5 Sfide nella Gestione di Team Remoti (e Come Risolverle)
Sebbene il lavoro da remoto offra numerosi vantaggi sia per le aziende che per i loro dipendenti, so per esperienza diretta che ci sono anche delle sfide nel gestire collaboratori remoti.
Ho guidato team distribuiti in uffici diversi, gestito persone in fusi orari differenti e sperimentato in prima persona le difficoltà nel coordinare diversità culturali e demografiche. Per un certo periodo, ho gestito uffici in cinque paesi diversi e singoli individui sparsi per il mondo che lavoravano da casa.
In quel periodo, ho imparato molto su come guidare team remoti, sulle differenti reazioni dei singoli al lavoro a distanza e su come creare un senso di comunità e appartenenza in un team distribuito.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In questo articolo ti aiuterò a capire come gestire al meglio i dipendenti remoti passando in rassegna cinque sfide che incontrerai e come potrai superarle.
5 sfide nella gestione di team remoti
...e come superarle
Sfida n. 1: Fiducia
La fiducia è il fondamento su cui si basa tutto il lavoro da remoto di successo. Dalla mia esperienza, costruire la fiducia è anche una delle principali sfide nella gestione dei collaboratori remoti perché il pensiero tradizionale e "vecchio stampo" è che non si può essere sicuri della produttività se non si lavora nello stesso ufficio e non si può vedere effettivamente le persone lavorare.
Mi viene in mente un anziano fondatore e CEO che conosco, il quale installò telecamere di sicurezza in tutto il suo stabilimento produttivo per poter controllare i dipendenti in qualsiasi momento e ovunque si trovasse.
Se non vedeva qualcuno fare esattamente ciò che pensava dovesse fare in quel momento, lo chiamava e "impartiva ordini severi". Inutile dire che "fiducia" non è una parola che userei per descrivere la cultura aziendale di quell'azienda!
Per guidare efficacemente lavoratori da remoto, devi fidarti che possano essere produttivi e avere successo lavorando da casa o da un ufficio remoto proprio come se fossero in sede centrale e che stiano facendo le scelte giuste per il loro team e per l'organizzazione.
In un intervista con Victor Tam, co-fondatore del marchio D2C di valigeria Monos, Tam racconta come affrontano il tema della fiducia con il proprio personale:
"C’è fiducia nel fatto che nelle decisioni che prendono tengano in considerazione l’interesse dell’azienda, e c’è fiducia reciproca; fidarsi dei propri compagni di squadra, sapendo che anche loro daranno il massimo."
Come superare i problemi di fiducia e costruire fiducia nei team remoti
Costruire fiducia non è facile e richiede tempo, pazienza e perseveranza. Entrare nei dettagli di tutti i modi per instaurare fiducia sarebbe un articolo a sé, ma solitamente il punto di partenza è presumere la buona fede degli altri.
L’Executive Coaching Network descrive come “Presumere la buona fede significa agire partendo dall’ipotesi che la persona con cui ti relazioni sia affidabile e orientata al lavoro di squadra, ossia che condivida il tuo desiderio di ottenere il miglior risultato possibile per l’organizzazione. Si ‘agisce come se’ si comportasse in modo efficace e positivo.”
Questo è un cambiamento di mentalità necessario per iniziare il circolo virtuoso della fiducia con i membri del team remoto. Se riesci a presumere la buona fede, alcune attività efficaci per costruire fiducia sono:
- Crea un patto di fiducia condiviso e norme di squadra aggiornate e partecipate da tutti.
- Definisci obiettivi SMART e OKR (objectives and key results) a cui i dipendenti possano aderire e da cui sentirsi coinvolti.
- Sii aperto e trasparente, mostra vulnerabilità e riconosci i tuoi stessi errori quando si presentano.
- Comunica in modo chiaro dai vertici dell’organizzazione che ci si fida dei collaboratori, come ha fatto il co-fondatore e CEO di Airbnb Brian Chesky nella sua email ai dipendenti.
Sfida n. 2: Comunicazione
Quando ero manager da remoto, abbiamo assunto collaboratori internazionali in Germania e Giappone, quindi spesso iniziavo la mia giornata presto per parlare con il team tedesco e la finivo tardi per incontrare le persone in Giappone.
Le connessioni per le videoconferenze potevano essere instabili, la lingua era spesso una sfida e talvolta era difficile mantenere agende e calendari aggiornati per lasciar spazio a conversazioni estemporanee.
La comunicazione può rappresentare una grande sfida nella gestione dei collaboratori remoti a causa dei tanti aspetti del lavoro a distanza che può influenzare, come per esempio:
- Comunicazione individuale: Come dovresti connetterti con le persone una a una? Che impatto hanno i fusi orari e la lingua sulla comunicazione? Come permetti conversazioni ad hoc?
- Comunicazione di team: Come dovresti organizzare e guidare le riunioni del team da remoto? Come puoi comunicare in modo coerente a tutti le informazioni organizzative (ad es. nuove policy HR) o di team (ad es. nuovi membri del team)?
- Gestione dei progetti: Come gestisci le priorità di lavoro tra i membri del team? Come garantisci una gestione efficace del progetto e il rispetto degli impegni?
Come superare le sfide della comunicazione con i dipendenti da remoto
Ci sono molti aspetti della comunicazione, ognuno con le proprie sfide e modi per superarle. Ecco alcune idee da considerare:
- Chiedi ai tuoi collaboratori da remoto di assicurarsi che i loro calendari online siano aggiornati per rendere più facile la pianificazione di riunioni ricorrenti, una tantum o ad hoc per tutti.
- Utilizza il giusto software di videoconferenza (ad es. Google Meet) che sia in linea con il modo di lavorare del tuo team.
- Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione riguardo a quando e come i lavoratori da remoto devono usare la messaggistica istantanea, l'email, il telefono o la videoconferenza.
- Usa una piattaforma software intranet adeguata (ad es. Microsoft Teams) che consenta una condivisione efficace di risorse e informazioni di lavoro.
- Elimina burocrazia e ostacoli che portano a comunicazioni inutili (ci sono app HR che possono aiutare in tal senso).
- Come sottolinea Zack McGill in un articolo sulla gestione dei team di vendita da remoto, "Sebbene le riunioni settimanali durante l'orario lavorativo siano più facili da allineare, gli eventi sociali mensili possono essere una sfida. Fissare una data 'fissa' ogni mese, ad esempio il terzo mercoledì, aiuta."
Un ottimo podcast per ottimizzare la comunicazione interna: Come migliorare le operazioni aziendali tramite la comunicazione interna.
Sfida #3: Comunità e senso di appartenenza
Una delle sfide maggiori nella gestione dei dipendenti da remoto è replicare gli stessi sentimenti di comunità e appartenenza che possono esistere negli ambienti lavorativi fisici. Gestire team distribuiti richiede di affrontare i potenziali problemi di isolamento che potrebbero sorgere tra i membri del team.
Con una forza lavoro da remoto, è più difficile interagire in modo informale con le persone durante il pranzo in sala pausa o fermandosi a fare due chiacchiere in corridoio. Questo tipo di attività di costruzione di relazioni è fondamentale per creare e mantenere la cultura aziendale.
Alcuni dei migliori feedback dai dipendenti che ho mai ricevuto sono nati da una chiacchierata informale davanti a un caffè o camminando all’aperto.
Il lavoro da remoto rende anche più complesso organizzare eventi e celebrazioni che possono migliorare la cultura aziendale, soprattutto se hai deciso di esternalizzare la funzione HR.
Con l’aiuto delle piattaforme di eventi virtuali, questi eventi rappresentano una parte estremamente importante per favorire un forte senso di comunità e di appartenenza all’interno dell’organizzazione.
Come superare le difficoltà nel creare senso di comunità e appartenenza con i lavoratori da remoto?
Il modo migliore per rispondere a questa domanda è vedere come alcune grandi aziende stanno affrontando la questione, specialmente poiché creare un senso di appartenenza può diventare più difficile man mano che l’organizzazione cresce.
Il team di Spotify racconta dell’importanza dell’appartenenza nel loro programma “Work From Anywhere”:
“Vogliamo che tutti coloro che lavorano qui si sentano parte, sia che trascorrano la maggior parte del tempo a casa sia in ufficio. Abbiamo adattato il nostro modo di lavorare in quest’ambito, spostando il focus dagli eventi in presenza alle esperienze virtuali che creano occasioni di comunità e appartenenza e che celebrano i diversi momenti culturali durante l’anno.”
In un annuncio recente, l’azienda di ride-sharing Lyft racconta di come supporta i propri dipendenti da remoto con un ambiente di lavoro completamente flessibile:
“Le nostre politiche di spesa supporteranno i viaggi da e verso gli incontri di team circa una volta a trimestre. Anche se la partecipazione fisica è opzionale, ci aspettiamo che molti membri del team attendano con entusiasmo l’opportunità di collaborare, fare brainstorming e festeggiare di persona in queste occasioni e non solo.”
Ecco alcune altre idee per favorire un senso di appartenenza e comunità all’interno della tua forza lavoro da remoto:
- Trasmetti in video tutte le riunioni plenarie o assemblee aziendali e sollecita attivamente domande e feedback dai dipendenti da remoto tramite Q&A virtuali
- Favorisci la partecipazione in presenza ogni volta che è possibile a eventi aziendali, celebrazioni, riunioni plenarie, ecc.
- Crea meccanismi di feedback appositamente per i lavoratori da remoto che permettano loro di condividere pensieri in qualsiasi momento e luogo.
Sfida #4: Produttività
L’obiezione classica al lavoro da remoto—un’obiezione che ho sentito io stesso da persone per cui ho lavorato in passato—è: “Come faccio a sapere se i miei dipendenti stanno davvero lavorando se non posso vederli?”.
I timori relativi alla produttività e la percezione che le persone in realtà non lavorino davvero da casa, ma si rilassino in piscina (un altro esempio reale), possono rappresentare una sfida sia nella fase di valutazione di un programma di lavoro da remoto sia nella gestione dei dipendenti da remoto.
Come si supera la sfida della gestione della produttività dei dipendenti da remoto?
Nella sua email ai dipendenti riguardo il lavoro da remoto, il co-fondatore e CEO di AirBnB, Brian Chesky, ha dichiarato:
"Per riuscire a garantire questo livello di flessibilità, abbiamo bisogno di una struttura e di un coordinamento adeguati. Senza questi, tutto diventerebbe un caos. La spina dorsale del nostro funzionamento continuerà a essere il nostro calendario aziendale unico con la nostra roadmap pluriennale. È organizzato attorno a due importanti lanci di prodotto ogni anno—uno a maggio e uno a novembre. Anche se non tutti lavorano direttamente su questi lanci, stiamo organizzando l’intero calendario aziendale attorno a essi per mantenere l’allineamento all’interno dell’azienda. Le nostre sessioni di collaborazione, gli offsite, gli eventi sociali e le pause saranno pianificati in anticipo e organizzati in base a questo calendario."
In questi commenti sono racchiuse ottime idee su come garantire produttività, coordinamento efficace e una collaborazione positiva con i dipendenti da remoto, tra cui:
- Applica il modello di leadership CRA per aiutare i lavoratori da remoto a unirsi attorno a una visione chiara e a un obiettivo che guidi risultati e traguardi specifici.
- Avere un calendario aziendale condiviso, strumenti di collaborazione virtuale o software di gestione della forza lavoro mobile per mantenere l’allineamento tra team da remoto (questo è uno dei tanti vantaggi del software di gestione mobile).
- Effettua check-in 1:1 regolari con le tue persone per avere visibilità reciproca sulle attività di ciascuno, senza però cadere nel micromanagement. Per aiutarti, dai uno sguardo alla mia guida agli incontri 1:1 con modello.
- Utilizza il framework degli obiettivi a cascata di Liz Lockhart Lance per aiutarti a definire obiettivi raggiungibili e misurabili.
È anche importante chiarire le aspettative di produttività per i propri dipendenti da remoto all’inizio del rapporto di lavoro, in particolare durante il processo di onboarding da remoto. Questo aiuta a impostare il giusto approccio, offrendo parametri di produttività chiari e misurabili a cui ambire.
Sfida #5: Diversità culturale
L’ultima, ma certamente non meno importante, delle sfide nella gestione dei dipendenti da remoto è la diversità culturale.
I servizi Employer of record hanno reso più semplice integrare dipendenti internazionali nell’organizzazione, ma c’è ancora molto lavoro da fare affinché si sentano realmente parte integrante della cultura aziendale.
Come si gestiscono le differenze culturali tra dipendenti da remoto di diversa provenienza?
Ho vissuto in prima persona le sfide nella gestione di dipendenti provenienti da culture differenti, dal lavorare con un team in Giappone a un baby boomer di 62 anni che lavorava da casa sua in Oregon.
Come le loro culture, ogni sfida è unica e diversa, ma può essere affrontata utilizzando alcuni principi generali di leadership:
- Sii curioso, sensibile e aperto all'apprendimento riguardo a nuove culture e a modi diversi di fare le cose.
- Adatta il tuo stile di comunicazione per accogliere le diverse culture, soprattutto quando si tratta di fornire feedback ai dipendenti o di dare indicazioni.
- Svolgi formazione interculturale per aiutare i membri del team remoto a comprendersi meglio fra loro.
- Evita stereotipi e supposizioni, come presumere che tutti i baby boomer abbiano timore della tecnologia o che tutti gli asiatici siano bravi con i numeri.
- Sfrutta eventuali partner come un employer of record per ottenere informazioni sulle differenze culturali.
Iscriviti alla newsletter di People Managing People
Per saperne di più su gestione remota e ibrida, iscriviti alla nostra newsletter settimanale per leader HR e aziendali. Riceverai tutti i nostri ultimi contenuti per aiutarti a crescere nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.
