas difieren, pero en la mayoría de los casos previene la doble imposición real.
Si tu empleador no retiene automáticamente para cada estado en el que trabajas, eres responsable de realizar pagos estimados trimestrales de impuestos a esos estados. Omitirlos puede resultar en multas por pagos insuficientes, aunque regularices la situación al presentar la declaración.
Lo que los empleados deben hacer
- Notifica a tu empleador de inmediato cada vez que cambies tu lugar de trabajo, incluso temporalmente, para que puedan ajustar la retención correctamente
- Verifica si tu estado de residencia y el estado de tu empleador tienen un acuerdo de reciprocidad que pueda simplificar tu declaración
- Registra los días que trabajaste en cada estado durante todo el año, especialmente si viajas por trabajo o divides tu tiempo entre ubicaciones
- Presenta una declaración como no residente en cualquier estado donde obtuviste ingresos pero no eres residente
- Realiza pagos estimados trimestrales si tu empleador no retiene en un estado donde debes impuestos
- Consulta con un profesional en impuestos para escenarios multietatales; la interacción entre las reglas de residencia, reglas de COE y acuerdos de reciprocidad puede generar resultados inesperados
Deducciones fiscales para trabajadores remotos en EE. UU.
La regla TCJA y por qué la mayoría de los empleados W-2 no pueden deducir gastos de oficina en casa
Antes de la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2018 (TCJA), los empleados podían deducir gastos laborales no reembolsados en sus declaraciones federales. La TCJA eliminó esta deducción para empleados W-2 hasta 2025. La actual administración Trump ha manifestado su intención de extender la Ley, por lo que es probable que esta restricción continúe más allá de 2025.
Si eres un empleado W-2, por lo general no puedes deducir gastos de oficina en casa en tu declaración federal, incluso si trabajas desde casa a tiempo completo y tu empleador no te reembolsa.
Excepciones a nivel estatal: 13 jurisdicciones aún permiten deducciones para empleados W-2
Aquí está lo que muchos guías omiten: varios estados y jurisdicciones aún permiten que los empleados W-2 deduzcan gastos de trabajo no reembolsados en sus declaraciones estatales, incluso cuando la deducción federal no está disponible. Si trabajas de forma remota en alguno de los siguientes lugares, revisa las reglas de tu estado:
- California
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pensilvania
- South Dakota
- el Distrito de Columbia
- Seattle (a nivel ciudad)
Si te encuentras en una de estas jurisdicciones, los gastos no reembolsados, una oficina en casa dedicada, internet, un teléfono de trabajo, pueden ser deducibles en tu declaración estatal. Conserva recibos y documentación.
Deducciones para trabajadores autónomos y contratistas independientes
Algunos estados exigen legalmente que los empleadores reembolsen a los trabajadores remotos los gastos laborales. California es el ejemplo más destacado: allí, los empleadores deben reembolsar a los empleados todos los gastos necesarios de negocios, incluyendo una parte de los costos de internet y teléfono. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana y el Distrito de Columbia tienen requisitos similares.
Si eres empleador con trabajadores remotos en estos estados, no reembolsar los gastos requeridos te expone a sanciones. Considera una política clara de estipendio para trabajo remoto y revisa tus prácticas de reembolso por estado.
Si eres autónomo o trabajas como contratista independiente, el panorama es mucho más favorable. Puedes deducir gastos de negocios ordinarios y necesarios de tus ingresos por cuenta propia, incluyendo:
- Equipo de oficina en casa (computadoras, monitores, teléfonos, muebles)
- Costos de telecomunicaciones (servicio de internet y teléfono utilizados para el trabajo)
- Servicios públicos, proporcionales al uso de la oficina en casa (electricidad, gas, calefacción)
- Seguros (porciones relacionadas con el negocio)
- Comisiones bancarias relacionadas con el negocio y tarifas de licencias comerciales
- Comidas de negocios (sujetas a la limitación del 50%)
- Gastos de viaje relacionados con el trabajo
- Una porción del alquiler o intereses hipotecarios, basada en los metros cuadrados de la oficina en casa
La deducción por oficina en casa. Disponible solo si mantiene un espacio usado exclusiva y regularmente para el negocio, se calcula usando uno de dos métodos:
Método estándar: Divida los metros cuadrados de su oficina en casa entre los metros cuadrados totales de su hogar. Ese porcentaje se aplica a sus gastos reales del hogar.
Ejemplo: oficina de 200 pies cuadrados ÷ hogar de 2,000 pies cuadrados = el 10% de los gastos del hogar son deducibles
Método simplificado: Multiplique los metros cuadrados de su oficina por $5 por cada pie cuadrado, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.
Ejemplo: 200 pies cuadrados × $5 = $1,000 deducibles por año
El Método Simplificado es más fácil de calcular; el Método Estándar suele producir una deducción mayor si sus gastos reales del hogar son elevados. Realice ambos cálculos para determinar cuál le beneficia más.
También puede usar software de gestión de gastos para realizar un seguimiento de sus gastos durante todo el año. Aquí tiene una guía práctica sobre software sencillo de gestión de gastos para ayudarle a elegir la herramienta adecuada.
Impuestos para el trabajo remoto internacional
Implicaciones fiscales de contratar trabajadores remotos internacionalmente
Ampliar su grupo de talentos contratando trabajadores remotos a través de fronteras internacionales introduce una nueva capa de complejidad fiscal. Los empleadores deben navegar por leyes fiscales que varían drásticamente entre países, y los errores pueden ser costosos.
Obligaciones clave a entender:
Obligaciones fiscales en la ubicación del empleado: Es posible que deba cumplir con las leyes locales de impuestos y empleo, incluyendo la retención del impuesto sobre la renta, contribuciones a la seguridad social, requisitos de pensiones y beneficios obligatorios en el país donde su empleado reside y trabaja.
Registro de nómina: Muchos países requieren que los empleadores extranjeros registren una entidad local de nómina antes de que puedan pagar legalmente a los empleados. Sin esto, puede verse obligado a utilizar un “Employer of Record” para emplear al trabajador en su nombre. Para la contratación nearshore en Canadá específicamente, aquí tiene una guía sobre las mejores empresas EOR canadienses.
Riesgo de Establecimiento Permanente
Uno de los riesgos más serios y más pasados por alto en la contratación internacional de trabajadores remotos o con un empleador de registro es el establecimiento permanente (PE). Un PE se crea cuando su empresa tiene una presencia fiscal suficiente en un país extranjero, lo cual puede ocurrir simplemente por tener un empleado trabajando allí de forma continua.
Una vez que se establece un PE, el país extranjero puede requerir que usted:
- Presente declaraciones de impuestos de sociedades en esa jurisdicción
- Pague impuesto de sociedades sobre las ganancias atribuibles a esa presencia
- Se registre para el IVA local o impuestos sobre bienes y servicios
Esto puede suceder sin ningún esfuerzo deliberado de su parte; un solo empleado trabajando permanentemente desde su hogar en Alemania, por ejemplo, puede crear un PE alemán para una empresa estadounidense. Consulte a un profesional fiscal antes de realizar su primera contratación internacional.
Cómo determinar la residencia fiscal para trabajadores internacionales
Las obligaciones tributarias internacionales de su empleado se determinan principalmente por su país de residencia fiscal, que es el país donde vive y tiene sus lazos económicos principales.
La mayoría de los países utilizan alguna versión de la regla de los 183 días: si pasa más de la mitad del año fiscal en un país, generalmente se le considera residente fiscal allí. Sin embargo, las reglas específicas varían; algunos países usan el calendario anual, otros usan períodos móviles de 12 meses y algunos tienen pruebas adicionales basadas en el domicilio y los intereses económicos.
Para los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero, las reglas son únicas: Estados Unidos grava a sus ciudadanos sobre los ingresos mundiales independientemente de dónde vivan. Sin embargo, existen dos alivios clave:
- La Exclusión de Ingresos Ganados en el Extranjero (FEIE, por sus siglas en inglés) permite a los ciudadanos estadounidenses que reúnen los requisitos excluir una parte de los ingresos ganados en el extranjero de los impuestos estadounidenses (el monto de la exclusión para 2025 es de $130,000)
- Los créditos fiscales extranjeros permiten a los ciudadanos estadounidenses compensar su obligación tributaria en EE. UU. con los impuestos ya pagados a un país extranjero, reduciendo o eliminando la doble imposición
Para calificar para el FEIE, el empleado debe cumplir con la prueba de residencia auténtica (residir en un país extranjero durante un año fiscal completo) o la prueba de presencia física (estar fuera de EE. UU. al menos 330 días en un período de 12 meses).
Para los nómadas digitales que cruzan fronteras frecuentemente, la determinación de la residencia fiscal puede ser realmente compleja. Se recomienda encarecidamente consultar a un asesor fiscal especializado en tributación internacional.
¿Qué es un Convenio para Evitar la Doble Imposición (DTA)?
Un Convenio para Evitar la Doble Imposición (DTA), también llamado tratado fiscal, es un acuerdo bilateral entre dos países ideado para evitar que los mismos ingresos sean gravados dos veces. Estados Unidos tiene tratados de doble imposición con más de 60 países.
Puntos clave sobre cómo funcionan los DTA para trabajadores remotos:
- Los DTA suelen definir qué país tiene derechos primarios de gravar distintos tipos de ingresos
- A menudo establecen tasas reducidas de retención sobre dividendos, intereses y regalías
- Especifican las reglas para determinar la residencia fiscal cuando una persona puede ser residente en ambos países
- Podría ser necesario presentar declaraciones de impuestos en ambos países incluso si se aplica un DTA y reduce la obligación tributaria real a cero
Para los empleadores: comprender qué DTA aplican a sus empleados internacionales es esencial para estructurar correctamente los contratos y las nóminas. Trabaje con asesores fiscales especializados o desarrolle conocimientos internamente. No asuma que un DTA elimina todas las obligaciones, ya que solo las reduce en formas definidas.
Mejores Prácticas para Gestionar los Impuestos de Empleo Transfronterizos
- Comprenda las normativas locales antes de realizar una contratación internacional; el impuesto sobre la renta, la seguridad social, las contribuciones a la pensión y los beneficios obligatorios varían enormemente según el país
- Mantenga registros precisos de la ubicación de los empleados, los contratos y todos los formularios fiscales; utilice software de nómina con funciones de cumplimiento internacional
- Establezca políticas claras de teletrabajo que especifiquen dónde los empleados están o no autorizados a trabajar y actualice los contratos laborales cuando cambien los arreglos
- Realice auditorías de cumplimiento periódicas, especialmente ahora que las excepciones por la pandemia han expirado y muchos países han reforzado la aplicación de las normas de empleo transfronterizo
- Asóciese con un EOR o proveedor de nómina global para países donde carezca de experiencia o entidad local; ellos asumen la responsabilidad legal del empleador y gestionan el cumplimiento local
¿Qué Cambió en 2026? Reglas que Debe Conocer Ahora
Las reglas fiscales para el trabajo remoto han estado en constante cambio desde la pandemia. Esto es lo que ha cambiado y lo que debe vigilar:
Las excepciones de la época de la pandemia han expirado. Varios estados (incluidos Georgia, Indiana y Minnesota) emitieron orientación durante la pandemia eximiendo temporalmente a los trabajadores remotos de obligaciones que activan nexus. Esas excepciones han finalizado. Las reglas estándar de localización y retención anteriores a la pandemia vuelven a estar en vigor. Si su equipo creció entre estados desde 2020 y no ha revisado su cumplimiento, ahora es el momento.
Regla COE de Nueva York confirmada en Zelinsky (mayo de 2025). El Tribunal de Apelaciones de Impuestos de Nueva York reafirmó que contratar a alguien de forma remota simplemente porque es donde vive el candidato no constituye una necesidad del empleador. El trabajo remoto realizado por preferencia personal sigue estando sujeto a la retención de Nueva York para empleadores con sede en ese estado. Hay una apelación pendiente, por lo que esto podría evolucionar, pero por ahora la regla de Nueva York permanece.
Las restricciones a las deducciones TCJA siguen vigentes. La suspensión de las deducciones detalladas misceláneas para empleados W-2 bajo la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) continúa hasta 2025. La administración actual ha indicado su intención de extender estas disposiciones, por lo que los empleados no deben contar con que la deducción federal por oficina en casa se restituya pronto.
La fiscalización de la retención estatal está aumentando. California, Nueva York y otros estados con alta carga fiscal están auditando cada vez más las reclamaciones de residencia de trabajadores remotos y la declaración de ingresos en varios estados. Los empleados que dicen haberse mudado pero mantienen vínculos sólidos con su antiguo estado son un objetivo particular de auditorías. La documentación sobre el cambio de domicilio es más importante que nunca.
Actualizaciones de estados sin impuesto sobre la renta: New Hampshire y Tennessee eliminaron sus impuestos sobre los ingresos de inversiones a partir del 1 de enero de 2025, lo que los convierte en estados completamente libres de impuestos sobre salarios. Si tenía empleados en estos estados y estaba reteniendo impuestos sobre ingresos de inversiones, actualice sus configuraciones.
Servicios y recursos para ayudar a gestionar impuestos del trabajo remoto
Servicios de Empleador de Registro (EOR)
Para las empresas que buscan contratar trabajadores internacionales o expandirse rápidamente por estados de EE. UU., un EOR suele ser el camino de cumplimiento más eficiente. El EOR se convierte en el empleador legal registrado en cada jurisdicción y asume la responsabilidad de la nómina, la retención de impuestos, las contribuciones sociales y el cumplimiento con la legislación laboral local.
Los principales beneficios del EOR incluyen:
- Gestión integral de impuestos: El EOR maneja la retención, el envío, los reportes y las contribuciones legales en cada jurisdicción
- Transferencia de riesgo legal: El EOR asume la responsabilidad del empleador, lo que reduce significativamente el riesgo de incumplimiento para su empresa
- Conocimiento actualizado: Los EOR monitorizan los cambios en las regulaciones fiscales para que su equipo no tenga que hacerlo
- Rapidez: Puede contratar en un nuevo estado o país en días, no meses
Las mejores opciones de EOR se revisan en nuestra guía de los mejores servicios de Empleador de Registro. Por ejemplo, Globalization Partners es una excelente opción para empresas en expansión internacional.
Servicios de nómina global
Los servicios de nómina global gestionan el procesamiento de nóminas en varios países desde una sola plataforma, sin adquirir la condición de empleador legal. Principales características a considerar:
- Pagos en múltiples divisas con procesamiento de nóminas conforme a la legislación local
- Cálculo y presentación de impuestos automatizados en distintas jurisdicciones
- Integración con su sistema de gestión de Recursos Humanos existente
- Análisis de nómina en tiempo real y visibilidad de costes
A diferencia de los EOR, los proveedores de nómina global requieren que usted tenga (o establezca) una entidad local en cada país. Son la mejor opción para empresas que ya tienen presencia legal en varias jurisdicciones y necesitan una forma más eficiente de gestionar la complejidad.
Software de impuestos empresariales
Un buen software de impuestos empresariales automatiza gran parte del cálculo y la presentación de impuestos para nóminas en varios estados de EE. UU., se integra con sus sistemas de Recursos Humanos y reduce el riesgo de errores manuales. Para equipos distribuidos solo en EE. UU., suele ser la herramienta de cumplimiento más rentable. Para equipos internacionales, normalmente necesitará capacidades de nómina global o EOR adicionales.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la regla de la "conveniencia del empleador"?
La regla COE se aplica en ocho estados (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania). Permite que esos estados graven los ingresos de un empleado remoto como si estuviera trabajando en el estado del empleador, incluso si físicamente se encuentra en otro lugar, cuando la modalidad remota existe por conveniencia del empleado y no por necesidad del empleador. La versión de Nueva York es la más estrictamente aplicada y fue reafirmada recientemente (mayo de 2025).
¿Puede un trabajador remoto estar sujeto a doble imposición?
Sí. Los trabajadores remotos pueden enfrentar doble imposición cuando dos jurisdicciones reclaman el derecho de gravar los mismos ingresos. Esto ocurre principalmente entre estados que aplican la regla de conveniencia del empleador y el estado de residencia del empleado, o a nivel internacional cuando un país grava los mismos ingresos que EE. UU. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen créditos, tratados o acuerdos recíprocos para mitigar esta situación, pero no siempre eliminan completamente la doble imposición.
¿Qué estados de EE. UU. no tienen impuesto sobre la renta?
Nueve estados no tienen impuesto sobre los salarios: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Sin embargo, no tener impuesto sobre la renta no significa que no existan otras obligaciones de nómina: los empleadores de Washington, por ejemplo, aún deben contribuir a programas de baja familiar pagada, atención a largo plazo y licencias por enfermedad. Siempre revise las obligaciones completas de nómina antes de asumir que no existen cargas fiscales en un estado.
¿Qué formularios fiscales se requieren al pagar a contratistas remotos en EE. UU.?
Tres formularios a tener en cuenta: haga que el contratista complete un W-9 antes de iniciar el trabajo, presente un 1099-NEC por cada contratista que cobre $600 o más durante el año y envíe el Formulario 1096 al IRS como resumen de todos sus 1099. Tanto el 1099-NEC como el 1096 vencen el 31 de enero. La omisión o entrega tardía de los 1099 conlleva penalizaciones de $60 a $630 por formulario, dependiendo de cuán tarde se presenten.
Si trabajas en remoto, ¿dónde pagas impuestos?
En la mayoría de los casos, pagas impuestos en el estado o país donde realizas físicamente tu trabajo. Si tu empleador tiene sede en otra jurisdicción, puede que también tengas obligaciones allí, especialmente si el estado del empleador aplica la regla de conveniencia del empleador. Consulta siempre con un profesional de impuestos para tu caso específico y verifica si existe un acuerdo de reciprocidad entre tu estado y el de tu empleador.
Este artículo es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Las leyes tributarias cambian frecuentemente y varían según la jurisdicción. Consulta a un profesional fiscal calificado para recibir orientación específica para tu caso.
