Impuestos por Trabajo Remoto: Guía Experta para la Temporada de Impuestos de Este Año
El principio más importante que rige los impuestos sobre el trabajo remoto en EE. UU. es este: la responsabilidad fiscal de un empleado se determina por el lugar donde realiza físicamente su trabajo, no por la ubicación de su empleador.
Esta guía cubre todo lo que necesitas saber, ya seas un líder de RR. HH. gestionando un equipo distribuido o un empleado remoto tratando de entender tus propias obligaciones de declaración. También encontrarás enlaces a servicios especializados, desde proveedores de Employer of Record hasta soluciones globales de nómina, que pueden quitar la carga de cumplimiento a tu equipo.
"Los impuestos sobre el trabajo remoto se están volviendo más complejos, y las herramientas no se actualizan al ritmo de las reglas cambiantes. El cumplimiento es la parte más difícil, no solo el procesamiento de los datos."
— Norma Delgado, Fundadora de Global Payroll Geeks
La regla fundamental: dónde pagan impuestos los trabajadores remotos
Eso significa que tu ingeniera en Colorado paga impuestos estatales sobre la renta en Colorado y tú, como su empleador, debes retener el impuesto estatal sobre la renta de Colorado de su salario y registrarte para las cuentas de nómina de Colorado, independientemente de que tu empresa tenga sede en Nueva York.
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Suficientemente sencillo. Pero ese principio tiene algunas excepciones importantes que los equipos de RR. HH. y los empleados remotos deben comprender antes de cometer errores.
Tipos de trabajadores remotos y cómo varían sus impuestos
No todos los trabajadores remotos son gravados de la misma manera. El primer paso para cumplir correctamente es entender con qué tipo de trabajador estás tratando.
- Empleados remotos permanentes trabajan para una empresa ubicada en otro estado o país de manera continua. Sus obligaciones fiscales dependen de acuerdos, reciprocidad y tratados tributarios entre las jurisdicciones involucradas.
- Empleados desplazados temporalmente pueden trabajar en otro estado para un proyecto a corto plazo o un viaje de negocios. Dependiendo de la duración y los estados involucrados, pueden generar obligaciones fiscales en dos estados a la vez.
- Trabajadores híbridos dividen su tiempo entre el hogar y una oficina en otro estado. Normalmente deben distribuir sus ingresos según el número de días trabajados en cada lugar y pueden necesitar declarar en ambos estados.
- Nómadas digitales se mudan con frecuencia, a veces cruzando fronteras internacionales. Sus situaciones fiscales son de las más complejas, ya que pueden activar pruebas de residencia en varios países.
- Trabajadores en acuerdos de co-empleo, como los gestionados a través de una empresa PEO, tienen obligaciones fiscales compartidas entre el empleador y la PEO. El contrato laboral determina la responsabilidad legal.
- Contratistas independientes son trabajadores autónomos y son completamente responsables de sus propios impuestos, incluyendo el impuesto por cuenta propia, pagos estimados trimestrales y todas las presentaciones estatales aplicables.
Entender qué categoría aplica para cada trabajador de tu equipo determina todas las decisiones que siguen.
El problema crítico de la clasificación errónea de empleados
Antes de avanzar: la clasificación de los trabajadores es sumamente importante para fines fiscales, y equivocarse sale caro.
La clasificación errónea de empleados ocurre cuando un trabajador que funciona como empleado es etiquetado como contratista independiente, o viceversa. El IRS examina detenidamente esta clasificación y las consecuencias de una clasificación errónea afectan a ambas partes.
Para empleadores: clasificar erróneamente a un empleado como contratista puede significar deber impuestos atrasados, intereses y multas por todos los impuestos sobre la nómina que no se retuvieron ni se remitieron. Además, existe una posible responsabilidad por beneficios atrasados.
Para trabajadores: ser clasificado erróneamente como contratista significa perder las contribuciones del empleador a la Seguridad Social y Medicare, además de ser responsable personalmente del impuesto por cuenta propia completo (15.3%), el cual habrían compartido con un empleador si estuvieran correctamente clasificados.
Audita tus clasificaciones de trabajadores contra las directrices del IRS de forma regular, especialmente a medida que escalas una fuerza laboral remota.
Para empleadores: retenciones estatales, nexo y obligaciones de cumplimiento
Esta sección está dirigida a líderes de RR. HH., responsables de nómina y equipos financieros que gestionan empleados remotos en diferentes estados.
Retención de Impuesto sobre la Renta Estatal: La Regla Básica
Como se señaló anteriormente, generalmente se debe retener el impuesto estatal sobre la renta según el lugar donde el empleado trabaja físicamente. Si tiene un empleado remoto en California, debe retener el impuesto sobre la renta de California. Si tiene uno en Texas, que no tiene impuesto sobre la renta estatal, no se requiere retención para ese estado, aunque pueden aplicarse otras obligaciones (más sobre esto a continuación).
A nivel federal, las reglas son uniformes: todos los empleados W-2, trabajen donde trabajen, requieren que usted retenga el impuesto federal sobre la renta, Seguro Social (6.2%), Medicare (1.45%) y que contribuya a FUTA (Impuesto Federal de Desempleo).
La retención a nivel estatal es donde se complica. El software de RR. HH. con capacidades de nómina multiestatal integradas puede automatizar gran parte de esto, pero todavía es necesario entender las reglas para configurarlo correctamente.
Regla de Conveniencia del Empleador
La regla más incomprendida en la tributación del trabajo remoto es la regla de conveniencia del empleador (COE). Esta norma da un giro total al principio estándar de "lugar de trabajo": permite que ciertos estados graven los ingresos de los trabajadores remotos como si trabajaran en el estado del empleador, incluso si realmente están ubicados en otro lugar.
La regla solo se aplica cuando el empleador se encuentra en uno de estos estados y el empleado trabaja de forma remota por elección propia (por su conveniencia), en lugar de hacerlo porque el empleador lo requiere. Hasta 2026, ocho estados aplican la regla COE. Son Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania.
| Estado | ¿Qué desencadena la "necesidad del empleador"? |
|---|---|
| Nueva York | El empleador debe requerir el trabajo remoto como una verdadera condición de negocio, no solo permitirlo |
| Pensilvania | Trabajo remoto requerido por el empleador; el empleado debe demostrar necesidad |
| Delaware | Requerido por el empleador; pocas excepciones formales definidas |
| Nebraska | Requerido por el empleador; también se aplica una prueba de domicilio |
| Alabama | Acuerdo de trabajo remoto requerido por el empleador |
| Oregón | El empleador debe requerir específicamente la ubicación fuera del estado |
| Connecticut | Requerido y documentado por el empleador |
| Nueva Jersey | Requerido por el empleador; regla promulgada en julio del 2023 |
La versión de Nueva York es la más estricta y la más litigada. En mayo de 2025, el Tribunal de Apelaciones Tributarias de Nueva York confirmó la regla COE en el caso Zelinsky, afirmando que simplemente contratar a alguien remotamente porque vive allí no constituye necesidad del empleador, lo que significa que sigue aplicándose el impuesto estatal del empleador. Hay una apelación activa, por lo que este sigue siendo un caso legal a seguir.
En la práctica: si su empresa tiene sede en Nueva York y su empleado remoto en Ohio trabaja desde casa por conveniencia propia (no porque usted se lo exija), Nueva York puede seguir exigiendo impuestos sobre la renta por esos salarios, además de cualquier obligación en Ohio. Este es uno de los orígenes más comunes de disputas por doble imposición en el trabajo remoto.
Nueva Jersey y Connecticut tienen reglas similares, pero con un requisito de reciprocidad: solo aplican la prueba COE si el estado de residencia del empleado también tiene una regla COE.
Para los empleados: si su empleador tiene sede en uno de estos ocho estados y usted trabaja de forma remota por elección propia, verifique si podría deber impuestos sobre la renta tanto en su estado como en el estado de su empleador.
Acuerdos de Reciprocidad: Dónde Simplifican las Cosas
Si su empleado vive en un estado con un acuerdo recíproco con el estado de su empresa, el panorama de la retención se simplifica considerablemente.
| Estado | Tiene reciprocidad con |
|---|---|
| Arizona | California, Indiana, Oregón, Virginia |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginia |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, North Dakota |
| Montana | North Dakota |
| Nueva Jersey | Pennsylvania |
| North Dakota | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Asegúrate de que los empleados completen los certificados de exención correspondientes para que no retengas para el estado equivocado.
Entendiendo el Nexo: Cuando Una Contratación Remota Crea una Huella Fiscal
Nexo es el término legal que indica que una empresa tiene suficiente presencia en un estado para estar sujeta a sus leyes fiscales. Antes de que el trabajo remoto se volviera común, el nexo normalmente requería una oficina física o almacén. Eso ya no es así.
En la mayoría de los estados hoy en día, un solo empleado remoto puede crear nexo, lo que puede dar lugar a:
- Registro para retención del impuesto estatal sobre la renta
- Registro para el seguro estatal de desempleo (SUI)
- Requisitos de seguro de compensación laboral en ese estado
- Posibles obligaciones de presentación de impuestos sobre la renta corporativa o franquicia
- En algunos casos, obligaciones para recaudar impuestos sobre las ventas
El nexo no desaparece cuando el empleado se va. Una vez establecido, normalmente requiere una baja formal.
Errores comunes de nexo que debes evitar:
- Contratar a un empleado remoto en un estado nuevo sin primero registrar cuentas de nómina ("nexo silencioso de nómina")
- Asumir que un estado sin impuesto sobre la renta no tiene obligaciones; Washington no tiene impuesto sobre los salarios pero sí requiere contribuciones patronales para licencia familiar y médica pagada, seguro de atención a largo plazo y baja médica pagada
- Creer que la Ley Pública 86-272 brinda protección total: solo protege a los vendedores de bienes tangibles del impuesto estatal sobre la renta, y solo para actividades de solicitud de ventas
Si un empleado trabaja en varios estados, puede ser necesario prorratear los impuestos, asignando los ingresos proporcionalmente a cada estado según los días trabajados allí. Un software de nómina con capacidades de prorrateo multiestatal puede automatizar esto, pero el registro preciso de días por parte de los empleados es esencial.
Estados Sin Impuesto Sobre la Renta, pero con Otras Obligaciones Vigentes
Nueve estados actualmente no imponen impuesto sobre la renta a los salarios de los empleados: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.
Nota: New Hampshire y Tennessee eliminaron sus impuestos sobre intereses y dividendos en 2025, por lo que ahora están completamente libres de impuestos sobre la renta. Sin embargo, los empleadores con trabajadores remotos en estos estados no quedan exentos. Todos los estados tienen algún tipo de obligación de nómina, seguro de desempleo, compensación laboral y requisitos específicos estatales. Washington es el ejemplo más destacado: sin impuesto sobre la renta, pero se requieren importantes contribuciones patronales para licencia familiar pagada, atención a largo plazo y programas de licencia médica pagada.
Consulta siempre el panorama completo de impuestos laborales de cada estado y no solo si tienen impuesto sobre la renta.
Lista de Verificación de Cumplimiento al Contratar en un Nuevo Estado
Cuando contrates a un empleado remoto en un estado donde tu empresa no tiene presencia previa, sigue esta secuencia antes de su primer pago:
- Determinar las implicaciones de nexus: confirma qué impuestos estatales y registros se aplican
- Registrarse para la retención de impuestos estatales sobre la renta: la mayoría de los estados requieren que el empleador se registre antes de comenzar con la retención
- Abrir una cuenta para el seguro de desempleo estatal (SUI): las tasas y requisitos de SUI varían según el estado y son independientes del FUTA
- Obtener cobertura de compensación laboral: los requisitos y proveedores aceptados varían significativamente
- Confirmar obligaciones fiscales locales: algunas ciudades y condados tienen sus propios impuestos sobre la renta (por ejemplo, Nueva York, Filadelfia, Denver)
- Revisar requisitos estatales específicos: bajas familiares pagadas, licencias por enfermedad pagadas, seguro de invalidez, contribuciones para cuidado a largo plazo
- Actualizar la configuración de nómina: aplica las tasas de retención correctas, verifica que no aplique la regla de conveniencia, revisa acuerdos de reciprocidad
- Notificar al empleado sobre sus obligaciones: es posible que también deba actualizar sus elecciones de retención (equivalentes al W-4)
Para escenarios complejos en varios estados, o si estás escalando rápidamente en muchos estados, asociarte con un Empleador de Registro puede encargarse de estos pasos por ti.
Resumen de Obligaciones Fiscales del Empleador
- Retener y remitir el impuesto federal sobre la renta, Seguro Social, Medicare y FUTA para todos los empleados W-2
- Retener y remitir el impuesto estatal sobre la renta según la ubicación laboral del empleado (sujeto a reglas COE y acuerdos de reciprocidad)
- Contribuir al seguro de desempleo estatal en el estado del empleado
- Mantener la cobertura de compensación laboral según los requisitos estatales
- Reportar ingresos a todos los estados aplicables: especialmente cuando los empleados están distribuidos entre jurisdicciones
- Mantener registros de nómina precisos, incluyendo ubicaciones de trabajo de los empleados, documentando cualquier cambio de ubicación
Para empleados: dónde debes impuestos y cómo protegerte
Esta sección es para trabajadores remotos que buscan entender sus propias obligaciones fiscales.
¿Dónde pagas impuestos cuando trabajas remotamente?
La respuesta corta: por lo general pagas impuestos en el estado donde físicamente realizas tu trabajo. Si vives y trabajas en Colorado para una empresa con sede en Nueva York, pagas impuestos sobre la renta en Colorado, y también pagas impuestos federales sobre la renta como lo harías sin importar la ubicación.
Pero hay excepciones importantes que pueden complicar esto:
- Si tu empleador está en uno de los ocho estados con regla COE y trabajas en remoto por elección, también puedes adeudar impuestos en el estado de tu empleador
- Si trabajas en varios estados durante el año, es posible que debas presentar declaraciones de no residente en cada estado donde trabajaste
- Si tu empleador no retiene impuestos para tu estado, eres responsable de hacer pagos estimados trimestrales por tu cuenta
Residencia fiscal y la regla de los 183 días
Cada estado define la residencia fiscal de manera diferente, pero la mayoría utiliza alguna versión de la regla de los 183 días: si pasas más de 183 días en un estado en un año calendario, generalmente se te considera residente fiscal allí, lo que activa obligaciones fiscales completas.
Para quienes se mudan de estado a mitad de año, es posible que seas residente parcial de dos estados y debas presentar declaraciones de residencia parcial en ambos.
Para nómadas digitales y viajeros frecuentes, la pregunta sobre la residencia se vuelve realmente compleja. Los factores clave que la mayoría de los estados consideran incluyen:
- Dónde se encuentra tu hogar permanente (domicilio)
- Dónde están centrados tus intereses económicos y lazos familiares
- Cuántos días pasaste en cada estado
- Dónde estás registrado para votar, dónde tienes expedida tu licencia de conducir y dónde está registrado tu auto
Diferencia importante: "residencia" y "domicilio" no son lo mismo. Residencia es donde vives temporalmente; tu domicilio es tu hogar permanente, el lugar al que planeas regresar. Los estados utilizan el domicilio para determinar el estatus de residencia a largo plazo y las obligaciones fiscales.
Declaración en varios estados: cuándo necesitas presentar en más de un estado
Si trabajaste físicamente en más de un estado durante el año, probablemente necesites presentar la declaración en ambos. La mayoría de los estados exige que asignes los ingresos en función del número de días trabajados en cada lugar. Los trabajadores híbridos que cruzan líneas estatales algunos días a la semana se ven especialmente afectados; necesitarás registros precisos de tu ubicación de trabajo día por día.
Para evitar pagar impuestos completos dos veces sobre los mismos ingresos, la mayoría de los estados ofrece un crédito por impuestos pagados a otro estado. Este crédito no siempre cubre el monto total, especialmente si las tasas impositivas difieren, pero previene la doble imposición real en la mayoría de los casos.
Si tu empleador no retiene automáticamente para todos los estados en los que trabajas, eres responsable de realizar pagos trimestrales estimados de impuestos en esos estados. Omitirlos puede resultar en sanciones por pago insuficiente, incluso si ajustas cuentas en la temporada de impuestos.
Qué deben hacer los empleados
- Notifica a tu empleador de inmediato cada vez que cambies tu lugar de trabajo, incluso temporalmente, para que puedan ajustar la retención correctamente
- Verifica si tu estado de residencia y el estado de tu empleador tienen un acuerdo de reciprocidad que pueda simplificar tu declaración
- Registra los días que trabajaste en cada estado durante el año, especialmente si viajas por trabajo o divides el tiempo entre ubicaciones
- Presenta una declaración como no residente en cualquier estado donde obtuviste ingresos pero no eres residente
- Realiza pagos estimados trimestrales si tu empleador no retiene para un estado donde adeudas impuestos
- Consulta con un profesional de impuestos en escenarios multiestatales; la interacción entre reglas de residencia, reglas COE y acuerdos de reciprocidad puede producir resultados inesperados
Deducciones fiscales para trabajadores remotos en EE. UU.
La regla TCJA y por qué la mayoría de empleados W-2 no puede deducir gastos de oficina en casa
Antes de la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos de 2018 (TCJA), los empleados podían deducir gastos laborales no reembolsados en sus declaraciones federales. La TCJA eliminó esta deducción para empleados W-2 hasta 2025. La actual administración Trump ha insinuado su intención de extender la ley, por lo que probablemente esta restricción se mantenga después de 2025.
Si eres empleado W-2, generalmente no puedes deducir gastos de oficina en casa en tu declaración federal, incluso si trabajas desde casa a tiempo completo y tu empresa no te reembolsa.
Excepciones a nivel estatal: 13 jurisdicciones aún permiten deducciones W-2
Esto es lo que muchos guías omiten: varios estados y jurisdicciones todavía permiten que los empleados W-2 deduzcan gastos no reembolsados en sus declaraciones de impuestos estatales, incluso cuando la deducción federal no está disponible. Si trabajas de forma remota en alguno de los siguientes lugares, revisa las reglas de tu estado:
- California
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pensilvania
- Dakota del Sur
- el Distrito de Columbia
- Seattle (a nivel de ciudad)
Si resides en una de estas jurisdicciones, los gastos no reembolsados, una oficina en casa dedicada, internet, un teléfono de trabajo, pueden ser deducibles en tu declaración estatal. Conserva recibos y documentación.
Deducciones para trabajadores autónomos y contratistas independientes
Algunos estados exigen legalmente que los empleadores reembolsen a los trabajadores remotos por los gastos relacionados con el trabajo. California es el ejemplo más destacado: allí, los empleadores deben reembolsar a los empleados todos los gastos empresariales necesarios, incluidas partes de los costos de internet y teléfono. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana y el Distrito de Columbia tienen requisitos similares.
Si eres empleador con trabajadores remotos en estos estados, no reembolsar los gastos requeridos te expone a sanciones. Considera una política clara de estipendio para trabajo remoto y revisa tus prácticas de reembolso por estado.
Si eres autónomo o trabajas como contratista independiente, la situación es mucho más favorable. Puedes deducir gastos empresariales ordinarios y necesarios de tus ingresos por trabajo por cuenta propia, incluidos:
- Equipamiento de oficina en casa (ordenadores, monitores, teléfonos, muebles)
- Costos de telecomunicaciones (servicio de internet y teléfono utilizado para el trabajo)
- Servicios públicos, proporcionales al uso de la oficina en casa (electricidad, gas, calefacción)
- Seguros (partes relacionadas con el negocio)
- Comisiones bancarias relacionadas con el negocio y tasas de licencias comerciales
- Comidas de negocios (sujeto a la limitación del 50%)
- Gastos de viaje relacionados con el trabajo
- Una parte del alquiler o intereses hipotecarios, basado en el metraje cuadrado de la oficina en casa
La deducción por oficina en casa. Disponible sólo si mantienes un espacio usado de forma exclusiva y regular para el negocio, se calcula utilizando uno de estos dos métodos:
Método estándar: Divide los metros cuadrados de tu oficina en casa entre el total de metros cuadrados de tu vivienda. Ese porcentaje se aplica a tus gastos reales del hogar.
Ejemplo: 200 pies cuadrados de oficina ÷ 2,000 pies cuadrados totales de la vivienda = 10% de los gastos del hogar son deducibles
Método simplificado: Multiplica los metros cuadrados de tu oficina por $5 por pie cuadrado, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.
Ejemplo: 200 pies cuadrados × $5 = $1,000 deducibles por año
El Método Simplificado es más fácil de calcular; el Método Estándar suele generar una deducción mayor si tus gastos reales del hogar son elevados. Haz ambos cálculos para determinar cuál te beneficia más.
También puedes usar software de gestión de gastos para llevar el control de tus gastos durante todo el año. Aquí tienes una visión práctica de software sencillo de gestión de gastos para ayudarte a elegir la herramienta adecuada.
Impuestos para trabajo remoto internacional
Implicaciones fiscales de contratar trabajadores remotos internacionalmente
Ampliar tu reserva de talento contratando trabajadores remotos a través de fronteras internacionales introduce un nuevo nivel de complejidad fiscal. Los empleadores deben navegar por leyes fiscales que varían drásticamente según el país, y los errores pueden ser costosos.
Obligaciones clave que debes entender:
Obligaciones fiscales en la ubicación del empleado: Es posible que debas cumplir con las leyes fiscales y laborales locales, que incluyen la retención de impuestos sobre la renta, aportes a la seguridad social, requisitos de pensión y beneficios obligatorios, en el país donde reside y trabaja tu empleado.
Registro de nómina: Muchos países exigen que los empleadores extranjeros registren una entidad local de nómina antes de poder pagar legalmente a los empleados. Si no lo haces, es posible que debas utilizar un Employer of Record para emplear al trabajador en tu nombre. Para la contratación nearshore en Canadá específicamente, aquí tienes una guía sobre las mejores empresas EOR canadienses.
Riesgo de establecimiento permanente
Uno de los riesgos más serios, y más pasados por alto, en la contratación remota internacional o con un Employer of Record es el establecimiento permanente (PE). Un PE se crea cuando tu empresa tiene una presencia sujeta a impuestos suficiente en un país extranjero, lo que puede ocurrir simplemente por tener un empleado trabajando allí de manera continua.
Una vez que se establece un PE, el país extranjero podría requerirte que:
- Presentes declaraciones de impuestos corporativos en esa jurisdicción
- Pagues impuestos sobre la renta corporativa sobre las ganancias atribuibles a esa presencia
- Te registres para el IVA o impuestos sobre bienes y servicios locales
Esto puede ocurrir sin ningún esfuerzo deliberado de tu parte; un solo empleado trabajando de forma permanente desde su casa en Alemania, por ejemplo, puede crear un PE alemán para una empresa de Estados Unidos. Consulta con un profesional fiscal antes de realizar tu primera contratación internacional.
Cómo determinar la residencia fiscal de los trabajadores internacionales
Las obligaciones fiscales internacionales de tu empleado están determinadas principalmente por su país de residencia fiscal, que es el país donde vive y tiene sus lazos económicos principales.
La mayoría de los países aplica alguna versión de la regla de los 183 días: si pasas más de la mitad del año fiscal en un país, generalmente se te considera residente fiscal allí. Sin embargo, las reglas específicas varían, algunos países utilizan el conteo por año calendario, otros utilizan períodos móviles de 12 meses, y algunos tienen pruebas adicionales basadas en el domicilio e intereses económicos.
Para los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero, las reglas son únicas: EE. UU. grava a sus ciudadanos por los ingresos mundiales sin importar dónde vivan. Sin embargo, existen dos alivios clave disponibles:
- La Exclusión de Ingresos Ganados en el Extranjero (FEIE) permite que los ciudadanos estadounidenses calificados en el extranjero excluyan una parte de los ingresos obtenidos en el extranjero del impuesto estadounidense (la cantidad de exclusión para 2025 es de $130,000)
- Créditos fiscales extranjeros permiten a los ciudadanos estadounidenses compensar su obligación fiscal en EE. UU. con los impuestos ya pagados en un país extranjero, reduciendo o eliminando la doble imposición
Para calificar para la FEIE, el empleado debe cumplir con la prueba de residencia bona fide (residir en un país extranjero durante un año fiscal completo) o la prueba de presencia física (estar fuera de EE. UU. al menos 330 días en un periodo de 12 meses).
Para los nómadas digitales que cruzan fronteras con frecuencia, la determinación del domicilio fiscal puede ser realmente compleja. Se recomienda encarecidamente consultar a un asesor fiscal especializado en tributación internacional.
¿Qué es un Convenio de Doble Imposición (DTA)?
Un Convenio de Doble Imposición (DTA): también llamado tratado fiscal — es un acuerdo bilateral entre dos países diseñado para evitar que los mismos ingresos sean gravados dos veces. EE. UU. tiene DTAs con más de 60 países.
Puntos clave sobre cómo funcionan los DTAs para los trabajadores remotos:
- Los DTAs suelen definir qué país tiene el derecho primario de gravar los diferentes tipos de ingresos
- A menudo establecen tasas de retención reducidas para dividendos, intereses y regalías
- Especifican las reglas para determinar la residencia fiscal cuando una persona puede ser residente en ambos países
- Puede ser necesario presentar declaraciones de impuestos en ambos países incluso cuando aplica un DTA y reduce la obligación fiscal a cero
Para los empleadores: entender qué DTAs aplican a sus empleados internacionales es esencial para estructurar correctamente los contratos y la nómina. Trabaje con consultores fiscales especializados o desarrolle la experiencia internamente. No asuma que un DTA elimina todas las obligaciones, ya que solo las reduce de manera definida.
Mejores Prácticas para Gestionar los Impuestos Laborales Transfronterizos
- Comprenda las regulaciones locales antes de realizar una contratación internacional; el impuesto sobre la renta, la seguridad social, las contribuciones a pensiones y los beneficios obligatorios varían enormemente según el país
- Mantenga registros precisos de la ubicación de los empleados, contratos y todos los formularios fiscales; utilice software de nómina con funciones de cumplimiento internacional
- Establezca políticas claras de trabajo remoto que especifiquen dónde los empleados están y no están autorizados a trabajar, y actualice los contratos de trabajo cuando cambien los arreglos
- Realice auditorías de cumplimiento periódicas, especialmente porque las medidas excepcionales durante la pandemia han expirado y muchos países han reforzado el cumplimiento de las reglas de empleo transfronterizo
- Colabore con un EOR o un proveedor global de nómina en los países donde no tenga experiencia ni entidad local; ellos asumen la responsabilidad legal del empleador y gestionan el cumplimiento local
¿Qué Cambió en 2026? Reglas que Debes Conocer Ahora
Las reglas fiscales para el trabajo remoto han estado en constante cambio desde la pandemia. Esto es lo que ha cambiado y a lo que debes prestar atención:
Las medidas excepcionales por la pandemia han expirado. Varios estados (incluidos Georgia, Indiana y Minnesota) emitieron guías durante la pandemia que eximían temporalmente a los trabajadores remotos de ciertas obligaciones que provocan nexo. Dichas disposiciones han finalizado. Las reglas estándar de origen y retención de impuestos previas a la pandemia vuelven a estar en vigor. Si su equipo se ha expandido a través de las líneas estatales desde 2020 y no ha revisado su cumplimiento, ahora es el momento.
La regla COE de Nueva York fue ratificada en Zelinsky (mayo de 2025). El Tribunal de Apelaciones Fiscales de Nueva York reafirmó que contratar a alguien de forma remota por la ubicación de su residencia no constituye una necesidad del empleador. El trabajo remoto realizado por preferencia personal sigue estando sujeto a la retención de Nueva York para empleadores con sede en ese estado. Hay una apelación pendiente, así que esto podría cambiar, pero por ahora, la regla de Nueva York se mantiene.
Las restricciones a las deducciones de la TCJA se mantienen. La suspensión de las deducciones detalladas misceláneas para empleados W-2 por la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos continúa hasta 2025. La administración actual ha indicado su intención de extender estas disposiciones, por lo que los empleados no deben contar con la restitución de la deducción del home office a nivel federal en el corto plazo.
La fiscalización de la retención estatal está aumentando. California, Nueva York y varios otros estados de alta tributación están auditando cada vez más las reclamaciones de residencia de trabajadores remotos y el reporte de ingresos multiestatales. Los empleados que afirman haberse mudado de estado pero mantienen fuertes lazos con el estado anterior son especialmente objeto de auditoría. La documentación de los cambios de domicilio es más importante que nunca.
Actualizaciones de estados sin impuesto sobre la renta: New Hampshire y Tennessee eliminaron sus impuestos sobre los ingresos por inversiones a partir del 1 de enero de 2025, convirtiéndose en estados completamente libres de impuesto sobre la renta por salarios. Si tenía empleados en estos estados y estaba reteniendo impuestos sobre ingresos por inversiones, actualice sus configuraciones.
Servicios y recursos para ayudar a gestionar los impuestos del trabajo remoto
Servicios de Employer of Record (EOR)
Para empresas que buscan contratar trabajadores internacionales o expandirse rápidamente en distintos estados de EE. UU., un EOR suele ser el camino de cumplimiento más eficiente. El EOR se convierte en el empleador legal de referencia en cada jurisdicción y asume la responsabilidad de la nómina, la retención de impuestos, las contribuciones sociales y el cumplimiento de la legislación laboral local.
Los principales beneficios de un EOR incluyen:
- Gestión integral de impuestos: El EOR gestiona la retención, el pago, la declaración y las contribuciones legales en cada jurisdicción
- Transferencia de riesgo legal: El EOR asume la responsabilidad del empleador, reduciendo significativamente el riesgo de cumplimiento para su empresa
- Experiencia actualizada: Los EOR realizan un seguimiento de la evolución de la normativa fiscal para que su equipo no tenga que hacerlo
- Rapidez: Puede contratar en un nuevo estado o país en días, no meses
Las mejores opciones de EOR se revisan en nuestra guía de los mejores servicios de Employer of Record. Por ejemplo, Globalization Partners es una opción sólida para empresas en proceso de expansión internacional.
Servicios de nómina global
Los servicios de nómina global gestionan el procesamiento de nóminas en varios países desde una sola plataforma, sin asumir la condición legal de empleador. Características clave a tener en cuenta:
- Pagos multidivisa con procesamiento de nómina conforme a la ley local
- Cálculo y presentación de impuestos automatizados en distintas jurisdicciones
- Integración con su sistema de recursos humanos actual
- Analítica de nómina en tiempo real y visibilidad de costos
A diferencia de los EOR, los proveedores de nómina global requieren que usted tenga (o establezca) una entidad local en cada país. Son ideales para empresas que ya tienen presencia legal en varias jurisdicciones y necesitan una forma más eficiente de gestionar la complejidad.
Software de impuestos empresariales
Un buen software de impuestos empresariales automatiza gran parte del cálculo y la presentación para nóminas en varios estados de EE. UU., se integra con sus sistemas de recursos humanos y reduce el riesgo de errores manuales. Para equipos distribuidos solo en EE. UU., suele ser la herramienta de cumplimiento más rentable. Para equipos internacionales, normalmente necesitará además capacidades de nómina global o de EOR.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la regla de "conveniencia del empleador"?
La regla de la conveniencia del empleador (COE) se aplica en ocho estados (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York, Oregón y Pensilvania). Permite que estos estados graven los ingresos de un empleado remoto como si estuviera trabajando en el estado del empleador, incluso si físicamente se encuentra en otro lugar, cuando el acuerdo de trabajo remoto responde a la conveniencia del empleado y no a una necesidad empresarial. La versión de Nueva York es la más estrictamente aplicada y fue reafirmada recientemente (mayo de 2025).
¿Un trabajador remoto puede ser gravado dos veces?
Sí. Los trabajadores remotos pueden enfrentar una doble imposición cuando dos jurisdicciones reclaman el derecho a gravar los mismos ingresos. Esto ocurre especialmente entre estados que aplican la regla de conveniencia del empleador y el estado de residencia del empleado, o a nivel internacional cuando un país grava los mismos ingresos que los EE. UU. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen créditos, tratados o acuerdos recíprocos para mitigar este problema, pero no siempre eliminan completamente la doble imposición.
¿Qué estados de EE. UU. no tienen impuesto sobre la renta?
Nueve estados no aplican impuesto sobre la renta: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Sin embargo, que no haya impuesto sobre la renta no significa que no existan obligaciones de nómina; por ejemplo, los empleadores en Washington aún deben aportar a programas de licencia familiar pagada, cuidado a largo plazo y licencias por enfermedad. Siempre revisa todas las obligaciones de nómina de un estado antes de asumir que no existen responsabilidades adicionales.
¿Qué formularios de impuestos necesito al pagar a contratistas remotos en EE. UU.?
Tres formularios importantes: haz que el contratista complete un W-9 antes de iniciar el trabajo, presenta un 1099-NEC por cada contratista al que pagues $600 o más durante el año y envía el Formulario 1096 al IRS como resumen de todos tus 1099. Tanto el 1099-NEC como el 1096 deben presentarse antes del 31 de enero. Si omites o presentas tarde un 1099, las multas varían de $60 a $630 por formulario, dependiendo del retraso.
Si trabajas de forma remota, ¿dónde pagas impuestos?
En la mayoría de los casos, pagas impuestos en el estado o país donde realizas físicamente tu trabajo. Si tu empleador está ubicado en otra jurisdicción, también puedes tener obligaciones allí, especialmente si el estado del empleador aplica la regla de conveniencia del empleador. Consulta siempre con un profesional de impuestos para tu situación específica y verifica si existe un acuerdo de reciprocidad entre tu estado y el del empleador.
Este artículo es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Las leyes fiscales cambian con frecuencia y varían según la jurisdicción. Consulta con un profesional fiscal calificado para recibir orientación específica para tu situación.
