Comment choisir un logiciel RH
Choisir le bon logiciel RH est essentiel pour votre équipe. Il vous fait gagner du temps, garantit l’exactitude des données, vous aide à rester en conformité et améliore votre retour sur investissement. Mais si vous faites le mauvais choix, vous risquez de rencontrer des inefficacités, des erreurs et des problèmes de conformité coûteux.
Ce guide s’adresse aux professionnels des RH qui souhaitent prendre des décisions éclairées. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou à la tête d’un grand service RH, il est essentiel de comprendre les nuances de vos différentes options. Découvrons comment faire le bon choix pour votre organisation.
6 éléments à rechercher lors du choix d’un logiciel RH
Évaluez les solutions logicielles RH en vous concentrant sur les facteurs clés qui correspondent aux besoins et aux objectifs de votre équipe. Si vous connaissez vos exigences, vous serez mieux préparé à sélectionner les meilleurs candidats.
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Lors de votre sélection, tenez compte des éléments suivants :
1. Flexibilité des forfaits
La flexibilité des forfaits a une incidence sur la capacité du logiciel à s’adapter à l’évolution des besoins de votre organisation, que ce soit en passant à un forfait supérieur ou inférieur, ou en achetant des modules complémentaires. Cela est important, car votre équipe peut s’agrandir ou évoluer, et vous aurez besoin d’une solution évolutive capable de s’adapter à cette évolution.
Recherchez des forfaits qui proposent des mises à niveau faciles sans frais élevés, ou des solutions qui combinent différents modules d’un système RH selon une approche progressive. Interrogez les fournisseurs sur leurs politiques de mise à niveau pendant les démonstrations et demandez-leur s’ils s’adressent davantage aux petites entreprises, aux entreprises de taille moyenne ou aux grandes entreprises.
2. Accès aux données et rapports
L’accès aux données et les rapports vous permettent de tirer des enseignements des données relatives à vos employés et de prendre de meilleures décisions. Ils sont essentiels à la gestion des RH ainsi qu’au maintien de la conformité.
Assurez-vous que le logiciel propose des rapports personnalisables et des options simples d’exportation des informations sur les employés. Testez les fonctionnalités de création de rapports pendant une période d’essai afin d’en évaluer la facilité d’utilisation.
3. Intégration à votre environnement technologique
L’intégration à votre environnement technologique RH garantit que le logiciel RH fonctionne parfaitement avec vos outils existants. Elle est essentielle pour maintenir la productivité et la cohérence des données, et contribue à rationaliser vos flux de travail RH.
Vérifiez si le logiciel s’intègre à votre logiciel de paie (ou recherchez un logiciel RH avec traitement de la paie), à votre CRM ou à votre système de suivi des candidatures (ATS), ainsi qu’à d’autres systèmes basés sur le cloud. Demandez des démonstrations des intégrations pour voir leur fonctionnement.
4. Intégration et assistance
Des services d’intégration et d’assistance performants peuvent faciliter la transition vers un nouveau logiciel. Cela permet une meilleure mise en œuvre de votre nouvelle plateforme RH et une adoption accrue par votre service RH et vos employés.
Évaluez la disponibilité des ressources de formation, de l’assistance en direct et des forums communautaires. Lors d’une démonstration, renseignez-vous sur le délai moyen de réponse aux demandes d’assistance et sur la disponibilité de responsables de compte dédiés.
5. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter la plateforme RH à vos besoins spécifiques. Cela est essentiel pour garantir que l’outil s’intègre à vos principaux flux de travail RH. Recherchez des outils RH qui vous permettent de personnaliser les champs, les tableaux de bord et les processus, ainsi que des fournisseurs qui vous accompagnent dans cette personnalisation.
6. Fonctionnalités d’automatisation
Les fonctionnalités d’automatisation contribuent à simplifier les tâches et les flux de travail répétitifs. Qu’il s’agisse de la manière dont vous recrutez les meilleurs talents, intégrez les nouvelles recrues, de la façon dont les employés soumettent leurs demandes de congés ou d’autres tâches RH courantes, l’automatisation peut avoir un impact considérable.
L’automatisation aide votre personnel RH à gagner du temps et à réduire les erreurs. Assurez-vous que le logiciel automatise les fonctions RH essentielles pour votre équipe et testez ses capacités d’automatisation lors d’une démonstration ou d’un essai gratuit afin d’en évaluer l’impact.
Comment choisir un logiciel RH : une méthode en 5 étapes
Pour choisir le logiciel RH adapté, commencez par identifier les besoins et les difficultés de votre entreprise. Cela vous aidera à déterminer le type de logiciel RH le mieux adapté à votre entreprise, qu’il s’agisse d’un système HCM ou HRIS, ou d’un autre type de solution SaaS RH.
Vous pourrez ensuite évaluer les fonctionnalités qui répondent à ces exigences et les tester au moyen de démonstrations ou d’essais. Voici un guide étape par étape pour vous aider à prendre une décision éclairée concernant les technologies RH :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
Commencez par cerner les besoins de votre équipe afin de poser les bases du choix du meilleur logiciel RH :
Recueillez les avis des parties prenantes
Impliquez les principales parties prenantes, comme les équipes RH, paie et informatique, afin d’obtenir une vision complète de vos besoins. Organisez des réunions ou envoyez des enquêtes pour recueillir leurs points de vue. Demandez-leur quelles fonctionnalités leur semblent insuffisantes dans le système actuel. Accordez la priorité aux retours des personnes qui utiliseront le logiciel au quotidien.
Répertoriez et hiérarchisez les points de difficulté
Identifiez les points de difficulté de votre système actuel. Qu’est-ce qui ralentit votre équipe RH ? Dressez-en la liste et classez-les en fonction de leur impact sur le flux de travail. Les problèmes courants peuvent notamment être les suivants :
- Saisie manuelle des données : la gestion de votre base de données RH accapare-t-elle le temps de vos professionnels des RH ?
- Manque d’intégration : l’administration et l’inscription aux avantages sociaux, la gestion du cycle de vie des employés et la planification des effectifs sont-elles réalisées au moyen de technologies RH dispersées et disparates ?
- Capacités limitées en matière de rapports : vos responsables RH ont-ils du mal à élaborer des rapports et à suivre des indicateurs tels que l’engagement des employés, leur fidélisation et leurs performances ?
Alignez-vous sur les politiques et les objectifs
Assurez-vous que vos exigences sont conformes aux politiques et aux objectifs internes. Vérifiez les protocoles de sécurité des données ou les exigences réglementaires auxquels vous devez vous conformer. Alignez vos préférences concernant le fournisseur sur le budget et l’orientation stratégique de votre organisation.
Distinguez les fonctionnalités indispensables de celles qui sont souhaitables
Faites la distinction entre les fonctionnalités indispensables et celles qui seraient simplement appréciables. Les fonctionnalités indispensables sont essentielles à vos activités, comme la paie et la gestion des effectifs, l’administration des avantages sociaux ou la gestion des données RH.
Les fonctionnalités souhaitables peuvent être des fonctionnalités qui améliorent l’expérience utilisateur ou renforcent l’expérience de vos employés. Il peut s’agir d’applications mobiles, d’outils de gestion des performances, d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) ou d’un portail libre-service pour les employés.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles plaintes ou quels blocages reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd’hui ?
- Quelles fonctionnalités permettraient de résoudre vos 3 principaux points de friction ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
Étape 2 : recherchez des fournisseurs
Plongez-vous dans la recherche et la comparaison des fournisseurs de logiciels RH afin de trouver la solution la mieux adaptée à votre équipe :
Effectuez une analyse des fournisseurs
Commencez par une analyse générale à l’aide de sites d’évaluation, de classements et d’études de cas. Recherchez des retours sur l’expérience utilisateur et le service client. Soyez attentif aux éloges ou aux plaintes récurrentes. Cela vous donnera une vision globale de la réputation de chaque fournisseur.
Comparez en fonction de vos besoins
Adaptez les outils à la taille et aux besoins de votre entreprise. Déterminez si vous avez besoin d’intégrations avec vos systèmes actuels ou d’une solution tout-en-un, comme un système d’information des ressources humaines (HRIS) ou un système de gestion des ressources humaines (HRMS).
Déterminez si l’externalisation est préférable à la création d’un modèle en interne. Et si vous avez dépassé les capacités de votre système actuel et devez mettre à niveau votre logiciel RH, réfléchissez à la manière dont se déroulera la migration ou le processus de sortie de votre outil RH existant.
Plus le service RH est petit, moins vous utilisez de systèmes, mieux c’est. Vous pouvez donc commencer par adopter un système RH tout-en-un, puis ajouter des outils plus spécialisés au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins. C’est pourquoi la capacité à bien s’intégrer, idéalement au moyen d’API ouvertes ou de connecteurs natifs, est essentielle.
Identifiez les principaux facteurs de différenciation
Recherchez des facteurs de différenciation tels que l’accompagnement à la mise en œuvre et l’expérience utilisateur. Tenez compte de la flexibilité pour les cas d’utilisation spécifiques si votre équipe a des besoins particuliers. Vérifiez si les fournisseurs proposent des solutions personnalisées ou des offres standardisées adaptées à tous.
Consignez vos conclusions
Gardez une trace de vos recherches en consignant vos conclusions. Créez une feuille de calcul pour comparer les fonctionnalités, les tarifs et l’assistance. Cela vous aide à prendre des décisions éclairées et à maintenir votre équipe sur la même longueur d’onde.
Posez-vous les questions suivantes :
- Que fait le mieux chaque outil ?
- Est-il adapté à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre environnement logiciel ?
- Quelle assistance et quelle documentation sont disponibles ?
- Dans quelle mesure l’outil est-il flexible pour répondre à des besoins spécifiques ?
- Quels sont les principaux facteurs de différenciation ?
Principaux logiciels RH à envisager
Voici ma liste des 10 meilleures options de logiciels RH disponibles pour vous aider à commencer vos recherches :
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Étape 3 : Établissez une liste restreinte et prenez contact
Une fois vos recherches terminées, il est temps de réduire le nombre de fournisseurs possibles et d’entamer des discussions avec des partenaires potentiels :
Sélectionnez des fournisseurs
Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en fonction de vos recherches précédentes, en vous concentrant sur ceux qui correspondent le mieux aux besoins et au budget de votre équipe. Cela facilite la gestion et la comparaison des options. Assurez-vous que chaque fournisseur répond à la plupart de vos critères prioritaires.
Envoyez un RFI ou un RFP
Envisagez d’envoyer un RFP ou un RFI concernant un logiciel RH afin de recueillir des informations détaillées auprès des fournisseurs retenus. Cela vous aide à comprendre les offres et les capacités de chacun, tout en leur donnant la possibilité d’adapter leur proposition à vos besoins spécifiques. Profitez de cette étape pour clarifier les éventuelles incertitudes et obtenir des précisions sur les tarifs et les fonctionnalités.
Organisez des démonstrations et posez des questions
Planifiez des démonstrations avec les fournisseurs retenus et préparez des questions ciblées. Profitez de ce moment pour voir le logiciel en action et évaluer l’expérience utilisateur. Interrogez-les sur des fonctionnalités précises et sur la manière dont elles répondent à vos difficultés.
Utilisez des critères d’évaluation cohérents
Appliquez les mêmes critères d’évaluation à tous les fournisseurs. Cela garantit une comparaison équitable et vous aide à identifier la solution la mieux adaptée. Créez une liste de contrôle ou une grille de notation pour suivre les points forts et les points faibles de chaque fournisseur.
Posez ces questions :
- Pouvez-vous me présenter un exemple concret de client dont la situation ressemble à la nôtre ?
- Quelles ressources d’assistance ou d’intégration proposez-vous ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
- Comment votre logiciel répond-il aux difficultés spécifiques que nous rencontrons ?
- Y a-t-il des coûts cachés dont nous devrions être informés ?
Étape 4 : Élaborez le dossier de décision
Transformez vos recherches sur les fournisseurs en un dossier de décision solide, que votre équipe dirigeante pourra comprendre et soutenir :
Résumez les difficultés et les résultats attendus
Commencez par résumer les difficultés auxquelles votre équipe est confrontée et leur impact sur la productivité, les performances ou l’efficacité de vos opérations RH. Mettez en évidence les résultats attendus du nouveau logiciel et expliquez comment ils permettront de résoudre les problèmes exposés. Utilisez des exemples précis pour illustrer les avantages et les améliorations escomptés.
Présentez les estimations de coûts et les échéanciers
Obtenez, grâce à vos recherches sur les fournisseurs, des estimations de coûts de base et des échéanciers de mise en œuvre. Présentez clairement ces informations à votre équipe dirigeante. Utilisez des guides tarifaires des logiciels RH pour fournir une fourchette de coûts. Incluez les échéances afin d’indiquer quand les avantages commenceront à se concrétiser.
Présentez le ROI et les risques
Expliquez le ROI et les gains d’efficacité que le logiciel apportera. Mettez en évidence les risques financiers et opérationnels liés à l’absence de changement, et montrez comment le logiciel permettra de gagner du temps et de réduire les erreurs, améliorant ainsi la productivité globale.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel problème commercial cela permettra-t-il de résoudre ?
- Quels sont les risques liés à l'inaction ?
- Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
- Dans combien de temps constaterons-nous un retour sur investissement ?
- Quels indicateurs témoigneront de la réussite ?
Étape 5 : mettre en œuvre la solution et intégrer les utilisateurs
Une fois que vous avez choisi un fournisseur de logiciels RH, planifiez un processus d'intégration fluide pour votre équipe :
Communiquez le plan de déploiement
Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs, et pas seulement au service RH. Partagez le calendrier et le contenu de chaque phase, en particulier si la migration nécessite des mises à jour des documents ou des données des employés.
Assurez-vous que chacun comprend son rôle dans la transition. Utilisez les e-mails ou les réunions d'équipe pour tenir tout le monde informé, organisez des sessions de questions-réponses et optimisez la transition vers votre nouveau système.
Désignez des responsables en interne
Désignez des responsables internes et des interlocuteurs pour le logiciel. Il peut s'agir de responsables RH, de cadres dirigeants et de cadres intermédiaires. Lors de la sélection de ces responsables, tenez compte de leur niveau d'influence et de leur capacité à couvrir un large périmètre, afin que tous les employés disposent d'une personne référente.
Ces personnes géreront le déploiement et répondront aux questions éventuelles. Veillez donc à ce qu'elles soient formées et prêtes à accompagner leurs équipes. Cela contribuera à assurer une transition fluide.
Veillez à la formation et à l'adoption
Assurez-vous que les équipes terminent la formation et adoptent l'outil de manière cohérente. Utilisez autant que possible les ressources fournies par le fournisseur et fixez des échéances pour terminer la formation. Surveillez l'utilisation et répondez aux éventuelles résistances ou difficultés dès qu'elles surviennent.
Créez des boucles de rétroaction
Mettez en place des boucles de rétroaction pendant le déploiement afin de recueillir les avis des utilisateurs et d'améliorer les processus en temps réel. Des points réguliers avec votre équipe contribueront à affiner le processus de mise en œuvre et à favoriser une adoption généralisée.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel est le plan de gestion du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment suivrez-vous les premiers résultats ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment recueillerez-vous les commentaires des utilisateurs ?
Quelle est la prochaine étape ?
Si vous avez besoin d'un peu plus d'aide pour choisir le logiciel RH adapté à votre entreprise, il peut être utile de réexaminer votre liste d'exigences relatives au logiciel RH afin de voir comment restreindre vos options. Vous pouvez également créer un appel d'offres pour un logiciel RH afin d'obtenir davantage d'informations sur les offres des fournisseurs potentiels.
