Miten valita HR-ohjelmisto

Ota ohjelmistoa valitessasi huomioon seuraavat seikat:

1. Pakettien joustavuus

Pakettien joustavuus vaikuttaa ohjelmiston kykyyn mukautua organisaatiosi muuttuviin tarpeisiin joko päivittämällä tai vaihtamalla pakettia tai hankkimalla lisäosia. Tämä on tärkeää, koska tiimisi saattaa kasvaa tai muuttua, jolloin tarvitset skaalautuvan ratkaisun, joka mukautuu muutoksiin.

Etsi paketteja, jotka tarjoavat helpon päivittämisen ilman korkeita lisämaksuja, tai ratkaisuja, joissa eri HR-järjestelmämoduulit voidaan yhdistää vaiheittain. Kysy toimittajilta esittelyjen aikana heidän päivityskäytännöistään ja siitä, palvelevatko he ensisijaisesti pieniä yrityksiä, keskisuuria yrityksiä vai suuryrityksiä.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi auttavat muodostamaan työntekijätiedoista oivalluksia ja tekemään parempia päätöksiä. Ne ovat elintärkeitä HR-hallinnolle sekä säädösten noudattamisen ylläpitämiselle.

Varmista, että ohjelmisto tarjoaa mukautettavia raportteja ja helpon tavan viedä työntekijöiden tietoja. Testaa raportointiominaisuuksia kokeilujakson aikana arvioidaksesi niiden helppokäyttöisyyttä.

3. Integrointi teknologiakokonaisuuteesi

Integrointi HR-teknologiakokonaisuuteesi varmistaa, että HR-ohjelmisto toimii saumattomasti nykyisten työkalujesi kanssa. Se on olennaista tuottavuuden ja tietojen yhdenmukaisuuden ylläpitämiseksi sekä HR-työnkulkujen sujuvoittamiseksi.

Tarkista, integroituko ohjelmisto palkanmaksuohjelmistoosi (tai etsi HR-ohjelmistoa, joka sisältää palkanmaksun käsittelyn), CRM-järjestelmääsi tai hakijaseurantajärjestelmääsi (ATS) sekä muihin pilvipohjaisiin järjestelmiin. Pyydä integraatioiden esittelyjä nähdäksesi, miten ne toimivat käytännössä.

4. Käyttöönotto ja tuki

Tehokkaat käyttöönotto- ja tukipalvelut voivat helpottaa siirtymistä uuteen ohjelmistoon. Tämä johtaa uuden HR-alustasi parempaan käyttöönottoon sekä siihen, että HR-osastosi ja työntekijäsi omaksuvat sen paremmin.

Arvioi koulutusmateriaalien, reaaliaikaisen tuen ja yhteisöfoorumien saatavuus. Kysy esittelyn aikana tukipyyntöjen keskimääräisestä vastausajasta ja nimettyjen asiakkuuspäälliköiden saatavuudesta.

5. Mukautusvaihtoehdot

Mukautusvaihtoehtojen avulla voit sovittaa HR-alustan erityistarpeisiisi. Tämä on tärkeää, jotta työkalu sopii keskeisiin HR-työnkulkuihisi. Etsi HR-työkaluja, joiden kenttiä, koontinäyttöjä ja prosesseja voi mukauttaa, sekä palveluntarjoajia, jotka tukevat sinua tässä mukauttamisessa.

6. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet auttavat tehostamaan toistuvia tehtäviä ja työnkulkuja. Olipa kyse sitten parhaiden osaajien rekrytoinnista, uusien työntekijöiden perehdyttämisestä, työntekijöiden lomapyyntöjen lähettämisestä tai muista tyypillisistä HR-tehtävistä, automaatiolla voi olla suuri vaikutus.

Automaatio auttaa HR-henkilöstöä säästämään aikaa ja vähentämään virheitä. Varmista, että ohjelmisto automatisoi tiimisi kannalta keskeiset HR-toiminnot, ja testaa automaatio-ominaisuudet esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson aikana nähdäksesi niiden vaikutukset.

HR-ohjelmiston valinta: viisivaiheinen viitekehys

Valitaksesi oikean HR-ohjelmiston aloita määrittämällä yrityksesi tarpeet ja haasteet. Tämä auttaa rajaamaan HR-ohjelmiston tyypin, joka sopii parhaiten yrityksellesi, olipa kyseessä HCM- tai HRIS-järjestelmä tai muunlainen HR SaaS -ratkaisu.

Sen jälkeen voit arvioida näihin vaatimuksiin sopivia ominaisuuksia ja testata niitä esittelyjen tai kokeilujaksojen avulla. Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen HR-teknologiasta:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita määrittämällä tiimisi tarpeet, jotta luot perustan parhaan HR-ohjelmiston valinnalle:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kerää sidosryhmien näkemykset

Ota keskeiset sidosryhmät, kuten HR-, palkkahallinto- ja IT-tiimit, mukaan saadaksesi kattavan kuvan tarpeistasi. Järjestä kokouksia tai lähetä kyselyitä heidän näkemystensä keräämiseksi. Kysy, mitä ominaisuuksia he pitävät nykyisessä järjestelmässä puutteellisina. Aseta etusijalle niiden henkilöiden palaute, jotka käyttävät ohjelmistoa päivittäin.

Listaa haasteet ja aseta ne tärkeysjärjestykseen

Tunnista nykyisen järjestelmäsi ongelmakohdat. Mikä hidastaa HR-tiimiäsi? Laadi luettelo ja järjestä ongelmat niiden työnkulkuun kohdistuvan vaikutuksen mukaan. Yleisiä ongelmia voivat olla esimerkiksi:

• Manuaalinen tietojen syöttäminen: Viekö HR-tietokantasi hallinta HR-ammattilaistesi aikaa?
• Integraatioiden puute: Tapahtuvatko etujen hallinta ja ilmoittautuminen, työntekijän elinkaaren hallinta ja työvoimasuunnittelu hajallaan toisistaan erillisissä HR-teknologioissa?
• Rajalliset raportointiominaisuudet: Onko HR-johdolle haastavaa laatia raportteja ja seurata esimerkiksi työntekijöiden sitoutumista, henkilöstön pysyvyyttä ja työntekijöiden suoriutumista?

Sovita yhteen käytännöt ja tavoitteet

Varmista, että vaatimuksesi ovat linjassa sisäisten käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa. Tarkista, onko sinun noudatettava tietoturvaprotokollia tai sääntelyvaatimuksia. Sovita toimittajia koskevat mieltymyksesi organisaatiosi budjettiin ja strategiseen suuntaan.

Erota välttämättömät ominaisuudet hyödyllisistä lisäominaisuuksista

Erota toisistaan välttämättömät ja hyödylliset lisäominaisuudet. Välttämättömät ominaisuudet ovat toiminnallesi olennaisia, kuten palkanlaskenta ja työvoiman hallinta, henkilöstöetujen hallinta tai HR-tietojen hallinta.

Mieluisat lisäominaisuudet voivat olla toimintoja, jotka parantavat käyttäjäystävällistä käyttökokemusta tai vahvistavat työntekijäkokemustasi. Näitä voivat olla esimerkiksi mobiilisovellukset, suorituskyvyn hallintatyökalut, oppimisen hallintajärjestelmä (LMS) tai työntekijöiden itsepalveluportaali.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmiten?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta ongelmakohtaa?
• Millaista ROI:ta odotat tältä investoinnilta?

Vaihe 2: Tutki toimittajia

Tutustu henkilöstöhallinnon ohjelmistojen toimittajiin ja vertaile niitä löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon:

Tee toimittajakatsauksia

Aloita yleisluontoisella tarkastelulla hyödyntämällä arviointisivustoja, ranking-listoja ja asiakastapauksia. Etsi palautetta käyttökokemuksesta ja asiakastuesta. Kiinnitä huomiota toistuviin kehuihin tai valituksiin. Näin saat kattavan kuvan kunkin toimittajan maineesta.

Vertaa tarpeiden perusteella

Sovita työkalut yrityksesi kokoon ja tarpeisiin. Harkitse, tarvitsetko integraatioita nykyisten järjestelmien kanssa vai kaiken kattavan ratkaisun, kuten henkilöstötietojärjestelmän (HRIS) tai henkilöstöhallinnon järjestelmän (HRMS).

Päätä, onko ulkoistaminen parempi vaihtoehto kuin sisäisen mallin luominen. Jos nykyinen järjestelmäsi ei enää vastaa tarpeitasi ja sinun on päivitettävä henkilöstöhallinnon ohjelmistosi, pohdi, miltä siirtyminen nykyisestä henkilöstöhallinnon työkalustasi tai käytöstä poistuminen näyttää.

Mitä pienempi henkilöstöosasto on, sitä parempi on yleensä käyttää mahdollisimman vähän järjestelmiä. Siksi kannattaa ehkä hankkia aluksi kaiken kattava henkilöstöhallinnon järjestelmä ja laajentaa sitä myöhemmin erikoistuneemmilla työkaluilla tarpeiden kehittyessä. Tästä syystä hyvä integrointikyky, mieluiten avoimien ohjelmointirajapintojen tai natiiviliittimien avulla, on ratkaisevan tärkeä.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Perustaja, PropertySensorOpens new window

Tunnista keskeiset erottautumistekijät

Etsi erottautumistekijöitä, kuten käyttöönottotukea ja käyttökokemusta. Harkitse joustavuutta erityistarpeisiin, jos tiimilläsi on ainutlaatuisia vaatimuksia. Tarkista, tarjoavatko toimittajat räätälöityjä ratkaisuja vai kaikille sopivia vakiopaketteja.

Dokumentoi havaintosi

Pidä tutkimuksesi järjestyksessä dokumentoimalla havaintosi. Luo laskentataulukko, jossa voit verrata ominaisuuksia, hinnoittelua ja tukea. Tämä auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä ja pitää tiimisi samalla sivulla.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja tekniseen kokonaisuuteen?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Kuinka joustava työkalu on erityistarpeiden suhteen?
• Mitkä ovat keskeiset erottautumistekijät?

Parhaat HR-ohjelmistot harkittaviksi

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta HR-ohjelmistovaihtoehdosta, joiden avulla voit aloittaa hakusi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Parhaimmillaan työntekijöiden itsepalveluna suoritettavan perehdytyksen työkaluissa
2. 2. BambooHR — Paras edistyneeseen raportointiin ja analytiikkaan
3. 3. Deel HR — Paras HRIS-palkanmaksun ja vaatimustenmukaisuuden yhdistämiseen
4. 4. UKG — Sopii parhaiten tekoälypohjaisiin henkilöstöä koskeviin oivalluksiin
5. 5. Paycor — Sopii parhaiten palkanlaskentaan erityisaloilla
6. 6. HiBob — Sopii parhaiten nopeasti kasvaville yrityksille
7. 7. Justworks — Parhaimmillaan IRS:n sertifioitujen ja ESAC:n akkreditoimien PEO-palvelujen kanssa
8. 8. Employment Hero — Sopii parhaiten automatisoituun palkanlaskentaan ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan
9. 9. Breathe HR — Sopii parhaiten brittiläisten pienyritysten henkilöstöhallinnon automaatioon
10. 10. Paylocity — Sopii parhaiten työntekijäkokemukseen ja integraatioihin

Vaihe 3: Tee esilista ja ota yhteyttä

Kun olet tehnyt taustatutkimuksen, on aika rajata toimittajavaihtoehtojasi ja aloittaa keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa:

Tee toimittajista esilista

Valitse aiemman tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajaa ja keskity niihin, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita ja budjettia. Näin vaihtoehtojen hallinta ja vertailu on helpompaa. Varmista, että kukin toimittaja täyttää suurimman osan tärkeimmistä kriteereistäsi.

Lähetä RFI tai RFP

Harkitse HR-ohjelmistoa koskevan RFP:n tai RFI:n lähettämistä saadaksesi yksityiskohtaisia tietoja esilistallasi olevilta toimittajilta. Tämä auttaa sinua ymmärtämään kunkin toimittajan tarjontaa ja valmiuksia sekä antaa heille mahdollisuuden mukauttaa tarjouksensa erityistarpeidesi mukaan. Hyödynnä tätä vaihetta epäselvyyksien selvittämiseen ja hinnoittelua sekä ominaisuuksia koskevien tarkkojen tietojen saamiseen.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittelyt esilistallasi olevien toimittajien kanssa ja valmistele kohdennetut kysymykset. Hyödynnä tämä aika nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa ja arvioidaksesi käyttökokemusta. Kysy tietyistä ominaisuuksista ja siitä, miten ne ratkaisevat haasteesi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella kaikkiin toimittajiin samoja arviointikriteerejä. Näin varmistat reilun vertailun ja helpotat parhaiten sopivan vaihtoehdon tunnistamista. Laadi tarkistuslista tai pisteytyslomake, jonka avulla voit seurata kunkin toimittajan vahvuuksia ja heikkouksia.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
• Millaista tukea tai käyttöönottoresursseja tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne käsittelee tiettyjä haasteitamme?
• Liittyykö ratkaisuun piilokustannuksia, joista meidän tulisi tietää?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Muuta toimittajia koskeva tutkimuksesi vankaksi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee:

Tee yhteenveto haasteista ja tuloksista

Aloita tekemällä yhteenveto tiimisi kohtaamista haasteista ja niiden vaikutuksista tuottavuuteen, suorituskykyyn tai HR-toimintojesi tehokkuuteen. Korosta uudelta ohjelmistolta odottamiasi tuloksia ja sitä, miten ne ratkaisevat esiin tuomasi ongelmat. Käytä konkreettisia esimerkkejä osoittaaksesi odotetut hyödyt ja parannukset.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Hanki toimittajia koskevan tutkimuksesi perusteella alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut. Esitä nämä tiedot selkeästi johtoryhmällesi. Käytä HR-ohjelmistojen hinnoitteluoppaita kustannusvaihteluvälin esittämiseen. Sisällytä aikataulut osoittamaan, milloin hyödyt alkavat näkyä.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä, millaisen sijoitetun pääoman tuoton ja tehokkuushyötyjä ohjelmisto tuo. Korosta muutoksen tekemättä jättämisen taloudellisia ja toiminnallisia riskejä ja osoita, miten ohjelmisto säästää aikaa ja vähentää virheitä parantaen kokonaistuottavuutta.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
• Mitä taloudellisia ja operatiivisia hyötyjä tästä saadaan?
• Kuinka pian näemme sijoitetun pääoman tuoton?
• Mitkä mittarit osoittavat onnistumisen?

Vaihe 5: Toteutus ja käyttöönotto

Kun olet valinnut henkilöstöhallinnon ohjelmistotoimittajan, suunnittele tiimillesi sujuva käyttöönottoprosessi:

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille, ei vain henkilöstöhallinnon osastolle. Jakakaa aikataulut ja kertokaa, mitä kukin vaihe sisältää, erityisesti jos siirtyminen edellyttää päivityksiä työntekijöiden asiakirjoihin tai tietoihin.

Varmistakaa, että kaikki ymmärtävät roolinsa siirtymässä. Pitäkää kaikki ajan tasalla sähköpostien tai tiimikokousten avulla, järjestäkää kysymys- ja vastaustilaisuuksia ja optimoikaa siirtyminen uuteen järjestelmään.

Nimetkää sisäiset vastuuhenkilöt

Nimetkää ohjelmistolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. Näihin voi kuulua henkilöstöhallinnon johtajia, johtajia ja keskijohtoa. Vastuuhenkilöiden valinnassa tulisi huomioida heidän vaikutusvaltansa ja kattavuutensa, jotta kaikilla työntekijöillä on henkilö, jonka puoleen kääntyä.

Nämä henkilöt hallinnoivat käyttöönottoa ja vastaavat kysymyksiin, joten varmistakaa, että heidät on koulutettu ja että he ovat valmiita ohjaamaan tiimejään. Tämä auttaa varmistamaan sujuvan siirtymän.

Varmistakaa koulutus ja käyttöönotto

Varmistakaa, että tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun käyttöön yhdenmukaisesti. Hyödyntäkää toimittajan tarjoamia resursseja aina kun mahdollista ja asettakaa määräajat koulutuksen suorittamiselle. Seuratkaa käyttöä ja puuttukaa mahdolliseen vastarintaan tai esiin tuleviin haasteisiin.

Luokaa palautekanavia

Luokaa käyttöönoton aikana palautekanavia käyttäjien näkemysten keräämistä ja prosessien reaaliaikaista parantamista varten. Säännölliset keskustelut tiimin kanssa auttavat hiomaan käyttöönottoprosessia ja kannustavat laajaan käyttöönottoon.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutoksenhallintasuunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten käsittelette käyttäjien palautetta?

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset hieman lisää apua yrityksellesi sopivan henkilöstöhallinnon ohjelmiston valinnassa, kannattaa tarkastella uudelleen henkilöstöhallinnon ohjelmistoa koskevia vaatimuksiasi ja selvittää, missä voit rajata vaihtoehtojasi. Voit myös laatia henkilöstöhallinnon ohjelmistoa koskevan tarjouspyynnön saadaksesi mahdollisilta toimittajilta lisätietoja heidän tarjonnastaan.