7 types de logiciels de paie pour des paiements simplifiés

7 types de logiciels de paie

Il existe plusieurs types de logiciels de paie sur le marché, chacun répondant à des besoins professionnels différents. Comprendre le fonctionnement de chaque option vous aidera à choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.

1. Logiciel de paie autonome

Les logiciels strictement axés sur le traitement de la paie sont parfois appelés logiciels de paie autonomes. Ces outils calculent les salaires, les impôts, les retenues et les paiements sans vous obliger à adopter une suite complète de gestion des RH.

J'ai constaté qu'ils conviennent particulièrement aux petites entreprises qui disposent déjà de processus RH bien établis et qui ont simplement besoin d'un système fiable pour gérer la paie.

Avantages

Le principal avantage de ce type de système de paie est sa simplicité. Vous ne payez pas pour des fonctionnalités de recrutement, de gestion des performances ou d'autres fonctions RH dont vous pourriez ne jamais avoir besoin.

Cette portée plus limitée peut également permettre une mise en œuvre plus rapide et réduire la formation nécessaire pour les administrateurs de la paie. Des outils comme Gusto et OnPay, par exemple, mettent fortement l'accent sur la simplification des opérations de paie courantes.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités habituelles des logiciels de paie autonomes comprennent :

• Calculs de paie : calcule la rémunération brute et nette, les retenues, les impôts et les autres prélèvements.
• Virement direct : envoie les paiements aux employés et aux prestataires selon votre calendrier de paie.
• Déclarations fiscales : de nombreux systèmes calculent, déclarent et versent les charges et impôts liés à la paie en votre nom.
• Fiches de paie et formulaires fiscaux : génère les relevés de rémunération des employés et les documents de fin d'année.
• Rapports de paie : suit les salaires, les retenues, les coûts de main-d'œuvre et l'historique des paiements.
• Pistes d'audit : enregistre les modifications et les approbations de paie, ce qui peut être utile lors de l'examen des écarts.

Autonome ne signifie pas nécessairement basique. De nombreux outils peuvent prendre en charge les prestataires, plusieurs sites, différents calendriers de paie et les intégrations avec des logiciels de comptabilité ou de gestion des RH.

2. Logiciel de paie infonuagique

Les logiciels de paie traditionnels basés sur le cloud désignent les plateformes de paie en ligne accessibles sur le Web, de loin la configuration de paie la plus répandue. 

Ces systèmes offrent un référentiel centralisé pour toutes les données liées à la paie et permettent aux utilisateurs de configurer les structures salariales, de gérer les retenues et d'effectuer les déclarations fiscales directement depuis la plateforme. Ils sont généralement très faciles à utiliser, avec des interfaces simples qui rendent le traitement de la paie intuitif et facile.

Le principal avantage de ce modèle est son accessibilité. Comme il est hébergé dans le cloud, les utilisateurs peuvent accéder aux données de paie où qu'ils se trouvent et à tout moment, via une connexion Internet sécurisée. 

Un autre avantage majeur des logiciels de paie basés sur le cloud est que les mises à jour du logiciel et les sauvegardes des données sont prises en charge par le fournisseur de paie qui assure l'hébergement, ce qui réduit considérablement les responsabilités de votre personnel interne. 

Les prestataires de services de paie publient également régulièrement des mises à jour de leurs logiciels afin de prendre en compte les évolutions de la législation fiscale ou du droit du travail, réduisant ainsi votre risque de problèmes de conformité. 

Dans la catégorie des solutions basées sur le cloud, vous trouverez également des systèmes encore plus spécialisés, notamment des logiciels de paie pour les petites entreprises ou des solutions de paie pour les start-ups.

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2. Logiciels de paie sur site

Les logiciels de paie sur site sont installés et gérés sur l’infrastructure de votre propre organisation, au lieu d’être hébergés par l’éditeur du logiciel.

Votre équipe informatique bénéficie ainsi d’un contrôle beaucoup plus direct sur l’emplacement de stockage des données de paie, la configuration du logiciel et le moment où les modifications sont déployées. Cela peut être pertinent pour les grandes entreprises ou les organisations soumises à des exigences strictes en matière de sécurité interne et de gouvernance des données.

Avantages

Le contrôle est la principale raison de choisir ce modèle.

Votre organisation gère son propre environnement de paie, notamment le stockage des données, les politiques de sécurité, les intégrations, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel. Cela peut faciliter l’alignement de la paie sur des exigences internes très spécifiques en matière d’informatique ou de gouvernance.

En contrepartie, la responsabilité vous revient. Contrairement aux logiciels cloud, votre équipe devra peut-être assurer la maintenance de l’infrastructure, installer les mises à jour, gérer les sauvegardes et maintenir le système à jour.

Fonctionnalités

Les systèmes de paie sur site peuvent inclure :

• Stockage local des données : les informations de paie restent au sein de votre propre infrastructure.
• Configuration personnalisée : les équipes informatiques peuvent adapter l’environnement aux flux de travail internes et aux politiques de sécurité.
• Contrôles d’accès internes : l’authentification et les autorisations peuvent être connectées à vos systèmes existants de gestion des identités.
• Intégrations ERP : la paie peut être étroitement connectée aux systèmes internes de gestion financière et opérationnelle.
• Journalisation des audits : les actions liées à la paie peuvent être enregistrées et conservées conformément aux politiques internes.
• Rapports personnalisés : les organisations peuvent créer des rapports de paie adaptés à leurs propres exigences financières et de gouvernance des données.

Pour les organisations qui envisagent cette option, la question n’est pas simplement de savoir si une solution sur site vous offre davantage de contrôle. Il s’agit de déterminer si cette maîtrise est suffisamment précieuse pour justifier la responsabilité interne supplémentaire.

Ces logiciels RH et systèmes de paie combinés offrent également une meilleure facilité d’utilisation du point de vue des employés, puisqu’ils peuvent accéder à leurs bulletins de paie et soumettre leurs demandes de congés depuis le même module libre-service, au lieu de devoir se connecter à un système distinct pour chaque opération.

4. Plateformes RH et de paie tout-en-un

Au lieu d’acheter la paie séparément, vous pouvez l’obtenir sous forme de module au sein d’une plateforme RH plus complète, telle qu’un système SIRH, SGIRH ou HCM.

Ces logiciels RH et systèmes de paie combinés relient la paie à des fonctions telles que la gestion des avantages sociaux, le suivi du temps, l’intégration des nouveaux employés et les dossiers du personnel.

J’ai constaté que le véritable avantage ne réside pas dans le fait de disposer de davantage de fonctionnalités, mais dans la connexion des données qui les alimentent.

Avantages

Lorsque la paie se trouve dans le même système que vos autres processus RH, les changements concernant les employés peuvent être transmis directement à la paie au lieu d’être saisis deux fois.

Par exemple, les heures approuvées peuvent alimenter un cycle de paie, le choix d’un avantage peut mettre à jour la retenue d’un employé et une modification de rémunération peut apparaître dans la paie sans qu’une personne ait à transférer manuellement les informations.

Cela peut réduire le travail de rapprochement nécessaire lorsque la paie, le suivi du temps, les avantages sociaux et les dossiers RH se trouvent tous dans des systèmes différents.

Cela peut également améliorer l’expérience des employés. Le personnel peut consulter ses bulletins de salaire, mettre à jour ses informations, gérer ses avantages sociaux et demander des congés via le même portail libre-service.

Fonctionnalités

Les plateformes RH et de paie complètes incluent généralement :

• Dossiers employés unifiés : La paie utilise les mêmes informations sur les employés que l’ensemble du système RH.
• Intégration du temps et des présences : Les heures approuvées sont intégrées aux calculs de paie.
• Intégration des avantages sociaux : Les choix et les retenues peuvent être mis à jour automatiquement.
• Flux de travail de l’intégration à la paie : Les informations concernant les nouvelles recrues sont reprises lors de leur première paie.
• Rapports consolidés : Combinez les informations de paie avec les effectifs, la rémunération, les avantages sociaux et d’autres données RH.
• Flux de travail d’approbation : Acheminez les modifications de rémunération, les paiements hors cycle et les cycles de paie vers les approbateurs appropriés.

Pour les équipes qui évaluent ce modèle, accordez une attention particulière à la manière dont les informations circulent entre la paie et les autres modules. L’intégration est l’un de ses principaux avantages : elle doit donc fonctionner en pratique et pas seulement figurer sur une liste de fonctionnalités. Notre guide sur l’administration de la paie approfondit les processus que ces connexions doivent prendre en charge.

Cette option est utile pour de nombreux propriétaires de petites entreprises qui souhaitent se décharger complètement des responsabilités liées à la paie, tout en veillant à ce que celle-ci soit traitée correctement. Avec ce modèle, vous externalisez essentiellement votre paie auprès d’un prestataire de services de paie tiers qui en assure la gestion. 

Si cela correspond à votre situation, je vous recommande de vous associer à l’un des prestataires de services de paie pour petites entreprises, que j’ai étudiés en détail. Ces services sont généralement très rentables et offrent un service client solide.

5. Logiciels de paie propres à un secteur

Il existe également des logiciels de paie propres à de nombreux secteurs, notamment la construction, la restauration, les agences de recrutement et bien d’autres. Ces systèmes offrent des fonctionnalités supplémentaires adaptées à leur contexte sectoriel, qui vont au-delà des fonctionnalités de paie de base. Voici quelques exemples :

Logiciels de paie pour le secteur de la construction

Les logiciels de paie pour le secteur de la construction incluent des fonctionnalités de gestion des cotisations syndicales, des rapports de paie certifiés et de la gestion de plusieurs chantiers, contrairement aux logiciels de paie standard. Ils prennent également en charge le calcul des coûts des travaux et le suivi de la conformité aux salaires en vigueur.

Logiciels de paie pour restaurants

Les logiciels de paie pour restaurants répondent aux besoins uniques du secteur de la restauration en gérant la répartition des pourboires, la planification des équipes et le respect de la législation du travail propre aux restaurants. Ils s’intègrent également aux systèmes de point de vente afin de simplifier les calculs de paie fondés sur les ventes et les pourboires.

Logiciels de paie pour le secteur manufacturier

Les logiciels de paie pour le secteur manufacturier gèrent les primes complexes liées aux horaires, la rémunération à la pièce et le calcul des coûts de main-d’œuvre propres à l’industrie manufacturière. Ils s’intègrent également aux systèmes de gestion de la production afin d’aligner la paie sur les données de production et les indicateurs de performance.

Il existe de nombreuses autres options, alors prenez le temps de vous renseigner sur différents fournisseurs si vous recherchez un prestataire de paie spécialisé dans votre secteur. Vous pouvez également utiliser notre champ de recherche ci-dessus et vérifier, car nous avons peut-être déjà fait le travail de recherche pour vous, selon votre secteur d’activité !

Encore une fois, je tiens à souligner que ces systèmes de paie spécifiques à un secteur fonctionnent également dans le cloud. Cela signifie que vous n’aurez pas à vous soucier vous-même de la gestion des logiciels ou des mises à jour liées à la conformité

6. Services de paie externalisés

Avec l’externalisation de la paie, vous faites appel à un prestataire tiers pour prendre en charge une partie ou la majeure partie du travail nécessaire à la gestion de la paie.

Ces entreprises de paie peuvent calculer les salaires, traiter les retenues, déclarer les charges sociales, effectuer les paiements et préparer les documents de fin d’année en votre nom.

Vous devez toujours tenir à jour les informations exactes concernant vos employés et communiquer les changements. La différence est que votre prestataire prend en charge une bien plus grande partie du traitement réel de la paie.

Avantages

Ce modèle est utile lorsque vous souhaitez bénéficier d’une expertise en matière de paie sans constituer une équipe interne dédiée à la paie.

Le prestataire prend en charge une grande partie du travail administratif lié aux calculs, aux déclarations, aux échéances et au traitement de la paie, tandis que votre équipe conserve la supervision.

D’après mon expérience, l’assistance devient particulièrement importante dans ce cas. Lorsque vous payez quelqu’un d’autre pour gérer la paie, le véritable test du service survient souvent lorsqu’un problème se produit et que vous devez faire corriger rapidement une anomalie.

Pour les petites entreprises qui ne disposent pas d’un spécialiste de la paie en interne, les services de paie pour petites entreprises peuvent être particulièrement utiles.

Fonctionnalités

Selon le prestataire, les services de paie externalisés peuvent inclure :

• Traitement de la paie géré : Le prestataire calcule la paie et prépare chaque cycle de paie.
• Déclaration et versement des charges sociales : Les charges sociales sont calculées, déclarées et payées conformément aux échéances applicables.
• Déclarations de fin d’année : Le prestataire prépare les documents fiscaux des employés et des contractuels.
• Mises à jour relatives à la conformité : Le prestataire surveille les règles de paie et les évolutions fiscales.
• Libre-service pour les employés : Les employés peuvent toujours accéder à leurs bulletins de paie et à leurs documents fiscaux via un portail logiciel.
• Assistance liée à la paie : Des spécialistes peuvent aider à examiner les erreurs, les corrections et les problèmes de déclaration.

La principale différence par rapport à un simple logiciel de paie réside dans la prise en charge. Vous n’achetez pas simplement un système utilisé par votre équipe. Vous payez un prestataire pour qu’il réalise une partie de la fonction paie à votre place.

7. Organisations professionnelles d’employeurs (PEOs)

Une autre forme d’externalisation de la paie consiste à s’associer à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). L’avantage d’utiliser les services d’une PEO est qu’elle peut vous aider dans bien d’autres domaines que le simple traitement de la paie. La plupart des prestataires PEO proposent les services suivants :

• Gestion de la paie
• Conformité réglementaire
• Gestion des avantages sociaux
• Gestion des talents (y compris le recrutement et la mise à disposition de personnel)
• Gestion des données
• Gestion des risques
• Indemnisation des accidents du travail

Les entreprises PEO vous feront utiliser leur propre logiciel. Il est donc important de vérifier que leur système de paie s’intègre aux principales solutions logicielles RH que vous utilisez déjà. 

Vous pouvez également vous attendre à bénéficier d’une assistance client de premier ordre de la part d’une entreprise PEO, car vous l’engagez essentiellement pour gérer vos processus de paie du début à la fin.

Avantages

Le principal attrait réside dans l’accès à des fonctionnalités de paie et de RH qu’une petite organisation ne souhaite pas forcément développer en interne.

Les PEO peuvent associer le traitement de la paie à l’administration des avantages sociaux, à l’accompagnement en matière de conformité, à l’intégration des nouveaux employés et à d’autres services RH. Pour une équipe RH restreinte, cela peut supprimer une quantité importante de tâches administratives.

Le compromis est que vous vous engagez dans une relation beaucoup plus large qu’avec un fournisseur de paie classique. Il est important de comprendre précisément quelles responsabilités vous incombent et lesquelles relèvent du PEO avant de signer un accord.

Fonctionnalités

Les services de PEO incluent généralement :

• Traitement de la paie : Le PEO contribue au calcul et au traitement de la paie des employés.
• Gestion des taxes sur la paie : Les déclarations et les versements fiscaux sont gérés dans le cadre de la relation de coemploi.
• Administration des avantages sociaux : Les employés peuvent accéder aux régimes d’assurance maladie, de retraite et autres avantages proposés par l’intermédiaire du PEO.
• Accompagnement en matière de conformité : Les prestataires contribuent à gérer les obligations réglementaires liées à l’emploi.
• Indemnisation des accidents du travail et gestion des risques : De nombreux PEO proposent des services plus larges liés aux risques liés à l’emploi.
• Libre-service pour les employés : Les employés peuvent accéder aux informations relatives à la paie, aux taxes et aux avantages sociaux via la plateforme du prestataire.

8. Logiciels et services de paie internationaux

Les solutions logicielles de paie internationales associent un logiciel de paie sophistiqué capable de gérer les paiements dans plusieurs devises à un service client et à une gestion de la paie assurés par le prestataire de paie. 

Dans ce modèle, vous êtes responsable de la mise à jour des données de vos employés dans le système logiciel de paie international. Cependant, votre prestataire de paie est chargé de traiter la paie pour votre compte et de garantir la conformité fiscale dans toutes les juridictions où vous employez du personnel.

Avantages

Sans plateforme centralisée, la paie dans plusieurs pays peut se transformer en un projet récurrent de rapprochement impliquant différents fournisseurs, devises, échéances et formats de rapports.

Les logiciels de paie internationaux sont conçus pour réunir ces processus. Votre équipe peut consulter les informations relatives à la rémunération et à la paie dans différentes régions, tandis que les calculs et exigences locaux sont gérés au niveau de chaque pays.

Cela peut réduire la coordination manuelle qui incomberait autrement aux équipes chargées de la paie, des RH et des finances à chaque cycle de paie.

Fonctionnalités

Les plateformes de paie internationales et multi-pays peuvent inclure :

• Paiements multidevises : Calculer et verser les salaires dans les devises locales des employés.
• Calculs de paie propres à chaque pays : Appliquer les impôts locaux, les retenues obligatoires et les cotisations sociales.
• Déclarations locales de paie : Prendre en charge les obligations de déclaration et de versement propres à chaque pays.
• Rapports de paie internationaux : Regrouper les données relatives à la rémunération et au coût de la main-d’œuvre dans plusieurs pays.
• Paiements aux employés et aux prestataires : Gérer différentes catégories de travailleurs via la même plateforme.
• Accompagnement en matière de conformité locale : Tenir compte des exigences de paie et d’emploi propres à chaque juridiction.
• Services d’employeur de référence : Certains fournisseurs proposent également des services d’EOR dans les pays où vous ne disposez pas de votre propre entité juridique.

Cette catégorie devient plus intéressante à mesure que le nombre de pays dans lesquels vous exercez vos activités augmente. La question principale est de savoir si vous avez besoin d’un logiciel pour coordonner la paie entre vos entités existantes, d’un service de paie international géré, d’un EOR ou d’une combinaison de ces trois solutions.

(Remarque : si vous souhaitez aller plus loin et vous décharger complètement des aspects juridiques liés à l’embauche de salariés à l’international, un service d’employeur de référence serait un meilleur choix.) 

Autres options de paie

Il existe d’autres configurations de paie qui méritent d’être mentionnées. Cependant, elles ne sont pas très conviviales. Les autres options comprennent : 

• Logiciel de paie sur site : Il s’agit d’un logiciel de paie installé localement sur les serveurs de l’entreprise et qui fonctionne indépendamment des autres logiciels RH. Le principal avantage de l’utilisation d’un système de paie sur site est qu’il offre davantage de contrôle sur la sécurité et la personnalisation des données, contrairement aux logiciels de paie standards basés sur le cloud.
  
  Toutefois, les solutions sur site nécessitent un investissement initial important en matière de mise en œuvre et de ressources informatiques, ainsi qu’une maintenance continue pour garantir que le logiciel reste à jour avec l’évolution des réglementations fiscales et limiter les risques de responsabilité.
• Logiciel de paie à code source ouvert : Les logiciels de paie à code source ouvert permettent une personnalisation étendue et sont généralement plus économiques, puisqu’ils n’entraînent aucun frais de licence. Toutefois, il est nécessaire de disposer d’une expertise technique importante pour mettre en œuvre et maintenir un système de paie à code source ouvert, comparativement à un logiciel de paie standard, ce qui en fait une option beaucoup moins intéressante pour la plupart des organisations.
• Logiciel de comptabilité : Si votre entreprise est très petite, vous pourrez peut-être vous en sortir en utilisant un logiciel de comptabilité RH qui propose des fonctionnalités de paie. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez rémunérer vos employés au moyen de chèques de paie physiques, mais cela nécessite la saisie manuelle des données et l’impression des chèques. Cela oblige également vos employés à effectuer des démarches supplémentaires pour déposer leurs revenus sur leur compte bancaire. Pour ces raisons, il s’agit aussi d’une option moins intéressante pour la plupart des entreprises. 

À mon avis, ces options de paie alternatives sont dépassées et offrent une expérience loin d’être idéale à toute personne chargée de gérer ou d’utiliser régulièrement le logiciel.

Je recommande plutôt d’examiner plus en détail les logiciels de paie basés sur le cloud, la paie sous forme de module ou les services de paie afin de trouver le meilleur logiciel de paie avec dépôt direct pour votre entreprise.

Quelle est la prochaine étape : trouver la solution de paie adaptée

Une fois que vous savez quel type de logiciel de paie convient à votre équipe, l’étape logique suivante consiste à établir un budget, surtout si vous gérez la paie dans plusieurs pays, où les structures tarifaires varient considérablement selon le modèle de service et l’effectif. Si vous êtes dans cette situation, l’analyse des coûts des services de paie internationaux présente ce que vous pouvez vous attendre à payer pour les modèles d’employeur officiel, de gestion des travailleurs indépendants et de consolidation des entreprises, afin que vous puissiez évaluer vos options avec des chiffres réels en main.

Choisir la bonne solution de paie implique une analyse attentive des besoins et des capacités de votre organisation. Il est essentiel de veiller à ce que le logiciel ou le service choisi facilite votre travail et réduise les erreurs humaines.