Miten valita henkilöstöhallinnon ohjelmisto

Ota ohjelmistoa valitessasi huomioon seuraavat seikat:

1. Pakettien joustavuus

Pakettien joustavuus vaikuttaa ohjelmiston kykyyn mukautua organisaatiosi muuttuviin tarpeisiin joko pakettia päivittämällä tai supistamalla tai lisäosia hankkimalla. Tämä on tärkeää, sillä tiimisi saattaa kasvaa tai muuttua, jolloin tarvitset skaalautuvan ratkaisun, joka mukautuu tilanteeseesi.

Etsi paketteja, jotka tarjoavat helpon päivittämisen ilman korkeita maksuja, tai ratkaisuja, joissa eri HR-järjestelmän moduulit voidaan yhdistää vaiheittain. Kysy toimittajilta esittelyjen aikana heidän päivityskäytännöistään ja siitä, palvelevatko he ensisijaisesti pienyrityksiä, keskisuuria yrityksiä vai suuryrityksiä.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi auttavat muodostamaan työntekijätiedoista oivalluksia ja tekemään parempia päätöksiä. Ne ovat elintärkeitä HR-hallinnolle ja säädösten noudattamisen ylläpitämiselle.

Varmista, että ohjelmisto tarjoaa mukautettavia raportteja ja helppoja vaihtoehtoja työntekijätietojen vientiin. Testaa raportointiominaisuuksia kokeilujakson aikana arvioidaksesi niiden helppokäyttöisyyttä.

3. Integrointi teknologiapinoosi

HR-teknologiapinosi integrointi varmistaa, että HR-ohjelmisto toimii saumattomasti nykyisten työkalujesi kanssa. Se on olennaista tuottavuuden ja tietojen yhdenmukaisuuden ylläpitämiseksi sekä HR-työnkulkujen sujuvoittamiseksi.

Tarkista, integroituuko ohjelmisto palkanlaskentaohjelmistoosi (tai etsi palkanlaskennan sisältävä HR-ohjelmisto), CRM-järjestelmääsi tai hakijaseurantajärjestelmääsi (ATS) ja muihin pilvipohjaisiin järjestelmiin. Pyydä integraatioiden esittelyjä nähdäksesi ne käytännössä.

4. Käyttöönotto ja tuki

Vahvat käyttöönottopalvelut ja tukipalvelut voivat helpottaa siirtymistä uuteen ohjelmistoon. Tämä johtaa uuden HR-alustasi parempaan käyttöönottoon ja parantaa sekä HR-osaston että työntekijöiden sitoutumista sen käyttöön.

Arvioi koulutusmateriaalien, reaaliaikaisen tuen ja yhteisöfoorumien saatavuus. Kysy esittelyn aikana tukipyyntöihin vastaamisen keskimääräisestä ajasta ja nimettyjen asiakasvastaavien saatavuudesta.

5. Mukautusvaihtoehdot

Mukautusvaihtoehtojen avulla voit sovittaa HR-alustan omiin tarpeisiisi. Tämä on tärkeää, jotta työkalu sopii keskeisiin henkilöstöhallinnon työnkulkuihisi. Etsi HR-työkaluja, joiden kenttiä, koontinäyttöjä ja prosesseja voi mukauttaa, sekä palveluntarjoajia, jotka tukevat sinua tässä mukauttamisessa.

6. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet auttavat sujuvoittamaan toistuvia tehtäviä ja työnkulkuja. Olipa kyse sitten huippuosaajien rekrytoinnista, uusien työntekijöiden perehdyttämisestä, työntekijöiden lomapyyntöjen lähettämisestä tai muista tavanomaisista henkilöstöhallinnon tehtävistä, automaatiolla voi olla merkittävä vaikutus.

Automaatio auttaa henkilöstöhallinnon työntekijöitä säästämään aikaa ja vähentämään virheitä. Varmista, että ohjelmisto automatisoi tiimisi kannalta keskeiset henkilöstöhallinnon toiminnot, ja testaa automaatio-ominaisuuksia esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson aikana nähdäksesi niiden vaikutukset.

HR-ohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys

Valitse oikea HR-ohjelmisto aloittamalla tunnistamalla yrityksesi tarpeet ja haasteet. Tämä auttaa sinua rajaamaan yrityksellesi parhaiten sopivan HR-ohjelmistotyypin, olipa kyseessä HCM- tai HRIS-järjestelmä tai muunlainen HR SaaS -ratkaisu.

Sen jälkeen voit arvioida näitä vaatimuksia vastaavia ominaisuuksia ja testata niitä esittelyjen tai kokeilujaksojen avulla. Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua tekemään tietoon perustuvan päätöksen HR-teknologiasta:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita määrittämällä tiimisi tarpeet luodaksesi perustan parhaan HR-ohjelmiston valinnalle:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kerää sidosryhmien näkemykset

Ota keskeiset sidosryhmät, kuten henkilöstöhallinto, palkanlaskenta ja IT, mukaan saadaksesi kattavan kuvan tarpeistasi. Järjestä kokouksia tai lähetä kyselyitä heidän näkemystensä keräämiseksi. Kysy heiltä, mitä ominaisuuksia nykyisestä järjestelmästä puuttuu. Aseta etusijalle niiden henkilöiden palaute, jotka käyttävät ohjelmistoa päivittäin.

Listaa ja priorisoi ongelmakohdat

Tunnista nykyisen järjestelmäsi ongelmakohdat. Mikä hidastaa henkilöstöhallinnon tiimiäsi? Luo luettelo ja aseta kohdat järjestykseen niiden työnkulkuun kohdistuvan vaikutuksen perusteella. Yleisiä ongelmia voivat olla esimerkiksi:

• Manuaalinen tietojen syöttäminen: Viekö HR-tietokannan hallinta henkilöstöhallinnon ammattilaisten ajan?
• Integraatioiden puute: Tapahtuvatko etujen hallinta ja ilmoittautuminen, työntekijän elinkaaren hallinta ja työvoimasuunnittelu hajallaan erillisissä HR-teknologioissa?
• Rajalliset raportointiominaisuudet: Onko henkilöstöhallinnon johtajien vaikea koota raportteja ja seurata esimerkiksi työntekijöiden sitoutumista, pysyvyyttä ja suoriutumista?

Sovita yhteen käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa

Varmista, että vaatimuksesi ovat linjassa sisäisten käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa. Tarkista mahdolliset tietoturvakäytännöt tai sääntelyvaatimukset, jotka sinun on täytettävä. Sovita toimittajaa koskevat mieltymyksesi organisaatiosi budjettiin ja strategiseen suuntaan.

Erota välttämättömät ja hyödylliset ominaisuudet

Erota välttämättömät ja hyödylliset ominaisuudet toisistaan. Välttämättömät ominaisuudet ovat toiminnallesi olennaisia, kuten palkanlaskenta ja työvoiman hallinta, henkilöstöedut tai HR-tietojen hallinta.

Hyödylliset lisäominaisuudet voivat parantaa käyttäjäystävällisyyttä tai työntekijäkokemusta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi mobiilisovellukset, suorituskyvyn hallintatyökalut, oppimisen hallintajärjestelmä (LMS) tai työntekijöiden itsepalveluportaali.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmiten?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme merkittävintä ongelmakohtaasi?
• Mitä sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?

Vaihe 2: Tutki palveluntarjoajia

Tutki ja vertaile HR-ohjelmistojen palveluntarjoajia löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon:

Tee palveluntarjoajista yleiskatsaus

Aloita yleiskatsauksella hyödyntämällä arvostelusivustoja, ranking-listoja ja tapaustutkimuksia. Etsi palautetta käyttökokemuksesta ja asiakastuesta. Kiinnitä huomiota toistuviin kehuihin tai valituksiin. Näin saat kattavan kuvan kunkin palveluntarjoajan maineesta.

Vertaile tarpeiden perusteella

Sovita työkalut yrityksesi kokoon ja tarpeisiin. Harkitse, tarvitsetko integraatioita nykyisiin järjestelmiin tai kaiken kattavan ratkaisun, kuten henkilöstötietojärjestelmän (HRIS) tai henkilöstöhallintojärjestelmän (HRMS).

Päätä, onko ulkoistaminen parempi vaihtoehto kuin sisäisen mallin luominen. Jos nykyinen järjestelmäsi ei enää riitä ja sinun on päivitettävä HR-ohjelmistosi, pohdi, miltä siirtyminen tai käytöstä poistaminen nykyisestä HR-työkalustasi käytännössä näyttäisi.

Mitä pienempi HR-osasto on, sitä parempi on käyttää mahdollisimman harvoja järjestelmiä. Siksi kannattaa ehkä hankkia aluksi kaiken kattava HR-järjestelmä ja laajentaa sitä myöhemmin erikoistuneemmilla työkaluilla tarpeiden kehittyessä. Tästä syystä hyvä integraatiokyky, mielellään avoimien rajapintojen tai natiiviliittimien avulla, on ratkaisevan tärkeää.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Founder, PropertySensorOpens new window

Tunnista keskeiset erottautumistekijät

Etsi erottautumistekijöitä, kuten käyttöönottotuki ja käyttökokemus. Harkitse joustavuutta erityistarpeisiin, jos tiimilläsi on ainutlaatuisia tarpeita. Tarkista, tarjoavatko palveluntarjoajat räätälöityjä ratkaisuja vai kaikille sopivia vakiopaketteja.

Dokumentoi havaintosi

Pidä tutkimuksesi ajan tasalla dokumentoimalla havaintosi. Luo taulukko ominaisuuksien, hinnoittelun ja tuen vertailemiseksi. Tämä auttaa sinua tekemään perusteltuja päätöksiä ja pitää tiimisi samalla sivulla.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja tekniseen kokonaisuuteen?
• Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Kuinka joustava työkalu on erityisvaatimusten suhteen?
• Mitkä ovat keskeiset erottautumistekijät?

Parhaat harkittavat HR-ohjelmistot

Tässä on listani kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta HR-ohjelmistovaihtoehdosta, joka auttaa sinua pääsemään alkuun haussa:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Parhaimmillaan työntekijöiden itsepalveluna suoritettavan perehdytyksen työkaluissa
2. 2. Deel HR — Paras HRIS-palkanmaksun ja vaatimustenmukaisuuden yhdistämiseen
3. 3. UKG — Sopii parhaiten tekoälypohjaisiin henkilöstöä koskeviin oivalluksiin
4. 4. Paycor — Sopii parhaiten palkanlaskentaan erityisaloilla
5. 5. HiBob — Sopii parhaiten nopeasti kasvaville yrityksille
6. 6. Justworks — Parhaimmillaan IRS:n sertifioitujen ja ESAC:n akkreditoimien PEO-palvelujen kanssa
7. 7. Employment Hero — Sopii parhaiten automatisoituun palkanlaskentaan ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan
8. 8. Breathe HR — Sopii parhaiten brittiläisten pienyritysten henkilöstöhallinnon automaatioon
9. 9. BambooHR® — Paras edistyneeseen raportointiin ja analytiikkaan
10. 10. Paylocity — Sopii parhaiten työntekijäkokemukseen ja integraatioihin

Vaihe 3: Tee lyhyt lista ja ota yhteyttä

Kun olet tehnyt tutkimustyösi, on aika rajata toimittajavaihtoehtoja ja aloittaa keskustelut mahdollisten kumppaneiden kanssa:

Valitse toimittajat lyhyelle listalle

Valitse aiemman tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajaa ja keskity niihin, jotka sopivat parhaiten tiimisi tarpeisiin ja budjettiin. Tämä helpottaa vaihtoehtojen hallintaa ja vertailua. Varmista, että jokainen toimittaja täyttää suurimman osan tärkeimmistä vaatimuksistasi.

Lähetä RFI tai RFP

Harkitse HR-ohjelmistoa koskevan RFP:n tai RFI:n lähettämistä saadaksesi yksityiskohtaista tietoa valitsemiltasi toimittajilta. Näin ymmärrät paremmin kunkin toimittajan tarjonnan ja valmiudet, ja toimittajat saavat mahdollisuuden mukauttaa tarjouksensa erityistarpeisiisi. Hyödynnä tätä vaihetta epäselvyyksien selvittämiseen sekä hinnoittelua ja ominaisuuksia koskevien tarkkojen tietojen hankkimiseen.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittelyjä lyhyelle listalle valitsemiesi toimittajien kanssa ja valmistele kohdennetut kysymykset. Hyödynnä tämä aika nähdäksesi ohjelmiston käytännössä ja arvioidaksesi käyttäjäkokemusta. Kysy tietyistä ominaisuuksista ja siitä, miten ne ratkaisevat tärkeimmät ongelmasi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella samoja arviointikriteerejä kaikkiin toimittajiin. Näin varmistat oikeudenmukaisen vertailun ja löydät parhaiten sopivan vaihtoehdon. Luo tarkistuslista tai pisteytysmalli, jonka avulla voit seurata kunkin toimittajan vahvuuksia ja heikkouksia.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa tosielämän asiakastarinan, joka vastaa tilannettamme?
• Millaista tukea tai käyttöönottosisältöjä tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne käsittelee erityisiä ongelmakohtiamme?
• Liittyykö palveluun piilokustannuksia, joista meidän tulisi olla tietoisia?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Muuta toimittajia koskeva tutkimuksesi vankaksi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee:

Tiivistä ongelmakohdat ja tavoitteet

Aloita tiivistämällä tiimisi kohtaamat ongelmakohdat ja niiden vaikutukset tuottavuuteen, suorituskykyyn tai HR-toimintojesi tehokkuuteen. Korosta uuden ohjelmiston avulla odotettavia tuloksia ja sitä, miten ne ratkaisevat esiin tuomasi ongelmat. Käytä konkreettisia esimerkkejä odotettujen hyötyjen ja parannusten osoittamiseen.

Esitä kustannusarviot ja aikataulut

Hanki toimittajia koskevan tutkimuksesi perusteella alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut. Esitä nämä tiedot selkeästi johtoryhmällesi. Käytä HR-ohjelmistojen hinnoitteluoppaita kustannusvaihteluvälin esittämiseen. Sisällytä aikataulut osoittamaan, milloin hyödyt alkavat näkyä.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä ohjelmiston tuoma ROI ja tehokkuushyödyt. Korosta muutoksen tekemättä jättämisen taloudellisia ja operatiivisia riskejä sekä osoita, miten ohjelmisto säästää aikaa ja vähentää virheitä parantaen kokonaisuutena tuottavuutta.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
• Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä on?
• Kuinka pian näemme sijoitetun pääoman tuoton?
• Mitkä mittarit osoittavat onnistumisen?

Vaihe 5: Toteuta ja perehdytä

Kun olet valinnut HR-ohjelmistotoimittajan, suunnittele tiimillesi sujuva perehdytysprosessi:

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille, ei vain HR-osastolle. Kertokaa aikatauluista ja siitä, mitä kukin vaihe sisältää, erityisesti jos siirtyminen edellyttää työntekijöiden asiakirjojen tai tietojen päivittämistä.

Varmistakaa, että kaikki ymmärtävät roolinsa muutoksessa. Pitäkää kaikki ajan tasalla sähköpostien tai tiimikokousten avulla, järjestäkää kysymys- ja vastaustilaisuuksia ja tehostakaa siirtymistä uuteen järjestelmään.

Nimetkää sisäiset vastuuhenkilöt

Nimetkää ohjelmistolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. Näihin voi kuulua HR-johtajia, johtajia ja keskijohtoa. Vastuuhenkilöiden valinnassa tulisi huomioida heidän vaikutusvaltansa ja kattavuutensa, jotta kaikilla työntekijöillä on henkilö, jonka puoleen kääntyä.

Nämä henkilöt hallinnoivat käyttöönottoa ja vastaavat kysymyksiin, joten varmistakaa, että heidät on koulutettu ja että he ovat valmiita ohjaamaan tiimejään. Tämä auttaa varmistamaan sujuvan siirtymän.

Varmistakaa koulutus ja käyttöönotto

Varmistakaa, että tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun käyttöön johdonmukaisesti. Hyödyntäkää toimittajan tarjoamia resursseja aina kun mahdollista ja asettakaa määräajat koulutuksen suorittamiselle. Seuratkaa käyttöä ja puuttukaa mahdolliseen vastarintaan tai haasteisiin niiden ilmetessä.

Luokaa palautekanavia

Luokaa käyttöönoton aikana palautekanavia, joiden avulla voitte kerätä käyttäjien palautetta ja parantaa prosesseja reaaliajassa. Säännölliset keskustelut tiimin kanssa auttavat hienosäätämään käyttöönottoprosessia ja kannustavat laajamittaiseen käyttöönottoon.

Esittäkää nämä kysymykset:

• Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten käsittelette käyttäjäpalautetta?

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset hieman lisäapua yrityksellesi sopivan HR-ohjelmiston valintaan, kannattaa tarkastella uudelleen HR-ohjelmistovaatimusten luetteloasi ja selvittää, missä voit rajata vaihtoehtoja. Voit myös laatia HR-ohjelmistoa koskevan tarjouspyynnön saadaksesi mahdollisilta toimittajilta lisätietoja heidän tarjonnastaan.