5 Sfide nella Gestione di Team Remoti (e Come Risolverle)
Sebbene il lavoro da remoto offra numerosi vantaggi sia per le aziende sia per i loro dipendenti, so per esperienza personale che guidare collaboratori remoti pone anche delle sfide. Ho guidato team distribuiti in diversi uffici, gestito persone su fusi orari differenti e sperimentato in prima persona le difficoltà legate alla gestione della diversità culturale e demografica.
Durante quel periodo, ho imparato molto su come guidare team remoti, su come le persone reagiscono in modo diverso al lavoro da remoto e su come creare senso di comunità e appartenenza in un team distribuito.
In questo articolo ti aiuterò a capire come gestire i dipendenti remoti in modo più efficace, passando in rassegna cinque sfide che incontrerai e come superarle.
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5 sfide nella gestione dei team remoti
...e come superarle
Sfida #1: Fiducia
La fiducia è il fondamento su cui si basa tutto il lavoro remoto di successo. Per esperienza, costruire la fiducia è anche una delle sfide più grandi nella gestione di dipendenti a distanza, perché la mentalità tradizionale vuole che non sia possibile garantire la produttività se non si lavora nello stesso ufficio e non si può realmente vedere le persone al lavoro.
Mi viene in mente un anziano fondatore e CEO che conosco, il quale installò telecamere di sicurezza in tutta la sua struttura produttiva per monitorare i dipendenti in qualsiasi momento e da ovunque si trovasse.
Se non vedeva qualcuno fare esattamente ciò che pensava dovesse fare in quel momento, lo chiamava e "dava una tirata di orecchie". Inutile dire che "fiducia" non sarebbe la parola che userei per descrivere la cultura aziendale della sua impresa!
Per guidare efficacemente i lavoratori da remoto, devi fidarti che possano essere altrettanto produttivi lavorando da casa o da un ufficio remoto quanto lo sarebbero nella sede centrale e che stiano facendo la cosa giusta per il team e l’organizzazione.
In una intervista con Victor Tam, cofondatore del brand di valigeria D2C Monos, Tam commenta così il loro approccio alla fiducia verso i collaboratori:
“C’è fiducia nel fatto che mettano gli interessi dell’azienda nelle decisioni che prendono e fiducia gli uni negli altri; bisogna fidarsi dei propri colleghi sapendo che anche loro daranno il massimo nel loro lavoro.”
Come superare i problemi di fiducia e costruire fiducia nei team remoti
Costruire fiducia non è facile e richiede tempo, pazienza e costanza. Entrare nei dettagli di tutte le modalità per costruirla sarebbe un articolo a parte, ma solitamente il punto di partenza è presumere la buona fede.
L’Executive Coaching Network descrive così il concetto di “Presumere la buona fede significa agire partendo dall’idea che la persona con cui stai interagendo sia affidabile e propensa al lavoro di squadra – che condivida il tuo desiderio di ottenere il miglior risultato possibile per l’organizzazione. Si “agisce come se” si comportasse in modo efficace e positivo.”
Questo è un cambio di mentalità necessario per avviare il ciclo della fiducia con i membri di un team remoto. Se riesci a presupporre la buona fede, alcune attività efficaci per costruirla sono:
- Crea un accordo di fiducia in continua evoluzione e delle norme di team.
- Definisci obiettivi SMART e OKR (obiettivi e risultati chiave) a cui i dipendenti possano impegnarsi e dare seguito.
- Sii aperto e trasparente, mostra vulnerabilità e sii disposto ad ammettere i tuoi errori.
- Comunica dai massimi livelli aziendali che ti fidi dei tuoi collaboratori, come ha fatto Brian Chesky, cofondatore e CEO di Airbnb, nella sua email ai dipendenti.
Sfida #2: Comunicazione
Quando ero un manager da remoto, abbiamo assunto lavoratori internazionali in Germania e Giappone, quindi spesso iniziavo la giornata molto presto per collegarmi con il team tedesco e lavoravo fino a tardi per parlare con le persone in Giappone.
Le connessioni in videoconferenza potevano essere instabili, la lingua spesso rappresentava una sfida, e a volte era difficile tenere aggiornati orari e calendari per consentire conversazioni estemporanee.
La comunicazione può rappresentare una grande sfida nella gestione dei lavoratori remoti, a causa delle molteplici sfaccettature del lavoro a distanza che ne possono essere condizionate, come ad esempio:
- Comunicazione individuale: Come dovresti connetterti con le persone individualmente? Quale impatto hanno i fusi orari e la lingua sulla comunicazione? Come favorire conversazioni estemporanee?
- Comunicazione di team: Come dovresti organizzare e condurre riunioni di team a distanza? Come puoi comunicare informazioni organizzative (es. nuove politiche HR) o di team (es. nuovi membri della squadra) in modo coerente a tutti?
- Gestione dei progetti: Come gestire le priorità di lavoro tra i membri del team? Come garantire una gestione efficace del progetto e la consegna degli impegni?
Come superare le sfide nella comunicazione con i dipendenti a distanza
La comunicazione ha molti aspetti, ognuno con le sue sfide e modalità per superarle. Ecco alcune idee da considerare:
- Chiedi ai membri del tuo team remoto di assicurarsi che i loro calendari online siano aggiornati per facilitare la programmazione di riunioni ricorrenti, singole o estemporanee per tutti.
- Utilizza il giusto software di videoconferenza (es. Google Meet) che si adatti al modo di lavorare della tua squadra.
- Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione riguardo a quando e come i lavoratori remoti devono utilizzare la messaggistica istantanea rispetto all'email, al telefono o alla videoconferenza.
- Usa una piattaforma software intranet appropriata (es. Microsoft Teams) che consenta la condivisione efficace delle risorse e delle informazioni di lavoro.
- Elimina burocrazia e ostacoli inutili che portano a comunicazioni superflue (esistono app HR che aiutano in questo).
- Come sottolinea Zack McGill in un articolo sulla gestione dei team di vendita a distanza, "Sebbene le riunioni settimanali durante l'orario di lavoro siano più facili da allineare, gli eventi sociali mensili possono essere più complicati. Fissare una data 'fissa' ogni mese, ad esempio il terzo mercoledì, aiuta."
Un ottimo podcast per ottimizzare la comunicazione interna: Come migliorare le operazioni aziendali tramite la comunicazione interna.
Sfida n. 3: Comunità e senso di appartenenza
Una delle sfide maggiori nella gestione di dipendenti a distanza è replicare lo stesso senso di comunità e appartenenza che può esistere in un ambiente di lavoro in presenza. Gestire team distribuiti richiede di affrontare i possibili problemi di isolamento che possono insorgere tra i membri.
Con una forza lavoro a distanza diventa più difficile incontrarsi informalmente durante il pranzo in sala relax o fermarsi a fare due chiacchiere nei corridoi. Questi tipi di attività relazionali sono fondamentali per creare e mantenere la cultura aziendale.
Alcuni dei migliori feedback dei dipendenti che ho ricevuto sono nati da una chiacchierata informale davanti a un caffè o da una passeggiata all'aperto.
Il lavoro a distanza rende anche più complessa l’organizzazione di eventi e celebrazioni che possono migliorare la cultura aziendale, soprattutto se si è deciso di esternalizzare la funzione HR.
Con l’aiuto di piattaforme per eventi virtuali, questi eventi restano elementi fondamentali per rafforzare il senso di comunità e appartenenza all’interno dell’organizzazione.
Come superare le sfide nella creazione di una comunità e senso di appartenenza tra i lavoratori a distanza?
Il modo migliore per rispondere a questa domanda è vedere come alcune grandi aziende la stanno affrontando, soprattutto perché creare un senso di appartenenza può diventare più impegnativo man mano che l’organizzazione cresce.
Il team musicale di Spotify parla dell’importanza del senso di appartenenza come parte del loro programma “Work From Anywhere”:
“Vogliamo che chiunque lavori qui si senta parte del gruppo, sia che trascorra la maggior parte del tempo a casa che in ufficio. Abbiamo adattato il nostro modo di lavorare su questo aspetto, spostando l’attenzione dagli eventi in presenza alle esperienze virtuali che creano opportunità di comunità e appartenenza e celebrano diversi momenti culturali durante l’anno.”
In un annuncio recente, l’azienda di ride-sharing Lyft spiega come sostiene i dipendenti a distanza con un ambiente di lavoro completamente flessibile:
“Le nostre politiche di rimborso delle spese supporteranno i viaggi da e verso i raduni di squadra circa una volta a trimestre. Sebbene la partecipazione fisica sia opzionale, ci aspettiamo che molti membri del team non vedano l’ora di cogliere l’opportunità di collaborare, fare brainstorming e celebrare di persona in questi momenti e non solo.”
Ecco altre idee per favorire un senso di appartenenza e comunità all’interno della tua forza lavoro da remoto:
- Trasmettere in video riunioni plenarie o assemblee aziendali e sollecitare attivamente domande e feedback dai dipendenti remoti tramite sessioni di Q&A virtuali
- Sostenere la partecipazione in presenza ove possibile a eventi aziendali, celebrazioni, riunioni plenarie, ecc.
- Creare meccanismi di feedback dei dipendenti specifici per i lavoratori da remoto che consentano loro di condividere i propri pensieri in qualsiasi momento e luogo.
Sfida n. 4: Produttività
L’obiezione classica al lavoro da remoto—un'obiezione che ho sentito personalmente da persone per cui ho lavorato in passato—è: “Come faccio a sapere se i miei dipendenti stanno facendo il loro lavoro se non posso vederli?”.
Le preoccupazioni riguardo la produttività e la percezione che le persone in realtà non stiano lavorando da casa, ma piuttosto si crogiolino nelle loro piscine a sfioro (un altro esempio reale), possono rappresentare una sfida sia quando si considera un programma di lavoro da remoto sia nella gestione dei dipendenti remoti.
Come si supera la sfida di gestire la produttività dei dipendenti da remoto?
Nella sua email ai dipendenti sul lavoro da remoto, il co-fondatore e CEO di AirBnB, Brian Chesky, ha dichiarato:
"Per offrire questo livello di flessibilità, è necessario avere molta struttura e coordinamento. Senza di essi, tutto diventerebbe caotico. La spina dorsale del nostro modo di operare continuerà ad essere il nostro unico calendario aziendale con la nostra roadmap pluriennale. È incentrato su due importanti lanci di prodotto ogni anno—uno a maggio e uno a novembre. Anche se non tutti lavorano direttamente su questi rilasci di prodotto, stiamo organizzando l'intero calendario intorno ad essi per mantenere l’allineamento aziendale. Le nostre sessioni di collaborazione, eventi fuori sede, incontri sociali e pause saranno pianificati in anticipo e organizzati attorno a questo calendario."
In queste affermazioni sono racchiuse ottime idee su come garantire produttività, coordinamento efficace e una collaborazione positiva con i dipendenti da remoto, tra cui:
- Implementare il modello di leadership CRA per aiutare i lavoratori da remoto a condividere una visione e uno scopo chiari che guidino obiettivi e risultati specifici.
- Disporre di un unico calendario condiviso, strumenti di collaborazione virtuale, o software di gestione della forza lavoro mobile per mantenere l’allineamento tra i team remoti (questo è uno dei tanti vantaggi del software di gestione della forza lavoro mobile).
- Eseguire verifiche regolari 1:1 con i tuoi collaboratori che ti offrano visibilità sulle rispettive attività, senza però microgestione. Per approfondire, consulta la mia guida ai meeting 1:1 con modello.
- Usa il framework degli obiettivi a cascata di Liz Lockhart Lance per aiutarti a stabilire obiettivi raggiungibili e misurabili.
È anche importante chiarire le tue aspettative di produttività per i dipendenti remoti già all’inizio della loro esperienza lavorativa, in particolare durante il processo di onboarding da remoto. Questo aiuta a stabilire il tono, offrendo metriche di produttività chiare e misurabili a cui aspirare.
Sfida n. 5: Diversità culturale
Ultima, ma certamente non meno importante, tra le sfide nella gestione dei dipendenti da remoto vi è la diversità culturale.
I servizi di Employer of Record hanno facilitato l’inserimento di dipendenti internazionali nell’organizzazione, ma resta ancora molto lavoro da fare affinché si sentano parte integrante e valorizzata della cultura aziendale.
Come superare la gestione delle differenze culturali tra dipendenti remoti diversi?
Ho personalmente affrontato le sfide della gestione di dipendenti provenienti da culture differenti, da un team di persone in Giappone fino a un baby boomer di 62 anni che lavora da casa sua in Oregon.
Come le loro culture, ogni sfida è unica e diversa, ma può essere superata applicando alcuni principi generali di leadership:
- Sii curioso, sensibile e aperto all'apprendimento nei confronti di nuove culture e diversi modi di fare le cose.
- Adatta il tuo stile di comunicazione per comprendere differenti culture, in particolare quando si tratta di fornire feedback ai dipendenti o dare direttive.
- Fai svolgere una formazione interculturale per aiutare i membri del team remoto a comprendersi meglio.
- Evita stereotipi e supposizioni, come presumere che tutti i baby boomer abbiano paura della tecnologia o che tutti gli asiatici siano bravi con i numeri.
- Sfrutta eventuali partner come un employer of record per ottenere un approfondimento sulle differenze culturali.
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